U skladu s Uvjetima pružanja usluge („Uvjeti“), Smartsupp vi pruža Uslugu, kako je definirano u Uvjetima, kao korisniku Usluge. Odnos između Smartsupp-a i korisnika temelji se na online postupku registracije korisnika ili na pisanom ili elektroničkom ugovoru kojem su priloženi Uvjeti, a zajedno čine ugovor između vas i Smartsupp-a („Ugovor“). Ovaj dodatak za obradu podataka (u nastavku: "DPA") sastavni je dio Ugovora.

Izrazi koji počinju velikim slovom imaju značenje kako je određeno u Uvjetima ili bilo kojem drugom aneksu na koji se upućuje u Uvjetima, osim ako nije drugačije navedeno u ovom DPA-u.

Smartsupp sklapa ovaj DPA u skladu s važećim zakonodavstvom o zaštiti podataka, uključujući Uredbu 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i slobodnim protokom takvih podataka (“GDPR”), Zakon o zaštiti podataka 2018. ili CCPA/CPRA, kao i ostale primjenjive propise o privatnosti tijekom pružanja Usluge prema Ugovoru („važeći zakoni o privatnosti“).

Gdje ovaj DPA navodi da Smartsupp djeluje kao izvršitelj obrade osobnih podataka, to ima značenje „izvršitelja obrade“ prema GDPR-u i drugih srodnih pojmova prema važećim zakonima o privatnosti (npr. „Pružatelj usluga“ prema CCPA). Kada je navedeno da vi djelujete kao voditelj obrade osobnih podataka, time se misli na značenje „voditelja obrade“ prema GDPR-u i drugih odgovarajućih definicija prema važećim zakonima o privatnosti (npr. „Poslovni subjekt“ prema CCPA).

Ovaj članak podijeljen je na nekoliko dijelova:

1.1 Obrada osobnih podataka u svojstvu izvršitelja obrade. Smartsupp može obrađivati osobne podatke u ime korisnika prilikom pružanja Usluge, pri čemu Smartsupp djeluje kao izvršitelj (ili podizvršitelj) u odnosu na korisnika.

Radnje obrade koje Smartsupp provodi proizlaze iz registracije, Ugovora ili dokumentiranih zahtjeva korisnika tijekom korištenja Platforme dostupne na https://www.smartsupp.com („Platforma“).

1.2 Ovlaštenje za obradu osobnih podataka. Korisnik ovime ovlašćuje Smartsupp za obradu osobnih podataka ispitanika koje korisnik dostavi, u svrhu korištenja Usluge, kako je određeno ovim DPA-om. Smartsupp će obrađivati osobne podatke prema dokumentiranim uputama korisnika i isključivo u mjeri nužnoj za ispravno izvršenje obveza Smartsupp-a prema Ugovoru.

1.3 Odgovornost korisnika. Kako Smartsupp nastupa kao izvršitelj obrade, korisnik je voditelj obrade i odgovara za ispunjavanje svih obveza povezanih s obradom osobnih podataka. Te obveze obuhvaćaju pravovremeno informiranje ispitanika o obradi, pribavljanje privole ako je potrebna i upravljanje zahtjevima ispitanika vezanim uz ostvarivanje njihovih prava (pravo na informaciju, pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor i sl.). Smartsupp će pomagati korisniku u ispunjenju tih obveza kroz Platformu ili na temelju pisanih zahtjeva korisnika. Ipak, Smartsupp nije odgovoran za točnost i zakonitost korisnikovih aktivnosti, uključujući bilo kakvo postupanje koje može biti protivno zakonima o privatnosti ili drugim propisima države u kojoj korisnik koristi Uslugu.

2.1 Predmet obrade. Smartsupp obrađuje osobne podatke, kako je definirano u nastavku, sa svrhom pružanja Usluge prema Ugovoru, osobito tijekom korištenja funkcionalnosti naše Usluge navedenih na web stranici.

2.2 Vrste osobnih podataka. U okviru ispunjavanja ugovornih obveza i pružanja Usluge, prema ovom DPA-u mogu se obrađivati sljedeće vrste osobnih podataka:

a) kontakt podaci poput imena, prezimena, e-mail adrese, broja telefona ili kontakta na društvenim mrežama,

b) podaci o posjećenosti web stranice korisnika, primjerice URL posjećenih stranica, datumi i vrijeme posjete, tehničke informacije (rezolucija ekrana, vrsta uređaja, internetski preglednik, operativni sustav itd.), IP adresa, podaci o približnoj lokaciji (zemlja i grad iz kojih je pristupljeno web stranici),

c) informacije iz komunikacije između korisnika i njihovih kupaca ili drugih korisnika tijekom korištenja značajki Usluge,

d) tehnički zapisi i drugi podaci o korisnicima Usluge (Smartsupp koristi alate trećih strana za njihovo prikupljanje),

e) svaki drugi osobni podatak koji korisnik učita ili na bilo koji način koristi, ili

f) osobni podaci čiji tip, opseg i pojedinosti određuje i kontrolira isključivo korisnik tijekom korištenja Usluge.

