Ne passez plus d'un onglet à l'autre pour gérer les emails de vos clients. Grâce à l'intégration email de Smartsupp, chaque message entrant arrive dans votre boîte de réception Smartsupp aux côtés des conversations par chat — et les réponses sont envoyées depuis le même endroit. Cet article vous guide pour connecter Gmail, Seznam et tout autre fournisseur via SMTP/IMAP.
Nous avons divisé cet article en plusieurs sections :
Présentation de l'intégration email
L'intégration email vous permet de recevoir des emails et d'y répondre directement depuis votre boîte de réception Smartsupp — plus besoin de passer de Gmail à Seznam ou à une autre messagerie web. Chaque nouvel email crée une nouvelle conversation dans Smartsupp ; les réponses restent regroupées dans le même fil.
Les points essentiels à connaître avant de commencer :
Disponible pour tous les opérateurs actifs de votre compte.
Vous pouvez connecter plusieurs fournisseurs de messagerie en même temps.
Chaque opérateur voit l'objet de l'email et peut joindre ou télécharger des fichiers.
La synchronisation commence dès la mise en place de l'intégration — les emails plus anciens ne sont pas importés dans Smartsupp.
Conseil : Chaque opérateur peut configurer une signature email personnelle qui est ajoutée automatiquement à chaque réponse. Découvrez comment la configurer.
Pour commencer, ouvrez Paramètres → Canaux et cliquez sur Connecter à côté d'Intégration email. Vous pouvez également y accéder via le lien dans votre boîte de réception.
Connecter Gmail
Gmail utilise la procédure OAuth sécurisée de Google : vous ne saisissez donc pas votre mot de passe dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Gmail. Vous serez redirigé vers l'écran de connexion de Google.
Étape 2. Sélectionnez l'adresse Gmail que vous souhaitez connecter (ou connectez-vous à un autre compte) et confirmez les demandes de sécurité affichées par Google.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées afin que Smartsupp puisse lire et envoyer des emails en votre nom.
Étape 4. Une fois l'autorisation accordée, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord Smartsupp — Gmail est désormais connecté.
Remarque : L'autorisation s'effectue entièrement du côté de Google — vos identifiants Gmail ne sont jamais accessibles à Smartsupp ni stockés par Smartsupp.
Connecter Outlook
Outlook utilise la connexion OAuth sécurisée de Microsoft : vous ne saisissez donc jamais votre mot de passe dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Outlook. Vous serez redirigé vers l'écran de connexion de Microsoft.
Étape 2. Sélectionnez le compte Microsoft que vous souhaitez connecter (ou connectez-vous à un autre compte) et confirmez les demandes de sécurité affichées par Microsoft.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées afin que Smartsupp puisse lire et envoyer des emails en votre nom.
Étape 4. Une fois l'autorisation accordée, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord Smartsupp — Outlook est désormais connecté.
Remarque : Vous utilisez un compte Microsoft professionnel ou scolaire (Microsoft 365) ? Votre administrateur informatique devra peut-être approuver l'accès de Smartsupp au préalable. Si le message "Approbation requise" s'affiche lors de la connexion, demandez à votre administrateur d'accorder l'accès pour votre organisation.
Boîtes aux lettres partagées Microsoft 365
Une boîte aux lettres partagée (par exemple info@company.com) ne peut pas être connectée directement. La connexion Outlook connecte toujours la boîte aux lettres du compte utilisé pour se connecter lors de l'autorisation — il n'est pas possible de sélectionner une boîte aux lettres partagée, et l'intégration n'utilise pas les autorisations Accès complet ou Envoyer en tant que .
⚠️ Remarque : Si un utilisateur ayant accès à la boîte aux lettres partagée connecte son compte, c'est sa boîte aux lettres personnelle qui est synchronisée — et non la boîte partagée.
Pour connecter une adresse comme info@company.com, transformez-la d'abord en boîte aux lettres standard :
Dans l'administration Microsoft 365 (centre d'administration Exchange), convertissez la boîte aux lettres partagée en boîte aux lettres utilisateur standard disposant de ses propres identifiants de connexion — la boîte aux lettres nécessite alors une licence. Vous pouvez aussi créer un nouveau compte dédié à cette adresse.
Sécurisez le compte avec un mot de passe fort et une authentification multifacteur.
Connectez Outlook dans Smartsupp (étapes ci-dessus) et connectez-vous avec ce compte lors de l'autorisation.
Dès lors, seule cette boîte aux lettres est synchronisée avec Smartsupp — aucune boîte aux lettres personnelle n'est concernée.
Supprimer ou réinitialiser l'accès de Smartsupp dans Microsoft 365
Si vous utilisez un compte Microsoft professionnel ou scolaire, votre administrateur informatique peut examiner ou supprimer l'accès accordé à Smartsupp dans votre organisation. Cela est utile si vous souhaitez arrêter d'utiliser l'intégration Outlook ou recommencer la connexion depuis le début.
