U skladu s Uvjetima pružanja usluge („Uvjeti”), Smartsupp vam kao korisniku Usluge pruža Uslugu kako je utvrđeno u Uvjetima. Odnos između Smartsuppa i korisnika stoga se temelji na postupku online registracije korisnika ili na pisanom ili elektroničkom ugovoru kojem su priloženi Uvjeti, koji zajedno čine ugovor između vas i Smartsuppa ("Ugovor"). Ovaj dodatak o obradi podataka (u daljnjem tekstu: "DPA") čini sastavni dio Ugovora.

Riječi koje počinju velikim slovom imaju isto značenje kao u Uvjetima ili bilo kojem drugom prilogu na koji se Uvjeti pozivaju, osim ako je u ovom DPA-u drukčije navedeno.

Smartsupp sklapa ovaj DPA u skladu s primjenjivim zakonima o zaštiti podataka, kao što je Uredba 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka („GDPR”) , Zakon o zaštiti podataka iz 2018. ili CCPA/CPRA te također u skladu s drugim zakonima o privatnosti koji se primjenjuju tijekom pružanja Usluge na temelju Ugovora („primjenjivi zakoni o privatnosti”).

Kada ovaj DPA propisuje da Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka, taj pojam ima značenje koje se pripisuje „izvršitelju obrade” prema GDPR-u i drugim istovrijednim pojmovima prema drugim primjenjivim zakonima o privatnosti (npr. „Pružatelj usluga” kako je definiran u CCPA-u). Kada ovaj DPA propisuje da vi djelujete kao voditelj obrade osobnih podataka, taj pojam ima isto značenje koje se pripisuje „voditelju obrade” prema GDPR-u i drugim istovrijednim pojmovima prema primjenjivim zakonima o privatnosti (npr. „Poslovni subjekt” kako je definiran u CCPA-u).

Članak smo podijelili u nekoliko odjeljaka:

1.1 Obrada osobnih podataka u svojstvu izvršitelja obrade osobnih podataka.Smartsupp može obrađivati osobne podatke u ime korisnika kada se korisniku pruža Usluga te tada djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka (ili podizvršitelj obrade) u odnosu na korisnika.

Aktivnosti obrade koje provodi Smartsupp proizlaze iz registracije, Ugovora ili dokumentiranih zahtjeva korisnika tijekom pružanja Usluge putem platforme dostupne na https://www.smartsupp.com („Platforma”).

1.2 Ovlaštenje za obradu osobnih podataka.Korisnik ovime ovlašćuje Smartsupp da obrađuje osobne podatke ispitanika koje je korisnik dostavio u skladu s Uslugom, kako je utvrđeno u ovom DPA-u. Smartsupp će obrađivati osobne podatke za korisnika prema njegovim dokumentiranim uputama i samo u mjeri potrebnoj za pravilno ispunjavanje obveza Smartsuppa na temelju Ugovora.

1.3 Odgovornost korisnika. Budući da Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka, korisnik djeluje kao voditelj obrade te je stoga odgovoran za ispunjavanje svih obveza povezanih s obradom osobnih podataka. Te obveze uključuju pravilno informiranje ispitanika o obradi osobnih podataka, pribavljanje privole za obradu osobnih podataka ako je potrebno te postupanje po zahtjevima ispitanika za ostvarivanje njihovih prava (kao što su pravo na informacije, pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor itd.). Smartsupp će korisniku pomoći u ispunjavanju tih obveza putem Platforme ili dokumentiranih zahtjeva korisnika. Međutim, Smartsupp ni na koji način nije odgovoran za točnost i zakonitost aktivnosti korisnika, uključujući bilo koju aktivnost koja može kršiti propise o privatnosti ili druge propise zemlje iz koje korisnik koristi Uslugu.

2.1 Predmet obrade. Predmet obrade osobnih podataka, koji su definirani u nastavku, koju provodi Smartsupp jest pružanje Usluge kako je utvrđeno u Ugovoru, osobito obrada osobnih podataka kada koristite funkcije naše Usluge opisane na Web stranici.

