De acordo com os Termos de Serviço (os “Termos”), a Smartsupp fornece o Serviço, conforme estipulado nos Termos, a si enquanto utilizador do Serviço. A relação entre a Smartsupp e o utilizador baseia-se, assim, num processo de registo online do utilizador ou num contrato escrito ou eletrónico ao qual os Termos estão anexos, os quais, em conjunto, formam um acordo entre si e a Smartsupp (o "Contrato"). Este aditamento de processamento de dados (doravante designado "DPA") constitui parte integrante do Contrato.

As palavras iniciadas por maiúscula terão o mesmo significado que lhes é atribuído nos Termos ou em qualquer outro anexo referido nos Termos, salvo indicação em contrário neste DPA.

A Smartsupp celebra este DPA em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis, como o Regulamento 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (“GDPR”) , Data Protection Act 2018 ou CCPA/CPRA e também em conformidade com outras leis de privacidade aplicáveis durante a prestação do Serviço ao abrigo do Contrato (“leis de privacidade aplicáveis”).

Quando este DPA estipula que a Smartsupp atua como subcontratante de dados pessoais, tal terá o significado atribuído a “subcontratante” no âmbito do GDPR e outros termos equivalentes ao abrigo de outras leis de privacidade aplicáveis (por exemplo, “Service Provider”, conforme definido no CCPA). Quando este DPA estipula que o utilizador atua como responsável pelo tratamento de dados pessoais, tal terá o mesmo significado atribuído a “responsável pelo tratamento” no âmbito do GDPR e outros termos equivalentes ao abrigo de leis de privacidade aplicáveis (por exemplo, “Business”, conforme definido no CCPA).

Conteúdo:

1.1 Processamento de dados pessoais como subcontratante de dados pessoais. A Smartsupp pode processar dados pessoais em nome do utilizador quando o Serviço é fornecido ao utilizador, e a Smartsupp atua então como subcontratante de dados pessoais (ou sub-subcontratante) em relação ao utilizador.

As atividades de processamento efetuadas pela Smartsupp decorrem do registo, do Contrato ou de pedidos documentados efetuados pelo utilizador durante a prestação do Serviço através da plataforma disponível em https://www.smartsupp.com (a “Plataforma”).

1.2 Autorização para processar dados pessoais. O utilizador autoriza, pelo presente, a Smartsupp a processar os dados pessoais dos titulares dos dados fornecidos pelo utilizador, em conformidade com o Serviço, tal como definido neste DPA. A Smartsupp processará dados pessoais para o utilizador de acordo com as instruções documentadas do utilizador e apenas na medida do necessário para a correta execução das obrigações da Smartsupp ao abrigo do Contrato.

1.3 Responsabilidade do utilizador. Como a Smartsupp atua como subcontratante de dados pessoais, o utilizador atua como responsável pelo tratamento e, por conseguinte, é responsável por cumprir todas as obrigações relacionadas com o processamento de dados pessoais. Entre estas obrigações incluem-se informar adequadamente os titulares dos dados sobre o processamento de dados pessoais, obter consentimento para o processamento de dados pessoais, se necessário, e tratar dos pedidos dos titulares dos dados relativos ao exercício dos seus direitos (tais como o direito à informação, acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, oposição, etc.). A Smartsupp irá ajudar o utilizador a cumprir estas obrigações através da Plataforma ou por meio de pedidos documentados do utilizador. No entanto, a Smartsupp não é, de forma alguma, responsável pela exatidão e legalidade das atividades do utilizador, incluindo qualquer atividade que possa violar qualquer legislação de privacidade ou outra legislação estipulada no país a partir do qual o utilizador utiliza o Serviço.

2.1 Objeto do processamento. O objeto do processamento de dados pessoais, definidos abaixo, pela Smartsupp é a prestação do Serviço conforme estabelecido no Contrato, em particular o processamento de dados pessoais quando o utilizador utiliza as funcionalidades do nosso Serviço, tal como descrito no site.

