Conform Condițiilor de utilizare („Condițiile”), Smartsupp vă furnizează Serviciul astfel cum este prevăzut în Condiții, dvs. fiind utilizatorul Serviciului. Relația dintre Smartsupp și utilizator se bazează astfel pe un proces de înregistrare online a utilizatorului sau pe un contract scris ori electronic la care sunt anexate Condițiile, acestea constituind împreună un acord între dvs. și Smartsupp („Acordul”). Prezentul act adițional privind prelucrarea datelor (denumit în continuare „DPA”) face parte integrantă din Acord.

Cuvintele care încep cu majuscule au același înțeles ca cel prevăzut în Condiții sau în orice altă anexă la care se face referire în Condiții, cu excepția cazului în care prezentul DPA prevede altfel.

Smartsupp încheie prezentul DPA în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, precum Regulamentul 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR”) , Legea privind protecția datelor din 2018 sau CCPA/CPRA și, de asemenea, în conformitate cu alte legi privind confidențialitatea aplicabile pe durata furnizării Serviciului în temeiul Acordului („legislația aplicabilă privind confidențialitatea”).

Atunci când prezentul DPA prevede că Smartsupp acționează în calitate de persoană împuternicită de operator pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, această calitate are înțelesul atribuit termenului „persoană împuternicită de operator” în GDPR și altor termeni echivalenți din alte legi aplicabile privind confidențialitatea (de exemplu, „Furnizor de servicii”, astfel cum este definit în CCPA). Atunci când prezentul DPA prevede că dvs. acționați în calitate de operator de date cu caracter personal, această calitate are același înțeles atribuit termenului „operator” în GDPR și altor termeni echivalenți din legislația aplicabilă privind confidențialitatea (de exemplu, „Întreprindere”, astfel cum este definită în CCPA).

Am împărțit articolul în câteva secțiuni:

1.1 Prelucrarea datelor cu caracter personal în calitate de persoană împuternicită de operator.Smartsupp poate prelucra date cu caracter personal în numele utilizatorului atunci când Serviciul este furnizat utilizatorului, iar Smartsupp acționează în acest caz în calitate de persoană împuternicită de operator (sau de subîmputernicit) în raport cu utilizatorul.

Activitățile de prelucrare efectuate de Smartsupp decurg din înregistrare, din Acord sau din solicitările documentate ale utilizatorului pe durata furnizării Serviciului prin intermediul platformei disponibile la https://www.smartsupp.com („Platforma”).

1.2 Autorizarea prelucrării datelor cu caracter personal.Utilizatorul autorizează prin prezenta Smartsupp să prelucreze datele cu caracter personal ale persoanelor vizate, furnizate de utilizator în conformitate cu Serviciul, astfel cum este prevăzut în prezentul DPA. Smartsupp va prelucra datele cu caracter personal pentru utilizator conform instrucțiunilor documentate ale acestuia și numai în măsura necesară pentru îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor Smartsupp în temeiul Acordului.

1.3 Responsabilitatea utilizatorului. Întrucât Smartsupp acționează în calitate de persoană împuternicită de operator pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, utilizatorul acționează în calitate de operator și, prin urmare, răspunde de îndeplinirea tuturor obligațiilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal. Printre aceste obligații se numără informarea corespunzătoare a persoanelor vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, obținerea consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, dacă este necesar, și gestionarea solicitărilor persoanelor vizate privind exercitarea drepturilor acestora (precum dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, opoziție etc.). Smartsupp va asista utilizatorul în îndeplinirea acestor obligații prin intermediul Platformei sau pe baza solicitărilor documentate ale utilizatorului. Cu toate acestea, Smartsupp nu răspunde în niciun fel pentru corectitudinea și legalitatea activităților utilizatorului, inclusiv pentru orice activitate care poate încălca legislația privind confidențialitatea sau orice altă legislație din țara din care utilizatorul folosește Serviciul.

2.1 Obiectul prelucrării. Obiectul prelucrării de către Smartsupp a datelor cu caracter personal definite mai jos este furnizarea Serviciului astfel cum este prevăzut în Acord, în special prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când dvs. utilizați funcționalitățile Serviciului nostru, astfel cum sunt descrise pe Site-ul web.

