Volgens de Gebruiksvoorwaarden (de “Voorwaarden”) verleent Smartsupp de Dienst zoals bepaald in de Voorwaarden aan jou als gebruiker van de Dienst. De relatie tussen Smartsupp en de gebruiker is dus gebaseerd op een online registratieproces van de gebruiker of op een schriftelijk of elektronisch contract waaraan de Voorwaarden zijn gehecht, die gezamenlijk een overeenkomst tussen jou en Smartsupp vormen (de "Overeenkomst"). Dit addendum inzake gegevensverwerking (hierna de "DPA") vormt een integraal onderdeel van de Overeenkomst.

Woorden die met een hoofdletter beginnen, hebben dezelfde betekenis als vastgelegd in de Voorwaarden of enige andere bijlage waarnaar in de Voorwaarden wordt verwezen, tenzij in deze DPA anders is bepaald.

Smartsupp sluit deze DPA in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“GDPR”) , Data Protection Act 2018 of CCPA/CPRA en tevens in overeenstemming met andere privacywetgeving die van toepassing is tijdens de verlening van de Dienst op grond van de Overeenkomst (“toepasselijke privacywetgeving”).

Wanneer deze DPA bepaalt dat Smartsupp optreedt als verwerker van persoonsgegevens, heeft dit de betekenis die onder de GDPR aan “verwerker” wordt toegekend en die onder andere toepasselijke privacywetgeving aan gelijkwaardige termen wordt toegekend (bijvoorbeeld “Service Provider” zoals gedefinieerd onder de CCPA). Wanneer deze DPA bepaalt dat jij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, heeft dit dezelfde betekenis die onder de GDPR aan “verwerkingsverantwoordelijke” wordt toegekend en die onder toepasselijke privacywetgeving aan gelijkwaardige termen wordt toegekend (bijvoorbeeld ”Business” zoals gedefinieerd onder de CCPA).

We hebben het artikel in een aantal onderdelen verdeeld:

1.1 Verwerking van persoonsgegevens als verwerker van persoonsgegevens. Smartsupp kan persoonsgegevens namens de gebruiker verwerken wanneer de Dienst aan de gebruiker wordt verleend en treedt dan ten opzichte van de gebruiker op als verwerker van persoonsgegevens (of als subverwerker).

De door Smartsupp uitgevoerde verwerkingsactiviteiten vloeien voort uit de registratie, de Overeenkomst of gedocumenteerde verzoeken van de gebruiker tijdens de verlening van de Dienst via het platform dat beschikbaar is op https://www.smartsupp.com (het “Platform”).

1.2 Machtiging om persoonsgegevens te verwerken. De gebruiker machtigt Smartsupp hierbij om de door de gebruiker verstrekte persoonsgegevens van betrokkenen te verwerken in overeenstemming met de Dienst, zoals uiteengezet in deze DPA. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens voor de gebruiker volgens de gedocumenteerde instructies van de gebruiker en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de juiste nakoming van de verplichtingen van Smartsupp uit hoofde van de Overeenkomst.

1.3 Verantwoordelijkheid van de gebruiker. Aangezien Smartsupp optreedt als verwerker van persoonsgegevens, treedt de gebruiker op als verwerkingsverantwoordelijke en is deze daarom verantwoordelijk voor de nakoming van alle verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Deze verplichtingen omvatten onder meer het naar behoren informeren van betrokkenen over de verwerking van persoonsgegevens, het zo nodig verkrijgen van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens en het behandelen van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot de uitoefening van hun rechten (zoals het recht op informatie, inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar enz.). Smartsupp ondersteunt de gebruiker bij het nakomen van deze verplichtingen via het Platform of via gedocumenteerde verzoeken van de gebruiker. Smartsupp is echter op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de activiteiten van de gebruiker, waaronder activiteiten die in strijd kunnen zijn met privacywetgeving of andere wetgeving in het land van waaruit de gebruiker de Dienst gebruikt.

2.1 Onderwerp van de verwerking. Het onderwerp van de verwerking door Smartsupp van de hieronder gedefinieerde persoonsgegevens is de verlening van de Dienst zoals uiteengezet in de Overeenkomst, in het bijzonder de verwerking van persoonsgegevens wanneer je de functies van onze Dienst gebruikt zoals beschreven op de Website.

