Jeśli używasz funkcji zbierania kontaktów w swoim Flow (dawniej chatboty), musisz uzyskać zgodę odwiedzającego na przetwarzanie jego danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces konfiguracji zbierania kontaktów tak, aby Twój Flow był zgodny z aktualnymi unijnymi przepisami o prywatności.
💡 Powiązany przewodnik: Pełny opis działania funkcji zbierania kontaktów znajdziesz w artykule Leadgen Flow.
Podzieliliśmy ten artykuł na pięć sekcji:
Kto za co odpowiada
W ramach RODO wyróżniamy dwie role:
Administrator danych — decyduje jak i dlaczego dane osobowe są przetwarzane.
Podmiot przetwarzający — przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, zgodnie z jego instrukcjami.
Korzystając z funkcji automatycznego zbierania kontaktów w Flow Smartsupp, Ty stajesz się administratorem danych. To Ty decydujesz, jakie dane są zbierane, jak są przetwarzane i to na Tobie spoczywają prawne obowiązki związane z ich ochroną. Smartsupp działa jako podmiot przetwarzający — przetwarzamy dane zgodnie z Twoimi instrukcjami, ale nie decydujemy, jakie dane są zbierane i w jaki sposób wykorzystywane.
💡 Wskazówka: Upewnij się, że Twój zespół wewnętrzny rozumie, które obowiązki prawne spoczywają na Tobie jako administratorze — zarządzanie zgodami, zasady przechowywania danych i obsługa żądań osób, których dane dotyczą, to Twoja odpowiedzialność.
Wymaganie zgody
Funkcja zbierania kontaktów w Flow zawiera wbudowaną opcję wymagania zgody odwiedzającego przed przetwarzaniem jego danych osobowych. Po jej włączeniu Flow prosi odwiedzającego o udzielenie zgody — dopiero wtedy przystępuje do zbierania danych kontaktowych. W kreatorze flow otwórz sekcję Prywatność danych w node zbierania kontaktów i włącz Wymagaj zgody na przetwarzanie danych osobowych (1) — wtedy możesz edytować wiadomość zgody (2) oraz dodać link do informacji o prywatności danych (3).
Decyzja odwiedzającego dotycząca zgody jest zapisywana bezpośrednio w jego profilu odwiedzającego. Dzięki temu masz jasny wgląd, które kontakty udzieliły zgody, a które nie. Jeśli odwiedzający odmówi, Flow przerywa proces zbierania.
⚠️ Uwaga: Zawsze włączaj okno zgody przed uruchomieniem Flow zbierającego kontakty. Zbieranie danych osobowych bez wyraźnej zgody narusza RODO i może skutkować wysokimi karami finansowymi.
Komunikacja ze zebranymi kontaktami
Gdy zaczniesz zbierać kontakty, niezwykle ważne jest, aby Twoja komunikacja marketingowa była wysyłana tylko do osób, które udzieliły zgody. Kontaktowanie się z osobami, które nie wyraziły zgody lub ją wycofały — to bezpośrednie naruszenie RODO.
W dashboardzie Smartsupp możesz filtrować kontakty po statusie zgody, więc łatwo zbudujesz czystą listę marketingową obejmującą tylko te osoby, które wyraziły zgodę.
💡 Wskazówka: Regularnie przeglądaj listę kontaktów i usuwaj osoby, które wycofały zgodę lub do których nie masz już podstawy prawnej do przechowywania ich danych. Minimalizacja danych to podstawowa zasada RODO.
Link do polityki prywatności
Gdy pytasz o zgodę w Flow, zdecydowanie zalecamy, aby dodać bezpośredni link do swojej polityki prywatności. Choć Smartsupp nie wymaga prawnie publikowania polityki prywatności Flow, jako administrator danych Ty musisz poinformować odwiedzających o sposobie przetwarzania ich danych osobowych — a link do polityki prywatności to najprostszy sposób spełnienia tego obowiązku.
Jeśli nie ustawisz linku do polityki prywatności, Flow domyślnie pokaże ogólną informację RODO Smartsupp, która wyjaśnia tylko naszą rolę jako podmiotu przetwarzającego i Twoją jako administratora — nie opisze jednak Twoich szczegółowych zasad przetwarzania danych.
💡 Wskazówka: Twoja polityka prywatności powinna obejmować: jakie dane zbierasz, dlaczego je zbierasz, jak długo je przechowujesz, komu je przekazujesz, i jak odwiedzający mogą skorzystać ze swoich praw (dostęp, poprawienie, usunięcie).
Co dalej?
Leadgen Flow — przewodnik krok po kroku, jak zbudować Flow do zbierania leadów.
Flow — pełny przegląd działania Flow i instrukcja ich tworzenia.
Akcje Flow — zobacz, jakie akcje może wykonywać Flow, w tym zbieranie kontaktów.
Warunki Flow — kontroluj, kiedy, gdzie i komu bot się wyświetla.
Rozmowa Flow — dowiedz się, czym różnią się rozmowy Flow od zwykłych rozmów.
💡 Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia — chętnie Ci pomożemy! W sprawach dotyczących RODO polecamy konsultację z wykwalifikowanym prawnikiem.