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Datenschutzerklärung

SMARTSUPP – DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Verfasst von Michal Jindra

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Smartsupp.com, s.r.o ., ID-Nr.: 036 68 681, mit Sitz in Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, vertreten durch Vladimír Šandera, Geschäftsführer, eingetragen im Handelsregister beim Kreisgericht Brno, Aktenzeichen C 86206 („wir“).

Kontaktdaten: dpo@smartsupp.com

Wir bieten die Smartsupp Plattform (die „Plattform“) an, über die wir Ihnen Live-Chat, Flows (ehemals Chatbots), Lead-Generierung und weitere Dienste bereitstellen, die gemäß unseren Nutzungsbedingungen (die „Bedingungen“) bestellt werden. Wir nehmen Datenschutz ernst. Unsere Rolle bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist zweifach: Wir agieren sowohl als Verantwortlicher (oder in manchen Datenschutzgesetzen als „Unternehmen“ bezeichnet) als auch als Auftragsverarbeiter (oder als „Dienstleister“ bezeichnet). Diese Datenschutzerklärung beschreibt unsere Rolle als Verantwortlicher. In dieser Datenschutzerklärung finden Sie alle relevanten Informationen über Zwecke, Dauer der Verarbeitung oder Ihre Rechte.

Die Plattform ist verfügbar auf der Website: https://www.smartsupp.com/ (die „Website“).

Wenn Sie unsere Plattform als Benutzer verwenden und unsere Dienste nutzen (d. h., wir verarbeiten beispielsweise personenbezogene Daten von Besuchern Ihrer Website), verarbeiten wir personenbezogene Daten auch gemäß Ihren Anweisungen. Beachten Sie, dass Sie in solchen Fällen als Verantwortlicher für personenbezogene Daten auftreten. Die Regeln, wie wir in diesen Fällen personenbezogene Daten handhaben, finden Sie in unseren Auftragsverarbeitungsbedingungen, die Sie hier einsehen können: https://help.smartsupp.com/de/articles/12647343.

Wir haben den Artikel in folgende Abschnitte unterteilt:


A. VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN

Um größtmögliche Transparenz zu gewährleisten, haben wir die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in folgende Kategorien unterteilt:

  • Identifizierungsdaten.Dazu gehören Ihr Vorname, Nachname, die Identifizierung der Organisation, im Namen der Sie auftreten.

  • Login-Informationen.Informationen, die der Benutzer beim Anlegen eines Kontos auf der Plattform ausfüllt, einschließlich ggf. über Single Sign-on von Dritten mit uns geteilter Informationen. Auch technische Informationen über Ihren Browser, Ihre Lage und weitere Informationen sind hierin enthalten.

  • Kontaktdaten.Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

  • Zahlungsdaten und Rechnungsdetails.Informationen über Käufe, zur Buchführung und für die Zahlung genutzter Dienste notwendigen Informationen, Kreditinformationen, Rechnungsadresse, Registrierungsnummer, Rückbelastungen, zur Betrugsvermeidung notwendige Informationen, Personen auf Rechnungen, Anfragen, statistische Daten.

  • Protokolldaten, IP-Adresse und weitere Informationen zur Nutzung der Plattform.Wir verarbeiten technische Informationen wie Protokolle der Nutzer in der Plattform, IP-Adresse des Kontos, Ihres Geräts oder Betriebssystems, Systemdaten usw.

  • Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung.Informationen über die Erfüllung einer gegenseitigen Vereinbarung, Umfang erbrachter Leistungen nach dem Vertrag, sofern auf eine bestimmte natürliche Person bezogen, die in Ihrem Namen handelt.

  • Nutzerinformationen.Diese Informationen beziehen sich darauf, wie Sie die Plattform verwenden (ob Sie sie korrekt nutzen, alle Funktionen verwenden usw.).

  • Kommunikationsdaten.Personenbezogene Daten, die Sie uns durch Kontaktaufnahme über unsere Website, E-Mail-Kommunikation, Chatbot oder andere Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen.

  • Aus Umfragen erhaltene Informationen.Dazu gehören E-Mail-Adressen, Informationen zur Zufriedenheit von 1-10 oder andere Angaben, die wir im Fragebogen abfragen.

