Saskaņā ar Pakalpojuma lietošanas noteikumiem (“Noteikumi”) Smartsupp sniedz jums kā Pakalpojuma lietotājam Pakalpojumu atbilstoši Noteikumiem. Tādējādi attiecības starp Smartsupp un lietotāju balstās uz lietotāja tiešsaistes reģistrācijas procesu vai rakstisku vai elektronisku līgumu, kuram pievienoti Noteikumi un kas kopā veido vienošanos starp jums un Smartsupp (“Līgums"). Šis datu apstrādes papildinājums (turpmāk — “DPA") ir Līguma neatņemama sastāvdaļa.

Vārdiem, kas sākas ar lielo burtu, ir tāda pati nozīme, kā noteikts Noteikumos vai jebkurā citā Noteikumos minētajā pielikumā, ja vien šajā DPA nav norādīts citādi.

Smartsupp noslēdz šo DPA saskaņā ar piemērojamajiem datu aizsardzības tiesību aktiem, piemēram, Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (“GDPR”) , 2018. gada Datu aizsardzības likumu vai CCPA/CPRA, kā arī saskaņā ar citiem privātuma tiesību aktiem, kas piemērojami Pakalpojuma sniegšanas laikā saskaņā ar Līgumu (“Piemērojamie privātuma tiesību akti”).

Ja šajā DPA ir noteikts, ka Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, šim jēdzienam ir GDPR jēdzienam “apstrādātājs” piešķirtā nozīme un citu piemērojamo privātuma tiesību aktu līdzvērtīgo jēdzienu nozīme (piemēram, “Pakalpojuma sniedzējs”, kā definēts CCPA). Ja šajā DPA ir noteikts, ka jūs darbojaties kā personas datu pārzinis, šim jēdzienam ir GDPR jēdzienam “pārzinis” piešķirtā nozīme un piemērojamo privātuma tiesību aktu līdzvērtīgo jēdzienu nozīme (piemēram, “Uzņēmums”, kā definēts CCPA).

Esam sadalījuši rakstu vairākās sadaļās:

1.1 Personas datu apstrāde personas datu apstrādātāja statusā.Smartsupp var apstrādāt personas datus lietotāja vārdā, sniedzot lietotājam Pakalpojumu, un tad Smartsupp attiecībā pret lietotāju darbojas kā personas datu apstrādātājs (vai apakšapstrādātājs).

Smartsupp veiktās apstrādes darbības izriet no reģistrācijas, Līguma vai dokumentētiem lietotāja pieprasījumiem Pakalpojuma sniegšanas laikā, izmantojot platformu, kas pieejama adresē https://www.smartsupp.com (“Platforma”).

1.2 Pilnvarojums apstrādāt personas datus.Ar šo lietotājs pilnvaro Smartsupp apstrādāt lietotāja sniegtos datu subjektu personas datus saistībā ar Pakalpojumu, kā noteikts šajā DPA. Smartsupp apstrādās personas datus lietotāja labā saskaņā ar lietotāja dokumentētiem norādījumiem un tikai tādā apjomā, kas nepieciešams Smartsupp Līgumā noteikto pienākumu pienācīgai izpildei.

1.3 Lietotāja atbildība. Tā kā Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, lietotājs darbojas kā pārzinis un tādēļ ir atbildīgs par visu ar personas datu apstrādi saistīto pienākumu izpildi. Šie pienākumi ietver datu subjektu pienācīgu informēšanu par personas datu apstrādi, piekrišanas saņemšanu personas datu apstrādei, ja nepieciešams, un datu subjektu pieprasījumu izskatīšanu saistībā ar viņu tiesību īstenošanu (piemēram, tiesībām uz informāciju, piekļuvi, labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebildumu izteikšanu u. c.). Smartsupp palīdzēs lietotājam izpildīt šos pienākumus, izmantojot Platformu vai lietotāja dokumentētus pieprasījumus. Tomēr Smartsupp nekādā veidā nav atbildīgs par lietotāja darbību pareizību un likumību, tostarp par darbībām, kas var pārkāpt privātuma vai citus tiesību aktus valstī, no kuras lietotājs izmanto Pakalpojumu.

2.1 Apstrādes priekšmets. Smartsupp veiktās turpmāk definēto personas datu apstrādes priekšmets ir Pakalpojuma sniegšana atbilstoši Līgumam, jo īpaši personas datu apstrāde, kad jūs izmantojat mūsu Pakalpojuma funkcijas, kas aprakstītas Tīmekļa vietnē.

