Správce osobních údajů: Smartsupp.com, s.r.o., IČO: 036 68 681, se sídlem Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, zastoupená Vladimírem Šanderou, jednatelem, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, spisová značka C 86206 („my“).

Kontaktní údaje: dpo@smartsupp.com

Poskytujeme platformu Smartsupp (dále jen „Platforma“), prostřednictvím které vám poskytujeme live chat, Flows (dříve Chatboti), generování leadů a další služby objednávané dle našich Podmínek služby (dále jen „Podmínky“). Ochranu soukromí bereme vážně. Naše role v oblasti zpracování osobních údajů je dvojí. Vystupujeme jako správce osobních údajů (v některých právních úpravách označován jako „podnik“) a také jako zpracovatel osobních údajů (v některých právních úpravách označován jako „poskytovatel služby“). Tyto Zásady ochrany osobních údajů popisují naši roli jako správce osobních údajů, což znamená, že v těchto zásadách naleznete všechny relevantní informace o účelu, době zpracování nebo vašich právech.

Platforma je dostupná na webové stránce: https://www.smartsupp.com/ (dále jen „web“).

Pokud chcete využívat naši Platformu jako uživatel a využívat naše služby (čili budeme zpracovávat osobní údaje např. návštěvníků vašeho webu), zpracováváme osobní údaje dle vašich pokynů. V takových případech tedy sami vystupujete jako správce osobních údajů. Pravidla, jak v těchto případech nakládáme s osobními údaji, jsou k dispozici v našich podmínkách zpracování údajů zde: https://help.smartsupp.com/cs/articles/12647343.

Tento článek jsme rozdělili do několika sekcí:

Abychom byli co nejtransparentnější, rozdělili jsme osobní údaje, které zpracováváme, do těchto kategorií:

Osobní údaje získáváme přímo od vás, nebo pokud jste uživatelem Platformy a váš účet vytvořil váš zaměstnavatel/smluvní partner, můžeme osobní údaje získat od takového zaměstnavatele/smluvního partnera, se kterým máme smluvní vztah.

Naše Platforma není určena pro uchovávání nebo zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (například zdravotní údaje, biometrické informace apod.).

Vaše osobní údaje používáme za účelem poskytování požadovaných služeb, což může zahrnovat i e-mailová upozornění a newslettery, zajištění zákaznické podpory, plnění právních povinností apod. Všechny účely a použití údajů jsou stanoveny v této části B Zásad ochrany osobních údajů, kde naleznete účel, pro který údaje používáme, typ údajů a dobu uchování údajů pro zpracování.
​
Vaše údaje neprodáváme třetím stranám, ale můžeme je sdílet s našimi partnery, kteří nám pomáhají poskytovat naše služby (viz část D těchto Zásad ochrany osobních údajů).

Primárně zpracováváme osobní údaje za účelem poskytování našich služeb, zajištění přístupu k účtu v Platformě (a poskytnutí přístupu i vašim pracovníkům a dalším osobám), a požadovaných služeb, zejména při registraci v Platformě, vytvoření uživatelského účtu, vyplnění fakturačních údajů a platby za naše služby a kontaktování ohledně dalších informací. V rámci tohoto můžeme také zasílat zprávy týkající se uzavření a plnění smlouvy, nových produktů a vydání služeb, připomenutí plateb, resetů hesel a další důležité informace. Tyto informace (a další vzájemná komunikace) mohou být zasílány i e-mailem (e-mailová oznámení). Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, přihlašovací údaje, kontaktní údaje, platební a fakturační údaje, protokolové informace, IP adresu a další údaje o používání Platformy, údaje spojené s plněním smlouvy a údaje z komunikace, pokud komunikace souvisí se vzájemným smluvním vztahem.

Platby jsou realizovány prostřednictvím poskytovatelů plateb, kteří jsou popsáni v části D – seznam příjemců.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a potřeba učinit kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy. Pokud nejste přímou smluvní stranou (např. jste zaměstnancem našeho zákazníka či osobou jednající jménem zákazníka), zpracováváme vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu na plnění smlouvy.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání uzavřené smlouvy a po dobu nezbytně nutnou k plnění povinností vyplývajících z takové smlouvy. Pokud svůj účet delší dobu nevyužíváte, bude deaktivován, pro odstranění informací o účtu je třeba nás kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů nebo podpory či jiných kontaktů.

K Google Workspace API: Potvrzujeme, že využití Google Workspace API naší aplikací je striktně omezeno na poskytování našich služeb uživatelům. Nepoužíváme žádná data získaná prostřednictvím Google Workspace API k vývoji, vylepšování nebo trénování obecných modelů umělé inteligence (AI) nebo strojového učení (ML). Naše využití těchto API odpovídá požadavkům Google Limited Use, jak je popsáno zde.

