Administrator danych osobowych: Smartsupp.com, s.r.o ., nr ID: 036 68 681, z siedzibą pod adresem Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, reprezentowana przez Vladimíra Šanderę, Dyrektora Zarządzającego, zarejestrowana w Rejestrze Handlowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Brnie, numer akt C 86206 („my”).

Dane kontaktowe: dpo@smartsupp.com

Udostępniamy platformę Smartsupp („Platforma”), poprzez którą oferujemy Ci live czat, Flows (wcześniej chatboty), Generowanie leadów oraz inne usługi zamawiane zgodnie z naszym Regulaminem („Regulamin”). Prywatność traktujemy poważnie. Nasza rola w przetwarzaniu danych osobowych jest podwójna. Działamy jako administrator danych osobowych (lub, zgodnie z niektórymi ustawami o prywatności, jako „Przedsiębiorca”) oraz jako podmiot przetwarzający dane osobowe (lub, według innych przepisów, jako „Dostawca Usług”). Niniejsza polityka prywatności opisuje naszą rolę jako administratora danych osobowych, co oznacza, że w tej polityce znajdziesz wszystkie istotne informacje na temat celów, czasu przetwarzania oraz Twoich praw.

Platforma jest dostępna na stronie: https://www.smartsupp.com/ („Strona internetowa”).

Jeżeli korzystasz z naszej Platformy jako użytkownik i wykorzystujesz nasze usługi (czyli przetwarzamy dane osobowe np. odwiedzających Twoją witrynę internetową), przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Twoimi instrukcjami. Pamiętaj, że w takich przypadkach Ty występujesz jako administrator danych osobowych. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w takich przypadkach są dostępne w naszych Warunkach Przetwarzania Danych pod tym adresem: https://help.smartsupp.com/pl/articles/12647343.

Podzieliliśmy artykuł na kilka sekcji:

Aby być jak najbardziej przejrzystym, podzieliliśmy dane osobowe, które przetwarzamy, na następujące kategorie:

Dane osobowe uzyskujemy bezpośrednio od Ciebie lub — jeśli jesteś użytkownikiem Platformy, a Twoje konto zostało utworzone przez pracodawcę/stronę umowną — możemy uzyskać dane osobowe od takiego pracodawcy/strony umownej, z którą pozostajemy w relacji umownej.

Nasza Platforma nie jest przeznaczona do przechowywania lub przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak dane zdrowotne, dane biometryczne itd.).

Twoje dane osobowe będziemy wykorzystywać, aby świadczyć Ci żądane usługi, co może
obejmować także powiadomienia email i newslettery, zapewnienie wsparcia klienta, spełnienie obowiązków prawnych itd. Wszystkie cele i sposoby wykorzystywania danych zostały określone w tej części B Polityki Prywatności, w której znajdziesz informacje o tym, do jakich celów wykorzystujemy Twoje dane, jaki typ danych jest
przetwarzany oraz jaki jest okres przechowywania.
​
Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim, ale możemy je udostępniać naszym partnerom, którzy pomagają nam świadczyć nasze usługi (więcej w Części D niniejszej Polityki Prywatności).

Przede wszystkim przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji usług, aby dostarczyć Ci konto na Platformie (oraz zapewnić dostęp Twoim pracownikom i personelowi) i wybrane przez Ciebie usługi, w szczególności podczas rejestracji w Platformie, założeniu konta użytkownika, uzupełnianiu danych rozliczeniowych i płatności za nasze usługi oraz w razie kontaktu w celu uzyskania dodatkowych informacji. Może się to wiązać z wysyłką komunikatów dotyczących zawarcia i realizacji umowy, nowych produktów i usług, powiadomień płatniczych, resetu hasła i innych istotnych informacji. Te informacje (i inne wzajemne wiadomości) mogą być także wysyłane emailem (powiadomienia email). W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane do logowania, dane kontaktowe, dane płatnicze i dotyczące fakturowania, logi, adres IP i inne dane dotyczące użytkowania Platformy, dane związane z realizacją umowy oraz dane komunikacji, jeżeli komunikacja dotyczy relacji umownej.

