Спрете да превключвате между раздели, за да обработвате имейлите на клиентите. С имейл интеграцията на Smartsupp всяко входящо съобщение пристига във Вашия Smartsupp Inbox заедно с чат разговорите — а отговорите се изпращат от същото място. Тази статия Ви показва как да свържете Gmail, Seznam и всеки друг доставчик чрез SMTP/IMAP.
Разделихме статията на няколко раздела:
Общ преглед на имейл интеграцията
Имейл интеграцията Ви позволява да получавате имейли и да отговаряте на тях директно от Вашия Smartsupp Inbox — без повече превключване между Gmail, Seznam или друга уеб поща. Всеки нов имейл създава нов разговор в Smartsupp; отговорите остават групирани в същата кореспонденция.
Основни неща, които трябва да знаете, преди да започнете:
Достъпна е за всички активни оператори във Вашия акаунт.
Можете да свържете няколко имейл доставчика едновременно.
Всеки оператор вижда темата на имейла и може да прикачва или изтегля файлове.
Синхронизирането започва от момента на интеграцията — по-старите имейли не се прехвърлят в Smartsupp.
Съвет: Всеки оператор може да настрои личен имейл подпис, който се добавя автоматично към всеки отговор. Вижте как да го настроите.
За да започнете, отворете Настройки → Канали и кликнете върху Свързване до Имейл интеграция. Можете да получите достъп и чрез връзката във Вашия Inbox.
Свързване на Gmail
Gmail използва защитената OAuth процедура на Google, така че не въвеждате паролата си в Smartsupp.
Стъпка 1. В списъка с доставчици изберете Gmail. Ще бъдете пренасочени към екрана за вход на Google.
Стъпка 2. Изберете Gmail адреса, който искате да свържете (или влезте в друг акаунт), и потвърдете всички подкани за сигурност, които Google Ви показва.
Стъпка 3. Предоставете поисканите разрешения, за да може Smartsupp да чете и изпраща имейли от Ваше име.
Стъпка 4. След като упълномощаването приключи, ще бъдете пренасочени обратно към Вашето табло за управление в Smartsupp — Gmail вече е свързан.
Забележка: Упълномощаването се извършва изцяло от страна на Google — данните Ви за вход в Gmail никога не са видими за Smartsupp и не се съхраняват от него.
Свързване на Outlook
Outlook използва защитената процедура за вход чрез OAuth на Microsoft, така че никога не въвеждате паролата си в Smartsupp.
Стъпка 1. В списъка с доставчици изберете Outlook. Ще бъдете пренасочени към екрана за вход на Microsoft.
Стъпка 2. Изберете акаунта в Microsoft, който искате да свържете (или влезте в друг), и потвърдете всички подкани за сигурност, които Microsoft Ви показва.
Стъпка 3. Предоставете поисканите разрешения, за да може Smartsupp да чете и изпраща имейли от Ваше име.
Стъпка 4. След като упълномощаването приключи, ще бъдете пренасочени обратно към Вашето табло за управление в Smartsupp — Outlook вече е свързан.
Забележка: Използвате служебен или учебен акаунт в Microsoft (Microsoft 365)? Възможно е Вашият ИТ администратор първо да трябва да одобри достъпа на Smartsupp. Ако при вход видите съобщение „Изисква се одобрение“, помолете администратора си да предостави достъп за Вашата организация.
Споделени пощенски кутии в Microsoft 365
Споделена пощенска кутия (например info@company.com) не може да бъде свързана директно. Връзката с Outlook винаги свързва пощенската кутия на акаунта, с който се влиза при упълномощаването — няма възможност да изберете споделена пощенска кутия, а интеграцията не използва разрешенията Пълен достъп или Изпращане като .
⚠️ Забележка: Ако потребител с достъп до споделената пощенска кутия свърже своя акаунт, се синхронизира личната му пощенска кутия — не споделената.
За да свържете адрес като info@company.com, първо го преобразувайте в обикновена пощенска кутия:
В интерфейса за администриране на Microsoft 365 (центъра за администриране на Exchange) преобразувайте споделената пощенска кутия в обикновена потребителска пощенска кутия със собствени данни за вход — след това пощенската кутия се нуждае от лиценз. Като алтернатива създайте нов отделен акаунт за адреса.
Защитете акаунта със силна парола и многофакторно удостоверяване.
Свържете Outlook в Smartsupp (стъпките по-горе) и влезте с този акаунт при упълномощаването.
От този момент нататък само тази пощенска кутия се синхронизира със Smartsupp — не се включва лична пощенска кутия.
Премахване или нулиране на достъпа на Smartsupp в Microsoft 365
Ако използвате служебен или учебен акаунт в Microsoft, Вашият ИТ администратор може да прегледа или премахне достъпа, предоставен на Smartsupp във Вашата организация. Това е полезно, ако искате да спрете да използвате интеграцията с Outlook или ако искате да започнете свързването отначало.
