A Szolgáltatási feltételek (a „Feltételek”) szerint a Smartsupp a Feltételekben meghatározott Szolgáltatást nyújtja Önnek, mint a Szolgáltatás felhasználójának. A Smartsupp és a felhasználó közötti kapcsolat így a felhasználó online regisztrációján vagy a Feltételekhez csatolt írásbeli vagy elektronikus szerződésen alapul, amelyek együttesen képezik a Smartsupp és Ön közötti megállapodást (a „Megállapodás”). Jelen adatkezelési kiegészítés (a továbbiakban: „DPA”) a Megállapodás szerves részét képezi.

A nagy kezdőbetűvel írt szavak jelentése megegyezik a Feltételekben vagy a Feltételekben hivatkozott bármely más mellékletben meghatározott jelentéssel, kivéve, ha jelen DPA másképp rendelkezik.

A Smartsupp ezen DPA-t az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok szerint köti meg, mint például az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendelete a természetes személyek személyes adatainak kezelése és az ilyen adatok szabad áramlása kapcsán („GDPR”) , az Adatvédelmi Törvény 2018, vagy a CCPA/CPRA, illetve minden egyéb, a Szolgáltatás nyújtásának időszakában alkalmazandó adatvédelmi jogszabály (továbbiakban: „alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok”).

Ha a jelen DPA előírja, hogy a Smartsupp személyes adatok adatfeldolgozójaként jár el, annak jelentése megegyezik a GDPR szerinti „adatfeldolgozóval” és más alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok szerinti hasonló kifejezésekkel (például a CCPA-ban meghatározott „Service Provider”). Amennyiben ezen DPA meghatározása szerint Ön jár el személyes adatok adatkezelőjeként, annak jelentése megegyezik a GDPR szerinti „adatkezelővel” és más alkalmazandó adatvédelmi szabályozás szerinti megfelelő kifejezésekkel (például a CCPA-ban szereplő „Business”).

A cikket a következő szakaszokra bontottuk:

1.1 Személyes adatok feldolgozása adatfeldolgozóként. A Smartsupp a felhasználó nevében kezelheti a személyes adatokat, amikor a Szolgáltatást a felhasználónak nyújtja, és ebben az esetben adatfeldolgozóként (vagy al-adatfeldolgozóként) jár el a felhasználóval kapcsolatban.

A Smartsupp által végzett adatkezelési tevékenységek a regisztrációból, a Megállapodásból, vagy a felhasználó által a Szolgáltatás nyújtásának időszakában, a https://www.smartsupp.com elérhető platformon (a „Platform”) benyújtott dokumentált kérelmektől erednek.

1.2 Felhatalmazás személyes adatok kezelésére. A felhasználó ezennel felhatalmazza a Smartsuppot arra, hogy jelen DPA-ban foglaltak szerint kezelje az általa megadott érintettek személyes adatait, összhangban a Szolgáltatással. A Smartsupp a felhasználó dokumentált utasításai alapján és kizárólag a Megállapodás szerinti kötelezettségei megfelelő teljesítéséhez szükséges mértékben kezeli a személyes adatokat.

1.3 A felhasználó felelőssége. Mivel a Smartsupp adatfeldolgozóként jár el, a felhasználó adatkezelőként vesz részt az adatkezelésben, ezért felelősséggel tartozik minden olyan kötelezettség teljesítéséért, amely a személyes adatok kezelésével kapcsolatos. Ide tartozik az érintettek megfelelő tájékoztatása a személyes adatok kezeléséről, szükség esetén a hozzájárulás megszerzése az adatok kezeléséhez, valamint az érintettek jogainak (például tájékoztatáshoz, hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, adatkezelés korlátozásához vagy tiltakozáshoz fűződő joga) gyakorlásával kapcsolatos kérelmek kezelése. A Smartsupp támogatja a felhasználót e kötelezettségek teljesítésében a Platformon vagy a felhasználó dokumentált kérésein keresztül. A Smartsupp azonban nem vállal felelősséget a felhasználó tevékenységeinek pontosságáért és jogszerűségéért, ideértve minden olyan tevékenységet, amely sértheti az adatvédelmi vagy egyéb jogszabályokat abban az országban, ahonnan a felhasználó a Szolgáltatást igénybe veszi.

2.1 Az adatkezelés tárgya. A Smartsupp által kezelt személyes adatok tárgya (az alábbiakban részletezve) a Megállapodásban meghatározott Szolgáltatás nyújtása, különösen a személyes adatok kezelése akkor, amikor Ön a Szolgáltatás funkcióit használja, ahogy az a Weboldalon szerepel.

