Voditelj obrade osobnih podataka: Smartsupp.com, s.r.o ., ID br.: 036 68 681, sa sjedištem na adresi Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, kojeg zastupa Vladimír Šandera, direktor, upisan u Trgovački registar koji vodi Regionalni sud u Brnu, broj spisa C 86206 („mi“).

Kontakt podaci: dpo@smartsupp.com

Pružamo Smartsupp platformu („Platforma“) putem koje vi imate pristup uslugama poput Live chat, Flows (bivši chatboti), Generiranje potencijalnih kupaca i drugim uslugama koje se naručuju prema našim Uvjetima pružanja usluge („Uvjeti“). Privatnost shvaćamo ozbiljno. Naša uloga u obradi osobnih podataka je dvostruka: djelujemo kao voditelj obrade osobnih podataka (ili se prema nekim zakonima o privatnosti naziva „Poslovni subjekt“) i kao izvršitelj obrade osobnih podataka (ili se prema nekim zakonima o privatnosti naziva „Davatelj usluga“). Ova pravila o privatnosti opisuju našu ulogu kao voditelja obrade osobnih podataka, što znači da u ovom dokumentu možete pronaći sve relevantne informacije o svrhama, trajanju obrade ili vašim pravima.

Platforma je dostupna na web stranici: https://www.smartsupp.com/ („Web stranica“).

Ako želite koristiti našu Platformu kao korisnik i koristiti naše usluge (time obrađujemo osobne podatke, npr. posjetitelja vaše web stranice), osobne podatke obrađujemo sukladno vašim uputama. Imajte na umu da ste u tom slučaju vi voditelj obrade osobnih podataka. Pravila o tome kako postupamo s osobnim podacima u takvim slučajevima dostupna su u našim Uvjetima obrade podataka, dostupnim ovdje: https://help.smartsupp.com/hr/articles/12647343.

Članak smo podijelili u nekoliko odjeljaka:

Radi što veće transparentnosti, osobne podatke koje obrađujemo podijelili smo u ove kategorije:

Osobne podatke dobivamo izravno od vas, ili ako ste korisnik Platforme, a vaš je račun kreirao vaš poslodavac/ugovorna strana, osobne podatke možemo dobiti od tog poslodavca/ugovorne strane s kojom smo u ugovornom odnosu.

Naša Platforma nije namijenjena pohrani ili obradi posebnih kategorija osobnih podataka (poput zdravstvenih podataka, biometrijskih informacija itd.).

Vaše osobne podatke upotrebljavat ćemo za pružanje usluga koje ste zatražili, što može
uključiti i e-mail obavijesti i newslettere, pružanje korisničke podrške, ispunjavanje zakonskih
obveza itd. Svi razlozi i načini upotrebe podataka navedeni su u ovom dijelu B pravila o privatnosti, gdje možete pronaći koje su svrhe obrade podataka, koje vrste podataka se obrađuju i koliki je period čuvanja podataka za obradu.
​
Ne prodajemo vaše podatke trećim stranama, ali ih možemo dijeliti s našim partnerima koji nam pomažu u pružanju naših usluga (vidi dio D ovog pravilnika o privatnosti).

Prvenstveno obrađujemo osobne podatke kako bismo vam pružili naše usluge, osigurali vam račun na Platformi (i dali pristup vašim djelatnicima i osoblju) i tražene usluge, osobito kada se registrirate na Platformi, kreirate korisnički račun, popunite podatke za naplatu i platite naše usluge te kontaktirate nas za dodatne informacije. U okviru toga možemo vam slati poruke vezane uz sklapanje i izvršenje ugovora, objave o novim proizvodima i uslugama, podsjetnike za plaćanje, resetiranje lozinke i druge važne informacije. Ove informacije (i druga međusobna komunikacija) mogu se slati i putem e-pošte (e-pošta obavijesti). U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, prijavne informacije, kontakt podatke, podatke o plaćanju i podacima za naplatu, podatke o pristupu, IP adresu i druge informacije o korištenju Platforme, podatke povezane s ispunjenjem ugovora i podatke o komunikaciji ako je komunikacija povezana s međusobnim ugovornim odnosom.

