Vergessen Sie das ständige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tabs, um Kunden-E-Mails zu beantworten. Mit der Smartsupp E-Mail-Integration landet jede eingehende E-Mail direkt in Ihrer Smartsupp Inbox – gemeinsam mit Ihren Chat-Conversations – und Sie können direkt von dort antworten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Gmail, Seznam oder beliebige andere Anbieter über SMTP/IMAP verbinden.
Der Artikel ist in folgende Bereiche gegliedert:
E-Mail-Integration Übersicht
Die E-Mail-Integration ermöglicht es Ihnen, E-Mails direkt aus Ihrer Smartsupp Inbox zu empfangen und zu beantworten – ganz ohne zwischendurch zu Gmail, Seznam oder anderen Webmail-Diensten wechseln zu müssen. Jede eingehende E-Mail öffnet eine neue Conversation in Smartsupp; sämtliche Antworten bleiben im selben Thread gruppiert.
Das sollten Sie vor dem Start wissen:
Verfügbar für alle aktiven Agent in Ihrem Konto.
Sie können mehrere E-Mail-Anbieter gleichzeitig verbinden.
Jeder Agent sieht den Betreff und kann Dateien anhängen oder herunterladen.
Die Synchronisation startet ab dem Zeitpunkt der Integration – ältere E-Mails werden nicht nachträglich zu Smartsupp geladen.
Tipp: Jeder Agent kann eine persönliche E-Mail-Signatur hinterlegen, die automatisch zu jeder Antwort hinzugefügt wird. So konfigurieren Sie sie.
Öffnen Sie Einstellungen → Channels und klicken Sie bei der E-Mail-Integration auf Verbinden. Sie können auf diese Funktion auch direkt über Ihre Inbox zugreifen.
Gmail verbinden
Für Gmail wird Googles sichere OAuth-Anmeldung verwendet – Sie müssen Ihr Passwort nicht in Smartsupp eingeben.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieter-Liste Gmail. Sie werden zum Google-Anmeldebildschirm weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie die Gmail-Adresse, die Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich mit einem anderen Konto an) und bestätigen Sie alle Sicherheitsabfragen von Google.
Schritt 3. Gewähren Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Smartsupp E-Mails in Ihrem Namen lesen und senden kann.
Schritt 4. Nach Abschluss der Autorisierung werden Sie zu Ihrem Smartsupp Dashboard zurückgeleitet – Gmail ist jetzt verbunden.
Hinweis: Die Autorisierung erfolgt ausschließlich bei Google – Ihre Gmail-Zugangsdaten sind für Smartsupp weder sichtbar noch gespeichert.
Outlook verbinden
Outlook verwendet das sichere OAuth-Login von Microsoft, Sie müssen Ihr Passwort nie in Smartsupp eingeben.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieter-Liste Outlook. Sie werden zum Microsoft-Anmeldebildschirm weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie das Microsoft Konto, das Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich mit einem anderen an), und bestätigen Sie alle Sicherheitsabfragen.
Schritt 3. Erteilen Sie Smartsupp die angeforderten Berechtigungen, damit E-Mails in Ihrem Namen gelesen und gesendet werden können.
Schritt 4. Nach Abschluss der Autorisierung werden Sie zum Smartsupp Dashboard zurückgeleitet – Outlook ist jetzt verbunden.
Hinweis: Verwenden Sie ein Microsoft 365-Unternehmens- oder Schulkonto? Ihr IT-Administrator muss den Zugriff auf Smartsupp möglicherweise zuerst genehmigen. Erscheint bei der Anmeldung die Meldung „Genehmigung erforderlich“, wenden Sie sich an Ihren Admin, damit er den Zugriff für Ihre Organisation ermöglicht.
Microsoft 365 Shared Mailboxen
Ein Shared Mailbox (beispielsweise info@company.com) kann nicht direkt verbunden werden. Die Outlook-Integration verbindet immer das Postfach des Kontos, das sich während der Autorisierung anmeldet – es gibt keine Option, ein Shared Mailbox auszuwählen, und die Berechtigungen Vollzugriff oder Senden als werden nicht verwendet.
⚠️ Hinweis: Wenn ein Benutzer, der Zugriff auf das Shared Mailbox hat, sein Konto verbindet, wird nur sein persönliches Postfach synchronisiert – nicht das Shared Mailbox.
Um eine Adresse wie info@company.com zu verbinden, muss sie zuerst in ein reguläres Benutzerpostfach mit eigenem Login umgewandelt werden:
Stellen Sie in Ihrer Microsoft 365-Verwaltung (Exchange Admin Center) das Shared Mailbox als reguläres Benutzerpostfach mit eigenem Login ein – es benötigt dann eine Lizenz. Alternativ richten Sie ein neues, dediziertes Konto für die Adresse ein.
Sichern Sie das Konto mit einem sicheren Passwort und Multi-Faktor-Authentifizierung.
Verbinden Sie Outlook in Smartsupp (siehe oben) und melden Sie sich für die Autorisierung mit diesem Konto an.
Von nun an wird nur noch dieses Postfach mit Smartsupp synchronisiert – kein persönliches Postfach ist beteiligt.
Smartsupp-Zugriff in Microsoft 365 entfernen oder zurücksetzen
Wenn Sie ein Microsoft-Unternehmens- oder Schulkonto nutzen, kann Ihr IT-Administrator den Smartsupp-Zugriff für Ihre Organisation prüfen oder entfernen. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Outlook-Integration nicht mehr nutzen oder die Verbindung nochmal von vorne einrichten möchten.
