Personuppgiftsansvarig: Smartsupp.com, s.r.o ., ID nr: 036 68 681, med registrerad adress Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, representerad av Vladimír Šandera, verkställande direktör, registrerad i handelsregistret som upprätthålls av Regiondomstolen i Brno, filnr. C 86206 ("vi").

Kontaktuppgifter: dpo@smartsupp.com

Vi tillhandahåller Smartsupp-plattformen ("Plattformen") där vi ger dig livechatt, Flows (tidigare chattbottar), leadgenerering och andra tjänster som beställs enligt våra Användarvillkor ("Villkoren"). Vi tar integritet på allvar. Vår roll vid hantering av personuppgifter är dubbel. Vi agerar både som personuppgiftsansvariga (eller i vissa integritetslagar kallat "företag") och som personuppgiftsbiträde (eller "tjänsteleverantör"). Den här integritetspolicyn beskriver vår roll som personuppgiftsansvarig. Här hittar du all relevant information om ändamål, lagringstid eller dina rättigheter.

Plattformen finns tillgänglig via webbplatsen: https://www.smartsupp.com/ ("Webbplatsen").

Om du vill använda vår plattform som användare och använda våra tjänster (exempelvis behandlar vi då personuppgifter om dina webbplatsbesökare), behandlar vi även personuppgifter enligt dina instruktioner. Notera att du i sådana fall agerar som personuppgiftsansvarig. Regler för hur vi hanterar personuppgifter i dessa fall finns i våra Treat av personuppgifter som finns här: https://help.smartsupp.com/sv/articles/12647343.

Vi har delat upp artikeln i ett par avsnitt:

För att vara så transparenta som möjligt har vi delat in de personuppgifter vi behandlar i följande kategorier:

Vi hämtar personuppgifterna direkt från dig eller, om du är plattformsanvändare och ditt konto skapats av arbetsgivare/avtalspart, kan vi få personuppgifter även från dessa enligt vårt avtal.

Vår plattform är inte avsedd för att lagra eller behandla särskilda kategorier av personuppgifter (såsom hälso- eller biometrisk data etc.).

Vi använder dina personuppgifter för att ge dig de tjänster du begärt, vilket kan inkludera e-postavisering och nyhetsbrev, säkerställa kundsupport, uppfylla juridiska skyldigheter etc. Alla ändamål och användning av data anges i denna del B i integritetspolicyn där du hittar varför vi använder dina data, vilken sorts data som behandlas och lagringstid.
​
Vi säljer inte dina uppgifter till tredje part, men kan dela dem med våra partners som hjälper oss leverera våra tjänster (se del D i denna integritetspolicy).

Vi behandlar främst personuppgifter för att kunna tillhandahålla dig våra tjänster, skapa konto i plattformen (och ge dina medarbetare åtkomst) samt andra önskade tjänster, särskilt när du registrerar dig i plattformen, skapar användarkonto, fyller i faktureringsuppgifter, betalar för tjänster och kontaktar oss för mer information. Vi kan även skicka dig information om kontraktsavslut, produkt- och tjänstesläpp, betalningspåminnelser, lösenordsåterställning och annan nödvändig information. Denna information samt övrig ömsesidig kommunikation kan även skickas via e-post (e-postavisering). För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter, betaldata och faktureringsuppgifter, logginformation, IP-adress och annan användningsdata, data om avtalets fullföljande samt kommunikationsdata om kommunikationen rör avtalsförhållandet.

Betalningar görs via betalningsleverantörer som beskrivs i del D - mottagarlistan.

Den rättsliga grunden för denna behandling är fullföljandet av avtalet mellan dig och oss samt behovet att vidta åtgärder innan ett avtal ingås. Om du inte är direkt part i avtalet (exempelvis anställd hos vår kund eller annan representant) behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse att fullfölja ingångna avtal.

Uppgifterna behandlas under avtalets löptid samt under den tid som krävs för att uppfylla avtalsmässiga skyldigheter. Om du inte använder ditt konto under längre tid inaktiveras det, men om du vill ta bort information om ditt konto behöver du kontakta oss via kontaktuppgifterna eller support eller annan kontaktmöjlighet.

Om Google Workspace API: Vi bekräftar att vår applikations användning av Google Workspace API:er strikt är begränsat till att leverera våra tjänster till användare. Vi använder inte någon data som fås via Workspace-API:er för att utveckla, förbättra eller träna generella AI- eller maskininlärningsmodeller. Vår användning av dessa API:er följer Googles Limited Use-krav, som beskrivs här.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att tillhandahålla kundsupport, inklusive hanteringen av alla förfrågningar, uppföljningskommunikation samt att vi lämnar dokumentation till andra berörda parter.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, IP-adress och annan data om plattformsanvändning, data om fullföljande av avtal och kommunikationsdata om kommunikationen rör kundsupport.