2.2 A személyes adatok típusai. A Megállapodásban és a Szolgáltatás nyújtásában foglalt feladatok teljesítésének részeként a következő típusú személyes adatok kezelhetők ezen DPA szerint:

a) kapcsolattartási adatok, például név, vezetéknév, e-mail cím, telefonszám vagy közösségi hálózati fiók elérhetősége,

b) a felhasználó weboldalának látogatásával kapcsolatos adatok, például a meglátogatott weboldal URL-címe, a látogatás dátuma és időpontja, technikai információk (képernyőfelbontás, eszköztípus, böngésző típusa, operációs rendszer stb.), IP-cím, geolokációs adatok (az ország és város, ahonnan a felhasználó megtekintette az Ön weboldalát),

c) a felhasználók és az ügyfelek vagy más felhasználók közötti beszélgetésekben található adatok, amikor a Szolgáltatás funkcióit használják,

d) technikai naplók és egyéb információk azokról a felhasználókról, akik a Szolgáltatást használják (a Smartsupp harmadik féltől származó eszközöket is használ az ilyen adatok rögzítésére),

e) egyéb személyes adatok, amelyeket a felhasználó töltött fel vagy más módon használt, illetve

f) azok a személyes adatok, amelyek típusát, terjedelmét és részleteit a felhasználó saját belátása szerint határozza meg a Szolgáltatás igénybevétele során.

A személyes adatok terjedelme a felhasználó által igénybe vett Szolgáltatás funkcióinak típusától függ. A Szolgáltatást nem célja különleges adatkezelési kategóriák tárolására. A felhasználó nem használhatja a Szolgáltatást ilyen adatok tárolására vagy kezelésére. Amennyiben a felhasználó ilyen adatokat kezel a Szolgáltatáson keresztül, a Smartsupp ezért nem vállal felelősséget.

2.3 Az érintettek kategóriái. A Smartsupp az alábbi érintetti kategóriákról kezel személyes adatokat:

a) a felhasználó alkalmazottai (és más, a felhasználó nevében eljáró munkavállalók és személyek);

b) olyan személyek, akik számára a felhasználó fiókot hozott létre a Szolgáltatáson belül;

c) a felhasználó ügyfelei és más felhasználók, akiknek a Szolgáltatást nyújtják;

d) a felhasználó weboldalának látogatói;

e) egyéb személyek, akik személyes adatait a felhasználó a Szolgáltatás nyújtása során a Smartsuppressal közölte, és amelyek adatai rögzítésre kerültek vagy más módon kerültek feldolgozásra összhangban a Szolgáltatás nyújtásával a felhasználó részére.

3.1 Személyes adatok kezelésének jellege. A Smartsupp automatizált, elektronikus formában dolgozza fel a személyes adatokat, amely adatkezelés magában foglalja a személyes adatokhoz való hozzáférést a Szolgáltatás nyújtása során, azok megtekintését, tárolását, továbbá egyéb tevékenységeket, amelyek összhangban vannak a Szolgáltatás felhasználónak történő biztosításával. A személyes adatok kezelésének jellege származhat:

a) a Szerződésből, amelyet a Felek kötöttek;

b) a felhasználó vagy az egyéb jogosult felhasználók által a Platformon leadott kérelmekből;

c) a Szolgáltatás és a Platform természetéből;

d) a felhasználó által adott bármilyen egyéb dokumentált utasításból.

3.2 Az adatkezelés célja. Az adatkezelés célja a Szolgáltatás felhasználó számára történő biztosítása a Feltételekben meghatározottak szerint, valamint minden egyéb cél, amely a Szolgáltatás nyújtása során felmerülhet.

4.1 Az adatkezelés időtartama. A személyes adatok kezelése a Megállapodás fennállásáig vagy addig tart, ameddig a Smartsupp a felhasználó által adott utasításokat végrehajtja a Megállapodás teljesítésével összefüggésben. A Smartsupp vállalja, hogy a teljes Megállapodás időtartama alatt betartja az adatvédelmi jogszabályokban rögzített kötelezettségeket, kivéve, ha a Megállapodásból az derül ki, hogy ezek a kötelezettségek a szerződés megszűnését követően is érvényben maradnak.