2.2 Vrste osobnih podataka. U okviru ispunjavanja obveza prema Ugovoru i pružanja Usluge, sljedeće vrste osobnih podataka mogu se obrađivati u skladu s ovim DPA-om:

a) kontaktni podaci, kao što su ime, prezime, email adresa, broj telefona ili kontaktni podaci računa na društvenoj mreži,

b) pojedinosti o posjećivanju web stranice korisnika, kao što su URL posjećene web stranice, datum i vrijeme posjeta web stranici, tehnički podaci (razlučivost zaslona, vrsta uređaja, vrsta preglednika, operacijski sustav itd.), IP adresa, geolokacijski podaci (zemlja i grad iz kojih je korisnik pregledavao vašu web stranicu),

c) informacije sadržane u razgovorima između korisnika i kupaca ili drugih korisnika pri korištenju funkcija Usluge,

d) tehnički zapisnici i druge informacije o korisnicima koji koriste Uslugu (Smartsupp koristi alate trećih strana za bilježenje takvih informacija),

e) drugi osobni podaci koje je korisnik prenio ili koristio na bilo koji drugi način, ili

f) osobni podaci čiju vrstu, opseg i pojedinosti korisnik određuje i kontrolira prema vlastitom nahođenju tijekom pružanja Usluge.

Opseg osobnih podataka ovisi o vrsti funkcija Usluge koje korisnik koristi. Usluga nije namijenjena pohrani posebnih kategorija osobnih podataka. Korisnik ne smije koristiti Uslugu za pohranu ili obradu posebnih kategorija osobnih podataka. Ako ih korisnik obrađuje putem Usluge, Smartsupp ne prihvaća odgovornost za takvu obradu.

2.3 Kategorije ispitanika. Smartsupp će obrađivati osobne podatke o ovim kategorijama ispitanika:

a) zaposlenici korisnika (i drugi radnici i osobe koje djeluju u ime korisnika);

b) osobe za koje je korisnik izradio račun unutar Usluge;

c) kupci i drugi korisnici korisnika kojima se pruža Usluga;

d) posjetitelji web stranice korisnika;

e) druge osobe čije je osobne podatke korisnik dostavio Smartsuppu tijekom pružanja Usluge i čiji su osobni podaci zabilježeni ili na drugi način obrađeni u skladu s pružanjem Usluge korisniku.

3.1 Priroda obrade osobnih podataka. Smartsupp će obrađivati osobne podatke na automatiziran, elektronički način, a obrada će obuhvaćati pristup osobnim podacima u okviru pružanja Usluge, pregledavanje osobnih podataka, pohranu osobnih podataka i druge aktivnosti koje mogu odgovarati pružanju Usluge korisniku. Priroda obrade osobnih podataka proizlazi iz:

a) Ugovora koji su Stranke sklopile;

b) zahtjeva korisnika ili drugih ovlaštenih korisnika koji koriste Platformu u ime korisnika;

c) prirode Usluge i Platforme;

d) svih drugih dokumentiranih uputa koje je korisnik dostavio.

3.2 Svrha obrade. Svrha obrade jest pružanje Usluge korisniku, kako je definirano u Uvjetima, te druge svrhe koje mogu proizaći iz pružanja Usluge.

4.1 Trajanje obrade osobnih podataka.Obrada osobnih podataka provodit će se tijekom trajanja Ugovora ili dok god Smartsupp prima upute korisnika u vezi s izvršenjem Ugovora. Smartsupp se obvezuje pridržavati se obveza utvrđenih zakonima o zaštiti podataka tijekom cijelog trajanja Ugovora, osim ako iz Ugovora jasno proizlazi da se one nastavljaju i nakon njegova prestanka.

4.2 Povrat i brisanje osobnih podataka. Ako Ugovor prestane, u mjeri dopuštenoj primjenjivim zakonima o privatnosti, Smartsupp će izbrisati sve osobne podatke pohranjene u svrhu pružanja Usluge u roku od 3 mjeseca nakon prestanka. Ako Korisnik u gore navedenom roku zatraži od Smartsuppa povrat podataka, Smartsupp ima pravo naplatiti razumnu naknadu u iznosu o kojem će unaprijed obavijestiti korisnika.

