A Szolgáltatási feltételek (a „Feltételek”) alapján a Smartsupp a Feltételekben meghatározott Szolgáltatást nyújtja Önnek mint a Szolgáltatás felhasználójának. A Smartsupp és a felhasználó közötti kapcsolat tehát a felhasználó online regisztrációs folyamatán vagy olyan írásbeli vagy elektronikus szerződésen alapul, amelyhez a Feltételeket csatolták, és amelyek együttesen megállapodást alkotnak Ön és a Smartsupp között (a "Megállapodás"). Ez az adatfeldolgozási kiegészítés (a továbbiakban: "DPA") a Megállapodás szerves részét képezi.

A nagy kezdőbetűvel írt szavak jelentése megegyezik a Feltételekben vagy a Feltételekben hivatkozott bármely más mellékletben meghatározott jelentéssel, kivéve, ha jelen DPA eltérően rendelkezik.

A Smartsupp jelen DPA-t az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal összhangban köti meg, így például az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendeletével, amely a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szól („GDPR”) , a Data Protection Act 2018 törvénnyel vagy a CCPA/CPRA jogszabályokkal, továbbá a Szolgáltatás Megállapodás szerinti nyújtása során alkalmazandó egyéb adatvédelmi jogszabályokkal („alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok”).

Amikor jelen DPA úgy rendelkezik, hogy a Smartsupp személyes adatok adatfeldolgozójaként jár el, e fogalom alatt a GDPR szerinti „adatfeldolgozót”, valamint az egyéb alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok szerinti egyenértékű fogalmakat kell érteni (például a CCPA szerinti „Szolgáltatót”). Amikor jelen DPA úgy rendelkezik, hogy Ön személyes adatok adatkezelőjeként jár el, e fogalom alatt a GDPR szerinti „adatkezelőt”, valamint az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok szerinti egyenértékű fogalmakat kell érteni (például a CCPA szerinti „Vállalkozást”).

A cikket több szakaszra osztottuk:

1.1 Személyes adatok feldolgozása adatfeldolgozóként.A Smartsupp a Szolgáltatás felhasználó részére történő nyújtása során a felhasználó nevében személyes adatokat dolgozhat fel, és ilyenkor a felhasználó vonatkozásában a személyes adatok adatfeldolgozójaként (vagy további adatfeldolgozóként) jár el.

A Smartsupp által végzett adatfeldolgozási tevékenységek a regisztrációból, a Megállapodásból vagy a felhasználó által a Szolgáltatás nyújtása során a platformon keresztül benyújtott dokumentált kérelmekből erednek; a platform elérhetősége: https://www.smartsupp.com (a „Platform”).

1.2 Felhatalmazás személyes adatok feldolgozására.A felhasználó ezennel felhatalmazza a Smartsuppot az érintettek felhasználó által megadott személyes adatainak a Szolgáltatással összhangban, a jelen DPA-ban meghatározottak szerinti feldolgozására. A Smartsupp a felhasználó részére a felhasználó dokumentált utasításai szerint dolgozza fel a személyes adatokat, és kizárólag a Smartsupp Megállapodás szerinti kötelezettségeinek megfelelő teljesítéséhez szükséges mértékben.

1.3 A felhasználó felelőssége. Mivel a Smartsupp a személyes adatok adatfeldolgozójaként jár el, a felhasználó adatkezelőként jár el, és ezért felelős a személyes adatok kezelésével kapcsolatos valamennyi kötelezettség teljesítéséért. E kötelezettségek közé tartozik az érintettek megfelelő tájékoztatása a személyes adatok kezeléséről, szükség esetén a személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás beszerzése, valamint az érintettek jogaik gyakorlásával kapcsolatos kérelmeinek kezelése (így például a tájékoztatáshoz, hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, az adatkezelés korlátozásához, tiltakozáshoz stb. való jog). A Smartsupp a Platformon keresztül vagy a felhasználó dokumentált kérelmei alapján segíti a felhasználót e kötelezettségek teljesítésében. A Smartsupp azonban semmilyen módon nem felel a felhasználó tevékenységeinek helyességéért és jogszerűségéért, ideértve minden olyan tevékenységet, amely sértheti annak az országnak bármely adatvédelmi vagy egyéb jogszabályát, amelyből a felhasználó a Szolgáltatást igénybe veszi.