Étape 1. Dans Smartsupp, supprimez le canal email Outlook dans Paramètres → Canaux.
Étape 2. Demandez à votre administrateur informatique de supprimer l'accès de Smartsupp dans le Centre d'administration Microsoft Entra (Entra ID → Applications d'entreprise → Toutes les applications → Smartsupp). Il peut soit révoquer les autorisations accordées, soit supprimer complètement l'application Smartsupp de votre organisation.
Étape 3. Si vous souhaitez utiliser à nouveau l'intégration, connectez Outlook dans Smartsupp comme décrit ci-dessus. Votre administrateur sera invité à approuver à nouveau l'accès.
💡 Conseil : Microsoft renomme parfois les éléments du centre d'administration Entra. Pour connaître les étapes actuelles, consultez les guides officiels de Microsoft : Examiner les autorisations accordées aux applications d'entreprise et Supprimer une application d'entreprise.
Connecter Seznam
Pour Seznam (et quelques fournisseurs similaires figurant dans la liste), vous vous connectez avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de messagerie directement dans le formulaire d'intégration.
Étape 1. Sélectionnez Seznam dans la liste des fournisseurs.
Étape 2. Saisissez votre adresse email, votre identifiant de connexion et votre mot de passe. Vous pouvez également ajouter un nom d'expéditeur qui apparaîtra dans vos réponses.
Étape 3. Cliquez sur Terminer pour enregistrer.
Remarque : Vos identifiants sont transmis de manière sécurisée à votre fournisseur de messagerie et ne sont ni stockés ni visibles dans Smartsupp.
Connecter d'autres fournisseurs de messagerie
Vous avez une boîte de réception chez un autre fournisseur ? Vous pouvez tout de même la connecter via SMTP/IMAP. Chaque fournisseur publie ses propres paramètres de serveur — généralement sur une page d'aide ou par l'intermédiaire de son équipe d'assistance. Vous trouverez ci-dessous des liens directs vers les paramètres SMTP/IMAP des fournisseurs les plus courants :
Apple Mail (iCloud) — Paramètres du serveur iCloud Mail
Proton Mail — Envoi SMTP Proton
AOL Mail — AOL Mail avec d'autres applications
Zoho Mail — Accès IMAP Zoho
Mail.com — Paramètres du serveur IMAP Mail.com
HubSpot — Messagerie connectée IMAP HubSpot
Étape 1. Dans Smartsupp, ouvrez Paramètres → Canaux et cliquez sur Connecter à côté de l'option Intégration email. Vous pouvez également lancer la procédure directement depuis la boîte de réception Smartsupp.
Étape 2. Renseignez les informations SMTP et IMAP indiquées dans la documentation de votre fournisseur, puis cliquez sur Continuer.
Étape 3. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe de messagerie, puis cliquez sur Terminer. L'intégration est désormais prête à être utilisée.
Reconnecter une adresse email
Une adresse email ne peut appartenir qu'à un seul canal email actif à la fois. Si vous souhaitez reconnecter une adresse avec un autre fournisseur — par exemple passer d'IMAP à Outlook ou Gmail — supprimez d'abord le canal email existant, puis connectez à nouveau l'adresse.
Lorsque vous reconnectez la même adresse, quel que soit le fournisseur, le canal d'origine est restauré avec son historique de conversations ; seul le type de canal affiché dans la liste peut changer.
💡 L'erreur "L'email est déjà utilisé" s'affiche ? L'adresse est toujours active sur un autre canal, généralement sur ce compte Smartsupp ou sur un autre. Supprimez d'abord l'adresse du canal auquel elle est connectée, puis réessayez. Vous ne trouvez pas où elle est utilisée ? Contactez notre assistance et nous vous aiderons à la libérer.
Gérer les emails
Une fois votre boîte de réception connectée, vous pouvez gérer les emails directement dans votre boîte de réception Smartsupp — et pas seulement y répondre :
Répondre, mettre en CC et transférer — répondez aux emails, ajoutez des destinataires en CC et transférez des messages à vos collègues, le tout depuis la vue de la conversation.
Créer de nouveaux emails — rédigez et envoyez de nouveaux emails, et pas uniquement des réponses aux fils existants.
Saisie semi-automatique des adresses — lorsque vous saisissez un destinataire, Smartsupp suggère les contacts correspondants (nom et email) pour gagner du temps et éviter les fautes de frappe.
Et ensuite ?
Intégration Facebook — connectez Messenger pour que les chats de vos clients arrivent dans votre boîte de réception Smartsupp.
Intégration WhatsApp — regroupez les conversations WhatsApp Business dans le même tableau de bord.
Signature email — configurez une signature personnelle ajoutée automatiquement à chaque réponse par email.
Catégories de la boîte de réception — gardez vos emails, chats et autres canaux organisés à mesure que le nombre de conversations augmente.
💡 Besoin d'aide supplémentaire ? Contactez notre Équipe d'assistance — nous serons ravis de vous aider !