Přeskočit na hlavní obsah

E-mailová integrace

Propojte jakoukoli e-mailovou schránku se Smartsupp a odpovídejte na všechny zprávy z jednoho dashboardu — Gmail, Seznam nebo jakýkoli poskytovatel IMAP.

Autor: Michal Jindra

Přestaňte přepínat záložky při vyřizování zákaznických e-mailů. Díky e-mailové integraci Smartsupp každá příchozí zpráva přistane ve vašem Inboxu Smartsupp spolu s chatovými konverzacemi — a odpovědi odešlete rovnou z téhož místa. Tento článek vás provede připojením Gmailu, Seznamu a jakéhokoli jiného poskytovatele přes SMTP/IMAP.

Článek jsme rozdělili do několika sekcí:

Přehled e-mailové integrace

E-mailová integrace vám umožní přijímat a odpovídat na e-maily přímo z Inboxu Smartsupp — žádné přepínání mezi Gmail, Seznam nebo jinými webmaily. Každý nový e-mail vytvoří ve Smartsupp novou konverzaci; odpovědi zůstávají seskupeny ve stejném vlákně.

Základní informace před začátkem:

  • Dostupné všem aktivním agentům ve vašem účtu.

  • Můžete připojit více poskytovatelů e-mailu současně.

  • Každý agent uvidí předmět e-mailu a může přikládat nebo stahovat soubory.

  • Synchronizace začíná od okamžiku integrace — starší e-maily se do Smartsupp nenatahují.

Tip: Každý agent si může nastavit vlastní e-mailový podpis, který se automaticky přidá do každé odpovědi. Podívejte se, jak jej nastavit.

Začněte v Nastavení → Kanály a klikněte na Připojit vedle E-mailové integrace. Dostanete se tam také z odkazu v Inboxu.

Připojit Gmail

Gmail využívá zabezpečené OAuth ověření od Google, takže heslo nezadáváte do Smartsupp.

Krok 1. V seznamu poskytovatelů zvolte Gmail. Budete přesměrováni na přihlašovací obrazovku Google.

Krok 2. Vyberte Gmail adresu, kterou chcete připojit (nebo se přihlaste k jiné) a potvrďte všechny bezpečnostní výzvy od Google.

Krok 3. Udělte požadovaná oprávnění, aby Smartsupp mohl vaším jménem číst a odesílat e-maily.

Krok 4. Po dokončení autorizace budete přesměrováni zpět do dashboardu Smartsupp — Gmail je nyní připojen.

Poznámka: Autorizace probíhá kompletně na straně Google — vaše přihlašovací údaje k Gmailu nejsou nikdy ve Smartsupp viditelné ani ukládány.

Připojit Outlook

Outlook používá zabezpečené přihlašování přes OAuth od Microsoftu, takže heslo nikdy nezadáváte do Smartsupp.

  • Krok 1. V seznamu poskytovatelů zvolte Outlook. Budete přesměrováni na přihlašovací obrazovku Microsoftu.

  • Krok 2. Vyberte účet Microsoft, který chcete připojit (nebo se přihlaste do jiného) a potvrďte všechny bezpečnostní výzvy od Microsoftu.

  • Krok 3. Udělte požadovaná oprávnění, aby Smartsupp mohl vaším jménem číst a odesílat e-maily.

  • Krok 4. Po dokončení autorizace budete přesměrováni zpět do dashboardu Smartsupp — Outlook je nyní připojen.

Poznámka: Používáte pracovní nebo školní účet Microsoft (Microsoft 365)? Váš IT administrátor může nejprve potřebovat schválit přístup Smartsupp. Pokud při přihlášení vidíte zprávu „Vyžadováno schválení“, požádejte správce o povolení přístupu pro vaši organizaci.

Sdílené schránky Microsoft 365

Sdílenou schránku (například info@company.com) nelze připojit přímo. Připojení Outlooku vždy propojuje schránku účtu, který se přihlašuje během autorizace — nelze zvolit sdílenou schránku a integrace nepoužívá oprávnění Plný přístup ani Odesílat jako.

⚠️ Poznámka: Pokud uživatel s přístupem ke sdílené schránce připojí svůj účet, synchronizuje se jeho osobní schránka — nikoli sdílená.

Pokud chcete připojit adresu jako info@company.com, nejdříve ji předělejte na běžnou schránku:

  1. V administraci Microsoft 365 (Exchange admin center) převeďte sdílenou schránku na běžnou uživatelskou schránku s vlastním přihlášením — schránka pak potřebuje licenci. Alternativně vytvořte nový účet přímo pro tuto adresu.

  2. Zabezpečte účet silným heslem a dvoufaktorovým ověřením.

  3. Připojte Outlook ve Smartsupp (viz kroky výše) a během autorizace se přihlaste tímto účtem.

Od této chvíle se bude synchronizovat pouze tato schránka se Smartsupp — osobní schránka uživatele se nezapojuje.

