Більше не перемикайтеся між вкладками, щоб опрацьовувати листи клієнтів. Завдяки інтеграції Smartsupp з email кожне вхідне повідомлення потрапляє до вашого Inbox у Smartsupp поруч із чат-розмовами, а відповіді надсилаються з того самого місця. У цій статті описано, як підключити Gmail, Seznam та будь-якого іншого провайдера через SMTP/IMAP.
Ми розділили статтю на кілька розділів:
Огляд інтеграції з email
Інтеграція з email дає змогу отримувати листи й відповідати на них безпосередньо з вашого Inbox у Smartsupp — більше не потрібно перемикатися між Gmail, Seznam чи іншими вебпоштовими сервісами. Кожен новий лист створює нову розмову в Smartsupp; відповіді залишаються згрупованими в тому самому ланцюжку.
Що варто знати перед початком:
Доступно Усім активним операторам У вашому обліковому записі.
Ви можете підключити Кількох поштових провайдерів Одночасно.
Кожен оператор бачить тему листа й може прикріплювати або завантажувати файли.
Синхронізація починається З моменту підключення інтеграції — старіші листи не завантажуються до Smartsupp.
Порада: Кожен оператор може налаштувати особистий підпис для листів, який автоматично додається до кожної відповіді. Дізнайтеся, як його налаштувати.
Для початку відкрийте Налаштування → Канали І натисніть Підключити Поруч з пунктом «Інтеграція з email». Ви також можете перейти до нього за посиланням у вашому Inbox.
Підключити Gmail
Gmail використовує безпечну процедуру OAuth від Google, тож вам не потрібно вводити пароль у Smartsupp.
Крок 1. У списку провайдерів виберіть Gmail. Вас буде перенаправлено на екран входу Google.
Крок 2. Виберіть адресу Gmail, яку хочете підключити (або увійдіть в інший обліковий запис), і підтвердьте всі запити безпеки, які показує Google.
Крок 3. Надайте запитані дозволи, щоб Smartsupp міг читати й надсилати листи від вашого імені.
Крок 4. Після завершення авторизації вас буде перенаправлено назад до панелі управління Smartsupp — Gmail підключено.
Примітка: Авторизація відбувається повністю на стороні Google — Smartsupp ніколи не бачить і не зберігає ваші облікові дані Gmail.
Підключити Outlook
Outlook використовує безпечний вхід через OAuth від Microsoft, тож вам ніколи не потрібно вводити пароль у Smartsupp.
Крок 1. У списку провайдерів виберіть Outlook. Вас буде перенаправлено на екран входу Microsoft.
Крок 2. Виберіть обліковий запис Microsoft, який хочете підключити (або увійдіть в інший), і підтвердьте всі запити безпеки, які показує Microsoft.
Крок 3. Надайте запитані дозволи, щоб Smartsupp міг читати й надсилати листи від вашого імені.
Крок 4. Після завершення авторизації вас буде перенаправлено назад до панелі управління Smartsupp — Outlook підключено.
Примітка: Використовуєте робочий або навчальний обліковий запис Microsoft (Microsoft 365)? Можливо, ваш ІТ-адміністратор має спочатку схвалити доступ Smartsupp. Якщо під час входу ви бачите повідомлення «Потрібне схвалення», попросіть адміністратора надати доступ для вашої організації.
Спільні поштові скриньки Microsoft 365
Спільну поштову скриньку (наприклад info@company.com) не можна підключити безпосередньо. Під час підключення Outlook завжди підключається поштова скринька облікового запису, у який виконано вхід під час авторизації — вибрати спільну поштову скриньку неможливо, а інтеграція не використовує дозволи Повний доступ Або Надсилати як .
⚠️ Примітка: Якщо користувач, який має доступ до спільної поштової скриньки, підключає свій обліковий запис, синхронізується його особиста скринька, а не спільна.
Щоб підключити адресу на кшталт info@company.com, спочатку перетворіть її на звичайну поштову скриньку:
У центрі адміністрування Microsoft 365 (центрі адміністрування Exchange) перетворіть спільну поштову скриньку на звичайну скриньку користувача з власними даними для входу — після цього для скриньки потрібна ліцензія. Або створіть для цієї адреси новий окремий обліковий запис.
Захистіть обліковий запис надійним паролем і багатофакторною автентифікацією.
Підключіть Outlook У Smartsupp (кроки вище) і під час авторизації увійдіть у цей обліковий запис.
Відтепер зі Smartsupp синхронізуватиметься лише ця скринька — особиста скринька не синхронізуватиметься.
Скасування або скидання доступу Smartsupp у Microsoft 365
Якщо ви використовуєте робочий або навчальний обліковий запис Microsoft, ваш ІТ-адміністратор може переглянути або відкликати доступ, наданий Smartsupp у вашій організації. Це корисно, якщо ви хочете припинити використовувати інтеграцію з Outlook або налаштувати підключення знову з нуля.
