Palveluehtojen ("Ehdot") mukaisesti Smartsupp tarjoaa palvelua ehtojen mukaisesti sinulle palvelun käyttäjänä. Suhde Smartsuppin ja käyttäjän välillä perustuu siis käyttäjän online-rekisteröintiprosessiin tai kirjalliseen tai sähköiseen sopimukseen, johon ehdot liitetään, ja jotka yhdessä muodostavat sinun ja Smartsuppin välisen sopimuksen ("Sopimus"). Tämä tietojenkäsittelysopimus (jäljempänä "DPA") muodostaa erottamattoman osan sopimusta.

Isoilla kirjaimilla alkavat sanat tarkoittavat samaa kuin Ehdoissa tai muissa Ehdoissa viitatuissa liitteissä, ellei tässä DPA:ssa toisin mainita.

Smartsupp tekee tämän DPA:n sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, kuten Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja tällaisten tietojen vapaasta liikkuvuudesta ("GDPR") , Data Protection Act 2018 tai CCPA/CPRA:n sekä muiden soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti, joita sovelletaan palvelun tarjoamisen aikana sopimuksen mukaisesti ("Sovellettavat tietosuojalait").

Kun tämä DPA määrää, että Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä, sillä on sama merkitys kuin "käsittelijällä" GDPR:n mukaisesti ja vastaavat merkitykset muiden sovellettavien tietosuojalakien alla (esim. "palveluntarjoaja" CCPA:ssa). Kun tämä DPA määrää, että sinä toimit henkilötietojen rekisterinpitäjänä, sillä on sama merkitys kuin "rekisterinpitäjällä" GDPR:n mukaisesti ja vastaavat merkitykset sovellettavissa tietosuojalaeissa (esim. "Business" CCPA:ssa).

Olemme jakaneet asian muutamaan osioon:

1.1 Henkilötietojen käsittely henkilötietojen käsittelijänä. Smartsupp voi käsitellä henkilötietoja käyttäjän puolesta silloin, kun palvelua tarjotaan käyttäjälle, ja Smartsupp toimii silloin henkilötietojen käsittelijänä (tai alikäsittelijänä) suhteessa käyttäjään.

Smartsuppin suorittamat käsittelytoimet perustuvat rekisteröitymiseen, sopimukseen tai dokumentoituihin käyttäjän pyyntöihin, jotka tehdään palvelun tarjoamisen yhteydessä alustalla, joka on käytettävissä osoitteessa https://www.smartsupp.com ("Alusta").

1.2 Valtuutus henkilötietojen käsittelyyn. Käyttäjä valtuuttaa tässä Smartsuppin käsittelemään käyttäjän toimittamien rekisteröityjen henkilötietoja palvelun mukaisesti, kuten tässä DPA:ssa asetettu. Smartsupp käsittelee henkilötietoja käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja vain siltä osin kuin on tarpeen Smartsuppin velvoitteiden asianmukaiseksi suorittamiseksi sopimuksen alla.

1.3 Käyttäjän vastuu. Kun Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä, käyttäjä toimii rekisterinpitäjänä ja on siten vastuussa kaikista henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteista. Näihin velvoitteisiin kuuluu informoida rekisteröityjä asianmukaisesti henkilötietojen käsittelystä, hankkia suostumus, jos tarpeen, ja käsitellä rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt (kuten oikeus saada tietoja, pääsy tietoihin, oikaisu, poistaminen, käsittelyn rajoittaminen, vastustaminen jne.). Smartsupp avustaa käyttäjää näiden velvoitteiden täyttämisessä alustan tai käyttäjän dokumentoitujen pyyntöjen kautta. Smartsupp ei kuitenkaan missään tapauksessa vastaa käyttäjän toimien oikeellisuudesta tai laillisuudesta, mukaan lukien toimet, jotka saattavat rikkoa minkä tahansa maan lainsäädäntöä, josta käyttäjä käyttää palvelua.

2.1 Käsittelyn kohde. Smartsuppin käsiteltäväksi tulevien henkilötietojen kohde määritellään alla, ja se on palvelun tarjoaminen sopimuksen mukaisesti, erityisesti henkilötietojen käsittely palvelun ominaisuuksia käyttäessä verkkosivustolla kuvatulla tavalla.

