politique de confidentialité

Responsable du traitement des données personnelles : Smartsupp.com, sro ., numéro d'identification : 036 68 681, dont le siège social est situé à Šumavská 31, 602 00 Brno, représentée par Vladimír Šandera, directeur général, inscrit au registre du commerce tenu par le tribunal régional de Brno, numéro de dossier C 86206 (« nous »).

Coordonnées: dpo@smartsupp.com

Nous proposons la plateforme Smartsupp (la « Plateforme ») via laquelle nous vous proposons des services de chat en direct, de chatbots, de génération de leads et autres services commandés conformément à nos Conditions d'utilisation (les « Conditions »). Nous accordons une grande importance à la confidentialité. Notre rôle dans le traitement des données personnelles est double. Nous agissons en tant que responsable du traitement des données personnelles (ou, selon certaines lois sur la confidentialité, « Entreprise ») et en tant que sous-traitant des données personnelles (ou, selon certaines lois sur la confidentialité, « Prestataire de services »). La présente Politique de confidentialité décrit notre rôle en tant que responsable du traitement des données personnelles. Vous y trouverez donc toutes les informations pertinentes concernant les finalités, la durée du traitement et vos droits.

La Plateforme est disponible sur le site Internet : https://www.smartsupp.com/ (le « Site Internet »).

Si vous souhaitez utiliser notre plateforme en tant qu'utilisateur et bénéficier de nos services (nous traiterions alors les données personnelles des visiteurs de votre site web, par exemple), nous les traiterons également selon vos instructions. Sachez que dans ce cas, vous agissez en tant que responsable du traitement des données personnelles. Les règles régissant le traitement des données personnelles dans ce cas sont décrites dans nos Conditions de traitement des données, disponibles ici : https://help.smartsupp.com/dpa .

A. DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Pour être aussi transparents que possible, nous avons divisé les données personnelles que nous traitons en ces catégories :

• Informations d'identification. Cela comprend votre nom, votre prénom et l'identité de l'organisation au nom de laquelle vous agissez.
• Informations de connexion. Informations sur les données renseignées par l'utilisateur lors de la création de son compte sur la Plateforme, y compris celles éventuellement partagées avec nous via des services tiers lors de l'utilisation de l'authentification unique. Ces informations comprennent également des informations techniques sur votre navigateur, votre localisation et d'autres informations.
• Coordonnées. Votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone.
• Données de paiement et de facturation. Informations relatives à l'achat, informations nécessaires à la comptabilité et au paiement des services utilisés, informations de crédit, adresse de facturation, numéro d'enregistrement, rétrofacturations, informations nécessaires à la prévention des fraudes, informations sur les personnes mentionnées sur les factures, demandes, données statistiques.
• Informations de connexion, adresse IP et autres informations relatives à l'utilisation de la Plateforme. Nous traiterons des informations techniques, telles que les journaux des utilisateurs de la Plateforme, l'adresse IP du compte, votre appareil ou système d'exploitation, les données système, etc.
• Données relatives à l'exécution du contrat. Informations relatives à l'exécution d'un contrat mutuel et à l'étendue des services fournis dans le cadre du contrat, si elles sont liées à une personne physique spécifique agissant en votre nom.
• Informations utilisateur. Ces informations concernent votre utilisation de la Plateforme (utilisation correcte, utilisation de toutes les fonctionnalités possibles, etc.).
• Données de communication. Données personnelles fournies lors de vos contacts via notre site web, notre chatbot ou tout autre moyen de communication.
• Informations obtenues à partir de questionnaires. Cela comprend votre adresse e-mail, votre niveau de satisfaction (de 1 à 10) ou toute autre information incluse dans le questionnaire.
• Photos et vidéos. Nous pouvons traiter les photos que vous avez prises lors d'un avis, mais uniquement avec votre consentement. Nous pouvons également traiter les photos et vidéos d'un webinaire ou d'une formation que vous avez suivie.
• Cookies. Lors de l'utilisation de notre site web, plusieurs cookies peuvent être utilisés. Pour plus d'informations sur leur stockage, consultez notre Politique relative aux cookies .

