Naar de hoofdinhoud

Privacybeleid

SMARTSUPP – PRIVACYBELEID

Geschreven door Michal Jindra

Persoonsgegevensbeheerder: Smartsupp.com, s.r.o ., ID nr.: 036 68 681, met statutaire zetel aan Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, vertegenwoordigd door Vladimír Šandera, managing director, geregistreerd in het handelsregister bijgehouden door de regionale rechtbank in Brno, dossier nr. C 86206 (“wij”).

Contactgegevens: dpo@smartsupp.com

Wij bieden het Smartsupp-platform (het “Platform”) waarmee we je Live Chat, Flows (voorheen chatbots), Leadgeneratie en andere diensten aanbieden die zijn besteld volgens onze Servicevoorwaarden (de “Voorwaarden”). We nemen privacy serieus. Onze rol in het verwerken van persoonsgegevens is dubbel. We treden op als persoonsgegevensbeheerder (of in sommige privacywetten aangeduid als “onderneming”) en ook als verwerker van persoonsgegevens (of “dienstverlener”). Dit privacybeleid beschrijft onze rol als persoonsgegevensbeheerder, wat betekent dat je in dit privacybeleid alle relevante informatie vindt over doeleinden, duur van verwerking en jouw rechten.

Het Platform is beschikbaar op de website: https://www.smartsupp.com/ (de “Website”).

Als je ons Platform wil gebruiken als gebruiker en van onze diensten gebruikmaakt (en wij dus persoonsgegevens verwerken van bijvoorbeeld bezoekers van jouw website), verwerken wij persoonsgegevens volgens jouw instructies. Wees je ervan bewust dat je in zulke gevallen optreedt als de persoonsgegevensbeheerder. Regels voor het verwerken van persoonsgegevens in zulke gevallen vind je in onze Data Processing Terms, beschikbaar hier: https://help.smartsupp.com/dpa.

We hebben het artikel opgedeeld in een aantal secties:


A. VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS

Om zo transparant mogelijk te zijn, hebben we de persoonsgegevens die we verwerken verdeeld in de volgende categorieën:

  • Identificatiegegevens.Dit omvat je voornaam, achternaam, identificatie van de organisatie namens wie je optreedt.

  • Inloggegevens.Informatie over data die de gebruiker invult bij het aanmaken van een account op het Platform, inclusief informatie die via derden met ons gedeeld wordt bij single sign-on. Ook bevat deze informatie technische gegevens over je browser, locatie en andere gegevens.

  • Contactgegevens.Je e-mailadres, telefoonnummer.

  • Betaalgegevens en facturatiegegevens.Informatie over aankopen, gegevens nodig voor boekhouding en betaling voor afgenomen diensten, kredietinformatie, factuuradres, registratienummer, terugboekingen, gegevens om fraude te voorkomen, informatie over personen vermeld op facturen, verzoeken, statistische gegevens.

  • Loggegevens, IP-adres en andere informatie over gebruik van het Platform. Wij verwerken technische informatie, zoals gebruikerslogs op het Platform, IP-adres van het account, je apparaat of besturingssysteem, systeemdata, enzovoort.

  • Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst.Informatie over de uitvoering van een wederzijdse overeenkomst, omvang van de geleverde diensten onder de overeenkomst indien verbonden aan een specifieke natuurlijke persoon die namens jou optreedt.

  • Gebruikersinformatie.Deze informatie omvat informatie over jouw gebruik van het Platform (of je het correct gebruikt, alle functies benut, enz.).

  • Communicatiegegevens.Persoonsgegevens die beschikbaar zijn gekomen door contact met ons via onze Website, e-mail, chat bot of andere communicatiemiddelen.

  • Informatie verkregen uit vragenlijsten.Dit omvat informatie van het e-mailadres, hoe tevreden je bent van 1-10 of andere informatie die wij in de vragenlijst opnemen.

  • Foto's en video's.We kunnen je foto's verwerken vanuit een review, maar alleen als je ons hiervoor toestemming geeft. Ook kunnen we foto's en video's verwerken van een webinar of cursus die je hebt bijgewoond.

  • Cookies.Bij gebruik van onze Website kunnen diverse cookies worden gebruikt. Details over het opslaan van cookies vind je in onze Cookieverklaring.