4.2 A személyes adatok visszaadása és törlése. A Megállapodás megszűnésekor, az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok által lehetővé tett mértékben a Smartsupp köteles a Szolgáltatás nyújtása céljából kezelt minden személyes adatot törölni a megszűnést követő 3 hónapon belül. Amennyiben a Felhasználó a fent említett időszakon belül kéri az adatok visszaszolgáltatását, a Smartsupp jogosult előzetes értesítés alapján ésszerű összegű díjat felszámítani.

5.1 A Smartsupp kötelezettségei. A személyes adatok feldolgozása során a Smartsupp vállalja, hogy:

a) kizárólag a felhasználó dokumentált utasításai alapján kezeli a személyes adatokat; egyértelműség kedvéért, a személyes adatoknak a Megállapodás teljesítésére vonatkozó kötelezettségek szerint történő kezelése a felhasználó utasításainak megfelel;

b) követi a felhasználó utasításait a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezethez történő továbbítása esetén, kivéve, ha az ilyen adatkezelést már az Európai Unió vagy annak tagállama jogszabályai teszik kötelezővé, amelyek a Smartsuppra vonatkoznak;

c) biztosítja, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyeket titoktartási kötelezettség terheli vagy jogszabályi titoktartási kötelezettség alatt állnak;

d) figyelembe véve az adatkezelés természetét, megfelelő technikai és szervezeti intézkedések révén támogatja a felhasználót abban, hogy teljesíthesse az érintett jogainak gyakorlására vonatkozó kötelezettségeit; az érintetti kérelmek kezelésének szabályait jelen DPA 5.2 pontja tartalmazza;

e) támogatja a felhasználót az alábbi kötelezettségei teljesítésében: (i) az adatkezelés biztonságának megfelelő szintjének biztosítása, (ii) adatvédelmi incidens jelentése az adatvédelmi hatóságnak, illetve, ha szükséges, az érintetteknek, (iii) adatvédelmi hatásvizsgálat végzése, (iv) előzetes konzultáció az Adatvédelmi Hatósággal; mindezeket az adatkezelés természetét és az érintett adatok típusát figyelembe véve;

f) lehetővé teszi a felhasználó vagy a felhasználó által feljogosított személy számára az ellenőrzést (ideértve az auditot vagy vizsgálatot) jelen DPA rendelkezéseinek és a személyes adatkezelési kötelezettségek teljesítésének ellenőrzésére, amelyhez a felhasználó vagy a felhatalmazott személy ésszerű utasításainak megfelelően hozzájárul; az auditokra vonatkozó konkrét szabályokat a jelen DPA 5.3 és 5.4 pontja tartalmazza;

g) a Smartsupp által ésszerűen elvárható minden információt megad a felhasználónak annak igazolására, hogy a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokban meghatározott kötelezettségek teljesültek.

5.2 Érintetti kérelmek. Amennyiben egy érintett közvetlenül a Smartsupphoz fordul, a Smartsupp tájékoztatja az érintettet, hogy a kérelmet közvetlenül a felhasználóhoz kell benyújtani. A Smartsupp csak kereskedelmileg észszerű erőfeszítéseket tesz a felhasználó támogatására ezen érintetti kérelem megválaszolásában, amennyiben ezt jogszerűen megteheti. A felhasználót terheli minden, a Smartsupp támogatásából fakadó költség, és kizárólagos felelősséggel tartozik a kérelem megfelelő kezeléséért.

5.3 Audit szabályai. Az audit (ellenőrzés) iránti kérelmet a felhasználó kizárólag a Smartsupp dpo@smartsupp.com e-mail címére köteles elküldeni ésszerű időközönként. Az audit kérelem kézhezvétele után a felek előzetesen egyeztetnek (i) az audit lehetséges időpontjáról, (ii) a biztonsági intézkedésekről és a titoktartási kötelezettségek betartásának módjáról az audit során, valamint (iii) az audit várható kezdetéről, terjedelméről és időtartamáról. Ha a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül nem születik megállapodás, a Smartsupp határozza meg az audit feltételeit.

5.4 Auditor. A Smartsupp írásban kifogást emelhet bármely, a felhasználó által kijelölt auditor (meghatalmazott személy) ellen, ha a Smartsupp szerint az auditor nem kellően képzett, nem független, versenyhelyzetben van a Smartsuppal, vagy más okból egyértelműen alkalmatlan. A kifogást követően a felhasználó köteles másik auditort kijelölni, vagy saját maga elvégezni az auditot. A felhasználó köteles haladéktalanul tájékoztatni a Smartsuppot az esetleges olyan jogsértésekről, amelyek az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok vagy jelen DPA megsértésével kapcsolatosak, és amelyeket az audit során fedezett fel.

