Съгласно Общите условия ("Общи условия") Smartsupp предоставя Услугата, както е посочено в Общите условия, на Вас като потребител на Услугата. Връзката между Smartsupp и потребителя се основава на процес на онлайн регистрация на потребителя или на писмен или електронен договор, към който Общите условия са приложени и които заедно представляват споразумение между Вас и Smartsupp ("Споразумение"). Този анекс за обработка на данни (наричан по-долу "DPA") представлява неразделна част от Споразумението.

Думите, започващи с главна буква, имат същото значение, както е определено в Общите условия или друг приложен документ, посочен в Общите условия, освен ако в този DPA не е посочено друго.

Smartsupp сключва този DPA в съответствие с приложимите закони за защита на данните, като Регламент 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица при обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни ("GDPR") , Data Protection Act 2018 или CCPA/CPRA, както и в съответствие с други закони за поверителност, които са приложими по време на предоставянето на Услугата по Споразумението ("приложими закони за поверителност").

Когато в този DPA е предвидено, че Smartsupp действа като обработващ лични данни, това има значението на "обработващ" по GDPR и други еквивалентни термини по други приложими закони за поверителност (напр. "доставчик на услуги" по дефиницията в CCPA). Когато в този DPA е предвидено, че Вие действате като администратор на лични данни, това има значението на "администратор" по GDPR и други еквивалентни термини по приложимите закони за поверителност (напр. "бизнес" по дефиницията в CCPA).

Съдържание:

1.1 Обработка на лични данни като обработващ лични данни. Smartsupp може да обработва лични данни от името на потребителя, когато Услугата се предоставя на потребителя, и Smartsupp тогава действа като обработващ лични данни (или под-обработващ) по отношение на потребителя.

Дейностите по обработка, извършвани от Smartsupp, произтичат от регистрацията, Споразумението или от документирани искания на потребителя по време на предоставянето на Услугата чрез платформата, достъпна на адрес https://www.smartsupp.com ("Платформа").

1.2 Упълномощаване за обработка на лични данни. Потребителят с настоящото упълномощава Smartsupp да обработва лични данни на субектите на данни, предоставени от потребителя, в съответствие с Услугата, както е посочено в този DPA. Smartsupp ще обработва лични данни за потребителя съгласно документираните инструкции на потребителя и само доколкото е необходимо за надлежното изпълнение на задълженията на Smartsupp по Споразумението.

1.3 Отговорност на потребителя. Тъй като Smartsupp действа като обработващ лични данни, потребителят действа като администратор и следователно отговаря за изпълнението на всички задължения, свързани с обработката на лични данни. Сред тези задължения са правилното информиране на субектите на данни относно обработката на лични данни, получаване на съгласие за обработка на лични данни, ако е необходимо, и обработване на искания от субекти на данни относно упражняването на техните права (като право на информация, достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработката, възражение и др.). Smartsupp ще подпомага потребителя при изпълнение на тези задължения чрез Платформата или чрез документирани искания на потребителя. Въпреки това Smartsupp по никакъв начин не носи отговорност за точността и законосъобразността на дейностите на потребителя, включително всяка дейност, която може да нарушава закони за поверителност или други закони в държавата, от която потребителят използва Услугата.

2.1 Предмет на обработката. Предмет на обработката на лични данни, определени по-долу, от Smartsupp е предоставянето на Услугата, както е посочено в Споразумението, по-специално обработването на лични данни, когато използвате функциите на нашата Услуга, както са описани на Уебсайта.

2.2 Видове лични данни. Във връзка с изпълнението на задълженията съгласно Споразумението и предоставянето на Услугата, следните видове лични данни могат да бъдат обработвани в съответствие с този DPA:

a) данни за контакт, като име, фамилия, имейл адрес, телефонен номер или контакт в акаунт в социална мрежа;

b) данни относно посещението на уебсайта на потребителя, като URL на посетения уебсайт, дата и час на посещението на уебсайта, техническа информация (резолюция на екрана, тип устройство, тип браузър, операционна система и др.), IP адрес, данни за геолокация (държава и град, от които потребителят е разглеждал Вашия уебсайт);

c) информация, съдържаща се в разговорите между потребители и клиенти или други потребители при използването на функциите на Услугата;

d) технически логове и друга информация за потребители, използващи Услугата (Smartsupp използва инструменти на трети страни за събиране на такава информация);

e) други лични данни, качени или използвани по какъвто и да е друг начин от потребителя; или

f) личните данни, чийто вид, обхват и подробности се определят и контролират от потребителя по негово собствено усмотрение по време на предоставянето на Услугата.