Den rättsliga grunden för denna behandling är fullföljandet av avtal mellan dig och oss eller vårt berättigade intresse.

Personuppgifter hanteras under den tid som avtalsförhållandet pågår och sedan så länge det är nödvändigt för att skydda våra egna rättigheter eller för att hantera kundsupportärenden. Maximal lagringstid är 3,5 år efter att förfrågan inkom.

Vi använder även informationen för att utvärdera kunders användning av produkten, bedöma nöjdhet, trender och säkerställa maximalt användande av plattformen.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, användaruppgifter, data om avtalets uppfyllande samt information från enkäter.

Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse av att förbättra plattformen och användarupplevelsen.

Personuppgifter sparas så länge det ömsesidiga förhållandet pågår. Uppgifter behandlas under rimlig tidsperiod som krävs för ömsesidig kommunikation eller undersökningar.

Vi kan även behandla dina data för att skydda oss mot obehörig användning av plattformen och tjänsterna så att dessa används säkert. Vi kan också använda personuppgifter för att skydda våra egna krav eller för att utreda, förebygga, eller agera vid olagliga aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer då människors säkerhet hotas eller vid överträdelse av våra villkor. Detta syfte inkluderar även behandling av personuppgifter vid eventuella klagomål.

För detta syfte behandlar vi dina identifieringsuppgifter, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter, betaldata och faktureringsuppgifter, logginformation, IP-adress, användarinformation, data kopplade till avtal samt kommunikationsdata om dessa rör ett avtalsförhållande.

Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse att skydda våra rättigheter, skyldigheter samt skydda mot bedrägerier och missbruk.

Vi behandlar uppgifterna under den tid preskriptionstiden eller andra eventuell gällande frister för att göra anspråk kan löpa. Tiden kan förändras beroende på aktuell status och typ av upptäckt och brott. Generellt bestäms lagringstiden enligt preskriptionstider (upp till 10 år enligt gällande lagar).

Som alla företag är vi skyldiga att följa lagar, särskilt vad gäller skatt, bokföring och andra områden som gäller oss. Vi behöver också vara förberedda att samarbeta med myndigheter om det krävs enligt lag.

För detta syfte behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, betaldata och faktureringsuppgifter, data kopplade till avtal samt kommunikationsdata (om dessa används för rättsliga skyldigheter).

Den rättsliga grunden är uppfyllandet av våra rättsliga skyldigheter.

Dessa uppgifter behandlas under den tid som krävs enligt lag. Vi är juridiskt skyldiga att spara bokföringsdokument och bokföringsunderlag (fakturor) 5 år från utgången av det räkenskapsår de avser. Fakturor ska bevaras i 3 år från utgången av det skatteår som skattskyldigheten relaterar till fakturan. Skattedokument ska bevaras i 10 år från utgången av det år då transaktionen ägde rum.

Ibland kan vi skicka kommersiell kommunikation via e-post. Detta gäller inte information som rör utförandet av avtalsförhållandet (såsom villkorsuppdateringar, betalningspåminnelser, förseningar etc.), utan information om kampanjer, rabatter, kampanjer och annan kommunikation som marknadsför vårt varumärke.

För detta ändamål kommer vi att behandla din e-postadress och dina identifieringsuppgifter.

Den rättsliga grunden delas upp i två delar:

· Om du skapar konto och registrerar dig, ingås avtal och ett kundförhållande uppstår. Personuppgifter behandlas då med stöd av vårt berättigade intresse (direktmarknadsföring).

· Om du anmäler dig till vårt nyhetsbrev samtycker du till den hanteringen vid anmälan.

Du kan avsluta prenumerationen när som helst via länken i sidfoten på varje utskick. Du kan också återkalla ditt samtycke när som helst, vilket likställs med att avsluta prenumerationen.

Personuppgifter behandlas i 2 år från senaste aktiva öppning av nyhetsbrev, om du inte avslutar prenumerationen tidigare.

Vi berättar gärna om din recension av plattformen och omvärlden. Vi kan därför behandla dina personuppgifter och dela din recension på våra sociala medier eller på webbplatsen.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter och inloggningsuppgifter. Vid ditt uttryckliga samtycke behandlar vi även bilder, företagsnamn, titel och eventuella andra uppgifter som ingår i recensionstexten.

Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt samtycke.

Dina personuppgifter i recensioner behandlas tills du återkallar ditt samtycke, dock högst 5 år.

Du kan delta i våra webinarier och andra kurser vi ordnar. Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att organisera och tillhandahålla dessa webbinarier eller kurser. Notera att vi kan filma eller fotografera på några evenemang. Vi försöker vara så anonyma som möjligt och inkluderar inte ditt namn i bilder eller videor om du inte ger oss tillstånd (t.ex. om det är en referens).

