Wenn Sie die Funktion Kontakte sammeln Ihres Flows (früher Chatbots) nutzen, sind Sie verpflichtet, die Zustimmung Ihrer Besucher zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuholen. Diese Anleitung erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Kontaktsammeln so einrichten, dass Ihr Flow jederzeit DSGVO-konform bleibt.
💡 Verwandte Anleitung: Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Erklärung zur Funktion Kontaktsammeln finden Sie im Artikel Leadgen Flow.
Dieser Artikel ist in fünf Abschnitte unterteilt:
Wer ist wofür verantwortlich?
Nach der DSGVO gibt es zwei wichtige Rollen:
Verantwortlicher – legt fest, wie und zu welchem Zweck personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Auftragsverarbeiter – verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, entsprechend dessen Weisungen.
Wenn Sie die automatische Kontaktsammel-Funktion eines Smartsupp Flows nutzen, sind Sie der Verantwortliche. Sie bestimmen, welche Daten erhoben und wie diese verarbeitet werden. Damit übernehmen Sie die rechtliche Verantwortung für den Schutz dieser Daten. Smartsupp ist der Auftragsverarbeiter – wir agieren ausschließlich auf Ihre Anweisung und treffen keinerlei eigene Entscheidungen hinsichtlich Art oder Zweck der Verarbeitung.
💡 Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team die rechtlichen Pflichten als Verantwortlicher kennt – insbesondere die Einwilligungsverwaltung, Vorgaben zur Datenspeicherung sowie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen liegen in Ihrer Verantwortung.
Zustimmung einholen
Die Kontaktsammel-Funktion Ihres Flows bietet eine integrierte Option, mit der Sie die Zustimmung Ihrer Besucher einholen, bevor deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Aktivieren Sie diese Option, fragt der Flow den Besucher zunächst nach seiner Einwilligung – erst danach werden Kontaktdaten erfasst. Öffnen Sie dazu im Flow-Builder den Bereich Datenschutz im Kontaktsammel-Knoten und aktivieren Sie Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich (1). Hier können Sie auch die zustimmungsrelevante Nachricht (2) individuell anpassen sowie einen Link zum Datenschutzhinweis (3) hinzufügen.
Die Zustimmungsentscheidung des Besuchers wird direkt im Besucherprofil gespeichert. So sehen Sie jederzeit auf einen Blick, wer eingewilligt hat. Lehnen Besucher ab, wird das Kontaktsammeln umgehend gestoppt.
⚠️ Wichtig: Aktivieren Sie die Zustimmungspflicht unbedingt, bevor Sie einen Flow zum Kontaktsammeln starten. Das Erfassen personenbezogener Daten ohne ausdrückliche Einwilligung verstößt gegen die DSGVO und kann weitreichende Bußgelder nach sich ziehen.
Kommunikation mit gesammelten Kontakten
Sobald Sie Kontakte sammeln, ist es entscheidend, dass Sie Marketingnachrichten nur an Personen senden, die ihre Einwilligung erteilt haben. Wenn Sie jemanden kontaktieren, der keine Einwilligung gegeben oder diese abgelehnt hat, verstoßen Sie direkt gegen die DSGVO.
Im Smartsupp Dashboard können Sie Kontakte ganz einfach nach Zustimmungsstatus filtern und sich so eine sauber geführte Marketingliste mit allen Kontakten, die eine aktive Einwilligung gegeben haben, erstellen.
💡 Tipp: Prüfen Sie Ihre Kontaktliste regelmäßig und entfernen Sie Kontakte, bei denen die Einwilligung widerrufen wurde oder für die kein legitimer Speichergrund mehr besteht. Die Datenminimierung gehört zu den grundlegenden Prinzipien der DSGVO.
Link zur Datenschutzerklärung
Wenn Sie im Flow um eine Einwilligung bitten, empfehlen wir dringend, einen direkten Link zu Ihrer Datenschutzerklärung bereitzustellen. Auch wenn Smartsupp das Einfügen einer Datenschutzerklärung für den Flow nicht zwingend verlangt, müssen Sie als Verantwortlicher Ihre Besucher umfassend darüber informieren, wie Sie deren Daten verarbeiten – und ein Link zur Datenschutzerklärung ist der einfachste und transparenteste Weg dafür.
Wenn Sie keinen eigenen Link hinterlegen, verwendet der Flow standardmäßig den allgemeinen DSGVO-Hinweis von Smartsupp. Dieser informiert Besucher allerdings lediglich über unsere Rolle als Auftragsverarbeiter und Ihre Rolle als Verantwortlicher – nicht aber über Ihre konkreten Datenverarbeitungspraktiken.
💡 Tipp: Ihre Datenschutzerklärung sollte klar darlegen, welche Daten Sie erheben, warum Sie dies tun, wie lange sie gespeichert werden, an wen Sie diese gegebenenfalls weitergeben und wie Besucher ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung wahrnehmen können.
Wie geht es weiter?
Leadgen Flow – Ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen Ihres eigenen Lead-Flows.
Flow – Umfassender Überblick, wie Flows funktionieren und wie Sie diese erstellen.
Flow Actions – Erfahren Sie, welche Aktionen ein Flow ausführen kann, inklusive Kontaktsammeln.
Flow Bedingungen – Steuern Sie, wann, wo und für wen der Bot angezeigt wird.
Flow Konversation – Erfahren Sie, wie sich Flow-Konversationen von klassischen Chats unterscheiden.
💡 Benötigen Sie weitere Unterstützung? Kontaktieren Sie gerne unser Support-Team – wir sind für Sie da! Bei spezifischen DSGVO-Fragen empfehlen wir, eine qualifizierte Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.