Persoonsgegevensbeheerder: Smartsupp.com, s.r.o ., ID nr.: 036 68 681, met statutaire zetel aan Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, vertegenwoordigd door Vladimír Šandera, managing director, geregistreerd in het handelsregister bijgehouden door de regionale rechtbank in Brno, dossier nr. C 86206 (“wij”).

Contactgegevens: dpo@smartsupp.com

Wij bieden het Smartsupp-platform (het “Platform”) waarmee we je Live Chat, Flows (voorheen chatbots), Leadgeneratie en andere diensten aanbieden die zijn besteld volgens onze Servicevoorwaarden (de “Voorwaarden”). We nemen privacy serieus. Onze rol in het verwerken van persoonsgegevens is dubbel. We treden op als persoonsgegevensbeheerder (of in sommige privacywetten aangeduid als “onderneming”) en ook als verwerker van persoonsgegevens (of “dienstverlener”). Dit privacybeleid beschrijft onze rol als persoonsgegevensbeheerder, wat betekent dat je in dit privacybeleid alle relevante informatie vindt over doeleinden, duur van verwerking en jouw rechten.

Het Platform is beschikbaar op de website: https://www.smartsupp.com/ (de “Website”).

Als je ons Platform wil gebruiken als gebruiker en van onze diensten gebruikmaakt (en wij dus persoonsgegevens verwerken van bijvoorbeeld bezoekers van jouw website), verwerken wij persoonsgegevens volgens jouw instructies. Wees je ervan bewust dat je in zulke gevallen optreedt als de persoonsgegevensbeheerder. Regels voor het verwerken van persoonsgegevens in zulke gevallen vind je in onze Data Processing Terms, beschikbaar hier: https://help.smartsupp.com/dpa.

We hebben het artikel opgedeeld in een aantal secties:

Om zo transparant mogelijk te zijn, hebben we de persoonsgegevens die we verwerken verdeeld in de volgende categorieën:

We verkrijgen persoonsgegevens direct van jou, of als je een gebruiker bent van het Platform en jouw account is aangemaakt door je werkgever/contractpartij, kunnen we persoonsgegevens van die werkgever/contractpartij ontvangen waarmee wij een contractuele relatie hebben.

Ons Platform is niet bedoeld voor het opslaan of verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische informatie, enz.).

We gebruiken jouw persoonsgegevens om je te voorzien van de diensten die je hebt aangevraagd, waaronder
ook e-mailnotificaties en nieuwsbrieven, klantenondersteuning, voldoen aan wettelijke
verplichtingen, enz. Alle doeleinden en gebruik van gegevens zijn opgenomen in dit deel B van het privacybeleid waar je vindt voor welke doeleinden we jouw gegevens gebruiken, welk type gegevens wordt
verwerkt en wat de bewaartermijn per verwerking is.
​
We zullen je gegevens niet verkopen aan derden, maar kunnen ze delen met onze partners die ons helpen onze diensten te leveren (zie deel D van dit privacybeleid).

We verwerken persoonsgegevens in de eerste plaats om je onze diensten te leveren, toegang tot het account op het Platform te geven (en jouw medewerkers en ander personeel toegang te bieden) en aangevraagde diensten, met name wanneer je je registreert op het Platform, een gebruikersaccount aanmaakt, facturatiegegevens invult en betaalt voor onze diensten of ons om meer informatie vraagt. Als onderdeel hiervan kunnen wij je berichten sturen over het aangaan en uitvoeren van een contract, nieuwe producten en diensten, betalingsherinneringen, wachtwoordherstel en andere essentiële informatie. Deze informatie (en andere onderlinge communicatie) kan ook per e-mail worden verzonden (e-mailnotificatie). Voor dit doel verwerken we jouw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Loggegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op een wederzijdse contractuele relatie.

Betalingen verlopen via betaalproviders die beschreven worden in deel D – lijst van ontvangers.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van het contract tussen jou en ons en de noodzaak om stappen te nemen op jouw verzoek voordat het contract wordt afgesloten. Als je geen directe partij bent bij het contract (bijvoorbeeld een werknemer van onze klant of iemand die namens onze klant handelt), verwerken wij je persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij de uitvoering van het betreffende contract.

