Politique de confidentialité

Responsable du traitement des données personnelles : Smartsupp.com, sro ., ID n° : 036 68 681, dont le siège social est situé à Šumavská 31, 602 00 Brno, représentée par Vladimír Šandera, directeur général, inscrit au registre du commerce tenu par le tribunal régional de Brno, dossier n° C 86206 (« nous »).

Coordonnées du délégué à la protection des données : dpo@smartsupp.com

Nous fournissons la plateforme Smartsupp (la « Plateforme ») via laquelle nous vous proposons des services de chat en direct, de chatbots, de génération de leads et d'autres services commandés conformément à nos Conditions de service (les « Conditions »). Nous prenons la confidentialité au sérieux. Notre rôle dans le traitement des données personnelles est double. Nous agissons en tant que responsable du traitement des données personnelles (ou dans certaines lois sur la confidentialité, appelés « Entreprise ») et également en tant que sous-traitant des données personnelles (ou dans certaines lois sur la confidentialité, appelés « Prestataire de services »). Cette politique de confidentialité décrit notre rôle en tant que responsable du traitement des données personnelles, ce qui signifie que dans cette politique de confidentialité, vous pouvez trouver toutes les informations pertinentes sur les finalités, la durée du traitement ou vos droits.

La Plateforme est disponible sur le site Internet : https://www.smartsupp.com/ (le « Site Internet »).

Si vous souhaitez utiliser notre plateforme en tant qu'utilisateur et utiliser nos services (nous traiterions ainsi les données personnelles des visiteurs de votre site Web, par exemple), nous traiterons également les données personnelles selon vos instructions. Sachez que dans de tels cas, vous agissez en tant que responsable du traitement des données personnelles. Les règles sur la manière dont nous traitons les données personnelles dans de tels cas sont disponibles dans nos conditions de traitement des données disponibles ici: https://help.smartsupp.com/dpa.

A. DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Afin d'être aussi transparents que possible, nous avons divisé les données personnelles que nous traitons en ces catégories :

• Informations d'identification. Cela comprend votre nom, votre prénom et l'identification de l'organisation au nom de laquelle vous agissez.
• Informations de connexion. Informations sur les données renseignées par l'utilisateur lors de la création d'un compte sur la Plateforme, y compris les éventuelles informations partagées avec nous via des services tiers lorsque vous utilisez l'authentification unique. Ces informations comprennent également des informations techniques sur votre navigateur, votre localisation et d'autres informations.
• Coordonnées. Votre adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données de paiement et de facturation. Informations sur l'achat, informations nécessaires à la comptabilité et au paiement des services utilisés, informations de crédit, adresse de facturation, numéro d'enregistrement, rétrofacturations, informations nécessaires pour prévenir les fraudes, informations sur les personnes mentionnées sur les factures, demandes, données statistiques.
• Informations de connexion, adresse IP et autres informations sur l'utilisation de la plateforme. Nous traiterons des informations techniques, telles que les journaux des utilisateurs de la plateforme, l'adresse IP du compte, votre appareil ou système d'exploitation, les données système, etc.
• Données liées à l'exécution du contrat. Informations sur l'exécution d'un contrat mutuel, sur l'étendue des services fournis dans le cadre du contrat, si elles sont liées à une personne physique spécifique agissant en votre nom.
• Informations utilisateur. Ces informations comprennent des informations sur votre utilisation de la Plateforme (si vous l'utilisez correctement, si vous utilisez toutes les fonctionnalités possibles, etc.).
• Données de communication. Données personnelles fournies en nous contactant via notre site Web, notre chatbot de communication par courrier électronique ou tout autre moyen de communication.
• Informations obtenues à partir de questionnaires. Cela comprend les informations relatives à votre adresse électronique, votre degré de satisfaction (de 1 à 10) ou d'autres informations que nous incluons dans le questionnaire.
• Photos et vidéos. Nous pouvons traiter vos photos issues d'un avis, mais uniquement si vous nous donnez votre consentement. Nous pouvons également traiter des photos et des vidéos issues d'un webinaire ou d'un cours auquel vous avez participé.
• Cookies. Lors de l'utilisation de notre site Internet, plusieurs cookies peuvent être utilisés. Des informations détaillées sur le stockage des cookies sont disponibles dans notre Politique relative aux cookies .