5.1 Obveze Smartsuppa.Pri obradi osobnih podataka Smartsupp se obvezuje:

a) obrađivati osobne podatke isključivo na temelju dokumentiranih uputa korisnika; radi izbjegavanja dvojbi, smatra se da se obrada osobnih podataka u skladu s obvezama iz Ugovora provodi u skladu s uputama korisnika;

b) slijediti upute korisnika u vezi s prijenosom osobnih podataka u treću zemlju ili međunarodnu organizaciju, osim ako je takva obrada već propisana pravom Europske unije ili države članice kojem Smartsupp podliježe;

c) osigurati da su osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka vezane obvezom povjerljivosti ili podliježu zakonskoj obvezi povjerljivosti;

d) uzimajući u obzir prirodu obrade, pomoći korisniku odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama, gdje je to moguće, u ispunjavanju obveze odgovaranja na zahtjeve za ostvarivanje prava ispitanika; pravila o postupanju po zahtjevima ispitanika utvrđena su u članku 5.2 ovog DPA-a;

e) pomoći korisniku u ispunjavanju njegovih obveza da (i) osigura razinu sigurnosti obrade, (ii) prijavi povrede osobnih podataka tijelu za zaštitu podataka i, gdje je primjenjivo, ispitanicima, (iii) procijeni učinak na zaštitu osobnih podataka i (iv) provede prethodno savjetovanje s tijelom za zaštitu podataka, uzimajući u obzir prirodu obrade i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju;

f) omogućiti korisniku ili osobi koju je korisnik ovlastio provjeru (uključujući reviziju ili inspekciju) usklađenosti s ovim DPA-om, osobito ispunjavanja obveza obrade osobnih podataka koje iz njega proizlaze, te pridonositi takvim provjerama prema razumnim uputama korisnika ili ovlaštene osobe; posebna pravila za revizije utvrđena su u člancima 5.3 i 5.4 ovog DPA-a;

g) pružiti korisniku sve informacije koje se razumno mogu očekivati od Smartsuppa kako bi se dokazalo da su obveze utvrđene relevantnim propisima o zaštiti podataka ispunjene.

5.2 Zahtjevi ispitanika. Ako se ispitanik izravno obrati Smartsuppu, Smartsupp će obavijestiti ispitanika da zahtjev uputi izravno korisniku. Smartsupp će poduzeti samo komercijalno razumne napore kako bi pomogao korisniku u odgovaranju na takav zahtjev ispitanika, u mjeri u kojoj mu je to zakonski dopušteno. Korisnik je odgovoran za sve troškove koji proizlaze iz pružanja takve pomoći od strane Smartsuppa te za pravilno postupanje po takvom zahtjevu.

5.3 Pravila za reviziju. Korisnik mora svaki zahtjev za reviziju (provjeru) poslati isključivo na email adresu Smartsuppa dpo@smartsupp.com, u razumnim vremenskim razmacima. Nakon primitka zahtjeva za reviziju stranke će unaprijed dogovoriti (i) mogući datum revizije, (ii) sigurnosne mjere i način osiguravanja poštovanja obveza povjerljivosti tijekom revizije te (iii) očekivani početak, opseg i trajanje revizije. Ako se dogovor ne postigne u roku od 30 dana od datuma zahtjeva, Smartsupp će odrediti uvjete revizije.

5.4 Revizor.Smartsupp može podnijeti pisani prigovor na bilo kojeg revizora (ovlaštenu osobu) kojeg je imenovao korisnik ako, prema mišljenju Smartsuppa, revizor nije dovoljno kvalificiran, nije neovisan, u konkurentskom je odnosu sa Smartsuppom ili je na drugi način očito neprikladan. Nakon prigovora korisnik je obvezan imenovati drugog revizora ili sam provesti reviziju. Korisnik mora odmah obavijestiti Smartsupp o svakoj neusklađenosti s primjenjivim zakonima o privatnosti ili ovim DPA-om otkrivenoj tijekom revizije.

