Personuppgiftsansvarig: Smartsupp.com, s.r.o ., ID-nr: 036 68 681, med registrerat säte Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, företrätt av Vladimír Šandera, verkställande direktör, registrerat i handelsregistret som förs av regiondomstolen i Brno, avdelning C, akt nr 86206 (”vi”).

Kontaktuppgifter: dpo@smartsupp.com

Vi tillhandahåller Smartsupp-plattformen (”Plattformen”) genom vilken vi erbjuder dig Live Chat, Flows (tidigare chatbots), Leadgenerering och andra tjänster som beställs enligt våra användarvillkor (”Villkor”). Vi tar integritet på stort allvar. Vår roll vid behandling av personuppgifter är dubbel. Vi agerar som personuppgiftsansvarig (eller i vissa integritetslagar kallad ”Business”) och även som personuppgiftsbiträde (eller i vissa integritetslagar kallad ”Service Provider”). Denna integritetspolicy beskriver vår roll som personuppgiftsansvarig, vilket innebär att du i denna integritetspolicy hittar all relevant information om ändamål, lagringstid för behandlingen och dina rättigheter.

Plattformen är tillgänglig på webbplatsen: https://www.smartsupp.com/ (”Webbplatsen”).

Om du vill använda vår Plattform som användare och använda våra tjänster (då vi behandlar personuppgifter för t.ex. besökare på din webbplats), behandlar vi också personuppgifter enligt dina instruktioner. Var medveten om att du i sådana fall agerar som personuppgiftsansvarig. Reglerna för hur vi hanterar personuppgifter i sådana fall finns i våra villkor för personuppgiftsbiträde som finns här: https://help.smartsupp.com/sv/articles/12647343.

Innehåll:

För att vara så transparenta som möjligt har vi delat upp de personuppgifter vi behandlar i följande kategorier:

Vi får personuppgifter direkt från dig, eller om du är användare av Plattformen och ditt konto skapades av din arbetsgivare/avtalsmotpart kan vi få personuppgifter från sådan arbetsgivare/avtalsmotpart som vi har ett avtal med.

Vår Plattform är inte avsedd för lagring eller behandling av särskilda kategorier av personuppgifter (t.ex. hälsodata, biometrisk information osv.).

Vi använder dina personuppgifter för att tillhandahålla de tjänster du efterfrågat, vilket kan
även innefatta e-postaviseringar och nyhetsbrev, säkerställa kundsupport, uppfylla rättsliga
skyldigheter osv. Alla ändamål och all användning av data anges i denna del B av integritets
policyn där du kan se för vilka ändamål vi använder dina data, vilken typ av data som
behandlas och hur länge de lagras vid varje behandling.
​
Vi säljer inte dina data till tredje part, men vi kan dela dem med våra partners som hjälper oss att tillhandahålla våra tjänster (se del D i denna integritetspolicy).

Vi behandlar i första hand personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster till dig, ge dig ett konto i Plattformen (och ge dina anställda och annan personal åtkomst) och begärda tjänster, särskilt när du registrerar dig i Plattformen, skapar ett användarkonto, fyller i faktureringsuppgifter och betalar för våra tjänster och kontaktar oss för ytterligare information. Som en del av detta kan vi också skicka dig meddelanden om ingående och fullgörande av avtal, nya produkt- och tjänstelanser, betalningspåminnelser, återställning av lösenord och annan viktig information. Denna information (och annan ömsesidig kommunikation) kan också skickas via e-post (e-postavisering). Denna information (och annan ömsesidig kommunikation) kan också skickas
via e-post (e-postavisering). Denna information (och annan ömsesidig kommunikation) kan också skickas
via e-post (e-postavisering). Denna information (och annan ömsesidig kommunikation) kan också skickas
via e-post (e-postavisering). För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter, betalningsdata och faktureringsuppgifter, loginformation, IP-adress och annan information om användningen av Plattformen, data kopplade till uppfyllande av avtalet och kommunikationsdata om kommunikationen är relaterad till ett ömsesidigt avtalsförhållande.

Betalningar görs via betalningsleverantörer som beskrivs i del D – lista över mottagare.

Den rättsliga grunden för denna behandling är fullgörandet av avtalet mellan dig och oss och behovet av att vidta åtgärder på din begäran före ingåendet av avtalet. Om du inte är direkt avtalspart (om du till exempel är anställd hos vår kund eller en person som agerar för vår kunds räkning) behandlar vi dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse av att fullgöra ingångna avtal.

Uppgifterna behandlas under hela avtalets giltighetstid och under den tid som krävs för att uppfylla skyldigheterna enligt avtalet. Om du inte använder ditt konto under en längre tid inaktiveras det, men om du vill ta bort information om ditt konto måste du kontakta oss via kontaktuppgifterna eller via support eller andra kontaktvägar.

