Wenn du die Funktion Kontaktsammlung deines Chatbots nutzt, musst du die Einwilligung der Besucher zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einholen. Diese Anleitung zeigt dir, wie du die Kontaktsammlung so einrichtest, dass dein Chatbot mit den aktuellen EU-Datenschutzvorschriften konform bleibt.
💡 Verwandter Artikel: Eine vollständige Anleitung zur Funktion Kontaktsammlung selbst findest du in unserem Artikel Leadgen-Chatbot.
Wir haben diesen Artikel in fünf Abschnitte unterteilt:
Wer ist wofür verantwortlich
Die DSGVO unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Rollen:
Verantwortlicher (data controller) — bestimmt, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Auftragsverarbeiter (data processor) — verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen nach dessen Anweisungen.
Wenn du die automatische Kontaktsammlung in einem Smartsupp-Chatbot verwendest, wirst du zum Verantwortlichen. Du entscheidest, welche Daten gesammelt werden, wie sie behandelt werden, und trägst die rechtlichen Verpflichtungen zum Schutz dieser Daten. Smartsupp fungiert als Auftragsverarbeiter — wir verarbeiten die Daten nach deinen Anweisungen, entscheiden aber nicht, was gesammelt wird oder wie es verwendet wird.
💡 Tipp: Stelle sicher, dass dein internes Team versteht, welche rechtlichen Verpflichtungen dich als Verantwortlichen treffen — die Verwaltung von Einwilligungen, Aufbewahrungsfristen und die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen liegen alle in deiner Verantwortung.
Einwilligung verlangen
Die Kontaktsammlungs-Funktion des Chatbots bietet eine integrierte Option, die Einwilligung des Besuchers anzufordern, bevor seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Wenn aktiviert, fragt der Chatbot den Besucher zuerst nach seiner Einwilligung — erst danach werden Kontaktdaten erfasst.
Die Einwilligungsentscheidung des Besuchers wird direkt in seinem Besucherprofil gespeichert. So hast du einen klaren Überblick darüber, welche Kontakte zugestimmt haben und welche nicht. Lehnt ein Besucher ab, bricht der Chatbot die Sammlung ab.
⚠️ Wichtig: Aktiviere immer die Einwilligungsabfrage, bevor du einen Chatbot mit Kontaktsammlung startest. Das Sammeln personenbezogener Daten ohne ausdrückliche Einwilligung verstößt gegen die DSGVO und kann zu erheblichen Bußgeldern führen.
Kommunikation mit gesammelten Kontakten
Sobald du anfängst, Kontakte zu sammeln, ist es entscheidend, dass deine Marketing-Kommunikation nur an Kontakte gesendet wird, die ihre Einwilligung erteilt haben. Menschen anzuschreiben, die nicht zugestimmt haben — oder aktiv abgelehnt haben — ist ein direkter Verstoß gegen die DSGVO.
Im Smartsupp-Dashboard kannst du Kontakte nach ihrem Einwilligungsstatus filtern, sodass du leicht eine saubere Marketingliste mit Personen erstellen kannst, die zugestimmt haben.
💡 Tipp: Überprüfe regelmäßig deine Kontaktliste und entferne Kontakte, die ihre Einwilligung widerrufen haben oder für die du keinen rechtmäßigen Grund mehr hast, sie zu behalten. Die Datenminimierung ist ein Kernprinzip der DSGVO.
Link zur Datenschutzerklärung
Wenn du im Chatbot um Einwilligung bittest, empfehlen wir dringend, einen direkten Link zu deiner Datenschutzerklärung einzufügen. Smartsupp verlangt nicht zwingend die Veröffentlichung der Chatbot-Datenschutzerklärung, aber als Verantwortlicher musst du die Besucher darüber informieren, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden — und ein Link zur Datenschutzerklärung ist der einfachste Weg, diese Pflicht zu erfüllen.
Wenn kein Link zur Datenschutzerklärung gesetzt ist, fällt der Chatbot auf den allgemeinen DSGVO-Hinweis von Smartsupp zurück, der nur unsere Rolle als Auftragsverarbeiter und deine Rolle als Verantwortlicher erklärt — er kann deine konkreten Datenverarbeitungspraktiken nicht beschreiben.
💡 Tipp: Deine Datenschutzerklärung sollte abdecken: welche Daten du sammelst, warum du sie sammelst, wie lange du sie speicherst, mit wem du sie teilst und wie Besucher ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung) ausüben können.
Was kommt als Nächstes?
Leadgen-Chatbot — Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines Chatbots, der Leads sammelt.
Chatbot — vollständige Übersicht, wie Chatbots funktionieren und wie du einen erstellst.
Chatbot-Aktionen — sieh dir an, welche Aktionen ein Chatbot ausführen kann, einschließlich Kontaktsammlung.
Chatbot-Bedingungen — steuere, wann, wo und für wen der Bot erscheint.
Chatbot-Gespräch — verstehe, wie sich Chatbot-Gespräche von normalen unterscheiden.
💡 Brauchst du mehr Hilfe? Kontaktiere unser Support-Team — wir helfen dir gerne! Für konkrete DSGVO-Fragen empfehlen wir die Beratung durch einen qualifizierten Rechtsanwalt.