De gegevens worden verwerkt gedurende de duur van het afgesloten contract en gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van verplichtingen onder dat contract. Als je jouw account gedurende een langere periode niet gebruikt, wordt het gedeactiveerd. Wil je informatie over je account verwijderen, neem dan contact met ons op via de contactgegevens of via support of andere contactmanieren.

Over Google Workspace API: We bevestigen dat het gebruik van Google Workspace API's door onze applicatie strikt beperkt is tot het aanbieden van onze diensten aan gebruikers. We gebruiken geen gegevens die via Google Workspace API's zijn verkregen om algemene kunstmatige intelligentie (AI) of machine learning (ML) modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Ons gebruik van deze API's voldoet aan de beperkte gebruiksvoorwaarden van Google zoals beschreven hier.

Wij verwerken je persoonsgegevens ook om je klantenondersteuning te bieden, inclusief het afhandelen van alle verzoeken en vragen, opvolgcommunicatie en het verstrekken van documentatie voor vervolgcontact.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op klantenservice.

De rechtsgrond voor deze verwerking is de uitvoering van het contract tussen jou en ons of ons gerechtvaardigde belang.

Persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de contractuele relatie met de klant en vervolgens zolang als nodig is ter bescherming van onze juridische belangen of zolang als nodig voor het afhandelen van het klantenverzoek. De maximale opslagtermijn is bepaald op 3,5 jaar na het indienen van de aanvraag.

Wij gebruiken informatie ook om klanten die het product gebruiken te evalueren, tevredenheid te meten, trends te beoordelen en te waarborgen dat het Platform optimaal wordt gebruikt.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Informatie verkregen uit vragenlijsten.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang, namelijk verbetering van het platform en de gebruikerservaring.

De persoonsgegevens worden bewaard zolang de onderlinge relatie voortduurt. De gegevens worden verwerkt gedurende een redelijke periode nodig voor onderlinge communicatie of het uitvoeren van enquêtes.

We kunnen je gegevens ook verwerken om ons te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik van ons Platform en onze diensten, en hun veilig gebruik te garanderen. Ook kunnen we persoonsgegevens gebruiken om onze eigen aanspraken te beschermen of te onderzoeken, te voorkomen, of actie te ondernemen bij illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties die een bedreiging vormen voor de fysieke veiligheid van een persoon of bij schending van onze Voorwaarden. Dit doel omvat ook het verwerken van persoonsgegevens bij het afhandelen van mogelijke klachten.

Voor dit doel verwerken we jouw Identificatiegegevens, Inloggegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Loggegevens, IP-adres en andere informatie over het gebruik van het Platform, Gebruikersinformatie, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst en Communicatiegegevens indien de communicatie betrekking heeft op een wederzijdse contractuele relatie.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang: bescherming van onze rechten en plichten en bescherming tegen fraude en misbruik.

We verwerken de gegevens zolang de verjaringstermijnen of andere termijnen voor het uitoefenen van aanspraken lopen. Deze periode kan worden aangepast afhankelijk van de actuele situatie en specifieke bevindingen en veroorzaakte fraude. De verwerkingstermijn kan doorgaans worden bepaald aan de hand van de verjaringstermijnen (zoals 10 jaar volgens toepasselijke wetgeving).

Net als andere bedrijven zijn wij verplicht om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, met name op het gebied van belastingen, boekhouding en andere toepasselijke gebieden. Tegelijk moeten wij bereid zijn om medewerking te verlenen aan overheidsinstanties als dat wettelijk verplicht is.

Voor dit doel verwerken wij jouw Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Gegevens in verband met de uitvoering van de overeenkomst, Communicatiegegevens (indien gebruikt voor wettelijke verplichtingen).

De rechtsgrond voor deze verwerking is het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Deze gegevens worden verwerkt zolang als wettelijk vereist. We zijn wettelijk verplicht om boekhoudkundige documenten en boekhoudkundige gegevens (facturen) 5 jaar te bewaren vanaf het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Ook moeten we facturen nog 3 jaar bewaren vanaf het einde van het belastingjaar waarin de fiscale verplichting ontstond. Ook moeten we fiscale documenten 10 jaar bewaren vanaf het einde van het belastingjaar waarin de transactie plaatsvond.