2.2 Typen persoonsgegevens. In het kader van de nakoming van verplichtingen overeenkomstig de Overeenkomst en de verlening van de Dienst kunnen de volgende typen persoonsgegevens in overeenstemming met deze DPA worden verwerkt:

a) contactgegevens, zoals naam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer of contactgegevens van een account op een sociaal netwerk,

b) gegevens over het bezoeken van de website van de gebruiker, zoals de URL van de bezochte website, datum en tijd van het websitebezoek, technische informatie (schermresolutie, apparaattype, browsertype, besturingssysteem enz.), IP-adres, geolocatiegegevens (land en stad van waaruit de gebruiker jouw website heeft bekeken),

c) informatie in de gesprekken tussen gebruikers en klanten of andere gebruikers bij het gebruik van de functies van de Dienst,

d) technische logbestanden en andere informatie over gebruikers die de Dienst gebruiken (Smartsupp gebruikt tools van derden om dergelijke informatie vast te leggen),

e) andere persoonsgegevens die door de gebruiker zijn geüpload of op enige andere wijze worden gebruikt, of

f) persoonsgegevens waarvan het type, de omvang en de details tijdens de verlening van de Dienst naar eigen goeddunken door de gebruiker worden bepaald en beheerd.

De omvang van de persoonsgegevens hangt af van het type functies van de Dienst dat de gebruiker gebruikt. De Dienst is niet bedoeld om bijzondere categorieën persoonsgegevens op te slaan. De gebruiker mag de Dienst niet gebruiken om bijzondere categorieën persoonsgegevens op te slaan of te verwerken. Als de gebruiker deze via de Dienst verwerkt, aanvaardt Smartsupp geen aansprakelijkheid voor dergelijke verwerking.

2.3 Categorieën betrokkenen. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens over deze categorieën betrokkenen:

a) werknemers (en andere medewerkers en personen die namens de gebruiker handelen) van de gebruiker;

b) personen voor wie de gebruiker een account binnen de Dienst heeft aangemaakt;

c) klanten en andere gebruikers van de gebruiker aan wie de Dienst wordt verleend;

d) bezoekers van de website van de gebruiker;

e) andere personen van wie de persoonsgegevens door de gebruiker aan Smartsupp zijn verstrekt tijdens de verlening van de Dienst en van wie de persoonsgegevens zijn vastgelegd of anderszins zijn verwerkt in overeenstemming met de verlening van de Dienst aan de gebruiker.

3.1 Aard van de verwerking van persoonsgegevens. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens op geautomatiseerde, elektronische wijze en de verwerking bestaat uit het verkrijgen van toegang tot de persoonsgegevens als onderdeel van de verlening van de Dienst, het bekijken van de persoonsgegevens, het opslaan van persoonsgegevens en andere activiteiten die verband kunnen houden met de verlening van de Dienst aan de gebruiker. De aard van de verwerking van persoonsgegevens vloeit voort uit:

a) de Overeenkomst die de Partijen hebben gesloten;

b) de verzoeken van de gebruiker of andere bevoegde gebruikers die het Platform namens de gebruiker gebruiken;

c) de aard van de Dienst en het Platform;

d) alle andere gedocumenteerde instructies die door de gebruiker worden verstrekt.

3.2 Doel van de verwerking. Het doel van de verwerking is de verlening van de Dienst aan de gebruiker, zoals gedefinieerd in de Voorwaarden, en andere doeleinden die uit de verlening van de Dienst kunnen voortvloeien.

4.1 Duur van de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats gedurende de looptijd van de Overeenkomst, of zolang Smartsupp instructies van de gebruiker ontvangt in verband met de uitvoering van de Overeenkomst. Smartsupp verbindt zich ertoe de verplichtingen uit de wetgeving inzake gegevensbescherming gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst na te komen, tenzij uit de Overeenkomst duidelijk blijkt dat deze na beëindiging ervan blijven gelden.