5.5 Opseg revizije. Opseg revizije koju provodi korisnik obuhvaća samo dokumentaciju i procese izravno povezane s korištenjem Usluge od strane konkretnog korisnika.

5.6 Podizvršitelji obrade. Korisnik pristaje na uključivanje drugih podizvršitelja obrade u obradu osobnih podataka. Ovisno o vrsti Usluge koja se pruža ili koju korisnik zatraži, Smartsupp može koristiti druge podizvršitelje obrade ili dijeliti osobne podatke s drugim primateljima osobnih podataka. Korisnik pristaje da Smartsupp uključi podizvršitelje obrade navedene na: https://help.smartsupp.com/hr/articles/12647685

5.7 Prigovori na druge podizvršitelje obrade. Smartsupp će obavijestiti korisnika pisanim putem ili ažuriranjem popisa podizvršitelja obrade o uključivanju dodatnog podizvršitelja obrade prije njegova uključivanja, a korisnik može prigovoriti uključivanju dodatnog podizvršitelja obrade u roku od 10 radnih dana nakon obavijesti. Ako korisnik ne podnese prigovor u utvrđenom roku, Smartsupp će uključiti dodatnog podizvršitelja obrade. Ako korisnik podnese prigovor, Smartsupp će ga razmotriti i, ako ga smatra opravdanim, neće angažirati dodatnog podizvršitelja obrade ili će provesti komercijalno razumnu promjenu korisnikove konfiguracije ili korištenja Usluge kako bi se izbjegla obrada od strane tog podizvršitelja obrade. Ako promjena nije moguća, Smartsupp može raskinuti Ugovor s korisnikom (ili djelomično) ili ne pružati dio Usluge s kojim je dodatni podizvršitelj obrade povezan, bez neispunjenja ili kršenja bilo koje obveze. Smartsupp će korisniku vratiti sve unaprijed plaćene naknade koje pokrivaju preostalo razdoblje takvog Ugovora nakon datuma stupanja raskida na snagu u odnosu na tako obustavljenu Uslugu, bez naplate kazne korisniku za takav raskid.

5.8 Obveze prema drugim podizvršiteljima obrade.Ako Smartsupp angažira drugog podizvršitelja obrade, taj podizvršitelj obrade mora se ugovorno obvezati na iste obveze zaštite osobnih podataka koje su dogovorene između korisnika i Smartsuppa te na provedbu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.

5.9 Odgovornost za podizvršitelja obrade.Smartsupp odgovara za radnje i propuste svojih podizvršitelja obrade u istoj mjeri u kojoj bi odgovarao kada bi se pružanje Usluge svakog podizvršitelja obrade provodilo izravno prema uvjetima ovog DPA-a, osim ako je u Ugovoru drukčije utvrđeno.

5.10 Troškovi povezani s izvršavanjem DPA-a. Osim ako je pisanim putem drukčije dogovoreno, korisnik snosi vlastite troškove povezane s izvršavanjem DPA-a. Smartsupp ima pravo naplatiti korisniku razumne troškove nastale pri postupanju po bilo kojem zahtjevu i izvršavanju bilo koje obveze prema ovom DPA-u.

6.1 Obveza zaštite osobnih podataka.Smartsupp je usvojio i održava tehničke i organizacijske mjere za sprječavanje neovlaštenog ili slučajnog pristupa osobnim podacima, njihove izmjene, uništenja ili gubitka, neovlaštenih prijenosa, druge neovlaštene obrade ili druge neovlaštene zlouporabe osobnih podataka. Smartsupp redovito nadzire poštovanje tih mjera.

6.2 Posebne sigurnosne mjere.Smartsupp je usvojio i održava sljedeće mjere kako bi osigurao odgovarajuću razinu sigurnosti:

Tehničke mjere:

a) Pseudonimizacija i enkripcija osobnih podataka:

Platforma na kojoj se obrađuju osobni podaci dopušta samo sigurne kanale ili protokole za dolazne mrežne veze; Smartsupp šifrira podatke koristeći SSL/TLS za sve prijenose podataka

IT sustavi koji obrađuju osobne podatke dopuštaju samo sigurne kanale ili protokole;

kriptografskim ključevima upravlja se na siguran način.

