Verwerkingsverantwoordelijke: Smartsupp.com, s.r.o ., bedrijfsnummer: 036 68 681, statutair gevestigd te Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, vertegenwoordigd door Vladimír Šandera, algemeen directeur, ingeschreven in het handelsregister bij de regionale rechtbank in Brno, dossiernummer C 86206 (“wij”).

Contactgegevens: dpo@smartsupp.com

Wij leveren het Smartsupp-platform (het “Platform”), waarmee wij u Live Chat, Flows (voorheen chatbots), Lead Generation en andere diensten leveren die worden besteld volgens onze Servicevoorwaarden (de “Voorwaarden”). Wij nemen privacy serieus. Onze rol bij de verwerking van persoonsgegevens is tweeledig. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke (in sommige privacywetten aangeduid als “Business”) en ook als verwerker (in sommige privacywetten aangeduid als “Service Provider”). Dit Privacybeleid beschrijft onze rol als verwerkingsverantwoordelijke, wat betekent dat u in dit Privacybeleid alle relevante informatie vindt over doeleinden, verwerkingsduur en uw rechten.

Het Platform is beschikbaar op de website: https://www.smartsupp.com/ (de “Website”).

Wilt u ons Platform als gebruiker gebruiken en van onze diensten gebruikmaken (waarbij wij dus persoonsgegevens van bijvoorbeeld bezoekers van uw website zouden verwerken), dan verwerken wij persoonsgegevens ook volgens uw instructies. Houd er rekening mee dat u in die gevallen optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. De regels voor hoe wij in die gevallen met persoonsgegevens omgaan, vindt u in onze Verwerkersvoorwaarden: https://help.smartsupp.com/dpa.

Inhoud:

Om zo transparant mogelijk te zijn, hebben wij de persoonsgegevens die wij verwerken in de volgende categorieën ingedeeld:

Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u, of – als u gebruiker van het Platform bent en uw account is aangemaakt door uw werkgever of contractpartij – kunnen wij persoonsgegevens verkrijgen van die werkgever of contractpartij met wie wij een contractuele relatie hebben.

Ons Platform is niet bedoeld voor het opslaan of verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens enzovoort).

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u de door u gevraagde diensten te leveren, waaronder
ook e-mailmeldingen en nieuwsbrieven kunnen vallen, om klantenondersteuning te bieden, om aan wettelijke
verplichtingen te voldoen enzovoort. Alle doeleinden en het gebruik van gegevens staan in dit deel B van het Privacybeleid,
waar u kunt vinden voor welke doeleinden wij uw gegevens gebruiken, welk type gegevens wordt
verwerkt en hoe lang de gegevens voor de verwerking worden bewaard.
​
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden, maar wij kunnen ze wel delen met onze partners die ons helpen onze diensten te leveren (zie deel D van dit Privacybeleid).

Wij verwerken persoonsgegevens in de eerste plaats om u onze diensten te leveren, om u het account in het Platform te geven (en om uw medewerkers en ander personeel toegang te geven) en om de gevraagde diensten te leveren, met name wanneer u zich registreert in het Platform, een gebruikersaccount aanmaakt, factuurgegevens invult, voor onze diensten betaalt en contact met ons opneemt voor meer informatie. In het kader hiervan kunnen wij u ook berichten sturen over het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst, nieuwe product- en dienstreleases, betalingsherinneringen, het opnieuw instellen van wachtwoorden en andere essentiële informatie. Deze informatie (en andere wederzijdse communicatie) kan ook per e-mail worden verstuurd (e-mailmelding). Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en factuurgegevens, Loginformatie, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens als de communicatie verband houdt met een wederzijdse contractuele relatie.

Betalingen verlopen via betaaldienstverleners die worden beschreven in deel D – lijst van ontvangers.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons en de noodzaak om op uw verzoek stappen te zetten voordat de overeenkomst wordt gesloten. Bent u geen directe partij bij de overeenkomst (bijvoorbeeld omdat u werknemer bent van onze klant of een persoon die namens onze klant handelt), dan verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van de gesloten overeenkomst.

De gegevens worden verwerkt zolang de gesloten overeenkomst loopt en gedurende de periode die nodig is voor het nakomen van de verplichtingen uit die overeenkomst. Gebruikt u uw account langere tijd niet, dan wordt het gedeactiveerd; wilt u de informatie over uw account laten verwijderen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens, via support of via een ander contactmiddel.

Over de Google Workspace API: Wij bevestigen dat het gebruik van Google Workspace API's door onze applicatie strikt beperkt is tot het leveren van onze diensten aan gebruikers. Wij gebruiken geen gegevens die via Google Workspace API's zijn verkregen om algemene modellen voor kunstmatige intelligentie (AI) of machine learning (ML) te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Ons gebruik van deze API's voldoet aan de Limited Use-vereisten van Google zoals hier beschreven.