2.2 Tipos de dados pessoais. No âmbito do cumprimento das obrigações decorrentes do Contrato e da prestação do Serviço, os seguintes tipos de dados pessoais podem ser processados de acordo com este DPA:

a) informações de contacto, como nome, apelido, endereço de email, número de telefone ou contacto de conta de rede social,

b) detalhes sobre a visita ao site do utilizador, como URL do site visitado, data e hora da visita ao site, informações técnicas (resolução do ecrã, tipo de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo, etc.), endereço IP, dados de geolocalização (país e cidade a partir dos quais o utilizador visualizou o site),

c) informações contidas nas conversas entre utilizadores e clientes ou outros utilizadores ao utilizar as funcionalidades do Serviço,

d) registos técnicos e outras informações sobre utilizadores que utilizam o Serviço (a Smartsupp utiliza ferramentas de terceiros para recolher essas informações),

e) outros dados pessoais carregados ou utilizados de qualquer outra forma pelo utilizador, ou

f) os dados pessoais cujo tipo, âmbito e detalhes são determinados e controlados pelo utilizador, a seu exclusivo critério, durante a prestação do Serviço.

O âmbito dos dados pessoais depende do tipo de funcionalidades do Serviço utilizadas pelo utilizador. O Serviço não se destina ao armazenamento de categorias especiais de dados pessoais. O utilizador não deve utilizar o Serviço para armazenar ou processar categorias especiais de dados pessoais. Se o utilizador os processar através do Serviço, a Smartsupp não assume qualquer responsabilidade por esse processamento.

2.3 Categorias de titulares dos dados. A Smartsupp processará dados pessoais sobre as seguintes categorias de titulares dos dados:

a) colaboradores (e outros trabalhadores e pessoas que atuem em nome do utilizador) do utilizador;

b) pessoas para as quais o utilizador criou uma conta no âmbito do Serviço;

c) clientes e outros utilizadores do utilizador a quem o Serviço é fornecido;

d) visitantes do site do utilizador;

e) outras pessoas cujos dados pessoais foram fornecidos à Smartsupp pelo utilizador durante a prestação do Serviço e cujos dados pessoais foram registados ou de outra forma processados em conformidade com a prestação do Serviço ao utilizador.

3.1 Natureza do processamento de dados pessoais. A Smartsupp processará dados pessoais de forma automatizada, eletrónica, e o processamento consistirá em aceder aos dados pessoais como parte da prestação do Serviço, visualizar os dados pessoais, armazenar dados pessoais e outras atividades que possam corresponder à prestação do Serviço ao utilizador. A natureza do processamento de dados pessoais resulta de:

a) o Contrato celebrado entre as partes;

b) os pedidos do utilizador ou de outros utilizadores autorizados que utilizem a Plataforma em nome do utilizador;

c) a natureza do Serviço e da Plataforma;

d) quaisquer outras instruções documentadas fornecidas pelo utilizador.

3.2 Finalidade do processamento. A finalidade do processamento é prestar o Serviço ao utilizador, tal como definido nos Termos, e para outras finalidades que possam decorrer da prestação do Serviço.

4.1 Duração do processamento de dados pessoais. O processamento de dados pessoais será efetuado durante a vigência do Contrato ou enquanto a Smartsupp receber instruções do utilizador em ligação com a execução do Contrato. A Smartsupp compromete-se a cumprir as obrigações estabelecidas nas leis de proteção de dados durante toda a vigência do Contrato, salvo se for claro, pelo Contrato, que estas devem continuar após a sua cessação.

4.2 Devolução e eliminação de dados pessoais. Se o Contrato for cessado, na medida permitida pelas leis de privacidade aplicáveis, a Smartsupp deverá apagar todos os dados pessoais armazenados para efeitos de prestação do Serviço no prazo de 3 meses após a cessação. Se o utilizador solicitar à Smartsupp, dentro do período acima mencionado, que prefere a devolução dos dados, a Smartsupp tem o direito de cobrar uma taxa razoável num montante a ser comunicado antecipadamente.