2.2 Henkilötietojen tyypit. Sopimusvelvoitteiden täyttämisen ja palvelun tarjoamisen yhteydessä seuraavia henkilötietotyyppejä voidaan käsitellä tämän DPA:n mukaisesti:

a) yhteystiedot, kuten nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai sosiaalisen verkoston tilitiedot,

b) verkkosivuston käyttäjän käyntitiedot, kuten vierailun URL-osoite, päivämäärä ja kellonaika, tekniset tiedot (näytön tarkkuus, laitetyyppi, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä jne.), IP-osoite, sijaintitiedot (maa ja kaupunki, josta käyttäjä tarkasteli sivustoa),

c) keskusteluissa käyttäjien ja asiakkaiden tai muiden käyttäjien välillä palvelun ominaisuuksia käytettäessä esitetyt tiedot,

d) tekniset lokitiedot ja muut palvelun käyttäjiä koskevat tiedot (Smartsupp käyttää kolmannen osapuolen työkaluja näiden tietojen keräämiseen),

e) muut henkilötiedot, jotka käyttäjä lataa tai muuten käyttää, tai

f) henkilötiedot, joiden tyyppi, laajuus ja yksityiskohdat perustuvat käyttäjän omaan harkintaan palvelun tarjoamisen aikana.

Henkilötietojen käsittelylaajuus riippuu käyttäjän käyttämistä palvelun ominaisuuksista. Palvelua ei ole tarkoitettu erityisten henkilötietoryhmien säilyttämiseen. Käyttäjä ei saa käyttää palvelua säilyttäessään tai käsitellessään erityisiä henkilötietoryhmiä. Jos käyttäjä kuitenkin käsittelee tällaisia tietoja pääsyn kautta, Smartsupp ei vastaa tällaisesta käsittelystä.

2.3 Rekisteröityjen ryhmät. Smartsupp käsittelee henkilötietoja näistä rekisteröityjen ryhmistä:

a) käyttäjän palveluksessa olevat henkilöt (ja muut työntekijät sekä henkilöt, jotka toimivat käyttäjän puolesta);

b) henkilöt, joille käyttäjä on luonut tilin palvelussa;

c) asiakkaat ja muut käyttäjän käyttäjät, joille palvelua tarjotaan;

d) käyttäjän verkkosivuston kävijät;

e) muut henkilöt, joiden henkilötiedot käyttäjä on toimittanut Smartsuppille palvelun tarjoamisen aikana ja joiden tiedot on tallennettu tai muuten käsitelty palvelun tarjoamisen yhteydessä käyttäjälle.

3.1 Henkilötietojen käsittelyn luonne. Smartsupp käsittelee henkilötietoja automaattisesti, sähköisesti ja käsittelyyn kuuluu henkilötietoihin pääsy osana palvelun tarjoamista, henkilötietojen katselu, tallentaminen sekä muut palvelun toimittamiseen käyttäjälle liittyvät toimet. Käsittelyn luonne perustuu:

a) osapuolten tekemään sopimukseen;

b) käyttäjän tai muiden valtuutettujen käyttäjien pyyntöihin alustalla;

c) palvelun ja alustan luonteeseen;

d) muihin käyttäjän antamiin dokumentoituihin ohjeisiin.

3.2 Käsittelyn tarkoitus. Käsittelyn tarkoituksena on tarjota palvelua käyttäjälle ehdoissa määritellyllä tavalla sekä muut palvelun tarjoamisesta johtuvat tarkoitukset.

4.1 Henkilötietojen käsittelyn kesto. Henkilötietojen käsittely suoritetaan sopimuksen voimassaoloaikana tai niin kauan kuin käyttäjä antaa Smartsuppille ohjeita sopimuksen täyttämiseen liittyen. Smartsupp sitoutuu noudattamaan tietosuojalakkien vaatimuksia koko sopimuskauden ajan, ellei sopimuksesta selvästi ilmene, että velvoitteiden tulee jatkua sen päätyttyä.

4.2 Henkilötietojen palautus ja poisto. Jos sopimus päättyy, ja siltä osin kuin sovellettava tietosuojalainsäädäntö sallii, Smartsupp poistaa kaikki palvelun tarjoamiseen tallennetuiksi jääneet henkilötiedot 3 kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Jos käyttäjä pyytää Smartsuppilta tässä mainitun ajan kuluessa, että se haluaa tiedot palautettavan, Smartsuppilla on oikeus veloittaa kohtuullinen, etukäteen ilmoitettu maksu tästä palvelusta.

