Pokud využíváte funkci sběr kontaktů ve svém Flow (dříve chatboti), musíte získat souhlas návštěvníka se zpracováním jeho osobních údajů podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Tento návod vás provede nastavením sběru kontaktů tak, aby vaše Flow bylo v souladu s platnými předpisy na ochranu soukromí v EU.
💡 Související návod: Kompletního průvodce samotnou funkcí sběru kontaktů najdete v našem článku Leadgen Flow.
Článek jsme rozdělili do pěti částí:
Kdo je za co zodpovědný
Podle GDPR existují dvě odlišné role:
Správce údajů — určuje, jak a proč jsou osobní údaje zpracovávány.
Zpracovatel údajů — zpracovává osobní údaje jménem správce, podle jeho pokynů.
Když využíváte automatizovaný sběr kontaktů ve Smartsupp Flow, stáváte se správcem údajů. Rozhodujete, které údaje jsou sbírány, jak s nimi bude nakládáno a nesete právní odpovědnost za jejich ochranu. Smartsupp vystupuje jako zpracovatel údajů — data zpracovává na základě vašich pokynů, ale sám nerozhoduje o tom, jaká data se sbírají ani k jakému účelu jsou využita.
💡 Tip: Ujistěte se, že váš interní tým přesně rozumí všem právním povinnostem, které vám jako správci údajů vznikají — zejména správa souhlasů, nastavení doby uchovávání dat a reakce na požadavky subjektů údajů jsou čistě na vaší odpovědnosti.
Vyžadování souhlasu
Funkce sběru kontaktů ve Flow zahrnuje možnost vyžadovat souhlas návštěvníka se zpracováním osobních údajů. Pokud tuto možnost povolíte, Flow návštěvníka požádá o souhlas jako první krok — teprve poté začne sbírat kontaktní údaje. Ve Flow builderu otevřete v uzlu sběru kontaktů sekci Ochrana osobních údajů a aktivujte Vyžadovat souhlas se zpracováním osobních údajů (1). Poté lze text souhlasu přizpůsobit v poli Zpráva (2) a přidat Odkaz na informační sdělení o ochraně osobních údajů (3).
Rozhodnutí návštěvníka o udělení souhlasu se ukládá přímo do jeho profilu návštěvníka. Tak můžete snadno zjistit, kteří kontaktující souhlas udělili a kteří jej odmítli. Pokud návštěvník souhlas neposkytne, Flow ukončí scénář sběru kontaktů.
⚠️ Důležité: Vždy před spuštěním automatizačního scénáře na sběr kontaktů aktivujte žádost o souhlas. Sběr osobních údajů bez jednoznačného souhlasu je v rozporu s GDPR a může vést k vysoké sankci.
Komunikace s nasbíranými kontakty
Jakmile začnete sbírat kontakty, je zásadní, aby veškerou marketingovou komunikaci dostávali pouze kontakty, které souhlas udělily. Oslovení osob bez souhlasu — či těch, které souhlas výslovně odmítly — je přímo v rozporu s GDPR.
V dashboardu Smartsupp lze kontakty snadno filtrovat podle aktuálního stavu souhlasu, takže si jednoduše sestavíte čistý marketingový seznam pouze z těch, kteří se přihlásili.
💡 Tip: Pravidelně kontrolujte svůj seznam kontaktů a odstraňujte ty, kteří souhlas odvolali, nebo pokud už nemáte pro zpracování dat legitimní důvod. Minimalizace dat je základní princip GDPR.
Odkaz na zásady zpracování osobních údajů
Při žádosti o souhlas ve Flow doporučujeme přidat přímý odkaz na vaše zásady zpracování osobních údajů. I když Smartsupp nevyžaduje speciální zásady pro Flow, jako správce údajů musíte návštěvníky informovat, jak jsou jejich údaje zpracovávány — a odkaz na zásady je nejjednodušší způsob, jak tuto povinnost splnit.
Pokud odkaz na zásady nezadáte, Flow využije obecné GDPR oznámení Smartsupp, které vysvětluje pouze naši roli zpracovatele a vaši roli správce — již ale nepopisuje vaše vlastní postupy zpracování údajů.
💡 Tip: Vaše zásady by měly jasně popisovat, jaká data sbíráte, proč je sbíráte, jak dlouho je uchováváte, komu je případně předáváte a jak návštěvníci mohou uplatnit svá práva (například přístup, oprava nebo výmaz údajů).
Co dále?
Leadgen Flow — podrobný návod, jak sestavit Flow na sběr leadů.
Flow — úplný přehled fungování a tvorby Flow.
Akce Flow — zjistěte, jaké akce může Flow provádět, včetně sběru kontaktů.
Podmínky Flow — určete, kdy, kde a komu se bot zobrazí.
Konverzace Flow — pochopte rozdíl mezi konverzacemi Flow a běžnými konverzacemi.
💡 Potřebujete další pomoc? Kontaktujte náš tým podpory — rádi vám pomůžeme! V případě konkrétních dotazů ke GDPR doporučujeme obrátit se na kvalifikovaného právního poradce.