Los agentes son las personas de tu equipo que responden en el chat a los visitantes de tu sitio web. Antes de que puedan empezar, necesitas crearles acceso en tu cuenta de Smartsupp. En el panel de control, los agentes se llaman operadores. Aquí te explicamos cómo invitar agentes, gestionar su acceso y actividad, y realizar acciones avanzadas como transferir la propiedad.
🟡 Bueno saberlo: El número de agentes que puedes añadir depende del plan que tengas. Para ver tu límite actual o sumar más asientos, entra en la sección de facturación desde tu panel de control o escríbenos al soporte.
Hemos dividido este artículo en siete secciones:
¿Quiénes son los agentes?
Los agentes son la pieza clave de cada chat en vivo. Son quienes se comunican con los visitantes en tu web, responden dudas y les ayudan a encontrar lo que buscan. Para que puedan chatear, primero crea sus accesos en tu cuenta de Smartsupp.
Cómo invitar a un nuevo agente
Invitar a un agente es muy fácil. Entra a ajustes → operadores y pulsa invitar operador.
Solo tienes que escribir el correo electrónico del agente y le llegará una invitación por email. El enlace de invitación es válido durante 7 días. Al aceptarla, el agente accederá a Smartsupp para poner su nombre de agente y crear una contraseña nueva.
Desde el formulario de invitación, puedes elegir el nivel de acceso del agente: acceso completo o acceso limitado (por defecto se marca acceso completo). El acceso elegido se aplicará al aceptar la invitación. En los planes con asientos limitados, si todos están ocupados, acceso completo aparecerá en gris, se seleccionará automáticamente acceso limitado y el formulario te mostrará que todos los asientos están usados.
💡 Nota: Si ya tienes sesión iniciada en Smartsupp, la invitación te llevará al panel de control automáticamente. Para poder aceptar la invitación, cierra primero la sesión o ábrela en otro navegador.
¿No puedes invitar a un agente? (el correo ya existe)
No es posible invitar a alguien que ya tenga una cuenta de Smartsupp independiente. Si aparece el error "El correo ya existe", significa que ese correo ya está registrado como cuenta individual. Para solucionarlo:
1. Pide a esa persona que inicie sesión en su cuenta independiente con ese correo.
2. Que elimine su cuenta desde Smartsupp.
3. Una vez borrada la cuenta, ya puedes añadir ese correo como agente en tu equipo.
Si lo prefieres, puedes invitarle usando otro correo electrónico.
Editar información de operador y acceso
Para editar los datos de un agente (nombre, correo, descripción), haz clic en los tres puntos al lado del agente y selecciona editar operador.
En ese mismo menú puedes cambiar el nivel de acceso al agente:
Acceso completo: puede gestionar todos los ajustes personales y de empresa (incluida la facturación), además de chatear. Recomendado solo para empleados sénior o managers.
Acceso limitado: solo accede a conversaciones, visitantes y ajustes propios (perfil, atajos, notificaciones) y puede chatear. Los agentes con acceso limitado tampoco ven la página de inicio del panel de control.
Bloquear o desbloquear agentes
Cada agente tiene estado desbloqueado o bloqueado. Puedes ver el estado de todos los agentes desde la lista de operadores en ajustes → operadores:
Desbloqueado: el agente puede atender chats de los visitantes. Solo los agentes desbloqueados pueden editar mensajes automáticos y Flows.
Bloqueado: el agente no puede chatear ni acceder a conversaciones, pero sí ver estadísticas y configuración. Es útil para propietarios o managers que solo necesiten una vista general o acceso a la facturación, pero no atender el chat.
Para bloquear a un agente, haz clic en los tres puntos al lado de su nombre, elige bloquear operador y confirma con bloquear. Para desbloquearlo, selecciona desbloquear operador en ese mismo menú. Desbloquear se aplica al instante y no pide confirmación.
🟡 Bueno saberlo:
No puedes bloquear a un agente si es el único operador en la cuenta.
Solo el propietario puede bloquear o desbloquear a otro propietario.
Solo puedes desbloquear un agente si tienes un asiento disponible en tu plan. Si los tienes todos ocupados, libera uno o compra más en facturación.
Combinación de nivel de acceso y bloqueo: Son ajustes diferentes. El nivel de acceso (completo o limitado) define qué puede ver o cambiar un agente: completo incluye ajustes de la empresa y facturación, limitado solo conversaciones, visitantes y ajustes personales. Desbloqueado/bloqueado indica si el agente puede atender chats: desbloqueados atienden conversaciones y pueden editar Flows (antes chatbots)/mensajes automáticos; bloqueados no atienden y solo ven estadísticas y configuración. Por ejemplo, un manager puede tener acceso completo + bloqueado (solo supervisa), mientras que un agente de soporte suele estar desbloqueado.
¿Cuántos agentes puedo añadir?
El número de agentes depende de tu plan. Para ver cuántos tienes o añadir más, entra en la sección de facturación de tu panel o pregúntanos por el chat de soporte.
Solo los agentes desbloqueados cuentan para el límite de tu plan. Los agentes bloqueados (como un propietario que ya no atiende) no ocupan asiento. Puedes ver cuántos asientos usas desde ajustes → operadores.
Avanzado: transferir propiedad y eliminar un agente
Si necesitas eliminar a un agente que es el propietario de la cuenta, primero tendrás que transferir la propiedad a otra persona. Hazlo así:
1. Escríbenos al equipo de soporte para indicarnos a qué agente quieres pasar la propiedad. Este cambio no se puede hacer desde el panel, así que nosotros lo hacemos por ti.
2. Cuando pase la transferencia, el propietario original quedará como agente normal.
3. Después, ve a ajustes → workplace → operadores.
4. Busca el agente que quieras borrar, haz clic en el menú de tres puntos y pulsa eliminar.
¿Qué sigue?
Asignar agente — dirige automáticamente las conversaciones al agente más adecuado.
Mensaje de bienvenida y transferencia a un agente — saluda a tus visitantes y pásales el chat a un agente en vivo.
Flow – funciones de transferencia — transfiere conversaciones desde Flow a un agente humano cuando haga falta.
💡 ¿Necesitas más ayuda? Escríbenos a nuestro equipo de soporte — ¡te ayudamos en lo que necesites!