Volgens de Servicevoorwaarden (de “Voorwaarden”) levert Smartsupp de in de Voorwaarden omschreven Dienst aan u als gebruiker van de Dienst. De relatie tussen Smartsupp en de gebruiker berust dus op een online registratieproces van de gebruiker of op een schriftelijke of elektronische overeenkomst waaraan de Voorwaarden zijn gehecht, die samen een overeenkomst vormen tussen u en Smartsupp (de "Overeenkomst"). Dit addendum inzake gegevensverwerking (hierna de "DPA") vormt een integraal onderdeel van de Overeenkomst.

Woorden die met een hoofdletter beginnen, hebben dezelfde betekenis als in de Voorwaarden of in een andere in de Voorwaarden genoemde bijlage, tenzij in deze DPA anders is bepaald.

Smartsupp sluit deze DPA in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“AVG”), de Data Protection Act 2018 of de CCPA/CPRA, en ook in overeenstemming met andere privacywetten die tijdens de levering van de Dienst onder de Overeenkomst van toepassing zijn (“toepasselijke privacywetten”).

Waar deze DPA bepaalt dat Smartsupp optreedt als verwerker van persoonsgegevens, heeft dat de betekenis die in de AVG aan “verwerker” wordt gegeven, en de gelijkwaardige termen onder andere toepasselijke privacywetten (bijvoorbeeld “Service Provider” zoals gedefinieerd in de CCPA). Waar deze DPA bepaalt dat u optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, heeft dat dezelfde betekenis als “verwerkingsverantwoordelijke” in de AVG en de gelijkwaardige termen onder toepasselijke privacywetten (bijvoorbeeld “Business” zoals gedefinieerd in de CCPA).

Inhoud:

1.1 Verwerking van persoonsgegevens als verwerker. Smartsupp kan persoonsgegevens namens de gebruiker verwerken wanneer de Dienst aan de gebruiker wordt geleverd; Smartsupp treedt dan ten opzichte van de gebruiker op als verwerker van persoonsgegevens (of als subverwerker).

De verwerkingsactiviteiten van Smartsupp vloeien voort uit de registratie, uit de Overeenkomst of uit gedocumenteerde verzoeken die de gebruiker tijdens de levering van de Dienst doet via het platform dat beschikbaar is op https://www.smartsupp.com (het “Platform”).

1.2 Machtiging tot verwerking van persoonsgegevens. De gebruiker machtigt Smartsupp hierbij om persoonsgegevens van de betrokkenen die de gebruiker verstrekt te verwerken in overeenstemming met de Dienst, zoals in deze DPA bepaald. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens voor de gebruiker volgens de gedocumenteerde instructies van de gebruiker en uitsluitend voor zover dat nodig is voor de behoorlijke nakoming van de verplichtingen van Smartsupp uit de Overeenkomst.

1.3 Verantwoordelijkheid van de gebruiker. Omdat Smartsupp optreedt als verwerker, treedt de gebruiker op als verwerkingsverantwoordelijke en is deze daarom verantwoordelijk voor het nakomen van alle verplichtingen die met de verwerking van persoonsgegevens samenhangen. Tot die verplichtingen behoren het naar behoren informeren van betrokkenen over de verwerking van persoonsgegevens, het zo nodig verkrijgen van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens en het afhandelen van verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen (zoals het recht op informatie, inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar enzovoort). Smartsupp helpt de gebruiker bij het nakomen van die verplichtingen via het Platform of via gedocumenteerde verzoeken van de gebruiker. Smartsupp is echter op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de activiteiten van de gebruiker, waaronder activiteiten die in strijd kunnen zijn met privacywetgeving of andere wetgeving in het land van waaruit de gebruiker de Dienst gebruikt.

2.1 Onderwerp van de verwerking. Het onderwerp van de verwerking van de hieronder omschreven persoonsgegevens door Smartsupp is het leveren van de Dienst zoals in de Overeenkomst bepaald, met name het verwerken van persoonsgegevens wanneer u de functies van onze Dienst gebruikt zoals op de Website beschreven.