Nous obtenons des données personnelles directement auprès de vous, ou si vous êtes un utilisateur de la Plateforme et que votre compte a été créé par votre employeur/partie contractuelle, nous pouvons obtenir des données personnelles auprès de cet employeur/partie contractuelle avec lequel nous sommes en relation contractuelle.

Notre Plateforme n'est pas destinée à stocker ou à traiter des catégories particulières de données personnelles (telles que des données de santé, des informations biométriques, etc.).

B. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET UTILISATION DES DONNÉES

Nous utiliserons vos données personnelles pour vous fournir les services que vous avez demandés, ce qui peut également inclure des notifications par e-mail et des newsletters, assurer le support client, remplir des obligations légales, etc. Tous les objectifs et les modalités d'utilisation des données sont précisés dans la partie B de la présente Politique de Confidentialité, où vous trouverez des informations sur les finalités du traitement, le type de données traitées et la durée de conservation des données.
Nous ne vendrons pas vos données à des tiers, mais nous pourrons les partager avec nos partenaires qui nous aident à fournir nos services (voir la partie D de la présente Politique de Confidentialité).

B.1 Prestation de services

Nous traitons principalement les données personnelles pour vous fournir nos services, vous fournir un compte sur la Plateforme (et permettre à vos employés et autres personnels d'y accéder) et les services demandés, notamment lorsque vous vous inscrivez sur la Plateforme, créez un compte utilisateur, renseignez vos informations de facturation, payez nos services et nous contactez pour obtenir des informations complémentaires. Dans ce cadre, nous pouvons également vous envoyer des messages concernant la conclusion et l'exécution d'un contrat, le lancement de nouveaux produits et services, des rappels de paiement, la réinitialisation de votre mot de passe et d'autres informations essentielles. Ces informations (et autres communications mutuelles) peuvent également être envoyées par e-mail (notification par e-mail).

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos informations de connexion, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos informations de connexion, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la plateforme, les données liées à l'exécution du contrat et les données de communication si la communication est liée à une relation contractuelle mutuelle.

Les paiements sont effectués via des prestataires de paiement qui sont décrits dans la partie D - liste des destinataires.

La base juridique de ce traitement est l'exécution du contrat entre vous et nous et la nécessité de prendre des mesures à votre demande avant de conclure le contrat. Si vous n'êtes pas directement partie au contrat (par exemple, si vous êtes un employé de notre client ou une personne agissant pour le compte de notre client), nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime à l'exécution de tout contrat conclu.

Les données sont traitées pendant la durée du contrat conclu et la période nécessaire à l'exécution des obligations qui en découlent. Si vous n'utilisez pas votre compte pendant une période prolongée, il sera désactivé. Toutefois, si vous souhaitez supprimer des informations le concernant, vous devez nous contacter via nos coordonnées, notre service client ou tout autre moyen de contact.

Concernant l'API Google Workspace : Nous confirmons que l'utilisation des API Google Workspace par notre application est strictement limitée à la fourniture de nos services aux utilisateurs. Nous n'utilisons aucune donnée obtenue via les API Google Workspace pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle (IA) ou d'apprentissage automatique (ML) généralisés. Notre utilisation de ces API est conforme aux exigences d'utilisation limitée de Google, décrites ici .

B.2 Assistance client et autres demandes

Nous traitons également vos informations personnelles pour vous fournir un support client, y compris le traitement de toutes les demandes et requêtes, y compris la communication de suivi et la fourniture de documentation pour toute communication ultérieure avec les entités.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la Plateforme, les données liées à l'exécution du contrat et les données de communication si la communication est liée à un support client.

La base juridique de ce traitement est l’exécution du contrat entre vous et nous ou notre intérêt légitime.

Les données personnelles sont traitées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le client, puis aussi longtemps que nécessaire à la protection de nos intérêts légaux ou au traitement de toute demande d'assistance client. La durée maximale de conservation est fixée à 3,5 ans après la demande.

