Контролер персональних даних: Smartsupp.com, s.r.o., ID No.: 036 68 681, юридична адреса: Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Брно, представник: Vladimír Šandera, керуючий директор, зареєстровано в Торговому реєстрі, який веде Регіональний суд у Брно, файл № C 86206 («ми»).

Контактні дані: dpo@smartsupp.com

Ми надаємо платформу Smartsupp (далі — «Платформа»), через яку надаємо вам Live Chat, Flows (раніше — чат-боти), Генерацію лідів та інші послуги, які ви замовляєте згідно з нашими Умовами використання («Умови»). Ми серйозно ставимося до конфіденційності. Наша роль у процесі обробки персональних даних є подвійною. Ми діємо як контролер персональних даних (або, згідно з деякими законами — як «Бізнес»), а також як обробник персональних даних (або «Постачальник послуг»). Ця Політика конфіденційності описує нашу роль як контролера персональних даних, тобто ви знайдете тут всю відповідну інформацію щодо цілей, строків обробки та ваших прав.

Платформа доступна на сайті: https://www.smartsupp.com/ (далі — «Сайт»).

Якщо ви хочете використовувати нашу Платформу як користувач і користуватись нашими послугами (наприклад, ми будемо обробляти персональні дані відвідувачів вашого сайту), ми також обробляємо дані відповідно до ваших інструкцій. Зверніть увагу, що в такому випадку саме ви виступаєте контролером персональних даних. Правила обробки персональних даних у таких випадках доступні в наших Умовах обробки даних за посиланням: https://help.smartsupp.com/uk/articles/12647343.

Ми розбили цю статтю на кілька розділів:

Задля максимальної прозорості ми поділили персональні дані, які ми обробляємо, на такі категорії:

Ми отримуємо персональні дані безпосередньо від вас, або, якщо ви користувач Платформи й обліковий запис створив ваш роботодавець/контрагент, ми можемо отримувати персональні дані від такого роботодавця/контрагента, з яким маємо договірні відносини.

Наша Платформа не призначена для зберігання або обробки спеціальних категорій персональних даних (наприклад, даних про здоров'я, біометричної інформації тощо).

Ми будемо використовувати ваші персональні дані для надання замовлених послуг, що може
також включати ел. поштові сповіщення, розсилки, забезпечення підтримки, виконання юридичних
обов’язків тощо. Усі цілі й використання даних викладені у цьому розділі B Політики
конфіденційності, де ви можете знайти, з якою метою ми використовуємо ваші дані, які типи
даних обробляються і які строки обробки.
​
Ми не продаємо ваші дані третім особам, але можемо передавати їх нашим партнерам, які допомагають нам надавати послуги (див. розділ D цієї Політики конфіденційності).

Ми першочергово обробляємо персональні дані для надання вам наших послуг, створення для вас облікового запису в Платформі (а також доступу для ваших співробітників) і замовлених послуг, зокрема під час реєстрації у Платформі, створення облікового запису користувача, заповнення платіжних реквізитів, оплати за наші послуги й звернення для отримання додаткової інформації. У межах цього ми також можемо надсилати вам повідомлення стосовно укладення та виконання договору, релізів нових продуктів і послуг, нагадування про оплату, відновлення пароля та інші важливі відомості. Ця інформація (і інша взаємна комунікація) також може надсилатися через ел. пошту (ел. поштові сповіщення). З цією метою ми обробляємо ваші ідентифікаційні дані, дані для входу, контактні дані, платіжні дані та білінг, журнали, IP-адресу та іншу інформацію про використання Платформи, дані щодо виконання договору та дані комунікації, якщо вона пов’язана з договірними відносинами.

Оплата здійснюється через платіжних провайдерів, описаних у розділі D — список одержувачів даних.

Юридичною підставою такої обробки є виконання договору між вами і нами й необхідність вжити заходів за вашим запитом до укладення договору. Якщо ви не є прямою стороною договору (наприклад, ви є працівником нашого клієнта чи особою, що діє від імені клієнта), ми обробляємо ваші дані на підставі нашого законного інтересу у виконанні укладеного договору.

