Контролер персональних даних: Smartsupp.com, s.r.o ., ID No.: 036 68 681, з місцезнаходженням за адресою Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, в особі Владіміра Шандери, керівного директора, зареєстрована в Комерційному реєстрі, який ведеться Регіональним судом у Брно, розділ C, вкладка 86206 («ми»).

Контактні дані: dpo@smartsupp.com

Ми надаємо платформу Smartsupp («Платформа»), за допомогою якої ми надаємо вам живий чат, Flows (раніше чат-боти), Генерацію лідів та інші послуги, які замовляються відповідно до наших Умов надання послуг («Умови»). Ми серйозно ставимося до конфіденційності. Наша роль в обробці персональних даних є подвійною. Ми виступаємо як контролер персональних даних (або, як це називається в деяких законах про конфіденційність, «бізнес»), а також як обробник персональних даних (або, як це називається в деяких законах про конфіденційність, «постачальник послуг»). Ця Політика конфіденційності описує нашу роль як контролера персональних даних, тобто в цій Політиці конфіденційності ви можете знайти всю відповідну інформацію про цілі, строки обробки та ваші права.

Платформа доступна на сайті: https://www.smartsupp.com/ («Сайт»).

Якщо ви хочете використовувати нашу Платформу як користувач і користуватися нашими послугами (таким чином ми будемо обробляти персональні дані, наприклад, відвідувачів вашого сайту), ми також обробляємо персональні дані відповідно до ваших інструкцій. Зверніть увагу, що в таких випадках ви виступаєте як контролер персональних даних. Правила того, як ми обробляємо персональні дані в таких випадках, доступні в наших Умовах обробки даних, доступних тут: https://help.smartsupp.com/uk/articles/12647343.

Зміст:

Щоб бути якомога прозорішими, ми поділили персональні дані, які ми обробляємо, на такі категорії:

Ми отримуємо персональні дані безпосередньо від вас або, якщо ви є користувачем Платформи, а ваш обліковий запис був створений вашим роботодавцем/контрагентом, ми можемо отримувати персональні дані від такого роботодавця/контрагента, з яким у нас є договірні відносини.

Наша Платформа не призначена для зберігання або обробки спеціальних категорій персональних даних (таких як дані про здоров’я, біометрична інформація тощо).

Ми будемо використовувати ваші персональні дані для надання вам послуг, які ви запросили, що може
також включати ел. поштові сповіщення та розсилки, забезпечення підтримки клієнтів, виконання юридичних
зобов’язань тощо. Усі цілі та використання даних викладені в цій частині B Політики конфіденційності,
де ви можете знайти, для яких цілей ми використовуємо ваші дані, який тип даних
обробляється та який строк зберігання даних для обробки.
​
Ми не будемо продавати ваші дані третім сторонам, але можемо ділитися ними з нашими партнерами, які допомагають нам надавати наші послуги (див. частину D цієї Політики конфіденційності).

Ми в першу чергу обробляємо персональні дані, щоб надавати вам наші послуги, надавати вам обліковий запис на Платформі (і надавати доступ вашим працівникам та іншому персоналу) і запитувані послуги, зокрема коли ви реєструєтесь на Платформі, створюєте обліковий запис користувача, заповнюєте платіжні дані та оплачуєте наші послуги, а також звертаєтесь до нас за додатковою інформацією. У межах цього ми також можемо надсилати вам повідомлення щодо укладання та виконання договору, нових випусків продуктів і послуг, нагадування про оплату, скидання пароля та іншу важливу інформацію. Ця інформація (та інше взаємне спілкування) також може надсилатися електронною поштою (ел. пошта – сповіщення). Ця інформація (та інше взаємне спілкування) також може надсилатися
електронною поштою (ел. пошта – сповіщення). Ця інформація (та інше взаємне спілкування) також може надсилатися
електронною поштою (ел. пошта – сповіщення). Ця інформація (та інше взаємне спілкування) також може надсилатися
електронною поштою (ел. пошта – сповіщення). З цією метою ми обробляємо вашу Ідентифікаційну інформацію, Облікові дані для входу, Контактні дані, Платіжні дані та дані для виставлення рахунків, Журнальні дані, IP-адресу та іншу інформацію про використання Платформи, Дані, пов’язані з виконанням договору, а також Дані комунікації, якщо спілкування пов’язане з взаємними договірними відносинами.