B.3 Évaluations de la satisfaction des clients (et enquêtes)

Nous utilisons également les informations pour évaluer les clients utilisant le produit, évaluer la satisfaction, les tendances et garantir que l'utilisation de la plateforme est maximisée.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos informations d'utilisateur, vos données liées à l'exécution du contrat, vos informations obtenues à partir de questionnaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime qui consiste à améliorer la plateforme et l’expérience utilisateur.

Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation. Elles sont traitées pendant la durée raisonnable nécessaire à la communication mutuelle ou à la réalisation d'enquêtes.

B.4 Protection des droits et devoirs et protection contre les fraudes et les abus

Nous pouvons également traiter vos données pour nous protéger contre toute utilisation non autorisée de notre Plateforme et de nos services et garantir leur sécurité. Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles pour protéger nos propres réclamations ou pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant des activités illégales, des soupçons de fraude, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité physique de toute personne ou des violations de nos Conditions. Cette finalité inclut également le traitement des données personnelles pour le traitement d'éventuelles réclamations.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos informations de connexion, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos informations de connexion, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la plateforme, vos informations d'utilisateur, vos données liées à l'exécution de l'accord et vos données de communication si la communication est liée à une relation contractuelle mutuelle.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à protéger nos droits et devoirs et à nous protéger contre la fraude et les abus.

Nous traitons les données pendant la durée des délais de prescription ou de tout autre délai de réclamation. Cette durée peut être modifiée en fonction de l'état actuel des faits et des fraudes constatées. En règle générale, la durée de traitement peut être fixée en fonction des délais de prescription (par exemple, 10 ans selon la législation applicable).

B.5 Obligations légales

Comme toute entreprise, nous devons respecter les obligations légales, notamment en matière fiscale, comptable et autres. Parallèlement, nous devons être prêts à coopérer avec les autorités publiques si la loi nous y oblige.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos données liées à l'exécution du contrat, vos données de communication (si elles sont utilisées aux fins d'obligations légales).

La base juridique de ce traitement est l’exécution de nos obligations légales.

Ces données sont traitées pendant la durée légale. Nous sommes légalement tenus de conserver les documents comptables et les pièces comptables (factures) pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice comptable auquel ils se rapportent. Nous sommes également tenus de conserver les factures pendant 3 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal au cours duquel l'obligation fiscale y afférente est née. Nous sommes également tenus de conserver les documents fiscaux pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal au cours duquel la transaction a eu lieu.

B.6 Newsletters et communications commerciales

Nous pouvons vous envoyer ponctuellement des communications commerciales par e-mail. Il ne s'agit pas de communications liées à l'exécution de la relation contractuelle (par exemple, mises à jour des conditions générales, notifications de paiement, retards, etc.), mais de communications concernant des promotions, des remises, des campagnes et autres communications soutenant notre marque.

À cette fin, nous traiterons votre adresse e-mail et vos informations d'identification.

La base juridique de ce traitement est divisée en deux parties distinctes :

Si vous créez un compte et vous inscrivez, nous concluons un contrat et une relation client est établie. Les données personnelles sont donc traitées dans le cadre de notre intérêt légitime (marketing direct).

· Si vous vous abonnez à notre liste de diffusion, vous nous donnez votre consentement pour un tel traitement en vous abonnant.

Vous pouvez vous désinscrire de nos newsletters à tout moment en utilisant le lien de désabonnement figurant en pied de page de chaque message. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, ce qui a la même signification que l'option de désinscription décrite ci-dessus.

Les données personnelles sont traitées pendant une durée de 2 ans à compter de la dernière consultation active de la newsletter, sauf désinscription anticipée.

B.7 Avis

Nous aimons partager vos avis sur la Plateforme et en faire part au monde entier. C'est pourquoi nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles et à partager votre avis sur nos réseaux sociaux ou sur notre site web.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées et vos identifiants de connexion. Avec votre consentement explicite, nous traitons également les photos, le nom de votre entreprise, votre fonction et d'autres données personnelles incluses dans le texte de l'avis.

La base juridique de ce traitement est votre consentement.

Vos données personnelles dans les avis sont traitées jusqu'à la révocation de votre consentement, au plus tard 5 ans.