2.2 Personas datu veidi. Izpildot Līgumā noteiktos pienākumus un sniedzot Pakalpojumu, saskaņā ar šo DPA var tikt apstrādāti šādi personas datu veidi:

a) Kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs vai sociālā tīkla konta kontaktinformācija,

b) Informācija par lietotāja tīmekļa vietnes apmeklēšanu, piemēram, apmeklētās tīmekļa vietnes URL, tīmekļa vietnes apmeklējuma datums un laiks, tehniskā informācija (ekrāna izšķirtspēja, ierīces veids, pārlūkprogrammas veids, operētājsistēma u. c.), IP adrese, ģeolokācijas dati (valsts un pilsēta, no kuras lietotājs apskatīja jūsu tīmekļa vietni),

c) Informācija, kas ietverta sarunās starp lietotājiem un klientiem vai citiem lietotājiem, izmantojot Pakalpojuma funkcijas,

d) Tehniskie žurnāli un cita informācija par lietotājiem, kuri izmanto Pakalpojumu (Smartsupp izmanto trešo pušu rīkus šādas informācijas iegūšanai),

e) Citi personas dati, kurus lietotājs augšupielādējis vai izmantojis jebkādā citā veidā, vai

f) Personas dati, kuru veidu, apjomu un detalizāciju Pakalpojuma sniegšanas laikā nosaka un kontrolē lietotājs pēc saviem ieskatiem.

Personas datu apjoms ir atkarīgs no lietotāja izmantoto Pakalpojuma funkciju veida. Pakalpojums nav paredzēts īpašu kategoriju personas datu glabāšanai. Lietotājs nedrīkst izmantot Pakalpojumu īpašu kategoriju personas datu glabāšanai vai apstrādei. Ja lietotājs tos apstrādā, izmantojot Pakalpojumu, Smartsupp neuzņemas atbildību par šādu apstrādi.

2.3 Datu subjektu kategorijas. Smartsupp apstrādās šādu datu subjektu kategoriju personas datus:

a) Lietotāja darbinieki (un citi darba veicēji un personas, kas darbojas lietotāja vārdā);

b) Personas, kurām lietotājs ir izveidojis kontu Pakalpojumā;

c) Lietotāja klienti un citi lietotāji, kuriem tiek sniegts Pakalpojums;

d) Lietotāja tīmekļa vietnes apmeklētāji;

e) Citas personas, kuru personas datus lietotājs ir sniedzis Smartsupp Pakalpojuma sniegšanas laikā un kuru personas dati ir reģistrēti vai citādi apstrādāti saistībā ar Pakalpojuma sniegšanu lietotājam.

3.1 Personas datu apstrādes raksturs. Smartsupp apstrādās personas datus automatizētā, elektroniskā veidā, un apstrāde ietvers piekļuvi personas datiem Pakalpojuma sniegšanas ietvaros, personas datu apskatīšanu, personas datu glabāšanu un citas darbības, kas var būt saistītas ar Pakalpojuma sniegšanu lietotājam. Personas datu apstrādes raksturs izriet no:

a) Pušu noslēgtā Līguma;

b) Lietotāja pieprasījumiem vai citu pilnvarotu lietotāju, kuri izmanto Platformu lietotāja vārdā, pieprasījumiem;

c) Pakalpojuma un Platformas rakstura;

d) Jebkuriem citiem lietotāja sniegtiem dokumentētiem norādījumiem.

3.2 Apstrādes nolūks. Apstrādes nolūks ir sniegt lietotājam Pakalpojumu, kā definēts Noteikumos, kā arī citi nolūki, kas var izrietēt no Pakalpojuma sniegšanas.

4.1 Personas datu apstrādes ilgums.Personas datu apstrāde tiks veikta Līguma darbības laikā vai tik ilgi, kamēr Smartsupp saņem lietotāja norādījumus saistībā ar Līguma izpildi. Smartsupp apņemas ievērot datu aizsardzības tiesību aktos noteiktos pienākumus visā Līguma darbības laikā, ja vien no Līguma nepārprotami neizriet, ka tie jāturpina pildīt arī pēc tā izbeigšanas.