We verkrijgen persoonsgegevens direct van jou, of als je een gebruiker bent van het Platform en jouw account is aangemaakt door je werkgever/contractpartij, kunnen we persoonsgegevens van die werkgever/contractpartij ontvangen waarmee wij een contractuele relatie hebben.

Ons Platform is niet bedoeld voor het opslaan of verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische informatie, enz.).


B. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS EN GEBRUIK VAN GEGEVENS

We gebruiken jouw persoonsgegevens om je te voorzien van de diensten die je hebt aangevraagd, waaronder
ook e-mailnotificaties en nieuwsbrieven, klantenondersteuning, voldoen aan wettelijke
verplichtingen, enz. Alle doeleinden en gebruik van gegevens zijn opgenomen in dit deel B van het privacybeleid waar je vindt voor welke doeleinden we jouw gegevens gebruiken, welk type gegevens wordt
verwerkt en wat de bewaartermijn per verwerking is.
​
We zullen je gegevens niet verkopen aan derden, maar kunnen ze delen met onze partners die ons helpen onze diensten te leveren (zie deel D van dit privacybeleid).

B.1 Levering van diensten

We verwerken persoonsgegevens in de eerste plaats om je onze diensten te leveren, toegang tot het account op het Platform te geven (en jouw medewerkers en ander personeel toegang te bieden) en aangevraagde diensten, met name wanneer je je registreert op het Platform, een gebruikersaccount aanmaakt, facturatiegegevens invult en betaalt voor onze diensten of ons om meer informatie vraagt. Als onderdeel hiervan kunnen wij je berichten sturen over het aangaan en uitvoeren van een contract, nieuwe producten en diensten, betalingsherinneringen, wachtwoordherstel en andere essentiële informatie. Deze informatie (en andere onderlinge communicatie) kan ook per e-mail worden verzonden (e-mailnotificatie). Voor dit doel verwerken we jouw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Loggegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op een wederzijdse contractuele relatie.

Betalingen verlopen via betaalproviders die beschreven worden in deel D – lijst van ontvangers.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van het contract tussen jou en ons en de noodzaak om stappen te nemen op jouw verzoek voordat het contract wordt afgesloten. Als je geen directe partij bent bij het contract (bijvoorbeeld een werknemer van onze klant of iemand die namens onze klant handelt), verwerken wij je persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van het betreffende contract.

De gegevens worden verwerkt gedurende de duur van het afgesloten contract en gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van verplichtingen onder dat contract. Als je jouw account gedurende een langere periode niet gebruikt, wordt het gedeactiveerd. Wil je informatie over je account verwijderen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens of via support of andere contactmanieren.

Over Google Workspace API: We bevestigen dat het gebruik van Google Workspace API's door onze applicatie strikt beperkt is tot het aanbieden van onze diensten aan gebruikers. We gebruiken geen gegevens die via Google Workspace API's zijn verkregen om algemene kunstmatige intelligentie (AI) of machine learning (ML) modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Ons gebruik van deze API's voldoet aan de beperkte gebruiksvoorwaarden van Google zoals beschreven hier.

B.2 Klantenondersteuning en andere verzoeken

Wij verwerken je persoonsgegevens ook om je klantenondersteuning te bieden, inclusief het afhandelen van alle verzoeken en vragen, opvolgcommunicatie en het verstrekken van documentatie voor vervolgcontact.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op klantenservice.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van het contract tussen jou en ons of ons gerechtvaardigde belang.

Persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de contractuele relatie met de klant en vervolgens zolang als nodig is ter bescherming van onze juridische belangen of zolang als nodig voor het afhandelen van het klantenverzoek. De maximale opslagtermijn is bepaald op 3,5 jaar na het indienen van de aanvraag.

B.3 Beoordelingen van klanttevredenheid (en enquêtes)

Wij gebruiken informatie ook om klanten die het product gebruiken te evalueren, tevredenheid te meten, trends te beoordelen en te waarborgen dat het Platform optimaal wordt gebruikt.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Informatie verkregen uit vragenlijsten.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang, namelijk verbetering van het platform en de gebruikerservaring.

De persoonsgegevens worden bewaard zolang de onderlinge relatie voortduurt. De gegevens worden verwerkt gedurende een redelijke periode nodig voor onderlinge communicatie of het uitvoeren van enquêtes.