Стъпка 1. В Smartsupp изтрийте имейл канала на Outlook в Настройки → Канали.
Стъпка 2. Помолете Вашия ИТ администратор да премахне достъпа на Smartsupp в Центъра за администриране на Microsoft Entra (Entra ID → Корпоративни приложения → Всички приложения → Smartsupp). Той може да отмени предоставените разрешения или да изтрие напълно приложението Smartsupp от Вашата организация.
Стъпка 3. Ако искате отново да използвате интеграцията, свържете Outlook в Smartsupp, както е описано по-горе. Вашият администратор ще бъде помолен отново да одобри достъпа.
💡 Съвет: Microsoft понякога преименува елементи в центъра за администриране на Entra. За актуалните стъпки вижте официалните ръководства на Microsoft: Преглед на разрешенията, предоставени на корпоративни приложения и Изтриване на корпоративно приложение.
Свързване на Seznam
За Seznam (и няколко подобни доставчика, показани в списъка) влизате с потребителското име и паролата за Вашия имейл директно във формуляра за интеграция.
Стъпка 1. Изберете Seznam от списъка с доставчици.
Стъпка 2. Въведете Вашия имейл адрес, потребителско име за вход и парола. По желание добавете име на подателя, което ще се показва в отговорите Ви.
Стъпка 3. Кликнете върху Завършване за запазване.
Забележка: Данните Ви за вход се изпращат по защитен начин до Вашия имейл доставчик и не се съхраняват и не са видими в Smartsupp.
Свързване на други имейл доставчици
Имате пощенска кутия при друг доставчик? Можете да я свържете чрез SMTP/IMAP. Всеки доставчик публикува собствените си сървърни настройки — обикновено на помощна страница или чрез своя екип за поддръжка. По-долу са директни връзки към SMTP/IMAP настройките за най-разпространените доставчици:
Apple Mail (iCloud) — Сървърни настройки за iCloud Mail
Proton Mail — Изпращане чрез SMTP в Proton
AOL Mail — AOL Mail с други приложения
Zoho Mail — IMAP достъп в Zoho
Mail.com — Настройки на IMAP сървъра на Mail.com
HubSpot — Свързан имейл чрез IMAP в HubSpot
Стъпка 1. В Smartsupp отворете Настройки → Канали и кликнете върху Свързване до Имейл интеграция. Можете също да започнете процедурата директно от Smartsupp Inbox.
Стъпка 2. Попълнете SMTP и IMAP данните от документацията на Вашия доставчик, след което кликнете върху Продължаване.
Стъпка 3. Въведете потребителското име за вход и паролата за Вашия имейл, след което кликнете върху Завършване. Интеграцията вече е готова за използване.
Повторно свързване на имейл адрес
Един имейл адрес може да принадлежи само на един активен имейл канал в даден момент. Ако искате да свържете отново адрес чрез друг доставчик — например да преминете от IMAP към Outlook или Gmail — първо изтрийте съществуващия имейл канал, а след това свържете адреса отново.
Когато свържете отново същия адрес чрез който и да е доставчик, първоначалният канал се възстановява заедно с историята на разговорите му; може да се промени само типът на канала, показан в списъка.
💡 Виждате грешката „Имейлът се използва“? Адресът все още е активен в друг канал, обикновено в този или друг акаунт в Smartsupp. Първо изтрийте адреса от канала, в който е свързан, след което опитайте отново. Не можете да намерите къде се използва? Свържете се с нашата поддръжка и ще Ви помогнем да го освободите.
Работа с имейли
След като пощенската Ви кутия е свързана, можете да обработвате имейли директно във Вашия Smartsupp Inbox — и не само да отговаряте на тях:
Отговор, копие (CC) и препращане — отговаряйте на имейли, добавяйте получатели в CC и препращайте съобщения на колеги, всичко това от изгледа на разговора.
Създаване на нови имейли — съставяйте и изпращайте изцяло нови изходящи имейли, а не само отговори в съществуваща кореспонденция.
Автоматично довършване на адреси — докато въвеждате получател, Smartsupp предлага съвпадащи контакти (име и имейл), за да спестите време и да избегнете печатни грешки.
Какво следва?
Интеграция с Facebook — свържете Messenger, за да получавате клиентските чатове във Вашия Smartsupp Inbox.
Интеграция с WhatsApp — съберете разговорите от WhatsApp Business в същото табло за управление.
Имейл подпис — настройте личен подпис, който се добавя автоматично към всеки имейл отговор.
Категории в Inbox — поддържайте имейлите, чата и другите канали организирани с нарастването на броя на разговорите.
💡 Нуждаете се от още помощ? Свържете се с нашия екип за поддръжка — с радост ще Ви помогнем!