Plaćanja se izvršavaju putem pružatelja plaćanja opisanih u dijelu D – popis primatelja.

Pravna osnova za ovu obradu jest izvršenje ugovora između nas i vas te potreba za poduzimanjem koraka na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Ako niste neposredna ugovorna strana (npr. ste zaposlenik našeg kupca ili osoba koja djeluje u ime našeg kupca), vaše osobne podatke obrađujemo na temelju legitimnog interesa za izvršenje sklopljenih ugovora.

Podaci se obrađuju za vrijeme trajanja sklopljenog ugovora i za razdoblje potrebno za izvršenje obveza iz tog ugovora. Ako dulje vrijeme ne koristite vaš račun, on se deaktivira; međutim, ako želite obrisati podatke vašeg računa, trebate nas kontaktirati putem kontaktnih podataka ili putem podrške ili drugih načina kontakta.

O Google Workspace API-ju: Potvrđujemo da naša aplikacija koristi Google Workspace API-je isključivo u svrhu pružanja naših usluga korisnicima. Ne upotrebljavamo podatke dobivene putem Google Workspace API-ja za razvijanje, poboljšanje ili treniranje općih modela umjetne inteligencije (AI) ili strojnog učenja (ML). Naše korištenje ovih API-ja u skladu je s Googleovim zahtjevima za ograničenu upotrebu, kao što je opisano ovdje.

Također obrađujemo vaše osobne podatke kako bismo vam pružili korisničku podršku, uključujući rješavanje svih zahtjeva i upita, naknadnu komunikaciju te pružanje dokumentacije za daljnju komunikaciju s drugim subjektima.

U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, kontakt podatke, IP adresu i druge podatke o korištenju Platforme, podatke povezane s ispunjenjem ugovora i podatke o komunikaciji ako je komunikacija vezana uz korisničku podršku.

Pravna osnova za ovu obradu jest izvršenje ugovora između nas i vas ili naš legitimni interes.

Osobni podaci obrađuju se za vrijeme trajanja ugovornog odnosa s korisnikom, a zatim onoliko dugo koliko je potrebno za zaštitu naših pravnih interesa ili razdoblje potrebno za rješavanje zahtjeva korisničke podrške. Maksimalno razdoblje čuvanja je 3,5 godine od postavljanja upita.

Također koristimo podatke za procjenu korisnika proizvoda, ocjenu razine zadovoljstva, uočavanje trendova i za osiguranje maksimalnog korištenja Platforme.

U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, kontakt podatke, korisničke informacije, podatke povezane s ispunjenjem ugovora i podatke dobivene iz upitnika.

Pravna osnova za ovu obradu jest naš legitimni interes koji uključuje poboljšanje platforme i korisničkog iskustva.

Osobni podaci čuvaju se za vrijeme trajanja međusobnog odnosa. Podaci se obrađuju u razumnom razdoblju potrebnom za komunikaciju ili provođenje anketa.

Vaše podatke možemo obrađivati radi zaštite od neovlaštene upotrebe naše Platforme i usluga te kako bismo osigurali njihovu sigurnu upotrebu. Također, osobne podatke možemo koristiti radi zaštite vlastitih potraživanja ili radi istraživanja, sprečavanja ili poduzimanja mjera u slučaju nezakonitih aktivnosti, sumnji na prijevaru, potencijalnih prijetnji fizičkoj sigurnosti bilo koje osobe ili kršenja naših Uvjeta. Ova svrha uključuje i obradu osobnih podataka za rješavanje mogućih pritužbi.