B.8 Webinaires/cours

Vous pouvez également participer à nos webinaires et autres formations que nous organisons. Nous traiterons vos données personnelles pour l'organisation et la mise à votre disposition de ces webinaires ou formations. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de prendre des vidéos ou des photos de certains de ces événements. Nous souhaitons préserver l'anonymat ; nous n'inclurons donc pas votre nom ni d'autres informations sur les photos ou vidéos, sauf autorisation de votre part (par exemple, s'il s'agit d'une référence).

Nous traiterons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation ainsi que vos photos et vidéos.

La base juridique de ce traitement est un contrat mutuel que nous avons conclu lors de votre inscription à notre webinaire/cours.

Les données personnelles seront traitées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec nous et ensuite pendant une période de 4 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES EN RELATION AVEC LES COOKIES SUR LE SITE WEB ET SUR LA PLATEFORME

B.9 Fonctionnement et sécurité du site Web/de la plateforme (nécessité)

Nous traitons vos données personnelles pour le fonctionnement et la sécurité du site web et de la plateforme, c'est-à-dire pour le fonctionnement interne de la plateforme, votre identification en tant qu'utilisateur inscrit lors de votre navigation et de vos visites répétées sur la plateforme, et pour garantir votre sécurité. Nous devons également traiter des informations sur vos préférences, telles que vos consentements, le type de cookies que vous acceptez, les chaînes de consentement à des fins de personnalisation et de marketing, etc.

À cette fin, nous traitons des données techniques telles que l'adresse IP et les cookies classés comme nécessaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime au bon fonctionnement et à la sécurité de notre Plateforme. Les données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique relative aux cookies. Veuillez noter que votre navigateur web peut définir une durée de conservation des cookies.

B.10 Analyse du trafic du site Web/de la plateforme (statistiques)

Nous traitons vos données personnelles pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web ou la Plateforme. Dans ce cadre, nous pouvons surveiller le trafic sur notre site web ou la Plateforme, l'optimiser et, de manière générale, rendre votre visite sur le site web ou la Plateforme plus fluide et plus conviviale.

À cette fin, nous traitons les données des cookies analytiques, fournies par nous ou par des tiers avec votre consentement. Ces données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur web peut définir la durée de conservation des cookies.

B.11 Support et promotion Web (marketing)

Nous traitons vos données personnelles pour obtenir des informations sur vos préférences et vous proposer des publicités pertinentes. Ce faisant, nous pouvons promouvoir et proposer des produits et services sur le site, vous présenter des communications marketing relatives aux services que vous avez demandés et promouvoir notre marque en ligne. Cela peut également inclure la promotion de nos services via les réseaux sociaux, par exemple, lorsque nous partageons ces informations avec des tiers.

À cette fin, nous traitons les données de cookies classées comme marketing, fournies par nous ou par des tiers, lorsque vous nous donnez votre consentement. Ces données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur web peut définir la durée de conservation des cookies.

C. CONSERVATION DES DONNÉES

Les données personnelles sont conservées pendant la durée stipulée pour chaque finalité à la partie B de la présente Politique de confidentialité. En règle générale, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique de confidentialité, sauf si une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi (par exemple, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice). À l’expiration de la période de conservation applicable, les données seront supprimées ou détruites.
Vous pouvez également demander la suppression de vos données en nous contactant à l’adresse privacy@smartsupp.com. Nous évaluerons votre demande conformément à la partie E.4 de la présente Politique de confidentialité.

D. PARTAGE ET DIVULGATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous ne transférons ni ne divulguons vos informations à des tiers à des fins autres que celles prévues dans la présente Politique de confidentialité (partie B). Les finalités de tous les destinataires des données sont également indiquées dans le tableau ci-dessous. Nous partageons des données personnelles avec les destinataires de données mentionnés ci-dessous :

Lorsque nous utilisons des cookies sur notre site Web et dans le produit, nous pouvons également partager vos données personnelles avec d'autres destinataires de données, tels que : Facebook , X , Youtube , LinkedIn , Google Ads , Google , G2Crowd , Konektime.

En cas d'avis, vos données personnelles peuvent être partagées sur d'autres plateformes, telles que : Amazon , Shoptet , Shopify , trustradius.com , Capterra , G2 , WordPress , Satismeter, Apple , Google .

