Responsable du traitement des données personnelles : Smartsupp.com, s.r.o ., N° d'identification : 036 68 681, dont le siège social est situé à Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, représenté par Vladimír Šandera, Directeur général, enregistré au Registre du commerce tenu par le Tribunal régional de Brno, dossier n° C 86206 (« nous »).

Coordonnées : dpo@smartsupp.com

Nous fournissons la plateforme Smartsupp (la « Plateforme ») par l'intermédiaire de laquelle nous vous proposons le chat en direct, les Flows (anciennement chatbots), la génération de prospects et d'autres services commandés conformément à nos Conditions d’utilisation (les « Conditions »). Nous accordons une grande importance à la confidentialité. Notre rôle dans le traitement des données personnelles est double. Nous agissons en tant que responsable du traitement des données personnelles (ou, selon certaines lois sur la protection de la vie privée, désigné comme « entreprise ») et également en tant que sous-traitant des données personnelles (ou « fournisseur de services » selon certaines lois). Cette Politique de confidentialité décrit notre rôle de responsable du traitement des données à caractère personnel, ce qui signifie que vous trouverez dans la présente politique toutes les informations pertinentes concernant les finalités, la durée du traitement ou vos droits.

La Plateforme est disponible sur le site web : https://www.smartsupp.com/ (le « Site web »).

Si vous souhaitez utiliser notre Plateforme en tant qu'utilisateur et bénéficier de nos services (nous traiterons alors par exemple les données personnelles des visiteurs de votre site web), nous traitons également les données personnelles selon vos instructions. Sachez que, dans de tels cas, vous agissez en tant que responsable du traitement des données personnelles. Les règles relatives à notre gestion des données dans ces cas sont disponibles dans nos Conditions de traitement des données disponibles ici : https://help.smartsupp.com/fr/articles/12647343.

Nous avons présenté cet article en plusieurs sections :

Pour plus de transparence, nous avons classé les données personnelles traitées dans les catégories suivantes :

Nous collectons les données personnelles directement auprès de vous, ou, si vous êtes utilisateur de la Plateforme et que votre compte a été créé par votre employeur/partie contractuelle, nous pouvons obtenir ces données de cet employeur/contractant avec lequel nous avons une relation contractuelle.

Notre Plateforme n’est pas destinée au stockage ou au traitement de catégories particulières de données personnelles (telles que des données de santé, informations biométriques, etc.).

Nous utiliserons vos données personnelles pour vous fournir les services demandés, ce qui peut aussi inclure des notifications e-mail et des newsletters, assurer le support client, remplir les obligations légales, etc. Toutes les finalités et les usages des données sont indiquées dans la partie B de cette politique de confidentialité, où vous trouverez les objectifs, les types de données traitées et leur durée de conservation.
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Nous ne vendrons pas vos données à des tiers, mais nous pouvons les partager avec nos partenaires qui nous aident à fournir nos services (voir la Partie D de cette politique).

Nous traitons principalement les données personnelles pour vous fournir nos services, pour vous permettre la création d’un compte sur la Plateforme (et d’offrir l’accès à vos collaborateurs et autres membres du personnel) et pour fournir les services demandés, notamment lors de votre inscription à la Plateforme, la création d’un compte utilisateur, la saisie des données de facturation et le paiement de nos services, ou lorsque vous nous contactez pour une information complémentaire. Dans ce cadre, nous pouvons également vous envoyer des messages concernant la conclusion et l’exécution du contrat, les nouvelles versions de produits ou de services, les rappels de paiement, la réinitialisation des mots de passe et d’autres informations essentielles. Ces informations (et autres échanges) peuvent également être envoyées par e-mail (notification e-mail). À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Informations de connexion, Coordonnées, Données de paiement et de facturation, Informations de journal, adresse IP et autres informations relatives à l’utilisation de la Plateforme, Données liées à l’exécution du contrat et Données de communication si celles-ci sont en lien direct avec la relation contractuelle.

Les paiements sont effectués via des prestataires de paiement décrits à la Partie D – liste des destinataires.

