Przejdź do głównej zawartości

Integracja e-mail

Połącz dowolną skrzynkę odbiorczą e-mail z Smartsupp i odpowiadaj na wszystkie wiadomości z jednego dashboardu — Gmail, Seznam lub dowolny inny dostawca IMAP.

Napisane przez Michal Jindra

Przestań przełączać się między zakładkami, by obsługiwać e-maile klientów. Dzięki integracji e-mail w Smartsupp każda przychodząca wiadomość trafia do Twojej skrzynki Smartsupp razem z rozmowami na czacie — a odpowiedzi są wysyłane z tego samego miejsca. W tym artykule pokazujemy, jak podłączyć Gmail, Seznam i każdego innego dostawcę przez SMTP/IMAP.

Artykuł podzieliliśmy na kilka sekcji:

Przegląd integracji e-mail

Integracja e-mail pozwala odbierać i odpowiadać na e-maile bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej Smartsupp — koniec ze skakaniem między Gmail, Seznam lub innym webmailem. Każdy nowy e-mail tworzy nową rozmowę w Smartsupp; odpowiedzi pozostają pogrupowane w tym samym wątku.

Kilka rzeczy, które warto wiedzieć przed startem:

  • Dostępne dla wszystkich aktywnych agentów na Twoim koncie.

  • Możesz podłączyć wielu dostawców e-mail jednocześnie.

  • Każdy agent widzi temat wiadomości oraz może załączać lub pobierać pliki.

  • Synchronizacja zaczyna się w momencie integracji — starsze e-maile nie są pobierane do Smartsupp.

Wskazówka: Każdy agent może ustawić własną stopkę do e-maila, która jest automatycznie dodawana do każdej odpowiedzi. Zobacz jak ją skonfigurować.

Aby zacząć, otwórz Ustawienia → Kanały i kliknij Połącz obok Integracja e-mail. Możesz też przejść do tego z poziomu skrzynki odbiorczej.

Połącz Gmail

Gmail korzysta z bezpiecznego logowania OAuth Google, więc nie wpisujesz swojego hasła w Smartsupp.

Krok 1. Na liście dostawców wybierz Gmail. Zostaniesz przekierowany na ekran logowania Google.

Krok 2. Wybierz adres Gmail, który chcesz połączyć (lub zaloguj się do innego konta) i potwierdź wszystkie komunikaty bezpieczeństwa od Google.

Krok 3. Nadaj wymagane uprawnienia, aby Smartsupp mógł czytać i wysyłać e-maile w Twoim imieniu.

Krok 4. Po zakończonej autoryzacji zostaniesz przekierowany z powrotem do swojego dashboardu Smartsupp — Gmail jest już połączony.

Uwaga: Autoryzacja przebiega całkowicie po stronie Google — Twoje dane logowania do Gmaila nigdy nie są widoczne ani przechowywane w Smartsupp.

Połącz Outlook

Outlook korzysta z bezpiecznego logowania OAuth Microsoft, więc nigdy nie wpisujesz swojego hasła w Smartsupp.

  • Krok 1. Na liście dostawców wybierz Outlook. Zostaniesz przekierowany na ekran logowania Microsoft.

  • Krok 2. Wybierz konto Microsoft, które chcesz połączyć (lub zaloguj się do innego) i potwierdź wszystkie komunikaty bezpieczeństwa od Microsoft.

  • Krok 3. Nadaj wymagane uprawnienia, aby Smartsupp mógł czytać i wysyłać e-maile w Twoim imieniu.

  • Krok 4. Po zakończeniu autoryzacji zostaniesz przekierowany z powrotem do swojego dashboardu Smartsupp — Outlook jest już połączony.

Uwaga: Korzystasz ze służbowego lub szkolnego konta Microsoft (Microsoft 365)? Twój administrator IT może najpierw zatwierdzić dostęp Smartsupp. Jeśli podczas logowania pojawi się komunikat "Wymagana zgoda", poproś administratora o przyznanie dostępu dla Twojej organizacji.

Wspólne skrzynki Microsoft 365

Wspólnej skrzynki (np. info@company.com) nie można połączyć bezpośrednio. Połączenie Outlook zawsze łączy skrzynkę konta, które się autoryzuje — nie ma możliwości wyboru skrzynki współdzielonej, a integracja nie korzysta z uprawnień Pełny dostęp ani Wysyłaj jako.

⚠️ Uwaga: Jeżeli użytkownik mający dostęp do skrzynki współdzielonej połączy swoje konto, synchronizowana jest jego osobista skrzynka — nie współdzielona.

Aby połączyć adres taki jak info@company.com, najpierw zamień go na zwykłą skrzynkę:

  1. W administracji Microsoft 365 (Exchange admin center) zamień skrzynkę współdzieloną na zwykłą skrzynkę użytkownika z własnym logowaniem — wymaga to licencji. Alternatywnie utwórz nowe, dedykowane konto dla tego adresu.