  • Bilder und Videos.Wir können Ihre Bilder aus einer Bewertung verarbeiten, jedoch nur, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierzu geben. Ebenso können wir Bilder und Videos aus einem Webinar oder Kurs verarbeiten, an dem Sie teilgenommen haben.

  • Cookies.Bei Nutzung unserer Website können verschiedene Cookies zum Einsatz kommen. Einzelheiten zur Speicherung von Cookies entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie .

Wir erhalten personenbezogene Daten direkt von Ihnen oder, wenn Sie Nutzer der Plattform sind und Ihr Konto von Ihrem Arbeitgeber/Vertragspartner angelegt wurde, ggf. von diesem.

Unsere Plattform ist nicht für die Speicherung oder Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten usw.) vorgesehen.


B. ZWECKE DER VERARBEITUNG UND NUTZUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Dienste; dies kann
auch E-Mail-Benachrichtigungen und Newsletter umfassen, Kundensupport sicherstellen, gesetzlichen
Pflichten nachkommen usw. Sämtliche Zwecke und Nutzungen von Daten sind in diesem Abschnitt B der Datenschutzerklärung aufgeführt, wo Sie auch finden, zu welchen Zwecken wir Ihre Daten nutzen, welche Datenarten verarbeitet werden und wie lange die Daten jeweils gespeichert werden.
​
Wir verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte, können sie jedoch mit unseren Partnern teilen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen (siehe Abschnitt D dieser Datenschutzerklärung).

B.1 Bereitstellung von Diensten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in erster Linie, um Ihnen unsere Dienste bereitzustellen, ein Konto auf der Plattform (auch für Ihre Beschäftigten und weiteres Personal) und die angeforderten Leistungen bereitzustellen, insbesondere wenn Sie sich auf der Plattform registrieren, ein Benutzerkonto erstellen, Rechnungsdaten ausfüllen und für unsere Dienste bezahlen und uns für weitere Informationen kontaktieren. Im Zuge dessen können wir Ihnen auch Nachrichten zur Vertragsabwicklung, neuen Produkt-/Service-Updates, Zahlungserinnerungen, Passwortzurücksetzungen und weitere wesentliche Informationen zusenden. Diese Informationen (und weitere wechselseitige Kommunikation) können u. a. per E-Mail (E-Mail-Benachrichtigung) gesendet werden. Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Login-Informationen, Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Rechnungsdetails, Protokolldaten, IP-Adresse und weitere Nutzungsinformationen der Plattform, Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung sowie Kommunikationsdaten, sofern die Kommunikation mit einer gegenseitigen vertraglichen Beziehung zusammenhängt.

Zahlungen erfolgen über Zahlungsanbieter, die in Abschnitt D – Liste der Empfänger beschrieben sind.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihren Wunsch. Sind Sie nicht direkter Vertragspartner (etwa als Mitarbeiter unseres Kunden oder als vertretungsberechtigte Person), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Vertragserfüllung.

Die Daten werden für die Dauer des abgeschlossenen Vertrags und solange wie erforderlich zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten verarbeitet. Bei längerer Inaktivität Ihres Kontos wird dieses deaktiviert; wenn Sie Informationen zu Ihrem Konto löschen möchten, wenden Sie sich bitte über unsere Kontaktdaten, unseren Support oder andere Kontaktmöglichkeiten an uns.

Zu Google Workspace API: Wir bestätigen, dass die Nutzung der Google Workspace APIs durch unsere Anwendung sich ausschließlich auf die Bereitstellung unserer Dienste für Benutzer beschränkt. Wir verwenden Daten aus Google Workspace APIs nicht, um auf deren Grundlage generelle KI- oder ML-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Unsere Nutzung dieser APIs entspricht Googles Anforderungen an eingeschränkte Nutzung, wie hier beschrieben.

B.2 Kundensupport und sonstige Anfragen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch, um Ihnen Kundensupport zu gewährleisten, einschließlich der Bearbeitung aller Anfragen und Rückfragen, Folgekommunikation und Bereitstellung von Unterlagen für jede weitere Kommunikation mit Stellen.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Kontaktdaten, IP-Adresse und weitere Nutzungsinformationen der Plattform, Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung sowie Kommunikationsdaten, sofern die Kommunikation den Kundensupport betrifft.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung zwischen Ihnen und uns oder unser berechtigtes Interesse.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung mit dem Kunden und anschließend solange wie notwendig zur Wahrung unserer eigenen rechtlichen Interessen bzw. für die Bearbeitung entsprechender Support-Anfragen verarbeitet. Die maximale Speicherdauer beträgt 3,5 Jahre nach Eingang der Anfrage.

