Zgodnie z Warunkami świadczenia usług („Warunki”), Smartsupp świadczy na Twoją rzecz, jako użytkownika Usługi, Usługę określoną w Warunkach. Relacja między Smartsupp a użytkownikiem opiera się zatem na procesie rejestracji użytkownika online lub na pisemnej bądź elektronicznej umowie, do której załączono Warunki, co łącznie tworzy umowę między Tobą a Smartsupp („Umowa”). Niniejszy aneks dotyczący przetwarzania danych (zwany dalej „DPA”) stanowi integralną część Umowy.

Wyrazy rozpoczynające się wielką literą mają znaczenie określone w Warunkach lub w innych załącznikach wskazanych w Warunkach, chyba że niniejszy DPA stanowi inaczej.

Smartsupp zawiera niniejszy DPA zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, takimi jak rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”) , ustawa o ochronie danych z 2018 roku (Data Protection Act 2018) lub CCPA/CPRA, a także zgodnie z innymi przepisami dotyczącymi prywatności, które mają zastosowanie podczas świadczenia Usługi na podstawie Umowy („obowiązujące przepisy dotyczące prywatności”).

Gdy niniejszy DPA stanowi, że Smartsupp działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe, termin ten ma znaczenie przypisane „podmiotowi przetwarzającemu” w RODO oraz innym równoważnym terminom w innych obowiązujących przepisach dotyczących prywatności (np. „usługodawca” zgodnie z definicją w CCPA). Gdy niniejszy DPA stanowi, że działasz jako administrator danych osobowych, termin ten ma znaczenie przypisane „administratorowi” w RODO oraz innym równoważnym terminom w obowiązujących przepisach dotyczących prywatności (np. „przedsiębiorstwo” zgodnie z definicją w CCPA).

Podzieliliśmy artykuł na kilka sekcji:

1.1 Przetwarzanie danych osobowych jako podmiot przetwarzający dane osobowe.Smartsupp może przetwarzać dane osobowe w imieniu użytkownika podczas świadczenia Usługi na jego rzecz i działa wówczas jako podmiot przetwarzający dane osobowe (lub dalszy podmiot przetwarzający) w stosunku do użytkownika.

Czynności przetwarzania wykonywane przez Smartsupp wynikają z rejestracji, Umowy lub udokumentowanych żądań użytkownika składanych podczas świadczenia Usługi za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem https://www.smartsupp.com („Platforma”).

1.2 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.Użytkownik niniejszym upoważnia Smartsupp do przetwarzania przekazanych przez użytkownika danych osobowych osób, których dane dotyczą, zgodnie z Usługą, na zasadach określonych w niniejszym DPA. Smartsupp będzie przetwarzać dane osobowe na rzecz użytkownika zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami i wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zobowiązań Smartsupp wynikających z Umowy.

1.3 Odpowiedzialność użytkownika. Ponieważ Smartsupp działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe, użytkownik działa jako administrator i w związku z tym odpowiada za spełnienie wszystkich obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Obowiązki te obejmują należyte informowanie osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu danych osobowych, uzyskiwanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli jest to konieczne, oraz obsługę żądań osób, których dane dotyczą, związanych z wykonywaniem ich praw (takich jak prawo do informacji, dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu itp.). Smartsupp będzie pomagać użytkownikowi w wypełnianiu tych obowiązków za pośrednictwem Platformy lub na podstawie udokumentowanych żądań użytkownika. Smartsupp nie ponosi jednak w żaden sposób odpowiedzialności za prawidłowość i zgodność z prawem działań użytkownika, w tym działań mogących naruszać przepisy dotyczące prywatności lub inne przepisy obowiązujące w kraju, z którego użytkownik korzysta z Usługi.

2.1 Przedmiot przetwarzania. Przedmiotem przetwarzania przez Smartsupp danych osobowych określonych poniżej jest świadczenie Usługi zgodnie z Umową, w szczególności przetwarzanie danych osobowych podczas korzystania przez Ciebie z funkcji naszej Usługi opisanych w Witrynie internetowej.