Par ailleurs, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec certains tiers en tant que responsables du traitement afin de remplir nos obligations légales, lorsque la législation applicable nous y oblige (notamment les autorités administratives, policières et judiciaires). De même, nous pouvons être amenés à partager vos données avec des personnes qui prétendent avoir subi un préjudice du fait de votre comportement.

E. VOS DROITS EN MATIÈRE DE TRAITEMENT ET LA POSSIBILITÉ DE LES EXERCER

Pour toutes les questions relatives au traitement de vos données personnelles, qu'il s'agisse d'une question, de l'exercice de droits, de l'envoi d'une réclamation à nos mains, etc., vous pouvez nous contacter à privacy@smartsupp.com .

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, au maximum dans un délai d'un mois. Dans des cas exceptionnels, notamment en raison de la complexité de votre demande, nous sommes en droit de prolonger ce délai de deux mois supplémentaires. Nous vous informerons bien entendu de toute prolongation et de son motif.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle comme décrit ci-dessous.

E.1 Droit d'accès

Vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles. Si nous traitons vos données personnelles, vous avez également le droit de demander l'accès aux informations concernant la finalité et la portée du traitement, les destinataires des données, la durée du traitement, le droit de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de vous opposer au traitement, le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle et les sources des données personnelles (ces informations sont déjà fournies dans ce document). Vous pouvez également nous demander une copie des données personnelles que nous traitons. Nous fournissons la première copie gratuitement ; les copies supplémentaires peuvent être payantes. L'étendue des données fournies peut être limitée afin de ne pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui.

E.2 Droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment. Toutefois, le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait et n'entraîne pas la fin du traitement des données personnelles déjà anonymisées.

E.3 Droit à la réparation

Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles inexactes vous concernant. Selon la finalité du traitement, vous pouvez également avoir le droit de faire compléter les données personnelles incomplètes, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.

E.4 Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles dans les cas où :

• nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
   
• vous avez retiré le consentement sur la base duquel les données personnelles ont été traitées et il n'y a plus de raison de les traiter :
   
• vous vous opposez au traitement et il n’existe pas d’autres raisons impérieuses pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct ;
   
• les données personnelles sont traitées en violation de la loi.

Vous ne pouvez toutefois pas exercer ce droit si le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales ou des tâches qui nous sont confiées dans l'intérêt public ou à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

E.5 Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas où :

• vous contestez l'exactitude de vos données personnelles ; dans ce cas, vous pouvez demander une limitation du traitement jusqu'à ce que l'exactitude des données personnelles ait été vérifiée ;
   
• le traitement est contraire à la loi et au lieu de l'effacement, vous demandez une limitation du traitement des données personnelles ;
   
• nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
   
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles ; dans ce cas, vous pouvez demander une limitation du traitement jusqu'à ce qu'il soit vérifié que nos intérêts légitimes prévalent.

E.6 Droit à la portabilité

Vous avez le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles que nous traitons par des moyens automatisés sur la base de votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat. Nous vous transmettrons ces données, ou les transmettrons à un responsable du traitement désigné par vous, dans un format couramment utilisé et lisible par machine, si cela est techniquement possible. La portée des données fournies peut être limitée afin de ne pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui.

E.7 Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles que nous traitons sur la base de notre intérêt légitime. Nous cesserons de traiter vos données s'il n'existe aucune autre raison impérieuse justifiant le traitement, si le traitement n'est pas nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, ou si vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct. Des règles spécifiques s'appliqueront en cas d'opposition à l'envoi de newsletters. Dans ce cas, nous cesserons de vous envoyer ces newsletters.

F. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE

Outre la possibilité d'exercer vos droits auprès de notre société, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente, à savoir l'Office de protection des données personnelles, situé à l'adresse suivante : Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.

G. MODIFICATIONS DE CES INFORMATIONS

Cette politique de confidentialité est en vigueur depuis le 19/05/2025. Nous sommes susceptibles de la modifier ponctuellement ; veuillez donc la consulter régulièrement. Toute modification apportée à ce document sera publiée sur notre site web.