Enligt användarvillkoren ("Villkoren") tillhandahåller Smartsupp tjänsten enligt villkoren till dig som användare av tjänsten. Förhållandet mellan Smartsupp och användaren grundar sig alltså på en online-registreringsprocess av användaren eller via skriftligt eller elektroniskt avtal som villkoren bifogas till, vilket tillsammans utgör ett avtal mellan dig och Smartsupp ("Avtalet"). Detta databehandlingsavtal (hädanefter kallat "DPA") utgör en integrerad del av avtalet.

Ord som börjar med versaler ska ha samma betydelse som anges i villkoren eller något annat bilaga som hänvisas till i villkoren, om inget annat anges i detta DPA.

Smartsupp ingår detta DPA i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar, såsom förordning 2016/679 från Europaparlamentet och rådet om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter ("GDPR") , Data Protection Act 2018 eller CCPA/CPRA samt även i enlighet med andra integritetslagar som är tillämpliga vid tillhandahållandet av tjänsten enligt avtalet ("tillämplig integritetslagstiftning").

När detta DPA anger att Smartsupp agerar som personuppgiftsbiträde ska det ha den betydelse som ges till "biträde" enligt GDPR och andra likvärdiga termer enligt annat gällande dataskyddslagstiftning (t.ex. "Service Provider" enligt CCPA). När detta DPA anger att du agerar som personuppgiftsansvarig ska det ha samma betydelse som ges till "personuppgiftsansvarig" enligt GDPR och andra likvärdiga termer enligt gällande dataskyddslagstiftning (t.ex. "Business" enligt CCPA).

Vi har delat upp artikeln i några avsnitt:

1.1 Behandling av personuppgifter som personuppgiftsbiträde. Smartsupp kan behandla personuppgifter för användarens räkning när tjänsten tillhandahålls till användaren och Smartsupp då agerar som personuppgiftsbiträde (eller underbiträde) i förhållande till användaren.

De behandlingsaktiviteter som utförs av Smartsupp uppstår genom registrering, avtalet eller från dokumenterade begäranden från användaren under tillhandahållandet av tjänsten via plattformen som finns på https://www.smartsupp.com ("Plattformen").

1.2 Behörighet att behandla personuppgifter. Användaren godkänner härmed att Smartsupp får behandla personuppgifter om de registrerade som användaren tillhandahåller i enlighet med tjänsten, som anges i detta DPA. Smartsupp kommer att behandla personuppgifter för användaren enligt dennes dokumenterade instruktioner och endast när det är nödvändigt för att Smartsupp ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet.

1.3 Användarens ansvar. Eftersom Smartsupp agerar som personuppgiftsbiträde agerar användaren som personuppgiftsansvarig och är därmed ansvarig för att uppfylla alla skyldigheter som rör behandling av personuppgifter. Bland dessa skyldigheter ingår att korrekt informera de registrerade om behandlingen av personuppgifter, att inhämta samtycke till behandlingen av personuppgifter om så krävs, samt hantera begäranden från de registrerade gällande utövandet av deras rättigheter (så som rätt till information, tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling, invändning osv.). Smartsupp kommer att bistå användaren att uppfylla dessa skyldigheter via plattformen eller via dokumenterade begäranden från användaren. Smartsupp ansvarar dock aldrig på något sätt för riktigheten eller lagligheten av användarens verksamhet, inklusive aktiviteter som kan innebära brott mot sekretess- eller annan lagstiftning i det land där användaren använder tjänsten.

2.1 Ämne för behandlingen. Ämnet för behandlingen av personuppgifter, vilka definieras nedan, av Smartsupp är tillhandahållandet av tjänsten enligt avtalet, särskilt behandling av personuppgifter när du använder våra tjänstefunktioner beskrivna på webbplatsen.

2.2 Typer av personuppgifter. Inom ramen för uppfyllandet av skyldigheter enligt avtalet och tillhandahållandet av tjänsten kan följande typer av personuppgifter behandlas i enlighet med detta DPA:

a) kontaktinformation, såsom namn, efternamn, e-postadress, telefonnummer eller kontakt för sociala nätverkskonto,

b) uppgifter om besök på användarens webbplats, såsom adressen för webbplatsen som besökts, datum och tidpunkt för besöket, teknisk information (skärmupplösning, enhetstyp, webbläsartyp, operativsystem m.m.), IP-adress, geolokaliseringsdata (land och stad från vilken användaren besökte din webbplats),

c) information som finns i konversationer mellan användare och kunder eller andra användare när tjänstefunktioner används,

d) tekniska loggar och annan information om användare som använder tjänsten (Smartsupp använder tredjepartsverktyg för att samla in sådan information),

e) andra personuppgifter som laddats upp eller används på annat sätt av användaren, eller

f) de personuppgifter vars typ, omfattning och detaljer bestäms och styrs av användaren efter eget gottfinnande vid tillhandahållandet av tjänsten.