4.2 Teruggave en verwijdering van persoonsgegevens. Als de Overeenkomst wordt beëindigd, verwijdert Smartsupp, voor zover toegestaan door de toepasselijke privacywetgeving, alle persoonsgegevens die voor de verlening van de Dienst zijn opgeslagen binnen 3 maanden na beëindiging. Als de Gebruiker binnen de bovengenoemde periode aan Smartsupp verzoekt om de gegevens terug te geven, heeft Smartsupp het recht een redelijke vergoeding in rekening te brengen waarvan het bedrag vooraf wordt meegedeeld.

5.1 Verplichtingen van Smartsupp. Bij de verwerking van persoonsgegevens verbindt Smartsupp zich ertoe:

a) persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de gebruiker te verwerken; om twijfel te voorkomen, wordt de verwerking van persoonsgegevens ter nakoming van verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst geacht plaats te vinden in overeenstemming met de instructies van de gebruiker;

b) de instructies van de gebruiker met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie te volgen, tenzij dergelijke verwerking al verplicht is op grond van het recht van de Europese Unie of een lidstaat waaraan Smartsupp is onderworpen;

c) ervoor te zorgen dat personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken, gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht of onderworpen zijn aan een wettelijke geheimhoudingsplicht;

d) rekening houdend met de aard van de verwerking, de gebruiker waar mogelijk met passende technische en organisatorische maatregelen te ondersteunen bij het nakomen van diens verplichting om te reageren op verzoeken tot uitoefening van de rechten van betrokkenen; de regels voor de behandeling van verzoeken van betrokkenen zijn vastgelegd in artikel 5.2 van deze DPA;

e) de gebruiker te ondersteunen bij het nakomen van diens verplichtingen om (i) het beveiligingsniveau van de verwerking te waarborgen, (ii) inbreuken in verband met persoonsgegevens te melden aan de gegevensbeschermingsautoriteit en, waar van toepassing, aan betrokkenen, (iii) het effect op de bescherming van persoonsgegevens te beoordelen en (iv) voorafgaande raadpleging van de gegevensbeschermingsautoriteit uit te voeren, steeds rekening houdend met de aard van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens;

f) de gebruiker of een door de gebruiker gemachtigde persoon toe te staan de naleving van deze DPA te controleren (waaronder door middel van een audit of inspectie), in het bijzonder de nakoming van de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de verwerking van persoonsgegevens, en aan dergelijke controles bij te dragen overeenkomstig de redelijke instructies van de gebruiker of de gemachtigde persoon; de specifieke regels voor audits zijn vastgelegd in de artikelen 5.3 en 5.4 van deze DPA;

g) de gebruiker alle informatie te verstrekken die redelijkerwijs van Smartsupp kan worden verwacht om aan te tonen dat de verplichtingen uit de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming zijn nagekomen.

5.2 Verzoeken van betrokkenen. Als een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met Smartsupp, deelt Smartsupp de betrokkene mee dat het verzoek rechtstreeks aan de gebruiker moet worden gericht. Smartsupp levert uitsluitend commercieel redelijke inspanningen om de gebruiker te ondersteunen bij het beantwoorden van een dergelijk verzoek van een betrokkene, voor zover Smartsupp dit wettelijk mag doen. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle kosten die voortvloeien uit het verlenen van dergelijke ondersteuning door Smartsupp en is verantwoordelijk voor de juiste behandeling van een dergelijk verzoek.

5.3 Regels voor audits. De gebruiker dient verzoeken om een audit (controle) uitsluitend te sturen naar het e-mailadres van Smartsupp dpo@smartsupp.com, met redelijke tussenpozen. Na ontvangst van een auditverzoek komen de partijen vooraf overeen (i) op welke datum de audit mogelijk kan plaatsvinden, (ii) welke beveiligingsmaatregelen worden genomen en hoe de naleving van de geheimhoudingsverplichtingen tijdens de audit wordt gewaarborgd, en (iii) wat de verwachte aanvang, omvang en duur van de audit zijn. Als binnen 30 dagen na de datum van het verzoek geen overeenstemming wordt bereikt, bepaalt Smartsupp de voorwaarden van de audit.

5.4 Auditor. Smartsupp kan schriftelijk bezwaar maken tegen een door de gebruiker aangewezen auditor (gemachtigde persoon) als de auditor naar het oordeel van Smartsupp onvoldoende gekwalificeerd is, niet onafhankelijk is, in een concurrentiepositie ten opzichte van Smartsupp verkeert of anderszins kennelijk ongeschikt is. Na het bezwaar is de gebruiker verplicht een andere auditor aan te wijzen of de audit zelf uit te voeren. De gebruiker stelt Smartsupp onverwijld op de hoogte van elke tijdens de audit vastgestelde niet-naleving van de toepasselijke privacywetgeving of deze DPA.