Дані обробляються протягом строку чинності договору і періоду, необхідного для виконання зобов’язань за цим договором. Якщо ви не користуєтеся своїм обліковим записом тривалий час, його буде деактивовано, але якщо ви бажаєте видалити інформацію про ваш обліковий запис, вам потрібно звернутись до нас через контактні дані чи службу підтримки або інші способи зв’язку.

Щодо Google Workspace API: Ми підтверджуємо, що використання нашою програмою Google Workspace API суворо обмежується наданням послуг користувачам. Ми не використовуємо жодні дані, отримані за допомогою Google Workspace API, для розробки, вдосконалення чи навчання узагальнених систем штучного інтелекту (AI) чи моделей машинного навчання (ML). Ми використовуємо ці API відповідно до вимог Google щодо обмеженого використання, описаних тут.

Ми також обробляємо ваші персональні дані для надання клієнтської підтримки, включаючи обробку всіх звернень і запитів, подальше спілкування та надання документації для будь-якої подальшої комунікації з іншими суб'єктами.

З цією метою ми обробляємо ваші ідентифікаційні дані, контактні дані, IP-адресу та іншу інформацію про використання Платформи, дані щодо виконання договору та дані комунікації, якщо це стосується клієнтської підтримки.

Юридичною підставою такої обробки є виконання договору між вами та нами або наш законний інтерес.

Персональні дані обробляються протягом строку дії договірних відносин із клієнтом і далі стільки, скільки необхідно для захисту власних правових інтересів або період, необхідний для обробки звернення. Максимальний строк зберігання — 3,5 роки з моменту подання запиту.

Ми також використовуємо інформацію для оцінки користувачів продукту, визначення рівня задоволеності, аналізу тенденцій та забезпечення максимально ефективного використання Платформи.

З цією метою ми обробляємо ідентифікаційні дані, контактні дані, користувацьку інформацію, дані щодо виконання договору, інформацію, отриману з анкет.

Юридична підстава — наш законний інтерес, що полягає у вдосконаленні платформи та користувацького досвіду.

Персональні дані зберігаються на час існування взаємовідносин. Дані обробляються розумний строк, необхідний для взаємного спілкування чи проведення опитувань.

Ми також можемо обробляти ваші дані для захисту від несанкціонованого використання нашої Платформи та послуг, для забезпечення їхньої безпеки. Також ми можемо використовувати персональну інформацію для захисту власних претензій, розслідування, запобігання або вжиття заходів щодо незаконної діяльності, підозри на шахрайство, потенційних загроз фізичній безпеці будь-якої особи чи порушення Умов. Також обробка може включати розгляд скарг.

З цією метою ми обробляємо ідентифікаційні, дані для входу, контактні дані, платіжну інформацію та білінг, журнали, IP-адресу та іншу інформацію про використання Платформи, користувацьку інформацію, дані щодо виконання договору та дані комунікації, якщо вона стосується договірних відносин.

Юридичною підставою такої обробки є наш законний інтерес щодо захисту своїх прав і обов'язків, а також захист від шахрайства та зловживань.

Ми обробляємо дані протягом періоду, коли можуть застосовуватись строки позовної давності або інші строки для подання претензій. Цей термін може змінюватись залежно від обставин та конкретних випадків шахрайства. Зазвичай строк обробки визначається строками позовної давності (наприклад, 10 років згідно із законом).

Як і будь-яка інша компанія, ми повинні виконувати юридичні обов'язки, зокрема у сфері оподаткування, бухгалтерії й інших сферах, що до нас застосовуються. Крім того, ми маємо бути готові надавати співпрацю державним органам, якщо на це є вимоги законодавства.

З цією метою ми обробляємо ідентифікаційні дані, контактні дані, платіжну інформацію та білінг, дані щодо виконання договору, а також дані комунікації (у разі використання для юридичних обов'язків).

Юридичною підставою такої обробки є виконання наших юридичних обов'язків.

Ці дані обробляються протягом строку, визначеного законом. Ми зобов’язані зберігати бухгалтерські документи та облікові записи (рахунки) 5 років з кінця звітного періоду, до якого вони відносяться. Також ми зобов’язані зберігати рахунки-фактури 3 роки, починаючи з кінця податкового року, у якому виник податковий обов’язок за цим рахунком. Податкову документацію ми зберігаємо 10 років з кінця податкового року, в якому відбулася відповідна операція.