Omfattningen av personuppgifter beror på vilken typ av tjänstefunktioner som används av användaren. Tjänsten är inte avsedd att lagra särskilda kategorier av personuppgifter. Användaren ska inte använda tjänsten för att lagra eller behandla särskilda kategorier av personuppgifter. Om användaren behandlar sådana via tjänsten tar Smartsupp inget ansvar för denna behandling.

2.3 Kategorier av registrerade. Smartsupp kommer att behandla personuppgifter om följande kategorier av registrerade:

a) anställda (och andra arbetstagare och personer som agerar för användarens räkning) hos användaren;

b) personer för vilka användaren har skapat ett konto i tjänsten;

c) kunder och andra användare till användaren för vilka tjänsten tillhandahålls;

d) besökare på användarens webbplats;

e) andra personer vars personuppgifter överläts till Smartsupp av användaren under tillhandahållandet av tjänsten och vars personuppgifter har registrerats eller på annat sätt behandlats i enlighet med att tjänsten tillhandahålls användaren.

3.1 Behandlingens natur. Smartsupp kommer att behandla personuppgifter på ett automatiserat, elektroniskt sätt och behandlingen kommer att bestå av tillgång till personuppgifterna som en del av att tillhandahålla tjänsten, visning av personuppgifter, lagring av personuppgifter och andra aktiviteter som kan motsvara tillhandahållandet av tjänsten till användaren. Behandlingens natur framgår av:

a) avtalet mellan parterna;

b) begäranden från användaren eller andra behöriga användare som använder plattformen för användarens räkning;

c) tjänstens och plattformens natur;

d) andra dokumenterade instruktioner givna av användaren.

3.2 Syfte med behandlingen. Syftet är att tillhandahålla tjänsten till användaren, som definieras i villkoren, samt för andra ändamål som kan uppstå vid tillhandahållandet av tjänsten.

4.1 Varaktigheten av personuppgiftsbehandlingen. Behandlingen av personuppgifter kommer att pågå under avtalets giltighetstid, eller så länge Smartsupp ges instruktioner av användaren i samband med fullgörandet av avtalet. Smartsupp åtar sig att följa de skyldigheter som anges i dataskyddslagstiftningen under hela avtalets giltighet, såvida det inte framgår av avtalet att de ska fortsätta efter dess upphörande.

4.2 Återlämnande och radering av personuppgifter. Om avtalet sägs upp ska Smartsupp, i den utsträckning det tillåts enligt dataskyddslagen, radera alla personuppgifter som lagrats i syfte att tillhandahålla tjänsten inom 3 månader efter uppsägning. Om användaren inom ovan nämnd period ber Smartsupp att återlämna uppgifter, har Smartsupp rätt att ta ut en rimlig avgift som meddelas i förväg.

5.1 Smartsupps skyldigheter. Vid behandling av personuppgifter åtar sig Smartsupp att:

a) behandla personuppgifter enbart enligt dokumenterade instruktioner från användaren; för tydlighets skull ska behandling av personuppgifter som sker i enlighet med skyldigheter enligt avtalet ses som behandling i enlighet med användarens instruktioner;

b) följa användarens instruktioner gällande överföring av personuppgifter till tredje land eller internationell organisation, såvida inte sådan behandling redan krävs enligt EU- eller nationell lagstiftning som Smartsupp omfattas av;

c) säkerställa att personer som är behöriga att behandla personuppgifter omfattas av tystnadsplikt eller av lagstadgad tystnadsplikt;

d) med beaktande av behandlingens natur bistå användaren genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, när det är möjligt, för att användaren ska kunna uppfylla sin skyldighet att bemöta begäranden från registrerade om att utöva deras rättigheter; reglerna för hantering av registrerades begäranden anges i artikel 5.2 i detta DPA;

e) bistå användaren att (i) säkerställa säkerhetsnivån för behandlingen, (ii) anmäla personuppgiftsincidenter till dataskyddsmyndigheten och vid behov till de registrerade, (iii) bedöma konsekvenserna för skyddet av personuppgifter och (iv) genomföra förhandssamråd med dataskyddsmyndigheten, allt med beaktande av behandlingens natur och typen av personuppgifter som behandlas;

f) låta användaren eller av användaren utsedd person granska (inklusive revision och inspektion) efterlevnaden av detta DPA, särskilt att skyldigheterna för behandling av personuppgifter efterföljs, och bidra till sådana kontroller enligt användarens eller den auktoriserade personens rimliga instruktioner; specifika regler för revision anges i artikel 5.3 och 5.4 i detta DPA;

g) tillhandahålla användaren all information som rimligen kan förväntas av Smartsupp, för att visa att de skyldigheter som anges i gällande dataskyddslagstiftning har uppfyllts.

