Palveluehtojen ("Ehdot") mukaisesti Smartsupp tarjoaa ehdoissa määritellyn palvelun sinulle palvelun käyttäjänä. Smartsuppin ja käyttäjän välinen suhde perustuu siten käyttäjän suorittamaan online-rekisteröintiprosessiin tai kirjalliseen tai sähköiseen sopimukseen, johon ehdot on liitetty ja jotka yhdessä muodostavat sopimuksen sinun ja Smartsuppin välillä ("Sopimus"). Tämä tietojenkäsittelyliite (jäljempänä "DPA") muodostaa erottamattoman osan sopimuksesta.

Isoilla alkukirjaimilla alkavilla sanoilla on sama merkitys kuin ehdoissa tai muissa ehdoissa tarkoitetuissa liitteissä, ellei tässä DPA:ssa ole toisin määritelty.

Smartsupp tekee tämän DPA:n sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, kuten Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyn yhteydessä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ("GDPR") , Data Protection Act 2018:n tai CCPA/CPRA:n sekä muiden yksityisyydensuojaa koskevien lakien mukaisesti, joita sovelletaan palvelun tarjoamisen aikana sopimuksen perusteella ("sovellettavat tietosuojalait").

Kun tässä DPA:ssa todetaan, että Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä, sillä on sama merkitys kuin GDPR:ssä termillä "käsittelijä" ja muilla vastaavilla käsitteillä muissa sovellettavissa tietosuojalaeissa (esim. "Service Provider" CCPA:n mukaisesti). Kun tässä DPA:ssa todetaan, että sinä toimit henkilötietojen rekisterinpitäjänä, sillä on sama merkitys kuin GDPR:ssä termillä "rekisterinpitäjä" ja muilla vastaavilla käsitteillä sovellettavissa tietosuojalaeissa (esim. "Business" CCPA:n mukaisesti).

Sisältö:

1.1 Henkilötietojen käsittely henkilötietojen käsittelijänä. Smartsupp voi käsitellä henkilötietoja käyttäjän puolesta, kun palvelu tarjotaan käyttäjälle, ja Smartsupp toimii silloin henkilötietojen käsittelijänä (tai alikäsittelijänä) suhteessa käyttäjään.

Smartsuppin suorittamat käsittelytoimet johtuvat rekisteröitymisestä, sopimuksesta tai käyttäjän dokumentoiduista pyynnöistä palvelun tarjoamisen aikana Smartsuppin alustalla osoitteessa https://www.smartsupp.com ("Alusta").

1.2 Valtuutus käsitellä henkilötietoja. Käyttäjä valtuuttaa täten Smartsuppin käsittelemään käyttäjän toimittamien rekisteröityjen henkilötietoja palvelun mukaisesti ja tämän DPA:n mukaisesti. Smartsupp käsittelee henkilötietoja käyttäjän hyväksi käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja vain siinä määrin kuin on tarpeen Smartsuppin sopimuksen mukaisten velvoitteiden asianmukaista suorittamista varten.

1.3 Käyttäjän vastuu. Koska Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä, käyttäjä toimii rekisterinpitäjänä ja on siten vastuussa kaikista henkilötietojen käsittelyyn liittyvien velvoitteiden täyttämisestä. Näihin velvoitteisiin kuuluu muun muassa rekisteröityjen asianmukainen informointi henkilötietojen käsittelystä, tarvittaessa suostumuksen hankkiminen henkilötietojen käsittelyyn sekä rekisteröityjen pyyntöjen käsittely heidän oikeuksiensa käyttämiseksi (kuten oikeus saada tietoa, oikeus tarkastaa tiedot, oikaisu, poistaminen, käsittelyn rajoittaminen, vastustaminen jne.). Smartsupp auttaa käyttäjää näiden velvoitteiden täyttämisessä alustan kautta tai käyttäjän dokumentoitujen pyyntöjen perusteella. Smartsupp ei kuitenkaan ole millään tavoin vastuussa käyttäjän toiminnan oikeellisuudesta tai laillisuudesta, mukaan lukien kaikki toimet, jotka voivat rikkoa sitä yksityisyys- tai muuta lainsäädäntöä, jota sovelletaan maassa, josta käsin käyttäjä käyttää palvelua.

2.1 Käsittelyn kohde. Smartsuppin suorittaman jäljempänä määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn kohde on sopimuksessa määritelty palvelun tarjoaminen, erityisesti henkilötietojen käsittely, kun käytät palvelumme ominaisuuksia, kuten verkkosivustolla on kuvattu.