Vi behandlar dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, betaldata och faktureringsuppgifter samt bilder och videor.

Den rättsliga grunden är avtal som sluts vid registrering till webbinariet/kursen.

Personuppgifter behandlas under avtalets varaktighet och därefter i 4 år från att avtalet avslutats.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna upprätthålla webbplatsen och plattformen och dess säkerhet, dvs. för intern funktion hos plattformen, din identifiering som registrerad användare vid navigering och återkommande besök på plattformen och för att säkerställa din säkerhet. Vi behöver också behandla information om dina preferenser, exempelvis samtycken, vilken typ av cookies du accepterar, samtyckessträngar för personalisering och marknadsföring m.m.

För detta ändamål behandlar vi teknisk data såsom IP-adress och cookies kategoriserade som nödvändiga.

Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att plattformen fungerar korrekt och säkert. Data behandlas som regel under ditt besök på plattformen, max enligt tidsuppgifterna i cookie-baren eller cookiepolicyn. Tänk på att din webbläsare kan ange lagringstiden för cookies.

Vi behandlar dina personuppgifter för att förstå hur besökare använder vår webbplats eller plattform. Vi kan exempelvis övervaka trafik, optimera och göra besöket smidigare och mer användarvänligt.

För detta ändamål behandlar vi cookiesdata kategoriserade som analytiska och som ges av oss eller tredje part när du gett samtycke. Data behandlas under besöket på plattformen eller maximalt enligt information i cookie-baren eller cookiepolicyn. Tänk på att webbläsaren kan ange hur länge cookies lagras.

Vi behandlar dina personuppgifter för att förstå dina personliga preferenser och visa relevant reklam. Detta innebär att vi marknadsför och erbjuder produkter och tjänster på sidan samt visar marknadsföringsmaterial relaterat till de tjänster du efterfrågat och marknadsför vårt varumärke online. Det kan även innebära marknadsföring av våra tjänster t.ex. genom sociala medier där vi delar sådan information med tredje part.

För detta ändamål behandlar vi cookie-data kategoriserade som marknadsföring och som tillhandahålls av oss eller tredje part när du lämnat samtycke. Data behandlas under besöket på plattformen eller högst enligt perioden angiven i cookie-baren eller cookiepolicyn. Notera att din webbläsare kan ange hur länge cookies lagras.

Smartsupp erbjuder en valfri koppling baserad på Model Context Protocol (MCP) som låter dig använda plattformen från en AI-assistent som du själv väljer, till exempel ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic) ("AI-assistenten"). Kopplingen fungerar först när en användare av ditt Smartsupp-konto lägger till den i AI-assistenten och godkänner den genom att logga in i Smartsupp. Därefter kan AI-assistenten endast agera inom ramen för den användarens behörigheter.

Behandlade data. Beroende på vad du ber AI-assistenten om, kan kopplingen läsa eller ändra följande uppgifter lagrade i ditt Smartsupp-konto:

Vi får endast parametrarna för de förfrågningar AI-assistenten skickar till oss. Vi får inte dina konversationer med AI-assistenten, dess chatt-historik eller minne, eller filer som laddas upp till den. För att möjliggöra kopplingen behandlar vi även auktoriseringsdata (access-tokens och identifierare för ansluten AI-assistent) samt tekniska loggar för kopplingsförfrågningar.

Syfte och rättslig grund. Vi behandlar data i ditt konto för att utföra åtgärder du begär via AI-assistenten på din instruktion som ditt personuppgiftsbiträde enligt vårt DPA. Vi behandlar auktoriseringsdata och tekniska loggar för att tillhandahålla kopplingen (fullgörande av avtal) och för att hålla plattformen säker och förebygga missbruk (berättigat intresse). Vi använder inte data som passerar genom kopplingen för att träna AI-modeller, vi säljer den inte och använder den inte för annonsering.

Mottagare. Data som returneras skickas till den AI-assistent du valt, vars leverantör behandlar den enligt ditt avtal och dess integritetspolicy. Om leverantören behandlar data utanför EES sker överföringen på din instruktion och under skyddet av ditt avtal med leverantören.

Lagring. Vi sparar ingen separat kopia av den data kopplingen återlämnar; den finns kvar i ditt Smartsupp-konto och lagras enligt vårt DPA. Access-tokens går ut automatiskt efter en begränsad tid. Tekniska loggar över kopplingsförfrågningar innehåller endast metadata (som tid, verktyg och status på resultat), inte innehåll eller svar, och sparas i 30 dagar.