4.2 Personas datu atdošana un dzēšana. Ja Līgums tiek izbeigts, Smartsupp, ciktāl to atļauj piemērojamie privātuma tiesību akti, dzēš visus Pakalpojuma sniegšanas nolūkā glabātos personas datus 3 mēnešu laikā pēc izbeigšanas. Ja iepriekš minētajā laikposmā Lietotājs pieprasa Smartsupp atdot datus, Smartsupp ir tiesīgs iekasēt saprātīgu maksu, par kuras apmēru tiks paziņots iepriekš.

5.1 Smartsupp pienākumi.Apstrādājot personas datus, Smartsupp apņemas:

a) Apstrādāt personas datus tikai, pamatojoties uz lietotāja dokumentētiem norādījumiem; lai novērstu šaubas, personas datu apstrāde, izpildot Līgumā noteiktos pienākumus, tiek uzskatīta par veiktu saskaņā ar lietotāja norādījumiem;

b) Ievērot lietotāja norādījumus attiecībā uz personas datu nosūtīšanu uz trešo valsti vai starptautisku organizāciju, ja vien šāda apstrāde jau nav noteikta Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību aktos, kuriem Smartsupp ir pakļauts;

c) Nodrošināt, ka personām, kas pilnvarotas apstrādāt personas datus, ir saistošs konfidencialitātes pienākums vai tām ir piemērojams likumā noteikts konfidencialitātes pienākums;

d) Ņemot vērā apstrādes raksturu, iespēju robežās palīdzēt lietotājam ar piemērotiem tehniskiem un organizatoriskiem pasākumiem izpildīt lietotāja pienākumu atbildēt uz datu subjektu tiesību īstenošanas pieprasījumiem; datu subjektu pieprasījumu izskatīšanas noteikumi ir izklāstīti šā DPA 5.2. punktā;

e) Palīdzēt lietotājam izpildīt pienākumus (i) nodrošināt apstrādes drošības līmeni, (ii) ziņot par personas datu aizsardzības pārkāpumiem datu aizsardzības iestādei un attiecīgajos gadījumos datu subjektiem, (iii) novērtēt ietekmi uz personas datu aizsardzību un (iv) veikt iepriekšēju apspriešanos ar datu aizsardzības iestādi, visos gadījumos ņemot vērā apstrādes raksturu un apstrādāto personas datu raksturu;

f) Ļaut lietotājam vai lietotāja pilnvarotai personai pārbaudīt (tostarp veikt auditu vai inspekciju) atbilstību šim DPA, jo īpaši no tā izrietošo personas datu apstrādes pienākumu izpildi, un piedalīties šādās pārbaudēs saskaņā ar lietotāja vai pilnvarotās personas saprātīgiem norādījumiem; konkrētie auditu noteikumi ir izklāstīti šā DPA 5.3. un 5.4. punktā;

g) Sniegt lietotājam visu informāciju, ko var pamatoti sagaidīt no Smartsupp, lai apliecinātu, ka ir izpildīti attiecīgajos datu aizsardzības tiesību aktos noteiktie pienākumi.

5.2 Datu subjektu pieprasījumi. Ja datu subjekts tieši sazinās ar Smartsupp, Smartsupp informē datu subjektu, ka pieprasījums jāadresē tieši lietotājam. Smartsupp veic tikai komerciāli saprātīgus centienus, lai palīdzētu lietotājam atbildēt uz šādu datu subjekta pieprasījumu, ciktāl Smartsupp to drīkst darīt saskaņā ar tiesību aktiem. Lietotājs ir atbildīgs par visām izmaksām, kas rodas saistībā ar šādas Smartsupp palīdzības sniegšanu, un par šāda pieprasījuma pareizu izskatīšanu.

5.3 Audita noteikumi. Lietotājs nosūta visus audita (pārbaudes) pieprasījumus tikai uz Smartsupp e-pasta adresi dpo@smartsupp.com, ievērojot saprātīgus intervālus. Pēc audita pieprasījuma saņemšanas puses iepriekš vienojas par (i) iespējamo audita datumu, (ii) drošības pasākumiem un konfidencialitātes pienākumu ievērošanas nodrošināšanu audita laikā un (iii) paredzamo audita sākumu, apjomu un ilgumu. Ja vienošanās netiek panākta 30 dienu laikā no pieprasījuma datuma, Smartsupp nosaka audita nosacījumus.

