Забудьте про постійні перемикання між різними вкладками для відповіді на листи клієнтів. Завдяки інтеграції email у Smartsupp усі вхідні листи відображаються у вашій скриньці Smartsupp поряд із чатами, а відповіді надсилаються також звідси. У цій статті розглянуто під’єднання Gmail, Seznam та інших сервісів через SMTP/IMAP.
Зміст цієї статті для зручності поділено на розділи:
Огляд інтеграції з email
Інтеграція з email дає змогу читати й надсилати листи безпосередньо зі скриньки Smartsupp — більше жодних переходів між Gmail, Seznam чи іншим webmail. Кожен новий лист створює окрему розмову в Smartsupp, а вся переписка зберігається одним тредом.
Головне, що потрібно знати перед початком:
Інтеграція доступна всім активним агентам у вашому обліковому записі.
Можна під’єднати декілька email-провайдерів одночасно.
Усі агенти бачать тему листа та можуть додавати вкладення або завантажувати файли.
Синхронізація стартує від моменту інтеграції — старі листи у Smartsupp не підтягуються.
Порада: Кожен агент може окремо налаштувати особистий підпис до листів — він автоматично додаватиметься до всіх ваших відповідей. Дізнайтеся як це зробити.
Щоб почати, перейдіть у Налаштування → Канали і натисніть Підключити біля Інтеграції з email. Також доступ доступний із вашої скриньки пошти.
Підключити Gmail
Gmail підключається через захищений OAuth-процес Google — жодних паролів Smartsupp не збирає.
Крок 1. У списку оберіть Gmail. Вас буде переадресовано до входу Google.
Крок 2. Виберіть потрібну адресу Gmail для підключення (або увійдіть під іншим обліковим записом) і підтвердіть усі вікна безпеки Google.
Крок 3. Підтвердьте необхідні дозволи, щоб Smartsupp міг читати й відсилати листи від вашого імені.
Крок 4. Вкінці ви повертаєтеся у Smartsupp — Gmail підключено!
Примітка: Авторизація відбувається повністю через Google — ваші Gmail-дані Smartsupp не отримує і не зберігає.
Підключити Outlook
Outlook також використовує захищене підключення через OAuth Microsoft, тому ваш пароль ніколи не потрапляє до Smartsupp.
Крок 1. У списку провайдерів оберіть Outlook. Вас переадресують на екран входу Microsoft.
Крок 2. Оберіть Microsoft-обліковий запис (або увійдіть під іншим) і підтвердьте всі вікна безпеки Microsoft.
Крок 3. Наддайте потрібні дозволи, щоби Smartsupp міг працювати з вашою поштою.
Крок 4. Після завершення авторизації ви повертаєтесь до Smartsupp, і Outlook підключено.
Примітка: Використовуєте робочий чи навчальний акаунт Microsoft (Microsoft 365)? Ваш IT-адміністратор може спершу надати доступ Smartsupp. Якщо під час входу бачите повідомлення "Потрібне підтвердження", зверніться до адміністратора щодо дозволу для вашої організації.
Спільні поштові скриньки Microsoft 365
Спільні скриньки (наприклад, info@company.com) напряму підключити не можна. Outlook під'єднує лише скриньку облікового запису, який використовується для входу — вибрати саме спільну скриньку неможливо, інтеграція не використовує права Повний доступ чи Відправляти як.
⚠️ Примітка: Якщо користувач із доступом до спільної скриньки підключає свій обліковий запис, буде синхронізовано лише персональну скриньку, а не спільну.
Щоби підключити адресу виду info@company.com, спершу змініть її тип на звичайну поштову скриньку:
В адміністративному центрі Microsoft 365 (Exchange admin center) змініть спільну скриньку на користувацьку з окремими обліковими даними (така скринька потребує ліцензію) або створіть окремий обліковий запис для цієї адреси.
Захистіть обліковий запис надійним паролем і двофакторною автентифікацією.
Далі, під’єднайте Outlook у Smartsupp (за описаною вище інструкцією), використовуючи новий обліковий запис при вході.
Відтепер лише ця скринька буде синхронізуватись із Smartsupp — особисту скриньку це не зачіпає.
Видалити або скинути доступ Smartsupp у Microsoft 365
Для робочих і навчальних акаунтів Microsoft ваш IT-адміністратор може перевіряти або видаляти доступ Smartsupp для організації — це зручно, якщо потрібно відключити інтеграцію Outlook або почати підключення знову.