Obujam osobnih podataka ovisi o tome koje značajke Usluge korisnik koristi. Usluga nije namijenjena pohrani posebnih kategorija osobnih podataka te korisniku nije dopušteno koristiti Uslugu u te svrhe. Ako korisnik putem Usluge ipak obrađuje posebne kategorije podataka, Smartsupp ne preuzima odgovornost za takvu obradu.

2.3 Kategorije ispitanika. Smartsupp će obrađivati osobne podatke o sljedećim kategorijama ispitanika:

a) zaposlenici (kao i drugi suradnici i osobe koje djeluju za korisnika) korisnika;

b) osobe za koje je korisnik otvorio korisnički račun unutar Usluge;

c) kupci i svi ostali korisnici korisnika kojima se pruža Usluga;

d) posjetitelji web stranice korisnika;

e) druge osobe čije osobne podatke korisnik dostavi Smartsupp-u tijekom pružanja Usluge, a njihovi podaci budu zabilježeni ili na drugi način obrađeni u okviru pružanja Usluge korisniku.

3.1 Priroda obrade osobnih podataka. Smartsupp vrši obradu osobnih podataka automatiziranim, elektroničkim putem, a obuhvaća pristup podacima, razgledavanje, pohranu i druge radnje koje su u svezi s pružanjem Usluge korisniku. Priroda obrade proizlazi iz:

a) Ugovora između stranaka,

b) zahtjeva korisnika ili drugih korisnika ovlaštenih od strane korisnika,

c) same naravi Usluge i Platforme,

d) i svih drugih pisanih uputa korisnika.

3.2 Svrha obrade. Svrha obrade je omogućavanje korištenja Usluge korisniku, kako je određeno Uvjetima, te u sve svrhe koje proizlaze iz izvršavanja Usluge.

4.1 Trajanje obrade osobnih podataka. Obrada se provodi za trajanja Ugovora odnosno dok Smartsupp postupa po korisnikovim uputama u svrhu izvršavanja Ugovora. Smartsupp je dužan poštovati sve obveze prema zakonima o zaštiti podataka za cijelo vrijeme trajanja Ugovora, osim ako nije drugačije jasno definirano Ugovorom.

4.2 Povrat i brisanje osobnih podataka. Po prestanku Ugovora, u skladu s važećim zakonima o privatnosti, Smartsupp će izbrisati sve osobne podatke pohranjene tijekom pružanja Usluge u roku od 3 mjeseca od prestanka. Ako korisnik u tom roku zatraži povrat podataka, Smartsupp zadržava pravo naplatiti razumnu naknadu o čemu će korisnik biti prethodno obaviješten.

5.1 Obveze Smartsupp-a. Tijekom obrade osobnih podataka, Smartsupp se obvezuje:

a) obrađivati podatke isključivo temeljem korisnikovih dokumentiranih uputa; obrada koja proizlazi iz Ugovora smatra se provođenjem u skladu s korisnikovim uputama;

b) slijediti korisničke upute o prijenosima osobnih podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije, osim ako je takva obrada izričito zahtijevana zakonima EU ili države članice koja se odnosi na Smartsupp;

c) osigurati da su svi koji sudjeluju u obradi osobnih podataka obvezani povjerljivošću ili su podložni zakonskoj obvezi čuvanja tajne;

d) s obzirom na narav obrade, omogućiti korisniku prikladne tehničke i organizacijske mjere, gdje je moguće, kako bi korisnik mogao djelotvorno odgovarati na zahtjeve u vezi prava ispitanika; pravila postupanja sa zahtjevima ispitanika navedena su u članku 5.2 ovog DPA-a;

e) pružiti podršku korisniku u zadovoljenju obveza koje uključuju: (i) osiguravanje odgovarajuće sigurnosti obrade, (ii) obavještavanje nadležnih tijela i, gdje je to potrebno, ispitanika o povredi osobnih podataka, (iii) provođenje procjene učinka na zaštitu podataka te (iv) prethodno savjetovanje s nadležnom agencijom, s obzirom na narav obrade i obrađivanih podataka;

f) korisniku ili njegovoj ovlaštenoj osobi omogućiti provođenje provjere (revizije ili inspekcije) usklađenosti s ovim DPA-om, uz pridržavanje razumnih uputa; detaljna pravila o reviziji navedena su u člancima 5.3 i 5.4 ovog DPA-a;

g) korisniku dostaviti sve informacije koje se razumno mogu očekivati radi dokazivanja usklađenosti sa zakonodavstvom o zaštiti podataka.

