U skladu s Uvjetima pružanja usluge (“Uvjeti”), Smartsupp pruža uslugu, kako je određeno Uvjetima, vama kao korisniku usluge. Odnos između Smartsuppa i korisnika temelji se na online registracijskom postupku korisnika ili na pisanom ili elektroničkom ugovoru uz koji su priloženi Uvjeti i koji zajedno čine ugovor između vas i Smartsuppa („Ugovor”). Ovaj dodatak o obradi podataka (u daljnjem tekstu „DPA”) čini sastavni dio Ugovora.

Riječi koje počinju velikim slovom imaju isto značenje kao što je određeno u Uvjetima ili bilo kojem drugom aneksu na koji se Uvjeti pozivaju, osim ako nije drugačije navedeno u ovom DPA-u.

Smartsupp sklapa ovaj DPA u skladu s važećim zakonima o zaštiti podataka, kao što je Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka („GDPR”) , Data Protection Act 2018 ili CCPA/CPRA te također u skladu s drugim zakonima o zaštiti privatnosti koji su primjenjivi tijekom pružanja usluge prema Ugovoru („primjenjivi zakoni o privatnosti”).

Kada ovaj DPA propisuje da Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka, to ima značenje pojma „izvršitelj obrade” prema GDPR-u i drugim ekvivalentnim pojmovima prema drugim primjenjivim zakonima o privatnosti (npr. „Service Provider” kako je definirano u CCPA). Kada ovaj DPA propisuje da vi djelujete kao voditelj obrade osobnih podataka, to ima isto značenje kao pojam „voditelj obrade” prema GDPR-u i drugim ekvivalentnim pojmovima prema primjenjivim zakonima o privatnosti (npr. „Business” kako je definiran u CCPA).

Sadržaj:

1.1 Obrada osobnih podataka kao izvršitelj obrade osobnih podataka. Smartsupp može obrađivati osobne podatke u ime korisnika kada se usluga pruža korisniku i tada Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka (ili podizvršitelj obrade) u odnosu na korisnika.

Aktivnosti obrade koje provodi Smartsupp proizlaze iz registracije, Ugovora ili iz dokumentiranih zahtjeva koje korisnik podnosi tijekom pružanja usluge putem platforme dostupne na https://www.smartsupp.com („Platforma”).

1.2 Ovlaštenje za obradu osobnih podataka. Korisnik ovime ovlašćuje Smartsupp da obrađuje osobne podatke ispitanika koje je pružio korisnik u skladu s uslugom, kako je navedeno u ovom DPA-u. Smartsupp će obrađivati osobne podatke za korisnika prema dokumentiranim uputama korisnika i samo u mjeri nužnoj za pravilno izvršavanje obveza Smartsuppa prema Ugovoru.

1.3 Odgovornost korisnika. Budući da Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka, korisnik djeluje kao voditelj obrade i stoga je odgovoran za ispunjavanje svih obveza povezanih s obradom osobnih podataka. Među tim obvezama su ispravno informiranje ispitanika o obradi osobnih podataka, dobivanje privole za obradu osobnih podataka, ako je potrebno, te rješavanje zahtjeva ispitanika u vezi s ostvarivanjem njihovih prava (kao što su pravo na informiranje, pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor itd.). Smartsupp će pomagati korisniku u ispunjavanju ovih obveza putem Platforme ili putem dokumentiranih zahtjeva korisnika. Međutim, Smartsupp ni na koji način ne odgovara za točnost i zakonitost aktivnosti korisnika, uključujući bilo koju aktivnost koja može kršiti bilo koji zakon o privatnosti ili drugi propis u zemlji iz koje korisnik koristi uslugu.

2.1 Predmet obrade. Predmet obrade osobnih podataka, koji su definirani u nastavku, od strane Smartsuppa jest pružanje usluge kako je određeno Ugovorom, posebno obrada osobnih podataka kada koristite funkcije naše usluge opisane na web stranici.