5.2 Begäranden från registrerade. Om en registrerad kontaktar Smartsupp direkt ska Smartsupp meddela den registrerade att rikta begäran direkt till användaren. Smartsupp ska endast vidta kommersiellt rimliga ansträngningar för att bistå användaren att besvara en sådan begäran från den registrerade, i den mån Smartsupp lagligen har rätt att göra det. Användaren ansvarar för alla kostnader som uppstår för Smartsupps bistånd samt för korrekt hantering av en sådan begäran.

5.3 Regler för revision. Användaren ska skicka alla begäranden om revision (granskning) uteslutande till Smartsupps e-postadress dpo@smartsupp.com, och på rimliga intervall. Efter att ha mottagit ett revisionsönskemål ska parterna i förväg komma överens om (i) möjlig tidpunkt för revisionen, (ii) säkerhetsåtgärder och hur sekretesskyldighet ska säkerställas under revisionen, samt (iii) väntad start, omfattning och varaktighet av revisionen. Om ingen överenskommelse nås inom 30 dagar från begäran bestämmer Smartsupp villkoren för revisionen.

5.4 Revisor. Smartsupp får invända skriftligen mot eventuell revisor (auktoriserad person) som utses av användaren om Smartsupp anser att revisorn inte är tillräckligt kompetent, inte är oberoende, är i konkurrenssituation med Smartsupp eller annars är olämplig. Efter invändningen är användaren skyldig att utse annan revisor eller att själv genomföra revisionen. Användaren ska omgående underrätta Smartsupp om icke-efterlevnad, antingen av tillämplig dataskyddslagstiftning eller detta DPA, som upptäcks vid revisionen.

5.5 Omfattning av revision. Omfattningen av revisionen som görs av användaren inkluderar enbart dokumentation och processer som direkt förknippas med användarens användning av tjänsten.

5.6 Underbiträden. Användaren godkänner att andra underbiträden får involveras i behandlingen av personuppgifter. Beroende av vilken typ av tjänst som tillhandahålls eller efterfrågas av användaren kan Smartsupp använda andra underbiträden eller dela personuppgifter med andra mottagare av personuppgifter. Användaren godkänner att Smartsupp kommer involvera de underbiträden som listas här: https://help.smartsupp.com/sv/articles/12647685

5.7 Invändningar mot andra underbiträden. Smartsupp ska informera användaren skriftligen eller via uppdatering av förteckningen över underbiträden om att en ytterligare underbiträde engageras innan denne involveras, och användaren kan invända mot detta inom 10 arbetsdagar efter meddelandet. Om användaren inte invänder inom utsatt tid kommer Smartsupp att involvera ytterligare underbiträde. Om användaren invänder kommer Smartsupp att utvärdera invändningen och, om den anses berättigad, inte involvera det aktuella underbiträdet, eller vidta kommersiellt rimliga åtgärder för att ändra användarens konfiguration eller tjänstens användning för att undvika behandling av det underbiträdet. Om det inte är möjligt kan Smartsupp säga upp avtalet med användaren (helt eller delvis) eller inte tillhandahålla den del av tjänsten som ytterligare underbiträde är kopplat till, utan att det räknas som avtalsbrott. Smartsupp kommer att återbetala användaren eventuella förbetalda avgifter som avser resterande del av avtalstiden från och med den dag då tjänsten avslutas, utan att någon påföljd för sådan uppsägning åläggs användaren.

5.8 Skyldigheter för andra underbiträden.Om Smartsupp engagerar ett annat underbiträde måste denne kontraktsmässigt åta sig samma skyldigheter att skydda personuppgifter som avtalats mellan användaren och Smartsupp och även införa lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

5.9 Ansvar för underbiträde.Smartsupp ansvarar för handlingar och underlåtenheter av sina underbiträden i samma utsträckning som Smartsupp skulle vara ansvarig om tillhandahållandet av tjänsten för varje underbiträde utförs direkt enligt villkoren i detta DPA, såvida inget annat anges i avtalet.