Af en toe kunnen we je commerciële communicatie sturen via e-mail. Het gaat niet om communicatie die gerelateerd is aan de uitvoering van contractuele relaties (zoals wijzigingen in contractvoorwaarden, betalingsmeldingen, vertragingen, enz.) maar om communicatie over promotionele evenementen, kortingen, campagnes en andere communicatie ter promotie van ons merk.

Voor dit doel verwerken wij jouw e-mailadres en jouw Identificatiegegevens.

De rechtsgrond hiervoor is opgedeeld in twee delen:

· Als je je account aanmaakt en je registreert, sluiten we samen een contract en ontstaat een klantrelatie. Persoonsgegevens worden dan verwerkt op grond van ons gerechtvaardigde belang (direct marketing).

· Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrieflijst, geef je ons toestemming voor die verwerking door je in te schrijven.

Je kunt je te allen tijde afmelden voor nieuwsbrieven via de uitschrijflink in de voettekst van elk bericht. Je kunt ook altijd je toestemming intrekken, wat op hetzelfde neerkomt als hierboven beschreven.

Persoonsgegevens worden verwerkt gedurende 2 jaar vanaf het laatste actieve moment van het bekijken van de nieuwsbrief, tenzij je je eerder uitschrijft.

We delen graag informatie over je review van het Platform en vertellen er graag over. We kunnen dus je persoonsgegevens verwerken en je review delen op onze sociale kanalen of de Website.

Voor dit doel verwerken we je Identificatiegegevens, Contactgegevens en Inloggegevens. Bij jouw expliciete toestemming verwerken we ook foto's, bedrijfsnaam, functie en overige persoonsgegevens die in de reviewtekst staan.

De rechtsgrond voor deze verwerking is je toestemming.

Je persoonsgegevens in reviews worden verwerkt tot intrekking van je toestemming, maximaal 5 jaar.

Je kan deelnemen aan onze webinars en andere cursussen die we organiseren. We verwerken je persoonsgegevens voor de organisatie en het aanbieden van dit webinar of die cursus. We kunnen video-opnamen of foto's maken van sommige van deze evenementen. We streven ernaar zo anoniem mogelijk te blijven, dus we vermelden jouw naam of overige details niet in foto’s of opnamen tenzij je ons daarvoor toestemming geeft (bijvoorbeeld voor een referentie).

We verwerken je Identificatiegegevens, Contactgegevens, Betaalgegevens en facturatiegegevens, Foto’s en video’s.

De rechtsgrond voor deze verwerking is een wederzijds contract dat we sloten toen je je inschreef voor ons webinar/cursus.

Persoonsgegevens worden verwerkt zolang de contractuele relatie met ons voortduurt, en daarna tot 4 jaar na het einde van de overeenkomst.

We verwerken je persoonsgegevens om de Website en het Platform te laten werken en voor de beveiliging ervan, d.w.z. voor de interne werking van het Platform, jouw identificatie als geregistreerde gebruiker bij het bladeren en herhaaldelijk bezoeken van het Platform, en om je veiligheid te garanderen. Ook moeten we informatie verwerken over je voorkeuren, zoals toestemmingen, welk type cookies je accepteert, consent strings voor personalisatie- en marketingdoeleinden, enz.

Voor dit doel verwerken we Technische gegevens zoals IP-adres en Cookies die als noodzakelijk zijn geclassificeerd.

De rechtsgrond voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang: het goed functioneren en veilig gebruiken van het Platform. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browserinstellingen kunnen ook bepalen hoelang cookies bewaard blijven.

We verwerken je persoonsgegevens om te begrijpen hoe bezoekers onze Website of het Platform gebruiken. Hierbij kunnen we verkeer monitoren, optimaliseren en je bezoek soepeler en gebruiksvriendelijker maken.

Voor dit doel verwerken we cookiegegevens geclassificeerd als analytisch die wij of derden verzamelen als je daarvoor toestemming geeft. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browser kan bepalen hoelang cookies worden bewaard.

