Smartsupp bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Konversationsdaten zu exportieren – in ein CRM, ein Helpdesk oder ein anderes System. In diesem Artikel stellen wir sämtliche Exportoptionen vor: vom schnellen PDF eines einzelnen Chats bis zum umfassenden Export per API.
Der Artikel ist in folgende Bereiche gegliedert:
💡 Neu: Sie können jetzt Webhooks direkt unter Einstellungen → Webhooks anlegen und verwalten. Details finden Sie im Artikel Webhooks – Smartsupp mit Make, n8n und weiteren Tools verbinden.
Konversation als PDF exportieren
Um eine einzelne Konversation aus Ihrem Verlauf abzuspeichern, öffnen Sie diese und klicken Sie auf den Button Als PDF exportieren. Diese Option steht in jedem Paket zur Verfügung.
Verlauf als XML exportieren
Verfügbar in: den Paketen EXPERT und ULTIMATE (früher: PRO). Sie müssen uns hierfür nicht kontaktieren, die Funktion steht direkt in Ihrem Dashboard bereit.
Sie können Ihren Gesprächsverlauf im XML-Format exportieren. Öffnen Sie das Dashboard, wechseln Sie auf den Tab Gelöste Konversationen und klicken Sie auf Exportieren, um alle Konversationen zu exportieren. Möchten Sie einen bestimmten Zeitraum wählen, klicken Sie auf das Kalendersymbol, wählen Sie die gewünschte Zeitspanne aus und klicken Sie erneut auf Exportieren. Der fertige Export wird an die E-Mail-Adresse versendet, mit der Sie sich im Dashboard anmelden.
Auch KI-Konversationen exportieren: Gespräche, die Mira KI bearbeitet hat, lassen sich auf dieselbe Weise als XML-Datei an Ihre Login-E-Mail-Adresse exportieren. Die exportierte XML-Datei eignet sich bestens für die Auswertung Ihrer KI-Konversationen, zum Beispiel im Zusammenspiel mit einem LLM.
Hinweis: Gespräche, die gerade von Mira KI oder über einen Flow bearbeitet werden, sind weder im Export noch in der Konversationssuche sichtbar. Sie erscheinen dort, sobald ein Agent das Gespräch übernimmt oder es abgeschlossen wurde.
Transkripte per E-Mail in Ihr System senden
Verfügbar in: den Paketen EXPERT und ULTIMATE (früher: PRO). Sie müssen uns hierfür nicht kontaktieren, die Funktion steht direkt in Ihrem Dashboard bereit.
Hat Ihr CRM oder Helpdesk eine eigene E-Mail-Adresse, können wir abgeschlossene Chat-Gespräche inklusive Besucherinformationen automatisch dorthin weiterleiten. Teilen Sie uns einfach die gewünschte E-Mail-Adresse mit – wir übernehmen die Einrichtung für Sie.
API-Export
Verfügbar in: den Paketen PLUS, EXPERT und ULTIMATE (früher: PRO). Ihren API-Token können Sie selbst unter Einstellungen → API-Tokens generieren. Kontaktieren Sie uns hierfür nicht.
Für maximale Flexibilität können Sie die Rohdaten auf Ihren eigenen Server exportieren und dort per Skript verarbeiten – z. B., um bestimmte E-Mail-Adressen auszuschließen – und das Ergebnis anschließend in Ihr System importieren. Dafür sind technische Anpassungen auf Ihrer Seite nötig (geschätzt ein paar Stunden Entwicklerarbeit). Geben Sie diesen Link bitte direkt an Ihre Entwickler weiter:
Nächste Schritte
Export zu Fremdsystemen – Echtzeit-JSON-Export via POST-Hook.
Inbox – Allgemeine Einstellungen – Kategorien, Channels, Benachrichtigungen und Filteroptionen.
Inbox – Kategorien – wie offene, gelöste und Channels+ organisiert sind.
💡 Sie wünschen persönliche Unterstützung? Kontaktieren Sie jederzeit unser Support-Team – wir helfen Ihnen gerne weiter!