Αν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία συλλογής επαφών του Flow σας (πρώην chatbots), πρέπει να λάβετε τη συγκατάθεση των επισκεπτών για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη ρύθμιση της συλλογής επαφών, ώστε το Flow σας να παραμένει σύμφωνο με τους ισχύοντες κανονισμούς της ΕΕ για την προστασία της ιδιωτικότητας.
💡 Σχετικός οδηγός: Για αναλυτική καθοδήγηση σχετικά με τη λειτουργία συλλογής επαφών, δείτε το άρθρο μας Leadgen Flow .
Χωρίσαμε αυτό το άρθρο σε πέντε ενότητες:
Ποιος είναι υπεύθυνος για τι
Σύμφωνα με τον GDPR, υπάρχουν δύο διακριτοί ρόλοι:
Υπεύθυνος επεξεργασίας — καθορίζει πώς και γιατί γίνεται η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.
Εκτελών την επεξεργασία — επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας, ακολουθώντας τις οδηγίες του.
Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αυτόματης συλλογής επαφών ενός Flow του Smartsupp, γίνεστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εσείς αποφασίζετε ποια δεδομένα συλλέγονται και πώς γίνεται η διαχείρισή τους, και αναλαμβάνετε τις νομικές υποχρεώσεις που συνεπάγεται η προστασία τους. Το Smartsupp ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία — επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα βάσει των οδηγιών σας, αλλά δεν αποφασίζουμε τι συλλέγεται ή πώς χρησιμοποιείται.
💡 Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική σας ομάδα κατανοεί ποιες νομικές υποχρεώσεις βαρύνουν εσάς ως υπεύθυνο επεξεργασίας — η διαχείριση της συγκατάθεσης, οι κανόνες διατήρησης δεδομένων και η ανταπόκριση στα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων αποτελούν δική σας ευθύνη.
Απαίτηση συγκατάθεσης
Η λειτουργία συλλογής επαφών του Flow περιλαμβάνει μια ενσωματωμένη επιλογή ώστε να απαιτείται η συγκατάθεση του επισκέπτη πριν από την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων. Όταν είναι ενεργοποιημένη, το Flow ζητά πρώτα από τον επισκέπτη να δώσει τη συγκατάθεσή του — μόνο τότε προχωρά στη συλλογή στοιχείων επικοινωνίας. Στο εργαλείο δημιουργίας Flow, ανοίξτε την ενότητα Απόρρητο δεδομένων του κόμβου συλλογής επαφών και ενεργοποιήστε την επιλογή Απαίτηση συγκατάθεσης για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (1) — στη συνέχεια μπορείτε να επεξεργαστείτε το Μήνυμα (2) συγκατάθεσης και να προσθέσετε έναν Σύνδεσμο προς την ενημέρωση για το απόρρητο δεδομένων (3).
Η απόφαση του επισκέπτη σχετικά με τη συγκατάθεση αποθηκεύεται απευθείας στο προφίλ του επισκέπτη. Έτσι έχετε μια σαφή επισκόπηση των επαφών που έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους και εκείνων που δεν την έχουν δώσει. Αν ένας επισκέπτης αρνηθεί, το Flow σταματά το σενάριο συλλογής.
⚠️ Σημαντικό: Ενεργοποιείτε πάντα το αίτημα συγκατάθεσης πριν θέσετε σε λειτουργία ένα Flow συλλογής επαφών. Η συλλογή προσωπικών δεδομένων χωρίς ρητή συγκατάθεση παραβιάζει τον GDPR και μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα.
Επικοινωνία με τις επαφές που συλλέχθηκαν
Μόλις ξεκινήσετε τη συλλογή επαφών, είναι κρίσιμο οι επικοινωνίες μάρκετινγκ που στέλνετε να απευθύνονται μόνο σε επαφές που έδωσαν τη συγκατάθεσή τους. Η επικοινωνία με άτομα που δεν έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους — ή που την αρνήθηκαν ρητά — αποτελεί άμεση παραβίαση του GDPR.
Στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp μπορείτε να φιλτράρετε τις επαφές βάσει της κατάστασης συγκατάθεσής τους, ώστε να δημιουργείτε εύκολα μια καθαρή λίστα μάρκετινγκ που περιλαμβάνει μόνο άτομα που έχουν συναινέσει.
💡 Συμβουλή: Ελέγχετε τακτικά τη λίστα επαφών σας και αφαιρείτε επαφές που ανακάλεσαν τη συγκατάθεσή τους ή για τις οποίες δεν έχετε πλέον νόμιμο λόγο διατήρησης. Η ελαχιστοποίηση των δεδομένων αποτελεί βασική αρχή του GDPR.
Σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου
Όταν ζητάτε συγκατάθεση μέσα στο Flow, συνιστούμε ανεπιφύλακτα να συμπεριλάβετε έναν απευθείας σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου σας. Παρότι το Smartsupp δεν σας επιβάλλει νομικά να δημοσιεύσετε την πολιτική απορρήτου του Flow, ως υπεύθυνος επεξεργασίας εσείς πρέπει να ενημερώνετε τους επισκέπτες για τον τρόπο επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων — και ένας σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου είναι ο απλούστερος τρόπος εκπλήρωσης αυτής της υποχρέωσης.
Αν δεν έχει οριστεί σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου, το Flow χρησιμοποιεί τη γενική ενημέρωση του Smartsupp για τον GDPR, η οποία εξηγεί μόνο τον ρόλο μας ως εκτελούντος την επεξεργασία και τον δικό σας ρόλο ως υπευθύνου επεξεργασίας — δεν μπορεί να περιγράψει τις συγκεκριμένες πρακτικές διαχείρισης δεδομένων που εφαρμόζετε.
💡 Συμβουλή: Η πολιτική απορρήτου σας θα πρέπει να περιγράφει ποια δεδομένα συλλέγετε, γιατί τα συλλέγετε, για πόσο διάστημα τα αποθηκεύετε, με ποιους τα μοιράζεστε και πώς μπορούν οι επισκέπτες να ασκήσουν τα δικαιώματά τους (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή).
Ποια είναι τα επόμενα βήματα;
Leadgen Flow — οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία ενός Flow που συλλέγει δυνητικούς πελάτες.
Flow — πλήρης επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας των Flows και της δημιουργίας ενός Flow.
Ενέργειες Flow — δείτε ποιες ενέργειες μπορεί να εκτελέσει ένα Flow, συμπεριλαμβανομένης της συλλογής επαφών.
Συνθήκες Flow — ελέγξτε πότε, πού και σε ποιους εμφανίζεται το bot.
Συνομιλία Flow — κατανοήστε πώς διαφέρουν οι συνομιλίες Flow από τις κανονικές.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξής μας — θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε! Για συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον GDPR, συνιστούμε να συμβουλευτείτε έναν εξειδικευμένο νομικό σύμβουλο.