We verwerken je persoonsgegevens om informatie te verkrijgen over je persoonlijke voorkeuren en relevante advertenties te tonen. Hiermee kunnen we producten en diensten aanbieden op de site en je marketingcommunicatie tonen die verband houdt met de diensten waar je interesse in hebt getoond, en promoten we ons merk online. Dit omvat ook het promoten van onze diensten via bijvoorbeeld sociale kanalen als we informatie delen met derden.

Voor dit doel verwerken we cookiegegevens geclassificeerd als marketing, verzameld door ons of derden als je daarvoor toestemming geeft. Gegevens worden verwerkt gedurende je bezoek aan het Platform, met een maximale periode zoals aangegeven in de cookiebalk of cookieverklaring. Je browser kan bepalen hoelang cookies worden bewaard.

Smartsupp biedt een optionele connector gebaseerd op het Model Context Protocol (MCP) waarmee je het Platform kunt gebruiken vanuit een externe AI-assistent van je keuze, zoals ChatGPT (OpenAI) of Claude (Anthropic) (de “AI-assistent”). De connector werkt alleen nadat een gebruiker van jouw Smartsupp-account deze toevoegt aan de AI-assistent en het autoriseert door in te loggen op Smartsupp. De AI-assistent kan dan alleen binnen de toegangsrechten van die gebruiker handelen.

Verwerkte gegevens. Afhankelijk van wat je de AI-assistent vraagt, leest of wijzigt de connector de volgende gegevens die in je Smartsupp-account zijn opgeslagen:

Wij ontvangen alleen de parameters van de verzoeken die de AI-assistent naar ons stuurt. Wij ontvangen jouw gesprekken met de AI-assistent, diens chathistorie of geheugen, of bestanden die je uploadt niet. Om de connector te kunnen aanbieden verwerken we ook autorisatiegegevens (access tokens en het ID van de gekoppelde AI-assistent) en technische logs van connectorverzoeken.

Doel en rechtsgrond. Wij verwerken de gegevens in je account om de acties uit te voeren die je via de AI-assistent aanvraagt, namens jou als verwerker onder onze Data Processing Terms. We verwerken autorisatiegegevens en technische logs voor het aanbieden van de connector (uitvoering van contract) en om het Platform veilig te houden en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang). Wij gebruiken gegevens die door de connector gaan niet voor AI-training, we verkopen ze niet en gebruiken ze ook niet voor advertenties.

Ontvangers. Gegevens die door de connector worden teruggestuurd gaan naar de AI-assistent die je hebt gekozen. De provider daarvan verwerkt deze gegevens onder jouw overeenkomst en diens privacyverklaring. Mocht die provider gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt overdracht volgens jouw instructie en met de waarborgen uit jouw overeenkomst.

Bewaren. We bewaren geen aparte kopie van de gegevens die de connector teruggeeft; deze blijven in je Smartsupp-account en worden bewaard zoals beschreven in onze Data Processing Terms. Toegangstokens verlopen automatisch na een beperkte periode. Technische logs van connectorverzoeken bevatten alleen aanvraagmetadata (zoals tijd, gebruikte tool en resultaatstatus), niet de inhoud van verzoeken of antwoorden, en worden 30 dagen bewaard.

Eigen regie. De connector is optioneel en is pas actief nadat je deze autoriseert. Je kunt deze op elk moment loskoppelen in de connectorinstellingen van de AI-assistent, waarna de AI-assistent geen toegang meer heeft tot je account. Je kunt ons ook vragen de verbinding te ontkoppelen via dpo@smartsupp.com.

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode vastgesteld voor elk doel in deel B van dit
privacybeleid. In het algemeen bewaren we jouw persoonsgegevens zolang dat nodig is om
de doeleinden in dit privacybeleid te realiseren, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk
is vereist of toegestaan (bijvoorbeeld voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen). Als de bewaartermijn van een gegevenstype verloopt, zullen we deze wissen of vernietigen.
​
​Je kunt ook verzoeken om je gegevens te laten verwijderen door contact met ons op te nemen via dpo@smartsupp.com.
​Wij beoordelen je verzoek volgens deel F.4 van dit privacybeleid.