5.1 Obrigações da Smartsupp. No processamento de dados pessoais, a Smartsupp compromete-se a:

a) processar dados pessoais unicamente com base em instruções documentadas do utilizador; para evitar dúvidas, o processamento de dados pessoais em conformidade com as obrigações decorrentes do Contrato será considerado como realizado de acordo com as instruções do utilizador;

b) seguir as instruções do utilizador quanto à transferência de dados pessoais para um país terceiro ou para uma organização internacional, salvo se esse processamento já for exigido pelo direito da União Europeia ou de um Estado-Membro ao qual a Smartsupp esteja sujeita;

c) garantir que as pessoas autorizadas a processar dados pessoais estão vinculadas por uma obrigação de confidencialidade ou sujeitas a uma obrigação legal de confidencialidade;

d) tendo em conta a natureza do processamento, ajudar o utilizador, através de medidas técnicas e organizativas adequadas, sempre que possível, a cumprir a obrigação do utilizador de responder aos pedidos de exercício dos direitos dos titulares dos dados; as regras para o tratamento de pedidos dos titulares dos dados estão especificadas no artigo 5.2 deste DPA;

e) ajudar o utilizador a cumprir as suas obrigações de (i) garantir o nível de segurança do processamento, (ii) notificar violações de dados pessoais à Autoridade de Proteção de Dados e, quando aplicável, aos titulares dos dados, (iii) avaliar o impacto na proteção de dados pessoais e (iv) efetuar consulta prévia à Autoridade de Proteção de Dados, tudo tendo em conta a natureza do processamento e a natureza dos dados pessoais processados;

f) permitir ao utilizador ou a uma pessoa por ele autorizada verificar (incluindo auditoria ou inspeção) o cumprimento deste DPA, em particular o cumprimento das obrigações de processamento de dados pessoais dele decorrentes, e contribuir para essas verificações de acordo com as instruções razoáveis do utilizador ou da pessoa autorizada; as regras específicas para auditorias estão estabelecidas nos artigos 5.3 e 5.4 deste DPA;

g) fornecer ao utilizador todas as informações que possam ser razoavelmente esperadas da Smartsupp para demonstrar que as obrigações estabelecidas na legislação relevante de proteção de dados foram cumpridas.

5.2 Pedidos dos titulares dos dados. Se um titular dos dados contactar diretamente a Smartsupp, a Smartsupp deverá informar o titular dos dados para dirigir o pedido diretamente ao utilizador. A Smartsupp envidará apenas esforços comercialmente razoáveis para ajudar o utilizador a responder a tal pedido do titular dos dados, na medida em que a Smartsupp esteja legalmente autorizada a fazê-lo. O utilizador será responsável por quaisquer custos decorrentes da prestação de tal assistência pela Smartsupp e será responsável pelo correto tratamento desse pedido.

5.3 Regras para auditoria. O utilizador deverá enviar qualquer pedido de auditoria (verificação) exclusivamente para o endereço de email da Smartsupp dpo@smartsupp.com, em intervalos razoáveis. Após receção de um pedido de auditoria, as partes acordarão antecipadamente (i) a possível data da auditoria, (ii) as medidas de segurança e a forma de garantir o cumprimento das obrigações de confidencialidade durante a auditoria e (iii) o início, âmbito e duração esperados da auditoria. Se não for alcançado acordo no prazo de 30 dias a contar da data do pedido, a Smartsupp determinará as condições da auditoria.

5.4 Auditor. A Smartsupp pode apresentar uma objeção por escrito a qualquer auditor (pessoa autorizada) nomeado pelo utilizador se, na opinião da Smartsupp, o auditor não for suficientemente qualificado, não for independente, estiver em posição de concorrência com a Smartsupp ou for, de outro modo, manifestamente inadequado. Na sequência da objeção, o utilizador será obrigado a nomear outro auditor ou a realizar a auditoria pessoalmente. O utilizador deverá informar prontamente a Smartsupp sobre qualquer não conformidade, seja com as leis de privacidade aplicáveis, seja com este DPA, detetada durante a auditoria.