Vaše osobní údaje zpracováváme také za účelem poskytování zákaznické podpory, včetně vyřizování všech požadavků a dotazů, následné komunikace a zajištění podkladů pro další komunikaci s subjekty.

Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, IP adresu a další údaje o používání Platformy, údaje spojené s plněním smlouvy a údaje z komunikace, pokud komunikace souvisí s podporou zákazníka.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi nebo náš oprávněný zájem.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a následně po dobu nezbytně nutnou k ochraně vlastních právních zájmů či dobu nutnou k vyřízení požadavku zákaznické podpory. Maximální doba uchování je stanovena na 3,5 roku od vznesení požadavku.

Používáme také informace za účelem vyhodnocení zákaznické zkušenosti s produktem, zjišťování spokojenosti, trendů a zajištění maximálního využití Platformy.

Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, uživatelské údaje, údaje spojené s plněním smlouvy, informace získané z dotazníků.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, spočívající ve zlepšování platformy a uživatelského zážitku.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání vzájemného vztahu. Údaje jsou zpracovávány po přiměřenou dobu nutnou ke vzájemné komunikaci či provedení průzkumu.

Vaše údaje můžeme také zpracovávat za účelem ochrany před neoprávněným užíváním naší Platformy a služeb a zajištění jejich bezpečného využití. Osobní údaje také používáme k ochraně vlastních nároků nebo k vyšetřování, prevenci či podniknutí kroků proti nezákonným aktivitám, podezření na podvod, situací představujících potenciální ohrožení fyzického bezpečí osob nebo porušení našich Podmínek. Tento účel zahrnuje i zpracování osobních údajů pro vyřizování případných reklamací.

Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, přihlašovací údaje, kontaktní údaje, platební a fakturační údaje, protokolové informace, IP adresu a další informace o používání Platformy, uživatelské údaje, údaje spojené s plněním smlouvy a údaje z komunikace, pokud komunikace souvisí se smluvním vztahem.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na ochraně práv a povinností a předcházení podvodům a zneužití.

Údaje zpracováváme po dobu, po kterou mohou běžet promlčecí lhůty nebo jiné lhůty pro uplatnění nároků. Tato doba může být upravena podle aktuální situace a konkrétních zjištění a způsobených podvodů. Obvykle je doba zpracování stanovena dle běhu promlčecích lhůt (například 10 let dle příslušné legislativy).

Stejně jako jiné společnosti musíme plnit právní povinnosti, zejména v oblasti daní, účetnictví a dalších oblastí, které se na nás vztahují. Zároveň musíme být připraveni poskytnout součinnost orgánům státní správy, pokud nám to zákon ukládá.

Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje a fakturační údaje, údaje spojené s plněním smlouvy, údaje z komunikace (pokud jsou použity k plnění právní povinnosti).

Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností.

Tyto údaje jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou zákonem. Jsme ze zákona povinni uchovávat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let od konce účetního období, ke kterému se vztahují. Zároveň jsme povinni uchovávat faktury po dobu 3 let od konce daňového období, v němž vznikla daňová povinnost týkající se dané faktury. Daňové doklady musíme uchovávat po dobu 10 let od konce daňového období, ve kterém byl proveden příslušný obchod.

Občas vám můžeme zasílat obchodní sdělení e-mailem. Nejedná se o komunikaci související s plněním smluvního vztahu (např. změny smluvních podmínek, oznámení o platbách, zpoždění atd.), ale o sdělení týkající se propagačních akcí, slev, kampaní a další komunikace podporující naši značku.

Pro tento účel budeme zpracovávat vaši e-mailovou adresu a identifikační údaje.

Právním základem pro toto zpracování jsou dvě oddělené části:

· Pokud si vytvoříte účet a registrujete se, uzavíráme spolu smlouvu a vzniká zákaznický vztah. Osobní údaje se tak zpracovávají na základě našeho oprávněného zájmu (přímý marketing).

· Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, udělujete nám souhlas s tímto zpracováním přihlášením k odběru.

Odběr newsletterů můžete kdykoli odhlásit pomocí odkazů pro odhlášení v patičce každé zaslané zprávy. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat, což má stejný účinek jako odhlášení popsané výše.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu 2 let od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se neodhlásíte dříve.

Rádi sdílíme informace o vaší recenzi Platformy a rádi ji prezentujeme světu. Proto můžeme zpracovávat vaše osobní údaje a sdílet vaši recenzi na našich sociálních sítích nebo na webu.

Pro tento účel zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje a přihlašovací údaje. V případě vašeho výslovného souhlasu zpracováváme také fotografie, název společnosti, pozici a další osobní údaje obsažené v textu recenze.

Právním základem pro toto zpracování je váš souhlas.

Vaše osobní údaje v recenzích jsou zpracovávány do odvolání souhlasu, nejdéle však 5 let.