2.2 Soorten persoonsgegevens. In het kader van het nakomen van verplichtingen uit de Overeenkomst en het leveren van de Dienst kunnen op grond van deze DPA de volgende soorten persoonsgegevens worden verwerkt:

a) contactgegevens, zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer of contactgegevens van een socialmedia-account,

b) gegevens over het bezoek aan de website van de gebruiker, zoals de URL van de bezochte website, datum en tijd van het websitebezoek, technische informatie (schermresolutie, apparaattype, browsertype, besturingssysteem enzovoort), IP-adres, geolocatiegegevens (land en stad van waaruit de gebruiker uw website heeft bekeken),

c) informatie in de gesprekken tussen gebruikers en klanten of andere gebruikers bij het gebruik van de functies van de Dienst,

d) technische logs en andere informatie over gebruikers die de Dienst gebruiken (Smartsupp gebruikt tools van derden om die informatie vast te leggen),

e) andere persoonsgegevens die door de gebruiker worden geüpload of op enige andere wijze worden gebruikt, of

f) de persoonsgegevens waarvan het type, de omvang en de details tijdens de levering van de Dienst naar eigen inzicht door de gebruiker worden bepaald en beheerd.

De omvang van de persoonsgegevens hangt af van het type functies van de Dienst dat de gebruiker gebruikt. De Dienst is niet bedoeld voor het opslaan van bijzondere categorieën persoonsgegevens. De gebruiker mag de Dienst niet gebruiken om bijzondere categorieën persoonsgegevens op te slaan of te verwerken. Verwerkt de gebruiker die toch via de Dienst, dan aanvaardt Smartsupp geen aansprakelijkheid voor die verwerking.

2.3 Categorieën betrokkenen. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens over de volgende categorieën betrokkenen:

a) werknemers (en andere medewerkers en personen die namens de gebruiker handelen) van de gebruiker;

b) personen voor wie de gebruiker binnen de Dienst een account heeft aangemaakt;

c) klanten en andere gebruikers van de gebruiker aan wie de Dienst wordt geleverd;

d) bezoekers van de website van de gebruiker;

e) andere personen van wie de persoonsgegevens tijdens de levering van de Dienst door de gebruiker aan Smartsupp zijn verstrekt en van wie de persoonsgegevens zijn vastgelegd of anderszins zijn verwerkt in verband met de levering van de Dienst aan de gebruiker.

3.1 Aard van de verwerking van persoonsgegevens. Smartsupp verwerkt persoonsgegevens op geautomatiseerde, elektronische wijze; de verwerking bestaat uit het benaderen van de persoonsgegevens in het kader van de levering van de Dienst, het inzien van de persoonsgegevens, het opslaan van persoonsgegevens en andere activiteiten die bij de levering van de Dienst aan de gebruiker kunnen horen. De aard van de verwerking van persoonsgegevens vloeit voort uit:

a) de Overeenkomst die partijen hebben gesloten;

b) de verzoeken van de gebruiker of van andere gemachtigde gebruikers die het Platform namens de gebruiker gebruiken;

c) de aard van de Dienst en het Platform;

d) eventuele andere gedocumenteerde instructies van de gebruiker.

3.2 Doel van de verwerking. Het doel van de verwerking is het leveren van de Dienst aan de gebruiker, zoals in de Voorwaarden omschreven, en andere doeleinden die uit de levering van de Dienst kunnen voortvloeien.

4.1 Duur van de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats zolang de Overeenkomst duurt, of zolang Smartsupp in verband met de uitvoering van de Overeenkomst instructies van de gebruiker ontvangt. Smartsupp verbindt zich ertoe de verplichtingen uit de wetgeving inzake gegevensbescherming gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst na te komen, tenzij uit de Overeenkomst blijkt dat die na beëindiging daarvan voortduren.

4.2 Teruggave en verwijdering van persoonsgegevens. Wordt de Overeenkomst beëindigd, dan verwijdert Smartsupp, voor zover de toepasselijke privacywetten dat toestaan, binnen 3 maanden na beëindiging alle persoonsgegevens die met het oog op de levering van de Dienst zijn opgeslagen. Verzoekt de gebruiker Smartsupp binnen die periode om de gegevens liever terug te krijgen, dan is Smartsupp gerechtigd een redelijke vergoeding in rekening te brengen waarvan het bedrag vooraf wordt meegedeeld.