Nous obtenons des données personnelles directement auprès de vous, ou si vous êtes un utilisateur de la Plateforme et que votre compte a été créé par votre employeur/partie contractuelle, nous pouvons obtenir des données personnelles auprès de cet employeur/partie contractuelle avec lequel nous sommes en relation contractuelle.

Notre Plateforme n'est pas destinée à stocker ou à traiter des catégories particulières de données personnelles (telles que des données de santé, des informations biométriques, etc.).

B. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

B.1 Prestation de services

Nous traitons principalement les données personnelles pour vous fournir nos services, pour vous fournir le compte sur la Plateforme (et pour permettre à vos employés et autres personnels d'y accéder) et les services demandés, en particulier lorsque vous vous inscrivez sur la Plateforme, créez un compte utilisateur, remplissez les informations de facturation et payez nos services et nous contactez pour plus d'informations. Dans ce cadre, nous pouvons également vous envoyer des messages sur la conclusion et l'exécution d'un contrat, les nouveaux produits et services, les rappels de paiement, les réinitialisations de mot de passe et d'autres informations essentielles.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos informations de connexion, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos informations de connexion, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la plateforme, les données liées à l'exécution de l'accord et les données de communication si la communication est liée à une relation contractuelle mutuelle.

Les paiements sont effectués via des prestataires de paiement qui sont décrits dans la partie C - liste des destinataires.

La base juridique de ce traitement est l'exécution du contrat entre vous et nous et la nécessité de prendre des mesures à votre demande avant de conclure le contrat. Si vous n'êtes pas directement partie au contrat (si vous êtes, par exemple, un employé de notre client ou une personne agissant au nom de notre client), nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime dans l'exécution de tout contrat conclu.

Les données sont traitées pendant toute la durée du contrat conclu et pendant la période nécessaire à l'exécution des obligations découlant de ce contrat. Si vous n'utilisez pas votre compte pendant une période prolongée, celui-ci sera désactivé. Toutefois, si vous souhaitez supprimer des informations sur votre compte, vous devez nous contacter via les coordonnées ou via le support ou tout autre moyen de contact.

Sur l'API Google Workspace : Nous confirmons que l'utilisation des API de Google Workspace par notre application est strictement limitée à la fourniture de nos services aux utilisateurs. Nous n'utilisons pas les données obtenues par l'intermédiaire des API de Google Workspace pour développer, améliorer ou former des modèles généralisés d'intelligence artificielle (IA) ou d'apprentissage automatique (ML). Notre utilisation de ces API est conforme aux exigences de Google en matière d'utilisation limitée, telles que décrites ici.

B.2 Assistance client et autres demandes

Nous traitons également vos informations personnelles pour vous fournir un support client, y compris la gestion de toutes les demandes et requêtes, y compris la communication de suivi et la fourniture de documentation pour toute communication ultérieure avec les entités.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la Plateforme, les données liées à l'exécution du contrat et les données de communication si la communication est liée à un support client.

La base juridique de ce traitement est l’exécution du contrat entre vous et nous ou notre intérêt légitime.

Les données personnelles sont traitées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le client et ensuite aussi longtemps que nécessaire pour protéger nos propres intérêts juridiques ou pour la période nécessaire au traitement d'une éventuelle demande d'assistance client. La durée maximale de conservation est fixée à 3,5 ans après la demande.

B.3 Évaluations de la satisfaction des clients (et enquêtes)

Nous utilisons également les informations pour évaluer les clients utilisant le produit, évaluer la satisfaction, les tendances et garantir que l'utilisation de la plateforme est maximisée.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos informations d'utilisateur, vos données liées à l'exécution du contrat, vos informations obtenues à partir de questionnaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime qui consiste à améliorer la plateforme et l'expérience utilisateur.

Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation mutuelle. Les données sont traitées pendant une durée raisonnable nécessaire à la communication mutuelle ou à la réalisation d'enquêtes.