5.2 Zahtjevi ispitanika. Ako ispitanik izravno kontaktira Smartsupp, Smartsupp će ga uputiti da se obrati korisniku. Smartsupp će komercijalno razumno pomoći korisniku u pravodobnom odgovoru na zahtjev ispitanika, u mjeri dopuštenoj zakonom. Korisnik snosi sve troškove koji proizlaze iz takve asistencije i odgovoran je za pravilno rješavanje zahtjeva.

5.3 Pravila za reviziju. Svi zahtjevi za reviziju (provjeru) podnose se isključivo na Smartsupp e-mail adresu dpo@smartsupp.com, u razumnim vremenskim razmacima. Po zaprimanju zahtjeva, strane će dogovoriti (i) mogući datum revizije, (ii) sigurnosne mjere i način očuvanja povjerljivosti tijekom revizije te (iii) očekivani početak, obuhvat i trajanje revizije. Ako dogovor ne bude postignut u roku od 30 dana, Smartsupp određuje uvjete revizije.

5.4 Revizor. Smartsupp može uputiti pisani prigovor na odabranog revizora (ovlaštenu osobu) od strane korisnika ukoliko procijeni da nije dovoljno kvalificiran, ne postupa neovisno, nalazi se u konkuretskom odnosu sa Smartsupp-om ili na drugi način nije prikladan. U tom slučaju korisnik je dužan imenovati drugog revizora ili reviziju provesti osobno. O svakoj uočenoj neusklađenosti sa zakonima o privatnosti ili ovim DPA-om tijekom revizije, korisnik je dužan bez odgode izvijestiti Smartsupp.

5.5 Opseg revizije. Revizija od strane korisnika ograničena je na dokumentaciju i procese koji su neposredno vezani uz korištenje Usluge od strane korisnika.

5.6 Podizvršitelji. Korisnik prihvaća uključivanje drugih podizvršitelja u obradu osobnih podataka. Ovisno o vrsti Usluge koju korisnik prima ili zahtijeva, Smartsupp može uključiti druge podizvršitelje ili dijeliti podatke s trećim stranama. Popis važećih podizvršitelja dostupan je na: https://help.smartsupp.com/hr/articles/12647685

5.7 Prigovori na ostale podizvršitelje. Smartsupp će korisnika obavijestiti pismeno ili ažuriranjem popisa podizvršitelja prije angažiranja novog podizvršitelja, a korisnik ima pravo uložiti prigovor u roku od 10 radnih dana od primitka obavijesti. U slučaju izostanka prigovora u zadanom roku, Smartsupp uključuje novog podizvršitelja. Ako korisnik uloži prigovor, Smartsupp će ga razmotriti i, ukoliko smatra opravdanim, neće angažirati tog podizvršitelja ili će prilagoditi konfiguraciju korisnika ili korištenje Usluge, gdje je to moguće. Ako promjena nije izvediva, Smartsupp može raskinuti Ugovor (ili njegov dio) ili obustaviti dio Usluge na koji se odnosi novi podizvršitelj, bez ikakve odgovornosti ili zakašnjenja. Smartsupp će vratiti unaprijed plaćene naknade korisniku za neiskorišteni preostali dio usluge nakon prestanka, bez penala za korisnika.

5.8 Obveze prema podizvršiteljima. Kada Smartsupp angažira drugog podizvršitelja, mora mu propisati iste obveze zaštite osobnih podataka kao one dogovorene s korisnikom i osigurati primjenu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.

5.9 Odgovornost za podizvršitelje. Smartsupp odgovara za postupke i propuste svojih podizvršitelja istovjetno kao da je pružatelj usluge prema ovom DPA-u, osim ako je drugačije ugovoreno.

5.10 Troškovi u svezi DPA-a. Osim ako nije drugačije ugovoreno, svaka strana snosi vlastite troškove u vezi ispunjenja DPA-a. Smartsupp ima pravo naplatiti korisniku razumne troškove nastale pružanjem sukladnosti s ovim DPA-om ili postupanja po korisnikovim zahtjevima.

