Les opérateurs sont les membres de votre équipe qui discutent avec les visiteurs sur votre site web. Avant qu'ils puissent commencer, vous devez leur créer un accès à votre compte Smartsupp. Cet article explique comment inviter des opérateurs, gérer leur accès et leur activité, et effectuer des tâches avancées comme le transfert de propriété.
🟡 Bon à savoir : Le nombre d'opérateurs que vous pouvez ajouter dépend de votre forfait. Pour consulter votre limite actuelle ou ajouter des places, ouvrez la section Facturation dans votre tableau de bord ou contactez notre équipe d'assistance.
Nous avons divisé cet article en sept sections :
Qui sont les opérateurs ?
Les opérateurs sont l'élément le plus important de tout chat en direct. Ce sont les personnes qui communiquent avec les visiteurs sur votre site web — en répondant à leurs questions ou en les aidant à trouver le produit qu'ils recherchent. Avant qu'ils puissent discuter, vous devez leur créer un accès à votre compte Smartsupp.
Comment inviter un nouvel opérateur
Inviter un nouvel opérateur est simple. Accédez à Paramètres → Opérateurs et cliquez sur le bouton Inviter .
Saisissez l'adresse email de l'opérateur, qui recevra l'invitation par email. Le lien d'invitation reste actif pendant 7 jours. Après avoir accepté l'invitation, l'opérateur est redirigé vers Smartsupp, où il saisit son nom d'opérateur et crée un nouveau mot de passe.
Directement dans le formulaire d'invitation, vous pouvez également choisir pour le nouvel opérateur le Niveau d'accès — Accès complet ou Accès limité, l'option Accès complet étant présélectionnée. Le niveau choisi est appliqué lorsque le nouvel opérateur accepte l'invitation. Sur les forfaits avec un nombre limité de places pour les opérateurs, lorsque toutes les places sont occupées, Accès complet est grisé, Accès limité est sélectionné automatiquement, et le formulaire vous avertit que toutes les places sont utilisées.
💡 Remarque : Si vous êtes déjà connecté à Smartsupp, l'invitation vous redirigera vers le tableau de bord. Pour accepter une invitation alors que vous êtes connecté, déconnectez-vous d'abord ou ouvrez le lien d'invitation dans un autre navigateur.
Impossible d'inviter un opérateur ? (l'email existe déjà)
Il n'est pas possible d'inviter une personne qui possède déjà son propre compte Smartsupp indépendant. Si vous voyez l'erreur "L'email existe déjà" , cette adresse email est déjà enregistrée pour un compte Smartsupp distinct. Pour résoudre ce problème :
1. Demandez à la personne de se connecter à son compte Smartsupp indépendant existant avec l'adresse email concernée.
2. Demandez-lui de supprimer ce compte indépendant depuis Smartsupp.
3. Une fois le compte indépendant supprimé, vous pouvez ajouter cette adresse email à votre compte en tant qu'opérateur.
Vous pouvez aussi simplement inviter cette personne avec une autre adresse email.
Modifier les informations et l'accès d'un opérateur
Pour modifier les informations d'un opérateur (nom, email, description), cliquez sur les trois points sur la ligne de l'opérateur et choisissez Modifier l'opérateur.
Vous pouvez également modifier le niveau d'accès de l'opérateur au même endroit :
Accès complet — permet d'accéder à tous les paramètres personnels et de l'entreprise, y compris les infos de facturation, et de discuter avec les visiteurs. Recommandé uniquement pour les employés expérimentés ou la direction.
Accès limité — permet uniquement d'accéder aux conversations, aux visiteurs et aux paramètres personnels (profil, raccourcis, notifications), et de discuter avec les visiteurs. Les opérateurs disposant d'un accès limité ne voient pas non plus la page Accueil du tableau de bord.
Activer ou désactiver des opérateurs
Après avoir créé un opérateur, vous décidez s'il peut discuter avec vos visiteurs. Il existe deux types d'opérateurs :
Opérateur actif — peut discuter avec vos visiteurs. Seuls les opérateurs actifs peuvent modifier les messages automatiques et les Flows.
Opérateur inactif — peut accéder uniquement aux statistiques et aux paramètres, mais ne peut pas communiquer avec les visiteurs. Idéal pour la direction ou le propriétaire afin de consulter les statistiques des opérateurs, modifier les paramètres ou accéder à la facturation.
Pour changer de statut, faites simplement glisser le bouton vers la droite (activer) ou vers la gauche (désactiver).
Comment le niveau d'accès et le statut actif se combinent : Il s'agit de deux paramètres distincts. Le niveau d'accès (complet ou limité) détermine ce qu'un opérateur peut voir et modifier — l'accès complet inclut les paramètres de l'entreprise et la facturation, tandis que l'accès limité est limité aux conversations, aux visiteurs et aux paramètres personnels. Le statut actif/inactif détermine si l'opérateur gère des chats — les opérateurs actifs discutent avec les visiteurs (et peuvent modifier les Flows (anciennement les chatbots) et les messages automatiques), tandis que les opérateurs inactifs ne discutent pas et consultent uniquement les statistiques et les paramètres. Par exemple, un responsable peut disposer d'un accès complet tout en étant inactif (vue d'ensemble complète, sans discuter), tandis qu'un opérateur d'assistance est généralement actif.
Combien d'opérateurs puis-je ajouter ?
Le nombre d'opérateurs dépend de votre forfait. Pour voir combien d'opérateurs vous avez — ou pour en ajouter — ouvrez la section Facturation dans votre tableau de bord ou contactez notre équipe d'assistance via le widget de chat.
Avancé : transférer la propriété & supprimer un opérateur
Pour supprimer un opérateur qui est le propriétaire actuel du compte, vous devez d'abord transférer la propriété à un autre opérateur. Suivez ces étapes :
1. Contactez notre équipe d'assistance et indiquez-nous quel opérateur doit devenir le nouveau propriétaire du compte. Vous ne pouvez pas transférer vous-même la propriété dans le tableau de bord — nous organiserons le transfert pour vous.
2. Après le transfert, le propriétaire initial devient un opérateur ordinaire.
3. Accédez à la section Opérateurs dans le tableau de bord.
4. Trouvez l'opérateur que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer.
Et ensuite ?
Attribuer un opérateur — dirigez automatiquement les conversations vers le bon opérateur.
Message de bienvenue et transfert à un opérateur — accueillez les visiteurs et transférez le chat à un opérateur humain.
Flow – fonctions de transfert — transférez les conversations Flow à un opérateur humain si nécessaire.
💡 Besoin d'aide supplémentaire ? Contactez notre équipe d'assistance — nous serons ravis de vous aider !