2.2 Vrste osobnih podataka. U okviru ispunjavanja obveza prema Ugovoru i pružanja usluge, u skladu s ovim DPA-om mogu se obrađivati sljedeće vrste osobnih podataka:

a) kontakt informacije, kao što su ime, prezime, email adresa, broj telefona ili kontakt na računu društvene mreže,

b) podaci o posjećivanju web stranice korisnika, kao što su URL posjećene web stranice, datum i vrijeme posjeta web stranici, tehničke informacije (rezolucija zaslona, vrsta uređaja, vrsta preglednika, operacijski sustav itd.), IP adresa, podaci o geolokaciji (država i grad iz kojih je korisnik pregledavao vašu web stranicu),

c) informacije sadržane u razgovorima između korisnika i kupaca ili drugih korisnika prilikom korištenja funkcija usluge,

d) tehnički logovi i druge informacije o korisnicima koji koriste uslugu (Smartsupp koristi alate trećih strana za bilježenje takvih informacija),

e) drugi osobni podaci koje je korisnik učitao ili na bilo koji drugi način koristio, ili

f) osobni podaci čiju vrstu, opseg i pojedinosti određuje i nadzire korisnik isključivo prema vlastitoj odluci tijekom pružanja usluge.

Opseg osobnih podataka ovisi o vrsti funkcija usluge koje koristi korisnik. Usluga nije namijenjena pohrani posebnih kategorija osobnih podataka. Korisnik ne smije koristiti uslugu za pohranu ili obradu posebnih kategorija osobnih podataka. Ako korisnik takve podatke obrađuje putem usluge, Smartsupp ne preuzima nikakvu odgovornost za takvu obradu.

2.3 Kategorije ispitanika. Smartsupp će obrađivati osobne podatke o sljedećim kategorijama ispitanika:

a) zaposlenici (i drugi radnici i osobe koje djeluju u ime korisnika) korisnika;

b) osobe za koje je korisnik izradio račun unutar usluge;

c) kupci i drugi korisnici korisnika kojima se pruža usluga;

d) posjetitelji web stranice korisnika;

e) druge osobe čije je osobne podatke korisnik ustupio Smartsuppu tijekom pružanja usluge i čiji su osobni podaci zabilježeni ili su na drugi način obrađeni u skladu s pružanjem usluge korisniku.

3.1 Priroda obrade osobnih podataka. Smartsupp će obrađivati osobne podatke automatiziranim, elektroničkim putem, a obrada će se sastojati od pristupa osobnim podacima u sklopu pružanja usluge, pregleda osobnih podataka, pohrane osobnih podataka i drugih aktivnosti koje mogu odgovarati pružanju usluge korisniku. Priroda obrade osobnih podataka proizlazi iz:

a) Ugovora koji su stranke sklopile;

b) zahtjeva korisnika ili drugih ovlaštenih korisnika koji koriste Platformu u ime korisnika;

c) prirode usluge i Platforme;

d) bilo kojih drugih dokumentiranih uputa koje je pružio korisnik.

3.2 Svrha obrade. Svrha obrade je pružanje usluge korisniku, kako je definirano u Uvjetima, te u druge svrhe koje mogu proizaći iz pružanja usluge.

4.1 Trajanje obrade osobnih podataka. Obrada osobnih podataka provodit će se za vrijeme trajanja Ugovora ili onoliko dugo koliko Smartsupp prima upute korisnika u vezi s izvršenjem Ugovora. Smartsupp se obvezuje pridržavati se obveza utvrđenih zakonima o zaštiti podataka za cijelo trajanje Ugovora, osim ako iz Ugovora jasno ne proizlazi da će one nastaviti vrijediti i nakon njegova prestanka.

4.2 Vraćanje i brisanje osobnih podataka. Ako Ugovor bude raskinut, u mjeri dopuštenoj primjenjivim zakonima o privatnosti, Smartsupp će izbrisati sve osobne podatke pohranjene radi pružanja usluge u roku od 3 mjeseca nakon raskida. Ako korisnik zatraži od Smartsuppa unutar gore navedenog razdoblja da umjesto toga želi povrat podataka, Smartsupp ima pravo naplatiti razumnu naknadu u iznosu koji će prethodno biti priopćen.

