Smetti di cambiare scheda per gestire le email dei clienti. Con l'integrazione email di Smartsupp, ogni messaggio ricevuto arriva nella tua casella di Smartsupp insieme alle conversazioni in chat e le risposte vengono inviate direttamente dallo stesso posto. Questo articolo ti guida nel collegare Gmail, Seznam e qualsiasi altro provider tramite SMTP/IMAP.
Abbiamo suddiviso l'articolo in alcune sezioni:
Panoramica dell'integrazione email
L'integrazione email ti permette di ricevere e rispondere alle email direttamente dalla tua casella Smartsupp: non devi più saltare tra Gmail, Seznam o qualsiasi altro webmail. Ogni nuova email crea una nuova conversazione in Smartsupp; le risposte restano raggruppate nello stesso thread.
Cose importanti da sapere prima di iniziare:
Disponibile per tutti gli agenti attivi sul tuo account.
Puoi collegare più provider email contemporaneamente.
Ogni agente vede l'oggetto dell'email e può allegare o scaricare file.
La sincronizzazione parte dal momento dell'integrazione: le email precedenti non vengono importate su Smartsupp.
Consiglio: Ogni agente può impostare una firma email personale che viene aggiunta automaticamente a ogni risposta. Scopri come configurarla.
Per iniziare, apri Impostazioni → Canali e clicca su Collega accanto a Integrazione email. Puoi accedere anche dal link nella casella di posta.
Collega Gmail
Gmail usa il flusso OAuth sicuro di Google, quindi non dovrai inserire la tua password in Smartsupp.
Passaggio 1. Nell'elenco dei provider, scegli Gmail. Verrai reindirizzato alla schermata di accesso di Google.
Passaggio 2. Seleziona l'indirizzo Gmail che vuoi collegare (oppure accedi con un altro account) e conferma tutte le richieste di sicurezza di Google.
Passaggio 3. Concedi le autorizzazioni richieste per permettere a Smartsupp di leggere e inviare email a tuo nome.
Passaggio 4. Una volta conclusa l'autorizzazione tornerai alla dashboard Smartsupp — Gmail è ora collegato.
Nota: L'autorizzazione si svolge interamente sulla piattaforma Google — le tue credenziali Gmail non sono mai visibili o memorizzate da Smartsupp.
Collega Outlook
Outlook usa il login sicuro OAuth di Microsoft, quindi non dovrai mai inserire la tua password in Smartsupp.
Passaggio 1. Nell'elenco dei provider, scegli Outlook. Verrai reindirizzato alla pagina di accesso Microsoft.
Passaggio 2. Seleziona l'account Microsoft da collegare (oppure accedi con un altro account) e conferma le eventuali richieste di sicurezza mostrate da Microsoft.
Passaggio 3. Concedi le autorizzazioni richieste per permettere a Smartsupp di leggere e inviare email a tuo nome.
Passaggio 4. Quando l'autorizzazione è completata, tornerai alla dashboard Smartsupp — Outlook è ora collegato.
Nota: Usi un account Microsoft aziendale o scolastico (Microsoft 365)? Potrebbe essere necessario che l'amministratore IT approvi prima l'accesso di Smartsupp. Se vedi un messaggio "Approvazione necessaria" durante l'accesso, chiedi al tuo admin di concedere l'accesso per la tua organizzazione.
Mailbox condivise Microsoft 365
Una mailbox condivisa (ad esempio info@company.com) non può essere collegata direttamente. La connessione Outlook collegherà sempre la casella dell’account che effettua l’accesso durante l’autorizzazione: non c’è modo di selezionare una mailbox condivisa e l’integrazione non utilizza i permessi Accesso completo o Invia come.
⚠️ Nota: Se un utente con accesso alla mailbox condivisa collega il proprio account, verrà sincronizzata la sua mailbox personale — non quella condivisa.
Per collegare un indirizzo come info@company.com, prima convertilo in una mailbox normale:
Nella tua amministrazione Microsoft 365 (Exchange admin center), converti la mailbox condivisa in una casella di posta utente con accesso diretto — la mailbox avrà bisogno di una licenza. In alternativa, crea un nuovo account dedicato all'indirizzo.
Proteggi l’account con una password sicura e l'autenticazione a più fattori.
Collega Outlook in Smartsupp (segui i passaggi sopra) ed esegui l'accesso con questo account durante l'autorizzazione.
Da quel momento solo questa casella verrà sincronizzata con Smartsupp — nessuna mailbox personale sarà coinvolta.
Rimuovere o resettare l’accesso di Smartsupp in Microsoft 365
Se usi un account Microsoft aziendale o scolastico, l'amministratore IT può rivedere o rimuovere l'accesso concesso a Smartsupp nella tua organizzazione. Questo è utile se vuoi smettere di usare l’integrazione Outlook o se vuoi ricominciare da zero la connessione.