Wij verwerken uw persoonsgegevens ook om u klantenondersteuning te bieden, waaronder het afhandelen van alle verzoeken en vragen, inclusief vervolgcommunicatie en het verstrekken van documentatie voor eventuele verdere communicatie met entiteiten.

Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Contactgegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens als de communicatie verband houdt met klantenondersteuning.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons of ons gerechtvaardigd belang.

Persoonsgegevens worden verwerkt zolang de contractuele relatie met de klant duurt en daarna zolang als nodig is om onze eigen rechtsbelangen te beschermen of zolang als nodig is om een verzoek om klantenondersteuning af te handelen. De maximale bewaartermijn is vastgesteld op 3,5 jaar nadat de vraag is gesteld.

Wij gebruiken informatie ook om klanten die het product gebruiken te evalueren, de tevredenheid en trends te beoordelen en te zorgen dat het Platform maximaal wordt benut.

Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Informatie uit vragenlijsten.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang, dat bestaat uit het verbeteren van het platform en de gebruikerservaring.

De persoonsgegevens worden bewaard zolang de wederzijdse relatie duurt. De gegevens worden verwerkt gedurende een redelijke periode die nodig is voor wederzijdse communicatie of het uitvoeren van enquêtes.

Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om ons te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik van ons Platform en onze diensten en om het veilige gebruik daarvan te waarborgen. Ook kunnen wij persoonsgegevens gebruiken om onze eigen vorderingen te beschermen of om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties met mogelijke bedreigingen voor de fysieke veiligheid van personen of schendingen van onze Voorwaarden te onderzoeken, te voorkomen of daartegen op te treden. Onder dit doel valt ook de verwerking van persoonsgegevens voor het afhandelen van eventuele klachten.

Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en factuurgegevens, Loginformatie, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens als de communicatie verband houdt met een wederzijdse contractuele relatie.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze rechten en plichten en bij bescherming tegen fraude en misbruik.

Wij verwerken de gegevens gedurende de periode waarin verjaringstermijnen of andere termijnen voor het instellen van vorderingen kunnen lopen. Deze periode kan worden aangepast op basis van de actuele situatie en op basis van specifieke bevindingen en gepleegde fraude. In het algemeen kan de verwerkingsperiode worden bepaald aan de hand van het verloop van verjaringstermijnen (zoals 10 jaar volgens toepasselijk recht).

Zoals alle andere bedrijven moeten ook wij aan wettelijke verplichtingen voldoen, met name op het gebied van belastingen, boekhouding en andere gebieden die op ons van toepassing zijn. Tegelijk moeten wij erop voorbereid zijn medewerking te verlenen aan overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht.

Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en factuurgegevens, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens (als die voor het doel van wettelijke verplichtingen worden gebruikt).

De rechtsgrond voor deze verwerking is het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Deze gegevens worden verwerkt gedurende de wettelijk voorgeschreven periode. Wij zijn wettelijk verplicht boekhoudkundige documenten en boekhoudkundige bescheiden (facturen) 5 jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Wij zijn ook verplicht facturen 3 jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het belastingjaar waarin de belastingverplichting met betrekking tot de factuur is ontstaan. Daarnaast zijn wij verplicht belastingdocumenten 10 jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het belastingjaar waarin de transactie plaatsvond.

Van tijd tot tijd kunnen wij u commerciële communicatie per e-mail sturen. Hiermee wordt niet de communicatie bedoeld die verband houdt met de uitvoering van de contractuele relatie (bijvoorbeeld wijzigingen van contractvoorwaarden, meldingen over betalingen, vertragingen enzovoort), maar communicatie over promotie-acties, kortingen, campagnes en andere communicatie die ons merk ondersteunt.

Voor dit doel verwerken wij uw e-mailadres en uw Identificatiegegevens.

De rechtsgrond voor deze verwerking is opgesplitst in twee afzonderlijke delen:

· Maakt u een account aan en registreert u zich, dan sluiten wij samen een overeenkomst en ontstaat er een klantrelatie. De persoonsgegevens worden dan verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang (direct marketing).

· Schrijft u zich in voor onze nieuwsbrief, dan geeft u ons door die inschrijving toestemming voor die verwerking.

U kunt zich op elk moment afmelden voor nieuwsbrieven via de afmeldlinks onderaan elk verstuurd bericht. Ook kunt u uw toestemming op elk moment intrekken, wat dezelfde betekenis heeft als de hierboven beschreven afmeldoptie.

Persoonsgegevens worden verwerkt gedurende 2 jaar na het laatste actieve openen van de nieuwsbrief, tenzij u zich eerder afmeldt.