La base juridique de ce traitement est l’exécution du contrat qui vous lie à nous et la nécessité de prendre des mesures à votre demande avant de conclure le contrat. Si vous n’êtes pas directement partie au contrat (par exemple si vous êtes un salarié d’un client ou un représentant d’un client), nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime dans l’exécution de tout contrat conclu.

Les données sont traitées pendant toute la durée du contrat et pour la période nécessaire à l’exécution des obligations issues de ce contrat. Si vous n’utilisez pas votre compte pendant une longue période, il est désactivé ; cependant, si vous souhaitez supprimer les informations liées à votre compte, vous devez nous contacter via les coordonnées ou le support ou par tout autre moyen.

Concernant Google Workspace API : Nous confirmons que l’utilisation des API Google Workspace par notre application est strictement limitée à la fourniture de nos services aux utilisateurs. Nous ne traitons pas les données recueillies par les API Google Workspace pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle (IA) ou d’apprentissage automatique (ML). Notre utilisation de ces API est conforme aux exigences Limited Use de Google, telles que décrites ici.

Nous traitons également vos données personnelles afin de vous fournir une assistance client, notamment la gestion des demandes et des questions, le suivi des communications et la fourniture de documents pour toute communication ultérieure avec des entités.

À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Coordonnées, adresse IP et autres informations relatives à l’utilisation de la Plateforme, Données liées à l’exécution du contrat et Données de communication lorsque la communication concerne le support client.

La base juridique de ce traitement est l’exécution du contrat qui vous lie à nous ou notre intérêt légitime.

Les données personnelles sont traitées pendant la durée de la relation contractuelle et, ensuite, aussi longtemps que nécessaire à la protection de nos propres intérêts légaux ou pendant la période nécessaire au traitement de toute demande d’assistance. La période maximale de conservation est fixée à 3,5 ans après la demande.

Nous utilisons aussi les informations pour évaluer les utilisateurs du produit, mesurer la satisfaction, suivre les tendances et garantir l’optimisation de l’utilisation de la Plateforme.

À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Coordonnées, Informations utilisateur, Données liées à l’exécution du contrat, Informations obtenues à partir de questionnaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime visant à améliorer la Plateforme et l’expérience utilisateur.

Les données personnelles sont conservées pendant la durée de la relation. Elles sont traitées pendant une période raisonnable requise pour la communication ou la réalisation des enquêtes.

Nous pouvons également traiter vos données pour nous protéger contre toute utilisation non autorisée de la Plateforme et des services afin d’en garantir l’utilisation en toute sécurité. Par ailleurs, nous pouvons utiliser les données personnelles pour défendre nos intérêts, enquêter, prévenir ou agir en cas d’activités illégales, de fraudes, de situations menaçant la sécurité physique d'une personne ou de violations de nos Conditions. Cette finalité inclut également le traitement de données pour la gestion des réclamations.

À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Informations de connexion, Coordonnées, Données de paiement et de facturation, informations de journal, adresse IP et autres informations sur l’utilisation de la Plateforme, Informations utilisateur, Données liées à l’exécution du contrat et Données de communication lorsque la communication se rapporte à une relation contractuelle.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à la protection de nos droits et obligations ainsi que la lutte contre la fraude et les abus.

Nous traitons les données pendant la période courant des délais de prescription ou des délais nécessaires à la revendication de droits. Cette période peut évoluer selon la législation et selon la gravité des faits constatés. Généralement, la période de traitement est déterminée en fonction des délais de prescription applicables (par exemple 10 ans suivant la loi en vigueur).

Comme toute autre société, nous devons satisfaire à des obligations légales, notamment en matière de fiscalité, de comptabilité et dans d’autres domaines qui nous sont applicables. Nous devons également être en mesure de coopérer avec les autorités si la loi l’exige.

À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Coordonnées, Données de paiement et de facturation, Données liées à l’exécution du contrat, Données de communication (si utilisées pour satisfaire à une obligation légale).

La base juridique de ce traitement est l’exécution de nos obligations légales.