2.1 Az adatfeldolgozás tárgya. Az alább meghatározott személyes adatok Smartsupp általi feldolgozásának tárgya a Szolgáltatás Megállapodásban meghatározottak szerinti nyújtása, különösen a személyes adatok feldolgozása akkor, amikor Ön a Szolgáltatásunk Weboldalon ismertetett funkcióit használja.

2.2 A személyes adatok típusai. A Megállapodás szerinti kötelezettségek teljesítése és a Szolgáltatás nyújtása keretében a következő típusú személyes adatok dolgozhatók fel jelen DPA-val összhangban:

a) kapcsolattartási adatok, például keresztnév, vezetéknév, e-mail-cím, telefonszám vagy közösségi hálózati fiókhoz tartozó elérhetőség,

b) a felhasználó weboldalának meglátogatására vonatkozó adatok, például a meglátogatott weboldal URL-je, a weboldal meglátogatásának dátuma és időpontja, technikai adatok (képernyőfelbontás, eszköztípus, böngészőtípus, operációs rendszer stb.), IP-cím, földrajzi helymeghatározási adatok (az ország és a város, ahonnan a felhasználó megtekintette az Ön weboldalát),

c) a felhasználók és az ügyfelek vagy más felhasználók közötti beszélgetésekben szereplő információk a Szolgáltatás funkcióinak használata során,

d) technikai naplók és egyéb információk a Szolgáltatást használó felhasználókról (a Smartsupp harmadik felek eszközeit használja az ilyen információk rögzítésére),

e) a felhasználó által feltöltött vagy bármely más módon felhasznált egyéb személyes adatok, vagy

f) azon személyes adatok, amelyek típusát, körét és részleteit a felhasználó a Szolgáltatás nyújtása során saját kizárólagos belátása szerint határozza meg és ellenőrzi.

A személyes adatok köre a felhasználó által igénybe vett szolgáltatásfunkciók típusától függ. A Szolgáltatás nem a személyes adatok különleges kategóriáinak tárolására szolgál. A felhasználó nem használhatja a Szolgáltatást a személyes adatok különleges kategóriáinak tárolására vagy kezelésére. Ha a felhasználó ilyen adatokat kezel a Szolgáltatáson keresztül, a Smartsupp nem vállal felelősséget az ilyen adatkezelésért.

2.3 Az érintettek kategóriái. A Smartsupp az érintettek alábbi kategóriáira vonatkozó személyes adatokat dolgozza fel:

a) a felhasználó alkalmazottai (és a felhasználó egyéb dolgozói, valamint a nevében eljáró személyek);

b) azok a személyek, akiknek a felhasználó fiókot hozott létre a Szolgáltatáson belül;

c) a felhasználó ügyfelei és egyéb felhasználói, akik részére a Szolgáltatást nyújtják;

d) a felhasználó weboldalának látogatói;

e) egyéb személyek, akiknek személyes adatait a felhasználó a Szolgáltatás nyújtása során a Smartsupp rendelkezésére bocsátotta, és akiknek személyes adatait a Szolgáltatás felhasználó részére történő nyújtásával összhangban rögzítették vagy más módon kezelték.