B.3 Kundenzufriedenheitsbewertung (und Umfragen)

Wir nutzen Informationen ebenfalls für die Bewertung von Kunden, die das Produkt nutzen, Zufriedenheitsbewertung, Trendanalyse und Optimierung der Nutzung der Plattform.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Kontaktdaten, Nutzerinformationen, Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung sowie aus Umfragen erhaltene Informationen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Plattform und des Nutzererlebnisses.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer der gegenseitigen Beziehung gespeichert und solange wie vernünftigerweise erforderlich zur Kommunikation oder Durchführung von Umfragen verarbeitet.

B.4 Schutz von Rechten und Pflichten sowie Schutz vor Betrug und Missbrauch

Wir können Ihre Daten auch verarbeiten, um uns vor unbefugter Nutzung unserer Plattform und Dienste zu schützen und deren sichere Nutzung zu gewährleisten. Ebenso können personenbezogene Daten genutzt werden, um eigene Ansprüche zu schützen oder um illegale Aktivitäten, Betrug, potenzielle Gefahren für die physische Sicherheit oder Verstöße gegen unsere Bedingungen zu untersuchen, zu verhindern oder dagegen vorzugehen. Dieser Zweck schließt auch die Bearbeitung möglicher Beschwerden ein.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Login-Informationen, Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Rechnungsdetails, Protokolldaten, IP-Adresse und weitere Nutzungsinformationen der Plattform, Nutzerinformationen, Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung sowie Kommunikationsdaten, sofern die Kommunikation mit einer gegenseitigen vertraglichen Beziehung zusammenhängt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse am Schutz von Rechten und Pflichten sowie an der Abwehr von Betrug und Missbrauch.

Wir verarbeiten die Daten für Zeiträume, in denen Verjährungs- oder sonstige Fristen zur Geltendmachung von Ansprüchen laufen. Dieser Zeitraum kann je nach Sachlage und im Falle von Betrug entsprechend angepasst werden. In der Regel ergeben sich die Fristen nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften (z. B. 10 Jahre nach geltendem Recht).

Wie andere Unternehmen müssen auch wir unseren gesetzlichen Pflichten nachkommen, insbesondere aus dem Steuer- und Rechnungswesen und allen weiteren auf uns anwendbaren Bereichen. Ebenso müssen wir für die Zusammenarbeit mit Behörden vorbereitet sein, sofern dies gesetzlich verlangt wird.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Rechnungsdetails, Daten im Zusammenhang mit Vertragserfüllung sowie Kommunikationsdaten (sofern sie für gesetzliche Pflichten verwendet werden).

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.

Diese Daten werden für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit verarbeitet. Buchhaltungsunterlagen und -aufzeichnungen (Rechnungen) müssen 5 Jahre ab Ende des betreffenden Buchhaltungszeitraums aufbewahrt werden. Rechnungen sind zudem 3 Jahre ab Ablauf des Steuerjahres zu führen, in dem die entsprechende Steuerpflicht entstanden ist. Steuerdokumente sind 10 Jahre ab Ende des Steuerjahres aufzubewahren, in dem die Transaktion stattfand.

B.6 Newsletter und werbliche Kommunikation

Wir können Ihnen gelegentlich werbliche Kommunikation per E-Mail zusenden. Dies betrifft keine Mitteilungen bzgl. Ausführung der Vertragsbeziehung (z. B. Vertragsupdates, Zahlungs-/Zahlungsverzugsbenachrichtigungen etc.), sondern E-Mails zu Werbeaktionen, Rabatten, Kampagnen und anderweitigen Kommunikation zur Stärkung unserer Marke.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre Identifizierungsdaten.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung teilt sich in zwei Bereiche:

· Wenn Sie ein Konto erstellen und sich registrieren, schließen wir einen Vertrag und es entsteht eine Kundenbeziehung. Personenbezogene Daten werden somit aufgrund unseres berechtigten Interesses (Direktmarketing) verarbeitet.

· Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, erteilen Sie uns mit der Anmeldung eine Einwilligung zur Verarbeitung.

