Wechseln Sie nicht länger zwischen Tabs, um Kunden-E-Mails zu bearbeiten. Mit der E-Mail-Integration von Smartsupp landet jede eingehende Nachricht neben den Chat-Konversationen in Ihrer Smartsupp Inbox — und Antworten werden direkt von dort gesendet. Dieser Artikel führt Sie durch die Verbindung von Gmail, Seznam und beliebigen anderen Anbietern über SMTP/IMAP.
Wir haben den Artikel in mehrere Abschnitte unterteilt:
Überblick über die E-Mail-Integration
Mit der E-Mail-Integration können Sie E-Mails direkt in Ihrer Smartsupp Inbox empfangen und beantworten — ohne zwischen Gmail, Seznam oder anderen Webmail-Diensten wechseln zu müssen. Jede neue E-Mail erstellt eine neue Konversation in Smartsupp; Antworten bleiben im selben Nachrichtenverlauf zusammengefasst.
Das sollten Sie vor dem Start wissen:
Verfügbar für alle aktiven Operatoren in Ihrem Konto.
Sie können mehrere E-Mail-Anbieter gleichzeitig verbinden.
Jeder Operator sieht den E-Mail-Betreff und kann Dateien anhängen oder herunterladen.
Die Synchronisierung beginnt ab dem Zeitpunkt der Integration — ältere E-Mails werden nicht in Smartsupp übernommen.
Tipp: Jeder Operator kann eine persönliche E-Mail-Signatur einrichten, die automatisch zu jeder Antwort hinzugefügt wird. Erfahren Sie, wie Sie sie konfigurieren.
Öffnen Sie zunächst Einstellungen → Channels und klicken Sie auf Verbinden neben E-Mail-Integration. Sie können diese Funktion auch über den Link in Ihrer Inbox aufrufen.
Gmail verbinden
Gmail verwendet das sichere OAuth-Verfahren von Google, sodass Sie Ihr Passwort nicht in Smartsupp eingeben.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieterliste Gmail. Sie werden zur Anmeldeseite von Google weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie die Gmail-Adresse aus, die Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich mit einem anderen Konto an), und bestätigen Sie alle Sicherheitsabfragen, die Google Ihnen anzeigt.
Schritt 3. Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Smartsupp E-Mails in Ihrem Namen lesen und senden kann.
Schritt 4. Sobald die Autorisierung abgeschlossen ist, werden Sie zurück zu Ihrem Smartsupp dashboard geleitet — Gmail ist jetzt verbunden.
Hinweis: Die Autorisierung erfolgt vollständig auf der Seite von Google — Ihre Gmail-Zugangsdaten sind für Smartsupp niemals sichtbar und werden von Smartsupp nicht gespeichert.
Outlook verbinden
Outlook verwendet die sichere OAuth-Anmeldung von Microsoft, sodass Sie Ihr Passwort niemals in Smartsupp eingeben.
Schritt 1. Wählen Sie in der Anbieterliste Outlook. Sie werden zur Anmeldeseite von Microsoft weitergeleitet.
Schritt 2. Wählen Sie das Microsoft-Konto aus, das Sie verbinden möchten (oder melden Sie sich mit einem anderen Konto an), und bestätigen Sie alle Sicherheitsabfragen, die Microsoft Ihnen anzeigt.
Schritt 3. Erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Smartsupp E-Mails in Ihrem Namen lesen und senden kann.
Schritt 4. Sobald die Autorisierung abgeschlossen ist, werden Sie zurück zu Ihrem Smartsupp dashboard geleitet — Outlook ist jetzt verbunden.
Hinweis: Verwenden Sie ein Microsoft-Geschäfts- oder Schulkonto (Microsoft 365)? Möglicherweise muss Ihr IT-Administrator den Zugriff von Smartsupp zuerst genehmigen. Wenn während der Anmeldung die Meldung „Genehmigung erforderlich“ erscheint, bitten Sie Ihren Administrator, den Zugriff für Ihre Organisation zu gewähren.