Час від часу ми можемо надсилати вам комерційні повідомлення на ел. пошту. Це не стосується комунікації у процесі виконання договору (наприклад, оновлення умов, сповіщення про оплату, прострочення тощо), а комунікації про рекламні події, знижки, кампанії та інше, що підтримує наш бренд.

З цією метою ми будемо обробляти вашу ел. адресу та ідентифікаційну інформацію.

Юридичне підґрунтя такої обробки поділяється на дві частини:

· Якщо ви створюєте обліковий запис і реєструєтеся, ми укладаємо договір і виникає відносини з клієнтом. Дані обробляються на основі нашого законного інтересу (прямий маркетинг).

· Якщо ви підписуєтеся на нашу розсилку, ви даєте згоду на таку обробку.

Ви можете відмовитися від отримання розсилок у будь-який час за допомогою посилання для відписки у нижній частині кожного повідомлення. Також ви можете відкликати свою згоду у будь-який момент — це рівнозначно зазначеній вище відмові.

Персональні дані обробляються протягом 2 років з останнього активного перегляду розсилки, якщо ви не відпишетесь раніше.

Ми із задоволенням ділимося інформацією про ваш відгук про Платформу і любимо розповідати світу. Тому ми можемо обробляти ваші персональні дані та ділитися відгуком у наших соцмережах або на Сайті.

З цією метою ми обробляємо ідентифікаційні, контактні й реєстраційні дані. За вашою окремою згодою також обробляємо фото, назву компанії, посаду й інші персональні дані, включені у текст відгуку.

Юридичною підставою такої обробки є ваша згода.

Ваші персональні дані у відгуках будуть оброблятись до відкликання згоди, але не більше 5 років.

Ви також можете брати участь у наших вебінарах або інших курсах, які ми організовуємо. Ми оброблятимемо ваші персональні дані для організації та проведення вебінару або курсу. Звертаємо увагу, що під час деяких заходів можуть створюватись фото та відеозаписи. Ми прагнемо максимальної анонімності, тому ваше ім’я або інші дані не будуть включатись до фото чи відео без вашого дозволу (наприклад, якщо це рекомендація).

Ми будемо обробляти ваші ідентифікаційні дані, контактні дані, платіжну інформацію та білінг, фото й відео.

Юридичною підставою такої обробки є договір, який укладається під час реєстрації на вебінар/курс.

Персональні дані обробляються протягом строку договірних відносин із нами, після чого — протягом 4 років з дати завершення договору.

Ми обробляємо ваші персональні дані для функціонування Сайту й Платформи та їхньої безпеки, тобто для внутрішньої роботи Платформи, ідентифікації вас як зареєстрованого користувача під час навігації та повторних відвідувань Платформи, а також забезпечення вашої безпеки. Окрім того, ми отримуємо інформацію про ваші вподобання, наприклад, згоду, які cookie ви дозволяєте, рядки згоди для персоналізації та маркетингових цілей тощо.

З цією метою ми обробляємо технічні дані, такі як IP-адреса, і cookie категорії «необхідні».

Юридичне підґрунтя такої обробки — наш законний інтерес у правильному функціонуванні та безпечній роботі Платформи. Дані обробляються, як правило, протягом вашого перебування на Платформі, максимальний строк визначається у панелі cookie або політиці щодо cookie. Звертаємо увагу, що налаштування браузера може встановлювати власний термін зберігання cookie.

Ми обробляємо ваші персональні дані, щоб зрозуміти, як відвідувачі використовують наш Сайт чи Платформу. Серед іншого, ми можемо моніторити трафік, оптимізувати сайт і покращувати ваш досвід відвідування.

З цією метою ми обробляємо cookie категорії «аналітика», встановлені нами чи третіми сторонами при наданні вами згоди. Дані обробляються, як правило, протягом відвідування Платформи, максимальний строк визначається у панелі cookie або політиці щодо cookie. Ваш браузер може встановлювати власний термін зберігання cookie.