Můžete se také zúčastnit našich webinářů a dalších akcí, které pořádáme. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pro organizaci a zajištění webináře nebo kurzu. Vezměte prosím na vědomí, že z některých akcí můžeme pořizovat videozáznamy nebo fotografie. Snažíme se být co nejvíce anonymní, takže jméno či jiné údaje na fotografiích či ve videu uvedeme jen s vaším souhlasem (například pokud jde o referenci).

Zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje a fakturační údaje a obrázky a videa.

Právním základem pro toto zpracování je vzájemná smlouva, kterou uzavíráme při registraci na webinář/kurs.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu 4 let od ukončení smluvního vztahu.

Osobní údaje zpracováváme za účelem provozu webu a Platformy a jejich bezpečnosti, tedy pro interní fungování Platformy, vaši identifikaci jako registrovaného uživatele při prohlížení a opakovaných návštěvách Platformy a zajištění vaší bezpečnosti. Potřebujeme také zpracovávat informace o vašich preferencích, například udělených souhlasech, s jakými typy cookies souhlasíte, consent stringy pro personalizaci a marketingové účely apod.

Pro tento účel zpracováváme technické údaje, jako je IP adresa, a cookies zařazené do kategorie nezbytných.

Právním základem je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečnosti Platformy. Údaje jsou zpravidla zpracovávány po dobu vaší návštěvy Platformy, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo v zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že prohlížeč může určit dobu ukládání cookies.

Osobní údaje zpracováváme za účelem pochopení, jak návštěvníci používají náš web nebo Platformu. V rámci toho můžeme sledovat návštěvnost webu nebo Platformy, optimalizovat jej a celkově učinit návštěvu webu či Platformy plynulejší a uživatelsky přívětivější.

Pro tento účel zpracováváme údaje z cookies zařazených do analytické kategorie, které poskytujeme my nebo třetí strany po udělení vašeho souhlasu. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu návštěvy Platformy, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo v zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že prohlížeč může nastavit dobu ukládání cookies.

Osobní údaje zpracováváme za účelem získání informací o vašich osobních preferencích a zobrazení relevantní reklamy. Tímto způsobem můžeme na webu propagovat a nabízet produkty a služby a zobrazovat vám marketingová sdělení týkající se služeb, o které jste projevili zájem, a podporovat naši značku online. To může zahrnovat i propagaci našich služeb např. prostřednictvím sociálních sítí, kdy informace sdílíme s třetími stranami.

Pro tento účel zpracováváme údaje z cookies zařazených do marketingové kategorie, které poskytujeme my nebo třetí strany po udělení vašeho souhlasu. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu návštěvy Platformy, maximálně po dobu stanovenou v liště cookies nebo v zásadách cookies. Vezměte prosím na vědomí, že prohlížeč může nastavit dobu ukládání cookies.

Smartsupp nabízí volitelný konektor založený na Model Context Protocol (MCP), který vám umožňuje používat Platformu prostřednictvím vybraného asistenta s umělou inteligencí (např. ChatGPT (OpenAI) nebo Claude (Anthropic)) (dále jen „AI asistent“). Konektor funguje pouze po přidání do AI asistenta uživatelem vašeho účtu Smartsupp a jeho autorizaci přihlášením do Smartsupp. AI asistent pak může jednat pouze v rámci oprávnění daného uživatele.

Zpracovávané údaje. Podle toho, co AI asistenta požádáte udělat, konektor čte nebo mění následující údaje uložené ve vašem účtu Smartsupp:

Přijímáme pouze parametry požadavků, které nám AI asistent odešle. Nepřijímáme vaše konverzace s AI asistentem, jeho historii chatu, paměť, ani soubory, které do něho nahráváte. Pro zajištění provozu konektoru dále zpracováváme autorizační data (přístupové tokeny a identifikátor propojeného AI asistenta) a technické logy požadavků konektoru.

Účel a právní základ. Údaje ve vašem účtu zpracováváme k provedení úkonů, které požadujete přes AI asistenta, dle vašich pokynů jako zpracovatel dle našich podmínek zpracování údajů. Autorizační údaje a technické logy zpracováváme za účelem poskytnutí konektoru (plnění smlouvy) a zajištění bezpečnosti a zamezení zneužití Platformy (oprávněný zájem). Údaje procházející konektorem nepoužíváme k trénování AI modelů, neprodáváme je ani nepoužíváme k reklamním účelům.

Příjemci. Údaje vrácené konektorem jsou posílány jím zvolenému AI asistentovi, jehož poskytovatel je zpracovává dle vámi uzavřené smlouvy a jeho zásad ochrany osobních údajů. Pokud tento poskytovatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, dochází k předání na váš pokyn a při dodržení záruk vaší smlouvy s tímto poskytovatelem.