5.5 Âmbito da auditoria. O âmbito da auditoria realizada pelo utilizador inclui apenas documentação e processos diretamente associados à utilização do Serviço pelo utilizador específico.

5.6 Sub-subcontratantes. O utilizador concorda com o envolvimento de outros sub-subcontratantes no processamento de dados pessoais. Dependendo do tipo de Serviço fornecido ou solicitado pelo utilizador, a Smartsupp pode utilizar outros sub-subcontratantes ou partilhar dados pessoais com outros destinatários de dados pessoais. O utilizador concorda que a Smartsupp irá envolver os sub-subcontratantes listados em: https://help.smartsupp.com/en

5.7 Objeções a outros sub-subcontratantes. A Smartsupp informará o utilizador por escrito ou através da atualização da lista de sub-subcontratantes sobre o envolvimento de um sub-subcontratante adicional antes do respetivo envolvimento, e o utilizador poderá opor-se ao envolvimento do sub-subcontratante adicional no prazo de 10 dias úteis após a notificação. Se o utilizador não se opuser dentro do prazo estabelecido, a Smartsupp envolverá o sub-subcontratante adicional. Caso seja apresentada uma objeção pelo utilizador, a Smartsupp avaliará a objeção e, se a considerar justificada, não envolverá o sub-subcontratante adicional ou efetuará uma alteração comercialmente razoável à configuração ou utilização do Serviço pelo utilizador para evitar o processamento por esse sub-subcontratante. Se a alteração não for possível, a Smartsupp poderá rescindir o Contrato com o utilizador (ou parte dele) ou deixar de prestar a parte do Serviço à qual o sub-subcontratante adicional está ligado, sem se encontrar em situação de incumprimento ou violação de qualquer obrigação. A Smartsupp reembolsará ao utilizador quaisquer taxas pré-pagas que cubram o restante prazo de vigência desse Contrato após a data efetiva da rescisão relativamente a tal Serviço cessado, sem impor qualquer penalização ao utilizador por tal rescisão.

5.8 Obrigações perante outros sub-subcontratantes.Se a Smartsupp envolver outro sub-subcontratante, esse outro sub-subcontratante deve assumir contratualmente as mesmas obrigações de proteção de dados pessoais que as acordadas entre o utilizador e a Smartsupp e também implementar medidas técnicas e organizativas adequadas.

5.9 Responsabilidade pelos sub-subcontratantes.A Smartsupp será responsável pelos atos e omissões dos seus sub-subcontratantes na mesma medida em que a Smartsupp seria responsável caso a prestação do Serviço por cada sub-subcontratante fosse efetuada diretamente ao abrigo dos termos deste DPA, salvo disposição em contrário no Contrato.

5.10 Custos relacionados com a execução do DPA. Salvo acordo em contrário, por escrito, o utilizador suportará os seus próprios custos associados à execução deste DPA. A Smartsupp terá o direito de cobrar ao utilizador os custos razoáveis incorridos no tratamento de qualquer pedido e no cumprimento de qualquer obrigação ao abrigo deste DPA.

6.1 Obrigação de proteger os dados pessoais. A Smartsupp adotou e mantém medidas técnicas e organizativas para impedir o acesso não autorizado ou acidental, a modificação, destruição ou perda de dados pessoais, transmissões não autorizadas, outro processamento não autorizado ou outro uso indevido não autorizado de dados pessoais. A Smartsupp monitoriza regularmente o cumprimento dessas medidas.

