Съгласно Общите условия за ползване ("Общи условия"), Smartsupp предоставя Услугата, както е посочено в Общите условия на Вас като потребител на Услугата. Взаимоотношенията между Smartsupp и потребителя се основават на онлайн регистрация на потребителя или чрез писмен или електронен договор, към който са приложени Общите условия, които заедно оформят споразумение между Вас и Smartsupp ("Споразумението"). Този анекс за обработка на данни (наричан по-долу "DPA") представлява неразделна част от Споразумението.

Думи, започващи с главна буква, имат същото значение, както е определено в Общите условия или други приложения, посочени в тях, освен ако в този DPA не е посочено друго.

Smartsupp сключва този DPA в съответствие с приложимите закони за защита на данните, като Регламент 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработката на лични данни и свободното движение на такива данни (“GDPR”), , Закона за защита на данните от 2018 г. или CCPA/CPRA, както и в съответствие с други приложими закони за поверителност, които са приложими при предоставянето на Услугата съгласно Споразумението (“приложими закони за поверителност”).

Когато този DPA предвижда, че Smartsupp действа като обработващ лични данни, това следва да има значението, което се дава на "обработващ" съгласно GDPR и другите еквивалентни термини съгласно другите приложими закони за поверителност (напр. "Service Provider" съгласно дефиницията на CCPA). Когато този DPA предвижда, че Вие действате като администратор на лични данни, това следва да има значението, което се дава на "администратор" съгласно GDPR и другите еквивалентни термини съгласно приложимите закони за поверителност (напр. "Business" съгласно дефиницията на CCPA).

Разделили сме статията на няколко секции:

1.1 Обработка на лични данни като обработващ лични данни. Smartsupp може да обработва лични данни от името на потребителя, когато Услугата се предоставя на потребителя и тогава Smartsupp действа като обработващ лични данни (или подизпълнител) спрямо потребителя.

Дейностите по обработка, извършвани от Smartsupp, произтичат от регистрацията, Споразумението или от документирани искания, направени от потребителя по време на предоставяне на Услугата чрез платформата, налична на https://www.smartsupp.com ("Платформата").

1.2 Упълномощаване за обработка на лични данни. Потребителят с настоящото упълномощава Smartsupp да обработва личните данни на субектите на данни, предоставени от потребителя, в съответствие с Услугата, както е посочено в този DPA. Smartsupp ще обработва лични данни за потребителя според документираните инструкции на потребителя и само доколкото е необходимо за правилното изпълнение на задълженията на Smartsupp съгласно Споразумението.

1.3 Отговорност на потребителя. Докато Smartsupp действа като обработващ лични данни, потребителят действа като администратор и следователно носи отговорност за изпълнение на всички задължения, свързани с обработката на лични данни. Сред тези задължения са да информира надлежно субектите на данните за обработката на лични данни, да получи съгласие за обработката, ако е необходимо, и да обработва искания на субекти относно упражняване на техните права (като право на информация, достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработката, възражение и др.). Smartsupp ще подпомага потребителя при изпълнението на тези задължения чрез Платформата или чрез документирани искания на потребителя. Въпреки това Smartsupp не носи по никакъв начин отговорност за точността и законосъобразността на дейностите на потребителя, включително всяка дейност, която може да нарушава законодателството за поверителност или други закони в държавата, откъдето потребителят използва Услугата.

2.1 Предмет на обработването. Предметът на обработката на лични данни, описани по-долу, от Smartsupp е предоставянето на Услугата, както е указано в Споразумението, и по-специално обработката на лични данни, когато използвате функциите на нашата Услуга, описани на уебсайта.

2.2 Видове лични данни. В рамките на изпълнението на задълженията по Споразумението и предоставянето на Услугата, могат да бъдат обработвани следните видове лични данни в съответствие с този DPA:

a) контактна информация, като име, фамилия, имейл адрес, телефонен номер или контакт в социална мрежа,

b) подробности за посещението на уебсайта на потребителя, като URL адрес на посетения уебсайт, дата и час на посещението, техническа информация (резолюция на екрана, вид устройство, вид браузър, операционна система и др.), IP адрес, геолокационни данни (държава и град, от които потребителят е посетил Вашия уебсайт),

c) информация, съдържаща се в разговорите между потребителите и клиентите или други потребители при използване на функциите на Услугата,

d) технически логове и друга информация за потребителите, използващи Услугата (Smartsupp използва инструменти на трети страни за събиране на такава информация),

e) други лични данни, качени или използвани по друг начин от потребителя, или

f) личните данни, чийто тип, обхват и подробности се определят и контролират самостоятелно от потребителя по време на предоставянето на Услугата.