5.1 Verplichtingen van Smartsupp. Bij de verwerking van persoonsgegevens verbindt Smartsupp zich ertoe:

a) persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de gebruiker; voor alle duidelijkheid wordt de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de verplichtingen uit de Overeenkomst geacht te worden uitgevoerd volgens de instructies van de gebruiker;

b) de instructies van de gebruiker te volgen wat betreft de doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij die verwerking al vereist is op grond van het recht van de Europese Unie of van een lidstaat dat op Smartsupp van toepassing is;

c) ervoor te zorgen dat personen die gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken tot geheimhouding zijn verplicht of onder een wettelijke geheimhoudingsplicht vallen;

d) rekening houdend met de aard van de verwerking, de gebruiker waar mogelijk met passende technische en organisatorische maatregelen bij te staan bij het nakomen van diens verplichting te reageren op verzoeken om rechten van betrokkenen uit te oefenen; de regels voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen staan in artikel 5.2 van deze DPA;

e) de gebruiker bij te staan bij het nakomen van diens verplichtingen om (i) het beveiligingsniveau van de verwerking te waarborgen, (ii) inbreuken in verband met persoonsgegevens te melden bij de toezichthoudende autoriteit en, waar van toepassing, bij betrokkenen, (iii) een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren en (iv) voorafgaande raadpleging bij de toezichthoudende autoriteit te doen, steeds rekening houdend met de aard van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens;

f) de gebruiker of een door de gebruiker gemachtigde persoon toe te staan de naleving van deze DPA te controleren (waaronder audits of inspecties), in het bijzonder het nakomen van de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de verwerking van persoonsgegevens, en aan zulke controles bij te dragen volgens de redelijke instructies van de gebruiker of de gemachtigde persoon; de specifieke regels voor audits staan in de artikelen 5.3 en 5.4 van deze DPA;

g) de gebruiker alle informatie te verstrekken die redelijkerwijs van Smartsupp kan worden verwacht om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming is voldaan.

5.2 Verzoeken van betrokkenen. Neemt een betrokkene rechtstreeks contact op met Smartsupp, dan wijst Smartsupp de betrokkene erop het verzoek rechtstreeks aan de gebruiker te richten. Smartsupp levert uitsluitend commercieel redelijke inspanningen om de gebruiker te helpen op zo'n verzoek van een betrokkene te reageren, voor zover Smartsupp dat wettelijk mag doen. De gebruiker draagt alle kosten die voortvloeien uit het verlenen van die bijstand door Smartsupp en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van zo'n verzoek.

5.3 Regels voor audits. De gebruiker stuurt een verzoek om een audit (controle) uitsluitend, en met redelijke tussenpozen, naar het e-mailadres van Smartsupp dpo@smartsupp.com. Na ontvangst van een auditverzoek komen partijen vooraf overeen: (i) de mogelijke datum van de audit, (ii) beveiligingsmaatregelen en de wijze waarop de naleving van geheimhoudingsverplichtingen tijdens de audit wordt gewaarborgd, en (iii) het verwachte begin, de omvang en de duur van de audit. Wordt binnen 30 dagen na de datum van het verzoek geen overeenstemming bereikt, dan stelt Smartsupp de voorwaarden van de audit vast.

5.4 Auditor. Smartsupp kan schriftelijk bezwaar maken tegen een door de gebruiker aangewezen auditor (gemachtigde persoon) als die auditor naar het oordeel van Smartsupp onvoldoende gekwalificeerd is, niet onafhankelijk is, in een concurrentiepositie ten opzichte van Smartsupp verkeert of anderszins kennelijk ongeschikt is. Na dat bezwaar is de gebruiker verplicht een andere auditor aan te wijzen of de audit zelf uit te voeren. De gebruiker stelt Smartsupp onverwijld in kennis van informatie over elke tijdens de audit ontdekte niet-naleving, hetzij van toepasselijke privacywetten, hetzij van deze DPA.