Freigegebene Postfächer in Microsoft 365
Ein freigegebenes Postfach (zum Beispiel info@company.com) kann nicht direkt verbunden werden. Bei der Verbindung mit Outlook wird immer das Postfach des Kontos verbunden, das sich während der Autorisierung anmeldet — es gibt keine Möglichkeit, ein freigegebenes Postfach auszuwählen, und die Integration verwendet nicht die Berechtigungen Vollzugriff oder Senden als .
⚠️ Hinweis: Wenn ein Benutzer, der Zugriff auf das freigegebene Postfach hat, sein Konto verbindet, wird sein persönliches Postfach synchronisiert — nicht das freigegebene.
Um eine Adresse wie info@company.comzu verbinden, wandeln Sie sie zunächst in ein reguläres Postfach um:
Wandeln Sie in Ihrer Microsoft 365-Verwaltung (Exchange Admin Center) das freigegebene Postfach in ein reguläres Benutzerpostfach mit eigener Anmeldung um — das Postfach benötigt dann eine Lizenz. Alternativ können Sie ein neues, eigens für diese Adresse vorgesehenes Konto erstellen.
Sichern Sie das Konto mit einem starken Passwort und Multi-Faktor-Authentifizierung.
Verbinden Sie Outlook in Smartsupp (siehe Schritte oben) und melden Sie sich während der Autorisierung mit diesem Konto an.
Von da an wird nur dieses Postfach mit Smartsupp synchronisiert — kein persönliches Postfach ist beteiligt.
Den Zugriff von Smartsupp in Microsoft 365 entfernen oder zurücksetzen
Wenn Sie ein Microsoft-Geschäfts- oder Schulkonto verwenden, kann Ihr IT-Administrator den Zugriff prüfen oder entfernen, der Smartsupp in Ihrer Organisation gewährt wurde. Das ist hilfreich, wenn Sie die Outlook-Integration nicht mehr verwenden oder die Verbindung von Grund auf neu einrichten möchten.
Schritt 1. Löschen Sie in Smartsupp den Outlook-E-Mail-Kanal unter Einstellungen → Channels.
Schritt 2. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, den Zugriff von Smartsupp im Microsoft Entra Admin Center (Entra ID → Unternehmensanwendungen → Alle Anwendungen → Smartsupp) zu entfernen. Er kann entweder die erteilten Berechtigungen widerrufen oder die Smartsupp-Anwendung vollständig aus Ihrer Organisation löschen.
Schritt 3. Wenn Sie die Integration erneut verwenden möchten, verbinden Sie Outlook in Smartsupp wie oben beschrieben. Ihr Administrator wird erneut aufgefordert, den Zugriff zu genehmigen.
💡 Tipp: Microsoft benennt gelegentlich Elemente im Entra Admin Center um. Die aktuellen Schritte finden Sie in den offiziellen Anleitungen von Microsoft: Berechtigungen prüfen, die Unternehmensanwendungen erteilt wurden und Eine Unternehmensanwendung löschen.
Seznam verbinden
Bei Seznam (und einigen ähnlichen Anbietern in der Liste) melden Sie sich mit Ihrem E-Mail-Benutzernamen und Passwort direkt im Integrationsformular an.
Schritt 1. Wählen Sie Seznam aus der Anbieterliste.
Schritt 2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort ein. Optional können Sie einen Absendernamen hinzufügen, der in Ihren Antworten angezeigt wird.
Schritt 3. Klicken Sie auf Abschließen zum Speichern.
Hinweis: Ihre Zugangsdaten werden sicher an Ihren E-Mail-Anbieter übertragen und werden in Smartsupp nicht gespeichert und sind dort nicht sichtbar.