3.1 A személyes adatok feldolgozásának jellege. A Smartsupp automatizált, elektronikus módon dolgozza fel a személyes adatokat, és az adatfeldolgozás a Szolgáltatás nyújtásának részeként a személyes adatokhoz való hozzáférésből, a személyes adatok megtekintéséből, tárolásából, valamint a Szolgáltatás felhasználó részére történő nyújtásának megfelelő egyéb tevékenységekből áll. A személyes adatok feldolgozásának jellege az alábbiakból ered:

a) a Felek által megkötött Megállapodás;

b) a felhasználó vagy a Platformot a felhasználó nevében használó más jogosult felhasználók kérelmei;

c) a Szolgáltatás és a Platform jellege;

d) a felhasználó által adott bármely egyéb dokumentált utasítás.

3.2 Az adatfeldolgozás célja. Az adatfeldolgozás célja a Feltételekben meghatározott Szolgáltatás nyújtása a felhasználó részére, valamint a Szolgáltatás nyújtásából eredő egyéb célok megvalósítása.

4.1 A személyes adatok feldolgozásának időtartama.A személyes adatok feldolgozására a Megállapodás időtartama alatt kerül sor, vagy mindaddig, amíg a Smartsupp a felhasználótól a Megállapodás teljesítésével összefüggésben utasításokat kap. A Smartsupp vállalja, hogy a Megállapodás teljes időtartama alatt teljesíti az adatvédelmi jogszabályokban meghatározott kötelezettségeket, kivéve, ha a Megállapodásból egyértelműen következik, hogy e kötelezettségek annak megszűnését követően is fennmaradnak.

4.2 A személyes adatok visszaadása és törlése. A Megállapodás megszűnése esetén a Smartsupp az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok által megengedett mértékben a megszűnést követő 3 hónapon belül köteles törölni a Szolgáltatás nyújtása céljából tárolt valamennyi személyes adatot. Ha a Felhasználó a fent említett időszakon belül azt kéri a Smartsupptól, hogy inkább adja vissza az adatokat, a Smartsupp jogosult észszerű díjat felszámítani, amelynek összegéről előzetesen tájékoztatást ad.

5.1 A Smartsupp kötelezettségei.A személyes adatok feldolgozása során a Smartsupp vállalja, hogy:

a) a személyes adatokat kizárólag a felhasználó dokumentált utasításai alapján dolgozza fel; a kétségek elkerülése végett a személyes adatoknak a Megállapodás szerinti kötelezettségekkel összhangban történő feldolgozását a felhasználó utasításainak megfelelően végzett adatfeldolgozásnak kell tekinteni;

b) követi a felhasználó személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó utasításait, kivéve, ha az ilyen adatfeldolgozást a Smartsuppra alkalmazandó európai uniós vagy tagállami jog már előírja;

c) biztosítja, hogy a személyes adatok feldolgozására jogosult személyeket titoktartási kötelezettség vagy jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettség terhelje;

d) az adatfeldolgozás jellegét figyelembe véve, megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel lehetőség szerint segíti a felhasználót azon kötelezettségének teljesítésében, hogy válaszoljon az érintettek jogainak gyakorlására irányuló kérelmekre; az érintetti kérelmek kezelésére vonatkozó szabályokat jelen DPA 5.2 pontja határozza meg;

e) segíti a felhasználót azon kötelezettségeinek teljesítésében, amelyek (i) az adatkezelés biztonsági szintjének biztosítására, (ii) az adatvédelmi incidensek adatvédelmi hatóságnak és adott esetben az érintetteknek történő bejelentésére, (iii) a személyes adatok védelmére gyakorolt hatás értékelésére és (iv) az adatvédelmi hatósággal folytatott előzetes konzultációra vonatkoznak, mindenkor figyelembe véve az adatkezelés jellegét és a kezelt személyes adatok jellegét;

f) lehetővé teszi a felhasználó vagy a felhasználó által felhatalmazott személy számára a jelen DPA-nak való megfelelés ellenőrzését (ideértve az auditot vagy vizsgálatot), különösen az abból eredő, személyes adatok feldolgozására vonatkozó kötelezettségek teljesítésének ellenőrzését, és a felhasználó vagy a felhatalmazott személy észszerű utasításainak megfelelően közreműködik az ilyen ellenőrzésekben; az auditokra vonatkozó konkrét szabályokat jelen DPA 5.3 és 5.4 pontja tartalmazza;

g) a felhasználó rendelkezésére bocsát minden, a Smartsupptól észszerűen elvárható információt annak igazolására, hogy a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokban meghatározott kötelezettségeket teljesítette.