B.4 Bescherming van rechten en plichten en bescherming tegen fraude en misbruik

We kunnen je gegevens ook verwerken om ons te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik van ons Platform en onze diensten, en hun veilig gebruik te garanderen. Ook kunnen we persoonsgegevens gebruiken om onze eigen aanspraken te beschermen of te onderzoeken, te voorkomen, of actie te ondernemen bij illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties die een bedreiging vormen voor de fysieke veiligheid van een persoon of bij schending van onze Voorwaarden. Dit doel omvat ook het verwerken van persoonsgegevens bij het afhandelen van mogelijke klachten.

Voor dit doel verwerken we jouw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Loggegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op een wederzijdse contractuele relatie.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang: bescherming van onze rechten en plichten en bescherming tegen fraude en misbruik.

We verwerken de gegevens zolang de verjaringstermijnen of andere termijnen voor het uitoefenen van aanspraken lopen. Deze periode kan worden aangepast afhankelijk van de actuele situatie en specifieke bevindingen en veroorzaakte fraude. De verwerkingstermijn kan doorgaans worden bepaald aan de hand van de verjaringstermijnen (zoals 10 jaar volgens toepasselijke wetgeving).

Net als andere bedrijven zijn wij verplicht om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, met name op het gebied van belastingen, boekhouding en andere toepasselijke gebieden. Tegelijk moeten wij bereid zijn om medewerking te verlenen aan overheidsinstanties als dat wettelijk verplicht is.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst, Communicatiegegevens (indien gebruikt voor wettelijke verplichtingen).

De rechtsgrond voor deze verwerking is het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Deze gegevens worden verwerkt zolang als wettelijk vereist. We zijn wettelijk verplicht om boekhoudkundige documenten en boekhoudkundige gegevens (facturen) 5 jaar te bewaren vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Ook moeten we facturen nog 3 jaar bewaren vanaf het einde van het belastingjaar waarin de fiscale verplichting ontstond. Ook moeten we fiscale documenten 10 jaar bewaren vanaf het einde van het belastingjaar waarin de transactie plaatsvond.

B.6 Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Af en toe kunnen we je commerciële communicatie sturen via e-mail. Het gaat niet om communicatie die gerelateerd is aan de uitvoering van contractuele relaties (zoals wijzigingen in contractvoorwaarden, betalingsmeldingen, vertragingen, enz.) maar om communicatie over promotionele evenementen, kortingen, campagnes en andere communicatie ter promotie van ons merk.

Voor dit doel verwerken wij jouw e-mailadres en jouw Identificatiegegevens.

De rechtsgrond hiervoor is opgedeeld in twee delen:

· Als je je account aanmaakt en je registreert, sluiten we samen een contract en ontstaat een klantrelatie. Persoonsgegevens worden dan verwerkt op grond van ons gerechtvaardigde belang (direct marketing).

· Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrieflijst, geef je ons toestemming voor die verwerking door je in te schrijven.

Je kunt je te allen tijde afmelden voor nieuwsbrieven via de uitschrijflink in de voettekst van elk bericht. Je kunt ook altijd je toestemming intrekken, wat op hetzelfde neerkomt als hierboven beschreven.

Persoonsgegevens worden verwerkt gedurende 2 jaar vanaf het laatste actieve moment van het bekijken van de nieuwsbrief, tenzij je je eerder uitschrijft.

B.7 Reviews

We delen graag informatie over je review van het Platform en vertellen er graag over. We kunnen dus je persoonsgegevens verwerken en je review delen op onze sociale kanalen of de Website.

Voor dit doel verwerken we je Identificatiegegevens, Contactgegevens en Inloggegevens. Bij jouw expliciete toestemming verwerken we ook foto's, bedrijfsnaam, functie en overige persoonsgegevens die in de reviewtekst staan.

De rechtsgrond voor deze verwerking is je toestemming.

Je persoonsgegevens in reviews worden verwerkt tot intrekking van je toestemming, maximaal 5 jaar.

B.8 Webinars/cursussen

Je kan deelnemen aan onze webinars en andere cursussen die we organiseren. We verwerken je persoonsgegevens voor de organisatie en het aanbieden van dit webinar of die cursus. We kunnen video-opnamen of foto's maken van sommige van deze evenementen. We streven ernaar zo anoniem mogelijk te blijven, dus we vermelden jouw naam of overige details niet in foto’s of opnamen tenzij je ons daarvoor toestemming geeft (bijvoorbeeld voor een referentie).