b) Sposobnost osiguravanja trajne povjerljivosti, cjelovitosti, dostupnosti i otpornosti sustava i usluga obrade:

fizički pristup osoblja Smartsuppa ograničen je na ovlaštene osobe;

Smartsupp je usvojio mehanizme za ograničavanje fizičkog ili online pristupa poslužiteljima na kojima su pohranjeni osobni podaci;

sprječavanje pristupa neovlaštenih osoba osobnim podacima i sprječavanje neovlaštenog korištenja osobnih podataka;

osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka imaju pristup samo onim osobnim podacima koji su im potrebni i kojima su ovlaštene pristupiti, a osobni podaci ne mogu se čitati, kopirati, mijenjati ili uklanjati bez ovlaštenja tijekom obrade;

pristup je zaštićen snažnom autentifikacijom (npr. korištenjem snažnih lozinki);

prava pristupa periodično se provjeravaju;

pokušaji pristupa (uspješni i neuspješni) bilježe se i nadziru;

osoblju Smartsuppa zabranjeno je preuzimati i obrađivati osobne podatke lokalno na svojim radnim stanicama ili na bilo kojoj drugoj mrežnoj lokaciji;

bilježe se svi mogući kvarovi Platforme i nepravilnosti.

c) Sposobnost pravodobne ponovne uspostave dostupnosti osobnih podataka i pristupa njima u slučaju fizičkih ili tehničkih incidenata:

Smartsupp je usvojio postupak, mehanizam i alate za izradu sigurnosnih kopija;

postupak oporavka, čitljivost podataka i cjelovitost sigurnosnih kopija periodično se testiraju.

d) Smartsupp je usvojio postupak redovitog testiranja, procjenjivanja i ocjenjivanja učinkovitosti tehničkih i organizacijskih mjera uspostavljenih radi osiguravanja sigurnosti obrade.

e) Osobni podaci ne mogu se mijenjati ili brisati bez ovlaštenja tijekom elektroničkog prijenosa, transporta ili pohrane, a identitet subjekata primatelja za svaki prijenos može se utvrditi i provjeriti.

Organizacijske mjere:

f) Sve osoblje uključeno u obradu osobnih podataka obaviješteno je o povjerljivoj prirodi osobnih podataka, primilo je odgovarajuću obuku o svojim odgovornostima i sklopilo pisane sporazume o povjerljivosti.

g) Smartsupp je uveo interne smjernice i procese za zaštitu obrade osobnih podataka u skladu s primjenjivim zakonima o privatnosti.

h) Za pitanja o ovom DPA-u, usklađenosti sa zakonima o zaštiti podataka, privatnosti podataka ili bilo kojim drugim pitanjima privatnosti, Kupac može poslati email na dpo@smartsupp.com.

6.3 Sigurnosni incidenti.Ako Smartsupp otkrije povredu osobnih podataka, prijavit će je korisniku bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije 48 sati nakon što sazna za sigurnosni incident, te će poduzeti razumne napore kako bi korisniku pružio sve poznate informacije o incidentu, ograničene na:

Smartsupp će odgovoriti na svaki zahtjev korisnika za pomoć u slučaju sigurnosne povrede s nepotrebnim odgađanjem.

6.4 Nezakonite upute.Ako korisnik uputi Smartsupp na postupanje koje dovodi do kršenja obveza prema zakonima o zaštiti podataka, a nadzorno tijelo ili drugo regulatorno tijelo sankcionira Smartsupp na temelju takve upute ili se od Smartsuppa zahtijeva naknada štete ispitanicima, korisnik pristaje obeštetiti Smartsupp i platiti svu nastalu štetu po pisanoj obavijesti Smartsuppa.

6.5 Ograničenje odgovornosti. Na ovaj DPA primjenjuje se isto ograničenje odgovornosti kao ono utvrđeno u Uvjetima.

6.6 Izmjene. Primjenjuju se ista pravila za izmjene kao ona utvrđena u Uvjetima.

6.7 Stupanje na snagu. Ovaj DPA postaje pravno obvezujući između korisnika i Smartsuppa zajedno s Ugovorom.