2.2 Henkilötietojen tyypit. Sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämisen ja palvelun tarjoamisen yhteydessä voidaan tämän DPA:n mukaisesti käsitellä seuraavia henkilötietotyyppejä:

a) yhteystiedot, kuten nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai sosiaalisen verkoston tilin yhteystieto,

b) tiedot käyttäjän verkkosivuston vierailusta, kuten vieraillun verkkosivuston URL-osoite, verkkosivustolla vierailun päivämäärä ja kellonaika, tekniset tiedot (näytön resoluutio, laitetyyppi, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä jne.), IP-osoite, sijaintitiedot (maa ja kaupunki, josta käyttäjä katsoi verkkosivustoasi),

c) tiedot keskusteluista käyttäjien ja asiakkaiden tai muiden käyttäjien välillä palvelun ominaisuuksia käytettäessä,

d) tekniset lokit ja muut tiedot palvelua käyttävistä käyttäjistä (Smartsupp käyttää kolmannen osapuolen työkaluja tällaisten tietojen keräämiseen),

e) muut henkilötiedot, jotka käyttäjä on ladannut tai joita käyttäjä on käyttänyt muulla tavoin, tai

f) henkilötiedot, joiden tyyppi, laajuus ja yksityiskohdat käyttäjä yksin päättää ja joita käyttäjä hallinnoi palvelun tarjoamisen aikana.

Henkilötietojen laajuus riippuu käyttäjän käyttämien palvelun ominaisuuksien tyypistä. Palvelu ei ole tarkoitettu erityisten henkilötietoryhmien säilyttämiseen. Käyttäjä ei saa käyttää palvelua erityisten henkilötietoryhmien tallentamiseen tai käsittelyyn. Jos käyttäjä käsittelee tällaisia tietoja palvelun kautta, Smartsupp ei ota minkäänlaista vastuuta tällaisesta käsittelystä.

2.3 Rekisteröityjen ryhmät. Smartsupp käsittelee henkilötietoja seuraavista rekisteröityjen ryhmistä:

a) käyttäjän työntekijät (sekä muut työntekijät ja käyttäjän puolesta toimivat henkilöt);

b) henkilöt, joille käyttäjä on luonut tilin palveluun;

c) käyttäjän asiakkaat ja muut käyttäjän käyttäjät, joille palvelua tarjotaan;

d) käyttäjän verkkosivuston kävijät;

e) muut henkilöt, joiden henkilötiedot käyttäjä on toimittanut Smartsuppille palvelun tarjoamisen aikana ja joiden henkilötiedot on tallennettu tai joita on muuten käsitelty palvelun tarjoamisen yhteydessä käyttäjälle.

3.1 Henkilötietojen käsittelyn luonne. Smartsupp käsittelee henkilötietoja automaattisesti ja sähköisesti, ja käsittely koostuu henkilötietoihin pääsystä osana palvelun tarjoamista, henkilötietojen tarkastelusta, henkilötietojen tallentamisesta ja muista toimista, jotka voivat liittyä palvelun tarjoamiseen käyttäjälle. Henkilötietojen käsittelyn luonne johtuu:

a) osapuolten tekemästä sopimuksesta;

b) käyttäjän tai muiden käyttäjän puolesta alustaa käyttävien valtuutettujen käyttäjien pyynnöistä;

c) palvelun ja alustan luonteesta;

d) muista käyttäjän antamista dokumentoiduista ohjeista.

3.2 Käsittelyn tarkoitus. Käsittelyn tarkoituksena on palvelun tarjoaminen käyttäjälle ehtojen mukaisesti sekä muut tarkoitukset, jotka voivat johtua palvelun tarjoamisesta.

4.1 Henkilötietojen käsittelyn kesto. Henkilötietojen käsittelyä suoritetaan sopimuksen voimassaolon ajan tai niin kauan kuin Smartsupp saa käyttäjältä ohjeita sopimuksen suorittamiseen liittyen. Smartsupp sitoutuu noudattamaan tietosuojalainsäädännön velvoitteita koko sopimuksen voimassaoloajan, ellei sopimuksesta selvästi ilmene, että velvoitteiden on jatkuttava myös sen päättymisen jälkeen.

4.2 Henkilötietojen palauttaminen ja poistaminen. Jos sopimus päättyy, Smartsupp poistaa sovellettavan tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa kaikki palvelun tarjoamista varten tallennetut henkilötiedot 3 kuukauden kuluessa päättymisestä. Jos käyttäjä pyytää Smartsuppia edellä mainitun ajan kuluessa palauttamaan tiedot poistamisen sijaan, Smartsuppilla on oikeus veloittaa kohtuullinen maksu, jonka määrä ilmoitetaan etukäteen.