2.2 Rodzaje danych osobowych. W ramach wykonywania obowiązków wynikających z Umowy i świadczenia Usługi zgodnie z niniejszym DPA mogą być przetwarzane następujące rodzaje danych osobowych:

a) dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres email, numer telefonu lub dane kontaktowe konta w serwisie społecznościowym,

b) informacje o odwiedzinach witryny internetowej użytkownika, takie jak URL odwiedzanej witryny internetowej, data i godzina wizyty, informacje techniczne (rozdzielczość ekranu, typ urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny itp.), adres IP, dane geolokalizacyjne (kraj i miasto, z których użytkownik przeglądał Twoją witrynę internetową),

c) informacje zawarte w rozmowach między użytkownikami a klientami lub innymi użytkownikami podczas korzystania z funkcji Usługi,

d) logi techniczne i inne informacje o użytkownikach korzystających z Usługi (Smartsupp korzysta z narzędzi podmiotów zewnętrznych do gromadzenia takich informacji),

e) inne dane osobowe przesłane lub wykorzystywane w jakikolwiek inny sposób przez użytkownika lub

f) dane osobowe, których rodzaj, zakres i szczegóły są określane i kontrolowane przez użytkownika według jego wyłącznego uznania podczas świadczenia Usługi.

Zakres danych osobowych zależy od rodzaju funkcji Usługi, z których korzysta użytkownik. Usługa nie jest przeznaczona do przechowywania szczególnych kategorii danych osobowych. Użytkownik nie może korzystać z Usługi do przechowywania ani przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych. Jeśli użytkownik przetwarza je za pośrednictwem Usługi, Smartsupp nie ponosi żadnej odpowiedzialności za takie przetwarzanie.

2.3 Kategorie osób, których dane dotyczą. Smartsupp będzie przetwarzać dane osobowe następujących kategorii osób, których dane dotyczą:

a) pracownicy użytkownika (oraz inne osoby wykonujące pracę i osoby działające w imieniu użytkownika);

b) osoby, dla których użytkownik utworzył konto w ramach Usługi;

c) klienci i inni użytkownicy użytkownika, któremu świadczona jest Usługa;

d) odwiedzający witrynę internetową użytkownika;

e) inne osoby, których dane osobowe zostały przekazane Smartsupp przez użytkownika podczas świadczenia Usługi i których dane osobowe zostały zarejestrowane lub w inny sposób przetworzone w związku ze świadczeniem Usługi na rzecz użytkownika.

3.1 Charakter przetwarzania danych osobowych. Smartsupp będzie przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany, elektroniczny, a przetwarzanie będzie polegało na uzyskiwaniu dostępu do danych osobowych w ramach świadczenia Usługi, przeglądaniu danych osobowych, przechowywaniu danych osobowych oraz innych czynnościach, które mogą wiązać się ze świadczeniem Usługi na rzecz użytkownika. Charakter przetwarzania danych osobowych wynika z:

a) Umowy zawartej przez Strony;

b) żądań użytkownika lub innych upoważnionych użytkowników korzystających z Platformy w imieniu użytkownika;

c) charakteru Usługi i Platformy;

d) wszelkich innych udokumentowanych poleceń przekazanych przez użytkownika.

3.2 Cel przetwarzania. Celem przetwarzania jest świadczenie na rzecz użytkownika Usługi określonej w Warunkach oraz realizacja innych celów, które mogą wynikać ze świadczenia Usługi.

4.1 Czas trwania przetwarzania danych osobowych.Przetwarzanie danych osobowych będzie prowadzone przez okres obowiązywania Umowy lub tak długo, jak Smartsupp będzie otrzymywać polecenia użytkownika w związku z wykonywaniem Umowy. Smartsupp zobowiązuje się do przestrzegania obowiązków określonych w przepisach o ochronie danych przez cały okres obowiązywania Umowy, chyba że z Umowy wynika wyraźnie, że obowiązki te mają być wykonywane również po jej rozwiązaniu.

4.2 Zwrot i usunięcie danych osobowych. W przypadku rozwiązania Umowy, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy dotyczące prywatności, Smartsupp usunie wszystkie dane osobowe przechowywane w celu świadczenia Usługi w ciągu 3 miesięcy od rozwiązania Umowy. Jeśli w wyżej wskazanym okresie Użytkownik zwróci się do Smartsupp z żądaniem zwrotu danych zamiast ich usunięcia, Smartsupp ma prawo pobrać uzasadnioną opłatę, o której wysokości poinformuje z wyprzedzeniem.