Płatności są realizowane przez operatorów płatności opisanych w Części D — lista odbiorców.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest realizacja umowy między Tobą a nami oraz konieczność podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Jeśli nie jesteś bezpośrednią stroną umowy (np. jesteś pracownikiem naszego klienta lub działasz w imieniu klienta), przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie naszego uzasadnionego interesu w realizacji zawartej umowy.

Dane przetwarzane są przez czas trwania umowy oraz przez okres konieczny do realizacji zobowiązań wynikających z tej umowy. Jeśli nie korzystasz z konta przez dłuższy czas, jest ono dezaktywowane, jednak aby usunąć informacje o Twoim koncie, skontaktuj się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych, wsparcia lub innych kanałów kontaktowych.

Na temat Google Workspace API: Potwierdzamy, że nasza aplikacja używa Google Workspace API wyłącznie w celu świadczenia usług użytkownikom. Nie wykorzystujemy żadnych danych uzyskanych przez te API do rozwijania, ulepszania lub trenowania ogólnych modeli Sztucznej Inteligencji (AI) lub Uczenia Maszynowego (ML). Nasze wykorzystanie API jest zgodne z ograniczeniami Google dotyczącymi użycia, opisanymi tutaj.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe również w celu udzielania wsparcia klientom, obsługi wszystkich próśb, zapytań, dalszej komunikacji oraz dokumentowania wszelkiej korespondencji z danymi podmiotami.

W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, adres IP i inne dane korzystania z Platformy, dane związane z realizacją umowy oraz dane komunikacyjne, jeśli dotyczą obsługi klienta.

Podstawą prawną przetwarzania jest realizacja umowy między Tobą a nami lub nasz uzasadniony interes.

Dane osobowe przetwarzane są przez czas trwania relacji umownej oraz przez okres niezbędny do zabezpieczenia naszych prawnych interesów lub do rozpatrzenia Twojego zapytania. Maksymalny okres przechowywania wynosi 3,5 roku od zgłoszenia zapytania.

Wykorzystujemy także informacje do oceny klientów korzystających z produktu, badania zadowolenia, analiz trendów oraz zapewnienia maksymalnego wykorzystania Platformy.

W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, informacje o użytkowniku, dane związane z realizacją umowy, informacje uzyskane z ankiet.

Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, którym jest ulepszanie platformy i doświadczenia użytkownika.

Dane osobowe przechowywane są przez czas trwania relacji. Dane przetwarzane są przez rozsądny okres, potrzebny do komunikacji lub przeprowadzenia ankiet.

Możemy przetwarzać Twoje dane w celu ochrony przed nieuprawnionym użyciem Platformy i usług i zapewnienia bezpieczeństwa ich używania. Możemy także użyć danych osobowych do ochrony własnych roszczeń, badania, zapobiegania lub podejmowania działań dotyczących nielegalnej działalności, podejrzenia o oszustwa, zagrożeń dla bezpieczeństwa fizycznego osób lub naruszenia Regulaminu. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych w przypadku skarg.

W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane do logowania, dane kontaktowe, dane płatnicze i fakturowe, logi, adres IP i inne dane dot. korzystania z Platformy, informacje o użytkowniku, dane związane z realizacją umowy oraz dane komunikacyjne, jeśli dotyczą relacji umownej.

Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw i obowiązków oraz przed oszustwami i nadużyciami.

Dane przetwarzamy przez okres, w którym mogą upływać terminy przedawnienia lub inne terminy na dochodzenie roszczeń. Okres ten może ulec zmianie w zależności od aktualnego stanu oraz indywidualnych przypadków i wykrytych nadużyć. Ogólnie może być określony na podstawie upływu terminów przedawnienia (np. 10 lat zgodnie z przepisami prawa).

Jak każda firma, musimy przestrzegać obowiązków prawnych, szczególnie w zakresie podatków, księgowości i innych, które nas dotyczą. Musimy być również przygotowani na współpracę z organami państwowymi, gdy jest to wymagane przez prawo.

W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane płatnicze i fakturowe, dane związane z realizacją umowy, dane komunikacyjne (jeśli są wykorzystywane w celach wywiązania się z obowiązków prawnych).

Podstawą prawną przetwarzania jest wywiązywanie się z naszych obowiązków prawnych.