Sie können sich jederzeit vom Empfang von Newslettern abmelden, indem Sie die in der Fußzeile jeder Mitteilung aufgeführten Abmeldelinks nutzen. Sie können Ihre Einwilligung auch jederzeit widerrufen; dies hat dieselbe Wirkung wie das vorgenannte Opt-out.

Personenbezogene Daten werden 2 Jahre ab der letzten aktiven Ansicht des Newsletters verarbeitet, sofern Sie sich nicht vorher abmelden.

B.7 Bewertungen

Wir teilen gerne Informationen zu Ihrer Bewertung der Plattform und stellen diese gerne der Öffentlichkeit vor. Daher können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und Ihre Bewertung in sozialen Netzwerken oder auf der Website teilen.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihre Identifizierungsdaten, Kontaktdaten und Login-Informationen. Bei ausdrücklicher Einwilligung verarbeiten wir auch Bilder, Unternehmensname, Position und weitere personenbezogene Daten, die im Bewertungstext enthalten sind.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung.

Ihre personenbezogenen Daten in Bewertungen werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch 5 Jahre, verarbeitet.

B.8 Webinare/Kurse

Sie können auch an unseren Webinaren und weiteren von uns organisierten Kursen teilnehmen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Organisation und Bereitstellung solcher Webinare und Kurse. Beachten Sie, dass bei einigen Veranstaltungen Video- oder Fotoaufnahmen gemacht werden. Wir bemühen uns um möglichst weitgehende Anonymisierung, daher werden Ihr Name oder andere Details nur dann auf Fotos oder Videos veröffentlicht, wenn Sie dazu Ihre Genehmigung geben (z. B. bei einer Referenz).

Wir verarbeiten Ihre Identifizierungsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten und Rechnungsdetails sowie Bilder und Videos.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist ein gegenseitiger Vertrag, den Sie mit der Anmeldung zu unserem Webinar/Kurs mit uns schließen.

Personenbezogene Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend für 4 Jahre gespeichert.

VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT COOKIES AUF DER WEBSITE UND IN DER PLATTFORM

B.9 Betrieb und Sicherheit von Website/Plattform (Notwendigkeit)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für den Betrieb der Website und der Plattform sowie deren Sicherheit, d. h. für das interne Funktionieren der Plattform, zur Identifizierung als registrierter Nutzer beim Browsen und wiederholten Aufrufen der Plattform und zur Gewährleistung Ihrer Sicherheit. Ebenfalls verarbeiten wir Informationen zu Ihren Präferenzen, wie Einwilligungen, mit welchen Cookies Sie einverstanden sind, Zustimmungseinstellungen für Personalisierungs- und Marketingzwecke usw.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir technische Daten wie IP-Adresse und Cookies, die als notwendig kategorisiert sind.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse am ordnungsgemäßen Funktionieren und sicheren Betrieb der Plattform. Daten werden grundsätzlich für die Dauer Ihres Plattformbesuchs, maximal für den Zeitraum laut Cookie-Leiste oder Cookie-Richtlinie verarbeitet. Beachten Sie, dass Ihr Browser den Zeitraum für die Speicherung der Cookies vorgeben kann.

B.10 Analyse der Website-/Plattform-Nutzung (Statistik)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website oder die Plattform verwenden. Im Rahmen dessen können wir den Traffic auf unserer Website oder Plattform überwachen, diese optimieren und Ihren Besuch insgesamt reibungsloser und benutzerfreundlicher gestalten.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Cookie-Daten, die als analytisch kategorisiert sind und nach Ihrer Einwilligung von uns oder Dritten bereitgestellt werden. Daten werden, wie üblich, für die Dauer Ihres Plattformbesuchs, maximal für den Zeitraum laut Cookie-Leiste oder Cookie-Richtlinie verarbeitet. Beachten Sie, dass Ihr Browser den Zeitraum für die Speicherung der Cookies vorgeben kann.