5.1 Obveze Smartsuppa. Prilikom obrade osobnih podataka, Smartsupp se obvezuje:

a) obrađivati osobne podatke isključivo na temelju dokumentiranih uputa korisnika; radi izbjegavanja sumnje, obrada osobnih podataka radi ispunjenja obveza prema Ugovoru smatrat će se obradom koja se provodi u skladu s uputama korisnika;

b) slijediti upute korisnika u vezi s prijenosom osobnih podataka u treću zemlju ili međunarodnu organizaciju, osim ako je takva obrada već propisana pravom Europske unije ili države članice kojem Smartsupp podliježe;

c) osigurati da su osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka obvezane obvezom povjerljivosti ili podliježu zakonskoj obvezi povjerljivosti;

d) uzimajući u obzir prirodu obrade, pomagati korisniku putem odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera, kada je to moguće, u ispunjavanju obveze korisnika da odgovori na zahtjeve za ostvarivanje prava ispitanika; pravila postupanja sa zahtjevima ispitanika navedena su u članku 5.2 ovog DPA-a;

e) pomagati korisniku u ispunjavanju obveza korisnika da (i) osigura razinu sigurnosti obrade, (ii) prijavi povrede osobnih podataka nadležnom tijelu za zaštitu podataka i, kada je primjenjivo, ispitanicima, (iii) izvrši procjenu učinka na zaštitu osobnih podataka i (iv) provede prethodno savjetovanje s nadležnim tijelom za zaštitu podataka, sve uzimajući u obzir prirodu obrade i prirodu obrađenih osobnih podataka;

f) omogućiti korisniku ili osobi koju korisnik ovlasti da provjeri (uključujući reviziju ili inspekciju) usklađenost s ovim DPA-om, posebno ispunjavanje obveza obrade osobnih podataka koje iz njega proizlaze, te pridonijeti takvim provjerama prema razumnim uputama korisnika ili ovlaštene osobe; posebna pravila za revizije navedena su u člancima 5.3 i 5.4 ovog DPA-a;

g) pružiti korisniku sve informacije koje se razumno mogu očekivati od Smartsuppa radi dokazivanja da su ispunjene obveze utvrđene u relevantnom zakonodavstvu o zaštiti podataka.

5.2 Zahtjevi ispitanika. Ako ispitanik izravno kontaktira Smartsupp, Smartsupp će obavijestiti ispitanika da zahtjev uputi izravno korisniku. Smartsupp će uložiti samo komercijalno razumno nastojanje da pomogne korisniku u odgovaranju na takav zahtjev ispitanika, u mjeri u kojoj je Smartsupp zakonski ovlašten to učiniti. Korisnik je odgovoran za sve troškove koji nastanu kao posljedica pružanja takve pomoći od strane Smartsuppa i odgovoran je za ispravno postupanje s takvim zahtjevom.

5.3 Pravila za reviziju. Korisnik će svaki zahtjev za reviziju (provjeru) poslati isključivo na Smartsuppovu email adresu dpo@smartsupp.com, u razumnim vremenskim razmacima. Nakon primitka zahtjeva za reviziju, stranke će se unaprijed sporazumjeti o (i) mogućem datumu revizije, (ii) sigurnosnim mjerama i načinu osiguravanja poštivanja obveza povjerljivosti tijekom revizije te (iii) očekivanom početku, opsegu i trajanju revizije. Ako se sporazum ne postigne u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva, Smartsupp će odrediti uvjete revizije.

5.4 Revizor. Smartsupp može podnijeti pisani prigovor na bilo kojeg revizora (ovlaštenu osobu) kojeg je imenovao korisnik ako, prema mišljenju Smartsuppa, revizor nije dovoljno kvalificiran, nije neovisan, nalazi se u konkurentskom odnosu sa Smartsuppom ili je na drugi način očito neprikladan. Nakon takvog prigovora, korisnik je dužan imenovati drugog revizora ili sam provesti reviziju. Korisnik će bez odgode obavijestiti Smartsupp o svim utvrđenim neusklađenostima, bilo s primjenjivim zakonima o privatnosti ili s ovim DPA-om, otkrivenim tijekom revizije.