B.4 Protection des droits et des devoirs et protection contre les fraudes et les abus

Nous pouvons également traiter vos données pour nous protéger contre toute utilisation non autorisée de notre Plateforme et de nos services afin de garantir leur utilisation en toute sécurité. Nous pouvons également utiliser des informations personnelles pour protéger nos propres réclamations ou pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant des activités illégales, des soupçons de fraude, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité physique de toute personne ou des violations de nos Conditions. Cet objectif comprend également le traitement des données personnelles pour le traitement d'éventuelles plaintes.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos informations de connexion, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos informations de connexion, votre adresse IP et d'autres informations sur l'utilisation de la plateforme, vos informations d'utilisateur, vos données liées à l'exécution de l'accord et vos données de communication si la communication est liée à une relation contractuelle mutuelle.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à protéger nos droits et devoirs et à nous protéger contre la fraude et les abus.

Nous traitons les données pendant la durée de prescription ou tout autre délai de recours. Cette durée peut être modifiée en fonction de l'état actuel et des constatations concrètes et des fraudes survenues. En règle générale, la durée de traitement peut être fixée en fonction de la durée de prescription (par exemple 10 ans selon les lois applicables).

B.5 Obligations légales

Comme toute autre entreprise, nous devons également respecter les obligations légales, notamment en matière de fiscalité, de comptabilité et autres domaines qui nous sont applicables. Dans le même temps, nous devons être prêts à coopérer avec les autorités publiques si la loi nous y oblige.

À cette fin, nous traitons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation, vos données liées à l'exécution du contrat, vos données de communication (si utilisées à des fins d'obligations légales).

La base juridique de ce traitement est l’exécution de nos obligations légales.

Ces données sont traitées pendant la durée prévue par la loi. Nous sommes légalement tenus de conserver les documents comptables et les pièces comptables (factures) pendant 5 ans à compter de la fin de l'exercice comptable auquel ils se rapportent. Nous sommes également tenus de conserver les factures pendant 3 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal au cours duquel l'obligation fiscale relative à la facture est née. Nous sommes également tenus de conserver les documents fiscaux pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal au cours duquel la transaction a eu lieu.

B.6 Newsletters et communications commerciales

De temps à autre, nous pouvons vous envoyer des communications commerciales. Il ne s'agit pas de communications liées à l'exécution de la relation contractuelle (par exemple, mises à jour des conditions contractuelles, notifications de paiements, retards, etc.), mais de communications sur des événements promotionnels, des remises, des campagnes et d'autres communications soutenant notre marque.

À cette fin, nous traiterons votre adresse e-mail et vos informations d'identification.

La base juridique de ce traitement est divisée en deux parties distinctes :

· Si vous créez votre compte et vous enregistrez, nous concluons ensemble un contrat et une relation client est établie. Ainsi, les données personnelles sont traitées dans le cadre de notre intérêt légitime (marketing direct).

· Si vous vous abonnez à notre liste de diffusion, vous nous donnez votre consentement à un tel traitement en vous abonnant.

Vous pouvez à tout moment choisir de ne plus recevoir de newsletters en utilisant les liens de désabonnement fournis au pied de page de chaque message envoyé. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, ce qui a la même signification que l'option de désabonnement décrite ci-dessus.

Les données personnelles sont traitées pendant une durée de 2 ans à compter de la dernière consultation active de la newsletter, sauf désinscription préalable de votre part.

B.7 Avis

Nous aimons partager des informations sur votre avis sur la Plateforme et nous aimons le dire au monde entier. Nous pouvons donc traiter vos données personnelles et partager votre avis sur nos sites sociaux ou sur le Site Web.

À cette fin, nous traitons vos données d'identification, vos coordonnées et vos informations de connexion. En cas de consentement explicite de votre part, nous traitons également les photos, le nom de l'entreprise, la fonction et d'autres données personnelles incluses dans le texte de l'avis.

La base juridique de ce traitement est votre consentement.

Vos données personnelles dans les avis sont traitées jusqu'à la révocation de votre consentement, au plus tard 5 ans.