5.1 Obowiązki Smartsupp.W ramach przetwarzania danych osobowych Smartsupp zobowiązuje się do:

a) przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie udokumentowanych poleceń użytkownika; dla uniknięcia wątpliwości przetwarzanie danych osobowych w ramach wykonywania obowiązków wynikających z Umowy uznaje się za prowadzone zgodnie z poleceniami użytkownika;

b) przestrzegania poleceń użytkownika dotyczących przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że takie przetwarzanie jest już wymagane przez prawo Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, któremu podlega Smartsupp;

c) zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych były zobowiązane do zachowania poufności lub podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności;

d) z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, pomagania użytkownikowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w miarę możliwości, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania dotyczące wykonywania praw osób, których dane dotyczą; zasady obsługi żądań osób, których dane dotyczą, określono w artykule 5.2 niniejszego DPA;

e) pomagania użytkownikowi w wypełnianiu jego obowiązków w zakresie (i) zapewnienia poziomu bezpieczeństwa przetwarzania, (ii) zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi ochrony danych oraz, w stosownych przypadkach, osobom, których dane dotyczą, (iii) oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz (iv) przeprowadzania uprzednich konsultacji z organem ochrony danych, każdorazowo z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i charakteru przetwarzanych danych osobowych;

f) umożliwienia użytkownikowi lub osobie przez niego upoważnionej sprawdzenia (w tym poprzez audyt lub inspekcję) zgodności z niniejszym DPA, w szczególności wykonywania wynikających z niego obowiązków dotyczących przetwarzania danych osobowych, oraz współpracy przy takich kontrolach zgodnie z uzasadnionymi poleceniami użytkownika lub osoby upoważnionej; szczegółowe zasady audytów określono w artykułach 5.3 i 5.4 niniejszego DPA;

g) udostępniania użytkownikowi wszelkich informacji, których można zasadnie oczekiwać od Smartsupp, w celu wykazania spełnienia obowiązków określonych we właściwych przepisach o ochronie danych.

5.2 Żądania osób, których dane dotyczą. Jeśli osoba, której dane dotyczą, skontaktuje się bezpośrednio ze Smartsupp, Smartsupp poinformuje tę osobę, aby skierowała żądanie bezpośrednio do użytkownika. Smartsupp podejmie wyłącznie uzasadnione z handlowego punktu widzenia starania, aby pomóc użytkownikowi w udzieleniu odpowiedzi na takie żądanie, w zakresie, w jakim prawo zezwala Smartsupp na takie działania. Użytkownik ponosi wszelkie koszty wynikające z udzielenia takiej pomocy przez Smartsupp i odpowiada za prawidłową obsługę takiego żądania.

5.3 Zasady audytu. Użytkownik przesyła wszelkie żądania przeprowadzenia audytu (kontroli) wyłącznie na adres email Smartsupp dpo@smartsupp.com, w rozsądnych odstępach czasu. Po otrzymaniu żądania przeprowadzenia audytu strony uzgodnią z wyprzedzeniem (i) możliwy termin audytu, (ii) środki bezpieczeństwa i sposób zapewnienia przestrzegania obowiązków dotyczących poufności podczas audytu oraz (iii) przewidywany początek, zakres i czas trwania audytu. Jeśli w ciągu 30 dni od daty żądania nie zostanie osiągnięte porozumienie, Smartsupp określi warunki audytu.

5.4 Audytor.Smartsupp może zgłosić pisemny sprzeciw wobec każdego audytora (osoby upoważnionej) wyznaczonego przez użytkownika, jeśli w opinii Smartsupp audytor nie ma wystarczających kwalifikacji, nie jest niezależny, prowadzi działalność konkurencyjną wobec Smartsupp lub z innych przyczyn jest w oczywisty sposób nieodpowiedni. Po zgłoszeniu sprzeciwu użytkownik ma obowiązek wyznaczyć innego audytora lub samodzielnie przeprowadzić audyt. Użytkownik niezwłocznie przekaże Smartsupp informacje o wszelkich niezgodnościach z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności lub z niniejszym DPA stwierdzonych podczas audytu.