5.1 Smartsuppin velvoitteet. Henkilötietojen käsittelyssä Smartsupp sitoutuu:

a) käsittelemään henkilötietoja yksinomaan käyttäjän dokumentoitujen ohjeiden perusteella; välttääkseen epäselvyyksiä, henkilötietojen käsittelyä sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi pidetään käyttäjän ohjeiden mukaisena käsittelynä;

b) noudattamaan käyttäjän ohjeita henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle, ellei tällaista käsittelyä vaadita jo Euroopan unionin tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jota Smartsuppin on noudatettava;

c) varmistamaan, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia tai että heihin sovelletaan lakisääteistä salassapitovelvollisuutta;

d) ottaen huomioon käsittelyn luonteen, auttamaan käyttäjää asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, mikäli mahdollista, täyttämään käyttäjän velvollisuuden vastata rekisteröityjen pyyntöihin heidän oikeuksiensa käyttämisestä; rekisteröityjen pyyntöjen käsittelyä koskevat säännöt on määritelty tämän DPA:n kohdassa 5.2;

e) auttamaan käyttäjää tämän velvollisuuksien täyttämisessä (i) varmistaa käsittelyn turvallisuustaso, (ii) ilmoittaa henkilötietoloukkauksista tietosuojaviranomaiselle ja tarvittaessa rekisteröidyille, (iii) arvioida henkilötietojen suojelun vaikutuksia ja (iv) tehdä ennakkokuulemisia tietosuojaviranomaisen kanssa, ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja käsiteltävien henkilötietojen luonteen;

f) sallimaan käyttäjän tai käyttäjän valtuuttaman tahon tarkastaa (mukaan lukien auditointi tai tarkastus) tämän DPA:n noudattamisen, erityisesti siitä johtuvien henkilötietojen käsittelyä koskevien velvoitteiden noudattamisen, ja myötävaikuttamaan tällaisiin tarkastuksiin käyttäjän tai valtuutetun tahon kohtuullisten ohjeiden mukaisesti; auditoinnin erityiset säännöt on määritelty tämän DPA:n kohdissa 5.3 ja 5.4;

g) toimittamaan käyttäjälle kaikki tiedot, jotka Smartsuppilta voidaan kohtuudella odottaa, osoittaakseen, että sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädetyt velvoitteet on täytetty.

5.2 Rekisteröityjen pyynnöt. Jos rekisteröity ottaa suoraan yhteyttä Smartsuppiin, Smartsupp ilmoittaa rekisteröidylle, että tämän tulee osoittaa pyyntö suoraan käyttäjälle. Smartsupp tarjoaa ainoastaan kohtuullisen kaupallisen avun käyttäjälle rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa siinä määrin kuin laki sallii. Käyttäjä vastaa kaikista Smartsuppin antamasta tällaisesta avusta aiheutuvista kustannuksista ja tällaisen pyynnön asianmukaisesta käsittelystä.

5.3 Auditointia koskevat säännöt. Käyttäjän on lähetettävä kaikki auditointia (tarkastusta) koskevat pyynnöt yksinomaan Smartsuppin sähköpostiosoitteeseen dpo@smartsupp.com kohtuullisin väliajoin. Saatuaan auditointipyynnön osapuolet sopivat etukäteen (i) auditoinnin mahdollisen ajankohdan, (ii) turvallisuustoimenpiteistä ja siitä, miten varmistetaan salassapitovelvollisuuden noudattaminen auditoinnin aikana, sekä (iii) auditoinnin odotetusta alkamisajankohdasta, laajuudesta ja kestosta. Jos sopimukseen ei päästä 30 päivän kuluessa pyynnön päivämäärästä, Smartsupp määrittelee auditoinnin ehdot.

5.4 Auditoija. Smartsupp voi esittää kirjallisen vastalauseen mitä tahansa käyttäjän nimeämää auditoijaa (valtuutettua henkilöä) vastaan, jos Smartsuppin mielestä auditoija ei ole riittävän pätevä, ei ole riippumaton, on kilpailutilanteessa Smartsuppin kanssa tai on muuten selvästi sopimaton. Vastalauseen jälkeen käyttäjän on nimettävä toinen auditoija tai suoritettava auditointi itse. Käyttäjän on viipymättä ilmoitettava Smartsuppille kaikesta auditoinnin aikana havaitusta sovellettavan tietosuojalainsäädännön tai tämän DPA:n rikkomuksesta.