B.11 Websupport und Promotion (Marketing)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Informationen zu Ihren persönlichen Präferenzen zu erhalten und relevante Werbung anzuzeigen. Dabei können wir Produkte und Dienstleistungen auf der Website bewerben und Ihnen Marketingmitteilungen zu den von Ihnen angefragten Diensten anzeigen sowie unsere Marke online bewerben. Dies kann auch die Promotion unserer Dienste z. B. über soziale Netzwerke einschließen, indem wir entsprechende Informationen mit Dritten teilen.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Cookie-Daten, die als Marketing kategorisiert sind und nach Ihrer Einwilligung von uns oder Dritten bereitgestellt werden. Daten werden, wie üblich, für die Dauer Ihres Plattformbesuchs, maximal für den Zeitraum laut Cookie-Leiste oder Cookie-Richtlinie verarbeitet. Beachten Sie, dass Ihr Browser den Zeitraum für die Speicherung der Cookies vorgeben kann.

B.12 KI-Konnektoren (MCP)

Smartsupp bietet einen optionalen Konnektor auf Basis des Model Context Protocol (MCP), mit dem Sie die Plattform aus einem KI-Assistenten Ihrer Wahl – wie ChatGPT (OpenAI) oder Claude (Anthropic) (der „KI-Assistent“) – nutzen können. Der Konnektor funktioniert erst, nachdem ein Benutzer Ihres Smartsupp-Kontos ihn im KI-Assistenten hinzugefügt und sich bei Smartsupp angemeldet hat. Der KI-Assistent kann dann ausschließlich im Rahmen der Berechtigungen dieses Benutzers agieren.

Verarbeitete Daten. Je nachdem, was Sie den KI-Assistenten beauftragen, liest oder ändert der Konnektor folgende in Ihrem Smartsupp-Konto gespeicherte Daten:

  • Konversationen und deren Nachrichten, einschließlich Status, zugewiesenen Agents und Tags einer Konversation;

  • Informationen zu Besuchern und Kontakten in Ihrem Konto, wie Name, E-Mail, Telefonnummer, Kontaktvariablen und Notizen sowie technische Informationen wie Lage, Browser, Gerät, besuchte Seiten und IP-Adresse, sofern im Konto gespeichert;

  • Namen und E-Mail-Adressen von Agents Ihres Kontos;

  • Kontostatistiken, ggf. aufgeschlüsselt nach Agent;

  • Daten, die Sie dem KI-Assistenten zur Übermittlung oder Änderung aufgeben, z. B. den Text einer Nachricht an einen Besucher, eine E-Mail für die Chat-Kopie oder Tag-Namen.

Wir empfangen lediglich die Parameter der vom KI-Assistenten an uns gesendeten Anfragen. Wir erhalten nicht Ihre Konversationen mit dem KI-Assistenten, dessen Chatverlauf oder Speicher oder hochgeladene Dateien. Zur Bereitstellung des Konnektors verarbeiten wir außerdem Autorisierungsdaten (Zugriffstoken und die Kennung des verbundenen KI-Assistenten) sowie technische Protokolle von Konnektor-Anfragen.

Zweck und Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten Daten in Ihrem Konto, um die von Ihnen über den KI-Assistenten gewünschten Aktionen auf Ihre Weisung als Auftragsverarbeiter gemäß unseren Auftragsverarbeitungsbedingungen durchzuführen. Autorisierungsdaten und technische Protokolle verarbeiten wir zur Bereitstellung des Konnektors (Vertragserfüllung) sowie zur Sicherung und zum Schutz der Plattform vor Missbrauch (berechtigtes Interesse). Wir verwenden über den Konnektor laufende Daten nicht zum Training von KI-Modellen, verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht zu Werbezwecken.

Empfänger. Über den Konnektor zurückgegebene Daten werden an den von Ihnen ausgewählten KI-Assistenten übermittelt, dessen Anbieter diese unter Ihrem eigenen Vertrag bzw. dessen Datenschutzerklärung verarbeitet. Erfolgt die Verarbeitung durch den Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, erfolgt die Übertragung auf Ihre Weisung und im Rahmen der Schutzmechanismen Ihres Vertrags mit dem Anbieter.

Aufbewahrung. Wir speichern keine separate Kopie der vom Konnektor zurückgegebenen Daten; sie verbleiben in Ihrem Smartsupp-Konto und werden gemäß unseren Auftragsverarbeitungsbedingungen gespeichert. Zugriffstoken laufen automatisch nach begrenzter Zeit ab. Technische Protokolle enthalten nur Metadaten der Anfragen (z. B. Zeit, verwendetes Tool, Status), nicht deren Inhalt, und werden 30 Tage lang gespeichert.