5.5 Omvang van de audit. De omvang van de door de gebruiker uitgevoerde audit omvat uitsluitend documentatie en processen die rechtstreeks verband houden met het gebruik van de Dienst door de betreffende gebruiker.

5.6 Subverwerkers. De gebruiker stemt in met de inschakeling van andere subverwerkers bij de verwerking van persoonsgegevens. Afhankelijk van het type Dienst dat aan de gebruiker wordt verleend of door de gebruiker wordt aangevraagd, kan Smartsupp andere subverwerkers gebruiken of persoonsgegevens delen met andere ontvangers van persoonsgegevens. De gebruiker stemt ermee in dat Smartsupp de subverwerkers inschakelt die vermeld staan op: https://help.smartsupp.com/nl/articles/12647685

5.7 Bezwaren tegen andere subverwerkers. Smartsupp informeert de gebruiker schriftelijk of door de lijst van subverwerkers bij te werken over de inschakeling van een aanvullende subverwerker voordat deze wordt ingeschakeld, en de gebruiker kan binnen 10 werkdagen na de kennisgeving bezwaar maken tegen de inschakeling van de aanvullende subverwerker. Als de gebruiker niet binnen de gestelde termijn bezwaar maakt, schakelt Smartsupp de aanvullende subverwerker in. Als de gebruiker bezwaar maakt, beoordeelt Smartsupp het bezwaar en zal het, indien het dit gegrond acht, de aanvullende subverwerker niet inschakelen of een commercieel redelijke wijziging aanbrengen in de configuratie of het gebruik van de Dienst door de gebruiker om verwerking door die subverwerker te voorkomen. Als een wijziging niet mogelijk is, kan Smartsupp de Overeenkomst met de gebruiker geheel of gedeeltelijk beëindigen of het deel van de Dienst waaraan de aanvullende subverwerker is verbonden niet verlenen, zonder in verzuim te zijn of enige verplichting te schenden. Smartsupp betaalt de gebruiker alle vooruitbetaalde vergoedingen terug die betrekking hebben op de resterende looptijd van die Overeenkomst na de ingangsdatum van de beëindiging met betrekking tot de beëindigde Dienst, zonder de gebruiker een boete voor die beëindiging op te leggen.

5.8 Verplichtingen jegens andere subverwerkers.Als Smartsupp een andere subverwerker inschakelt, moet deze andere subverwerker zich contractueel verbinden tot dezelfde verplichtingen ter bescherming van persoonsgegevens als die welke tussen de gebruiker en Smartsupp zijn overeengekomen, en tevens tot het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen.

5.9 Aansprakelijkheid voor de subverwerker.Smartsupp is aansprakelijk voor het handelen en nalaten van zijn subverwerkers in dezelfde mate als Smartsupp aansprakelijk zou zijn indien de verlening van de Dienst door elke subverwerker rechtstreeks onder de voorwaarden van deze DPA zou plaatsvinden, tenzij anders bepaald in de Overeenkomst.

5.10 Kosten met betrekking tot de uitvoering van de DPA. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, draagt de gebruiker de eigen kosten in verband met de uitvoering van de DPA. Smartsupp heeft het recht de redelijke kosten die worden gemaakt bij het behandelen van een verzoek en het nakomen van een verplichting uit hoofde van deze DPA aan de gebruiker in rekening te brengen.

6.1 Verplichting om persoonsgegevens te beveiligen. Smartsupp heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen en houdt deze in stand om ongeoorloofde of onbedoelde toegang tot, wijziging, vernietiging of verlies van persoonsgegevens, ongeoorloofde doorgiften, andere ongeoorloofde verwerking of ander ongeoorloofd misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Smartsupp controleert regelmatig de naleving van deze maatregelen.