5.5 Audit hatóköre. A felhasználó által végzett audit csak a felhasználó konkrét Szolgáltatáshasználatához kapcsolódó dokumentációra és folyamatokra terjed ki.

5.6 Al-adatfeldolgozók. A felhasználó beleegyezik abba, hogy más al-adatfeldolgozók is részt vegyenek a személyes adatok feldolgozásában. A nyújtott vagy kért Szolgáltatás típusától függően a Smartsupp további al-adatfeldolgozókat vehet igénybe, vagy más adatfeldolgozóknak továbbíthatja a személyes adatokat. A felhasználó elfogadja, hogy a Smartsupp az alábbi oldalon felsorolt al-adatfeldolgozókat foglalkoztatja: https://help.smartsupp.com/hu/articles/12647685

5.7 Kifogás az egyéb al-adatfeldolgozókkal szemben. A Smartsupp írásban vagy az Al-adatfeldolgozói lista frissítése útján tájékoztatja a felhasználót egy új al-adatfeldolgozó bevonásáról annak tényleges bevonása előtt, és a felhasználó a tájékoztatást követő 10 munkanapon belül kifogást emelhet az új al-adatfeldolgozó bevonásával szemben. Ha a felhasználó a megadott határidőn belül nem emel kifogást, a Smartsupp bevonja az új al-adatfeldolgozót. Kifogás esetén a Smartsupp értékeli azt, és jogos kifogás esetén nem vonja be az új al-adatfeldolgozót, vagy kereskedelmileg ésszerű változtatást alkalmaz a felhasználó konfigurációjában vagy Szolgáltatáshasználatában annak érdekében, hogy elkerülje az adott al-adatfeldolgozó feldolgozását. Ha a változtatás nem lehetséges, a Smartsupp megszüntetheti a Megállapodást a felhasználóval (vagy annak egy részét), vagy nem nyújtja azt a Szolgáltatást, amelyhez az adott al-adatfeldolgozó kapcsolódik. Ebben az esetben a Smartsupp visszatéríti a már előre kifizetett díjakat az adott Megállapodás fennmaradó időszakára a megszüntetett Szolgáltatás vonatkozásában, anélkül, hogy a felhasználóra bármilyen büntetés terhelné a megszüntetés miatt.

5.8 Kötelezettségek más al-adatfeldolgozókkal szemben. Amennyiben a Smartsupp al-adatfeldolgozót vesz igénybe, az új al-adatfeldolgozó szerződésben köteles az Ön és a Smartsupp között megállapodott adatvédelmi kötelezettségeknek megfelelően eljárni és megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazni.

5.9 Felelősség al-adatfeldolgozóért. A Smartsupp felel az al-adatfeldolgozói magatartásáért ugyanabban a mértékben, mintha maga teljesítené a Szolgáltatásra vonatkozó kötelezettségeket jelen DPA alapján, kivéve, ha a Megállapodás másként rendelkezik.

5.10 A DPA teljesítésével kapcsolatos költségek. Amennyiben a felek másként nem állapodnak meg írásban, a felhasználó köteles saját költségeit viselni, amelyek a DPA teljesítésével összefüggésben merülnek fel. A Smartsupp jogosult a DPA alapján teljesítendő bármely kérelem vagy kötelezettség teljesítésével kapcsolatban felmerült, ésszerű költségek felszámítására.

6.1 A személyes adatok biztonságának kötelezettsége. A Smartsupp technikai és szervezési intézkedéseket vezetett be és tart fenn annak érdekében, hogy megakadályozza a személyes adatok jogosulatlan vagy véletlenszerű hozzáférését, módosítását, megsemmisítését vagy elvesztését, jogosulatlan továbbítását, egyéb jogosulatlan kezelését vagy felhasználását. A Smartsupp rendszeresen ellenőrzi e rendelkezések betartását.