5.5 Zakres audytu. Zakres audytu przeprowadzanego przez użytkownika obejmuje wyłącznie dokumentację i procesy bezpośrednio związane z korzystaniem z Usługi przez danego użytkownika.

5.6 Dalsze podmioty przetwarzające. Użytkownik wyraża zgodę na udział innych dalszych podmiotów przetwarzających w przetwarzaniu danych osobowych. W zależności od rodzaju Usługi świadczonej lub żądanej przez użytkownika Smartsupp może korzystać z innych dalszych podmiotów przetwarzających lub udostępniać dane osobowe innym odbiorcom danych osobowych. Użytkownik wyraża zgodę na zaangażowanie przez Smartsupp dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych pod adresem: https://help.smartsupp.com/pl/articles/12647685

5.7 Sprzeciw wobec innych dalszych podmiotów przetwarzających. Smartsupp poinformuje użytkownika na piśmie lub poprzez aktualizację listy dalszych podmiotów przetwarzających o zaangażowaniu dodatkowego dalszego podmiotu przetwarzającego przed jego zaangażowaniem, a użytkownik może zgłosić sprzeciw wobec jego zaangażowania w ciągu 10 dni roboczych od powiadomienia. Jeśli użytkownik nie zgłosi sprzeciwu w wyznaczonym terminie, Smartsupp zaangażuje dodatkowy dalszy podmiot przetwarzający. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez użytkownika Smartsupp oceni sprzeciw i, jeśli uzna go za uzasadniony, nie zaangażuje dodatkowego dalszego podmiotu przetwarzającego lub dokona uzasadnionej z handlowego punktu widzenia zmiany konfiguracji użytkownika lub sposobu korzystania z Usługi, aby uniknąć przetwarzania przez taki podmiot. Jeśli zmiana nie jest możliwa, Smartsupp może rozwiązać Umowę z użytkownikiem (również częściowo) lub nie świadczyć części Usługi, z którą związany jest dodatkowy dalszy podmiot przetwarzający, bez popadania w zwłokę ani naruszenia jakiegokolwiek zobowiązania. Smartsupp zwróci użytkownikowi wszelkie opłaty uiszczone z góry za pozostały okres obowiązywania takiej Umowy po dacie skutecznego rozwiązania w odniesieniu do Usługi, której świadczenie zakończono, bez nakładania na użytkownika kary za takie rozwiązanie.

5.8 Obowiązki wobec innych dalszych podmiotów przetwarzających.Jeśli Smartsupp zaangażuje inny dalszy podmiot przetwarzający, podmiot ten musi przyjąć w umowie te same obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych, które uzgodniono między użytkownikiem a Smartsupp, a także zobowiązać się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

5.9 Odpowiedzialność za dalszy podmiot przetwarzający.Smartsupp odpowiada za działania i zaniechania swoich dalszych podmiotów przetwarzających w takim samym zakresie, w jakim Smartsupp odpowiadałoby, gdyby świadczenie Usługi przez każdy dalszy podmiot przetwarzający odbywało się bezpośrednio na warunkach niniejszego DPA, chyba że Umowa stanowi inaczej.

5.10 Koszty związane z wykonywaniem DPA. O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, użytkownik ponosi własne koszty związane z wykonywaniem DPA. Smartsupp ma prawo obciążyć użytkownika uzasadnionymi kosztami poniesionymi w związku z obsługą każdego żądania i wykonywaniem każdego obowiązku wynikającego z niniejszego DPA.

6.1 Obowiązek zabezpieczenia danych osobowych.Smartsupp przyjęło i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nieuprawnionemu lub przypadkowemu dostępowi do danych osobowych, ich zmianie, zniszczeniu lub utracie, nieuprawnionemu przekazywaniu, innemu nieuprawnionemu przetwarzaniu lub innemu nieuprawnionemu wykorzystaniu danych osobowych. Smartsupp regularnie monitoruje przestrzeganie tych środków.