B.8 Webinaires/cours

Vous pouvez également participer à nos webinaires et autres cours que nous organisons. Nous traiterons vos données personnelles pour organiser et vous fournir ce webinaire ou ce cours. Veuillez noter que nous pouvons prendre des séquences vidéo ou des photos de certains de ces événements. Nous visons à être aussi anonymes que possible, nous n'inclurons donc pas votre nom ou d'autres détails dans les photographies ou les séquences vidéo, sauf si vous nous en donnez l'autorisation (par exemple s'il s'agit d'une référence).

Nous traiterons vos informations d'identification, vos coordonnées, vos données de paiement et de facturation ainsi que vos photos et vidéos.

La base juridique de ce traitement est un contrat mutuel que nous avons conclu lors de votre inscription à notre webinaire/cours.

Les données personnelles seront traitées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec nous et ensuite pendant une période de 4 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES EN RELATION AVEC LES COOKIES SUR LE SITE ET DANS LA PLATEFORME

B.9 Fonctionnement et sécurité du site Web/de la plateforme (nécessité)

Nous traitons vos données personnelles pour le fonctionnement du Site Internet et de la Plateforme et sa sécurité, c'est-à-dire pour le fonctionnement interne de la Plateforme, votre identification en tant qu'utilisateur enregistré lors de la navigation et des visites répétées sur la Plateforme, et pour assurer votre sécurité. De plus, nous devons traiter des informations sur vos préférences, telles que les consentements, le type de cookies avec lesquels vous êtes d'accord, les chaînes de consentement à des fins de personnalisation et de marketing, etc.

À cette fin, nous traitons des données techniques telles que l'adresse IP et les cookies classés comme nécessaires.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime au bon fonctionnement et à la sécurité de notre Plateforme. Les données sont traitées, en règle générale, pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur Web peut définir une durée pendant laquelle les cookies sont stockés.

B.10 Analyse du trafic du site Web/de la plateforme (statistiques)

Nous traitons vos données personnelles pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web ou la plateforme. Dans ce cadre, nous pouvons surveiller le trafic vers notre site Web ou la plateforme, l'optimiser et, de manière générale, rendre votre visite sur le site Web ou la plateforme plus fluide et plus conviviale.

À cette fin, nous traitons les données des Cookies catégorisés comme analytiques fournis par nous ou par des tiers lorsque vous nous donnez votre consentement. Les données sont traitées, en règle générale, pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur Web peut définir la durée pendant laquelle les Cookies sont stockés.

B.11 Support et promotion Web (marketing)

Nous traitons vos données personnelles pour obtenir des informations sur vos préférences personnelles et pour afficher des publicités pertinentes. Ce faisant, nous pouvons promouvoir et proposer des produits et services sur le site et vous montrer des communications marketing relatives aux services que vous avez demandés et promouvoir notre marque en ligne. Cela peut également inclure la promotion de nos services via, par exemple, les sites sociaux, car nous partageons ces informations avec des tiers.

À cette fin, nous traitons les données de Cookies classées comme marketing fournies par nous ou par des tiers lorsque vous nous donnez votre consentement. Les données sont traitées, en règle générale, pendant la durée de votre visite sur la Plateforme, pour une durée maximale stipulée dans la barre des cookies ou la politique de cookies. Veuillez noter que votre navigateur Web peut définir la période pendant laquelle les Cookies sont stockés.

C. PARTAGE DE DONNÉES PERSONNELLES

Nous partageons des données personnelles avec les destinataires de données mentionnés ci-dessous :

Lorsque nous utilisons des cookies sur notre site Web et dans le produit, nous pouvons également partager vos données personnelles avec d'autres destinataires de données, tels que : Facebook , X , Youtube , LinkedIn , Google Ads , Google , G2Crowd , Konektime.

En cas d'avis, vos données personnelles peuvent être partagées sur d'autres plateformes, telles que : Amazon , Shoptet , Shopify , trustradius.com , Capterra , G2 , WordPress , Satismeter , Apple , Google .

En outre, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec certains tiers en tant que responsables du traitement des données aux fins de « remplir des obligations légales » lorsque nous sommes obligés de le faire en vertu de la législation applicable (notamment les autorités administratives, les autorités policières et les autorités judiciaires). De même, nous pouvons être obligés de partager vos données avec des personnes qui prétendent avoir été lésées par votre conduite.