Ми обробляємо ваші персональні дані, щоб дізнаватись про ваші вподобання та показувати вам релевантну рекламу. Зокрема, можемо просувати та пропонувати товари та послуги, надсилати маркетингову комунікацію, яка стосується замовлених вами послуг, та просувати наш бренд онлайн. Це може включати просування через соцмережі та передачу певної інформації третім сторонам.

З цією метою ми обробляємо cookie категорії «маркетинг», встановлені нами чи третіми сторонами при наданні вами згоди. Дані обробляються, як правило, протягом відвідування Платформи, максимальний строк визначається у панелі cookie або політиці щодо cookie. Ваш браузер може встановлювати власний термін зберігання cookie.

Smartsupp пропонує додатковий конектор на основі Model Context Protocol (MCP), який дозволяє використовувати Платформу через стороннього AI-асистента на ваш вибір, наприклад, ChatGPT (OpenAI) чи Claude (Anthropic) («AI-асистент»). Конектор працює лише після того, як користувач вашого облікового запису Smartsupp додасть його до AI-асистента та авторизує шляхом входу в Smartsupp. Далі AI-асистент може працювати лише в межах дозволених прав цього користувача.

Оброблювані дані. Залежно від ваших команд AI-асистенту, конектор читає або змінює такі дані у вашому обліковому записі Smartsupp:

Ми отримуємо лише параметри запитів, які AI-асистент надсилає нам. Ми не отримуємо ваші розмови з AI-асистентом, його історію чату чи завантажені вами файли. Для реалізації конектора ми також обробляємо дані авторизації (токени доступу та ідентифікатор підключеного AI-асистента) і технічні журнали запитів.

Мета й правова основа. Ми обробляємо дані у вашому обліковому записі для виконання вказаних через AI-асистента дій на вашу інструкцію як ваш обробник згідно з нашими Умовами обробки даних. Ми обробляємо дані авторизації та технічні журнали для забезпечення роботи конектора (виконання договору) й безпеки Платформи, запобігання зловживань (законний інтерес). Ми не використовуємо дані, що проходять через конектор, для навчання моделей AI, не продаємо їх і не використовуємо для реклами.

Одержувачі. Дані, які повертає конектор, надсилаються до вибраного вами AI-асистента, а його провайдер обробляє їх згідно з вашою угодою й політикою конфіденційності цього провайдера. Якщо провайдер обробляє дані поза Європейською економічною зоною, передача здійснюється за вашою інструкцією й відповідно до гарантій вашої угоди з провайдером.

Зберігання. Ми не зберігаємо окрему копію даних, які повертає конектор; вони залишаються у вашому обліковому записі Smartsupp і зберігаються згідно з нашими Умовами обробки даних. Токени доступу автоматично видаляються після обмеженого строку. Технічні журнали запитів містять лише метадані (час, інструмент, статус результату), а не зміст запитів чи відповідей, і зберігаються 30 днів.

Ваші налаштування. Конектор є опціональним і вимкнений, доки ви його не авторизуєте. Ви можете відключити його будь-коли у налаштуваннях AI-асистента, після чого останній не матиме доступу до вашого облікового запису. Ви також можете звернутись до нас із проханням відкликати підключення за адресою dpo@smartsupp.com.

Персональні дані зберігаються протягом строку, встановленого для кожної мети у частині B цієї
Політики конфіденційності. Загалом ми зберігатимемо ваші персональні дані стільки, скільки потрібно
для цілей, викладених у цій Політиці, якщо законом не встановлено більш тривалий строк
(наприклад, для пред’явлення чи захисту правових претензій). Після завершення строку зберігання для відповідного типу даних ми їх видалимо або знищимо.
​
​Ви також можете надіслати запит на видалення ваших даних, звернувшись до нас за адресою dpo@smartsupp.com.
​Ми розглянемо ваш запит згідно з розділом F.4 цієї Політики.