5.5 Opseg revizije. Opseg revizije koju provodi korisnik obuhvaća samo dokumentaciju i procese koji su izravno povezani s korištenjem usluge od strane konkretnog korisnika.

5.6 Podizvršitelji obrade. Korisnik pristaje na uključivanje drugih podizvršitelja u obradu osobnih podataka. Ovisno o vrsti usluge koja se pruža ili koju korisnik zahtijeva, Smartsupp može koristiti druge podizvršitelje ili dijeliti osobne podatke s drugim primateljima osobnih podataka. Korisnik pristaje da Smartsupp uključi podizvršitelje navedene na: https://help.smartsupp.com/en

5.7 Prigovori na druge podizvršitelje. Smartsupp će obavijestiti korisnika u pisanom obliku ili ažuriranjem popisa podizvršitelja o uključivanju dodatnog podizvršitelja prije njegova uključivanja, a korisnik može podnijeti prigovor na uključivanje dodatnog podizvršitelja u roku od 10 radnih dana od obavijesti. Ako korisnik ne podnese prigovor u zadanom roku, Smartsupp će uključiti dodatnog podizvršitelja. U slučaju da korisnik podnese prigovor, Smartsupp će procijeniti prigovor i, ako ga smatra opravdanim, neće uključiti dodatnog podizvršitelja ili će napraviti komercijalno razumnu izmjenu konfiguracije ili korištenja usluge od strane korisnika kako bi se izbjegla obrada od strane takvog podizvršitelja. Ako izmjena nije moguća, Smartsupp može raskinuti Ugovor s korisnikom (u cijelosti ili djelomično) ili ne pružiti dio usluge koji je povezan s dodatnim podizvršiteljem, bez da bude u zakašnjenju ili povredi bilo koju obvezu. Smartsupp će korisniku vratiti sve unaprijed plaćene naknade koje pokrivaju preostalo razdoblje trajanja takvog Ugovora nakon datuma stupanja na snagu raskida u odnosu na takvu raskinutu uslugu, bez nametanja penala korisniku zbog takvog raskida.

5.8 Obveze prema drugim podizvršiteljima.Ako Smartsupp angažira drugog podizvršitelja, taj drugi podizvršitelj mora se ugovorno obvezati na iste obveze zaštite osobnih podataka kao i one dogovorene između korisnika i Smartsuppa te također provesti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere.

5.9 Odgovornost za podizvršitelja.Smartsupp će odgovarati za radnje i propuste svojih podizvršitelja u istoj mjeri u kojoj bi Smartsupp odgovarao kada bi uslugu svakog podizvršitelja pružao izravno prema uvjetima ovog DPA-a, osim ako je drugačije utvrđeno Ugovorom.

5.10 Troškovi povezani s izvršavanjem DPA-a. Osim ako nije drugačije pismeno dogovoreno, korisnik snosi vlastite troškove povezane s izvršavanjem ovog DPA-a. Smartsupp ima pravo korisniku naplatiti razumne troškove nastale pri rješavanju bilo kojeg zahtjeva i izvršavanju bilo koje obveze prema ovom DPA-u.

6.1 Obveza osiguranja osobnih podataka. Smartsupp je uspostavio i održava tehničke i organizacijske mjere za sprječavanje neovlaštenog ili slučajnog pristupa osobnim podacima, njihove izmjene, uništenja ili gubitka, neovlaštenih prijenosa, druge neovlaštene obrade ili druge neovlaštene zlouporabe osobnih podataka. Smartsupp redovito nadzire poštivanje tih mjera.