Wij delen graag informatie over uw review van het Platform en vertellen dat graag aan de wereld. Daarom kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken en uw review delen op onze socialemediakanalen of de Website.

Voor dit doel verwerken wij uw Identificatiegegevens, Contactgegevens en Inloggegevens. Met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook foto's, bedrijfsnaam, functie en andere persoonsgegevens die in de tekst van de review staan.

De rechtsgrond voor deze verwerking is uw toestemming.

Uw persoonsgegevens in reviews worden verwerkt totdat uw toestemming wordt ingetrokken, uiterlijk 5 jaar.

U kunt ook deelnemen aan onze webinars en andere cursussen die wij organiseren. Wij verwerken uw persoonsgegevens om zo'n webinar of cursus te organiseren en aan u te leveren. Houd er rekening mee dat wij van sommige van deze evenementen video-opnamen of foto's kunnen maken. Wij streven ernaar dit zo anoniem mogelijk te houden, dus wij vermelden uw naam of andere gegevens niet bij foto's of video-opnamen, tenzij u ons daarvoor toestemming geeft (bijvoorbeeld bij een referentie).

Wij verwerken uw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en factuurgegevens en Foto's en video's.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de wederzijdse overeenkomst die wij hebben gesloten toen u zich voor ons webinar of onze cursus registreerde.

Persoonsgegevens worden verwerkt zolang de contractuele relatie met ons duurt en daarna gedurende 4 jaar na beëindiging van de contractuele relatie.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de werking van de Website en het Platform en de beveiliging daarvan, dat wil zeggen voor de interne werking van het Platform, voor uw identificatie als geregistreerde gebruiker bij het browsen en bij herhaalde bezoeken aan het Platform, en om uw veiligheid te waarborgen. Ook moeten wij informatie over uw voorkeuren verwerken, zoals toestemmingen, met welk type cookies u akkoord gaat, consent strings voor personalisatie- en marketingdoeleinden enzovoort.

Voor dit doel verwerken wij technische gegevens zoals het IP-adres en cookies die als noodzakelijk zijn gecategoriseerd.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij de goede werking en de veilige exploitatie van ons Platform. De gegevens worden in de regel verwerkt zolang uw bezoek aan het Platform duurt, met een maximale periode zoals vastgelegd in de cookiebanner of het cookiebeleid. Houd er rekening mee dat uw webbrowser zelf een periode kan instellen waarvoor de cookies worden bewaard.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te begrijpen hoe bezoekers onze Website of het Platform gebruiken. In het kader hiervan kunnen wij het verkeer naar onze Website of het Platform volgen, dat optimaliseren en uw bezoek aan de Website of het Platform in het algemeen soepeler en gebruiksvriendelijker maken.

Voor dit doel verwerken wij cookiegegevens die als analytisch zijn gecategoriseerd en door ons of door derden worden geleverd, wanneer u ons daarvoor toestemming geeft. De gegevens worden in de regel verwerkt zolang uw bezoek aan het Platform duurt, met een maximale periode zoals vastgelegd in de cookiebanner of het cookiebeleid. Houd er rekening mee dat uw webbrowser zelf een periode kan instellen waarvoor de cookies worden bewaard.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om informatie over uw persoonlijke voorkeuren te verkrijgen en om relevante advertenties te tonen. Daarbij kunnen wij producten en diensten op de site promoten en aanbieden, u marketingcommunicatie tonen over de diensten waarnaar u hebt geïnformeerd en ons merk online promoten. Hieronder kan ook de promotie van onze diensten via bijvoorbeeld sociale netwerken vallen, waarbij wij die informatie met derden delen.

Voor dit doel verwerken wij cookiegegevens die als marketing zijn gecategoriseerd en door ons of door derden worden geleverd, wanneer u ons daarvoor toestemming geeft. De gegevens worden in de regel verwerkt zolang uw bezoek aan het Platform duurt, met een maximale periode zoals vastgelegd in de cookiebanner of het cookiebeleid. Houd er rekening mee dat uw webbrowser zelf een periode kan instellen waarvoor de cookies worden bewaard.

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode die voor elk doel in deel B van dit
Privacybeleid is vastgelegd. In het algemeen bewaren wij uw persoonsgegevens zolang als nodig is om
de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden te verwezenlijken, tenzij een langere bewaartermijn
wettelijk vereist of toegestaan is (bijvoorbeeld voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering). Wanneer
de bewaartermijn voor een bepaald type gegevens verstrijkt, verwijderen of vernietigen wij die.
​
​U kunt ook vragen om verwijdering van uw gegevens door contact met ons op te nemen via dpo@smartsupp.com.
​Wij beoordelen uw verzoek overeenkomstig deel F.4 van dit Privacybeleid.