We geven je gegevens niet door aan derden voor andere doeleinden dan
deze in dit privacybeleid (deel B). De doeleinden van alle ontvangers staan
vermeld in de onderstaande tabel. Wij delen persoonsgegevens met onderstaande ontvangers:

Bij gebruik van cookies op onze Website en in het Product kunnen wij je persoonsgegevens ook delen met andere gegevensontvangers, zoals: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Bij reviews kunnen jouw persoonsgegevens gedeeld worden op andere platforms, zoals: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Bovendien kunnen we jouw persoonsgegevens delen met bepaalde derden als gegevensbeheerder om "Wettelijke verplichtingen" te vervullen wanneer we daartoe verplicht zijn krachtens toepasselijke regelgeving (met name overheidsinstanties, politie- en justitiële autoriteiten). Evenzo kunnen we verplicht zijn je gegevens te delen met personen die stellen schade te hebben geleden door jouw handelen.

Er zijn beveiligingsprocedures om de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen. Het Platform waarop persoonsgegevens worden verwerkt, staat alleen veilige kanalen of protocollen toe voor inkomend netwerkverkeer. We versleutelen gegevens met SSL/TLS voor alle dataoverdracht. We hebben ook mechanismen om fysieke of online toegang tot servers waarop persoonsgegevens worden gehost te beperken. Regelmatige tests, beoordeling en evaluatie van technische en organisatorische maatregelen zijn onderdeel van onze processen om de beveiliging van gegevens te garanderen.

Voor alle zaken gerelateerd aan de verwerking van je persoonsgegevens, of het nu een vraag is, het uitoefenen van rechten, een klacht aan ons richten, enzovoort, kun je contact opnemen via dpo@smartsupp.com .

Jouw verzoek zal zonder onnodige vertraging verwerkt worden, maximaal binnen 1 maand. In uitzonderlijke gevallen, vooral door de complexiteit van je verzoek, mogen wij deze termijn verlengen met nog eens 2 maanden. Uiteraard informeren wij je altijd over zo'n verlenging en de reden ervan.

Je hebt ook recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit zoals hieronder beschreven.

Je hebt het recht van ons te vernemen of wij je persoonsgegevens verwerken. Als wij je persoonsgegevens verwerken, heb je ook het recht toegang te vragen tot informatie over het doel en de omvang van de verwerking, de ontvangers van de gegevens, de duur van de verwerking, het recht op rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en bezwaar maken tegen de verwerking, het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en de bron van de persoonsgegevens (deze informatie is al in dit document opgenomen). Je kunt ons ook vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij verwerken. De eerste kopie is gratis; verdere kopieën kunnen kosten met zich meebrengen. De verstrekte gegevens kunnen beperkt zijn zodat deze geen inbreuk maken op rechten en vrijheden van anderen.

Je hebt het recht om je toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op ieder moment in te trekken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking, en leidt evenmin tot beëindiging van de verwerking van reeds geanonimiseerde persoonsgegevens.

Je hebt het recht ons te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over jou te corrigeren. Afhankelijk van het doel van de verwerking heb je ook het recht om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door middel van een aanvullende verklaring.

Je hebt het recht om verwijdering van je persoonsgegevens te verzoeken in de volgende gevallen:

Dit recht geldt echter niet als verwerking noodzakelijk is voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of taken in het algemeen belang, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Je hebt het recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken in de volgende gevallen:

Je hebt het recht een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen die wij geautomatiseerd verwerken op grond van je toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst. We geven deze gegevens in een gangbaar en machineleesbaar formaat aan jou of een door jou aangewezen beheerder, indien technisch mogelijk. De omvang van de verstrekte gegevens kan beperkt zijn zodat deze geen inbreuk maken op rechten en vrijheden van anderen.

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens die wij verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij stoppen de verwerking van je gegevens als er geen andere zwaarder wegende redenen meer zijn of als verwerking niet nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims of als je bezwaar maakt tegen directe marketing. Voor nieuwsbrieven geldt een aparte regel; als je bezwaar maakt, stoppen wij direct met het sturen van nieuwsbrieven.

Naast het uitoefenen van je rechten bij ons bedrijf kun je ook een klacht indienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit, namelijk de Autoriteit Persoonsgegevens aan Pplk. Sochora 27, 170 00 Praag 7.

Dit privacybeleid is van kracht vanaf 08.10.2026. Wij mogen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, dus controleer het regelmatig. Wij plaatsen alle wijzigingen op onze Website.