Odebrání nebo resetování přístupu Smartsupp v Microsoft 365

Pokud používáte pracovní či školní účet Microsoft, váš IT administrátor může zkontrolovat nebo odebrat přístup, který byl Smartsupp udělen ve vaší organizaci. To se hodí, pokud už nechcete Outlook integraci používat, nebo chcete začít připojení znovu od začátku.

  • Krok 1. Ve Smartsupp odstraňte e-mailový kanál Outlooku v Nastavení → Kanály.

  • Krok 2. Požádejte IT administrátora o odebrání přístupu Smartsupp v Microsoft Entra admin centru (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Mohou buď odebrat udělená oprávnění, nebo Smartsupp aplikaci z vaší organizace úplně odstranit.

  • Krok 3. Pokud chcete integraci znovu použít, připojte Outlook ve Smartsupp dle výše uvedených kroků. Váš administrátor bude znovu požádán o schválení přístupu.

💡 Tip: Microsoft občas přejmenovává položky v Entra admin centru. Pro aktuální postupy si projděte oficiální návody Microsoftu: Kontrola udělených oprávnění firemním aplikacím a Smazání podnikové aplikace.

Připojit Seznam

U Seznamu (a některých podobných poskytovatelů v seznamu) zadáváte e-mailové uživatelské jméno a heslo přímo ve formuláři integrace.

  • Krok 1. Vyberte Seznam v seznamu poskytovatelů.

  • Krok 2. Zadejte e-mailovou adresu, přihlášení a heslo. Volitelně přidejte jméno odesílatele, které se bude zobrazovat v odpovědích.

  • Krok 3. Klikněte na Dokončit pro uložení.

Poznámka: Vaše údaje jsou bezpečně předány vašemu poskytovateli e-mailu a ve Smartsupp se neukládají ani nezobrazují.

Připojit jiné poskytovatele e-mailu

Máte schránku u jiného poskytovatele? Můžete ji připojit také, stačí použít SMTP/IMAP. Každý poskytovatel zveřejňuje své serverové údaje — obvykle na nápovědě nebo přes jejich podporu. Níže najdete přímé odkazy na SMTP/IMAP údaje u nejběžnějších poskytovatelů:

Krok 1. Ve Smartsupp otevřete Nastavení → Kanály a klikněte na Připojit vedle E-mailová integrace. Připojení můžete zahájit i přímo z Inboxu Smartsupp.

Krok 2. Zadejte SMTP a IMAP údaje z dokumentace vašeho poskytovatele, poté klikněte na Pokračovat.

Krok 3. Zadejte svůj e-mail, přihlašovací jméno a heslo, poté klikněte na Dokončit. Integrace je připravena.

Opětovné připojení e-mailové adresy

Jednu e-mailovou adresu lze mít aktivně propojenou vždy jen v jednom kanálu. Pokud chcete adresu připojit pod jiného poskytovatele — například přejít z IMAP na Outlook nebo Gmail — nejprve odeberte existující e-mailový kanál a pak adresu připojte znovu.

Při opětovném připojení stejné adresy pod jakýmkoli poskytovatelem bude původní kanál obnoven včetně historie konverzací; změní se pouze typ kanálu v seznamu.

💡 Vidíte chybu „e-mail je již použit“? Adresa je stále aktivní na jiném kanálu, obvykle na tomto nebo jiném Smartsupp účtu. Nejprve adresu odeberte z kanálu, kde je propojena, a zkuste to znovu. Nemůžete místo najít? Kontaktujte naši podporu a rádi vám adresu uvolníme.

Práce s e-maily

Jakmile svou schránku propojíte, můžete spravovat e-maily přímo v Inboxu Smartsupp — a zvládnete víc než jen odpovídat:

  • Odpovědět, CC a přeposlat — odpovídejte na e-maily, přidávejte příjemce do CC a přeposílejte zprávy kolegům, to vše přímo z konverzace.

  • Zahájit nové e-maily — vytvářejte a posílejte zcela nové odchozí e-maily, nejen odpovědi v rámci stávajících vláken.

  • Automatické doplňování adres — při zadávání příjemce Smartsupp navrhne odpovídající kontakty (jméno a e-mail), čímž šetří čas a minimalizuje překlepy.

Co dál?

  • Integrace s Facebookem — propojte Messenger, ať se zákaznické chaty zobrazují ve vašem Inboxu Smartsupp.

  • Integrace s WhatsApp — přiveďte WhatsApp Business konverzace do stejného dashboardu.

  • E-mailový podpis — nastavte si osobní podpis, který se automaticky přidává ke každé odpovědi.

  • Kategorie v Inboxu — udržujte pořádek v e-mailech, chatu i dalších kanálech, jak se konverzace rozrůstají.

  • Integrace s Instagramem — odpovídejte na Instagram DMs ze stejného Inboxu jako z dalších kanálů.

💡 Potřebujete další pomoc? Kontaktujte náš tým podpory — rádi vám pomůžeme!

Související články
Dostali jste odpověď na svou otázku?