  2. Zabezpiecz konto silnym hasłem oraz dwuetapowym uwierzytelnianiem.

  3. Połącz Outlook w Smartsupp (jak wyżej) i zaloguj się na to konto podczas autoryzacji.

Od tej pory tylko ta skrzynka synchronizuje się ze Smartsupp — skrzynka osobista nie bierze w tym udziału.

Usuwanie lub reset dostępu Smartsupp w Microsoft 365

Jeśli korzystasz ze służbowego lub szkolnego konta Microsoft, administrator IT może przeglądać lub usuwać dostęp, jaki Smartsupp uzyskał w Twojej organizacji. Przydaje się to, gdy chcesz przestać korzystać z integracji Outlook lub ponownie uruchomić połączenie od nowa.

  • Krok 1. W Smartsupp usuń kanał e-mail Outlook w Ustawienia → Kanały.

  • Krok 2. Poproś administratora IT o usunięcie dostępu Smartsupp w Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → Wszystkie aplikacje → Smartsupp). Może on cofnąć przyznane uprawnienia albo całkowicie usunąć aplikację Smartsupp z organizacji.

  • Krok 3. Jeśli chcesz znów używać integracji, połącz Outlook w Smartsupp jak wyżej. Administrator zostanie ponownie poproszony o zatwierdzenie dostępu.

💡 Wskazówka: Microsoft czasem zmienia nazwy elementów w Entra admin center. Aktualne kroki znajdziesz w oficjalnych instrukcjach Microsoft: Review permissions granted to enterprise applications i Delete an enterprise application.

Połącz Seznam

W przypadku Seznam (i kilku podobnych dostawców pokazanych na liście) logujesz się swoim loginem i hasłem e-mail bezpośrednio w formularzu integracji.

  • Krok 1. Wybierz Seznam z listy dostawców.

  • Krok 2. Podaj swój adres e-mail, login i hasło. Opcjonalnie dodaj nazwę nadawcy, która pojawi się w Twoich odpowiedziach.

  • Krok 3. Kliknij Zakończ, żeby zapisać.

Uwaga: Dane logowania są przesyłane bezpiecznie do Twojego dostawcy e-mail i nie są przechowywane ani widoczne w Smartsupp.

Połącz innych dostawców e-mail

Masz skrzynkę u innego dostawcy? Nadal możesz ją połączyć korzystając z SMTP/IMAP. Każdy dostawca udostępnia własne ustawienia serwerów — zazwyczaj na stronie pomocy lub przez swój support. Poniżej znajdziesz bezpośrednie linki do ustawień SMTP/IMAP najpopularniejszych dostawców:

Krok 1. W Smartsupp otwórz Ustawienia → Kanały i kliknij Połącz obok Integracja e-mail. Możesz też rozpocząć ten proces bezpośrednio z poziomu skrzynki odbiorczej Smartsupp.

Krok 2. Uzupełnij dane SMTP oraz IMAP zgodnie z dokumentacją Twojego dostawcy, a następnie kliknij Dalej.

Krok 3. Podaj swój login oraz hasło e-mail, a następnie kliknij Zakończ. Integracja jest gotowa do użycia.

Ponowne połączenie adresu e-mail

Jeden adres e-mail może należeć tylko do jednego aktywnego kanału e-mail naraz. Jeśli chcesz połączyć adres przez innego dostawcę — np. przełączyć się z IMAP na Outlook lub Gmail — najpierw usuń istniejący kanał e-mail, a potem ponownie połącz adres.

Kiedy połączysz ten sam adres ponownie (u dowolnego dostawcy), oryginalny kanał zostanie przywrócony wraz z całą historią rozmów; zmieni się jedynie typ kanału widoczny na liście.

💡 Widzisz błąd "e-mail jest używany"? Adres wciąż jest aktywny na innym kanale, zwykle na tym lub innym koncie Smartsupp. Najpierw usuń ten adres z kanału, do którego jest połączony, a potem spróbuj ponownie. Nie możesz znaleźć, gdzie jest wykorzystywany? Skontaktuj się z naszym supportem, pomożemy go uwolnić.

Praca z e-mailami

Kiedy Twoja skrzynka jest połączona, możesz obsługiwać e-maile bezpośrednio w skrzynce odbiorczej Smartsupp — ale też zrobić coś więcej niż tylko odpowiadać:

  • Odpowiadanie, DW i przekazywanie — odpowiadaj na e-maile, dodawaj odbiorców w DW i przekazuj wiadomości kolegom, wszystko z poziomu widoku rozmowy.

  • Tworzenie nowych wiadomości — twórz i wysyłaj całkiem nowe e-maile wychodzące, nie tylko odpowiedzi na istniejące wątki.

  • Podpowiedź adresu — podczas wpisywania odbiorcy Smartsupp podpowiada pasujące kontakty (imię i e-mail), aby zaoszczędzić czas i uniknąć literówek.

Co dalej?

💡 Potrzebujesz więcej pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem supportu — z chęcią pomożemy!

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?