Прекратете ненужното превключване между прозорци, за да обслужвате клиентските имейли. С имейл интеграцията на Smartsupp всяко входящо съобщение пристига във Вашата Smartsupp пощенска кутия, на едно място с чат разговорите — а отговорите се изпращат директно оттам. Тази статия ще Ви напътства как да свържете Gmail, Seznam или всяка друга поща чрез SMTP/IMAP.
Статията е разделена на следните секции:
Преглед на имейл интеграцията
С имейл интеграцията получавате и изпращате имейли директно в пощенската си кутия в Smartsupp — вече без нужда да се местите между Gmail, Seznam или други уеб пощи. Всеки получен имейл създава нов разговор в Smartsupp, а отговорите остават групирани в съответната кореспонденция.
Основното, което е добре да знаете, преди да започнете:
Интеграцията е достъпна за всички активни агенти във Вашия акаунт.
Можете да добавите няколко имейл доставчика едновременно.
Всеки агент вижда темата на имейла и има възможност да прикачва или изтегля файлове.
Синхронизацията стартира от момента на интеграцията — стари имейли няма да бъдат изтеглени в Smartsupp.
Съвет: Всеки агент може да добави свой личен имейл подпис, който автоматично се включва към всеки отговор. Вижте как да го настроите.
За да започнете, отворете Настройки → Канали и натиснете Свържете до Имейл интеграция. Същото можете да направите и директно от Вашата пощенска кутия.
Свързване с Gmail
Gmail използва сигурната идентификация OAuth на Google, така че Вашата парола никога не се въвежда в Smartsupp.
Стъпка 1. Изберете Gmail от списъка с доставчици. Ще бъдете пренасочени към екрана за вход в Google.
Стъпка 2. Изберете желания Gmail адрес (или влезте с друг акаунт) и следвайте указанията за сигурност, които Google показва.
Стъпка 3. Дайте необходимите разрешения, така че Smartsupp да може да чете и изпраща имейли от Ваше име.
Стъпка 4. След успешната оторизация ще се върнете към таблото в Smartsupp — Gmail вече е свързан.
Забележка: Оторизацията се изпълнява изцяло през Google — Вашите удостоверителни данни за Gmail никога не се съхраняват или виждат от Smartsupp.
Свързване с Outlook
Outlook използва OAuth идентификацията на Microsoft, така че Вашата парола никога не се въвежда в Smartsupp.
Стъпка 1. Изберете Outlook от списъка с доставчици. Ще бъдете пренасочени към екрана за вход в Microsoft.
Стъпка 2. Изберете Microsoft акаунта, който желаете да свържете (или влезте с друг акаунт) и потвърдете изискванията за сигурност, които Microsoft показва.
Стъпка 3. Дайте необходимите разрешения Smartsupp да има достъп до имейлите Ви.
Стъпка 4. Щом процесът приключи, ще се върнете автоматично в Smartsupp — Outlook е свързан.
Забележка: Използвате служебен или училищен (Microsoft 365) акаунт? Възможно е Вашият IT администратор да трябва да одобри достъпа на Smartsupp. Ако по време на входа видите съобщение "Необходимо е одобрение", обърнете се към администратора да разреши Smartsupp за Вашата организация.
Споделени пощенски кутии в Microsoft 365
Споделена пощенска кутия (например info@company.com) не може да се свърже директно. Връзката с Outlook винаги асоциира пощенската кутия на акаунта, с който се влиза — няма възможност да изберете споделена кутия и интеграцията не използва правата Пълен достъп или Изпращане като.
⚠️ Забележка: Ако потребител с достъп до споделената пощенска кутия свърже своя акаунт, ще се синхронизира само неговата лична поща — не споделената.
За да свържете адрес като info@company.com, е необходимо първо да го направите стандартна пощенска кутия:
В админ панела на Microsoft 365 (Exchange admin center) преобразувайте споделената пощенска кутия в стандартна с отделен вход — за нея ще е нужен лиценз. По избор може да създадете нов отделен акаунт за този адрес.
Осигурете силна парола и активирайте многофакторна автентикация за акаунта.
Свържете Outlook в Smartsupp (според стъпките по-горе) и влезте именно с този акаунт.
От този момент избраната пощенска кутия ще се синхронизира със Smartsupp — личната кутия не се включва.
Премахване или нулиране на достъпа на Smartsupp в Microsoft 365
Ако използвате служебен или училищен акаунт в Microsoft, IT администраторът Ви може да провери или премахне предоставения на Smartsupp достъп за организацията. Това е полезно, ако искате да прекратите използването на Outlook интеграцията или трябва да започнете връзката отначало.
