V skladu s Pogoji uporabe (»Pogoji«) vam Smartsupp kot uporabniku Storitve zagotavlja Storitev, kot je določeno v Pogojih. Razmerje med Smartsupp in uporabnikom tako temelji na postopku spletne registracije uporabnika ali na pisni ali elektronski pogodbi, ki so ji priloženi Pogoji in ki skupaj s Pogoji tvori pogodbo med vami in Smartsupp (»Pogodba«). Ta dodatek o obdelavi podatkov (v nadaljevanju »DPA«) je sestavni del Pogodbe.

Besede, ki se začnejo z veliko začetnico, imajo enak pomen, kot je določen v Pogojih ali kateri koli drugi prilogi, na katero se Pogoji sklicujejo, razen če ta DPA določa drugače.

Smartsupp sklepa ta DPA v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, kot so Uredba 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (»GDPR”) , Zakon o varstvu podatkov iz leta 2018 ali CCPA/CPRA ter v skladu z drugimi predpisi o zasebnosti, ki veljajo med zagotavljanjem Storitve na podlagi Pogodbe (»Veljavni predpisi o zasebnosti”).

Kadar ta DPA določa, da Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, ima ta izraz pomen, ki ga ima izraz »obdelovalec« v GDPR, in pomen drugih enakovrednih izrazov v drugih veljavnih predpisih o zasebnosti (npr. »ponudnik storitev«, kot je opredeljen v CCPA). Kadar ta DPA določa, da delujete kot upravljavec osebnih podatkov, ima ta izraz pomen, ki ga ima izraz »upravljavec« v GDPR, in pomen drugih enakovrednih izrazov v veljavnih predpisih o zasebnosti (npr. »podjetje«, kot je opredeljeno v CCPA).

Članek smo razdelili na več razdelkov:

1.1 Obdelava osebnih podatkov v vlogi obdelovalca osebnih podatkov.Smartsupp lahko pri zagotavljanju Storitve uporabniku obdeluje osebne podatke v njegovem imenu in v tem primeru v razmerju do uporabnika deluje kot obdelovalec osebnih podatkov (ali podobdelovalec).

Dejavnosti obdelave, ki jih izvaja Smartsupp, izhajajo iz registracije, Pogodbe ali dokumentiranih zahtev uporabnika med zagotavljanjem Storitve prek platforme, ki je na voljo na https://www.smartsupp.com (»Platforma”).

1.2 Pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov.Uporabnik s tem pooblašča Smartsupp za obdelavo osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ki jih uporabnik posreduje v skladu s Storitvijo, kot je določeno v tem DPA. Smartsupp bo osebne podatke za uporabnika obdeloval v skladu z njegovimi dokumentiranimi navodili in le v obsegu, ki je potreben za pravilno izpolnjevanje obveznosti Smartsupp po Pogodbi.

1.3 Odgovornost uporabnika. Ker Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, uporabnik deluje kot upravljavec in je zato odgovoren za izpolnjevanje vseh obveznosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Te obveznosti vključujejo ustrezno obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi osebnih podatkov, pridobitev privolitve v obdelavo osebnih podatkov, kadar je to potrebno, ter obravnavo zahtev posameznikov glede uveljavljanja njihovih pravic (kot so pravica do informacij, dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora itd.). Smartsupp bo uporabniku pomagal pri izpolnjevanju teh obveznosti prek Platforme ali na podlagi dokumentiranih zahtev uporabnika. Vendar Smartsupp nikakor ni odgovoren za pravilnost in zakonitost uporabnikovih dejavnosti, vključno z dejavnostmi, ki lahko kršijo predpise o zasebnosti ali drugo zakonodajo države, iz katere uporabnik uporablja Storitev.

2.1 Predmet obdelave. Predmet obdelave osebnih podatkov, opredeljenih spodaj, ki jo izvaja Smartsupp, je zagotavljanje Storitve, kot je določeno v Pogodbi, zlasti obdelava osebnih podatkov pri vaši uporabi funkcij naše Storitve, kot so opisane na Spletnem mestu.