U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, prijavne informacije, kontakt podatke, podatke o plaćanju i podacima za naplatu, podatke o pristupu, IP adresu i druge podatke o korištenju Platforme, korisničke informacije, podatke povezane s ispunjenjem ugovora i podatke o komunikaciji ako je komunikacija vezana uz međusobni ugovorni odnos.

Pravna osnova za ovu obradu je naš legitimni interes za zaštitu naših prava i obveza te zaštita od prijevara i zloupotrebe.

Podaci se obrađuju za vrijeme trajanja rokova zastare ili drugih zakonskih rokova za ostvarivanje prava. Ovo razdoblje može se mijenjati ovisno o aktualnom stanju i konkretnim slučajevima prijevara. U pravilu se razdoblje obrade određuje prema proteku rokova zastare (primjerice 10 godina prema važećim zakonima).

Kao i druge tvrtke, moramo ispunjavati zakonske obveze, posebice na području poreza, računovodstva i drugih područja koja se na nas primjenjuju. Istovremeno, moramo biti spremni surađivati s državnim tijelima ako to zakon nalaže.

U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, kontakt podatke, podatke o plaćanju i podacima za naplatu, podatke povezane s ispunjenjem ugovora, podatke o komunikaciji (ako se koriste za potrebe zakonskih obveza).

Pravna osnova za ovu obradu je ispunjavanje naših zakonskih obveza.

Ovi se podaci obrađuju onoliko dugo koliko zakon nalaže. Zakonska obveza je čuvanjer računovodstvenih dokumenata i evidencija (računi) 5 godina, računajući od kraja računovodstvene godine na koju se odnose. Račune smo dužni čuvati 3 godine od kraja porezne godine u kojoj je nastala porezna obveza u vezi s računom. Porezne isprave također moramo čuvati 10 godina počevši od kraja porezne godine u kojoj je transakcija obavljena.

Povremeno vam možemo slati komercijalne poruke putem e-pošte. To ne uključuje komunikaciju vezanu uz izvršenje ugovornog odnosa (npr. ažuriranja ugovornih uvjeta, obavijesti o plaćanju, kašnjenju itd.), već poruke o promotivnim događanjima, popustima, kampanjama i druge komunikacije u svrhu promicanja našeg brenda.

U tu svrhu obrađujemo vašu adresu e-pošte i vaše identifikacijske informacije.

Pravna osnova za ovu obradu dijeli se na dva dijela:

· Ako kreirate svoj račun i registrirate se, sklapamo ugovor i uspostavljamo korisnički odnos. U tom slučaju osobni podaci obrađuju se prema našem legitimnom interesu (izravni marketing).

· Ako se pretplatite na naš newsletter, pristankom na pretplatu dajete privolu za takvu obradu.

Možete se u svakom trenutku odjaviti s newslettera putem poveznica za odjavu na dnu svake poruke. Također, bilo kada možete povući svoju privolu, što ima isti učinak kao i odjava na način opisan iznad.

Osobni podaci obrađuju se 2 godine od posljednjeg aktivnog pregleda newslettera ili dok se ranije ne odjavite.

Rado dijelimo informacije o vašim recenzijama Platforme i želimo o tome obavijestiti svijet. Stoga možemo obraditi vaše osobne podatke i podijeliti vašu recenziju na našim društvenim kanalima ili web stranici.

U tu svrhu obrađujemo vaše identifikacijske informacije, kontakt podatke i prijavne informacije. U slučaju vaše izričite privole možemo obrađivati slike, naziv tvrtke, poziciju i druge osobne podatke navedene u tekstu recenzije.

Pravna osnova za ovu obradu je vaša privola.

Vaši osobni podaci u recenzijama obrađuju se do opoziva vaše privole, a najduže 5 godina.

Možete sudjelovati i na našim webinarima i drugim edukacijama koje organiziramo. Vaše osobne podatke obrađujemo radi organizacije i pružanja webinara ili edukacije. Imajte na umu da ponekad možemo snimiti videozapis ili fotografije s takvih događanja. Nastojimo maksimalno zaštititi anonimnost pa ne prikazujemo vaše ime ili druge detalje, osim ako ste za to dali dopuštenje (npr. radi reference).