Оплата здійснюється через платіжних провайдерів, які описані в Частині D – перелік одержувачів.

Правовою підставою для такої обробки є виконання договору між вами та нами та необхідність вчинення дій на ваш запит до укладення договору. Якщо ви не є безпосередньою стороною договору (якщо ви, наприклад, є працівником нашого клієнта або особою, яка діє від імені нашого клієнта), ми обробляємо ваші персональні дані на підставі нашого законного інтересу у виконанні будь-якого укладеного договору.

Дані обробляються протягом строку дії укладеного договору та протягом періоду, необхідного для виконання зобов’язань за таким договором. Якщо ви не використовуєте свій обліковий запис протягом тривалого періоду, він деактивується, однак, якщо ви хочете видалити інформацію про ваш обліковий запис, ви маєте зв’язатися з нами через контактні дані або через службу підтримки чи інші засоби зв’язку.

Щодо Google Workspace API: Ми підтверджуємо, що використання нашою програмою Google Workspace API суворо обмежене наданням наших послуг користувачам. Ми не використовуємо жодні дані, отримані через Google Workspace API, для розробки, покращення або навчання узагальнених моделей штучного інтелекту (AI) чи машинного навчання (ML). Наше використання цих API відповідає вимогам Google Limited Use, описаним here.

Ми також обробляємо вашу персональну інформацію, щоб надавати вам підтримку клієнтів, включно з опрацюванням усіх запитів і звернень, включно з подальшим спілкуванням і наданням документації для будь-якого подальшого спілкування з органами чи іншими суб’єктами.

З цією метою ми обробляємо вашу Ідентифікаційну інформацію, Контактні дані, IP-адресу та іншу інформацію про використання Платформи, Дані, пов’язані з виконанням договору, та Дані комунікації, якщо спілкування пов’язане з підтримкою клієнтів.

Правовою підставою для такої обробки є виконання договору між вами та нами або наш законний інтерес.

Персональні дані обробляються протягом строку дії договірних відносин з клієнтом, а згодом – стільки, скільки необхідно для захисту наших власних правових інтересів або протягом періоду, необхідного для опрацювання будь-якого запиту до служби підтримки клієнтів. Максимальний строк зберігання встановлено в 3,5 роки після того, як було подано запит.

Ми також використовуємо інформацію для оцінювання клієнтів, які користуються продуктом, оцінювання задоволеності, тенденцій та забезпечення максимально ефективного використання Платформи.

З цією метою ми обробляємо вашу Ідентифікаційну інформацію, Контактні дані, Інформацію про користувача, Дані, пов’язані з виконанням договору, Інформацію, отриману з анкет.

Правовою підставою для такої обробки є наш законний інтерес, який полягає в покращенні платформи та користувацького досвіду.

Персональні дані зберігаються протягом строку дії взаємних відносин. Дані обробляються протягом розумного періоду, необхідного для взаємного спілкування або проведення опитувань.

Ми також можемо обробляти ваші дані, щоб захистити нас від несанкціонованого використання нашої платформи та послуг і забезпечити їх безпечне використання. Також ми можемо використовувати персональні дані для захисту наших власних вимог або для розслідування, запобігання чи вжиття заходів щодо незаконної діяльності, підозрюваного шахрайства, ситуацій, пов’язаних із потенційними загрозами фізичній безпеці будь-якої особи, або порушень наших умов. Ця мета також включає обробку персональних даних для розгляду можливих скарг.

Для цієї мети ми обробляємо вашу інформацію для ідентифікації, інформацію для входу, контактні дані, платіжні дані та дані для виставлення рахунків, інформацію журналів, IP-адресу та іншу інформацію про використання платформи, інформацію про користувача, дані, пов’язані з виконанням договору, та дані комунікації, якщо комунікація пов’язана зі взаємними договірними відносинами.

Правовою підставою для такої обробки є наш законний інтерес у захисті наших прав і обов’язків та захисті від шахрайства і зловживань.