We verwerken je Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Foto’s en video’s.

De rechtsgrond voor deze verwerking is een wederzijds contract dat we sloten toen je je inschreef voor ons webinar/cursus.

Persoonsgegevens worden verwerkt zolang de contractuele relatie met ons voortduurt, en daarna tot 4 jaar na het einde van de overeenkomst.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS MET BETREKKING TOT COOKIES OP DE WEBSITE EN HET PLATFORM

B.9 Website-/Platformwerking en beveiliging (noodzakelijk)

We verwerken je persoonsgegevens om de Website en het Platform te laten werken en voor de beveiliging ervan, d.w.z. voor de interne werking van het Platform, jouw identificatie als geregistreerde gebruiker bij het bladeren en herhaaldelijk bezoeken van het Platform, en om je veiligheid te garanderen. Ook moeten we informatie verwerken over je voorkeuren, zoals toestemmingen, welk type cookies je accepteert, consent strings voor personalisatie- en marketingdoeleinden, enz.

Voor dit doel verwerken we Technische gegevens zoals IP-adres en Cookies die als noodzakelijk zijn geclassificeerd.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang: het goed functioneren en veilig gebruiken van het Platform. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browserinstellingen kunnen ook bepalen hoelang cookies bewaard blijven.

B.10 Analyse van website-/platformbezoek (statistieken)

We verwerken je persoonsgegevens om te begrijpen hoe bezoekers onze Website of het Platform gebruiken. Hierbij kunnen we verkeer monitoren, optimaliseren en je bezoek soepeler en gebruiksvriendelijker maken.

Voor dit doel verwerken we cookiegegevens geclassificeerd als analytisch die wij of derden verzamelen als je daarvoor toestemming geeft. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browser kan bepalen hoelang cookies worden bewaard.

B.11 Websupport en promotie (marketing)

We verwerken je persoonsgegevens om informatie te verkrijgen over je persoonlijke voorkeuren en relevante advertenties te tonen. Hiermee kunnen we producten en diensten aanbieden op de site en je marketingcommunicatie tonen die verband houdt met de diensten waar je interesse in hebt getoond, en promoten we ons merk online. Dit omvat ook het promoten van onze diensten via bijvoorbeeld sociale kanalen als we informatie delen met derden.

Voor dit doel verwerken we cookiegegevens geclassificeerd als marketing, verzameld door ons of derden als je daarvoor toestemming geeft. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browser kan bepalen hoelang cookies worden bewaard.

B.12 AI-connectors (MCP)

Smartsupp biedt een optionele connector op basis van het Model Context Protocol (MCP) waarmee je het platform kunt koppelen aan een externe AI-assistent naar keuze, zoals ChatGPT (OpenAI) of Claude (Anthropic) (de "AI-assistent"). De connector werkt pas zodra iemand van jouw Smartsupp-account deze toevoegt in de AI-assistent en toegang geeft door in te loggen bij Smartsupp. De AI-assistent kan daarna alleen handelen binnen de rechten van die gebruiker.

Gegevens die via de connector gedeeld worden. Bij elk verzoek worden alleen die gegevens teruggestuurd die nodig zijn voor dat specifieke verzoek. Wat er precies wordt teruggestuurd hangt af van wat je aan de AI-assistent vraagt. De volgende gegevens uit jouw Smartsupp-account kunnen door de connector worden gedeeld, en verder niets:

Gegevenstype

Velden die worden teruggegeven

Verstuurd bij

Gespreksoverzicht

gespreks-ID; status (open, in behandeling of gesloten); kanaaltype (bijv. webchat, e-mail, WhatsApp, Facebook Messenger); domein van de website waar het gesprek is gestart; aanmaak- en sluitingstijd; contact-ID; ID’s van toegewezen agenten; ID’s van gesprektags

gesprekken zoeken, gesprek ophalen

Gespreksdetail

alles uit het gespreksoverzicht, plus: beoordeling van de bezoeker (positief, neutraal of negatief) en bijbehorende opmerking; alle berichten uit het gesprek (zie Berichten)

gesprek ophalen

Berichten

bericht-ID; verzendtijdstip; berichttype (chatbericht, interne notitie of gebeurtenis); afzender (bezoeker, agent, bot, automatisch bericht of systeem); agent-ID als het bericht door een agent is geschreven; berichttekst; aantal bijlagen