6.2 Medidas de segurança específicas. A Smartsupp adotou e mantém as seguintes medidas para garantir um nível adequado de segurança:

Medidas técnicas:

a) Pseudonimização e encriptação de dados pessoais:

a plataforma na qual os dados pessoais são processados permite apenas canais ou protocolos seguros para ligações de rede de entrada; a Smartsupp encripta dados utilizando SSL/TLS para toda a transmissão de dados

os sistemas de TI que processam dados pessoais permitem apenas canais ou protocolos seguros;

as chaves criptográficas são geridas de forma segura.

b) Capacidade de garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência permanentes dos sistemas e serviços de processamento:

o acesso físico pelo pessoal da Smartsupp é restringido a pessoas autorizadas;

a Smartsupp adotou mecanismos para restringir o acesso físico ou online aos servidores que alojam dados pessoais;

prevenção de que pessoas não autorizadas obtenham acesso a dados pessoais e prevenção de que dados pessoais sejam utilizados sem autorização;

as pessoas autorizadas a processar dados pessoais têm acesso apenas aos dados pessoais de que necessitam e aos quais estão autorizadas a aceder, e os dados pessoais não podem ser lidos, copiados, alterados ou removidos sem autorização durante o processamento;

o acesso é fortemente autenticado (por exemplo, utilizando senhas fortes);

os direitos de acesso são verificados periodicamente;

as tentativas de acesso (bem-sucedidas e falhadas) são registadas e monitorizadas;

é proibido ao pessoal da Smartsupp descarregar e processar dados pessoais localmente nos seus postos de trabalho ou em qualquer outra localização de rede;

todas as eventuais falhas da plataforma e anomalias são registadas.

c) Capacidade de restaurar, em tempo útil, a disponibilidade e o acesso aos dados pessoais em caso de incidentes físicos ou técnicos:

a Smartsupp adotou o processo, mecanismos e ferramentas de cópias de segurança;

o procedimento de restauração, a legibilidade dos dados e a integridade das cópias de segurança são testados periodicamente.

d) A Smartsupp adotou um processo para testar, avaliar e apreciar regularmente a eficácia das medidas técnicas e organizativas em vigor para garantir a segurança do processamento.

e) Os dados pessoais não podem ser modificados ou apagados sem autorização durante a transmissão eletrónica, transporte ou armazenamento, e as entidades recetoras em qualquer transferência podem ser identificadas e verificadas.

Medidas organizativas:

f) Todo o pessoal envolvido no processamento de dados pessoais é informado sobre o caráter confidencial dos dados pessoais, recebeu formação adequada relativamente às suas responsabilidades e celebrou acordos escritos de confidencialidade.

g) A Smartsupp implementou diretrizes internas e processos para proteger o processamento de dados pessoais em conformidade com as leis de privacidade aplicáveis.

h) Para questões sobre este DPA, conformidade com as leis de proteção de dados, privacidade de dados ou quaisquer outros assuntos de privacidade, o cliente pode enviar um email para privacy@smartsupp.com.

6.3 Incidentes de segurança. Se a Smartsupp detetar uma violação de dados pessoais, deverá comunicá-la ao utilizador sem demora injustificada, o mais tardar 48 horas após ter conhecimento do incidente de segurança, e envidará esforços razoáveis para fornecer ao utilizador todas as informações conhecidas sobre o incidente, limitadas a:

A Smartsupp responderá sem demora injustificada a qualquer pedido de assistência do utilizador em caso de violação de segurança.

6.4 Instruções ilegais. Se o utilizador instruir a Smartsupp de forma que ocorra uma violação das obrigações decorrentes das leis de proteção de dados, e a Smartsupp for sancionada por uma autoridade de controlo ou outro organismo regulador com base em tal instrução, ou for obrigada a indemnizar titulares dos dados, o utilizador concorda em indemnizar a Smartsupp e pagar quaisquer danos sofridos, mediante notificação escrita da Smartsupp.

6.5 Limitação de responsabilidade. A mesma limitação de responsabilidade estipulada nos Termos aplica-se a este DPA.

6.6 Alterações. As mesmas regras para alterações estipuladas nos Termos aplicam-se.

6.7 Vigência. Este DPA tornar-se-á juridicamente vinculativo entre o utilizador e a Smartsupp em conjunto com o Contrato.

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