Obrađivat ćemo vaše identifikacijske informacije, kontakt podatke, podatke o plaćanju i podacima za naplatu te slike i videozapise.

Pravna osnova za ovu obradu je sklapanje međusobnog ugovora registracijom na webinar/edukaciju.

Osobni podaci obrađuju se za vrijeme trajanja ugovornog odnosa te dodatna 4 godine nakon njegova završetka.

Vaše osobne podatke obrađujemo radi rada web stranice i Platforme te njihove sigurnosti, tj. za unutarnje funkcioniranje Platforme, vašu identifikaciju kao registriranog korisnika tijekom pretraživanja i ponovnih posjeta Platformi te radi vaše sigurnosti. Također, potrebno je obrađivati informacije o vašim preferencama, poput privola, vrsta kolačića s kojima se slažete, privola za personalizaciju i marketinške svrhe itd.

U tu svrhu obrađujemo tehničke podatke poput IP adrese i Kolačića kategoriziranih kao nužni.

Pravna osnova za ovu obradu je naš legitimni interes za ispravno funkcioniranje i sigurni rad naše Platforme. Podaci se, u pravilu, obrađuju za vrijeme vaše posjete Platformi, najduže prema trajanju navedenom u traci s kolačićima ili pravilima o kolačićima. Imajte na umu da vaš preglednik može postaviti trajanje pohrane kolačića.

Vaše osobne podatke obrađujemo kako bismo razumjeli kako posjetitelji koriste našu web stranicu ili Platformu. U okviru toga možemo pratiti promet na našoj web stranici ili Platformi, optimizirati je i uopće učiniti vaše korištenje web stranice ili Platforme ugodnijim i jednostavnijim.

U tu svrhu obrađujemo podatke iz kolačića kategoriziranih kao analitički, koje mi ili treće strane koristimo ako nam za to date privolu. Podaci se, u pravilu, obrađuju tijekom posjete Platformi, najdulje kako je navedeno u traci s kolačićima ili pravilima o kolačićima. Imajte na umu da vaš preglednik može postaviti trajanje čuvanja kolačića.

Vaše osobne podatke obrađujemo kako bismo prikupili informacije o vašim osobnim preferencijama i prikazali relevantne oglase. U tom smislu možemo promovirati i nuditi proizvode i usluge na web stranici te vam prikazivati marketinške poruke vezane uz usluge za koje ste iskazali interes i promovirati naš brend online. Ovo može uključivati promociju naših usluga putem npr. društvenih kanala, jer takve informacije dijelimo s trećim stranama.

U tu svrhu obrađujemo podatke iz kolačića kategoriziranih kao marketinški koje mi ili treće strane koristimo ako ste za to dali privolu. Podaci se, u pravilu, obrađuju tijekom vaše posjete Platformi, najdulje prema trajanju navedenom u traci s kolačićima ili pravilima o kolačićima. Imajte na umu da vaš preglednik može postaviti trajanje pohrane kolačića.

Smartsupp nudi opcionalni konektor temeljen na Model Context Protocol (MCP) koji omogućuje korištenje Platforme iz trećeg AI asistenta po vašem izboru, kao što su ChatGPT (OpenAI) ili Claude (Anthropic) („AI asistent“). Konektor funkcionira tek kad korisnik vašeg Smartsupp računa doda konektor u AI asistent i ovlasti ga prijavom u Smartsupp. AI asistent tada može djelovati samo u granicama ovlasti tog korisnika.

Obrađivani podaci. Ovisno o tome što zatražite od AI asistenta, konektor čita ili mijenja sljedeće podatke pohranjene u vašem Smartsupp računu:

Primamo samo parametre zahtjeva koje AI asistent šalje nama. Ne primamo vaše razgovore s AI asistentom, njegovu povijest chata ni datoteke koje učitate u njega. Za pružanje konektora obrađujemo i podatke za autorizaciju (tokeni pristupa i identifikator povezanog AI asistenta) i tehničke zapisnike zahtjeva konektora.