Обхватът на личните данни зависи от вида на използваните от потребителя функции на Услугата. Услугата не е предназначена за съхранение на специални категории лични данни. Потребителят не трябва да използва Услугата за съхранение или обработка на специални категории лични данни. Ако потребителят ги обработва чрез Услугата, Smartsupp не носи никаква отговорност за такава обработка.

2.3 Категории субекти на данни. Smartsupp ще обработва лични данни за следните категории субекти на данни:

a) служители (и други работници и лица, действащи от името на потребителя) на потребителя;

b) лица, за които потребителят е създал акаунт в Услугата;

c) клиенти и други потребители на потребителя, на които се предоставя Услугата;

d) посетители на уебсайта на потребителя;

e) други лица, чиито лични данни са предоставени на Smartsupp от потребителя по време на предоставянето на Услугата и чиито лични данни са записани или обработени по друг начин съгласно предоставянето на Услугата на потребителя.

3.1 Характер на обработката на лични данни. Smartsupp ще обработва лични данни по автоматизиран и електронен начин, като обработката ще включва достъп до личните данни като част от предоставянето на Услугата, преглед на личните данни, съхранение на лични данни и други дейности, които могат да бъдат свързани с предоставянето на Услугата на потребителя. Характерът на обработката на лични данни произтича от:

a) Споразумението, сключено между страните;

b) исканията на потребителя или други оторизирани потребители, използващи Платформата от името на потребителя;

c) естеството на Услугата и Платформата;

d) всякакви други документирани инструкции, предоставени от потребителя.

3.2 Цел на обработката. Целта на обработката е предоставяне на Услугата на потребителя, както е определено в Общите условия, и за други цели, които могат да възникнат от предоставянето на Услугата.

4.1 Продължителност на обработката на лични данни. Обработката на лични данни ще се извършва за срока на действие на Споразумението или докато Smartsupp има инструкции от потребителя във връзка с изпълнението на Споразумението. Smartsupp се задължава да спазва задълженията, определени в законите за защита на данните, през целия срок на Споразумението, освен ако от Споразумението не произтича, че те следва да се прилагат и след прекратяването му.

4.2 Връщане и изтриване на лични данни. Ако Споразумението се прекрати, доколкото е позволено от приложимите закони за поверителност, Smartsupp ще изтрие всички лични данни, съхранявани с цел предоставяне на Услугата, в рамките на 3 месеца след прекратяването. Ако потребителят поиска от Smartsupp в гореспоменатия срок предпочитане за връщане на данните, Smartsupp има право да начисли разумна такса в размер, предварително съобщен.

5.1 Задължения на Smartsupp. При обработване на лични данни Smartsupp се задължава да:

a) обработва лични данни единствено въз основа на документирани инструкции на потребителя; за избягване на съмнения, обработката на лични данни в съответствие със задълженията по Споразумението се счита за извършена съобразно инструкциите на потребителя;

b) следва инструкциите на потребителя относно трансфера на лични данни към трета държава или международна организация, освен ако такава обработка вече се изисква съгласно законодателството на Европейския съюз или на държава членка, на които Smartsupp е подчинен;

c) осигури лицата, упълномощени да обработват лични данни, да са обвързани с договорно задължение за поверителност или да са подчинени на законово задължение за поверителност;

d) отчитайки характера на обработката, съдейства на потребителя чрез подходящи технически и организационни мерки, когато е възможно, за да спази задължението на потребителя да отговаря на искания за упражняване на правата на субектите на данни; правилата за обработка на исканията на субектите на данни са посочени в раздел 5.2 на този DPA;

e) оказва съдействие на потребителя при изпълнение на неговите задължения за (i) осигуряване нивото на сигурност на обработката, (ii) докладване на нарушения на личните данни до Комисията за защита на личните данни и, когато е приложимо, до субектите на данни, (iii) оценка на въздействието върху защитата на личните данни и (iv) предварителна консултация с надзорния орган, всичко това като се отчита характерът на обработването и на обработваните лични данни;

f) позволява на потребителя или лице, упълномощено от потребителя, да проверява (включително чрез одит или проверка) спазването на този DPA, по-специално изпълнението на задълженията за обработка на лични данни, произтичащи от него, и ще съдейства при извършването на такива проверки съгласно разумните инструкции на потребителя или на упълномощеното лице; конкретните правила за одити са посочени в чл. 5.3 и 5.4 на този DPA;

g) предоставя на потребителя цялата информация, която разумно може да се очаква от Smartsupp, за доказване, че задълженията, определени в съответния закон за защита на данните, са изпълнени.