Dane te przetwarzane są przez okres wymagany przez prawo. Zobowiązani jesteśmy przechowywać dokumenty księgowe i ewidencję (faktury) przez 5 lat od końca okresu rozliczeniowego, którego dotyczą. Faktury muszą być przechowywane przez 3 lata od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Dokumenty podatkowe musimy przechowywać przez 10 lat od końca roku podatkowego, w którym doszło do transakcji.

Od czasu do czasu możemy wysyłać Ci informacje handlowe na adres email. Nie obejmuje to komunikacji związanej z realizacją relacji umownej (np. aktualizacje warunków, powiadomienia o płatnościach, opóźnienia itp.), a informacje o wydarzeniach promocyjnych, zniżkach, kampaniach i innej komunikacji wspierającej naszą markę.

W tym celu przetwarzamy Twój adres email oraz dane identyfikacyjne.

Podstawą prawną tego przetwarzania są dwa przypadki:

· Jeśli zakładasz konto i rejestrujesz się, zawieramy wspólnie umowę i tworzymy relację klient – dane osobowe są wówczas przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (marketing bezpośredni).

· Jeśli zapisujesz się do naszej listy newsletterów, wyrażasz zgodę na takie przetwarzanie poprzez rejestrację.

W każdej chwili możesz zrezygnować z newsletterów, korzystając z linków rezygnacyjnych w stopce każdej wysłanej wiadomości. Również w każdej chwili możesz wycofać zgodę – efekt będzie taki sam jak przy opcji rezygnacji powyżej.

Dane osobowe przetwarzane są przez 2 lata od ostatniego aktywnego otwarcia newslettera, chyba że wcześniej wypiszesz się z subskrypcji.

Uwielbiamy dzielić się informacjami o Twojej opinii o Platformie i przekazywać je światu. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe i udostępniać opinię w naszych mediach społecznościowych lub na stronie internetowej.

W tym celu przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe i dane do logowania. W przypadku wyraźnej zgody przetwarzamy także zdjęcia, nazwę firmy, stanowisko i inne dane osobowe zawarte w tekście opinii.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest Twoja zgoda.

Twoje dane osobowe z opinii przetwarzane są do momentu wycofania zgody, maksymalnie przez 5 lat.

Możesz także brać udział w naszych webinarach i innych organizowanych przez nas szkoleniach. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu organizacji i zapewnienia udziału w takim webinarze czy szkoleniu. Informujemy, że podczas tych wydarzeń możemy robić zdjęcia lub nagrywać filmy. Staramy się zachować anonimowość, więc nie zamieszczamy Twojego nazwiska lub innych danych na zdjęciach czy nagraniach bez Twojej zgody (np. jeśli to referencja).

Przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane płatnicze i szczegóły faktury oraz zdjęcia i filmy.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest umowa zawarta podczas rejestracji na webinar/szkolenie.

Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania relacji umownej oraz przez okres 4 lat od jej zakończenia.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu działania i bezpieczeństwa strony oraz Platformy, tj. funkcjonowania wewnętrznego Platformy, Twojej identyfikacji jako zarejestrowanego użytkownika podczas przeglądania i powrotów oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Przetwarzamy także Twoje preferencje, tj. zgody, rodzaj akceptowanych cookies, zgody na personalizację i marketing itd.

Przetwarzane dane w tym celu to dane techniczne, takie jak adres IP, i Cookies sklasyfikowane jako niezbędne.

Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes w prawidłowym i bezpiecznym funkcjonowaniu Platformy. Dane przetwarzane są co do zasady przez czas wizyty na Platformie, maksymalnie przez okres określony w pasku cookies lub polityce cookies. Warto zwrócić uwagę, że przeglądarka może ustalić okres przechowywania Cookies.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, by zrozumieć, jak odwiedzający korzystają ze strony lub Platformy. Możemy monitorować ruch na stronie lub Platformie, optymalizować ją oraz ułatwiać korzystanie z niej.

W tym celu korzystamy z Cookies analitycznych, udostępnionych przez nas lub podmioty trzecie, za Twoją zgodą. Dane przetwarzane są co do zasady przez czas wizyty, maksymalnie przez czas wskazany w pasku cookies lub polityce cookies. Przeglądarka może określać okres przechowywania Cookies.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, by uzyskać informacje o preferencjach i wyświetlać spersonalizowane reklamy. W ten sposób promujemy i oferujemy produkty i usługi na stronie oraz prezentujemy Ci komunikację marketingową dotyczącą usług, którymi się interesujesz i promujemy naszą markę online. Może to obejmować również promocję usług na portalach społecznościowych – przekazujemy informacje podmiotom trzecim.