gesprek ophalen, berichten weergeven

Contacten

contact-ID; naam; e-mailadres; telefoonnummer; tag-ID’s van het contact

contacten zoeken, contact ophalen

Agenten

agent-ID; naam; online-/offlinestatus; of de agent actief is

agenten weergeven

Tags

tag-ID; naam; omschrijving

tags weergeven, tag aanmaken, tag bijwerken

Statistieken

per opgevraagde statistiek (bijv. nieuwe gesprekken, eerste reactietijd, beoordelingen): de naam, het aantal en de waarde, eventueel uitgesplitst naar een door jou gekozen indeling (bijv. agent-ID, gespreksstatus of beoordeling)

statistieken weergeven

Bij acties die gegevens wijzigen (zoals het sturen van een bericht, het mailen van een transcript, een gesprek openen of sluiten, een agent toewijzen of verwijderen, een tag toevoegen of verwijderen) sturen we alleen een korte bevestiging terug met relevante ID’s. Bij een transcript ontvang je ook het opgegeven e-mailadres van de ontvanger.

Gegevens die nooit gedeeld worden via de connector. De connector stuurt nooit IP-adressen of locatiegegevens (land, stad) van bezoekers terug; ID’s van bezoekers of apparaten; kanaal-ID’s zoals telefoonnummers of gebruikersnamen van berichtenapps; bezochte pagina’s of verwijzende URL’s; aangepaste variabelen van jouw website; contacteigenschappen of notities; ban- of toestemmingsstatus (AVG/GDPR); e-mailadressen, foto’s, rollen of functietitels van agenten; bestandslinks of -namen van bijlagen; details over aflevering van berichten; gegevens over chatbotacties; interne systeem-ID’s anders dan hierboven genoemd; of diagnostische, debug- of telemetriegegevens.

Welke gegevens wij ontvangen van de AI-assistent. Wij ontvangen alleen de parameters van de verzoeken die de AI-assistent naar ons stuurt, bijvoorbeeld een zoekfilter, berichttekst voor een bezoeker, e-mailadres voor een transcript of de naam van een tag. Je gesprekken met de AI-assistent, de chatgeschiedenis of het geheugen, en geüploade bestanden ontvangen wij niet. Om de connector te laten werken verwerken we autorisatiegegevens (zoals toegangstokens en een identificatie van de verbonden AI-assistent) en technische logs van connectorverzoeken.

Doel en juridische basis. Wij verwerken de gegevens in jouw account uitsluitend om namens jou de acties uit te voeren die je via de AI-assistent aanvraagt. Dat doen wij als verwerker op jouw instructie volgens onze gegevensverwerkingsovereenkomst. Autorisatiegegevens en technische logs verwerken wij om de connector te kunnen aanbieden (het uitvoeren van onze overeenkomst), en om het platform veilig te houden en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang). De gegevens die via de connector gaan gebruiken we niet voor training van AI-modellen, worden niet verkocht en ook niet gebruikt voor reclame.

Ontvangers. De gegevens die via de connector gedeeld worden, gaan alleen naar de door jou gekozen AI-assistent. De provider verwerkt de gegevens onder jouw eigen contract en privacyvoorwaarden. Gaat de verwerking door deze provider buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt die overdracht op jouw instructie en onder de voorwaarden van jouw overeenkomst met deze provider.

Bewaartermijn. Wij bewaren geen aparte kopie van gegevens die via de connector gedeeld zijn. Ze blijven gewoon in jouw Smartsupp-account staan, zoals beschreven in onze gegevensverwerkingsovereenkomst. Toegangstokens verlopen automatisch na een beperkte periode. Technische logbestanden van connectorverzoeken bevatten alleen metagegevens (tijd, gebruikte tool en status), maar geen inhoud van verzoeken of antwoorden, en worden 30 dagen bewaard.

Jij hebt de controle. De connector is optioneel en blijft uitgeschakeld totdat jij deze koppelt en autoriseert. Je kunt de koppeling met de AI-assistent op elk moment verbreken via de connectorinstellingen, daarna heeft de AI-assistent geen toegang meer tot jouw account. Je kunt ons ook vragen deze koppeling op te heffen via dpo@smartsupp.com.