Ми обробляємо дані протягом періоду, протягом якого можуть діяти строки позовної давності або будь-які інші строки для пред’явлення вимог. Цей період може змінюватися відповідно до поточного стану та залежно від конкретних виявлених і спричинених шахрайських дій. Загалом період обробки може визначатися відповідно до перебігу строків позовної давності (наприклад, 10 років згідно із чинним законодавством).

Як і будь-які інші компанії, ми також маємо виконувати юридичні зобов’язання, зокрема в галузі податків, бухгалтерського обліку та інших сфер, які до нас застосовуються. Водночас ми повинні бути готові надавати співпрацю державним органам, якщо закон вимагає від нас це зробити.

Для цієї мети ми обробляємо вашу інформацію для ідентифікації, контактні дані, платіжні дані та дані для виставлення рахунків, дані, пов’язані з виконанням договору, дані комунікації (якщо вони використовуються з метою виконання юридичних зобов’язань).

Правовою підставою для такої обробки є виконання наших юридичних зобов’язань.

Ці дані обробляються протягом періоду, передбаченого законом. Ми юридично зобов’язані зберігати бухгалтерські документи та бухгалтерські записи (рахунки-фактури) протягом 5 років, починаючи з кінця звітного періоду, до якого вони належать. Ми також зобов’язані зберігати рахунки-фактури протягом 3 років, починаючи з кінця податкового року, в якому виникло податкове зобов’язання, пов’язане з рахунком-фактурою. Ми також зобов’язані зберігати податкові документи протягом 10 років, починаючи з кінця податкового року, в якому відбулася операція.

Час від часу ми можемо надсилати вам комерційну комунікацію ел. поштою. Це не означає комунікацію, пов’язану з виконанням договірних відносин (наприклад, оновлення договірних умов, повідомлення про оплати, прострочення тощо), а комунікацію щодо промоакцій, знижок, кампаній та іншу комунікацію, що підтримує наш бренд.

Для цієї мети ми будемо обробляти вашу адресу ел. пошти та вашу інформацію для ідентифікації.

Правова підстава для такої обробки поділяється на дві окремі частини:

· Якщо ви створюєте свій обліковий запис і реєструєтеся, ми укладаємо разом договір і виникають відносини з клієнтом. Таким чином, персональні дані обробляються на підставі нашого законного інтересу (прямий маркетинг).

· Якщо ви підписуєтеся на нашу розсилку, ви надаєте нам згоду на таку обробку, здійснивши підписку.

Ви можете відмовитися від отримання будь-яких інформаційних розсилок у будь-який час, скориставшись посиланнями для скасування підписки, розміщеними в нижньому колонтитулі кожного надісланого повідомлення. Також ви можете відкликати свою згоду в будь-який час, що має те саме значення, що й описана вище опція відмови.

Персональні дані обробляються протягом 2 років з моменту останнього активного перегляду інформаційної розсилки, якщо ви не скасуєте підписку раніше.

Ми раді ділитися інформацією про ваш відгук щодо Платформи і хочемо розповісти про це всьому світу. Тому ми можемо обробляти ваші персональні дані та поширювати ваш відгук у наших соціальних мережах або на Сайті.

Для цієї мети ми обробляємо вашу ідентифікаційну інформацію, контактні дані та інформацію для входу. У разі вашої явної згоди ми також обробляємо зображення, назву компанії, посаду та інші персональні дані, включені до тексту відгуку.

Правовою підставою для такої обробки є ваша згода.

Ваші персональні дані у відгуках обробляються до відкликання вашої згоди, але не довше ніж 5 років.

Ви також можете брати участь у наших вебінарах та інших курсах, які ми організовуємо. Ми будемо обробляти ваші персональні дані для організації та надання вам такого вебінару або курсу. Зверніть увагу, що ми можемо здійснювати відеозйомку або фотографування деяких із цих заходів. Ми прагнемо максимальної анонімності, тому не будемо зазначати ваше ім’я чи інші деталі на фотографіях або відео, якщо ви не надасте нам на це дозвіл (наприклад, якщо це рекомендація).

Ми будемо обробляти вашу ідентифікаційну інформацію, контактні дані, платіжні дані та дані для виставлення рахунків, а також зображення та відео.

Правовою підставою для такої обробки є взаємний договір, який ми уклали, коли ви зареєструвалися на наш вебінар/курс.