5.5 Auditoinnin laajuus. Käyttäjän suorittaman auditoinnin laajuus voi koskea ainoastaan dokumentaatiota ja prosesseja, jotka liittyvät suoraan kyseisen käyttäjän palvelun käyttöön.

5.6 Alikäsittelijät. Käyttäjä hyväksyy muiden alikäsittelijöiden osallistumisen henkilötietojen käsittelyyn. Riippuen käyttäjälle tarjotun tai käyttäjän pyytämän palvelun tyypistä Smartsupp voi käyttää muita alikäsittelijöitä tai jakaa henkilötietoja muiden henkilötietojen vastaanottajien kanssa. Käyttäjä hyväksyy, että Smartsupp käyttää alikäsittelijöitä, jotka on lueteltu osoitteessa: https://help.smartsupp.com/en

5.7 Vastalauseet muille alikäsittelijöille. Smartsupp ilmoittaa käyttäjälle kirjallisesti tai päivittämällä alikäsittelijäluetteloa uuden alikäsittelijän käytöstä ennen tämän alikäsittelijän käyttöä, ja käyttäjä voi vastustaa uuden alikäsittelijän käyttöä 10 työpäivän kuluessa ilmoituksesta. Jos käyttäjä ei vastusta asetetussa määräajassa, Smartsupp ottaa uuden alikäsittelijän käyttöön. Jos käyttäjä esittää vastalauseen, Smartsupp arvioi sen ja, jos se katsoo vastalauseen perustelluksi, ei ota uutta alikäsittelijää käyttöön tai tekee kaupallisesti kohtuullisia muutoksia käyttäjän konfiguraatioon tai palvelun käyttöön, jotta kyseinen alikäsittelijä ei käsittele tietoja. Jos muutos ei ole mahdollinen, Smartsupp voi irtisanoa sopimuksen käyttäjän kanssa (osittain) tai jättää tarjoamatta sen palvelun osan, johon uusi alikäsittelijä liittyy, ilman että tämä muodostaa laiminlyönnin tai minkään velvoitteen rikkomisen. Smartsupp palauttaa käyttäjälle kaikki etukäteen maksetut maksut, jotka kattavat tällaisen sopimuksen jäljellä olevan voimassaoloajan irtisanotun palvelun osalta irtisanomispäivästä alkaen, eikä käyttäjälle aseteta sakkoa tällaisesta irtisanomisesta.

5.8 Velvoitteet muita alikäsittelijöitä kohtaan.Jos Smartsupp käyttää toista alikäsittelijää, tämän alikäsittelijän on sopimuksella sitouduttava samoihin henkilötietojen suojaa koskeviin velvoitteisiin kuin käyttäjän ja Smartsuppin välillä on sovittu sekä toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.

5.9 Vastuu alikäsittelijästä.Smartsupp on vastuussa alikäsittelijöidensä toimista ja laiminlyönneistä samassa laajuudessa kuin jos kukin alikäsittelijän palvelu tarjottaisiin suoraan tämän DPA:n ehtojen mukaisesti, ellei sopimuksessa toisin määrätä.

5.10 DPA:n suorittamiseen liittyvät kustannukset. Ellei kirjallisesti toisin sovita, käyttäjä vastaa omista tämän DPA:n suorittamiseen liittyvistä kustannuksistaan. Smartsuppilla on oikeus veloittaa käyttäjältä kohtuulliset kustannukset, jotka aiheutuvat tämän DPA:n mukaisten pyyntöjen käsittelystä ja velvoitteiden täyttämisestä.

6.1 Velvollisuus suojata henkilötiedot. Smartsupp on ottanut käyttöön ja ylläpitää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä estääkseen luvattoman tai vahingossa tapahtuvan pääsyn henkilötietoihin, niiden muuttamisen, tuhoamisen tai menettämisen, luvattoman siirron, muun luvattoman käsittelyn tai muun luvattoman väärinkäytön. Smartsupp valvoo säännöllisesti näiden toimenpiteiden noudattamista.