5.1 Smartsuppin velvoitteet. Henkilötietojen käsittelyssä Smartsupp sitoutuu:

a) käsittelemään henkilötietoja yksinomaan käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden perusteella; ja selvennyksen vuoksi, sopimuksen mukaisten velvoitteiden noudattaminen katsotaan käyttäjän ohjeiden mukaiseksi käsittelyksi;

b) noudattamaan käyttäjän ohjeita henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle, ellei tällainen käsittely jo pohjaudu Euroopan unionin tai jäsenvaltion lakiin, jota Smartsuppin on noudatettava;

c) varmistamaan, että henkilötietojen käsittelyyn valtuutetut henkilöt ovat salassapitovelvoitteen alaisia tai lain mukaisesti velvoitettuja salassapitoon;

d) ottaen huomioon käsittelyn luonne, avustamaan käyttäjää asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, mahdollisuuksien mukaan, käyttäjän velvoitteen täyttämiseksi vastata rekisteröidyn oikeuksia koskeviin pyyntöihin; rekisteröidyn pyyntöjen käsittelysäännöt määritellään tämän DPA:n kohdassa 5.2;

e) avustamaan käyttäjää tämän velvoitteiden täyttämisessä (i) tietoturvan tason varmistamisessa, (ii) tietoturvaloukkausten ilmoittamisessa tietosuojaviranomaiselle ja tarvittaessa rekisteröidyille, (iii) vaikutustenarvioinnissa sekä (iv) ennakkokuulemisen suorittamisessa tietosuojaviranomaisen kanssa; kaikki ottaen huomioon käsittelyn ja tietojen luonne;

f) sallimaan käyttäjän tai hänen valtuuttamansa henkilön tarkastaa (ml. auditointi tai tarkastus) tämän DPA:n kannalta olennaisten henkilötietojen käsittelyn velvoitteiden täyttäminen ja osallistumaan tarkastukseen käyttäjän tai valtuutetun henkilön kohtuullisten ohjeiden mukaisesti; erityissäännöt auditoinneista on määritelty tämän DPA:n kohdissa 5.3 ja 5.4;

g) antamaan käyttäjälle kaikki ne tiedot, joita käyttäjä voi kohtuudella Smartsuppilta edellyttää osoittaakseen, että vaatimukset tietosuojalainsäädännön täyttymisestä on täytetty.

5.2 Rekisteröidyn pyynnöt. Jos rekisteröity ottaa suoraan yhteyttä Smartsuppiin, Smartsupp ilmoittaa rekisteröidylle, että tämä osoittaisi pyyntönsä suoraan käyttäjälle. Smartsupp tarjoaa vain kaupallisesti kohtuullisia toimenpiteitä auttaakseen käyttäjää vastaamaan rekisteröidyn pyyntöön sikäli kuin laki sen sallii. Käyttäjä vastaa sellaisen avun aiheuttamista kustannuksista ja oikeasta pyynnön käsittelystä.

5.3 Auditointia koskevat säännöt. Käyttäjä toimittaa mahdolliset auditointipyynnöt ainoastaan Smartsuppin sähköpostiosoitteeseen dpo@smartsupp.com kohtuullisin väliajoin. Kun auditointipyyntö vastaanotetaan, osapuolet sopivat etukäteen (i) mahdollisesta auditoinnin ajankohdasta, (ii) tietoturvatoimenpiteistä ja salassapitovelvoitteen varmistamisesta auditoinnin aikana sekä (iii) auditoinnin oletetusta aloituksesta, laajuudesta ja kestosta. Jos sopuun ei päästä 30 päivän kuluessa pyynnöstä, Smartsupp päättää auditoinnin ehdoista.

5.4 Auditointi. Smartsupp voi esittää kirjallisen vastalauseen käyttäjän nimeämälle tilintarkastajalle (valtuutettu henkilö) jos Smartsuppin mielestä tarkastaja ei ole riittävän pätevä, ei ole itsenäinen, on kilpailuasemassa Smartsuppin kanssa tai muutoin selvästi soveltumaton. Vastustuksen jälkeen käyttäjän on nimettävä toinen tarkastaja tai suoritettava auditointi itse. Käyttäjä ilmoittaa välittömästi Smartsuppille kaikesta auditoinnin aikana havaittavasta tietosuojalakia tai tätä DPA:ta koskevasta rikkomuksesta.