2.2 Tipuri de date cu caracter personal. În cadrul îndeplinirii obligațiilor în temeiul Acordului și al furnizării Serviciului, următoarele tipuri de date cu caracter personal pot fi prelucrate în conformitate cu prezentul DPA:

a) informații de contact, precum prenumele, numele, adresa de email, numărul de telefon sau datele de contact ale contului de pe o rețea socială,

b) detalii privind vizitarea site-ului web al utilizatorului, precum URL-ul site-ului web vizitat, data și ora vizitei pe site-ul web, informații tehnice (rezoluția ecranului, tipul dispozitivului, tipul browserului, sistemul de operare etc.), adresa IP, date de geolocalizare (țara și orașul din care utilizatorul a vizualizat site-ul dvs. web),

c) informații conținute în conversațiile dintre utilizatori și clienți sau alți utilizatori în timpul utilizării funcționalităților Serviciului,

d) jurnale tehnice și alte informații despre utilizatorii care folosesc Serviciul (Smartsupp utilizează instrumente terțe pentru a colecta astfel de informații),

e) alte date cu caracter personal încărcate sau utilizate în orice alt mod de utilizator sau

f) datele cu caracter personal al căror tip, amploare și detalii sunt stabilite și controlate de utilizator la libera sa apreciere pe durata furnizării Serviciului.

Sfera datelor cu caracter personal depinde de tipul funcționalităților Serviciului utilizate de utilizator. Serviciul nu este destinat stocării categoriilor speciale de date cu caracter personal. Utilizatorul nu trebuie să utilizeze Serviciul pentru a stoca sau prelucra categorii speciale de date cu caracter personal. Dacă utilizatorul le prelucrează prin intermediul Serviciului, Smartsupp nu își asumă nicio răspundere pentru o astfel de prelucrare.

2.3 Categorii de persoane vizate. Smartsupp va prelucra date cu caracter personal privind aceste categorii de persoane vizate:

a) angajații utilizatorului (și alți lucrători și persoane care acționează în numele utilizatorului);

b) persoanele pentru care utilizatorul a creat un cont în cadrul Serviciului;

c) clienții și alți utilizatori ai utilizatorului cărora le este furnizat Serviciul;

d) vizitatorii site-ului web al utilizatorului;

e) alte persoane ale căror date cu caracter personal au fost furnizate către Smartsupp de utilizator pe durata furnizării Serviciului și ale căror date cu caracter personal au fost înregistrate sau prelucrate în alt mod în conformitate cu furnizarea Serviciului către utilizator.

3.1 Natura prelucrării datelor cu caracter personal. Smartsupp va prelucra datele cu caracter personal în mod automatizat, electronic, iar prelucrarea va consta în accesarea datelor cu caracter personal ca parte a furnizării Serviciului, vizualizarea datelor cu caracter personal, stocarea datelor cu caracter personal și alte activități care pot corespunde furnizării Serviciului către utilizator. Natura prelucrării datelor cu caracter personal rezultă din:

a) Acordul încheiat de Părți;

b) solicitările utilizatorului sau ale altor utilizatori autorizați care utilizează Platforma în numele utilizatorului;

c) natura Serviciului și a Platformei;

d) orice alte instrucțiuni documentate furnizate de utilizator.

3.2 Scopul prelucrării. Scopul prelucrării este furnizarea Serviciului către utilizator, astfel cum este definit în Condiții, precum și alte scopuri care pot decurge din furnizarea Serviciului.

4.1 Durata prelucrării datelor cu caracter personal.Prelucrarea datelor cu caracter personal se va efectua pe durata Acordului sau atât timp cât Smartsupp primește instrucțiuni de la utilizator în legătură cu executarea Acordului. Smartsupp se angajează să respecte obligațiile prevăzute în legislația privind protecția datelor pe întreaga durată a Acordului, cu excepția cazului în care din Acord rezultă în mod clar că acestea trebuie să continue după încetarea sa.