Ces données sont traitées pendant la durée exigée par la loi. Nous sommes légalement tenus de conserver les documents comptables (factures) pendant 5 ans à compter de la fin de l’exercice, de conserver les factures 3 ans après la fin de l’année fiscale à laquelle se rapporte la créance, et de conserver les documents fiscaux pendant 10 ans à compter de la fin de l’année fiscale concernée.

Il se peut que nous vous envoyions, occasionnellement, des messages commerciaux par e-mail. Il ne s’agit pas de communications liées à la relation contractuelle (par exemple, notifications de paiement, retards, mises à jour contractuelles), mais d’informations promotionnelles, offres, campagnes et autres communications visant à soutenir notre marque.

À cette fin, nous traiterons votre adresse e-mail et vos Informations d’identification.

La base juridique de ce traitement est divisée en deux parties distinctes :

· Si vous créez un compte et vous inscrivez, un contrat et une relation commerciale sont établis. Les données personnelles sont traitées selon notre intérêt légitime (marketing direct).

· Si vous vous abonnez à notre liste de diffusion, vous nous donnez votre consentement en vous inscrivant.

Vous pouvez vous désabonner de ces newsletters à tout moment via le lien de désinscription en bas de chaque message. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, ce qui a le même effet que la désinscription décrite ci-dessus.

Les données personnelles sont traitées pendant 2 ans à compter de la dernière consultation active de la newsletter, sauf si vous vous désabonnez plus tôt.

Nous aimons partager des informations sur votre avis concernant la Plateforme et nous aimons le faire savoir au monde entier. Nous pouvons ainsi traiter vos données personnelles et partager votre avis sur nos réseaux sociaux ou le Site web.

À cette fin, nous traitons vos Informations d’identification, Coordonnées et Informations de connexion. Avec votre consentement explicite, nous pouvons également traiter des images, le nom de l'entreprise, le poste occupé et d'autres informations personnelles fournies dans l'avis.

La base juridique de ce traitement est votre consentement.

Vos données personnelles dans les avis sont traitées jusqu'au retrait de votre consentement, 5 ans au maximum.

Vous pouvez également participer à nos webinaires et autres formations que nous organisons. Nous traiterons vos données personnelles afin d’organiser et de vous fournir ces évènements. Veuillez noter que nous pouvons prendre des photos ou des vidéos lors de certains de ces évènements. Nous visons à garantir l'anonymat autant que possible, donc nous n'incluons ni votre nom ni vos coordonnées sur les photos ou vidéos sans votre autorisation préalable (par exemple si cela constitue une référence).

Nous traiterons vos Informations d’identification, Coordonnées, Données de paiement et de facturation ainsi qu’Images et vidéos.

La base juridique de ce traitement est le contrat qui a été conclu lors de votre enregistrement à notre webinaire/formation.

Les données personnelles seront traitées pendant la durée de la relation contractuelle et ensuite durant une période de 4 ans après la fin de cette relation.

Nous traitons vos données personnelles pour le fonctionnement du Site web et de la Plateforme et leur sécurité, c’est-à-dire pour le fonctionnement interne de la Plateforme, votre identification en tant qu’utilisateur enregistré lors de la navigation ou de visites répétées, et la garantie de votre sécurité. Nous devons aussi traiter des informations relatives à vos préférences (consentements, type de cookies acceptés, chaînes de consentement à des fins de personnalisation/marketing, etc.).

À cette fin, nous traitons des données techniques telles que l’adresse IP et des cookies classés comme nécessaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime dans le bon fonctionnement et la sécurité de notre Plateforme. Les données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour la durée maximale indiquée dans la barre ou politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur peut déterminer la période de stockage des cookies.

Nous traitons vos données personnelles afin de comprendre comment les visiteurs utilisent notre Site web ou la Plateforme. Dans ce cadre, nous pouvons analyser la fréquentation du Site web ou de la Plateforme, l’optimiser et améliorer de manière générale votre expérience d’utilisation.