5.5 Auditoinnin laajuus. Käyttäjän suorittaman auditoinnin laajuus kattaa vain dokumentaation ja prosessit, jotka liittyvät kyseisen käyttäjän omaan palvelun käyttöön.

5.6 Alikäsittelijät. Käyttäjä hyväksyy muiden alikäsittelijöiden osallistumisen henkilötietojen käsittelyyn. Palvelun tyypistä ja käyttäjän pyynnöistä riippuen Smartsupp voi käyttää muita alikäsittelijöitä tai jakaa henkilötietoja muiden vastaanottajien kanssa. Käyttäjä hyväksyy, että Smartsupp ottaa mukaan alikäsittelijät, jotka on listattu osoitteessa: https://help.smartsupp.com/fi/articles/12647685

5.7 Vastalauseet muihin alikäsittelijöihin. Smartsupp ilmoittaa käyttäjälle kirjallisesti tai päivittämällä alikäsittelijälistaa ennen kuin ottaa uuden alikäsittelijän mukaan, ja käyttäjä voi vastustaa uuden alikäsittelijän käyttöä 10 arkipäivän kuluessa ilmoituksesta. Jos käyttäjä ei vastusta määräajassa, Smartsupp ottaa uuden alikäsittelijän mukaan. Jos käyttäjä tekee vastalauseen, Smartsupp arvioi sen ja, jos pitää sitä perusteltuna, ei ota uutta alikäsittelijää mukaan tai tekee kaupallisesti järkevän muutoksen käyttäjän palvelukokoonpanoon välttääkseen kyseisen alikäsittelijän käsittelyn. Jos muutos ei ole mahdollinen, Smartsupp voi irtisanoa sopimuksen käyttäjän kanssa (kokonaan tai osittain) tai jättää tarjoamatta osan palvelusta, johon uusi alikäsittelijä liittyy, ilman että olisi laiminlyönyt tai rikkonut mitään velvoitetta. Smartsupp palauttaa käyttäjälle kaikki etukäteen maksetut maksut, jotka koskevat kyseisen palvelun päättymisen jälkeistä aikaa, ilman irtisanomissakkoa.

5.8 Velvoitteet toisia alikäsittelijöitä kohtaan. Jos Smartsupp käyttää toista alikäsittelijää, tämän toisen alikäsittelijän on sopimuksin sitouduttava samoihin henkilötietojen suojaamista koskeviin velvoitteisiin kuin käyttäjän ja Smartsuppin välillä on sovittu sekä asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden toteuttamiseen.

5.9 Vastuu alikäsittelijästä. Smartsupp on vastuussa alikäsittelijöidensä toimista ja laiminlyönneistä samalla tavalla kuin Smartsupp olisi henkilökohtaisesti vastuussa DPA:n mukaisesti, ellei sopimuksessa toisin määrätä.

5.10 DPA:n täyttämisestä aiheutuvat kustannukset. Ellei kirjallisesti toisin ole sovittu, käyttäjä vastaa omista DPA:n täyttämisestä aiheutuvista kustannuksista. Smartsuppilla on oikeus periä käyttäjältä kohtuulliset käsittely- ja DPA:n mukaisten velvollisuuksien toteuttamisen kustannukset.

6.1 Velvollisuus suojata henkilötiedot. Smartsupp on ottanut käyttöön ja ylläpitää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä estääkseen luvattoman tai tahattoman pääsyn henkilötietoihin, niiden muuttamisen, tuhoamisen tai katoamisen, luvattomat tiedonsiirrot, muun luvattoman käsittelyn tai muun luvattoman väärinkäytön. Smartsupp valvoo säännöllisesti näiden toimenpiteiden noudattamista.

