Skončete s neustálým přepínáním mezi záložkami při vyřizování e-mailů od zákazníků. Díky e-mailové integraci od Smartsuppu přistávají všechny příchozí zprávy přímo ve vaší schránce Smartsupp vedle chatových konverzací — a odpovědi posíláte ze stejného místa. V tomto článku vás provedeme připojením Gmailu, Seznamu a libovolného dalšího poskytovatele přes SMTP/IMAP.
Článek jsme rozdělili do několika sekcí:
Přehled e-mailové integrace
E-mailová integrace umožňuje přijímat a odpovídat na e-maily přímo ze schránky Smartsupp — žádné přeskakování mezi Gmailem, Seznamem nebo jiným webmailem. Každý nový e-mail vytvoří novou konverzaci ve Smartsuppu; odpovědi zůstávají seskupené ve stejném vlákně.
Co je dobré vědět, než začnete:
Funkce je dostupná všem aktivním operátorům ve vašem účtu.
Můžete propojit více poskytovatelů e-mailu současně.
Každý operátor vidí předmět e-mailu a může přikládat i stahovat soubory.
Synchronizace začíná od okamžiku propojení — starší e-maily se do Smartsuppu nestahují.
Tip: Každý operátor si může nastavit osobní e-mailový podpis, který se automaticky přidává ke každé odpovědi. Jak ho nastavit.
Pro začátek otevřete Nastavení → Kanály a vedle E-mailové integrace klikněte na Připojit. Stejnou cestu najdete i jako odkaz přímo ve schránce.
Připojení Gmailu
Gmail využívá zabezpečenou autorizaci OAuth od Googlu, takže své heslo do Smartsuppu nikam nezadáváte.
Krok 1. V seznamu poskytovatelů vyberte Gmail. Budete přesměrováni na přihlašovací obrazovku Googlu.
Krok 2. Vyberte e-mailovou adresu, kterou chcete propojit (nebo se přihlaste do jiného účtu), a potvrďte případné bezpečnostní výzvy od Googlu.
Krok 3. Udělte požadovaná oprávnění, aby Smartsupp mohl číst a posílat e-maily vaším jménem.
Krok 4. Po dokončení autorizace vás Google vrátí zpět do dashboardu Smartsupp — Gmail je propojen.
Poznámka: Autorizace probíhá výhradně na straně Googlu — vaše přihlašovací údaje k Gmailu nejsou pro Smartsupp viditelné ani u nás nikde uložené.
Připojení Outlooku
Outlook používá bezpečné přihlášení přes Microsoft OAuth, takže do Smartsuppu nezadáváte heslo.
Krok 1. V seznamu poskytovatelů vyberte Outlook. Budete přesměrováni na přihlašovací obrazovku Microsoftu.
Krok 2. Vyberte účet Microsoft, který chcete připojit (nebo se přihlaste jiným), a potvrďte případné bezpečnostní výzvy.
Krok 3. Udělte požadovaná oprávnění, aby Smartsupp mohl číst a odesílat e-maily vaším jménem.
Krok 4. Po dokončení autorizace budete přesměrováni zpět do Smartsupp dashboardu — Outlook je teď připojený.
Poznámka: Používáte firemní nebo školní účet Microsoft (Microsoft 365)? Váš IT administrátor možná musí nejdřív schválit přístup Smartsuppu. Pokud při přihlášení uvidíte hlášku „Approval required", požádejte administrátora o schválení přístupu pro vaši organizaci.
Sdílené schránky Microsoft 365
Sdílenou schránku (například info@firma.cz) nelze připojit přímo. Outlook integrace vždy připojí schránku účtu, který se při autorizaci přihlásí — sdílenou schránku není při autorizaci možné zvolit a integrace nevyužívá oprávnění Full Access ani Send As.
⚠️ Poznámka: Pokud připojení provede uživatel, který má ke sdílené schránce přístup, synchronizuje se jeho osobní schránka — ne ta sdílená.
Pokud chcete připojit adresu typu info@firma.cz, převeďte ji nejdřív na běžnou schránku:
Ve správě Microsoft 365 (Exchange admin centrum) převeďte sdílenou schránku na běžnou uživatelskou schránku s vlastními přihlašovacími údaji — schránka pak potřebuje licenci. Případně pro tuto adresu založte nový samostatný účet.
Zabezpečte účet silným heslem a vícefázovým ověřením.
Ve Smartsuppu připojte Outlook (postup výše) a při autorizaci se přihlaste tímto účtem.
Od té chvíle se se Smartsuppem synchronizuje výhradně tato schránka — žádná osobní schránka do ní nevstupuje.
Odebrání nebo obnovení přístupu Smartsuppu v Microsoft 365
Pokud používáte pracovní nebo školní účet Microsoft, váš IT správce může zkontrolovat nebo odebrat přístup, který Smartsupp ve vaší organizaci získal. Hodí se to, když chcete přestat používat integraci Outlooku, nebo když chcete propojení navázat znovu od začátku.