W tym celu wykorzystujemy Cookies marketingowe przekazywane przez nas lub podmioty trzecie za Twoją zgodą. Dane przetwarzane są co do zasady przez czas wizyty, maksymalnie przez czas wskazany w pasku lub polityce cookies. Przeglądarka może określać okres przechowywania Cookies.

Smartsupp oferuje opcjonalny konektor oparty na Model Context Protocol (MCP), który pozwala korzystać z Platformy z poziomu wybranego asystenta AI, np. ChatGPT (OpenAI) lub Claude (Anthropic) („Asystent AI”). Konektor działa dopiero po dodaniu go przez użytkownika Twojego konta Smartsupp w Asystencie AI i autoryzacji przez logowanie do Smartsupp. Asystent AI może działać tylko w zakresie uprawnień tego użytkownika.

Przetwarzane dane. W zależności od udzielonych Asystentowi AI poleceń, konektor odczytuje lub zmienia następujące dane przechowywane na Twoim koncie Smartsupp:

Otrzymujemy tylko parametry żądań wysyłanych przez Asystenta AI. Nie otrzymujemy Twoich rozmów z Asystentem AI, historii czatu, pamięci czy plików, które tam przesyłasz. Aby zapewnić obsługę konektora, przetwarzamy również dane autoryzacyjne (tokeny dostępu i identyfikator połączonego Asystenta AI) oraz techniczne logi zapytań konektora.

Cel i podstawa przetwarzania. Przetwarzamy dane na Twoim koncie, by realizować Twoje zlecenia przez Asystenta AI, zgodnie z Twoimi instrukcjami jako procesor danych według naszych Warunków Przetwarzania Danych. Dane autoryzacyjne i techniczne logi służą świadczeniu konektora (realizacja umowy) oraz zapewnieniu bezpieczeństwa Platformy i zapobieganiu nadużyciom (uzasadniony interes). Nie wykorzystujemy danych przesyłanych przez konektor do trenowania modeli AI, nie sprzedajemy ich i nie używamy w celach reklamowych.

Odbiorcy. Dane zwracane przez konektor są przesyłane wybranemu przez Ciebie Asystentowi AI, którego dostawca przetwarza je na podstawie Twojej umowy i własnej polityki prywatności. Jeśli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje na Twoje polecenie i zgodnie z zabezpieczeniami Twojej umowy.

Przechowywanie. Nie przechowujemy osobnej kopii danych zwracanych przez konektor; pozostają one na Twoim koncie Smartsupp i są przechowywane zgodnie z opisem w naszych Warunkach Przetwarzania Danych. Tokeny dostępu wygasają automatycznie po określonym czasie. Techniczne logi żądań konektora zawierają jedynie metadane żądania (takie jak czas, użyte narzędzie, status) – nie treść żądań czy odpowiedzi – i są przechowywane przez 30 dni.

Twoje opcje kontroli. Konektor jest opcjonalny i domyślnie nieaktywny. Możesz go wyłączyć w każdej chwili w ustawieniach konektora Asystenta AI, uniemożliwiając dalszy dostęp do konta. Możesz też poprosić nas o cofnięcie upoważnienia na adres dpo@smartsupp.com.

Dane osobowe przechowywane są przez okres określony dla każdego celu w części B
tej Polityki Prywatności. Zasadniczo Twoje dane osobowe przechowujemy przez czas potrzebny do
realizacji celów przedstawionych w niniejszej Polityce Prywatności, chyba że dłuższy okres przechowywania wymagany jest
lub dopuszczalny przepisami prawa (np. na potrzeby ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych). Gdy
okres przechowywania danych dla danego typu danych upłynie, usuniemy lub zniszczymy te dane.
​
​Możesz także zażądać usunięcia swoich danych, kontaktując się z nami pod dpo@smartsupp.com.
​Twoje żądanie zostanie ocenione zgodnie z częścią F.4 tej Polityki Prywatności.