À cette fin, nous traitons des Données de cookies classées comme « analytiques » fournies par nos soins ou des tiers lorsque vous nous donnez votre consentement. Les données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, ou la période maximale indiquée dans la barre ou politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur web peut définir la période de conservation des cookies.

Nous traitons vos données personnelles pour obtenir des informations sur vos préférences et vous afficher de la publicité pertinente. Nous pouvons promouvoir et proposer des produits et services sur le site, vous envoyer des communications marketing concernant des services qui vous intéressent et mettre en valeur notre marque en ligne. Ceci peut inclure la promotion de nos services via des réseaux sociaux ou le partage de telles informations avec des tiers.

À cette fin, nous traitons des Données de cookies classées comme « marketing » fournies par nous ou des tiers lorsque vous donnez votre consentement. Les données sont généralement traitées pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, ou la période maximale indiquée dans la barre ou politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur web peut déterminer la période de conservation des cookies.

Smartsupp propose un connecteur facultatif basé sur le Model Context Protocol (MCP) qui vous permet d’utiliser la Plateforme via l’assistant IA tiers de votre choix, comme ChatGPT (OpenAI) ou Claude (Anthropic) (l’« Assistant IA »). Le connecteur fonctionne uniquement lorsqu’un utilisateur de votre compte Smartsupp l’ajoute dans l’Assistant IA et l’autorise en se connectant à Smartsupp. L’Assistant IA agit alors uniquement dans le cadre des autorisations de cet utilisateur.

Données traitées. Selon vos interactions avec l’Assistant IA, le connecteur lit ou modifie les données suivantes qui sont stockées dans votre compte Smartsupp :

Nous ne recevons que les paramètres des requêtes que l’Assistant IA envoie. Nous ne recevrons pas vos discussions avec cet Assistant, ni son historique, sa mémoire ou les fichiers que vous y chargez. Pour fournir le connecteur, nous traitons également les données d’authentification (jetons d’accès et identifiant de l’Assistant IA connecté) et les journaux techniques des requêtes du connecteur.

Finalité et base juridique. Nous traitons les données de votre compte pour réaliser les actions que vous demandez via l’Assistant IA, sur votre instruction en tant que sous-traitant selon nos Conditions de traitement des données. Nous traitons les données d’authentification et les journaux techniques pour fournir le connecteur (exécution du contrat) et assurer la sécurité de la Plateforme et prévenir les abus (intérêt légitime). Nous n’utilisons pas les données transitant par le connecteur pour entraîner des modèles d’IA, nous ne les vendons pas et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Destinataires. Les données renvoyées par le connecteur sont transmises à l’Assistant IA choisi, dont le fournisseur les traite selon votre propre contrat et sa politique de confidentialité. Si ce fournisseur traite les données en dehors de l’Espace économique européen, le transfert a lieu selon votre demande et dans le cadre de votre accord avec ce fournisseur.

Conservation. Nous ne conservons pas de copie distincte des données renvoyées : elles demeurent dans votre compte Smartsupp et sont conservées comme décrit dans nos Conditions de traitement des données. Les jetons d’accès expirent automatiquement après un délai limité. Les journaux techniques des requêtes ne contiennent que les métadonnées des requêtes (date, outil utilisé, statut du résultat, etc.) et sont conservés pendant 30 jours.

Contrôle par vos soins. Le connecteur est facultatif et désactivé tant que vous ne l’avez pas autorisé. Vous pouvez le déconnecter à tout moment dans les paramètres du connecteur de l’Assistant IA, après quoi l’Assistant ne pourra plus accéder à votre compte. Vous pouvez également nous demander de révoquer la connexion à dpo@smartsupp.com.

Les données personnelles sont conservées pendant toute la période prévue pour chaque finalité à la partie B de la présente politique de confidentialité. Généralement, nous conserverons vos données pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités indiquées dans cette politique, sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou autorisée par la loi (par exemple, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice). Lorsque la période de conservation a expiré pour un certain type de données, nous les supprimerons ou les détruirons.
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​Vous pouvez également demander la suppression de vos données en nous contactant à dpo@smartsupp.com.
​Nous évaluerons votre demande conformément à la partie F.4 de cette politique de confidentialité.