2.2 Vrste osebnih podatkov. V okviru izpolnjevanja obveznosti po Pogodbi in zagotavljanja Storitve se lahko v skladu s tem DPA obdelujejo naslednje vrste osebnih podatkov:

A) Kontaktni podatki, kot so ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka ali kontaktni podatek računa v družbenem omrežju,

B) Podatki o obisku uporabnikovega spletnega mesta, kot so URL obiskanega spletnega mesta, datum in čas obiska spletnega mesta, tehnični podatki (ločljivost zaslona, vrsta naprave, vrsta brskalnika, operacijski sistem itd.), IP naslov, geolokacijski podatki (država in mesto, iz katerih si je uporabnik ogledal vaše spletno mesto),

C) Informacije, vsebovane v pogovorih med uporabniki in strankami ali drugimi uporabniki pri uporabi funkcij Storitve,

D) Tehnični dnevniki in druge informacije o uporabnikih, ki uporabljajo Storitev (Smartsupp za zajemanje teh informacij uporablja orodja tretjih oseb),

E) Drugi osebni podatki, ki jih uporabnik naloži ali uporablja na kakršen koli drug način, ali

F) Osebni podatki, katerih vrsto, obseg in podrobnosti uporabnik med zagotavljanjem Storitve določa in nadzoruje po lastni presoji.

Obseg osebnih podatkov je odvisen od vrste funkcij Storitve, ki jih uporabnik uporablja. Storitev ni namenjena shranjevanju posebnih kategorij osebnih podatkov. Uporabnik Storitve ne sme uporabljati za shranjevanje ali obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov. Če jih uporabnik obdeluje prek Storitve, Smartsupp ne prevzema odgovornosti za takšno obdelavo.

2.3 Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Smartsupp bo obdeloval osebne podatke o naslednjih kategorijah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki:

A) Zaposleni pri uporabniku (ter drugi delavci in osebe, ki delujejo v imenu uporabnika);

B) Osebe, za katere je uporabnik ustvaril račun v okviru Storitve;

C) Stranke in drugi uporabniki uporabnika, ki mu je zagotovljena Storitev;

D) Obiskovalci uporabnikovega spletnega mesta;

E) Druge osebe, katerih osebne podatke je uporabnik posredoval Smartsupp med zagotavljanjem Storitve in katerih osebni podatki so bili zabeleženi ali drugače obdelani v skladu z zagotavljanjem Storitve uporabniku.

3.1 Narava obdelave osebnih podatkov. Smartsupp bo osebne podatke obdeloval avtomatizirano in elektronsko, obdelava pa bo zajemala dostop do osebnih podatkov v okviru zagotavljanja Storitve, vpogled v osebne podatke, shranjevanje osebnih podatkov in druge dejavnosti, ki so lahko povezane z zagotavljanjem Storitve uporabniku. Narava obdelave osebnih podatkov izhaja iz:

A) Pogodbe, ki sta jo sklenili Stranki;

B) Zahtev uporabnika ali drugih pooblaščenih uporabnikov, ki Platformo uporabljajo v imenu uporabnika;

C) Narave Storitve in Platforme;

D) Vseh drugih dokumentiranih navodil uporabnika.

3.2 Namen obdelave. Namen obdelave je zagotavljanje Storitve uporabniku, kot je opredeljeno v Pogojih, in drugi nameni, ki lahko izhajajo iz zagotavljanja Storitve.

4.1 Trajanje obdelave osebnih podatkov.Obdelava osebnih podatkov se bo izvajala v času trajanja Pogodbe ali dokler Smartsupp od uporabnika prejema navodila v zvezi z izvajanjem Pogodbe. Smartsupp se zavezuje, da bo ves čas trajanja Pogodbe izpolnjeval obveznosti, določene v zakonodaji o varstvu podatkov, razen če iz Pogodbe jasno izhaja, da se morajo te obveznosti nadaljevati tudi po njenem prenehanju.