Doba uchování. Samostatnou kopii údajů, které konektor vrací, neuchováváme; zůstávají ve vašem účtu Smartsupp a jsou uchovávány dle našich podmínek zpracování údajů. Přístupové tokeny automaticky expirují po omezenou dobu. Technické logy požadavků konektoru obsahují pouze metadata požadavků (jako čas, použitý nástroj a stav výsledku), ne obsah požadavků ani odpovědí, a jsou uchovávány 30 dnů.

Vaše možnosti. Konektor je volitelný a neaktivní, dokud jej neautorizujete. Můžete jej kdykoli odpojit v nastavení konektoru AI asistenta, poté již AI asistent nebude mít přístup k vašemu účtu. Můžete nás také požádat o odpojení konektoru na dpo@smartsupp.com.

Osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou pro každý účel v části B těchto zásad ochrany osobních údajů. Obecně budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu potřebnou k naplnění účelů uvedených v těchto zásadách, pokud zákon nevyžaduje nebo neumožňuje delší dobu uchování údajů (například pro uplatnění, výkon nebo obranu právních nároků). Po uplynutí doby uchování údajů u daného typu údajů je odstraníme či zlikvidujeme.
​
​O vymazání údajů můžete také požádat kontaktováním na dpo@smartsupp.com.
​Vaši žádost posoudíme dle části F.4 těchto zásad ochrany osobních údajů.

Vaše informace nepředáváme ani nezveřejňujeme třetím stranám za jinými účely, než jsou uvedeny v těchto zásadách ochrany osobních údajů (část B). Účely všech příjemců údajů jsou také uvedeny v níže uvedené tabulce. Osobní údaje sdílíme s níže uvedenými příjemci:

Při používání cookies na našem webu a v produktu můžeme také vaše osobní údaje sdílet s dalšími příjemci údajů, jako jsou: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

V případě recenzí mohou být vaše osobní údaje sdíleny na dalších platformách, jako jsou: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Kromě toho můžeme vaše osobní údaje sdílet s určitými třetími stranami jako správci údajů za účelem „plnění právních povinností“, pokud tak musíme učinit podle platné legislativy (zejména správní orgány, policejní orgány a soudní orgány). Podobně můžeme být povinni sdílet vaše údaje s osobami, které tvrdí, že byly vaším jednáním poškozeny.

Jsou zavedeny bezpečnostní postupy k ochraně důvěrnosti vašich údajů. Platforma, na které jsou osobní údaje zpracovávány, umožňuje pouze bezpečné kanály nebo protokoly pro příchozí síťová spojení. Údaje šifrujeme pomocí SSL/TLS pro veškerý přenos dat. Přijali jsme také mechanismy omezující fyzický nebo on-line přístup k serverům s osobními údaji. Máme zavedený proces pravidelného testování, posuzování a vyhodnocování účinnosti technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti údajů.

Ve všech záležitostech týkajících se zpracování vašich osobních údajů, ať už se jedná o dotaz, uplatnění práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod., nás můžete kontaktovat na dpo@smartsupp.com.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vaší žádosti, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O každém takovém prodloužení a jeho důvodu vás vždy budeme informovat.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.

Máte právo získat od nás potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme či nikoli. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme, máte také právo žádat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době trvání zpracování, právu na opravu, vymazání, omezení zpracování a vznést námitku proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového orgánu a zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou v tomto dokumentu uvedeny). Můžete nás také požádat o kopii osobních údajů, které zpracováváme. První kopii poskytujeme zdarma; za další kopie může být účtován poplatek. Rozsah poskytovaných údajů může být omezen tak, aby nebyla porušena práva a svobody jiných osob.

Máte právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním ani nevede k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.

Máte právo požadovat, abychom opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. V závislosti na účelu zpracování můžete mít také právo doplnit neúplné osobní údaje, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Máte právo požadovat vymazání vašich osobních údajů v případech, kdy:

Toto právo však nemůžete uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění našich právních povinností či úkolů svěřených ve veřejném zájmu nebo pro uplatnění, výkon či obhajobu právních nároků.

Máte právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů v případech, kdy:

Máte právo získat kopii svých osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro plnění smlouvy. Tyto údaje vám nebo vámi určenému správci předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud je to technicky možné. Rozsah poskytovaných údajů může být omezen tak, aby nebyla porušena práva a svobody jiných osob.

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Zpracování údajů ukončíme, pokud neexistují jiné závažné důvody pro zpracování nebo není-li zpracování nezbytné pro uplatnění, výkon nebo obhajobu právních nároků, případně pokud vznášíte námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu. Při vznesení námitky proti newsletterům přestaneme zasílat tato sdělení.

Kromě možnosti uplatnění práv u naší společnosti můžete podat stížnost také u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 8. 10. 2026. Tyto zásady ochany osobních údajů jsme oprávněni čas od času měnit, kontrolujte je prosím pravidelně. Všechny změny zveřejníme na našem webu.