Wij geven uw gegevens niet door aan derden en maken die niet openbaar voor andere doeleinden dan
die in dit Privacybeleid (deel B) zijn vermeld. Ook worden de doeleinden van alle gegevensontvangers
vermeld in de onderstaande tabel. Wij delen persoonsgegevens met de onderstaande gegevensontvangers:

Bij het gebruik van cookies op onze Website en in het Product kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met andere gegevensontvangers, zoals: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

In het geval van reviews kunnen uw persoonsgegevens op andere platforms worden gedeeld, zoals: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens delen met bepaalde derden als verwerkingsverantwoordelijken voor het doel "Nakomen van wettelijke verplichtingen", wanneer wij daartoe op grond van toepasselijke wetgeving verplicht zijn (met name bestuursorganen, politie-instanties en gerechtelijke instanties). Zo kunnen wij ook verplicht zijn uw gegevens te delen met personen die stellen door uw handelen benadeeld te zijn.

Er zijn beveiligingsprocedures van kracht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen. Het Platform waarop persoonsgegevens worden verwerkt, staat voor inkomende netwerkverbindingen alleen beveiligde kanalen of protocollen toe. Wij versleutelen gegevens met SSL/TLS voor alle gegevensoverdracht. Wij hebben ook mechanismen ingevoerd om de fysieke of online toegang te beperken tot servers waarop persoonsgegevens staan. Daarnaast hebben wij een proces ingevoerd voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen die de beveiliging van de gegevens waarborgen.

Voor alle zaken die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens – of het nu gaat om een vraag, het uitoefenen van rechten, het indienen van een klacht bij ons enzovoort – kunt u contact met ons opnemen via dpo@smartsupp.com .

Uw verzoek wordt zonder onnodige vertraging behandeld, uiterlijk binnen 1 maand. In uitzonderlijke gevallen, met name vanwege de complexiteit van uw verzoek, hebben wij het recht deze termijn met nog eens 2 maanden te verlengen. Uiteraard informeren wij u altijd over zo'n verlenging en de reden daarvoor.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, zoals hieronder beschreven.

U hebt het recht van ons uitsluitsel te verkrijgen over de vraag of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken. Verwerken wij uw persoonsgegevens, dan hebt u ook het recht toegang te vragen tot informatie over het doel en de omvang van de verwerking, de ontvangers van de gegevens, de duur van de verwerking, het recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en het recht bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en de bronnen van de persoonsgegevens (deze informatie staat al in dit document). U kunt ons ook om een kopie vragen van de persoonsgegevens die wij verwerken. De eerste kopie verstrekken wij kosteloos; voor verdere kopieën kan een vergoeding worden gevraagd. De omvang van de verstrekte gegevens kan worden beperkt om geen inbreuk te maken op de rechten en vrijheden van anderen.

U hebt het recht uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op elk moment in te trekken. Het intrekken van de toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking en leidt evenmin tot beëindiging van de verwerking van persoonsgegevens die al zijn geanonimiseerd.

U hebt het recht ons te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over u te corrigeren. Afhankelijk van het doel van de verwerking kunt u ook het recht hebben onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

U hebt het recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen in gevallen waarin:

U kunt dit recht echter niet uitoefenen als de verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen of aan ons in het algemeen belang opgedragen taken te voldoen, of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U hebt het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen in gevallen waarin:

U hebt het recht een kopie te verkrijgen van uw persoonsgegevens die wij met geautomatiseerde middelen verwerken op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst. Wij verstrekken deze gegevens in een gangbaar en machineleesbaar formaat aan u of aan een door u aangewezen verwerkingsverantwoordelijke, als dat technisch haalbaar is. De omvang van de verstrekte gegevens kan worden beperkt om geen inbreuk te maken op de rechten en vrijheden van anderen.

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die wij op basis van ons gerechtvaardigd belang verwerken. Wij stoppen met het verwerken van uw gegevens als er geen andere zwaarder wegende redenen voor de verwerking zijn of als de verwerking niet noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, of als u bezwaar maakt tegen verwerking voor direct-marketingdoeleinden. Er geldt een specifieke regel wanneer u bezwaar maakt tegen nieuwsbrieven. In dat geval stoppen wij met het sturen van die nieuwsbrieven.

Naast de mogelijkheid om uw rechten bij ons bedrijf uit te oefenen, kunt u ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, te weten het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens, gevestigd te Pplk. Sochora 27, 170 00 Praag 7.

Dit Privacybeleid is van kracht vanaf 19.05.2025. Wij hebben het recht dit Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen, dus raadpleeg het regelmatig. Wij publiceren eventuele wijzigingen in dit document op onze Website.