5.2 Érintetti kérelmek. Ha egy érintett közvetlenül a Smartsupphoz fordul, a Smartsupp köteles tájékoztatni az érintettet arról, hogy kérelmét közvetlenül a felhasználóhoz intézze. A Smartsupp kizárólag üzletileg észszerű erőfeszítéseket köteles tenni annak érdekében, hogy segítse a felhasználót az ilyen érintetti kérelem megválaszolásában, amennyiben erre jogilag jogosult. A felhasználó köteles viselni a Smartsupp ilyen segítségnyújtásából eredő valamennyi költséget, és felelős az ilyen kérelem megfelelő kezeléséért.

5.3 Az audit szabályai. A felhasználó az auditra (ellenőrzésre) irányuló kérelmeket kizárólag a Smartsupp alábbi e-mail-címére köteles küldeni dpo@smartsupp.com, észszerű időközönként. Az audit iránti kérelem kézhezvételét követően a felek előzetesen megállapodnak (i) az audit lehetséges időpontjáról, (ii) a biztonsági intézkedésekről és a titoktartási kötelezettségek audit során történő teljesítésének biztosításáról, valamint (iii) az audit várható kezdetéről, terjedelméről és időtartamáról. Ha a kérelem dátumától számított 30 napon belül nem születik megállapodás, a Smartsupp határozza meg az audit feltételeit.

5.4 Auditor.A Smartsupp írásban kifogást emelhet a felhasználó által kijelölt bármely auditorral (felhatalmazott személlyel) szemben, ha a Smartsupp megítélése szerint az auditor nem rendelkezik megfelelő képzettséggel, nem független, versenyhelyzetben van a Smartsuppal, vagy egyébként nyilvánvalóan alkalmatlan. A kifogást követően a felhasználó köteles másik auditort kijelölni vagy az auditot saját maga elvégezni. A felhasználó köteles haladéktalanul tájékoztatni a Smartsuppot az audit során feltárt, akár az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályoknak, akár jelen DPA-nak való meg nem felelésről.

5.5 Az audit terjedelme. A felhasználó által végzett audit kizárólag azokra a dokumentumokra és folyamatokra terjed ki, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a Szolgáltatás adott felhasználó általi használatához.

5.6 További adatfeldolgozók. A felhasználó hozzájárul további adatfeldolgozók bevonásához a személyes adatok feldolgozásába. A felhasználó részére nyújtott vagy általa igényelt Szolgáltatás típusától függően a Smartsupp további adatfeldolgozókat vehet igénybe, vagy személyes adatokat oszthat meg a személyes adatok egyéb címzettjeivel. A felhasználó hozzájárul ahhoz, hogy a Smartsupp az alábbi címen felsorolt további adatfeldolgozókat vonja be: https://help.smartsupp.com/hu/articles/12647685

5.7 Kifogások további adatfeldolgozókkal szemben. A Smartsupp köteles az újabb adatfeldolgozó bevonása előtt írásban vagy a további adatfeldolgozók listájának frissítésével tájékoztatni a felhasználót az újabb adatfeldolgozó bevonásáról, és a felhasználó az értesítést követő 10 munkanapon belül kifogást emelhet az újabb adatfeldolgozó bevonásával szemben. Ha a felhasználó a meghatározott határidőn belül nem emel kifogást, a Smartsupp bevonja az újabb adatfeldolgozót. Ha a felhasználó kifogást emel, a Smartsupp értékeli azt, és ha megalapozottnak találja, nem veszi igénybe az újabb adatfeldolgozót, vagy üzletileg észszerű módosítást hajt végre a felhasználó konfigurációján vagy a Szolgáltatás használatán, hogy elkerülje az adott adatfeldolgozó általi feldolgozást. Ha a módosítás nem lehetséges, a Smartsupp megszüntetheti a felhasználóval kötött Megállapodást (vagy annak egy részét), vagy mellőzheti a Szolgáltatás azon részének nyújtását, amelyhez az újabb adatfeldolgozó kapcsolódik, anélkül, hogy késedelembe esne vagy bármely kötelezettségét megszegné. A Smartsupp visszatéríti a felhasználónak az ilyen megszüntetett Szolgáltatás tekintetében a megszüntetés hatálybalépését követően a Megállapodás hátralévő időtartamára vonatkozó, előre megfizetett díjakat, anélkül, hogy az ilyen megszüntetés miatt a felhasználóra kötbért szabna ki.