4.2 Returnarea și ștergerea datelor cu caracter personal. În cazul încetării Acordului, în măsura permisă de legislația aplicabilă privind confidențialitatea, Smartsupp va șterge toate datele cu caracter personal stocate în scopul furnizării Serviciului în termen de 3 luni de la încetare. Dacă Utilizatorul solicită Smartsupp, în termenul menționat mai sus, returnarea datelor, Smartsupp are dreptul să perceapă o taxă rezonabilă, al cărei cuantum va fi comunicat în prealabil.

5.1 Obligațiile Smartsupp.În prelucrarea datelor cu caracter personal, Smartsupp se angajează să:

a) prelucreze datele cu caracter personal exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale utilizatorului; pentru evitarea oricărui dubiu, prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu obligațiile din Acord va fi considerată ca fiind efectuată conform instrucțiunilor utilizatorului;

b) urmeze instrucțiunile utilizatorului privind transferul datelor cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este deja impusă de dreptul Uniunii Europene sau al statului membru căruia i se supune Smartsupp;

c) se asigure că persoanele autorizate să prelucreze date cu caracter personal sunt obligate să păstreze confidențialitatea sau sunt supuse unei obligații legale de confidențialitate;

d) ținând seama de natura prelucrării, asiste utilizatorul prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în măsura posibilului, pentru îndeplinirea obligației utilizatorului de a răspunde solicitărilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate; regulile privind gestionarea solicitărilor persoanelor vizate sunt prevăzute în articolul 5.2 din prezentul DPA;

e) asiste utilizatorul în îndeplinirea obligațiilor sale de (i) a asigura nivelul de securitate a prelucrării, (ii) a notifica încălcările securității datelor cu caracter personal autorității pentru protecția datelor și, după caz, persoanelor vizate, (iii) a evalua impactul asupra protecției datelor cu caracter personal și (iv) a efectua consultarea prealabilă a autorității pentru protecția datelor, toate acestea ținând seama de natura prelucrării și de natura datelor cu caracter personal prelucrate;

f) permită utilizatorului sau unei persoane autorizate de utilizator să verifice (inclusiv prin audit sau inspecție) respectarea prezentului DPA, în special îndeplinirea obligațiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal care decurg din acesta, și să contribuie la astfel de verificări conform instrucțiunilor rezonabile ale utilizatorului sau ale persoanei autorizate; regulile specifice pentru audituri sunt prevăzute în articolele 5.3 și 5.4 din prezentul DPA;

g) furnizeze utilizatorului toate informațiile care pot fi așteptate în mod rezonabil de la Smartsupp pentru a demonstra că obligațiile prevăzute în legislația relevantă privind protecția datelor au fost îndeplinite.

5.2 Solicitările persoanelor vizate. Dacă o persoană vizată contactează direct Smartsupp, Smartsupp va informa persoana vizată că trebuie să adreseze solicitarea direct utilizatorului. Smartsupp va depune doar eforturi rezonabile din punct de vedere comercial pentru a asista utilizatorul să răspundă unei astfel de solicitări a persoanei vizate, în măsura în care Smartsupp are dreptul legal să facă acest lucru. Utilizatorul va suporta orice costuri care decurg din furnizarea unei astfel de asistențe de către Smartsupp și va răspunde de gestionarea corectă a unei astfel de solicitări.

5.3 Reguli pentru audit. Utilizatorul va trimite orice solicitare de audit (verificare) exclusiv la adresa de email a Smartsupp dpo@smartsupp.com, la intervale rezonabile. La primirea unei solicitări de audit, părțile vor conveni în prealabil asupra (i) datei posibile a auditului, (ii) măsurilor de securitate și modului de asigurare a respectării obligațiilor de confidențialitate în timpul auditului și (iii) momentului estimat al începerii, amplorii și duratei auditului. Dacă nu se ajunge la un acord în termen de 30 de zile de la data solicitării, Smartsupp va stabili condițiile auditului.

5.4 Auditorul.Smartsupp poate formula o obiecție scrisă față de orice auditor (persoană autorizată) desemnat de utilizator dacă, în opinia Smartsupp, auditorul nu este suficient de calificat, nu este independent, se află într-o poziție concurențială față de Smartsupp sau este în alt mod vădit nepotrivit. În urma obiecției, utilizatorul va fi obligat să desemneze un alt auditor sau să efectueze el însuși auditul. Utilizatorul va informa prompt Smartsupp cu privire la orice neconformitate cu legislația aplicabilă privind confidențialitatea sau cu prezentul DPA, descoperită în timpul auditului.