6.2 Erityiset turvallisuustoimenpiteet. Smartsupp on ottanut käyttöön ja ylläpitää seuraavia toimenpiteitä varmistaakseen riittävän turvallisuustason:

Tekniset toimenpiteet:

a) Henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus:

alusta, jolla henkilötietoja käsitellään, sallii vain turvalliset kanavat tai protokollat saapuville verkkoyhteyksille; Smartsupp salaa tiedot SSL/TLS:llä kaikissa tiedonsiirroissa

henkilötietoja käsittelevät IT-järjestelmät sallivat vain turvalliset kanavat tai protokollat;

salausavaimia hallinnoidaan turvallisesti.

b) Kyky varmistaa käsittelyjärjestelmien ja -palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus:

Smartsuppin henkilöstön fyysinen pääsy on rajoitettu valtuutettuihin henkilöihin;

Smartsupp on ottanut käyttöön mekanismeja rajoittaakseen fyysistä tai online-pääsyä palvelimiin, joilla henkilötietoja säilytetään;

estetään luvattomien henkilöiden pääsy henkilötietoihin ja estetään henkilötietojen luvaton käyttö;

varmistetaan, että henkilötietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt pääsevät vain niihin henkilötietoihin, joita he tarvitsevat ja joihin heillä on lupa päästä, ja että henkilötietoja ei voida lukea, kopioida, muuttaa tai poistaa luvatta käsittelyn aikana;

käyttö todennetaan vahvasti (esim. käyttämällä vahvoja salasanoja);

käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti;

käyttöyritykset (onnistuneet ja epäonnistuneet) kirjataan ja niitä valvotaan;

Smartsuppin henkilöstöltä on kielletty henkilötietojen lataaminen ja käsittely paikallisesti työasemillaan tai muissa verkkosijainneissa;

alustan kaikki mahdolliset virheet ja poikkeamat kirjataan lokiin.

c) Kyky palauttaa henkilötietojen saatavuus ja niihin pääsy kohtuullisessa ajassa fyysisen tai teknisen vian sattuessa:

Smartsupp on ottanut käyttöön varmuuskopiointiprosessit, -mekanismit ja -työkalut;

palautusmenettelyä, tiedon luettavuutta ja varmuuskopioiden eheyden säilymistä testataan säännöllisesti.

d) Smartsupp on ottanut käyttöön prosessin teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuuden säännölliseen testaamiseen, arviointiin ja arvioimiseen henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.

e) Varmistetaan, että henkilötietoja ei voida muuttaa tai poistaa luvatta sähköisen siirron, kuljetuksen tai tallennuksen aikana ja että vastaanottavat tahot voidaan yksilöidä ja vahvistaa.

Organisatoriset toimenpiteet:

f) Kaikille henkilötietojen käsittelyyn osallistuville henkilöille on kerrottu henkilötietojen luottamuksellisesta luonteesta, he ovat saaneet asianmukaisen koulutuksen vastuistaan ja ovat allekirjoittaneet kirjalliset salassapitosopimukset.

g) Smartsupp on ottanut käyttöön sisäiset ohjeistukset ja prosessit henkilötietojen käsittelyn turvaamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

h) Kysymyksissä, jotka koskevat tätä DPA:ta, tietosuojalainsäädännön noudattamista, tietosuojaa tai muita yksityisyyteen liittyviä asioita, asiakas voi lähettää sähköpostia osoitteeseen privacy@smartsupp.com.

6.3 Turvallisuuspoikkeamat. Jos Smartsupp havaitsee henkilötietoloukkauksen, se ilmoittaa siitä käyttäjälle viipymättä, viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut loukkauksesta tiedon, ja pyrkii kohtuullisin ponnisteluin toimittamaan käyttäjälle kaiken sen tiedossa olevan tiedon tapahtumasta, rajoittuen seuraaviin:

Smartsupp vastaa viipymättä kaikkiin käyttäjän avunpyyntöihin turvallisuusloukkauksen yhteydessä.

6.4 Laittomat ohjeet. Jos käyttäjä antaa Smartsuppille ohjeen, jonka noudattaminen johtaa tietosuojalainsäädännön vastaiseen menettelyyn ja jonka seurauksena Smartsuppiin kohdistuu valvontaviranomaisen tai muun sääntelyelimen määräämä seuraamus tai Smartsupp velvoitetaan maksamaan korvauksia rekisteröidyille, käyttäjä sitoutuu korvaamaan Smartsuppille aiheutuneet vahingot Smartsuppin kirjallisesta ilmoituksesta.

6.5 Vastuunrajoitus. Tähän DPA:han sovelletaan samoja vastuunrajoituksia kuin ehdoissa on määrätty.

6.6 Muutokset. Tähän DPA:han sovelletaan samoja muutoksia koskevia sääntöjä kuin ehdoissa on määrätty.

6.7 Voimaantulo. Tämä DPA tulee käyttäjän ja Smartsuppin välillä oikeudellisesti sitovaksi yhdessä sopimuksen kanssa.

​