5.5 Omvang van de audit. De omvang van de door de gebruiker uitgevoerde audit omvat uitsluitend documentatie en processen die rechtstreeks samenhangen met het gebruik van de Dienst door die specifieke gebruiker.

5.6 Subverwerkers. De gebruiker stemt in met de inschakeling van andere subverwerkers bij de verwerking van persoonsgegevens. Afhankelijk van het type Dienst dat wordt geleverd of door de gebruiker wordt gevraagd, kan Smartsupp andere subverwerkers inschakelen of persoonsgegevens delen met andere gegevensontvangers. De gebruiker stemt ermee in dat Smartsupp de subverwerkers inschakelt die zijn vermeld op: https://help.smartsupp.com/nl/articles/12647685

5.7 Bezwaar tegen andere subverwerkers. Smartsupp informeert de gebruiker schriftelijk of door de lijst van subverwerkers bij te werken over de inschakeling van een extra subverwerker, voordat die extra subverwerker wordt ingeschakeld; de gebruiker kan binnen 10 werkdagen na die kennisgeving bezwaar maken tegen de inschakeling van de extra subverwerker. Maakt de gebruiker niet binnen de gestelde termijn bezwaar, dan schakelt Smartsupp de extra subverwerker in. Maakt de gebruiker wel bezwaar, dan beoordeelt Smartsupp dat bezwaar en, als het dat gegrond acht, schakelt het de extra subverwerker niet in of voert het een commercieel redelijke wijziging door in de configuratie of het gebruik van de Dienst door de gebruiker om verwerking door die subverwerker te vermijden. Is zo'n wijziging niet mogelijk, dan kan Smartsupp de Overeenkomst met de gebruiker (geheel of gedeeltelijk) beëindigen of het deel van de Dienst waaraan de extra subverwerker is verbonden niet leveren, zonder in verzuim te zijn of enige verplichting te schenden. Smartsupp vergoedt de gebruiker vooruitbetaalde vergoedingen die betrekking hebben op het resterende deel van de looptijd van die Overeenkomst na de ingangsdatum van de beëindiging voor de beëindigde Dienst, zonder de gebruiker voor die beëindiging een boete op te leggen.

5.8 Verplichtingen jegens andere subverwerkers.Schakelt Smartsupp een andere subverwerker in, dan moet die andere subverwerker zich contractueel verbinden tot dezelfde verplichtingen ter bescherming van persoonsgegevens als tussen de gebruiker en Smartsupp zijn overeengekomen, en tot het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen.

5.9 Aansprakelijkheid voor subverwerkers.Smartsupp is aansprakelijk voor het handelen en nalaten van zijn subverwerkers in dezelfde mate als waarin Smartsupp aansprakelijk zou zijn als de levering van de Dienst door elke subverwerker rechtstreeks onder de voorwaarden van deze DPA zou plaatsvinden, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald.

5.10 Kosten in verband met de uitvoering van de DPA. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, draagt de gebruiker zijn eigen kosten in verband met de uitvoering van de DPA. Smartsupp is gerechtigd de gebruiker de redelijke kosten in rekening te brengen die worden gemaakt bij het afhandelen van een verzoek en het nakomen van een verplichting uit deze DPA.

6.1 Verplichting om persoonsgegevens te beveiligen. Smartsupp heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen en houdt die in stand om ongeoorloofde of onopzettelijke toegang tot, wijziging, vernietiging of verlies van persoonsgegevens, ongeoorloofde doorgifte, andere ongeoorloofde verwerking of ander ongeoorloofd misbruik van persoonsgegevens te voorkomen. Smartsupp controleert regelmatig of die maatregelen worden nageleefd.