Om Google Workspace API: Vi bekräftar att vår apps användning av Google Workspace API:er är strikt begränsad till att tillhandahålla våra tjänster till användare. Vi använder inte några data som erhålls via Google Workspace API:er för att utveckla, förbättra eller träna generella modeller för artificiell intelligens (AI) eller maskininlärning (ML). Vår användning av dessa API:er uppfyller Googles krav på begränsad användning enligt beskrivningen här.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att ge dig kundsupport, inklusive hantering av alla förfrågningar och frågor, inklusive uppföljande kommunikation och tillhandahållande av dokumentation för eventuell vidare kommunikation med olika aktörer.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, IP-adress och annan information om användningen av Plattformen, data kopplade till uppfyllande av avtalet och kommunikationsdata om kommunikationen är relaterad till kundsupport.

Den rättsliga grunden för denna behandling är fullgörandet av avtalet mellan dig och oss eller vårt berättigade intresse.

Personuppgifter behandlas under hela avtalsförhållandet med kunden och därefter så länge som det är nödvändigt för att skydda våra egna rättsliga intressen eller den tid som krävs för att hantera en kundsupportförfrågan. Den maximala lagringstiden är fastställd till 3,5 år efter att förfrågan skickats.

Vi använder också information för att utvärdera kunder som använder produkten, bedöma nöjdhet, trender och se till att användningen av Plattformen maximeras.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, användaruppgifter, data kopplade till uppfyllande av avtalet, information från enkäter.

Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse, som består i att förbättra Plattformen och användarupplevelsen.

Personuppgifterna lagras under det ömsesidiga förhållandets längd. Uppgifterna behandlas under en skälig tid som krävs för ömsesidig kommunikation eller genomförande av enkäter.

Vi kan också behandla dina uppgifter för att skydda oss mot obehörig användning av vår Plattform och våra tjänster för att säkerställa säker användning. Vi kan också använda personuppgifter för att skydda våra egna anspråk eller för att utreda, förebygga eller vidta åtgärder gällande olagliga aktiviteter, misstänkta bedrägerier, situationer som innebär potentiella hot mot någons fysiska säkerhet eller överträdelser av våra Villkor. Detta ändamål inkluderar också behandling av personuppgifter vid hantering av eventuella klagomål.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, inloggningsuppgifter, kontaktuppgifter, betalningsdata och faktureringsuppgifter, loginformation, IP-adress och annan information om användningen av Plattformen, användaruppgifter, data kopplade till uppfyllande av avtalet och kommunikationsdata om kommunikationen är relaterad till ett ömsesidigt avtalsförhållande.

Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse av att skydda våra rättigheter och skyldigheter och skydd mot bedrägerier och missbruk.

Vi behandlar uppgifterna under den period då preskriptionstider eller andra tidsfrister för att göra anspråk kan löpa. Denna period kan ändras enligt aktuellt läge och beroende på specifika iakttagelser och uppkomna bedrägerier. Generellt kan behandlingstiden fastställas i enlighet med preskriptionstider (till exempel 10 år enligt tillämplig lagstiftning).

Precis som andra företag måste vi också uppfylla rättsliga skyldigheter, särskilt inom områden som skatt, bokföring och andra områden som är tillämpliga på oss. Samtidigt måste vi vara beredda att samarbeta med statliga myndigheter om vi enligt lag är skyldiga att göra det.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, betalningsdata och faktureringsuppgifter, data kopplade till uppfyllande av avtalet, kommunikationsdata (om de används för rättsliga skyldigheter).

Den rättsliga grunden för denna behandling är att vi uppfyller våra rättsliga skyldigheter.

Dessa uppgifter behandlas under den period som krävs enligt lag. Vi är rättsligt skyldiga att spara bokföringsunderlag och bokföringshandlingar (fakturor) i 5 år räknat från slutet av det räkenskapsår som de avser. Vi är också skyldiga att spara fakturor i 3 år räknat från slutet av det skatteår då skattskyldigheten kopplad till fakturan uppstod. Vi är också skyldiga att spara skattehandlingar i 10 år räknat från slutet av det skatteår då transaktionen ägde rum.

Ibland kan vi skicka kommersiell kommunikation till dig via e-post. Detta innebär inte kommunikation relaterad till fullgörandet av avtalsförhållandet (t.ex. uppdateringar av avtalsvillkor, aviseringar om betalningar, förseningar osv.) utan kommunikation om kampanjer, rabatter, kampanjer och annan kommunikation som stödjer vårt varumärke.

För detta ändamål behandlar vi din e-postadress och dina identifieringsuppgifter.