Andere E-Mail-Anbieter verbinden
Haben Sie ein Postfach bei einem anderen Anbieter? Sie können es dennoch verbinden, und zwar über SMTP/IMAP. Jeder Anbieter veröffentlicht seine eigenen Servereinstellungen — meist auf einer Hilfeseite oder über sein Support-Team. Nachfolgend finden Sie direkte Links zu den SMTP/IMAP-Einstellungen der gängigsten Anbieter:
Apple Mail (iCloud) — Servereinstellungen für iCloud Mail
Proton Mail — SMTP-Versand mit Proton
AOL Mail — AOL Mail mit anderen Apps
Zoho Mail — IMAP-Zugriff für Zoho
Mail.com — IMAP-Servereinstellungen für Mail.com
Schritt 1. Öffnen Sie in Smartsupp Einstellungen → Channels und klicken Sie auf Verbinden neben E-Mail-Integration. Sie können den Vorgang auch direkt aus der Smartsupp Inbox starten.
Schritt 2. Geben Sie die SMTP- und IMAP-Daten aus der Dokumentation Ihres Anbieters ein und klicken Sie dann auf Weiter.
Schritt 3. Geben Sie Ihren E-Mail-Anmeldenamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf Abschließen. Die Integration ist jetzt einsatzbereit.
Eine E-Mail-Adresse erneut verbinden
Eine E-Mail-Adresse kann jeweils nur einem aktiven E-Mail-Kanal zugeordnet sein. Wenn Sie eine Adresse über einen anderen Anbieter erneut verbinden möchten — zum Beispiel von IMAP zu Outlook oder Gmail wechseln — löschen Sie zunächst den bestehenden E-Mail-Kanal und verbinden Sie die Adresse anschließend erneut.
Wenn Sie dieselbe Adresse erneut verbinden, wird unabhängig vom Anbieter der ursprüngliche Kanal einschließlich seines Konversationsverlaufs wiederhergestellt; lediglich der in der Liste angezeigte Kanaltyp kann sich ändern.
💡 Wird der Fehler „E-Mail wird bereits verwendet“ angezeigt? Die Adresse ist noch in einem anderen Kanal aktiv, meist in diesem oder einem anderen Smartsupp-Konto. Löschen Sie die Adresse zunächst aus dem Kanal, mit dem sie verbunden ist, und versuchen Sie es dann erneut. Können Sie nicht herausfinden, wo sie verwendet wird? Kontaktieren Sie unseren Support, und wir helfen Ihnen, sie freizugeben.
Mit E-Mails arbeiten
Sobald Ihr Postfach verbunden ist, können Sie E-Mails direkt in Ihrer Smartsupp Inbox bearbeiten — und mehr tun, als nur zu antworten:
Antworten, CC und Weiterleiten — beantworten Sie E-Mails, fügen Sie Empfänger in CC hinzu und leiten Sie Nachrichten an Kollegen weiter, alles direkt aus der Konversationsansicht.
Neue E-Mails verfassen — verfassen und senden Sie ganz neue ausgehende E-Mails, nicht nur Antworten auf bestehende Nachrichtenverläufe.
Automatische Adressvervollständigung — während Sie einen Empfänger eingeben, schlägt Smartsupp passende Kontakte (Name und E-Mail-Adresse) vor, um Zeit zu sparen und Tippfehler zu vermeiden.
Wie geht es weiter?
Facebook-Integration — verbinden Sie Messenger, damit Kunden-Chats in Ihrer Smartsupp Inbox landen.
WhatsApp-Integration — bringen Sie WhatsApp Business-Konversationen in dasselbe dashboard.
E-Mail-Signatur — richten Sie eine persönliche Signatur ein, die automatisch zu jeder E-Mail-Antwort hinzugefügt wird.
Inbox-Kategorien — behalten Sie bei zunehmender Zahl von Konversationen die Übersicht über E-Mails, Chats und andere Kanäle.
💡 Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team — wir helfen Ihnen gerne!