Dina val. Kopplingen är valfri och av tills du godkänner den. Du kan när som helst koppla från i AI-assistentens kopplingsinställningar, därefter har AI-assistenten ingen åtkomst till ditt konto. Du kan även be oss ta bort kopplingen på dpo@smartsupp.com.

Personuppgifter lagras under perioden som anges för varje ändamål i del B i denna integritetspolicy. Vanligtvis behåller vi dina personuppgifter så länge det krävs för att uppfylla syftena enligt denna policy om inte en längre lagringstid krävs eller tillåts enligt lag (t.ex. för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk). När lagringsperioden löper ut för en datatyp tas den bort eller förstörs.
​
​Du kan också begära att dina uppgifter raderas genom att kontakta oss på dpo@smartsupp.com.
​Vi kommer att pröva din begäran enligt del F.4 i denna integritetspolicy.

Vi överför eller lämnar inte ut din information till tredje part för andra syften än vad som anges i denna integritetspolicy (del B). Syftena för alla datamottagare beskrivs även i tabellen nedan. Vi delar personuppgifter med nedanstående datamottagare:

Vid användning av cookies på vår webbplats och i produkten kan vi också dela dina personuppgifter med andra mottagare, till exempel: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Vid recensioner kan dina personuppgifter delas på andra plattformar såsom: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Därutöver kan vi dela din data med vissa tredje parter som självständiga personuppgiftsansvariga för att "Uppfylla rättsliga skyldigheter" om vi är skyldiga enligt lag (särskilt myndigheter, polis och domstolar). Vi kan också vara skyldiga att dela dina uppgifter med personer som påstår sig ha blivit lidande av din handling.

Rutiner finns för att skydda dina uppgifters konfidentialitet. Plattformen där personuppgifter behandlas tillåter endast säkra kanaler eller protokoll för inkommande nätverksanslutningar. Vi krypterar data med SSL/TLS för all datasändning. Vi har även infört mekanismer för att begränsa fysisk eller online-åtkomst till de servrar där personuppgifter lagras. Vi har infört processer för regelbunden testning, bedömning och utvärdering av de tekniska och organisatoriska åtgärdernas effektivitet för att säkerställa datasäkerheten.

Vid alla frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter, oavsett om det gäller frågor, utövande av rättigheter, inlämnande av klagomål till oss etc. kan du kontakta oss på dpo@smartsupp.com .

Din begäran hanteras utan onödigt dröjsmål och senast inom 1 månad. I undantagsfall, särskilt vid komplexa ärenden, har vi rätt att förlänga denna tid med ytterligare 2 månader. Självklart meddelar vi dig alltid om sådan förlängning och dess orsak.

Du har även rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten enligt nedan.

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter. Om så är fallet har du rätt att få tillgång till uppgifter om syfte, omfattning, mottagare, lagringstid, rätt till rättelse, radering, begränsning, göra invändningar, klagorätt till tillsynsmyndighet och källa till personuppgifterna (denna information finns redan i detta dokument). Du kan också be oss om en kopia av de personuppgifter vi behandlar. Första kopian är gratis; fler kan medföra avgift. Omfattningen kan begränsas så det inte inkräktar på andras rättigheter och friheter.

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Återkallandet påverkar dock inte lagligheten för behandlingen före återkallelsen, och innebär inte att redan anonymiserade data raderas.

Du har rätt att begära rättelse av felaktiga personuppgifter om dig. Beroende på syftet för behandlingen kan du även ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, exempelvis genom ett tilläggsuttalande.

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas i följande fall:

Denna rätt gäller dock inte om behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, allmänt intresse eller för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har rätt att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i följande fall:

Du har rätt att få en kopia av dina personuppgifter vi behandlar automatiserat enligt ditt samtycke eller för avtalets uppfyllande. Vi överför denna data i ett allmänt använt, maskinläsbart format till dig eller till den uppgiftsansvarige du utser, om det är tekniskt möjligt. Omfattningen kan begränsas så det inte inkräktar på andras rättigheter och friheter.

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som vi behandlar baserat på vårt berättigade intresse. Vi slutar behandla dina data om det inte finns tvingande berättigade skäl eller om det inte är nödvändigt för rättsliga anspråk, eller om du motsätter dig behandling för direktmarknadsföringsändamål. Särskilda regler gäller för invändning mot nyhetsbrev. Då slutar vi skicka sådana utskick till dig.

Utöver dina rättigheter hos oss kan du också klaga till berörd tillsynsmyndighet, vilket är Dataskyddsmyndigheten på adress Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7.

Denna integritetspolicy gäller från 2026-10-08. Vi har rätt att ändra policyn från tid till annan, kontrollera därför regelbundet. Vi publicerar alla ändringar på vår webbplats.