6.2 Konkrét biztonsági intézkedések. A Smartsupp az alábbi intézkedéseket vezette be és tartja fenn a megfelelő biztonsági szint biztosítása érdekében:

Technikai intézkedések:

a) A személyes adatok álnevesítése és titkosítása:

a Platformon, amelyen a személyes adatok kezelése történik, csak biztonságos csatornák vagy protokollok engedélyezettek a bejövő hálózati kapcsolatokhoz; a Smartsupp minden adattovábbításhoz SSL/TLS titkosítást alkalmaz

azokat az informatikai rendszereket, amelyekben személyes adatok kerülnek feldolgozásra, csak biztonságos csatornák vagy protokollok használhatják;

a kryptográfiai kulcsokat biztonságosan kezelik.

b) Annak biztosítása, hogy a feldolgozórendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmassága, integritása, rendelkezésre állása és ellenálló képessége fenntartható legyen:

a fizikai hozzáférés a Smartsupp munkatársai számára kizárólag felhatalmazott személyekre korlátozott;

a Smartsupp mechanizmusokat alkalmaz a személyes adatokat kezelő szerverek fizikai vagy online hozzáférésének korlátozására;

megakadályozza a jogosulatlan személyeket abban, hogy hozzáférjenek a személyes adatokhoz, illetve, hogy azokat jogosulatlanul felhasználják;

a személyes adatok kezelésére felhatalmazott személyek csak azokhoz az adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekhez jogosultak, és amelyekhez hozzáférésük szükséges, továbbá, hogy kezelés során a személyes adatok nem olvashatóak, másolhatóak, módosíthatóak vagy törölhetőek jogosulatlanul;

a hozzáférés erős hitelesítése (pl. erős jelszavak használatával) valósul meg;

a hozzáférési jogosultságokat rendszeresen felülvizsgálják;

a hozzáférési kísérleteket (sikeres és sikertelen egyaránt) naplózzák és figyelik;

tilos a Smartsupp munkatársai számára, hogy személyes adatokat helyileg dolgozzanak fel számítógépükön vagy bármely más hálózati helyen;

a Platform működési hibáit és rendellenességeit naplózzák.

c) Az adatok helyreállításához és hozzáférhetőségéhez szükséges képesség fizikai vagy technikai incidens esetén:

a Smartsupp biztonsági mentést készít, mechanizmust és eszközöket alkalmaz erre a célra;

a helyreállítási eljárást, a mentések olvashatóságát és integritását rendszeresen tesztelik.

d) A Smartsupp rendszeres eljárással rendelkezik a technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának tesztelésére, értékelésére és felülvizsgálatára annak biztosítására, hogy az adatkezelés biztonsága fennmaradjon.

e) Elektronikus továbbítás, transzport vagy tárolás során a személyes adatok nem módosíthatóak vagy törölhetőek jogosulatlanul, továbbá, hogy minden továbbítási címzett egyértelműen azonosítható és ellenőrizhető.

Szervezeti intézkedések:

f) Az adatkezelésben részt vevő valamennyi munkavállaló tájékoztatást kapott a személyes adatok bizalmas jellegéről, megfelelő képzésben részesült a felelősségeiről, és írásban titoktartási nyilatkozatot írt alá.

g) A Smartsupp belső iránymutatásokat és folyamatokat vezetett be a személyes adatok kezelésének adatvédelmi jogszabályoknak megfelelő biztosítása érdekében.

h) Amennyiben kérdése merülne fel jelen DPA-val, adatvédelmi előírásoknak való megfeleléssel, adatvédelemmel vagy egyéb adatvédelmi témával kapcsolatban, az Ügyfél e-mailt küldhet a következő címre: dpo@smartsupp.com.

6.3 Biztonsági események. Amennyiben a Smartsupp adatvédelmi incidenst észlel, haladéktalanul, de legkésőbb 48 órán belül, jelentést tesz a felhasználónak a biztonsági eseményről, és ésszerű erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy minden rendelkezésére álló információt átadjon az incidensről, amely az alábbiakra korlátozódik:

A Smartsupp bármilyen, a felhasználó által igényelt, biztonsági incidenssel kapcsolatos segítségnyújtási kérelemre indokolatlan késedelem nélkül választ ad.

6.4 Jogellenes utasítások. Amennyiben a felhasználó a Smartsuppot olyan módon utasítja, amely adatvédelmi jogszabálysértést eredményez, és emiatt a Smartsuppot felügyeleti hatóság vagy egyéb szabályozó szerv szankcionálja, vagy kártérítést kell fizetni az érintetteknek, a felhasználó köteles megtéríteni a Smartsupp számára keletkezett károkat a Smartsupp írásbeli értesítése alapján.

6.5 Felelősségkorlátozás. Ugyanaz a felelősségkorlátozás érvényes jelen DPA-ra, mint amely a Feltételekben szerepel.

6.6 Módosítások. Ugyanazok a módosítási szabályok érvényesek, mint amelyeket a Feltételek tartalmaznak.

6.7 Hatályba lépés. Jelen DPA jogilag kötelező érvényűvé válik a felhasználó és a Smartsupp között a Megállapodással együtt.