6.1 Obveze zaštite osobnih podataka. Smartsupp je uveo i održava tehničke i organizacijske mjere radi sprječavanja neovlaštenog ili slučajnog pristupa, izmjene, uništenja ili gubitka osobnih podataka, neovlaštenog prijenosa, druge neovlaštene obrade ili zloupotrebe. Smartsupp redovito prati učinkovitost tih mjera.

6.2 Posebne mjere zaštite. Smartsupp primjenjuje sljedeće mjere radi osiguranja odgovarajuće sigurnosti podataka:

Tehničke mjere:

a) Pseudonimizacija i enkripcija podataka:

Platforma omogućuje samo sigurnu komunikaciju ili protokole za dolazne mrežne veze; sav promet je šifriran SSL/TLS protokolima.

IT sustavi dopuštaju isključivo sigurnu komunikaciju putem zaštićenih protokola;

upravljanje kriptografskim ključevima odvija se na siguran način.

b) Očuvanje povjerljivosti, integriteta i dostupnosti sustava:

fizički pristup Smartsupp-u dozvoljen je samo ovlaštenim osobama;

Smartsupp primjenjuje zaštitne mehanizme za ograničavanje fizičkog i online pristupa poslužiteljima s osobnim podacima;

zaštita od neovlaštenog pristupa ili korištenja osobnih podataka;

ovlaštene osobe imaju pristup isključivo osobnim podacima koji su im nužni i nisu im dostupni drugi podaci bez odobrenja;

pristup je dodatno zaštićen snažnom autentikacijom;

prava na pristup periodično se nadziru;

pokušaji pristupa (uspješni i neuspješni) bilježe se i prate;

Smartsupp-ovom osoblju zabranjeno je lokalno preuzimanje ili obrada osobnih podataka na radnim stanicama ili drugim mrežnim mjestima;

svi događaji i smetnje na Platformi bilježe se.

c) Mogućnost vraćanja dostupnosti nakon tehničkih incidenata:

Smartsupp koristi procese i alate za izradu sigurnosnih kopija;

obnavljanje, čitljivost i integritet kopija redovno se testiraju.

d) Smartsupp redovito testira, procjenjuje i procjenjuje učinkovitost tehničkih i organizacijskih mjera za osiguranje sigurnosti obrade.

e) Za vrijeme prijenosa, transporta ili pohrane, osobni podaci ne mogu se mijenjati ili brisati bez odobrenja, uz mogućnost dokazivanja identiteta primatelja podataka.

Organizacijske mjere:

f) Svi djelatnici koji sudjeluju u obradi osobnih podataka upoznati su s povjerljivosti tih podataka, educirani su o svojim odgovornostima i potpisali su ugovore o povjerljivosti.

g) Smartsupp je uspostavio interne procedure i politike kako bi obrada bila u skladu s važećim zakonima o privatnosti.

h) Za upite vezane uz ovaj DPA, usklađenost sa zakonodavstvom o zaštiti podataka i privatnost, korisnik može kontaktirati Smartsupp putem e-pošte: dpo@smartsupp.com.

6.3 Sigurnosni incidenti. U slučaju izvanrednog događaja koji ugrozi osobne podatke, Smartsupp će korisnika obavijestiti bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije unutar 48 sati od saznanja za incident, te će se maksimalno potruditi dostaviti sve dostupne informacije o događaju, uključujući:

Smartsupp će na svaki korisnikov zahtjev za podršku pri sigurnosnom incidentu odgovoriti bez nepotrebnog odgađanja.

6.4 Nezakonite upute. Ako korisnik zatraži od Smartsupp-a postupanje na način koji uzrokuje kršenje zakona o zaštiti podataka zbog čega Smartsupp bude kažnjen od strane nadzornog tijela ili bude dužan platiti naknadu ispitaniku, korisnik se obvezuje nadoknaditi svu time nastalu štetu Smartsupp-u prema pisanoj obavijesti.

6.5 Ograničenje odgovornosti. Odredbe o ograničenju odgovornosti iz Uvjeta odgovarajuće se primjenjuju i na ovaj DPA.

6.6 Izmjene. Pravila o izmjenama iz Uvjeta odgovarajuće se primjenjuju i ovdje.

6.7 Stupanje na snagu. Ovaj DPA postaje pravno obvezujući za korisnika i Smartsupp od trenutka potpisivanja Ugovora.