Стъпка 1. В Smartsupp изтрийте канала за Outlook в Настройки → Канали.
Стъпка 2. Помолете IT администратора да премахне достъпа на Smartsupp през Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Могат да анулират разрешенията или изцяло да изтрият приложението от организацията.
Стъпка 3. За повторна интеграция — свържете Outlook в Smartsupp по описания начин. Администраторът ще трябва отново да одобри достъп.
💡 Съвет: Microsoft периодично променя имената на секциите в Entra admin center. За най-актуални инструкции вижте официалното ръководство на Microsoft: Преглед на предоставени разрешения на бизнес приложения и Изтриване на бизнес приложение.
Свързване със Seznam
При Seznam (и някои сходни доставчици от списъка) въвеждате директно имейл потребителско име и парола във формуляра за интеграция.
Стъпка 1. Изберете Seznam от списъка с доставчици.
Стъпка 2. Въведете Вашия имейл адрес и парола. По желание добавете име на подател, което ще се показва във Вашите съобщения.
Стъпка 3. Натиснете Завърши, за да запазите.
Забележка: Вашите идентификационни данни се предават защитено към Вашия имейл доставчик и не се пазят или виждат от Smartsupp.
Свързване с други имейл доставчици
Разполагате с имейл кутия при друг доставчик? Можете да я включите чрез SMTP/IMAP. Всеки доставчик предоставя собствена информация за настройка — най-често можете да я откриете на страницата за поддръжка им или с помощта на техния екип. По-долу ще откриете директни връзки към настройките за SMTP/IMAP на най-често използваните доставчици:
Yahoo — Yahoo Mail SMTP/IMAP настройки
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail настройки на сървъра
Proton Mail — Proton SMTP submission
AOL Mail — AOL Mail с други приложения
Zoho Mail — Zoho IMAP достъп
Mail.com — Mail.com IMAP настройки на сървъра
HubSpot — HubSpot свързан имейл IMAP
Стъпка 1. В Smartsupp отворете Настройки → Канали и натиснете Свържете до Имейл интеграция. Процесът може да бъде стартиран и от Вашата пощенска кутия в Smartsupp.
Стъпка 2. Попълнете SMTP и IMAP данните според инструкциите на доставчика Ви и натиснете Продължи.
Стъпка 3. Въведете Вашите имейл удостоверителни данни и натиснете Завърши. Интеграцията е готова за ползване.
Повторно свързване на имейл адрес
Всеки имейл адрес може да бъде свързан само с един активен имейл канал едновременно. Ако желаете да прехвърлите адреса към друг тип интеграция — например от IMAP към Outlook или Gmail — първо е нужно да изтриете вече съществуващия канал и след това да добавите повторно същия адрес.
Когато повторно свържете един и същ адрес (без значение през кой доставчик), оригиналният канал ще се възстанови с цялата история на разговорите; ще се промени само типът на канала в списъка.
💡 Виждате грешка „email is used“? Адресът все още е активен в друг канал, обикновено в този или друг Smartsupp акаунт. Махнете адреса от вече свързания канал и опитайте отново. Не откривате къде се използва? Свържете се с нашия екип по поддръжка и ще Ви помогнем да го освободите.
Работа с имейли
След като пощенската Ви кутия е свързана, управлявате имейлите си директно през Smartsupp — и разполагате с повече от стандартното отговаряне:
Отговор, CC и препращане — отговаряйте на имейли, добавяйте получатели в CC и препращайте съобщения към колеги — всичко от изгледа на разговора.
Създаване на нови имейли — изпращайте изцяло нови имейли, не само отговори по текущи теми.
Автоматично довършване на адреси — при въвеждане на получател Smartsupp ще Ви предложи съвпадащи контакти (име, имейл), за да спестите време и да намалите риска от грешки.
Какво следва?
Интеграция с Facebook — свържете Messenger, за да получавате клиентските чатове директно в Smartsupp пощенската си кутия.
Интеграция с WhatsApp — обединете бизнес чатовете от WhatsApp в същото табло.
Имейл подпис — настройте персонален подпис, който се добавя автоматично към всеки имейл отговор.
Категории във входящата поща — организирайте имейли, чатове и други канали, когато разговорите се увеличават.
Интеграция с Instagram — отговаряйте на личните Instagram съобщения от същата пощенска кутия, заедно с другите канали.
💡 Нуждаете се от допълнителна помощ? Свържете се с нашия екип за поддръжка. С удоволствие ще Ви съдействаме!