Крок 1. Видаліть канал Outlook у Smartsupp у Налаштування → Канали.
Крок 2. Попросіть IT-адміністратора видалити доступ Smartsupp у центрі адміністрування Microsoft Entra (Entra ID → Корпоративні застосунки → Усі застосунки → Smartsupp). Можна скасувати дозволи або повністю прибрати додаток Smartsupp з організації.
Крок 3. Щоб знову підключити, під’єднайте Outlook у Smartsupp, і ваш адміністратор підтвердить доступ.
💡 Порада: Microsoft може змінювати назви елементів в Entra Admin. Актуальні інструкції дивіться у документації Microsoft: Перевірка прав для корпоративних застосунків та Видалення застосунку.
Підключити Seznam
Для Seznam (та деяких інших зі списку) потрібно ввести ваш логін і пароль безпосередньо у формі інтеграції.
Крок 1. Оберіть Seznam у списку провайдерів.
Крок 2. Введіть адресу, логін, пароль і, за бажанням, ім'я відправника для відображення у вихідних листах.
Крок 3. Натисніть Завершити для збереження налаштувань.
Примітка: Введені облікові дані безпечно передаються провайдеру пошти, не зберігаються та не відображаються у Smartsupp.
Підключити інших email-провайдерів
Ваша скринька у іншого провайдера також легко під’єднується через SMTP/IMAP. Актуальні налаштування серверів кожен провайдер надає на сторінці підтримки або в службі підтримки. Нижче — посилання для найпопулярніших сервісів:
Apple Mail (iCloud) — Налаштування серверів iCloud Mail
Proton Mail — Підключення SMTP Proton
AOL Mail — AOL Mail через інші поштові додатки
Zoho Mail — Налаштування IMAP Zoho
GMX — Дані IMAP GMX
Mail.com — Дані IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP HubSpot підключеної пошти
Крок 1. У Smartsupp відкрийте Налаштування → Канали і натисніть Підключити навпроти Інтеграції з email. Можна також почати з самої скриньки Smartsupp.
Крок 2. Вкажіть настройки SMTP і IMAP від провайдера й натисніть Продовжити.
Крок 3. Введіть логін, пароль до пошти й натисніть Завершити. Інтеграція завершена.
Повторне підключення адреси електронної пошти
Одна поштова адреса може бути під’єднана лише до одного активного поштового каналу на раз. Щоб підключити цю ж адресу для іншого провайдера — наприклад, перейти з IMAP на Outlook чи Gmail — спочатку видаліть поточний канал і підключіть адресу знову.
Якщо ви підключаєте цю ж адресу ще раз, незалежно від провайдера, повернеться початковий канал разом із історією листування; зміниться тільки тип каналу у списку.
💡 З’являється помилка "email вже використовується"? Це означає, що адреса досі активна в іншому каналі, зазвичай у цьому або зовнішньому акаунті Smartsupp. Видаліть адресу з підключеного каналу та спробуйте знову. Не знаходите, де підключена? Зверніться до нашої підтримки — допоможемо розібратися.
Робота з електронною поштою
Після підключення скриньки зможете керувати email прямо у Smartsupp й отримувати більше можливостей, ніж просте надсилання відповідей:
Відповідати, CC і пересилати — відповідати, додавати одержувачів у CC й пересилати листи колегам прямо із розмови.
Створювати нові листи — створювати та відправляти нові email напряму, а не лише відповідати на існуючі треди.
Автоматичне підказування адрес — при введенні email Smartsupp пропонуватиме імена та адреси з контактів для економії часу і без помилок.
Що далі?
Інтеграція з Facebook — підключіть Messenger, щоб листування клієнтів надходило до вашої скриньки Smartsupp.
Інтеграція з WhatsApp — отримуйте розмови WhatsApp Business у тій самій панелі управління.
Підпис до email — налаштуйте особистий підпис, який підставлятиметься до відповідей автоматично.
Категорії у скриньці — легко структуруйте email, чати та різні канали для впорядкованої комунікації.
Інтеграція з Instagram — опрацьовуйте DM Instagram разом з іншими комунікаціями зі скриньки.
💡 Потрібна допомога? Напишіть нашій службі підтримки — ми завжди на зв’язку!