4.2 Vračilo in izbris osebnih podatkov. Če Pogodba preneha, mora Smartsupp v obsegu, ki ga dovoljujejo veljavni predpisi o zasebnosti, v 3 mesecih po prenehanju izbrisati vse osebne podatke, shranjene za namen zagotavljanja Storitve. Če Uporabnik v navedenem obdobju od Smartsupp zahteva, da se mu podatki namesto tega vrnejo, ima Smartsupp pravico zaračunati razumno nadomestilo v znesku, o katerem bo uporabnik vnaprej obveščen.

5.1 Obveznosti Smartsupp.Pri obdelavi osebnih podatkov se Smartsupp zavezuje, da bo:

A) Osebne podatke obdeloval izključno na podlagi dokumentiranih navodil uporabnika; v izogib dvomu se obdelava osebnih podatkov v skladu z obveznostmi po Pogodbi šteje za obdelavo v skladu z navodili uporabnika;

B) Upošteval navodila uporabnika glede prenosa osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če takšno obdelavo že zahteva pravo Evropske unije ali države članice, ki velja za Smartsupp;

C) Zagotovil, da so osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali da zanje velja zakonska obveznost zaupnosti;

D) Ob upoštevanju narave obdelave uporabniku, kadar je to mogoče, z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pomagal pri izpolnjevanju njegove obveznosti odzivanja na zahteve za uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki; pravila za obravnavo zahtev teh posameznikov so določena v členu 5.2 tega DPA;

E) Uporabniku pomagal pri izpolnjevanju njegovih obveznosti glede (i) zagotavljanja ravni varnosti obdelave, (ii) poročanja o kršitvah varstva osebnih podatkov organu za varstvo podatkov in, kadar je to potrebno, posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, (iii) ocenjevanja vpliva na varstvo osebnih podatkov in (iv) predhodnega posvetovanja z organom za varstvo podatkov, pri čemer bo v vseh primerih upošteval naravo obdelave in naravo obdelovanih osebnih podatkov;

F) Uporabniku ali osebi, ki jo uporabnik pooblasti, omogočil preverjanje (vključno z revizijo ali pregledom) skladnosti s tem DPA, zlasti izpolnjevanja obveznosti obdelave osebnih podatkov, ki iz njega izhajajo, in sodeloval pri takšnih preverjanjih v skladu z razumnimi navodili uporabnika ali pooblaščene osebe; posebna pravila za revizije so določena v členih 5.3 in 5.4 tega DPA;

G) Uporabniku zagotovil vse informacije, ki jih je mogoče razumno pričakovati od Smartsupp, za dokazovanje, da so bile izpolnjene obveznosti iz ustrezne zakonodaje o varstvu podatkov.

5.2 Zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, neposredno stopi v stik s Smartsupp, ga mora Smartsupp obvestiti, naj zahtevo naslovi neposredno na uporabnika. Smartsupp si bo le v poslovno razumnih mejah prizadeval pomagati uporabniku pri odgovoru na takšno zahtevo, in sicer v obsegu, v katerem mu to dovoljuje zakonodaja. Uporabnik je odgovoren za vse stroške, ki nastanejo zaradi zagotavljanja takšne pomoči s strani Smartsupp, in za pravilno obravnavo takšne zahteve.

5.3 Pravila za revizijo. Uporabnik mora vsako zahtevo za revizijo (preverjanje) poslati izključno na e-poštni naslov Smartsupp dpo@smartsupp.com, v razumnih časovnih presledkih. Po prejemu zahteve za revizijo se stranki vnaprej dogovorita o (i) možnem datumu revizije, (ii) varnostnih ukrepih in načinu zagotavljanja izpolnjevanja obveznosti zaupnosti med revizijo ter (iii) predvidenem začetku, obsegu in trajanju revizije. Če dogovor ni dosežen v 30 dneh od datuma zahteve, pogoje revizije določi Smartsupp.

5.4 Revizor.Smartsupp lahko pisno ugovarja kateremu koli revizorju (pooblaščeni osebi), ki ga imenuje uporabnik, če po mnenju Smartsupp revizor ni dovolj usposobljen, ni neodvisen, je konkurent Smartsupp ali je kako drugače očitno neprimeren. Po ugovoru mora uporabnik imenovati drugega revizorja ali revizijo opraviti sam. Uporabnik mora Smartsupp nemudoma obvestiti o vsaki neskladnosti z veljavnimi predpisi o zasebnosti ali s tem DPA, ugotovljeni med revizijo.