6.2 Szczegółowe środki bezpieczeństwa.Smartsupp przyjęło i utrzymuje następujące środki w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa:

Środki techniczne:

a) Pseudonimizacja i szyfrowanie danych osobowych:

Platforma, na której przetwarzane są dane osobowe, dopuszcza wyłącznie bezpieczne kanały lub protokoły dla przychodzących połączeń sieciowych; Smartsupp szyfruje dane przy użyciu SSL/TLS podczas każdej transmisji danych

systemy informatyczne przetwarzające dane osobowe dopuszczają wyłącznie bezpieczne kanały lub protokoły;

klucze kryptograficzne są zarządzane w bezpieczny sposób.

b) Zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania:

fizyczny dostęp personelu Smartsupp jest ograniczony do osób upoważnionych;

Smartsupp przyjęło mechanizmy ograniczające fizyczny dostęp lub dostęp online do serwerów przechowujących dane osobowe;

zapobieganie uzyskiwaniu dostępu do danych osobowych przez osoby nieupoważnione oraz zapobieganie wykorzystywaniu danych osobowych bez upoważnienia;

osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych mają dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, których potrzebują i do których dostępu są upoważnione, a dane osobowe nie mogą być odczytywane, kopiowane, zmieniane ani usuwane bez upoważnienia podczas przetwarzania;

dostęp podlega silnemu uwierzytelnianiu (np. przy użyciu silnych haseł);

uprawnienia dostępu są okresowo sprawdzane;

próby uzyskania dostępu (zarówno udane, jak i nieudane) są rejestrowane i monitorowane;

personelowi Smartsupp zabrania się pobierania i przetwarzania danych osobowych lokalnie na stacjach roboczych lub w jakiejkolwiek innej lokalizacji sieciowej;

wszelkie możliwe awarie Platformy i anomalie są rejestrowane.

c) Zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego:

Smartsupp przyjęło proces, mechanizm i narzędzia tworzenia kopii zapasowych;

procedura przywracania, czytelność danych i integralność kopii zapasowych są okresowo testowane.

d) Smartsupp przyjęło proces regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania.

e) Dane osobowe nie mogą być zmieniane ani usuwane bez upoważnienia podczas transmisji elektronicznej, transportu lub przechowywania, a podmioty będące odbiorcami każdego przekazania można ustalić i zweryfikować.

Środki organizacyjne:

f) Cały personel zaangażowany w przetwarzanie danych osobowych został poinformowany o poufnym charakterze danych osobowych, otrzymał odpowiednie szkolenie dotyczące swoich obowiązków i zawarł pisemne umowy o zachowaniu poufności.

g) Smartsupp wdrożyło wewnętrzne wytyczne i procesy służące zabezpieczeniu przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności.

h) W przypadku pytań dotyczących niniejszego DPA, zgodności z przepisami o ochronie danych, prywatności danych lub innych kwestii dotyczących prywatności Klient może wysłać email na adres dpo@smartsupp.com.

6.3 Incydenty bezpieczeństwa.Jeśli Smartsupp wykryje naruszenie ochrony danych osobowych, zgłosi je użytkownikowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od uzyskania wiedzy o incydencie bezpieczeństwa, oraz podejmie uzasadnione starania, aby przekazać użytkownikowi wszystkie znane informacje o incydencie, ograniczone do:

Smartsupp odpowie na każde żądanie użytkownika dotyczące pomocy w przypadku naruszenia bezpieczeństwa ze zbędną zwłoką.

6.4 Polecenia niezgodne z prawem.Jeśli użytkownik wyda Smartsupp polecenia w sposób powodujący naruszenie obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych, a na Smartsupp zostaną nałożone sankcje przez organ nadzorczy lub inny organ regulacyjny na podstawie takiego polecenia lub Smartsupp będzie zobowiązane do wypłaty odszkodowania osobom, których dane dotyczą, użytkownik zobowiązuje się, po otrzymaniu pisemnego zawiadomienia od Smartsupp, zrekompensować Smartsupp poniesione szkody i pokryć wszelkie powstałe straty.

6.5 Ograniczenie odpowiedzialności. Do niniejszego DPA stosuje się takie samo ograniczenie odpowiedzialności jak określone w Warunkach.

6.6 Zmiany. Stosuje się takie same zasady dotyczące zmian jak określone w Warunkach.

6.7 Wejście w życie. Niniejszy DPA staje się prawnie wiążący między użytkownikiem a Smartsupp wraz z Umową.