Персональні дані оброблятимуться протягом строку дії договірних відносин з нами, а після їх припинення — протягом 4 років.

Ми обробляємо ваші персональні дані для функціонування Сайту та Платформи і їхньої безпеки, тобто для внутрішнього функціонування Платформи, вашої ідентифікації як зареєстрованого користувача під час перегляду та повторних відвідувань Платформи, а також для забезпечення вашої безпеки. Також нам необхідно обробляти інформацію про ваші налаштування, як-от згоди, з якими типами cookie ви погоджуєтеся, рядки згод для персоналізації та маркетингових цілей тощо.

Для цієї мети ми обробляємо технічні дані, такі як IP-адреса, і cookie, віднесені до категорії необхідних.

Правовою підставою для цього оброблення є наш законний інтерес у належному функціонуванні та безпечній роботі нашої платформи. Дані, як правило, обробляються протягом часу вашого відвідування платформи, але не довше строку, визначеного у панелі cookie або політиці щодо cookie. Зверніть увагу, що ваш браузер може встановити період, протягом якого cookie зберігаються.

Ми обробляємо ваші персональні дані, щоб зрозуміти, як відвідувачі використовують наш сайт або платформу. У межах цього ми можемо відстежувати трафік на наш сайт або платформу, оптимізувати їх і загалом зробити ваше відвідування сайту або платформи більш плавним і зручним для користувача.

З цією метою ми обробляємо дані cookie, віднесені до категорії аналітичних, які надаються нами або третіми сторонами, коли ви надаєте нам свою згоду. Дані, як правило, обробляються протягом часу вашого відвідування платформи, але не довше строку, визначеного у панелі cookie або політиці щодо cookie. Зверніть увагу, що ваш браузер може встановити період, протягом якого cookie зберігаються.

Ми обробляємо ваші персональні дані, щоб отримати інформацію про ваші особисті вподобання та показувати релевантну рекламу. При цьому ми можемо просувати та пропонувати продукти й послуги на сайті та показувати вам маркетингові повідомлення, що стосуються послуг, щодо яких ви робили запит, а також просувати наш бренд онлайн. Це також може включати просування наших послуг, наприклад, через соціальні мережі, оскільки ми ділимося такою інформацією з третіми сторонами.

З цією метою ми обробляємо дані cookie, віднесені до категорії маркетингових, які надаються нами або третіми сторонами, коли ви надаєте нам свою згоду. Дані, як правило, обробляються протягом часу вашого відвідування платформи, але не довше строку, визначеного у панелі cookie або політиці щодо cookie. Зверніть увагу, що ваш браузер може встановити період, протягом якого cookie зберігаються.

Персональні дані зберігаються протягом періоду, визначеного для кожної мети в частині B цієї
політики конфіденційності. Загалом ми зберігатимемо ваші персональні дані протягом часу, необхідного
для досягнення цілей, викладених у цій політиці конфіденційності, якщо триваліший період зберігання не вимагається
або не дозволяється законом (наприклад, для встановлення, реалізації або захисту правових вимог). Коли
строк зберігання даних закінчується для певного типу даних, ми видалимо або знищимо їх.
​
​Ви також можете надіслати запит на видалення ваших даних, звернувшись до нас за адресою privacy@smartsupp.com.
​Ми розглянемо ваш запит відповідно до частини E.4 цієї політики конфіденційності.

Ми не передаємо та не розкриваємо вашу інформацію третім сторонам з цілями, відмінними від
тих, що передбачені в цій політиці конфіденційності (частина B). Також цілі всіх одержувачів даних
зазначені в таблиці нижче. Ми передаємо персональні дані наведеним нижче одержувачам даних:

Під час використання cookie на нашому сайті та у продукті ми також можемо передавати ваші персональні дані іншим одержувачам даних, таким як: Facebook, X, YouTube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

У разі відгуків ваші персональні дані можуть передаватися на інші платформи, такі як: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Крім того, ми можемо передавати ваші персональні дані певним третім сторонам як контролерам даних з метою «Виконання юридичних обов’язків», коли ми зобов’язані робити це згідно із чинним законодавством (зокрема, адміністративним органам, поліції та судовим органам). Аналогічно, ми можемо бути зобов’язані передавати ваші дані особам, які заявляють, що їм було завдано шкоди вашими діями.