Krok 1. Ve Smartsuppu smažte e-mailový kanál Outlook v Nastavení → Kanály.
Krok 2. Požádejte svého IT správce, aby odebral přístup Smartsuppu v Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Může buď odebrat udělená oprávnění, nebo aplikaci Smartsupp z vaší organizace úplně smazat.
Krok 3. Pokud chcete integraci znovu používat, připojte ve Smartsuppu Outlook podle postupu výše. Váš správce bude znovu požádán o schválení přístupu.
💡 Tip: Microsoft občas přejmenovává položky v Entra admin center. Aktuální postup najdete v oficiálních návodech Microsoftu: Review permissions granted to enterprise applications a Delete an enterprise application.
Připojení Seznamu
U Seznamu (a několika podobných poskytovatelů ze seznamu) se přihlašujete e-mailovým uživatelským jménem a heslem přímo v integračním formuláři.
Krok 1. V seznamu poskytovatelů vyberte Seznam.
Krok 2. Zadejte svou e-mailovou adresu, přihlašovací jméno a heslo. Volitelně přidejte jméno odesílatele, které se objeví ve vašich odpovědích.
Krok 3. Klikněte na Dokončit pro uložení.
Poznámka: Vaše údaje se odesílají bezpečně přímo k poskytovateli e-mailu a Smartsupp je nikde neukládá ani nezobrazuje.
Připojení dalších e-mailových poskytovatelů
Máte schránku u jiného poskytovatele? I tu můžete připojit pomocí SMTP/IMAP. Každý poskytovatel své serverové údaje publikuje veřejně — obvykle na nápovědní stránce nebo přes podporu. Níže najdete přímé odkazy na SMTP/IMAP nastavení nejčastějších poskytovatelů:
Yahoo — SMTP/IMAP nastavení Yahoo Mailu
Apple Mail (iCloud) — Serverové nastavení iCloud Mailu
Proton Mail — SMTP submission Protonu
AOL Mail — AOL Mail v dalších aplikacích
Zoho Mail — IMAP přístup k Zoho
Mail.com — IMAP serverové nastavení Mail.com
HubSpot — IMAP připojeného e-mailu v HubSpotu
Krok 1. Ve Smartsuppu otevřete Nastavení → Kanály a vedle E-mailové integrace klikněte na Připojit. Propojení můžete spustit i přímo ze schránky Smartsupp.
Krok 2. Vyplňte SMTP a IMAP údaje z dokumentace svého poskytovatele a klikněte na Pokračovat.
Krok 3. Zadejte přihlašovací jméno a heslo k e-mailu a klikněte na Dokončit. Integrace je připravená k použití.
Opětovné připojení e-mailové adresy
Jedna e-mailová adresa může patřit vždy jen jednomu aktivnímu e-mailovému kanálu. Pokud chcete adresu připojit pod jiného poskytovatele — například přejít z IMAP na Outlook nebo Gmail — nejdřív stávající e-mailový kanál smažte a poté adresu připojte znovu.
Když stejnou adresu znovu připojíte, pod libovolným poskytovatelem, obnoví se původní kanál včetně historie konverzací; změnit se může jen typ kanálu zobrazený v seznamu.
💡 Vidíte chybu „e-mail se již používá"? Adresa je stále aktivní na jiném kanálu, obvykle na tomto nebo jiném účtu Smartsupp. Nejdřív adresu smažte z kanálu, kde je připojená, a zkuste to znovu. Nemůžete najít, kde se používá? Napište naší podpoře a pomůžeme vám ji uvolnit.
Práce s e-maily
Jakmile máte schránku připojenou, můžete e-maily vyřizovat přímo v Smartsupp inboxu — a nejen na ně odpovídat:
Odpověď, kopie (CC) a přeposlání — odpovídejte na e-maily, přidávejte příjemce do kopie a přeposílejte zprávy kolegům přímo z konverzace.
Nové e-maily — můžete psát a odesílat zcela nové odchozí e-maily, nejen odpovědi na stávající vlákna.
Našeptávání adres — při psaní příjemce vám Smartsupp nabídne odpovídající kontakty (jméno a e-mail), ušetříte čas a vyhnete se překlepům.
Co dál?
Integrace Facebooku — propojte Messenger, ať vám zákaznické zprávy chodí do schránky Smartsupp.
Integrace WhatsAppu — přiveďte konverzace z WhatsApp Business do stejného dashboardu.
E-mailový podpis — nastavte si osobní podpis, který se přidává automaticky ke každé e-mailové odpovědi.
Kategorie schránky — udržujte e-maily, chaty a další kanály přehledně, ať konverzace přibývají v jakémkoli množství.
💡 Potřebujete pomoct? Napište našemu týmu podpory — rádi vám pomůžeme!