Den rättsliga grunden för denna behandling är uppdelad i två separata delar:

· Om du skapar ditt konto och registrerar dig ingår vi ett avtal och ett kundförhållande uppstår. Därför behandlas personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse (direktmarknadsföring).

· Om du prenumererar på vår nyhetsbrevslista ger du oss ditt samtycke till en sådan behandling genom att prenumerera.

Du kan när som helst välja bort att ta emot nyhetsbrev genom att använda avsluta-prenumeration-länkarna som finns i sidfoten i varje utskickat meddelande. Du kan också återkalla ditt samtycke när som helst, vilket har samma innebörd som att välja bort enligt ovan.

Personuppgifter behandlas under en period om 2 år från den senaste aktiva visningen av nyhetsbrevet, om du inte avanmäler dig tidigare.

Vi älskar att dela information om dina recensioner av Plattformen och vi vill gärna berätta det för världen. Därför kan vi behandla dina personuppgifter och dela din recension på våra sociala kanaler eller på Webbplatsen.

För detta ändamål behandlar vi dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter och inloggningsuppgifter. Om du uttryckligen samtycker behandlar vi även bilder, företagsnamn, befattning och andra personuppgifter som ingår i recensionstexten.

Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt samtycke.

Dina personuppgifter i recensioner behandlas tills ditt samtycke återkallas, dock högst i 5 år.

Du kan också delta i våra webinarier och andra kurser som vi organiserar. Vi behandlar dina personuppgifter för att organisera och tillhandahålla ett sådant webbinarium eller en kurs. Observera att vi kan spela in video eller fotografera vid vissa av dessa evenemang. Vi strävar efter att vara så anonyma som möjligt, så vi inkluderar inte ditt namn eller andra uppgifter i bilder eller videomaterial om du inte ger oss tillåtelse till det (t.ex. om det gäller en referens).

Vi behandlar dina identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, betalningsdata och faktureringsuppgifter samt bilder och videor.

Den rättsliga grunden för denna behandling är det ömsesidiga avtal som vi ingick när du anmälde dig till vårt webbinarium/vår kurs.

Personuppgifter behandlas under hela avtalsförhållandet med oss och därefter under en period på 4 år från att avtalsförhållandet upphörde.

Vi behandlar dina personuppgifter för Webbplatsens och Plattformens drift och dess säkerhet, dvs. för Plattformens interna funktion, din identifiering som registrerad användare vid surfning och upprepade besök i Plattformen samt för att säkerställa din säkerhet. Vi behöver också behandla information om dina preferenser, såsom samtycken, vilka typer av cookies du godkänner, samtyckessträngar för personaliserings- och marknadsföringsändamål osv.

För detta ändamål behandlar vi tekniska data som IP-adress och cookies som kategoriseras som nödvändiga.

Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse av Plattformens korrekta funktion och säkra drift. Data behandlas som regel under hela ditt besök på Plattformen, dock högst under den period som anges i cookiebannern eller cookiepolicyn. Observera att din webbläsare kan ställa in en tidsperiod under vilken cookies lagras.

Vi behandlar dina personuppgifter för att förstå hur besökare använder vår Webbplats eller Plattformen. Som en del av detta kan vi övervaka trafiken till vår Webbplats eller Plattformen, optimera den och generellt göra ditt besök på Webbplatsen eller Plattformen smidigare och mer användarvänligt.

För detta ändamål behandlar vi cookieuppgifter som kategoriseras som analytiska och tillhandahålls av oss eller tredje part när du ger oss ditt samtycke. Data behandlas som regel under hela ditt besök på Plattformen, dock högst under den period som anges i cookiebannern eller cookiepolicyn. Observera att din webbläsare kan ställa in en tidsperiod under vilken cookies lagras.

Vi behandlar dina personuppgifter för att få information om dina personliga preferenser och visa relevant reklam. Därmed kan vi marknadsföra och erbjuda produkter och tjänster på webbplatsen och visa dig marknadsföringskommunikation relaterad till de tjänster du har visat intresse för samt marknadsföra vårt varumärke online. Detta kan också innefatta marknadsföring av våra tjänster via t.ex. sociala medier eftersom vi delar sådan information med tredje part.

För detta ändamål behandlar vi cookieuppgifter som kategoriseras som marknadsföring och tillhandahålls av oss eller tredje part när du ger oss ditt samtycke. Data behandlas som regel under hela ditt besök på Plattformen, dock högst under den period som anges i cookiebannern eller cookiepolicyn. Observera att din webbläsare kan ställa in en tidsperiod under vilken cookies lagras.