Запроваджено процедури безпеки для захисту конфіденційності ваших даних. Платформа, на якій обробляються персональні дані, дозволяє лише безпечні канали або протоколи для вхідних мережевих з’єднань. Ми шифруємо дані з використанням SSL/TLS для всієї передачі даних. Ми також запровадили механізми для обмеження фізичного або онлайн-доступу до серверів, на яких розміщені персональні дані. Ми впровадили процес регулярного тестування, оцінювання та перевірки ефективності наявних технічних і організаційних заходів для забезпечення безпеки даних.

У всіх питаннях, що стосуються опрацювання ваших персональних даних, незалежно від того, чи це запитання, реалізація прав, надсилання скарги нам тощо, ви можете зв’язатися з нами за адресою privacy@smartsupp.com .

Ваш запит буде опрацьовано без необґрунтованої затримки, щонайбільше протягом 1 місяця. У виняткових випадках, зокрема через складність вашого запиту, ми маємо право продовжити цей строк ще на 2 місяці. Звичайно, ми завжди повідомимо вас про таке продовження та його причину.

Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу, як описано нижче.

Ви маєте право отримати від нас підтвердження, чи опрацьовуємо ми ваші персональні дані. Якщо ми опрацьовуємо ваші персональні дані, ви також маєте право вимагати доступу до інформації щодо мети та обсягу опрацювання, одержувачів даних, строку опрацювання, права на виправлення, видалення, обмеження опрацювання та заперечення проти опрацювання, права подати скаргу до наглядового органу, а також джерел персональних даних (ця інформація вже надана в цьому документі). Ви також можете попросити у нас копію персональних даних, які ми опрацьовуємо. Першу копію ми надаємо безкоштовно; за наступні копії може стягуватися плата. Обсяг наданих даних може бути обмежений, щоб не порушувати права та свободи інших осіб.

Ви маєте право в будь-який час відкликати свою згоду на опрацювання персональних даних. Однак відкликання згоди не впливає на правомірність опрацювання до моменту її відкликання, а також не призводить до припинення опрацювання персональних даних, які вже були анонімізовані.

Ви маєте право вимагати від нас виправлення неточних персональних даних, що стосуються вас. Залежно від мети опрацювання ви також можете мати право на доповнення неповних персональних даних, зокрема шляхом надання додаткової заяви.

Ви маєте право вимагати видалення ваших персональних даних у випадках, коли:

Однак ви не можете скористатися цим правом, якщо опрацювання є необхідним для виконання наших юридичних зобов’язань або завдань, покладених на нас в інтересах суспільства, чи для встановлення, здійснення або захисту юридичних вимог.

Ви маєте право вимагати обмеження опрацювання ваших персональних даних у випадках, коли:

Ви маєте право отримати копію ваших персональних даних, які ми обробляємо автоматизованими засобами на підставі вашої згоди або для виконання договору. Ми передамо ці дані вам або визначеному вами контролеру в загальновживаному та машиночитаному форматі, якщо це технічно можливо. Обсяг наданих даних може бути обмежений, щоб не порушувати права та свободи інших осіб.

Ви маєте право заперечити проти обробки ваших персональних даних, які ми обробляємо на підставі нашого законного інтересу. Ми припинимо обробку ваших даних, якщо не існує інших переважних підстав для обробки або якщо обробка не є необхідною для встановлення, здійснення або захисту правових вимог, або якщо ви заперечуєте проти обробки для цілей прямого маркетингу. Спеціальне правило застосовується, коли ви заперечуєте проти розсилки інформаційних бюлетенів. У такому разі ми припинимо надсилати вам такі інформаційні бюлетені.

Крім можливості реалізувати свої права в нашій компанії, ви також можете подати скаргу до відповідного наглядового органу, яким є Управління із захисту персональних даних, розташоване за адресою Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7.

Ця політика конфіденційності діє з 19.05.2025. Ми маємо право час від часу змінювати цю політику конфіденційності, тому, будь ласка, регулярно перевіряйте її. Будь-які зміни до цього документа ми опублікуємо на нашому сайті.