D. VOS DROITS EN MATIÈRE DE TRAITEMENT ET LA POSSIBILITÉ DE LES EXERCER

Pour toutes les questions relatives au traitement de vos données personnelles, qu'il s'agisse d'une question, de l'exercice de droits, de l'envoi d'une réclamation entre nos mains, etc., vous pouvez nous contacter à privacy@smartsupp.com .

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai d'un mois. Dans des cas exceptionnels, notamment en raison de la complexité de votre demande, nous sommes en droit de prolonger ce délai de deux mois supplémentaires. Nous vous informerons bien entendu toujours de cette prolongation et de son motif.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle comme décrit ci-dessous.

D.1 Droit d’accès

Vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles. Si nous traitons vos données personnelles, vous avez également le droit de demander l'accès aux informations sur la finalité et l'étendue du traitement, les destinataires des données, la durée du traitement, le droit de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de vous opposer au traitement, le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle et les sources des données personnelles (ces informations sont déjà fournies dans ce document). Vous pouvez également nous demander une copie des données personnelles que nous traitons. Nous fournissons la première copie gratuitement ; les copies supplémentaires peuvent être payantes. L'étendue des données fournies peut être limitée afin de ne pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui.

D.2 Droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de révoquer à tout moment votre consentement au traitement des données personnelles. Toutefois, le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait de ce consentement, ni n'entraîne la fin du traitement des données personnelles déjà anonymisées.

D.3 Droit à la réparation

Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles inexactes vous concernant. En fonction de la finalité du traitement, vous pouvez également avoir le droit de faire compléter les données personnelles incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

D.4 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles dans les cas où :

• nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
   
• vous avez retiré le consentement sur la base duquel les données personnelles ont été traitées et il n'y a plus de raison de les traiter :
   
• vous vous opposez au traitement et il n’existe pas d’autres raisons impérieuses pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct ;
   
• les données personnelles sont traitées en violation de la loi.

Vous ne pouvez toutefois pas exercer ce droit si le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales ou de tâches qui nous sont confiées dans l’intérêt public ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

D.5 Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas où :

• vous contestez l’exactitude de vos données personnelles ; dans ce cas, vous pouvez demander une limitation du traitement jusqu’à ce que l’exactitude des données personnelles ait été vérifiée ;
   
• le traitement est contraire à la loi et au lieu de l’effacement, vous demandez une limitation du traitement des données personnelles ;
   
• nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
   
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles ; dans ce cas, vous pouvez demander une limitation du traitement jusqu’à ce qu’il soit vérifié que nos intérêts légitimes prévalent.

D.6 Droit à la portabilité

Vous avez le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles que nous traitons par des moyens automatisés sur la base de votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat. Nous transmettrons ces données dans un format couramment utilisé et lisible par machine à vous ou à un responsable du traitement désigné par vous, si cela est techniquement possible. La portée des données fournies peut être limitée afin de ne pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui.

D.7 Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles que nous traitons sur la base de notre intérêt légitime. Nous cesserons de traiter vos données s'il n'existe pas d'autres raisons impérieuses pour le traitement ou si le traitement n'est pas nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ou si vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct. Une règle spécifique s'appliquera lorsque vous vous opposez aux newsletters. Dans ce cas, nous cesserons de vous envoyer de telles newsletters.

E. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE

Outre la possibilité d'exercer vos droits auprès de notre société, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente, qui est l'Office de protection des données personnelles situé à Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.

F. MODIFICATIONS APPORTÉES À CES INFORMATIONS

Cette politique de confidentialité entre en vigueur à compter du 19.05.2025. Nous sommes en droit de modifier cette politique de confidentialité de temps à autre, veuillez donc la consulter régulièrement. Nous publierons toute modification apportée à ce document sur notre site Web.

Versions linguistiques. La politique de protection de la vie privée peut être préparée en plusieurs versions linguistiques. En cas de conflit ou d'incohérence entre les versions linguistiques, la version anglaise prévaut.