Svrha i pravna osnova. Podatke u vašem računu obrađujemo radi izvršavanja radnji koje zatražite putem AI asistenta, prema vašoj uputi u ulozi izvršitelja prema našim Uvjetima obrade podataka. Podatke za autorizaciju i tehničke zapisnike obrađujemo radi pružanja konektora (ispunjavanje ugovora) i radi sigurnosti Platforme i sprečavanja zloupotrebe (legitimni interes). Ne koristimo podatke koji prolaze kroz konektor za treniranje AI modela, ne prodajemo ih i ne koristimo ih u reklamne svrhe.

Primatelji. Podatke koje konektor vrati šalje se odabranom AI asistentu, čiji ih pružatelj obrađuje prema vašem vlastitom ugovoru s tim pružateljem i njegovoj politici privatnosti. Ako taj pružatelj obrađuje podatke izvan Europskog gospodarskog prostora, do prijenosa dolazi temeljem vaše upute te prema zaštitnim mjerama iz vašeg ugovora s tim pružateljem.

Čuvanje. Ne vodimo zasebnu kopiju podataka koje konektor vraća; oni ostaju u vašem Smartsupp računu i pohranjuju se kako je opisano u našim Uvjetima obrade podataka. Tokeni pristupa automatski istječu nakon ograničenog razdoblja. Tehnički zapisnici zahtjeva konektora sadrže samo metapodatke zahtjeva (kao što su vrijeme, korišteni alat i status rezultata), ne i sadržaj zahtjeva ili odgovora, i čuvaju se 30 dana.

Vaše mogućnosti upravljanja. Konektor je opcionalan i isključen dok ga ne ovlastite. U svakom trenutku ga možete isključiti u postavkama konektora AI asistenta, nakon čega asistent više ne može pristupiti vašem računu. Također nas možete zatražiti da povučemo vezu putem dpo@smartsupp.com.

Osobni podaci se čuvaju sukladno razdobljima navedenim za svaku svrhu u dijelu B ovog
pravilnika o privatnosti. Općenito, vaše osobne podatke čuvat ćemo onoliko koliko je potrebno
za ispunjavanje svrha navedenih u ovom pravilniku, osim ako dulje razdoblje čuvanja nije
propisano ili dopušteno zakonom (npr. radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva). Kada
istekne razdoblje čuvanja za određenu vrstu podataka, podatke ćemo izbrisati ili uništiti.
​
​Možete također zatražiti brisanje svojih podataka kontaktiranjem nas na dpo@smartsupp.com.
​Vaš zahtjev ćemo procijeniti u skladu s dijelom F.4 ovog pravilnika o privatnosti.

Vaše podatke ne prenosimo niti otkrivamo trećim stranama u druge svrhe osim onih
koje su navedene u ovom pravilniku o privatnosti (dio B). Također, svrhe svih primatelja podataka
navedene su u tablici u nastavku. Osobne podatke dijelimo sa sljedećim primateljima podataka:

Prilikom korištenja kolačića na našoj web stranici i u Proizvodu vaše osobne podatke možemo dijeliti i s drugim primateljima, kao što su: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

U slučaju recenzija, vaše osobne podatke možemo podijeliti i na drugim platformama, kao što su: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Osim toga, vaše osobne podatke možemo podijeliti s određenim trećim stranama kao voditeljima obrade u svrhu „Ispunjavanja zakonskih obveza“ kada to zakon nalaže (pogotovo prema upravnim tijelima, policiji i pravosudnim tijelima). Isto tako, možemo biti obvezni podijeliti vaše podatke s osobama koje tvrde da su oštećene vašim postupcima.