Обхватът на личните данни зависи от вида функционалности на Услугата, използвани от потребителя. Услугата не е предназначена за съхранение на специални категории лични данни. Потребителят не трябва да използва Услугата за съхранение или обработка на специални категории лични данни. Ако потребителят ги обработва чрез Услугата, Smartsupp не носи никаква отговорност за такава обработка.

2.3 Категории субекти на данни. Smartsupp ще обработва лични данни за следните категории субекти на данни:

a) служители (и други работници и лица, действащи от името на потребителя) на потребителя;

b) лица, за които потребителят е създал акаунт в рамките на Услугата;

c) клиенти и други потребители на потребителя, на които се предоставя Услугата;

d) посетители на уебсайта на потребителя;

e) други лица, чиито лични данни са предоставени на Smartsupp от потребителя по време на предоставянето на Услугата и чиито лични данни са били записани или обработени по друг начин в съответствие с предоставянето на Услугата на потребителя.

3.1 Характер на обработката на лични данни. Smartsupp ще обработва лични данни по автоматизиран, електронен начин и обработката ще се състои в достъп до личните данни като част от предоставянето на Услугата, преглед на личните данни, съхранение на личните данни и други дейности, които могат да съответстват на предоставянето на Услугата на потребителя. Характерът на обработката на лични данни произтича от:

a) Споразумението, което страните са сключили;

b) исканията на потребителя или други упълномощени потребители, използващи Платформата от името на потребителя;

c) характера на Услугата и Платформата;

d) всички други документирани инструкции, предоставени от потребителя.

3.2 Цел на обработката. Целта на обработката е предоставяне на Услугата на потребителя, както е определено в Общите условия, и за други цели, които могат да възникнат от предоставянето на Услугата.

4.1 Срок на обработката на лични данни. Обработката на лични данни ще се извършва за срока на действие на Споразумението или докато Smartsupp получава инструкции от потребителя във връзка с изпълнението на Споразумението. Smartsupp се задължава да спазва задълженията, посочени в законодателството за защита на данните, през целия срок на Споразумението, освен ако от Споразумението не е ясно, че те следва да продължат да действат и след прекратяването му.

4.2 Връщане и изтриване на лични данни. В случай че Споразумението бъде прекратено, доколкото това е позволено от приложимите закони за поверителност, Smartsupp изтрива всички лични данни, съхранявани за целите на предоставяне на Услугата, в срок до 3 месеца след прекратяването. Ако потребителят поиска от Smartsupp в посочения по-горе срок връщане на данните, Smartsupp има право да начисли разумна такса в размер, който ще бъде предварително съобщен.

5.1 Задължения на Smartsupp. При обработката на лични данни Smartsupp се задължава да:

a) обработва лични данни единствено въз основа на документирани инструкции на потребителя; за избягване на съмнение, обработката на лични данни в съответствие със задълженията по Споразумението се счита за извършена в съответствие с инструкциите на потребителя;

b) следва инструкциите на потребителя относно прехвърляне на лични данни към трета държава или международна организация, освен ако такава обработка вече не се изисква от правото на Европейския съюз или правото на държава членка, което се прилага към Smartsupp;

c) осигури лицата, упълномощени да обработват лични данни, да са обвързани със задължение за поверителност или да са предмет на законово задължение за поверителност;

d) като взема предвид характера на обработката, подпомага потребителя чрез подходящи технически и организационни мерки, доколкото е възможно, да изпълни задължението си да отговаря на искания за упражняване правата на субектите на данни; правилата за обработване на искания на субекти на данни са посочени в член 5.2 от този DPA;

e) подпомага потребителя при изпълнение на задълженията на потребителя (i) да осигури ниво на сигурност на обработката, (ii) да докладва нарушения на сигурността на личните данни на надзорния орган по защита на данните и, когато е приложимо, на субектите на данни, (iii) да извършва оценка на въздействието върху защитата на личните данни и (iv) да извършва предварителни консултации с надзорния орган по защита на данните, като във всички случаи се вземат предвид характерът на обработката и характерът на обработваните лични данни;

f) позволи на потребителя или на лице, упълномощено от потребителя, да провери (включително чрез одит или инспекция) спазването на този DPA, по-специално изпълнението на задълженията за обработка на лични данни, произтичащи от него, и да съдейства за такива проверки съгласно разумните инструкции на потребителя или упълномощеното лице; конкретните правила за одит са посочени в членове 5.3 и 5.4 от този DPA;

g) предостави на потребителя цялата информация, която разумно може да се очаква от Smartsupp, за да удостовери, че задълженията, посочени в приложимото законодателство за защита на данните, са изпълнени.