Nous ne transférons ni ne divulguons vos informations à des tiers à d’autres fins que celles prévues dans la présente politique (Partie B). Par ailleurs, les finalités de chaque destinataire sont mentionnées dans le tableau ci-dessous. Nous partageons les données personnelles avec les destinataires cités ci-après :

Grâce à l’usage de cookies sur notre Site web et dans le Produit, nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres destinataires, tels que : Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Dans le cas des avis, vos données personnelles peuvent être partagées sur d’autres plateformes, telles que : Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
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En plus de cela, nous pouvons communiquer vos données à certains tiers agissant eux-mêmes en tant que responsables du traitement dans le but de « satisfaire à une obligation légale » lorsqu’une telle communication est exigée par la législation en vigueur (notamment aux autorités administratives, autorités de police et judiciaires). De même, nous pourrions être amenés à transmettre vos données à des personnes s’estimant lésées par votre conduite.

Des procédures de sécurité sont en place pour protéger la confidentialité de vos données. La Plateforme sur laquelle sont traitées les données personnelles n’autorise que les canaux ou protocoles sécurisés pour les connexions réseau entrantes. Nous chiffrons les données au moyen de SSL/TLS pour toutes les transmissions. Nous avons aussi adopté des mécanismes de restriction de l’accès physique ou en ligne aux serveurs hébergeant ces données. Nous avons mis en place un processus de test, d’évaluation et de révision régulière de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données.

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, l’exercice de vos droits, ou l’envoi d’une réclamation à notre attention, vous pouvez nous contacter à dpo@smartsupp.com .

Votre demande sera traitée sans retard excessif, au plus tard sous 1 mois. Dans certains cas exceptionnels, notamment compte tenu de la complexité de la demande, nous pouvons prolonger ce délai de 2 mois supplémentaires. Nous vous informerons bien entendu de toute prolongation et du motif.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, comme décrit ci-dessous.

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles. Si nous traitons vos données, vous avez également le droit d’obtenir des informations sur la finalité et l’étendue du traitement, les destinataires, la durée, le droit à la rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement, à l’opposition, le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et l’origine des données (ces informations sont déjà fournies dans ce document). Vous pouvez aussi demander une copie de vos données. La première copie est gratuite ; les suivantes peuvent être facturées. L’étendue des données fournies peut être limitée pour ne pas porter atteinte aux droits d’autrui.

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel. Le retrait du consentement n'affecte toutefois pas la légalité du traitement effectué avant ce retrait, ni ne met fin au traitement de données déjà anonymisées.

Vous pouvez nous demander de corriger toute donnée personnelle inexacte vous concernant. Selon la finalité du traitement, vous pouvez également demander à compléter des données incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles dans les cas suivants :

Ce droit ne s’exerce cependant pas si le traitement est nécessaire pour respecter nos obligations légales ou dans l’exercice d’une mission d’intérêt public ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :

Vous pouvez obtenir une copie de vos données personnelles que nous traitons par des moyens automatisés sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat. Ces données vous seront transmises dans un format couramment utilisé, lisible par machine, à vous ou au responsable du traitement que vous désignez, si cela est techniquement possible. L’étendue peut être limitée pour ne pas porter atteinte aux droits d’autrui.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous réalisons pour nos intérêts légitimes. Nous cesserons alors de traiter vos données s’il n’existe pas de motif impérieux ou si le traitement n’est pas nécessaire à la défense de droits en justice, ou en cas d’opposition au marketing direct (cas des newsletters : l’envoi cessera immédiatement si vous vous y opposez).

En plus de la possibilité d’exercer vos droits auprès de notre société, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, qui est l’Office de la protection des données personnelles, situé à Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.

La présente politique de confidentialité entre en vigueur à compter du 08.10.2026. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment, alors veuillez la consulter régulièrement. Toute modification sera publiée sur notre Site web.