Jeśli korzystasz z funkcji zbierania kontaktów w Twoim Flow (dawniej chatboty), musisz uzyskać zgodę odwiedzającego na przetwarzanie jego danych osobowych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Ten poradnik pokazuje, jak skonfigurować zbieranie kontaktów, aby Twój Flow był zgodny z aktualnymi unijnymi przepisami dotyczącymi prywatności.
💡 Powiązany poradnik: Pełny opis funkcji zbierania kontaktów znajdziesz w naszym artykule Flow do generowania leadów .
Podzieliliśmy ten artykuł na pięć sekcji:
Kto za co odpowiada
RODO wyróżnia dwie odrębne role:
Administrator danych — określa, jak i dlaczego przetwarzane są dane osobowe.
Podmiot przetwarzający — przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, zgodnie z jego instrukcjami.
Gdy korzystasz z funkcji automatycznego zbierania kontaktów w Smartsupp Flow, stajesz się administratorem danych. To Ty decydujesz, jakie dane są zbierane i jak są przetwarzane, oraz spoczywają na Tobie obowiązki prawne związane z ich ochroną. Smartsupp pełni rolę podmiotu przetwarzającego — przetwarzamy dane zgodnie z Twoimi instrukcjami, ale nie decydujemy, jakie dane są zbierane ani jak są wykorzystywane.
💡 Wskazówka: Upewnij się, że Twój zespół rozumie, jakie obowiązki prawne spoczywają na Tobie jako administratorze — zarządzanie zgodami, zasady przechowywania danych i odpowiadanie na żądania osób, których dane dotyczą, należą do Twoich obowiązków.
Wymaganie zgody
Funkcja zbierania kontaktów w Flow ma wbudowaną opcję pozwalającą wymagać zgody odwiedzającego przed przetwarzaniem jego danych osobowych. Po jej włączeniu Flow najpierw prosi odwiedzającego o wyrażenie zgody — dopiero potem przechodzi do zbierania danych kontaktowych. W kreatorze Flow otwórz w węźle zbierania kontaktów sekcję Prywatność danych i włącz opcję Wymagaj zgody na przetwarzanie danych osobowych (1) — możesz następnie edytować treść zgody w polu Wiadomość (2) i dodać Link do informacji o prywatności danych (3).
Decyzja odwiedzającego dotycząca zgody jest zapisywana bezpośrednio w jego profilu odwiedzającego. Dzięki temu możesz łatwo sprawdzić, które kontakty wyraziły zgodę, a które nie. Jeśli odwiedzający odmówi, Flow zatrzymuje scenariusz zbierania kontaktów.
⚠️ Ważne: Zawsze włączaj prośbę o zgodę przed uruchomieniem Flow zbierającego kontakty. Zbieranie danych osobowych bez wyraźnej zgody narusza RODO i może skutkować wysokimi karami pieniężnymi.
Komunikacja z zebranymi kontaktami
Gdy zaczniesz zbierać kontakty, kluczowe jest, aby Twoje wiadomości marketingowe były wysyłane wyłącznie do kontaktów, które wyraziły zgodę. Kontaktowanie się z osobami, które nie wyraziły zgody — lub wyraźnie jej odmówiły — stanowi bezpośrednie naruszenie RODO.
W dashboardzie Smartsupp możesz filtrować kontakty według statusu zgody, dzięki czemu łatwo utworzysz listę marketingową obejmującą wyłącznie osoby, które wyraziły zgodę.
💡 Wskazówka: Regularnie przeglądaj listę kontaktów i usuwaj kontakty, które wycofały zgodę lub których przechowywanie nie ma już uzasadnionej podstawy. Minimalizacja danych to jedna z podstawowych zasad RODO.
Link do polityki prywatności
Prosząc o zgodę w Flow, zdecydowanie zalecamy dodanie bezpośredniego linku do Twojej polityki prywatności. Choć Smartsupp nie nakłada na Ciebie prawnego obowiązku publikowania polityki prywatności Flow, jako administrator danych Ty musisz informować odwiedzających o sposobie przetwarzania ich danych osobowych — a link do polityki prywatności to najprostszy sposób spełnienia tego obowiązku.
Jeśli nie ustawisz linku do polityki prywatności, Flow wyświetli ogólną informację Smartsupp dotyczącą RODO, która wyjaśnia jedynie naszą rolę jako podmiotu przetwarzającego i Twoją rolę jako administratora — nie jest ona w stanie opisać Twoich konkretnych praktyk przetwarzania danych.
💡 Wskazówka: Twoja polityka prywatności powinna określać, jakie dane zbierasz, dlaczego je zbierasz, jak długo je przechowujesz, komu je udostępniasz oraz jak odwiedzający mogą korzystać ze swoich praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie).
Co dalej?
Flow do generowania leadów — poradnik krok po kroku dotyczący tworzenia Flow, który zbiera leady.
Flow — pełny opis działania Flows i sposobu tworzenia Flow.
Akcje Flow — sprawdź, jakie akcje może wykonywać Flow, w tym zbieranie kontaktów.
Warunki Flow — kontroluj, kiedy, gdzie i komu wyświetla się bot.
Rozmowa Flow — dowiedz się, czym rozmowy Flow różnią się od zwykłych rozmów.
💡 Potrzebujesz więcej pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia — chętnie pomożemy! W przypadku szczegółowych pytań dotyczących RODO zalecamy konsultację z wykwalifikowanym doradcą prawnym.