5.4 Auditors.Smartsupp var rakstiski iebilst pret jebkuru lietotāja ieceltu auditoru (pilnvaroto personu), ja Smartsupp uzskata, ka auditors nav pietiekami kvalificēts, nav neatkarīgs, konkurē ar Smartsupp vai ir citādi acīmredzami nepiemērots. Pēc iebilduma lietotājam ir pienākums iecelt citu auditoru vai veikt auditu pašam. Lietotājs nekavējoties paziņo Smartsupp par jebkuru audita laikā atklātu neatbilstību piemērojamajiem privātuma tiesību aktiem vai šim DPA.

5.5 Audita apjoms. Lietotāja veiktā audita apjoms ietver tikai dokumentāciju un procesus, kas tieši saistīti ar konkrētā lietotāja Pakalpojuma izmantošanu.

5.6 Apakšapstrādātāji. Lietotājs piekrīt citu apakšapstrādātāju iesaistīšanai personas datu apstrādē. Atkarībā no lietotājam sniegtā vai lietotāja pieprasītā Pakalpojuma veida Smartsupp var izmantot citus apakšapstrādātājus vai kopīgot personas datus ar citiem personas datu saņēmējiem. Lietotājs piekrīt, ka Smartsupp iesaistīs apakšapstrādātājus, kas norādīti adresē: https://help.smartsupp.com/lv/articles/12647685

5.7 Iebildumi pret citiem apakšapstrādātājiem. Smartsupp rakstiski vai atjauninot apakšapstrādātāju sarakstu informē lietotāju par papildu apakšapstrādātāja iesaistīšanu pirms tā iesaistīšanas, un lietotājs var iebilst pret papildu apakšapstrādātāja iesaistīšanu 10 darba dienu laikā pēc paziņojuma. Ja lietotājs neiebilst noteiktajā termiņā, Smartsupp iesaistīs papildu apakšapstrādātāju. Ja lietotājs izsaka iebildumu, Smartsupp to izvērtēs un, ja atzīs par pamatotu, neiesaistīs papildu apakšapstrādātāju vai veiks komerciāli saprātīgas izmaiņas lietotāja konfigurācijā vai Pakalpojuma izmantošanā, lai izvairītos no šā apakšapstrādātāja veiktas apstrādes. Ja izmaiņas nav iespējamas, Smartsupp var izbeigt Līgumu ar lietotāju (vai tā daļu) vai nesniegt Pakalpojuma daļu, ar kuru saistīts papildu apakšapstrādātājs, un tas netiek uzskatīts par saistību neizpildi vai jebkura pienākuma pārkāpumu. Smartsupp atmaksās lietotājam visas priekšapmaksas summas par šāda Līguma atlikušo darbības laiku pēc izbeigšanas spēkā stāšanās datuma attiecībā uz izbeigto Pakalpojumu, nepiemērojot lietotājam sodu par šādu izbeigšanu.

5.8 Pienākumi attiecībā uz citiem apakšapstrādātājiem.Ja Smartsupp iesaista citu apakšapstrādātāju, šim apakšapstrādātājam līgumiski jāuzņemas tādi paši personas datu aizsardzības pienākumi, par kādiem vienojušies lietotājs un Smartsupp, kā arī jāīsteno piemēroti tehniski un organizatoriski pasākumi.

5.9 Atbildība par apakšapstrādātāju.Smartsupp ir atbildīgs par savu apakšapstrādātāju darbībām un bezdarbību tādā pašā apjomā, kādā Smartsupp būtu atbildīgs, ja katra apakšapstrādātāja Pakalpojums tiktu sniegts tieši saskaņā ar šā DPA noteikumiem, ja vien Līgumā nav noteikts citādi.

5.10 Ar DPA izpildi saistītās izmaksas. Ja vien nav panākta cita rakstiska vienošanās, lietotājs sedz savas ar DPA izpildi saistītās izmaksas. Smartsupp ir tiesīgs pieprasīt no lietotāja segt saprātīgās izmaksas, kas radušās, izskatot jebkuru pieprasījumu un izpildot jebkuru šajā DPA noteikto pienākumu.

6.1 Pienākums nodrošināt personas datu drošību.Smartsupp ir ieviesis un uztur tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai novērstu neatļautu vai nejaušu piekļuvi personas datiem, to pārveidošanu, iznīcināšanu vai nozaudēšanu, neatļautu nosūtīšanu, citu neatļautu apstrādi vai citu neatļautu personas datu ļaunprātīgu izmantošanu. Smartsupp regulāri uzrauga šo pasākumu ievērošanu.