5.5 Obseg revizije. Revizija, ki jo opravi uporabnik, zajema le dokumentacijo in postopke, neposredno povezane z uporabo Storitve s strani tega uporabnika.

5.6 Podobdelovalci. Uporabnik soglaša z vključitvijo drugih podobdelovalcev v obdelavo osebnih podatkov. Glede na vrsto Storitve, ki se zagotavlja uporabniku ali jo uporabnik zahteva, lahko Smartsupp uporablja druge podobdelovalce ali osebne podatke deli z drugimi prejemniki osebnih podatkov. Uporabnik soglaša, da Smartsupp vključi podobdelovalce, navedene na: https://help.smartsupp.com/sl/articles/12647685

5.7 Ugovori zoper druge podobdelovalce. Smartsupp mora uporabnika pisno ali s posodobitvijo seznama podobdelovalcev obvestiti o vključitvi dodatnega podobdelovalca pred njegovo vključitvijo, uporabnik pa lahko vključitvi dodatnega podobdelovalca ugovarja v 10 delovnih dneh po obvestilu. Če uporabnik v določenem roku ne ugovarja, bo Smartsupp vključil dodatnega podobdelovalca. Če uporabnik ugovarja, bo Smartsupp ugovor preučil in, če ugotovi, da je utemeljen, dodatnega podobdelovalca ne bo vključil ali pa bo izvedel poslovno razumno spremembo uporabnikove konfiguracije ali uporabe Storitve, da se prepreči obdelava s strani tega podobdelovalca. Če sprememba ni mogoča, lahko Smartsupp odpove Pogodbo z uporabnikom (ali njen del) ali ne zagotavlja dela Storitve, s katerim je povezan dodatni podobdelovalec, ne da bi bil pri tem v zamudi ali kršil katero koli obveznost. Smartsupp bo uporabniku vrnil vsa vnaprej plačana nadomestila, ki se nanašajo na preostalo obdobje takšne Pogodbe po datumu začetka učinkovanja odpovedi glede tako odpovedane Storitve, ne da bi uporabniku zaradi takšne odpovedi naložil kazen.

5.8 Obveznosti do drugih podobdelovalcev.Če Smartsupp vključi drugega podobdelovalca, se mora ta pogodbeno zavezati k enakim obveznostim varstva osebnih podatkov, kot so dogovorjene med uporabnikom in Smartsupp, ter k izvajanju ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov.

5.9 Odgovornost za podobdelovalca.Smartsupp odgovarja za dejanja in opustitve svojih podobdelovalcev v enakem obsegu, kot bi odgovarjal, če bi vsak podobdelovalec zagotavljal Storitev neposredno pod pogoji tega DPA, razen če Pogodba določa drugače.

5.10 Stroški, povezani z izvajanjem DPA. Če ni pisno dogovorjeno drugače, uporabnik nosi svoje stroške, povezane z izvajanjem DPA. Smartsupp ima pravico uporabniku zaračunati razumne stroške, nastale pri obravnavi katere koli zahteve in izpolnjevanju katere koli obveznosti po tem DPA.

6.1 Obveznost zagotavljanja varnosti osebnih podatkov.Smartsupp je sprejel in vzdržuje tehnične in organizacijske ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega ali nenamernega dostopa do osebnih podatkov, njihove spremembe, uničenja ali izgube, nepooblaščenih prenosov, druge nepooblaščene obdelave ali druge nepooblaščene zlorabe osebnih podatkov. Smartsupp redno spremlja spoštovanje teh ukrepov.

6.2 Posebni varnostni ukrepi.Smartsupp je sprejel in vzdržuje naslednje ukrepe za zagotavljanje ustrezne ravni varnosti:

Tehnični ukrepi:

A) Psevdonimizacija in šifriranje osebnih podatkov:

Platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča le varne kanale ali protokole za dohodne omrežne povezave; Smartsupp pri vseh prenosih podatkov šifrira podatke z uporabo SSL/TLS

Informacijski sistemi, ki obdelujejo osebne podatke, omogočajo le varne kanale ali protokole;

Kriptografski ključi se varno upravljajo.