5.2 Искания на субекти на данни. Ако субект на данни се свърже директно със Smartsupp, Smartsupp ще уведоми субекта на данни да отправи искането директно към потребителя. Smartsupp ще положи само търговски разумни усилия да подпомогне потребителя при отговора на такова искане на субект на данни, доколкото Smartsupp има законова възможност да го направи. Потребителят носи отговорност за всички разходи, произтичащи от предоставянето на такава помощ от Smartsupp, и носи отговорност за правилното обработване на такова искане.

5.3 Правила за одит. Потребителят изпраща всяко искане за одит (проверка) изключително на имейл адреса на Smartsupp dpo@smartsupp.com, на разумни интервали. След получаване на искане за одит страните предварително се споразумяват относно (i) възможната дата на одита, (ii) мерките за сигурност и начина за осигуряване на спазване на задълженията за поверителност по време на одита и (iii) очакваното начало, обхват и продължителност на одита. Ако в рамките на 30 дни от датата на искането не бъде постигнато споразумение, Smartsupp определя условията на одита.

5.4 Одитор. Smartsupp може да повдигне писмено възражение срещу всеки одитор (упълномощено лице), назначен от потребителя, ако по мнение на Smartsupp одиторът не е достатъчно квалифициран, не е независим, намира се в конкурентна позиция спрямо Smartsupp или по друг начин е явно неподходящ. След възражението потребителят е длъжен да назначи друг одитор или да извърши одита лично. Потребителят незабавно уведомява Smartsupp за всяко несъответствие с приложимите закони за поверителност или този DPA, установено по време на одита.

5.5 Обхват на одита. Обхватът на одита, извършван от потребителя, включва само документация и процеси, пряко свързани с използването на Услугата от конкретния потребител.

5.6 Под-обработващи. Потребителят се съгласява с участието на други под-обработващи в обработката на лични данни. В зависимост от вида Услуга, която се предоставя или е заявена от потребителя, Smartsupp може да използва други под-обработващи или да споделя лични данни с други получатели на лични данни. Потребителят се съгласява Smartsupp да ангажира под-обработващите, изброени на адрес: https://help.smartsupp.com/en

5.7 Възражения срещу други под-обработващи. Smartsupp уведомява потребителя в писмена форма или чрез актуализиране на списъка с под-обработващи за включването на допълнителен под-обработващ преди включването му, а потребителят може да възрази срещу включването на допълнителния под-обработващ в срок от 10 работни дни след уведомлението. Ако потребителят не възрази в посочения срок, Smartsupp ще включи допълнителния под-обработващ. В случай че бъде повдигнато възражение от потребителя, Smartsupp ще оцени възражението и ако го счете за основателно, няма да ангажира допълнителния под-обработващ или ще направи търговски разумна промяна в конфигурацията или използването на Услугата от потребителя, за да избегне обработката от такъв под-обработващ. Ако промяната не е възможна, Smartsupp може да прекрати Споразумението с потребителя (изцяло или частично) или да не предоставя частта от Услугата, свързана с допълнителния под-обработващ, без да бъде в забава или в нарушение на каквото и да е задължение. Smartsupp ще възстанови на потребителя всички предплатени такси, отнасящи се до оставащия срок на такова Споразумение след датата на влизане в сила на прекратяването по отношение на така прекратената Услуга, без да налага санкция за такова прекратяване на потребителя.

5.8 Задължения към други под-обработващи.Ако Smartsupp ангажира друг под-обработващ, този под-обработващ трябва договорно да се ангажира със същите задължения за защита на личните данни, каквито са договорени между потребителя и Smartsupp, и също така да внедри подходящи технически и организационни мерки.

5.9 Отговорност за под-обработващ.Smartsupp носи отговорност за действията и бездействията на своите под-обработващи в същата степен, в която Smartsupp би носил отговорност, ако предоставянето на Услугата от всеки под-обработващ се извършваше пряко съгласно условията на този DPA, освен ако в Споразумението не е предвидено друго.

5.10 Разходи, свързани с изпълнението на DPA. Освен ако писмено не е уговорено друго, потребителят поема собствените си разходи, свързани с изпълнението на DPA. Smartsupp има право да начислява на потребителя разумните разходи, направени при обработката на всяко искане и изпълнението на каквото и да е задължение по този DPA.