Provedene su sigurnosne procedure radi zaštite povjerljivosti vaših podataka. Na Platformi na kojoj se obrađuju osobni podaci omogućeni su jedino sigurni kanali ili protokoli za dolazne mrežne veze. Podatke šifriramo koristeći SSL/TLS za sve prijenose podataka. Također smo usvojili mehanizme za ograničavanje fizičkog ili online pristupa poslužiteljima koji čuvaju osobne podatke. Usvojili smo i procese za redovito testiranje, procjenu i ocjenjivanje učinkovitosti tehničkih i organizacijskih mjera koje osiguravaju sigurnost podataka.

U svim pitanjima povezanim s obradom vaših osobnih podataka, bilo da se radi o upitu, ostvarivanju prava, slanju pritužbe prema nama itd., možete nas kontaktirati na dpo@smartsupp.com.

Vaš zahtjev bit će riješen bez nepotrebnog odgađanja, najviše u roku od 1 mjeseca. U izvanrednim slučajevima, pogotovo zbog složenosti vašeg zahtjeva, imamo pravo taj rok produljiti za dodatna 2 mjeseca. O svakom takvom produljenju i razlogu za to uvijek ćemo vas obavijestiti.

Također imate pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu prema opisu u nastavku.

Imate pravo dobiti potvrdu od nas obrađujemo li vaše osobne podatke. Ako ih obrađujemo, imate pravo zatražiti pristup informacijama o svrhama i opsegu obrade, primateljima podataka, trajanju obrade, pravu na ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prigovor na obradu, pravu na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu i izvorima osobnih podataka (ove informacije već su navedene u ovom dokumentu). Također nas možete zatražiti kopiju osobnih podataka koje obrađujemo. Prva kopija besplatna je; svaka sljedeća može biti naplaćena. Opseg dostavljenih podataka može biti ograničen kako se ne bi narušila prava i slobode drugih.

Imate pravo u svakom trenutku povući svoju privolu za obradu osobnih podataka. Međutim, povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja privole niti dovodi do prestanka obrade podataka koji su već anonimizirani.

Imate pravo zatražiti od nas ispravak netočnih osobnih podataka koji se odnose na vas. Ovisno o svrsi obrade, također imate pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, uključujući davanjem dodatne izjave.

Imate pravo zatražiti brisanje svojih osobnih podataka u slučajevima kada:

Ovo pravo ne možete ostvariti ako je obrada nužna radi ispunjavanja naših zakonskih obveza ili zadataka povjerenih u javnom interesu, ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Imate pravo zahtijevati ograničenje obrade vaših osobnih podataka u sljedećim slučajevima:

Imate pravo dobiti kopiju vaših osobnih podataka koje automatizirano obrađujemo na temelju vaše privole ili radi izvršenja ugovora. Te ćemo podatke dostaviti vama ili voditelju obrade po vašem izboru u uobičajenom i strojno čitljivom formatu, ako je to tehnički izvedivo. Opseg dostavljenih podataka može biti ograničen kako se ne bi narušila prava i slobode drugih.

Imate pravo prigovoriti obradi svojih osobnih podataka koju obrađujemo na temelju našeg legitimnog interesa. Obustavit ćemo obradu vaših podataka ako nema drugih prevladavajućih razloga za obradu ili ako obrada nije nužna radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva ili ako prigovarate obradi za potrebe izravnog marketinga. Posebno pravilo vrijedi ako prigovarate newsletterima – tada više nećemo slati takve newslettere.

Osim mogućnosti ostvarivanja svojih prava kod naše tvrtke, pritužbu možete podnijeti i nadležnom nadzornom tijelu: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, 10000 Zagreb.

Ove politike privatnosti su na snazi od 08.10.2026. Imamo pravo povremeno mijenjati ovaj pravilnik o privatnosti – molimo provjeravajte ga redovito. Sve izmjene ovog dokumenta bit će objavljene na našoj web stranici.