5.5 Sfera auditului. Sfera auditului efectuat de utilizator include numai documentația și procesele direct asociate utilizării Serviciului de către utilizatorul respectiv.

5.6 Subîmputerniciți. Utilizatorul este de acord cu implicarea altor subîmputerniciți în prelucrarea datelor cu caracter personal. În funcție de tipul Serviciului furnizat sau solicitat de utilizator, Smartsupp poate utiliza alți subîmputerniciți sau poate partaja date cu caracter personal cu alți destinatari ai datelor cu caracter personal. Utilizatorul este de acord că Smartsupp va implica subîmputerniciții enumerați la: https://help.smartsupp.com/ro/articles/12647685

5.7 Obiecții față de alți subîmputerniciți. Smartsupp va informa utilizatorul în scris sau prin actualizarea listei de subîmputerniciți cu privire la implicarea unui subîmputernicit suplimentar înainte de implicarea acestuia, iar utilizatorul poate formula obiecții față de implicarea subîmputernicitului suplimentar în termen de 10 zile lucrătoare de la notificare. Dacă utilizatorul nu formulează obiecții în termenul stabilit, Smartsupp va implica subîmputernicitul suplimentar. Dacă utilizatorul formulează o obiecție, Smartsupp o va evalua și, dacă o consideră justificată, nu va angaja subîmputernicitul suplimentar sau va efectua o modificare rezonabilă din punct de vedere comercial a configurației utilizatorului sau a modului de utilizare a Serviciului, pentru a evita prelucrarea de către respectivul subîmputernicit. Dacă modificarea nu este posibilă, Smartsupp poate înceta, integral sau parțial, Acordul cu utilizatorul ori poate să nu furnizeze partea Serviciului de care este legat subîmputernicitul suplimentar, fără a se afla în neexecutare sau a încălca vreo obligație. Smartsupp va rambursa utilizatorului orice taxe plătite în avans care acoperă perioada rămasă a unui astfel de Acord după data efectivă a încetării, în ceea ce privește Serviciul astfel încetat, fără a impune utilizatorului o penalitate pentru o astfel de încetare.

5.8 Obligații față de alți subîmputerniciți.Dacă Smartsupp angajează un alt subîmputernicit, acesta trebuie să își asume contractual aceleași obligații de protecție a datelor cu caracter personal ca cele convenite între utilizator și Smartsupp și, de asemenea, să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

5.9 Răspunderea pentru subîmputernicit.Smartsupp va răspunde pentru acțiunile și omisiunile subîmputerniciților săi în aceeași măsură în care Smartsupp ar răspunde dacă furnizarea Serviciului de către fiecare subîmputernicit ar fi efectuată direct în temeiul condițiilor prezentului DPA, cu excepția cazului în care Acordul prevede altfel.

5.10 Costuri legate de executarea DPA. Cu excepția cazului în care se convine altfel în scris, utilizatorul va suporta propriile costuri asociate executării DPA. Smartsupp va avea dreptul să perceapă utilizatorului costurile rezonabile suportate pentru gestionarea oricărei solicitări și îndeplinirea oricărei obligații în temeiul prezentului DPA.

6.1 Obligația de a asigura securitatea datelor cu caracter personal.Smartsupp a adoptat și menține măsuri tehnice și organizatorice pentru a preveni accesul neautorizat sau accidental la datele cu caracter personal, precum și modificarea, distrugerea sau pierderea neautorizată ori accidentală a acestora, transmisiile neautorizate, alte prelucrări neautorizate sau alte utilizări abuzive neautorizate ale datelor cu caracter personal. Smartsupp monitorizează periodic respectarea acestor măsuri.