6.1 Задължение за осигуряване на защита на личните данни. Smartsupp е приел и поддържа технически и организационни мерки за предотвратяване на неоторизиран или случайен достъп до, промяна, унищожаване или загуба на лични данни, неоторизирани предавания, друга неоторизирана обработка или друго неправомерно използване на лични данни. Smartsupp редовно наблюдава спазването на тези мерки.

6.2 Конкретни мерки за сигурност. Smartsupp е приел и поддържа следните мерки за осигуряване на подходящо ниво на сигурност:

Технически мерки:

a) Псевдонимизиране и криптиране на лични данни:

Платформата, на която се обработват личните данни, допуска само защитени канали или протоколи за входящи мрежови връзки; Smartsupp криптира данните, като използва SSL/TLS за всички предавания на данни;

ИТ системите, които обработват лични данни, позволяват само защитени канали или протоколи;

криптографските ключове се управляват по сигурен начин.

b) Възможност за гарантиране на постоянна конфиденциалност, цялостност, наличност и устойчивост на системите и услугите за обработка:

физическият достъп на персонала на Smartsupp е ограничен до упълномощени лица;

Smartsupp е приел механизми за ограничаване на физическия или онлайн достъп до сървърите, на които се съхраняват лични данни;

предотвратяване на неоторизиран достъп на лица до лични данни и предотвратяване използването на лични данни без разрешение;

лицата, упълномощени да обработват лични данни, имат достъп само до тези лични данни, които са им необходими и до които са упълномощени да имат достъп, и личните данни не могат да бъдат четени, копирани, променяни или премахвани без разрешение по време на обработката;

достъпът е силно удостоверен (напр. чрез използване на силни пароли);

правата за достъп се проверяват периодично;

опитите за достъп (както успешни, така и неуспешни) се регистрират и наблюдават;

на персонала на Smartsupp е забранено да изтегля и обработва лични данни локално на своите работни станции или на друго мрежово място;

всички възможни откази на Платформата и аномалии се регистрират.

c) Възможност за възстановяване на наличността и достъпа до лични данни в своевременен срок при физически или технически инциденти:

Smartsupp е приел процес, механизми и инструменти за архивиране;

процедурата за възстановяване, четимостта на данните и целостта на архивите се тестват периодично.

d) Smartsupp е приел процес за редовно тестване, оценяване и преглед на ефективността на техническите и организационните мерки, приложени за осигуряване сигурността на обработката.

e) Личните данни не могат да бъдат променяни или изтривани без разрешение по време на електронно предаване, транспорт или съхранение и получателите на всяко предаване могат да бъдат установени и проверени.

Организационни мерки:

f) Целият персонал, ангажиран с обработката на лични данни, е запознат с поверителния характер на личните данни, е преминал подходящо обучение относно своите отговорности и е подписал писмени споразумения за поверителност.

g) Smartsupp е внедрил вътрешни директиви и процеси за осигуряване на обработката на лични данни в съответствие с приложимите закони за поверителност.

h) За въпроси относно този DPA, спазване на законите за защита на данните, поверителност на данните или други въпроси, свързани с поверителността, клиентът може да изпрати имейл на адрес privacy@smartsupp.com.

6.3 Инциденти, свързани със сигурността. Ако Smartsupp установи нарушение на сигурността на личните данни, той ще го докладва на потребителя без ненужно забавяне, не по-късно от 48 часа след узнаване за инцидента със сигурността, и ще положи разумни усилия да предостави на потребителя цялата известна информация за инцидента, ограничена до:

Smartsupp ще отговори без ненужно забавяне на всяко искане на потребителя за съдействие в случай на нарушение на сигурността.

6.4 Незаконни инструкции. Ако потребителят инструктира Smartsupp по начин, по който се стига до нарушение на задължения по законодателството за защита на данните, и Smartsupp бъде санкциониран от надзорен орган или друг регулаторен орган въз основа на такива инструкции или бъде задължен да обезщети субектите на данни, потребителят се съгласява да обезщети Smartsupp и да заплати всички претърпени вреди след писмено уведомление от Smartsupp.

6.5 Ограничаване на отговорността. Същото ограничаване на отговорността, както е посочено в Общите условия, се прилага и към този DPA.

6.6 Промени. Същите правила за промени, както са посочени в Общите условия, се прилагат и тук.

6.7 Влизане в сила. Този DPA става правно обвързващ между потребителя и Smartsupp заедно със Споразумението.

​