5.8 A további adatfeldolgozók kötelezettségei.Ha a Smartsupp további adatfeldolgozót vesz igénybe, e további adatfeldolgozónak szerződésben kell vállalnia a személyes adatok védelmére vonatkozó, a felhasználó és a Smartsupp között megállapítottakkal azonos kötelezettségeket, valamint megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtását.

5.9 Felelősség a további adatfeldolgozóért.A Smartsupp a további adatfeldolgozói cselekményeiért és mulasztásaiért ugyanolyan mértékben felel, mint amilyen mértékben akkor felelne, ha az egyes további adatfeldolgozók által nyújtott Szolgáltatásra közvetlenül jelen DPA feltételei vonatkoznának, kivéve, ha a Megállapodás eltérően rendelkezik.

5.10 A DPA teljesítésével kapcsolatos költségek. Eltérő írásbeli megállapodás hiányában a felhasználó viseli a DPA teljesítésével kapcsolatos saját költségeit. A Smartsupp jogosult a felhasználóra terhelni a jelen DPA szerinti bármely kérelem kezelésével és bármely kötelezettség teljesítésével kapcsolatban felmerült észszerű költségeket.

6.1 A személyes adatok biztonságának biztosítására vonatkozó kötelezettség.A Smartsupp technikai és szervezési intézkedéseket fogadott el és tart fenn a személyes adatokhoz való jogosulatlan vagy véletlen hozzáférés, azok jogosulatlan vagy véletlen módosítása, megsemmisítése vagy elvesztése, a jogosulatlan továbbítás, az egyéb jogosulatlan adatkezelés vagy a személyes adatokkal való egyéb jogosulatlan visszaélés megelőzése érdekében. A Smartsupp rendszeresen ellenőrzi ezen intézkedések betartását.

6.2 Konkrét biztonsági intézkedések.A Smartsupp a megfelelő biztonsági szint biztosítása érdekében a következő intézkedéseket fogadta el és tartja fenn:

Technikai intézkedések:

a) A személyes adatok álnevesítése és titkosítása:

a személyes adatok feldolgozására szolgáló Platform a bejövő hálózati kapcsolatokhoz kizárólag biztonságos csatornákat vagy protokollokat engedélyez; a Smartsupp minden adatátvitel során SSL/TLS használatával titkosítja az adatokat

a személyes adatokat feldolgozó informatikai rendszerek kizárólag biztonságos csatornákat vagy protokollokat engedélyeznek;

a kriptográfiai kulcsokat biztonságosan kezelik.

b) Az adatkezelési rendszerek és szolgáltatások folyamatos bizalmas jellegének, integritásának, rendelkezésre állásának és ellenálló képességének biztosítására való képesség:

a Smartsupp személyzetének fizikai hozzáférése a jogosult személyekre korlátozódik;

a Smartsupp mechanizmusokat vezetett be a személyes adatokat tároló szerverekhez való fizikai vagy online hozzáférés korlátozására;

annak megakadályozása, hogy jogosulatlan személyek hozzáférjenek a személyes adatokhoz, és hogy a személyes adatokat jogosulatlanul használják fel;