6.2 Posebne sigurnosne mjere. Smartsupp je uspostavio i održava sljedeće mjere za osiguravanje odgovarajuće razine sigurnosti:

Tehničke mjere:

a) Pseudonimizacija i enkripcija osobnih podataka:

Platforma na kojoj se obrađuju osobni podaci dopušta samo sigurne kanale ili protokole za dolazne mrežne veze; Smartsupp enkriptira podatke koristeći SSL/TLS za sav prijenos podataka

IT sustavi koji obrađuju osobne podatke dopuštaju samo sigurne kanale ili protokole;

kriptografskim ključevima se sigurno upravlja.

b) Sposobnost osiguranja trajne povjerljivosti, cjelovitosti, dostupnosti i otpornosti sustava i usluga obrade:

fizički pristup osoblju Smartsuppa ograničen je na ovlaštene osobe;

Smartsupp je uspostavio mehanizme za ograničavanje fizičkog ili online pristupa poslužiteljima na kojima se nalaze osobni podaci;

sprječavanje pristupa neovlaštenih osoba osobnim podacima i sprječavanje da se osobni podaci koriste bez ovlaštenja;

osobe ovlaštene za obradu osobnih podataka imaju pristup samo onim osobnim podacima koji su im potrebni i za koje su ovlaštene te se osobni podaci ne mogu čitati, kopirati, mijenjati ili uklanjati bez ovlaštenja tijekom obrade;

pristup je snažno autentificiran (npr. korištenjem jakih lozinki);

prava pristupa se periodično provjeravaju;

pokušaji pristupa (uspješni i neuspješni) se bilježe i nadziru;

osoblju Smartsuppa zabranjeno je preuzimati i obrađivati osobne podatke lokalno na svojim radnim stanicama ili na bilo kojoj drugoj mrežnoj lokaciji;

svi mogući kvarovi Platforme i anomalije se bilježe.

c) Sposobnost pravovremenog vraćanja dostupnosti i pristupa osobnim podacima u slučaju fizičkih ili tehničkih incidenata:

Smartsupp je uspostavio proces, mehanizme i alate za sigurnosne kopije;

postupak vraćanja podataka, čitljivost podataka i cjelovitost sigurnosnih kopija se periodično testiraju.

d) Smartsupp je uspostavio proces redovitog testiranja, procjenjivanja i vrednovanja učinkovitosti postojećih tehničkih i organizacijskih mjera za osiguranje sigurnosti obrade.

e) Osobni podaci ne mogu biti izmijenjeni ili izbrisani bez ovlaštenja tijekom elektroničkog prijenosa, transporta ili pohrane te se primatelji bilo kojeg prijenosa mogu utvrditi i provjeriti.

Organizacijske mjere:

f) Svo osoblje uključeno u obradu osobnih podataka upoznato je s povjerljivom prirodom osobnih podataka, prošlo je odgovarajuću obuku o svojim odgovornostima i zaključilo je pisane ugovore o povjerljivosti.

g) Smartsupp je implementirao interne smjernice i procese za osiguranje obrade osobnih podataka u skladu s primjenjivim zakonima o privatnosti.

h) Za pitanja o ovom DPA-u, usklađenosti sa zakonima o zaštiti podataka, privatnosti podataka ili bilo kojim drugim pitanjima privatnosti, korisnik može poslati email na privacy@smartsupp.com.

6.3 Sigurnosni incidenti. Ako Smartsupp otkrije povredu osobnih podataka, prijavit će je korisniku bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije 48 sati nakon što postane svjestan sigurnosnog incidenta, te će uložiti razumne napore da korisniku pruži sve poznate informacije o incidentu, ograničeno na:

Smartsupp će bez nepotrebnog odgađanja odgovoriti na svaki zahtjev korisnika za pomoć u slučaju sigurnosne povrede.

6.4 Nezakonite upute. Ako korisnik uputi Smartsuppu upute na način koji dovodi do povrede obveza prema zakonima o zaštiti podataka, a Smartsupp bude sankcioniran od strane nadzornog tijela ili drugog regulatornog tijela na temelju takve upute ili bude obvezan nadoknaditi štetu ispitanicima, korisnik se slaže nadoknaditi štetu Smartsuppu i platiti sve nastale štete, na temelju pisanog zahtjeva Smartsuppa.

6.5 Ograničenje odgovornosti. Na ovaj DPA primjenjuje se isto ograničenje odgovornosti kao što je propisano Uvjetima.

6.6 Promjene. Primjenjuju se ista pravila za izmjene kao što je propisano Uvjetima.

6.7 Stupanje na snagu. Ovaj DPA postaje pravno obvezujući između korisnika i Smartsuppa zajedno s Ugovorom.

​