6.2 Yksityiskohtaiset turvatoimenpiteet. Smartsupp on ottanut käyttöön ja ylläpitää seuraavia toimenpiteitä riittävän tietoturvatason varmistamiseksi:

Tekniset toimenpiteet:

a) Henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus:

alusta, jolla henkilötietoja käsitellään, mahdollistaa vain turvalliset kanavat tai protokollat saapuville verkkoyhteyksille; Smartsupp salaa tiedonsiirron käyttäen SSL/TLS-protokollaa

IT-järjestelmät, joissa henkilötietoja käsitellään, sallivat vain turvalliset yhteydet tai protokollat;

salausavaimia hallitaan turvallisesti.

b) Käsittelyjärjestelmien ja -palveluiden jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja palautuvuuden varmistaminen:

Smartsuppin henkilöstön fyysinen pääsy on rajoitettu valtuutetuille henkilöille;

Smartsuppilla on mekanismit fyysisen tai verkkopohjaisen pääsyn rajoittamiseksi palvelimiin, joilla säilytetään henkilötietoja;

estetään luvattomien henkilöiden pääsy henkilötietoihin ja estetään, että henkilötietoja käytetään ilman lupaa;

valtuutetut henkilöt pääsevät vain niihin henkilötietoihin, joita he tarvitsevat ja joihin he ovat valtuutettuja, eikä henkilötietoja voi lukea, kopioida, muokata tai poistaa ilman lupaa käsittelyn aikana;

pääsy on vahvasti todennettu (esim. vahvat salasanat);

pääsyoikeudet tarkistetaan säännöllisesti;

pääsyyritykset (sekä onnistuneet että epäonnistuneet) kirjataan ja niitä seurataan;

Smartsuppin henkilöstöltä on kielletty henkilötietojen lataaminen ja käsittely paikallisesti työasemillaan tai muissa verkko-osoitteissa;

kaikki mahdolliset alustan virheet ja poikkeamat kirjataan.

c) Mahdollisuus palauttaa saatavuus ja pääsy henkilötietoihin fyysisen tai teknisen vian yhteydessä:

Smartsuppilla on käytössä varmuuskopiointiprosessi, -mekanismi ja -työkalut;

palautusprosessin, varmuuskopioiden luettavuuden ja eheyden säännöllinen testaaminen.

d) Smartsupp on ottanut käyttöön menettelyn teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuuden säännölliseksi testaamiseksi, arvioimiseksi ja arvioinniksi tietoturvan varmistamiseksi.

e) Henkilötietoja ei voi muuttaa tai poistaa luvatta sähköisen siirron, kuljetuksen tai tallennuksen aikana ja siirron vastaanottavat tahot voidaan todentaa ja vahvistaa.

Organisatoriset toimenpiteet:

f) Kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat työntekijät on informoitu henkilötietojen luottamuksellisuudesta, heille on annettu asianmukainen koulutus vastuistaan ja he ovat allekirjoittaneet kirjalliset salassapitosopimukset.

g) Smartsupp on ottanut käyttöön sisäisiä ohjeita ja prosesseja henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

h) Kysymyksissä, jotka koskevat tätä DPA:ta, tietosuojalakkien noudattamista, yksityisyydensuojaa tai muita tietosuojakysymyksiä, asiakas voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen dpo@smartsupp.com.

6.3 Tietoturvaloukkaukset. Jos Smartsupp havaitsee henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, se raportoi siitä käyttäjälle viipymättä, mutta viimeistään 48 tunnin kuluessa turvallisuuspoikkeaman havaitsemisesta, ja tekee kohtuullisia toimenpiteitä antaakseen käyttäjälle kaikki saatavilla olevat tiedot tapahtuneesta, rajoittuen seuraaviin kohtiin:

Smartsupp reagoi käyttäjän avunpyyntöihin tietoturvaloukkauksen yhteydessä viipymättä.

6.4 Laittomat ohjeet. Jos käyttäjä ohjeistaa Smartsuppia tavalla, joka johtaa tietosuojalakien rikkomiseen ja Smartsuppia rangaistaan valvontaviranomaisen tai muun sääntelyelimen toimesta tällaisen ohjeistuksen pohjalta tai Smartsupp joutuu korvaamaan rekisteröidyille vahinkoja, käyttäjä sitoutuu korvaamaan Smartsuppille näistä aiheutuneet vahingot Smartsuppin kirjallisesta ilmoituksesta.

6.5 Vastuunrajoitus. Sama vastuunrajoitus kuin ehdoissa sovelletaan tähän DPA:han.

6.6 Muutokset. Samat säädökset muutosten osalta kuin ehdoissa sovelletaan.

6.7 Voimaantulo. Tämä DPA tulee oikeudellisesti sitovaksi käyttäjän ja Smartsuppin välillä samanaikaisesti sopimuksen kanssa.