6.2 Specifieke beveiligingsmaatregelen. Smartsupp heeft de volgende maatregelen getroffen en houdt die in stand om een passend beveiligingsniveau te waarborgen:

Technische maatregelen:

a) Pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens:

het Platform waarop persoonsgegevens worden verwerkt staat voor inkomende netwerkverbindingen alleen beveiligde kanalen of protocollen toe; Smartsupp versleutelt gegevens met SSL/TLS voor alle gegevensoverdracht

de IT-systemen die persoonsgegevens verwerken staan alleen beveiligde kanalen of protocollen toe;

cryptografische sleutels worden veilig beheerd.

b) Het vermogen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingssystemen en -diensten doorlopend te waarborgen:

fysieke toegang door personeel van Smartsupp is beperkt tot bevoegde personen;

Smartsupp heeft mechanismen getroffen om de fysieke of online toegang te beperken tot servers waarop persoonsgegevens staan;

het voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens en het voorkomen dat persoonsgegevens zonder machtiging worden gebruikt;

personen die gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken hebben uitsluitend toegang tot die persoonsgegevens die zij nodig hebben en waartoe zij bevoegd zijn, en persoonsgegevens kunnen tijdens de verwerking niet zonder machtiging worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd;

toegang wordt sterk geauthenticeerd (bijvoorbeeld door sterke wachtwoorden te gebruiken);

toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd;

toegangspogingen (zowel geslaagde als mislukte) worden gelogd en gemonitord;

het personeel van Smartsupp mag geen persoonsgegevens lokaal downloaden en verwerken op hun werkstations of op enige andere netwerklocatie;

alle mogelijke storingen van het Platform en afwijkingen worden gelogd.

c) Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens tijdig te herstellen:

Smartsupp heeft het back-upproces, de mechanismen en de tools ingevoerd;

de herstelprocedure, de leesbaarheid van de gegevens en de integriteit van back-ups worden periodiek getest.

d) Smartsupp heeft een proces ingevoerd voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen die de beveiliging van de verwerking waarborgen.

e) Persoonsgegevens kunnen tijdens elektronische doorgifte, transport of opslag niet zonder machtiging worden gewijzigd of verwijderd, en de ontvangende entiteiten van elke doorgifte kunnen worden vastgesteld en geverifieerd.

Organisatorische maatregelen:

f) Al het personeel dat bij de verwerking van persoonsgegevens betrokken is, is geïnformeerd over het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens, heeft passende training over zijn verantwoordelijkheden gekregen en heeft schriftelijke geheimhoudingsovereenkomsten gesloten.

g) Smartsupp heeft interne richtlijnen en processen ingevoerd om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetten.

h) Voor vragen over deze DPA, de naleving van wetgeving inzake gegevensbescherming, gegevensprivacy of andere privacykwesties kan de Klant een e-mail sturen naar dpo@smartsupp.com.

6.3 Beveiligingsincidenten. Ontdekt Smartsupp een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt het die zonder onnodige vertraging aan de gebruiker, uiterlijk 48 uur nadat het van het beveiligingsincident kennis heeft genomen, en spant het zich redelijkerwijs in om de gebruiker alle bekende informatie over het incident te verstrekken, beperkt tot:

Smartsupp reageert zonder onnodige vertraging op elk verzoek van de gebruiker om bijstand bij een beveiligingsinbreuk.

6.4 Onrechtmatige instructies. Instrueert de gebruiker Smartsupp zodanig dat een schending van verplichtingen uit de wetgeving inzake gegevensbescherming ontstaat, en wordt Smartsupp op grond van die instructie door een toezichthoudende autoriteit of een andere regelgevende instantie gesanctioneerd of verplicht betrokkenen schadeloos te stellen, dan stemt de gebruiker ermee in Smartsupp schadeloos te stellen en de geleden schade te vergoeden na schriftelijke kennisgeving door Smartsupp.

6.5 Beperking van aansprakelijkheid. Op deze DPA is dezelfde beperking van aansprakelijkheid van toepassing als in de Voorwaarden is bepaald.

6.6 Wijzigingen. Dezelfde regels voor wijzigingen als in de Voorwaarden zijn bepaald, zijn van toepassing.

6.7 Inwerkingtreding. Deze DPA wordt samen met de Overeenkomst juridisch bindend tussen de gebruiker en Smartsupp.

​