Ми не передаємо й не розкриваємо ваші дані третім особам з інших цілей, ніж визначено цією Політикою конфіденційності (розділ B). Також цілі передачі даних усім одержувачам зазначено у таблиці нижче. Ми ділимося персональними даними з наведеними далі отримувачами:

Під час використання cookie на нашому Сайті та у Продукті ми також можемо ділитися вашими персональними даними з іншими отримувачами, наприклад: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

У випадку відгуків ваші персональні дані можуть бути опубліковані на інших платформах, таких як: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Додатково, ми можемо передавати ваші персональні дані певним третім особам як контролерам для цілей «Виконання юридичних обов'язків», коли ми зобов’язані це зробити законом (особливо державним органам, поліції чи судам). Аналогічно ми зобов’язані обмінюватись вашими даними з особами, які заявляють, що їм було завдано шкоди вашими діями.

Запроваджено процедури безпеки для захисту конфіденційності ваших даних. Платформа, в якій обробляються персональні дані, допускає лише захищені канали або протоколи для вхідних мережевих з’єднань. Ми шифруємо дані за допомогою SSL/TLS для будь-якої передачі. Також впроваджені механізми для обмеження фізичного чи онлайн-доступу до серверів, що містять персональні дані. Ми здійснюємо регулярне тестування, оцінювання та перевірку ефективності технічних й організаційних заходів безпеки.

З усіх питань щодо обробки ваших персональних даних, у тому числі щодо звернень, реалізації прав, подання скарг тощо, ви можете звертатися до нас за адресою: dpo@smartsupp.com.

Ваш запит буде розглянуто без невиправданої затримки, максимум протягом 1 місяця. У виняткових випадках, зокрема у разі складності звернення, ми можемо продовжити цей строк ще на 2 місяці. Про будь-яке продовження і його причину ми вас обов’язково повідомимо.

Ви також маєте право подати скаргу до органу нагляду, як описано нижче.

Ви маєте право отримувати підтвердження від нас щодо того, чи обробляються ваші персональні дані. Якщо ми дійсно це робимо, ви також маєте право запитувати інформацію щодо цілей та обсягу обробки, отримувачів, строку обробки, права на виправлення, видалення, обмеження обробки і заперечення проти неї, права скаржитись до наглядового органу та джерел персональних даних (цю інформацію наведено в цьому документі). Ви можете також попросити у нас копію персональних даних, які ми обробляємо. Перша копія надається безкоштовно; за подальші копії може стягуватись плата. Обсяг наданих даних може бути обмежений, щоб не порушити права й свободи інших осіб.

Ви маєте право відкликати свою згоду на обробку персональних даних у будь-який час. Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки, здійсненої до такого відкликання, і не веде до припинення обробки вже анонімізованих даних.

Ви маєте право вимагати від нас виправлення неточних персональних даних, що вас стосуються. Залежно від мети обробки ви також можете мати право на доповнення неповних персональних даних, у тому числі шляхом надання додаткової заяви.

Ви маєте право вимагати видалення своїх персональних даних у випадках, коли:

Втім, ви не можете реалізувати це право, якщо обробка необхідна для виконання наших юридичних обов'язків, завдань, доручених нам в інтересах суспільства, чи задля подання/захисту правових вимог.

Ви маєте право вимагати обмеження обробки ваших персональних даних у випадках, коли:

Ви маєте право отримати копію персональних даних, які ми обробляємо автоматизовано на підставі вашої згоди чи для виконання договору. Ми передамо ці дані у поширеному машиночитаному форматі вам або зазначеному вами контролеру, якщо це технічно можливо. Обсяг може бути обмежено для недопущення втручання у права та свободи інших осіб.

Ви маєте право заперечити проти обробки персональних даних, що здійснюється на підставі нашого законного інтересу. Ми припинимо обробку, якщо не буде інших вагомих підстав, або якщо обробка не потрібна для подання/захисту правових вимог, чи якщо ви заперечите проти неї у маркетингових цілях. Для розсилок діє окреме правило — у цьому випадку ми припинимо їх надсилання.

Окрім можливості реалізувати свої права у нашій компанії, ви також можете подати скаргу до відповідного органу нагляду — Управління із захисту персональних даних за адресою: Pplk. Sochora 27, 170 00 Прага 7.

Ця Політика конфіденційності чинна з 08.10.2026. Ми маємо право періодично змінювати цю Політику, тому перевіряйте її регулярно. Ми публікуватимемо будь-які зміни цього документу на нашому Сайті.