a személyes adatok feldolgozására jogosult személyek kizárólag azokhoz a személyes adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre szükségük van, és amelyekhez jogosultak hozzáférni, továbbá a személyes adatok a feldolgozás során nem olvashatók, másolhatók, módosíthatók vagy távolíthatók el jogosulatlanul;

a hozzáférés erős hitelesítéshez kötött (például erős jelszavak használatával);

a hozzáférési jogosultságokat rendszeres időközönként ellenőrzik;

a hozzáférési kísérleteket (a sikereseket és a sikerteleneket egyaránt) naplózzák és felügyelik;

a Smartsupp személyzete számára tilos a személyes adatok letöltése és helyi feldolgozása a munkaállomásukon vagy bármely más hálózati helyen;

a Platform minden lehetséges meghibásodását és rendellenességét naplózzák.

c) A személyes adatok rendelkezésre állásának és az azokhoz való hozzáférésnek fizikai vagy technikai incidens esetén kellő időben történő helyreállítására való képesség:

a Smartsupp biztonsági mentési folyamatot, mechanizmust és eszközöket vezetett be;

a helyreállítási eljárást, az adatok olvashatóságát és a biztonsági mentések integritását rendszeres időközönként tesztelik.

d) A Smartsupp folyamatot vezetett be az adatkezelés biztonságát biztosító technikai és szervezési intézkedések hatékonyságának rendszeres tesztelésére, felmérésére és értékelésére.

e) A személyes adatok elektronikus továbbítás, szállítás vagy tárolás során nem módosíthatók és nem törölhetők jogosulatlanul, továbbá bármely továbbítás címzettjei megállapíthatók és ellenőrizhetők.

Szervezési intézkedések:

f) A személyes adatok feldolgozásában részt vevő valamennyi munkatárs tájékoztatást kapott a személyes adatok bizalmas jellegéről, megfelelő képzésben részesült a felelősségi körével kapcsolatban, és írásbeli titoktartási megállapodást kötött.

g) A Smartsupp belső irányelveket és folyamatokat vezetett be a személyes adatok feldolgozásának az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal összhangban történő biztonságossá tétele érdekében.

h) A jelen DPA-val, az adatvédelmi jogszabályoknak való megfeleléssel, az adatvédelemmel vagy bármely egyéb adatvédelmi kérdéssel kapcsolatban az Ügyfél e-mailt küldhet az alábbi címre dpo@smartsupp.com.

6.3 Biztonsági incidensek.Ha a Smartsupp adatvédelmi incidenst észlel, köteles azt indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a biztonsági incidensről való tudomásszerzést követő 48 órán belül jelenteni a felhasználónak, és észszerű erőfeszítéseket tenni annak érdekében, hogy a felhasználó rendelkezésére bocsássa az incidensről ismert valamennyi információt, az alábbiakra korlátozva:

A Smartsupp indokolatlan késedelemmel válaszol a felhasználó biztonsági incidens esetén segítségnyújtásra irányuló bármely kérelmére.

6.4 Jogellenes utasítások.Ha a felhasználó olyan utasítást ad a Smartsuppnak, amely az adatvédelmi jogszabályok szerinti kötelezettségek megsértéséhez vezet, és a Smartsuppot ezen utasítás alapján valamely felügyeleti hatóság vagy más szabályozó szerv szankcionálja, vagy a Smartsupp köteles az érintetteknek kártérítést fizetni, a felhasználó vállalja, hogy a Smartsupp írásbeli értesítésére kártalanítja a Smartsuppot, és megtérít minden felmerült kárt.

6.5 A felelősség korlátozása. Jelen DPA-ra a Feltételekben meghatározott felelősségkorlátozás alkalmazandó.

6.6 Módosítások. A módosításokra a Feltételekben meghatározott szabályok alkalmazandók.

6.7 Hatálybalépés. Jelen DPA a Megállapodással együtt válik jogilag kötelezővé a felhasználó és a Smartsupp között.