Крок 1. У Smartsupp видаліть поштовий канал Outlook у розділі Налаштування → Канали.
Крок 2. Попросіть ІТ-адміністратора відкликати доступ Smartsupp у Центрі адміністрування Microsoft Entra (Entra ID → Корпоративні додатки → Усі додатки → Smartsupp). Адміністратор може відкликати надані дозволи або повністю видалити додаток Smartsupp із вашої організації.
Крок 3. Якщо ви хочете знову використовувати інтеграцію, підключіть Outlook У Smartsupp, як описано вище. Вашому адміністратору знову буде запропоновано схвалити доступ.
💡 Порада: Microsoft час від часу змінює назви елементів у центрі адміністрування Entra. Актуальні кроки наведено в офіційних посібниках Microsoft: Перегляд дозволів, наданих корпоративним додаткам І Видалення корпоративного додатка.
Підключити Seznam
Для Seznam (і кількох подібних провайдерів у списку) ви входите за допомогою імені користувача й пароля вашої поштової скриньки безпосередньо у формі інтеграції.
Крок 1. Виберіть Seznam Зі списку провайдерів.
Крок 2. Введіть адресу ел. пошти, логін і пароль. За бажанням додайте ім’я відправника, яке відображатиметься у ваших відповідях.
Крок 3. Натисніть Завершити Для збереження.
Примітка: Ваші облікові дані безпечно передаються поштовому провайдеру й не зберігаються та не відображаються у Smartsupp.
Підключити інших поштових провайдерів
Маєте поштову скриньку в іншого провайдера? Її також можна підключити за допомогою SMTP/IMAP. Кожен провайдер публікує власні налаштування серверів — зазвичай на сторінці допомоги або надає їх через службу підтримки. Нижче наведено прямі посилання на налаштування SMTP/IMAP для найпоширеніших провайдерів:
Apple Mail (iCloud) — Налаштування серверів iCloud Mail
Proton Mail — Надсилання через SMTP у Proton
AOL Mail — AOL Mail в інших додатках
Zoho Mail — Доступ через IMAP у Zoho
Mail.com — Налаштування сервера IMAP для Mail.com
Крок 1. У Smartsupp відкрийте Налаштування → Канали І натисніть Підключити Поруч із пунктом Інтеграція з email. Ви також можете розпочати процедуру безпосередньо з Inbox у Smartsupp.
Крок 2. Введіть дані SMTP та IMAP із документації вашого провайдера, а потім натисніть Продовжити.
Крок 3. Введіть логін і пароль вашої поштової скриньки, а потім натисніть Завершити. Інтеграція готова до використання.
Повторне підключення адреси ел. пошти
Одна адреса ел. пошти може належати лише одному активному поштовому каналу одночасно. Якщо ви хочете повторно підключити адресу через іншого провайдера — наприклад, перейти з IMAP на Outlook або Gmail — спочатку видаліть наявний поштовий канал, а потім підключіть адресу знову.
Коли ви повторно підключаєте ту саму адресу через будь-якого провайдера, початковий канал відновлюється разом з історією розмов; може змінитися лише тип каналу, показаний у списку.
💡 Бачите помилку «Адреса ел. пошти вже використовується»? Адреса досі активна в іншому каналі, зазвичай у цьому або іншому обліковому записі Smartsupp. Спочатку видаліть адресу з каналу, до якого її підключено, а потім спробуйте ще раз. Не можете знайти, де вона використовується? Зверніться до нашої служби підтримки, і ми допоможемо її звільнити.
Робота з листами
Після підключення поштової скриньки ви можете опрацьовувати листи безпосередньо у вашому Inbox у Smartsupp — і не лише відповідати на них:
Відповіді, копії та пересилання — відповідайте на листи, додавайте одержувачів у копію та пересилайте повідомлення колегам безпосередньо у вікні розмови.
Створення нових листів — створюйте й надсилайте нові вихідні листи, а не лише відповіді в наявних ланцюжках.
Автозаповнення адрес — коли ви вводите одержувача, Smartsupp пропонує відповідні контакти (ім’я та адресу ел. пошти), щоб заощадити час і уникнути помилок.
Що далі?
Інтеграція з Facebook — підключіть Messenger, щоб чати клієнтів потрапляли до вашого Inbox у Smartsupp.
Інтеграція з WhatsApp — додайте розмови WhatsApp Business до тієї самої панелі управління.
Підпис для листів — налаштуйте особистий підпис, який автоматично додається до кожної відповіді на лист.
Категорії Inbox — упорядковуйте ел. пошту, чат та інші канали зі зростанням кількості розмов.
💡 Потрібна додаткова допомога? Зверніться до нашої Команди підтримки — ми радо допоможемо!