5.10 Kostnader kopplade till fullgörande av DPA. Om inget annat avtalas skriftligt står användaren för sina egna kostnader i samband med fullgörandet av DPA. Smartsupp har rätt att debitera användaren rimliga kostnader för Smartsupps hantering av begäran och fullgörande av skyldigheter enligt detta DPA.

6.1 Förpliktelse att säkra personuppgifter. Smartsupp har vidtagit och upprätthåller tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra obehörig eller oavsiktlig åtkomst till, ändring, förstöring eller förlust av personuppgifter, obehörig överföring, annan obehörig behandling eller annan obehörig användning av personuppgifter. Smartsupp övervakar regelbundet efterlevnaden av dessa åtgärder.

6.2 Specifika säkerhetsåtgärder. Smartsupp har vidtagit och upprätthåller följande åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå:

Tekniska åtgärder:

a) Pseudonymisering och kryptering av personuppgifter:

plattformen där personuppgifter behandlas tillåter endast säkra kanaler eller protokoll för inkommande nätverksanslutningar; Smartsupp krypterar data med SSL/TLS för all dataöverföring

IT-system som behandlar personuppgifter tillåter endast säkra kanaler eller protokoll;

kryptografiska nycklar hanteras säkert.

b) Förmåga att säkerställa fortlöpande konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och motståndskraft hos behandlingssystem och tjänster:

fysisk åtkomst för Smartsupps personal är begränsad till behöriga personer;

Smartsupp har satt mekanismer för att begränsa fysisk eller online-åtkomst till servrar där personuppgifter lagras;

förhindrande av att obehöriga personer får åtkomst till personuppgifter och förhindrande av att personuppgifter används utan tillstånd;

behöriga personer har endast åtkomst till de personuppgifter de behöver och är auktoriserade att se och att personuppgifter inte kan läsas, kopieras, ändras eller raderas utan tillstånd under behandlingen;

åtkomst är starkt autentiserad (t.ex. med starka lösenord);

åtkomsträttigheter kontrolleras regelbundet;

åtkomstförsök (både lyckade och misslyckade) loggas och övervakas;

Smartsupps personal får inte ladda ner eller behandla personuppgifter lokalt på sina arbetsstationer eller på andra nätverksplatser;

alla möjliga fel på plattformen och avvikelser loggas.

c) Möjlighet att återskapa tillgängligheten och åtkomsten till personuppgifter i tid vid fysiska eller tekniska incidenter:

Smartsupp använder backup-processer, mekanismer och verktyg;

återställningsförfarande, dataläsbarhet och backup-integritet testas regelbundet.

d) Smartsupp har infört processer för regelbunden testning, bedömning och utvärdering av effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som vidtagits för att säkerställa säkerheten i behandlingen.

e) Personuppgifter kan inte ändras eller raderas utan tillstånd under elektronisk överföring, transport eller lagring, och att mottagare för överföring kan fastställas och verifieras.

Organisatoriska åtgärder:

f) All personal som arbetar med personuppgiftsbehandling är informerade om personuppgifternas konfidentiella natur, har fått lämplig utbildning om sitt ansvar och har ingått skriftliga sekretessavtal.

g) Smartsupp har infört interna riktlinjer och processer för att säkra personuppgiftsbehandling i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

h) Om du har frågor om detta DPA, efterlevnad av dataskyddslagen, datasekretess eller andra integritetsfrågor kan du kontakta oss via e-post på dpo@smartsupp.com.

6.3 Säkerhetsincidenter. Om Smartsupp upptäcker en personuppgiftsincident ska det rapporteras till användaren utan onödigt dröjsmål, dock senast 48 timmar efter att säkerhetsincidenten upptäckts, och rimliga ansträngningar ska göras för att ge användaren all information som är känd om incidenten, och som begränsas till:

Smartsupp kommer att svara på användarens begäran om hjälp vid en säkerhetsincident utan onödigt dröjsmål.

6.4 Otillåtna instruktioner. Om användaren ger instruktioner till Smartsupp som leder till att skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen bryts, och Smartsupp får sanktioner av tillsynsmyndighet eller annan regulatorisk myndighet på grundval av sådana instruktioner, eller måste ersätta de registrerade, samtycker användaren till att kompensera Smartsupp och betala ersättning för eventuella skador efter skriftlig begäran från Smartsupp.

6.5 Ansvarsbegränsning. Samma ansvarsbegränsning som anges i villkoren gäller för detta DPA.

6.6 Ändringar. Samma regler för ändringar som anges i villkoren gäller.

6.7 Giltighet. Detta DPA blir juridiskt bindande mellan användaren och Smartsupp i och med avtalet.