Ihre Kontrolle. Der Konnektor ist optional und solange deaktiviert, bis Sie ihn autorisieren. Sie können ihn jederzeit in den Einstellungen des KI-Assistenten trennen; danach hat der KI-Assistent keinen Zugriff mehr auf Ihr Konto. Ebenso können Sie uns unter dpo@smartsupp.com auffordern, die Verbindung zu widerrufen.


C. SPEICHERDAUER

Personenbezogene Daten werden innerhalb des für jeden Zweck in Teil B dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zeitraums gespeichert. Generell speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke dieser Datenschutzerklärung erforderlich ist, es sei denn, es ist gesetzlich eine längere Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben oder zulässig (z. B. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Nach Ablauf der Speicherfrist für den jeweiligen Datentyp werden die Daten gelöscht oder vernichtet.
​
​Sie können ebenfalls die Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie uns kontaktieren unter dpo@smartsupp.com.
​Wir prüfen Ihren Antrag gemäß Abschnitt F.4 dieser Datenschutzerklärung.


D. WEITERGABE UND OFFENLEGUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir übertragen oder offenbaren Ihre Daten nicht an Dritte zu anderen Zwecken als in
dieser Datenschutzerklärung (Teil B) beschrieben. Ebenso sind die Zwecke aller Datenempfänger in
der nachfolgenden Tabelle aufgeführt. Wir teilen personenbezogene Daten mit den genannten Empfängern:

Unternehmensname

Zweck

Standort

Übertragungsmaßnahmen

Braintree (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.)

Zahlungsdienstleister

EU

Nicht zutreffend

Stripe

Zahlungsdienstleister

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Fakturoid

Rechnungssoftware

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

Wflow.com

Tool zur Speicherung eingehender Rechnungen für Buchhalter / Buchhaltungsdigitalisierung

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

ABRA Flexibee

Buchhaltungssoftware

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

Keboola

Datenanalyse

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

Google Ireland und Google, Inc.

Datenanalyse, Speicheranbieter, E-Mail-Benachrichtigung

EU-Rechenzentrum

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Holistics Software Pte Ltd

Datenanalyse

USA

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen und SCCs

Mixpanel, Inc.

Analytik

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

HelpJuice

Help Center CMS

USA

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

SatisMeter

NPS/Umfragen

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

CustomerScore.io

Kunden-Health-Scoring

CZ

Abgeschlossenes Auftragsverarbeitungsabkommen

Miro

Kollaboratives Online-Whiteboard

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Notion

Kollaborationsplattform für Teams

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Trello

Kollaborationsplattform für Teams

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Slack

Internes Kommunikationstool

USA

XodoSign

Elektronisches Unterschriftstool

Österreich

Auftragsverarbeitungsabkommen

Slido

Plattform für Publikumsbeteiligung

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

JetBrain (YouTrack)

Organisationstool (Webanwendung für Notizen), Projektmanagement

CZ

Auftragsverarbeitungsabkommen

Hubspot

CRM

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Microsoft Corporation

Einsatz von Tools wie Microsoft Klarity

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

OpenAI

KI-Unterstützung

USA

Auftragsverarbeitungsabkommen und SCCs

Zapier

Automatisierungen

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Make.com

Automatisierungen

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Mezmo

Zentrales Anwendungsspeicherprotokollsystem

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Sentry.IO

Überwachung von Produktionsproblemen

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Freshdesk

Helpdesk für Kundensupport

USA

Unternehmen im Data Privacy Framework registriert

Beim Einsatz von Cookies auf unserer Website und im Produkt können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an weitere Datenempfänger weitergeben, wie: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Im Fall von Bewertungen können Ihre personenbezogenen Daten auf anderen Plattformen geteilt werden, wie: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten bestimmten Dritten als Verantwortliche zum Zweck der „Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen“ weitergeben, sofern eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht (insbesondere Verwaltungsbehörden, Polizei und Gerichte). Ebenso kann eine Verpflichtung bestehen, Ihre Daten an Personen weiterzugeben, die durch Ihr Verhalten geschädigt wurden.