6.2 Specifieke beveiligingsmaatregelen. Smartsupp heeft de volgende maatregelen getroffen en houdt deze in stand om een passend beveiligingsniveau te waarborgen:

Technische maatregelen:

a) Pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens:

het Platform waarop persoonsgegevens worden verwerkt, staat uitsluitend beveiligde kanalen of protocollen voor inkomende netwerkverbindingen toe; Smartsupp versleutelt gegevens met SSL/TLS bij alle gegevensoverdracht

de IT-systemen die persoonsgegevens verwerken, staan uitsluitend beveiligde kanalen of protocollen toe;

cryptografische sleutels worden veilig beheerd.

b) Het vermogen om de voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingssystemen en diensten te waarborgen:

fysieke toegang door personeel van Smartsupp is beperkt tot bevoegde personen;

Smartsupp heeft mechanismen ingevoerd om fysieke of online toegang tot servers waarop persoonsgegevens zijn opgeslagen te beperken;

voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot persoonsgegevens en voorkomen dat persoonsgegevens zonder toestemming worden gebruikt;

personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken, hebben uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben en waartoe zij toegang mogen hebben, en persoonsgegevens kunnen tijdens de verwerking niet zonder toestemming worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd;

toegang wordt met sterke authenticatie beveiligd (bijvoorbeeld door sterke wachtwoorden te gebruiken);

toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd;

toegangspogingen (zowel geslaagde als mislukte) worden geregistreerd en gemonitord;

het is personeel van Smartsupp verboden persoonsgegevens lokaal op hun werkstations of op enige andere netwerklocatie te downloaden en te verwerken;

alle mogelijke storingen van het Platform en afwijkingen worden geregistreerd.

c) Het vermogen om bij fysieke of technische incidenten de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens tijdig te herstellen:

Smartsupp heeft een back-upproces, een back-upmechanisme en back-uptools ingevoerd;

de herstelprocedure, de leesbaarheid van gegevens en de integriteit van back-ups worden periodiek getest.

d) Smartsupp heeft een proces ingevoerd voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de getroffen technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de verwerking te waarborgen.

e) Persoonsgegevens kunnen tijdens elektronische overdracht, transport of opslag niet zonder toestemming worden gewijzigd of verwijderd, en de ontvangende entiteiten bij elke doorgifte kunnen worden vastgesteld en geverifieerd.

Organisatorische maatregelen:

f) Al het personeel dat betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens, is geïnformeerd over het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens, heeft passende training ontvangen over zijn verantwoordelijkheden en heeft schriftelijke geheimhoudingsovereenkomsten gesloten.

g) Smartsupp heeft interne richtlijnen en processen ingevoerd om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

h) Voor vragen over deze DPA, de naleving van wetgeving inzake gegevensbescherming, gegevensprivacy of andere privacykwesties kan de Klant een e-mail sturen naar dpo@smartsupp.com.

6.3 Beveiligingsincidenten. Als Smartsupp een inbreuk in verband met persoonsgegevens ontdekt, meldt het deze zonder onnodige vertraging aan de gebruiker, uiterlijk 48 uur nadat het kennis heeft gekregen van het beveiligingsincident, en levert het redelijke inspanningen om de gebruiker alle bekende informatie over het incident te verstrekken, beperkt tot:

Smartsupp reageert met onnodige vertraging op elk verzoek van de gebruiker om ondersteuning bij een beveiligingsinbreuk.

6.4 Onrechtmatige instructies. Als de gebruiker Smartsupp zodanige instructies geeft dat verplichtingen uit de wetgeving inzake gegevensbescherming worden geschonden, en Smartsupp op basis van dergelijke instructies door een toezichthoudende autoriteit of een andere regelgevende instantie wordt gesanctioneerd of verplicht wordt betrokkenen schadeloos te stellen, stemt de gebruiker ermee in Smartsupp na schriftelijke kennisgeving door Smartsupp schadeloos te stellen en alle geleden schade te vergoeden.

6.5 Beperking van aansprakelijkheid. Op deze DPA is dezelfde beperking van aansprakelijkheid van toepassing als bepaald in de Voorwaarden.

6.6 Wijzigingen. Dezelfde regels voor wijzigingen als bepaald in de Voorwaarden zijn van toepassing.

6.7 Inwerkingtreding. Deze DPA wordt samen met de Overeenkomst juridisch bindend tussen de gebruiker en Smartsupp.