Passaggio 1. In Smartsupp elimina il canale email Outlook da Impostazioni → Canali.
Passaggio 2. Chiedi al tuo amministratore IT di rimuovere l’accesso di Smartsupp nel Microsoft Entra admin center (Entra ID → App aziendali → Tutte le applicazioni → Smartsupp). Può revocare le autorizzazioni concesse o eliminare completamente l’applicazione Smartsupp dall’organizzazione.
Passaggio 3. Se vuoi usare di nuovo l’integrazione, collega Outlook in Smartsupp come descritto sopra. L’amministratore dovrà approvare ancora l’accesso.
💡 Consiglio: Microsoft a volte rinomina alcune voci nell’Entra admin center. Per i passaggi più recenti, consulta le guide ufficiali Microsoft: Verifica le autorizzazioni concesse alle applicazioni aziendali e Elimina un’applicazione aziendale.
Collega Seznam
Per Seznam (e altri provider simili elencati), accedi direttamente nel modulo di integrazione con username e password della tua email.
Passaggio 1. Seleziona Seznam dalla lista dei provider.
Passaggio 2. Inserisci indirizzo email, login e password. Puoi aggiungere un nome mittente che verrà visualizzato nelle risposte.
Passaggio 3. Clicca su Fine per salvare.
Nota: Le tue credenziali vengono inviate in modo sicuro al provider email e non sono archiviate né visibili su Smartsupp.
Collega altri provider email
Hai una casella con un altro provider? Puoi comunque collegarla usando SMTP/IMAP. Ogni provider pubblica le proprie impostazioni server — solitamente su una pagina di aiuto o contattando il supporto. Qui sotto trovi i link diretti alle impostazioni SMTP/IMAP dei provider più comuni:
Apple Mail (iCloud) — Impostazioni server iCloud Mail
Proton Mail — Invio SMTP di Proton
AOL Mail — AOL Mail con altre app
Zoho Mail — Accesso IMAP di Zoho
Mail.com — Impostazioni server IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP email collegata HubSpot
Passaggio 1. In Smartsupp apri Impostazioni → Canali e clicca su Collega accanto a Integrazione email. Puoi anche avviare il flusso direttamente dalla casella Smartsupp.
Passaggio 2. Compila i dati SMTP e IMAP dalla documentazione del provider, quindi clicca su Continua.
Passaggio 3. Inserisci login email e password, poi clicca su Fine. Sarà pronta l'integrazione.
Ricollega un indirizzo email
Un indirizzo email può appartenere solo a un canale email attivo alla volta. Se vuoi ricollegare un indirizzo sotto un provider diverso — ad esempio passare da IMAP a Outlook o Gmail — elimina prima il canale email esistente e poi collega nuovamente l’indirizzo.
Quando ricolleghi lo stesso indirizzo, con qualsiasi provider, il canale originale viene ripristinato inclusa la sua cronologia di conversazione; soltanto il tipo di canale mostrato nell’elenco può cambiare.
💡 Vedi l’errore "email già usata"? L'indirizzo è ancora attivo su un altro canale, di solito su questo o un altro account Smartsupp. Elimina l'indirizzo dal canale in cui è collegato prima e poi riprova. Non riesci a trovare dove viene utilizzato? Contatta il supporto e ti aiutiamo a rilasciarlo.
Lavorare con le email
Una volta collegata la casella email, puoi gestire le email direttamente nella tua casella Smartsupp — e fare anche di più che semplici risposte:
Rispondi, CC e inoltra — rispondi alle email, aggiungi destinatari in CC e inoltra messaggi ai colleghi, tutto dalla conversazione.
Invia nuove email — scrivi e manda nuove email in uscita, non solo risposte a thread esistenti.
Completamento automatico indirizzi — mentre digiti un destinatario, Smartsupp suggerisce contatti corrispondenti (nome e email) per risparmiare tempo ed evitare errori di battitura.
E adesso?
Integrazione con Facebook — collega Messenger così le chat dei clienti arrivano nella tua casella Smartsupp.
Integrazione con WhatsApp — porta le conversazioni di WhatsApp Business nella stessa dashboard.
Firma email — imposta una firma personale che viene aggiunta automaticamente a ogni risposta email.
Categorie in casella — tieni email, chat e altri canali sempre organizzati man mano che le conversazioni aumentano.
Integrazione Instagram — rispondi ai messaggi diretti di Instagram dalla stessa casella degli altri canali.
💡 Serve aiuto? Contatta il nostro team di supporto; siamo felici di aiutarti!