C. BEWAARTERMIJN VAN GEGEVENS

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode vastgesteld voor elk doel in deel B van dit
privacybeleid. In het algemeen bewaren we jouw persoonsgegevens zolang dat nodig is om
de doeleinden in dit privacybeleid te realiseren, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk
is vereist of toegestaan (bijvoorbeeld voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen). Als de bewaartermijn van een gegevenstype verloopt, zullen we deze wissen of vernietigen.
​
​Je kunt ook verzoeken om je gegevens te laten verwijderen door contact met ons op te nemen via dpo@smartsupp.com.
​Wij beoordelen je verzoek volgens deel F.4 van dit privacybeleid.


D. DELEN EN OPENBAARMAKEN VAN PERSOONSGEGEVENS

We geven je gegevens niet door aan derden voor andere doeleinden dan
deze in dit privacybeleid (deel B). De doeleinden van alle ontvangers staan
vermeld in de onderstaande tabel. Wij delen persoonsgegevens met onderstaande ontvangers:

Naam entiteit

Doel

Locatie

Maatregelen voor overdracht

Braintree (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.)

Betaaldienstverlener

EU

N.v.t.

Stripe

Betaaldienstverlener

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Fakturoid

Facturatiesoftware

CZ

Afgesloten DPA

Wflow.com

Tool voor opslag inkomende facturen voor accountants / digitalisering boekhouding

CZ

Afgesloten DPA

ABRA Flexibee

Boekhoudsoftware

CZ

Afgesloten DPA

Keboola

Data-analyse

CZ

Afgesloten DPA

Google Ireland and Google, Inc.

Data-analyse, opslagprovider, e-mailnotificatie

EU datacenter

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Holistics Software Pte Ltd

Data-analyse

VS

Afgesloten DPA en SCC's

Mixpanel, Inc.

Analyse

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

HelpJuice

Helpcentrum CMS

VS

Afgesloten DPA

SatisMeter

NPS/enquêtes

CZ

Afgesloten DPA

CustomerScore.io

Klantgezondheidsscore

CZ

Afgesloten DPA

Miro

Online samenwerkingsbord

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Notion

Team-samenwerkingsplatform

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Trello

Team-samenwerkingsplatform

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Slack

Interne communicatietool

VS

XodoSign

Elektronische handtekeningtool

Oostenrijk

DPA

Slido

Publieksengagementplatform

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

JetBrain (YouTrack)

Organisatietool (notitie-app), projectmanagement

CZ

DPA

Hubspot

CRM

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Microsoft Corporation

Gebruik van tools zoals Microsoft Klarity

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

OpenAI

AI-assistentie

VS

DPA en SCC's

Zapier

Automatisaties

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Make.com

Automatisaties

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Mezmo

Gecentraliseerd applicatie-loggingsysteem

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Sentry.IO

Monitoren van productie-issues

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Freshdesk

Helpdesk in verband met klantenservice

VS

Bedrijf geregistreerd onder Data Privacy Framework

Bij gebruik van cookies op onze Website en in het Product kunnen wij je persoonsgegevens ook delen met andere gegevensontvangers, zoals: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Bij reviews kunnen jouw persoonsgegevens gedeeld worden op andere platforms, zoals: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Bovendien kunnen we jouw persoonsgegevens delen met bepaalde derden als gegevensbeheerder om "Wettelijke verplichtingen" te vervullen wanneer we daartoe verplicht zijn krachtens toepasselijke regelgeving (met name overheidsinstanties, politie- en justitiële autoriteiten). Evenzo kunnen we verplicht zijn je gegevens te delen met personen die stellen schade te hebben geleden door jouw handelen.


E. BEVEILIGING

Er zijn beveiligingsprocedures om de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen. Het Platform waarop persoonsgegevens worden verwerkt, staat alleen veilige kanalen of protocollen toe voor inkomend netwerkverkeer. We versleutelen gegevens met SSL/TLS voor alle dataoverdracht. We hebben ook mechanismen om fysieke of online toegang tot servers waarop persoonsgegevens worden gehost te beperken. Regelmatige tests, beoordeling en evaluatie van technische en organisatorische maatregelen zijn onderdeel van onze processen om de beveiliging van gegevens te garanderen.