6.2 Măsuri specifice de securitate.Smartsupp a adoptat și menține următoarele măsuri pentru a asigura un nivel adecvat de securitate:

Măsuri tehnice:

a) Pseudonimizarea și criptarea datelor cu caracter personal:

Platforma pe care sunt prelucrate datele cu caracter personal permite numai canale sau protocoale securizate pentru conexiunile de rețea de intrare; Smartsupp criptează datele folosind SSL/TLS pentru toate transmisiile de date

sistemele IT care prelucrează date cu caracter personal permit numai canale sau protocoale securizate;

cheile criptografice sunt gestionate în siguranță.

b) Capacitatea de a asigura în mod continuu confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și reziliența sistemelor și serviciilor de prelucrare:

accesul fizic al personalului Smartsupp este limitat la persoanele autorizate;

Smartsupp a adoptat mecanisme pentru a restricționa accesul fizic sau online la serverele care găzduiesc date cu caracter personal;

împiedicarea accesului persoanelor neautorizate la date cu caracter personal și prevenirea utilizării datelor cu caracter personal fără autorizare;

persoanele autorizate să prelucreze date cu caracter personal au acces numai la datele cu caracter personal de care au nevoie și pe care sunt autorizate să le acceseze, iar datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate fără autorizare în timpul prelucrării;

accesul este autentificat prin mecanisme puternice (de exemplu, prin utilizarea unor parole puternice);

drepturile de acces sunt verificate periodic;

încercările de acces (atât cele reușite, cât și cele eșuate) sunt înregistrate în jurnale și monitorizate;

personalului Smartsupp îi este interzis să descarce și să prelucreze date cu caracter personal local, pe stațiile de lucru sau în orice altă locație din rețea;

toate defecțiunile posibile ale Platformei și anomaliile sunt înregistrate în jurnale.

c) Capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul unor incidente fizice sau tehnice:

Smartsupp a adoptat procesul, mecanismul și instrumentele pentru realizarea copiilor de rezervă;

procedura de restabilire, lizibilitatea datelor și integritatea copiilor de rezervă sunt testate periodic.

d) Smartsupp a adoptat un proces de testare, apreciere și evaluare periodică a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice instituite pentru a asigura securitatea prelucrării.

e) Datele cu caracter personal nu pot fi modificate sau șterse fără autorizare în timpul transmiterii electronice, transportului sau stocării, iar entitățile destinatare ale oricărui transfer pot fi identificate și verificate.

Măsuri organizatorice:

f) Toți membrii personalului implicați în prelucrarea datelor cu caracter personal sunt informați despre natura confidențială a datelor cu caracter personal, au primit instruire adecvată privind responsabilitățile lor și au încheiat acorduri scrise de confidențialitate.

g) Smartsupp a implementat directive și procese interne pentru a asigura securitatea prelucrării datelor cu caracter personal în conformitate cu legislația aplicabilă privind confidențialitatea.

h) Pentru întrebări privind prezentul DPA, respectarea legislației privind protecția datelor, confidențialitatea datelor sau orice alte aspecte privind confidențialitatea, Clientul poate trimite un email la dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidente de securitate.Dacă Smartsupp descoperă o încălcare a securității datelor cu caracter personal, o va raporta utilizatorului fără întârzieri nejustificate, cel târziu în termen de 48 de ore de la luarea la cunoștință a incidentului de securitate, și va depune eforturi rezonabile pentru a furniza utilizatorului toate informațiile cunoscute despre incident, limitate la:

Smartsupp va răspunde cu întârzieri nejustificate oricărei solicitări de asistență din partea utilizatorului în cazul unei încălcări a securității.

6.4 Instrucțiuni ilegale.Dacă utilizatorul transmite Smartsupp instrucțiuni într-un mod care duce la încălcarea obligațiilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, iar Smartsupp este sancționat de o autoritate de supraveghere sau de un alt organism de reglementare pe baza unor astfel de instrucțiuni ori este obligat să despăgubească persoanele vizate, utilizatorul este de acord să despăgubească Smartsupp și să plătească pentru orice prejudicii suferite, în urma notificării scrise din partea Smartsupp.

6.5 Limitarea răspunderii. Prezentului DPA i se aplică aceeași limitare a răspunderii ca cea prevăzută în Condiții.

6.6 Modificări. Se aplică aceleași reguli privind modificările ca cele prevăzute în Condiții.

6.7 Intrarea în vigoare. Prezentul DPA devine obligatoriu din punct de vedere juridic între utilizator și Smartsupp odată cu Acordul.