Schritt 1. Löschen Sie in Smartsupp den Outlook-E-Mail-Kanal im Einstellungen → Channels.
Schritt 2. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, den Smartsupp-Zugriff im Microsoft Entra Admin Center (Entra ID → Unternehmensanwendungen → Alle Anwendungen → Smartsupp) zu entfernen. Entweder können die vergebenen Berechtigungen widerrufen oder die Smartsupp-Anwendung vollständig gelöscht werden.
Schritt 3. Wenn Sie die Integration wieder nutzen möchten, verbinden Sie Outlook in Smartsupp wie oben beschrieben erneut. Der Administrator muss den Zugriff daraufhin erneut genehmigen.
💡 Tipp: Microsoft benennt Bereiche im Entra Admin Center gelegentlich um. Für die aktuellen Schritte beachten Sie bitte die offiziellen Microsoft-Anleitungen: Berechtigungen für Unternehmensanwendungen prüfen und Unternehmensanwendung löschen.
Seznam verbinden
Für Seznam (und vergleichbare Anbieter aus der Liste) melden Sie sich mit Ihrem E-Mail-Benutzernamen und Passwort direkt im Integrationsformular an.
Schritt 1. Wählen Sie Seznam in der Anbieter-Liste.
Schritt 2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Benutzernamen und das Passwort ein. Optional können Sie einen Absendernamen angeben, der in Ihren Antworten erscheint.
Schritt 3. Klicken Sie auf Fertigstellen um zu speichern.
Hinweis: Ihre Zugangsdaten werden sicher an Ihren E-Mail-Anbieter weitergegeben und sind in Smartsupp weder gespeichert noch sichtbar.
Andere E-Mail-Anbieter verbinden
Sie haben ein Postfach bei einem anderen Anbieter? Sie können es trotzdem ganz einfach über SMTP/IMAP verbinden. Jeder Anbieter stellt seine eigenen Serverdaten bereit – meist auf einer Hilfeseite oder über den Support. Nachfolgend finden Sie Direktlinks zu den SMTP/IMAP-Einstellungen der gängigsten Anbieter:
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail Serverdaten
Proton Mail — Proton SMTP Submission
AOL Mail — AOL Mail mit anderen Apps
Zoho Mail — Zoho IMAP Zugang
GMX — GMX IMAP Serverdaten
Mail.com — Mail.com IMAP Serverdaten
HubSpot — HubSpot Verbundene E-Mail IMAP
Schritt 1. Öffnen Sie in Smartsupp Einstellungen → Channels und klicken Sie bei der E-Mail-Integration auf Verbinden. Alternativ können Sie den Vorgang direkt aus Ihrer Smartsupp Inbox starten.
Schritt 2. Tragen Sie die SMTP- und IMAP-Daten aus der Dokumentation Ihres Anbieters ein, und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3. Geben Sie Ihren E-Mail-Benutzernamen und das Passwort ein und klicken Sie auf Fertigstellen. Die Integration ist jetzt einsatzbereit.
E-Mail-Adresse erneut verbinden
Eine E-Mail-Adresse kann immer nur einem aktiven E-Mail-Kanal zugeordnet werden. Möchten Sie eine Adresse unter einem anderen Anbieter – etwa von IMAP zu Outlook oder Gmail – verbinden, löschen Sie den bestehenden Kanal zuerst und verbinden Sie die Adresse dann erneut.
Wenn Sie dieselbe Adresse erneut – bei welchem Anbieter auch immer – verbinden, wird der ursprüngliche Channel inklusive seinem History wiederhergestellt; nur der Channel-Typ in der Liste kann sich ändern.
💡 Fehlermeldung "E-Mail wird verwendet"? Die Adresse ist noch in einem anderen Channel aktiv, meist in diesem oder einem anderen Smartsupp Konto. Löschen Sie die Adresse zuerst aus dem Channel, in dem sie verbunden ist, dann versuchen Sie es erneut. Können Sie den Verknüpfungsort nicht finden? Kontaktieren Sie unser Support Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.
Mit E-Mails arbeiten
Sobald Ihr Postfach verbunden ist, können Sie E-Mails direkt in Ihrer Smartsupp Inbox bearbeiten – und noch mehr als nur Antworten senden:
Antworten, CC und Weiterleiten – Beantworten Sie E-Mails, fügen Sie Empfänger in CC hinzu und leiten Sie Nachrichten an Kollegen weiter, alles direkt in der jeweiligen Conversation.
Neue E-Mails verfassen – Erstellen und senden Sie ganz neue E-Mails, nicht nur Antworten auf bestehende Threads.
Adress-Autovervollständigung – Während Sie eine Adresse eingeben, schlägt Smartsupp passende Kontakte (Name und E-Mail) vor, um Zeit zu sparen und Tippfehler zu vermeiden.
Wie geht es weiter?
Facebook Integration – Verbinden Sie Messenger, damit Chat-Anfragen im Smartsupp Inbox ankommen.
WhatsApp Integration – Holen Sie WhatsApp Business Conversations in dasselbe Dashboard.
E-Mail-Signatur – Legen Sie eine persönliche Signatur an, die automatisch zu jeder E-Mail-Antwort hinzugefügt wird.
Inbox-Kategorien – Halten Sie E-Mail-, Chat- und andere Kanäle organisiert, während das Conversations Volume wächst.
Instagram Integration – Beantworten Sie Instagram DMs im selben Inbox wie Ihre anderen Channels.
💡 Brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support Team – wir sind gerne für Sie da!