F. JOUW RECHTEN BIJ VERWERKING EN DE MOGELIJKHEID TOT UITOEFENING

Voor alle zaken gerelateerd aan de verwerking van je persoonsgegevens, of het nu een vraag is, het uitoefenen van rechten, een klacht aan ons richten, enzovoort, kun je contact opnemen via dpo@smartsupp.com .

Jouw verzoek zal zonder onnodige vertraging verwerkt worden, maximaal binnen 1 maand. In uitzonderlijke gevallen, vooral door de complexiteit van je verzoek, mogen wij deze termijn verlengen met nog eens 2 maanden. Uiteraard informeren wij je altijd over zo'n verlenging en de reden ervan.

Je hebt ook recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit zoals hieronder beschreven.

F.1 Recht op inzage

Je hebt het recht van ons te vernemen of wij je persoonsgegevens verwerken. Als wij je persoonsgegevens verwerken, heb je ook het recht toegang te vragen tot informatie over het doel en de omvang van de verwerking, de ontvangers van de gegevens, de duur van de verwerking, het recht op rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en bezwaar maken tegen de verwerking, het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en de bron van de persoonsgegevens (deze informatie is al in dit document opgenomen). Je kunt ons ook vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij verwerken. De eerste kopie is gratis; verdere kopieën kunnen kosten met zich meebrengen. De verstrekte gegevens kunnen beperkt zijn zodat deze geen inbreuk maken op rechten en vrijheden van anderen.

Je hebt het recht om je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op ieder moment in te trekken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking, en leidt evenmin tot beëindiging van de verwerking van reeds geanonimiseerde persoonsgegevens.

F.3 Recht op rectificatie

Je hebt het recht ons te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over jou te corrigeren. Afhankelijk van het doel van de verwerking heb je ook het recht om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door middel van een aanvullende verklaring.

F.4 Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden)

Je hebt het recht om verwijdering van je persoonsgegevens te verzoeken in de volgende gevallen:

  • wij hebben je persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt;
    ​

  • je hebt de toestemming ingetrokken op basis waarvan de persoonsgegevens werden verwerkt en er is geen andere reden voor verwerking:
    ​

  • je maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen zwaarder wegende redenen voor verwerking, of je maakt bezwaar tegen verwerking ten behoeve van directe marketing;
    ​

  • persoonsgegevens worden verwerkt in strijd met de wet.

Dit recht geldt echter niet als verwerking noodzakelijk is voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of taken in het algemeen belang, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

F.5 Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken in de volgende gevallen:

  • je betwist de juistheid van je persoonsgegevens; in dat geval kun je beperking van verwerking verzoeken totdat de juistheid is geverifieerd;
    ​

  • de verwerking is in strijd met de wet en in plaats van verwijdering verzoek je om beperking van de verwerking;
    ​

  • wij hebben je persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, maar je hebt deze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims;
    ​

  • je hebt bezwaar gemaakt tegen verwerking van je persoonsgegevens; in dit geval kun je om beperking verzoeken totdat is nagegaan of ons gerechtvaardigd belang prevaleert.

F.6 Recht op overdraagbaarheid

Je hebt het recht een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen die wij geautomatiseerd verwerken op grond van je toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst. We geven deze gegevens in een gangbaar en machineleesbaar formaat aan jou of een door jou aangewezen beheerder, indien technisch mogelijk. De omvang van de verstrekte gegevens kan beperkt zijn zodat deze geen inbreuk maken op rechten en vrijheden van anderen.

F.7 Recht op bezwaar

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die wij verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij stoppen de verwerking van je gegevens als er geen andere zwaarder wegende redenen meer zijn of als verwerking niet nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims of als je bezwaar maakt tegen directe marketing. Voor nieuwsbrieven geldt een aparte regel; als je bezwaar maakt, stoppen wij direct met het sturen van nieuwsbrieven.


G. RECHT OP HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Naast het uitoefenen van je rechten bij ons bedrijf kun je ook een klacht indienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit, namelijk de Autoriteit Persoonsgegevens aan Pplk. Sochora 27, 170 00 Praag 7.


H. WIJZIGINGEN IN DEZE INFORMATIE

Dit privacybeleid is van kracht vanaf 03.11.2026. Wij mogen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, dus controleer het regelmatig. Wij plaatsen alle wijzigingen op onze Website.


Wat volgt hierna?

💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam via chat of e-mail — wij helpen je graag verder.

Was dit een antwoord op uw vraag?