B) Zmožnost zagotavljanja stalne zaupnosti, celovitosti, razpoložljivosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo:

Fizični dostop osebja Smartsupp je omejen na pooblaščene osebe;

Smartsupp je sprejel mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, na katerih se hranijo osebni podatki;

Preprečevanje dostopa nepooblaščenih oseb do osebnih podatkov in preprečevanje uporabe osebnih podatkov brez pooblastila;

Osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, imajo dostop le do tistih osebnih podatkov, ki jih potrebujejo in do katerih so pooblaščene dostopati, osebnih podatkov pa med obdelavo ni mogoče brati, kopirati, spreminjati ali odstraniti brez pooblastila;

Dostop je zaščiten z močnim preverjanjem pristnosti (npr. z uporabo močnih gesel);

Pravice dostopa se redno preverjajo;

Poskusi dostopa (uspešni in neuspešni) se beležijo in spremljajo;

Osebju Smartsupp je prepovedano prenašati in obdelovati osebne podatke lokalno na svojih delovnih postajah ali na kateri koli drugi omrežni lokaciji;

Vse morebitne okvare Platforme in nepravilnosti se beležijo.

C) Zmožnost pravočasne ponovne vzpostavitve razpoložljivosti osebnih podatkov in dostopa do njih v primeru fizičnih ali tehničnih incidentov:

Smartsupp je sprejel postopek, mehanizem in orodja za varnostno kopiranje;

Postopek obnovitve, berljivost podatkov in celovitost varnostnih kopij se redno preizkušajo.

D) Smartsupp je sprejel postopek za redno preizkušanje, ocenjevanje in vrednotenje učinkovitosti vzpostavljenih tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.

E) Osebnih podatkov med elektronskim prenosom, prevozom ali shranjevanjem ni mogoče spreminjati ali brisati brez pooblastila, subjekte, ki so prejemniki pri katerem koli prenosu, pa je mogoče določiti in preveriti.

Organizacijski ukrepi:

F) Vse osebje, vključeno v obdelavo osebnih podatkov, je seznanjeno z zaupno naravo osebnih podatkov, je opravilo ustrezno usposabljanje glede svojih odgovornosti in je sklenilo pisne dogovore o zaupnosti.

G) Smartsupp je uvedel notranje smernice in postopke za zagotavljanje varne obdelave osebnih podatkov v skladu z veljavnimi predpisi o zasebnosti.

H) Za vprašanja o tem DPA, skladnosti z zakonodajo o varstvu podatkov, zasebnosti podatkov ali drugih zadevah v zvezi z zasebnostjo lahko Stranka pošlje e-pošto na dpo@smartsupp.com.

6.3 Varnostni incidenti.Če Smartsupp odkrije kršitev varstva osebnih podatkov, mora o njej poročati uporabniku brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje 48 ur po tem, ko izve za varnostni incident, in si mora razumno prizadevati, da uporabniku zagotovi vse znane informacije o incidentu, omejene na:

Smartsupp se bo na vsako zahtevo uporabnika za pomoč v primeru kršitve varnosti odzval z nepotrebnim odlašanjem.

6.4 Nezakonita navodila.Če uporabnik Smartsupp da navodila, zaradi katerih pride do kršitve obveznosti po zakonodaji o varstvu podatkov, in nadzorni organ ali drug regulativni organ na podlagi takšnih navodil sankcionira Smartsupp ali če mora Smartsupp plačati odškodnino posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, uporabnik soglaša, da bo na podlagi pisnega obvestila Smartsupp temu povrnil stroške in poravnal vso nastalo škodo.

6.5 Omejitev odgovornosti. Za ta DPA velja enaka omejitev odgovornosti, kot je določena v Pogojih.

6.6 Spremembe. Veljajo enaka pravila za spremembe, kot so določena v Pogojih.

6.7 Začetek veljavnosti. Ta DPA postane pravno zavezujoč za uporabnika in Smartsupp skupaj s Pogodbo.