Personuppgifter lagras under den period som anges för varje ändamål i del B av denna
integritetspolicy. Generellt sparar vi dina personuppgifter under den tid som behövs för att
uppfylla de ändamål som anges i denna integritetspolicy, såvida inte en längre lagringsperiod krävs
eller tillåts enligt lag (t.ex. för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk). När
lagringsperioden för en viss typ av uppgifter löper ut raderar eller förstör vi dem.
​
​Du kan också begära att dina uppgifter raderas genom att kontakta oss på privacy@smartsupp.com.
​Vi bedömer din begäran i enlighet med del E.4 i denna integritetspolicy.

Vi överför eller lämnar inte ut dina uppgifter till tredje part för andra ändamål än
de som anges i denna integritetspolicy (del B). Ändamålen för alla datamottagare är också
angivna i tabellen nedan. Vi delar personuppgifter med följande datamottagare:

När vi använder cookies på vår Webbplats och i Produkten kan vi också dela dina personuppgifter med andra mottagare, såsom: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Vid recensioner kan dina personuppgifter delas på andra plattformar, såsom: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Utöver detta kan vi dela dina personuppgifter med vissa tredje parter som personuppgiftsansvariga i syfte att ”uppfylla rättsliga skyldigheter” när vi enligt tillämplig lagstiftning är skyldiga att göra det (särskilt myndigheter, polis och domstolar). På samma sätt kan vi vara skyldiga att dela dina uppgifter med personer som hävdar att de har skadats av ditt agerande.

Säkerhetsrutiner finns på plats för att skydda konfidentialiteten i dina uppgifter. Plattformen där personuppgifter behandlas tillåter endast säkra kanaler eller protokoll för inkommande nätverksanslutningar. Vi krypterar data med SSL/TLS för all dataöverföring. Vi har också infört mekanismer för att begränsa fysisk eller onlineåtkomst till servrar som lagrar personuppgifter. Vi har infört rutiner för regelbunden testning, bedömning och utvärdering av effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som finns för att säkerställa datasäkerhet.

I alla frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter, oavsett om det gäller frågor, utövande av rättigheter, klagomål som skickas till oss osv., kan du kontakta oss på privacy@smartsupp.com .

Din begäran behandlas utan onödigt dröjsmål, senast inom 1 månad. I undantagsfall, särskilt på grund av din begärans komplexitet, har vi rätt att förlänga denna period med ytterligare 2 månader. Vi informerar dig naturligtvis alltid om en sådan förlängning och skälen till den.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten enligt nedan.

Du har rätt att få en bekräftelse från oss på om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Om vi behandlar dina personuppgifter har du också rätt att begära tillgång till information om ändamål och omfattning med behandlingen, mottagare av uppgifterna, behandlingstiden, rätten till rättelse, radering, begränsning av behandling och att invända mot behandlingen, rätten att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet och källorna till personuppgifterna (denna information finns redan i detta dokument). Du kan också be oss om en kopia av de personuppgifter vi behandlar. Vi tillhandahåller den första kopian kostnadsfritt; ytterligare kopior kan bli föremål för en avgift. Omfattningen av de uppgifter som tillhandahålls kan begränsas så att de inte inkräktar på andras rättigheter och friheter.

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Återkallandet av samtycke påverkar dock inte lagligheten av behandlingen före återkallelsen av samtycket och leder inte till att behandlingen av personuppgifter som redan anonymiserats upphör.

Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga personuppgifter om dig. Beroende på behandlingens ändamål kan du också ha rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade, bland annat genom att lämna ett kompletterande uttalande.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter i följande fall:

Du kan dock inte utöva denna rätt om behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller uppgifter som tilldelats oss i det allmännas intresse eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter i följande fall:

Du har rätt att få en kopia av dina personuppgifter som vi behandlar med automatiserade medel baserat på ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Vi överför dessa uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format till dig eller till en personuppgiftsansvarig som du utser, om det är tekniskt möjligt. Omfattningen av de uppgifter som tillhandahålls kan begränsas så att de inte inkräktar på andras rättigheter och friheter.

Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter som vi behandlar baserat på vårt berättigade intresse. Vi slutar behandla dina uppgifter om det inte finns några andra tvingande berättigade skäl för behandlingen eller om behandlingen inte är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller om du invänder mot behandling för direktmarknadsföring. En särskild regel gäller när du invänder mot nyhetsbrev. I sådant fall slutar vi skicka sådana nyhetsbrev till dig.

Förutom möjligheten att utöva dina rättigheter hos vårt företag kan du också lämna in ett klagomål till relevant tillsynsmyndighet, vilket är Dataskyddsmyndigheten (Office for Personal Data Protection) med adress Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7.

Denna integritetspolicy gäller från och med 2025-05-19. Vi har rätt att ändra denna integritetspolicy från tid till annan, så kontrollera den regelbundet. Vi publicerar alla ändringar av detta dokument på vår Webbplats.