E. SICHERHEIT

Bei uns gelten Sicherheitsverfahren zum Schutz der Vertraulichkeit Ihrer Daten. Die Plattform, auf der personenbezogene Daten verarbeitet werden, lässt nur sichere Kanäle oder Protokolle für eingehende Netzwerkverbindungen zu. Wir verschlüsseln Daten mit SSL/TLS während aller Datenübertragungen. Ebenso haben wir Mechanismen eingeführt, um physischen oder Online-Zugriff auf Server mit personenbezogenen Daten zu beschränken. Wir haben Prozesse für regelmäßige Tests, Bewertungen und Beurteilungen der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen fest etabliert, um die Datensicherheit zu gewährleisten.


F. IHRE RECHTE BEI DER VERARBEITUNG UND DER WAHRNEHMUNG DIESER RECHTE

In allen Angelegenheiten rund um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – egal ob Frage, Wahrnehmung von Rechten, Beschwerde etc. – können Sie sich an dpo@smartsupp.com wenden.

Ihre Anfragen werden unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats bearbeitet. In Ausnahmefällen, insbesondere aufgrund der Komplexität Ihrer Anfrage, sind wir berechtigt, diese Frist um zwei weitere Monate zu verlängern. Selbstverständlich werden wir Sie in jedem Fall über eine Verlängerung und deren Grund informieren.

Sie haben auch das Recht, bei der unten beschriebenen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

F.1 Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Wenn dies der Fall ist, haben Sie das Recht auf Auskunft über die Zwecke und den Umfang der Verarbeitung, die Empfänger der Daten, die Dauer der Verarbeitung, das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch, das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde sowie über die Herkunft der personenbezogenen Daten (diese Informationen finden Sie bereits in diesem Dokument). Sie können von uns auch eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Die erste Kopie ist kostenlos; weitere Kopien können kostenpflichtig sein. Der Umfang der zur Verfügung gestellten Daten kann eingeschränkt werden, um Rechte und Freiheiten Dritter nicht zu beeinträchtigen.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf beeinflusst jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung und führt nicht zur Beendigung der Verarbeitung bereits anonymisierter Daten.

F.3 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer unzutreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung haben Sie ggf. auch das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, z. B. durch eine ergänzende Erklärung.

F.4 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

  • wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die Zwecke benötigen, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden;
    ​

  • Sie die Einwilligung widerrufen haben, auf deren Grundlage die Daten verarbeitet wurden, und kein weiterer Verarbeitungsgrund vorliegt;
    ​

  • Sie der Verarbeitung widersprechen und keine vorrangigen Gründe für die Verarbeitung bestehen oder Sie der Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken widersprechen;
    ​

  • personenbezogene Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

Dieses Recht können Sie jedoch nicht ausüben, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen oder im öffentlichen Interesse oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

F.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

  • Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten; in diesem Fall können Sie die Einschränkung der Verarbeitung bis zur Prüfung der Richtigkeit verlangen;
    ​

  • die Verarbeitung rechtswidrig ist und Sie anstelle der Löschung die Einschränkung verlangen;
    ​

  • wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie diese für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen jedoch benötigen;
    ​

  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; in diesem Fall können Sie Einschränkung der Verarbeitung bis zur Klärung vorherrschender berechtigter Interessen verlangen.

F.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die wir automatisiert auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, zu erhalten. Wir übermitteln Ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder einem von Ihnen benannten Verantwortlichen, wenn dies technisch möglich ist. Der Umfang der zur Verfügung gestellten Daten kann eingeschränkt werden, um Rechte und Freiheiten Dritter nicht zu beeinträchtigen.

F.7 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses vornehmen. Wir werden die Verarbeitung einstellen, wenn keine vorrangigen Gründe vorliegen oder die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie der Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken widersprechen. Für Newsletter gilt eine spezielle Regel: Bei Widerspruch stellen wir den Versand ein.


G. RECHT AUF BESCHWERDE

Neben der Möglichkeit, Ihre Rechte direkt bei uns geltend zu machen, können Sie auch bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen, das ist das Amt für den Schutz personenbezogener Daten, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7.


H. ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN

Diese Datenschutzerklärung ist ab dem 08.10.2026 gültig. Wir sind berechtigt, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Bitte prüfen Sie sie regelmäßig. Alle Änderungen werden wir auf unserer Website veröffentlichen.


Wie geht es weiter?

💡 Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team per Chat oder E-Mail — wir helfen Ihnen gerne weiter.

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