5.2 Искания на субекти на данни. Ако субект на данни се свърже директно със Smartsupp, Smartsupp ще уведоми субекта да отправи искането си директно към потребителя. Smartsupp ще положи само търговски разумни усилия да подпомогне потребителя при отговаряне на такова искане от субект на данни, доколкото това е законово допустимо за Smartsupp. Потребителят носи отговорност за всички разходи, възникнали от съдействието на Smartsupp в този процес и е отговорен за правилното обработване на такова искане.

5.3 Правила за одит. Потребителят трябва да изпрати всяко искане за одит (проверка) единствено на имейл адреса на Smartsupp dpo@smartsupp.com, в разумни интервали. След получаване на искане за одит, страните трябва предварително да се договорят за (i) възможна дата на одита, (ii) мерки за сигурност и как да се осигури съответствието с изискванията за поверителност по време на одита и (iii) очакваното начало, обхват и продължителност на одита. Ако не бъде постигнато съгласие в рамките на 30 дни от датата на искането, Smartsupp ще определи условията на одита.

5.4 Одитор. Smartsupp може да възрази писмено срещу всеки одитор (упълномощено лице), назначен от потребителя, ако, според мнението на Smartsupp, одиторът не е достатъчно квалифициран, не е независим, е в конкурентна позиция със Smartsupp или по друг начин явно неподходящ. След възражението потребителят е длъжен да назначи друг одитор или да извърши одита самостоятелно. Потребителят незабавно уведомява Smartsupp за всяко несъответствие, било то с приложимите закони за поверителност, или с този DPA, открито по време на одита.

5.5 Обхват на одита. Одитът, извършван от потребителя, обхваща единствено документация и процеси, пряко свързани с използването на Услугата от конкретния потребител.

5.6 Подизпълнители. Потребителят се съгласява с включването на други подизпълнители при обработването на лични данни. В зависимост от вида на предоставяната или поисканата Услуга, Smartsupp може да използва други подизпълнители или да споделя лични данни с други получатели на лични данни. Потребителят се съгласява, че Smartsupp ще включва подизпълнителите, изброени на адрес: https://help.smartsupp.com/bg/articles/12647685

5.7 Възражения срещу други подизпълнители. Smartsupp информира потребителя в писмен вид или чрез актуализиране на списъка с подизпълнителите за включването на допълнителен подизпълнител преди включването му, като потребителят има право да възрази срещу това в рамките на 10 работни дни след уведомлението. Ако не възрази в определения срок, Smartsupp ще включи допълнителния подизпълнител. В случай на възражение от страна на потребителя, Smartsupp ще го прецени и ако го намери за основателно, няма да ангажира допълнителния подизпълнител или ще направи търговски обоснована промяна в конфигурацията или използването на Услугата, за да избегне обработка от този подизпълнител. Ако това не е възможно, Smartsupp може да прекрати Споразумението с потребителя (или частично) или да не предостави частта от Услугата, свързана с допълнителния подизпълнител, без да носи вина или да нарушава каквото и да било задължение. Smartsupp ще възстанови на потребителя всякакви предплатени такси за остатъчната част от срока на такова Споразумение след датата на прекратяването спрямо прекратената Услуга, без да налага санкция на потребителя за това прекратяване.

5.8 Задължения към други подизпълнители. Ако Smartsupp включи друг подизпълнител, този подизпълнител трябва договорно да приеме същите задължения за защита на личните данни, както са съгласувани между потребителя и Smartsupp, както и да приложи подходящи технически и организационни мерки.

5.9 Отговорност за подизпълнителя. Smartsupp носи отговорност за действията и пропуските на своите подизпълнители в същата степен, както би била отговорна, ако предоставянето на Услугата на всеки подизпълнител се извършва директно по условията на този DPA, освен ако в Споразумението не е посочено друго.

5.10 Разходи, свързани с изпълнението на DPA. Освен ако не е уговорено писмено друго, потребителят поема собствените си разходи, свързани с изпълнението на DPA. Smartsupp има право да таксува потребителя за разумните разходи, възникнали при работа по искане и изпълнение на задължения по този DPA.