Nie przekazujemy ani nie ujawniamy Twoich danych podmiotom trzecim do innych
celów niż określone w niniejszej Polityce Prywatności (część B). Cele wszystkich odbiorców danych
zostały wskazane w tabeli poniżej. Udostępniamy dane osobowe wyłącznie poniższym odbiorcom:

Używając cookies na naszej stronie lub w produkcie, możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym odbiorcom takim jak: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

W przypadku opinii dane osobowe mogą być udostępniane także innym platformom, jak: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Ponadto możemy udostępniać Twoje dane osobowe określonym podmiotom trzecim jako administratorom, jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa (w szczególności organom administracji, policji i sądom). Podobnie możemy być zobligowani do udostępnienia danych osobom, które zgłosiły roszczenie w związku z Twoim postępowaniem.

Stosujemy procedury bezpieczeństwa, aby chronić poufność Twoich danych. Platforma, w której przetwarzane są dane osobowe, umożliwia tylko bezpieczne kanały lub protokoły dla połączeń przychodzących. Szyfrujemy dane podczas transmisji z użyciem SSL/TLS. Wprowadziliśmy także mechanizmy ograniczające fizyczny lub on-line dostęp do serwerów przetwarzających dane osobowe. Przyjęliśmy procesy regularnego testowania, oceny i weryfikacji skuteczności stosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, by zapewnić bezpieczeństwo danych.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych — pytania, realizacja praw, składanie reklamacji itd. — skontaktuj się z nami pod adresem dpo@smartsupp.com .

Twoja prośba zostanie rozpatrzona niezwłocznie, maksymalnie w ciągu 1 miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności z powodu złożoności prośby, mamy prawo przedłużyć ten termin o kolejne 2 miesiące. Oczywiście poinformujemy Cię o każdym takim przedłużeniu i jego przyczynie.

Masz także prawo złożyć skargę do organu nadzorczego – opis poniżej.

Masz prawo uzyskać potwierdzenie od nas, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz także prawo uzyskać dostęp do informacji o celu i zakresie przetwarzania, odbiorcach danych, okresie przetwarzania, prawie do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i do wniesienia sprzeciwu, prawie do złożenia skargi do organu nadzorczego i źródle danych osobowych (te informacje są już zawarte w tym dokumencie). Możesz zażądać kopii danych osobowych przez nas przetwarzanych. Pierwsza kopia jest bezpłatna; kolejne mogą być płatne. Zakres udostępnionych danych może być ograniczony, jeśli narusza prawa i wolności innych osób.

Masz prawo w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem ani nie prowadzi do zaprzestania przetwarzania danych uprzednio zanonimizowanych.

Masz prawo żądać sprostowania nieprawidłowych danych osobowych na Twój temat. W zależności od celu przetwarzania masz także prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, również przez dodatkowe oświadczenie.

Masz prawo żądać usunięcia Twoich danych osobowych, jeżeli:

Nie możesz skorzystać z tego prawa, jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych obowiązków prawnych lub zadań powierzonych nam w interesie publicznym bądź służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń prawnych.

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w przypadkach, gdy:

Masz prawo otrzymać kopię swoich danych osobowych przetwarzanych przez nas automatycznie na podstawie zgody lub realizacji umowy. Dane te przekażemy w powszechnie używanym, czytelnym maszynowo formacie Tobie, lub wyznaczonemu przez Ciebie administratorowi, jeśli jest to technicznie możliwe. Zakres udostępnionych danych może być ograniczony, jeśli naruszyłoby to prawa lub wolności innych osób.

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych przez nas na podstawie uzasadnionego interesu. Przestaniemy wtedy przetwarzać Twoje dane, jeżeli nie zachodzą inne nadrzędne podstawy przetwarzania lub jeśli nie jest ono niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, albo w przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Szczególna reguła dotyczy sprzeciwu wobec newsletterów: wtedy zaprzestaniemy ich wysyłki.

Oprócz możliwości realizacji swoich praw wobec naszej firmy, możesz także złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego – jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od 08.10.2026 r. Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki, więc prosimy o jej regularne sprawdzanie. Wszystkie zmiany będą publikowane na naszej stronie internetowej.