6.1 Задължение за осигуряване на сигурността на личните данни. Smartsupp е приел и поддържа технически и организационни мерки, за да предотврати неоторизиран или случайно достъп, изменение, унищожаване или загуба на лични данни, неоторизирано предаване, друга неоторизирана обработка или друго неправомерно използване на лични данни. Smartsupp редовно проверява спазването на тези мерки.

6.2 Конкретни мерки за сигурност. Smartsupp е приел и поддържа следните мерки за осигуряване на адекватно ниво на защита:

Технически мерки:

a) Псевдонимизиране и криптиране на личните данни:

Платформата, на която се обработват личните данни, позволява само защитени канали или протоколи за входящи мрежови връзки; Smartsupp криптира данните чрез SSL/TLS за всички трансфери на данни

IT системите, обработващи лични данни, позволяват само защитени канали или протоколи;

Криптографските ключове се управляват сигурно.

b) Възможност за осигуряване на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите и услугите за обработка:

Физическият достъп от страна на персонала на Smartsupp е ограничен до упълномощени лица;

Smartsupp е приел механизми за ограничаване на физическия или онлайн достъп до сървърите, хостващи личните данни;

предотвратяване на достъп на неоторизирани лица до лични данни и предотвратяване личните данни да се използват без разрешение;

лица, упълномощени да обработват лични данни, имат достъп само до тези лични данни, до които се нуждаят и са оторизирани да имат достъп, и не могат да ги четат, копират, изменят или изтриват без разрешение по време на обработването;

достъпът е силно автентикиран (например чрез силни пароли);

правата за достъп се проверяват периодично;

опитите за достъп (както успешни, така и неуспешни) се записват и наблюдават;

персоналът на Smartsupp няма право да изтегля и обработва лични данни локално в своите работни станции или на други мрежови локации;

всички възможни сривове на Платформата и аномалии се записват.

c) Възможност за възстановяване на наличност и достъп до личните данни своевременно в случай на физически или технически инцидент:

Smartsupp е приел процес, механизъм и инструменти за резервно копиране;

процедурата за възстановяване, четимостта и целостта на резервните копия се тестват периодично.

d) Smartsupp е внедрил процес за редовно тестване, оценяване и преценка на ефективността на техническите и организационните мерки, въведени за осигуряване сигурността на обработването.

e) Личните данни не могат да бъдат променяни или изтривани без разрешение по време на електронно предаване, транспорт или съхранение и получаващите ентитети при всякакъв трансфер могат да бъдат идентифицирани и проверени.

Организационни мерки:

f) Всички служители, участващи в обработката на лични данни, са информирани за поверителния характер на личните данни, получили са подходящо обучение относно техните отговорности и са подписали писмени споразумения за поверителност.

g) Smartsupp е въвел вътрешни наредби и процеси за осигуряване на обработката на лични данни съгласно приложимите закони за поверителност.

h) За въпроси относно този DPA, спазване на закони за защита на личните данни, поверителност на данните или други въпроси за поверителност, клиентът може да изпрати имейл на dpo@smartsupp.com.

6.3 Инциденти със сигурността. Ако Smartsupp установи нарушение на личните данни, трябва да го докладва на потребителя без неоправдано забавяне, не по-късно от 48 часа след като узнае за инцидента със сигурността, и да положи разумни усилия да предостави на потребителя цялата известна информация за инцидента, включително:

Smartsupp ще отговори на всяко искане от страна на потребителя за съдействие в случай на нарушение на сигурността без неоправдано забавяне.

6.4 Незаконосъобразни инструкции. Ако потребителят инструктира Smartsupp по начин, при който настъпва нарушение на задължения по законите за защита на данните и Smartsupp бъде санкциониран от надзорен орган или друг регулаторен орган на тази база, или се наложи да компенсира субекти на данни, потребителят се съгласява да обезщети Smartsupp и да плати всички нанесени щети след писмено уведомление от страна на Smartsupp.

6.5 Ограничаване на отговорността. Същите ограничения на отговорността, както са определени в Общите условия, се прилагат и за този DPA.

6.6 Промени. Същите правила за промени, както са определени в Общите условия, се прилагат и тук.

6.7 Влизане в сила. Този DPA става правно обвързващ между потребителя и Smartsupp със сключването на Споразумението.