6.2 Konkrēti drošības pasākumi.Smartsupp ir ieviesis un uztur šādus pasākumus, lai nodrošinātu atbilstošu drošības līmeni:

Tehniskie pasākumi:

a) Personas datu pseidonimizācija un šifrēšana:

Platforma, kurā tiek apstrādāti personas dati, pieļauj tikai drošus kanālus vai protokolus ienākošajiem tīkla savienojumiem; Smartsupp šifrē datus, izmantojot SSL/TLS visai datu pārraidei

IT sistēmas, kurās tiek apstrādāti personas dati, pieļauj tikai drošus kanālus vai protokolus;

Kriptogrāfiskās atslēgas tiek droši pārvaldītas.

b) Spēja nodrošināt apstrādes sistēmu un pakalpojumu nepārtrauktu konfidencialitāti, integritāti, pieejamību un noturību:

Smartsupp personāla fiziskā piekļuve ir atļauta tikai pilnvarotām personām;

Smartsupp ir ieviesis mehānismus, lai ierobežotu fizisku vai tiešsaistes piekļuvi serveriem, kuros tiek glabāti personas dati;

Tiek novērsta nepilnvarotu personu piekļuve personas datiem un personas datu izmantošana bez atļaujas;

Personām, kas pilnvarotas apstrādāt personas datus, ir piekļuve tikai tiem personas datiem, kas tām nepieciešami un kuriem tās ir pilnvarotas piekļūt, un personas datus apstrādes laikā nevar lasīt, kopēt, mainīt vai izņemt bez atļaujas;

Piekļuve tiek aizsargāta ar spēcīgu autentifikāciju (piemēram, izmantojot spēcīgas paroles);

Piekļuves tiesības tiek periodiski pārbaudītas;

Piekļuves mēģinājumi (gan veiksmīgi, gan neveiksmīgi) tiek reģistrēti žurnālos un uzraudzīti;

Smartsupp personālam ir aizliegts lejupielādēt un apstrādāt personas datus lokāli savās darbstacijās vai jebkurā citā tīkla vietā;

Visas iespējamās Platformas kļūmes un anomālijas tiek reģistrētas žurnālos.

c) Spēja savlaicīgi atjaunot personas datu pieejamību un piekļuvi tiem fiziska vai tehniska incidenta gadījumā:

Smartsupp ir ieviesis dublēšanas procesu, mehānismu un rīkus;

Atjaunošanas procedūra, datu lasāmība un dublējumu integritāte tiek periodiski testētas.

d) Smartsupp ir ieviesis procesu, lai regulāri testētu, novērtētu un izvērtētu apstrādes drošības nodrošināšanai ieviesto tehnisko un organizatorisko pasākumu efektivitāti.

e) Personas datus nevar mainīt vai dzēst bez atļaujas elektroniskās pārraides, transportēšanas vai glabāšanas laikā, un jebkuras nosūtīšanas saņēmējus var identificēt un pārbaudīt.

Organizatoriskie pasākumi:

f) Viss personas datu apstrādē iesaistītais personāls ir informēts par personas datu konfidenciālo raksturu, ir saņēmis atbilstošu apmācību par saviem pienākumiem un ir noslēdzis rakstiskas konfidencialitātes vienošanās.

g) Smartsupp ir ieviesis iekšējos norādījumus un procesus, lai nodrošinātu personas datu apstrādes drošību saskaņā ar piemērojamajiem privātuma tiesību aktiem.

h) Ja rodas jautājumi par šo DPA, datu aizsardzības tiesību aktu ievērošanu, datu privātumu vai citiem privātuma jautājumiem, Klients var nosūtīt e-pastu uz dpo@smartsupp.com.

6.3 Drošības incidenti.Ja Smartsupp atklāj personas datu aizsardzības pārkāpumu, tas ziņo par to lietotājam bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 48 stundu laikā pēc tam, kad kļuvis zināms par drošības incidentu, un veic saprātīgus centienus, lai sniegtu lietotājam visu zināmo informāciju par incidentu, aprobežojoties ar:

Smartsupp atbildēs uz jebkuru lietotāja palīdzības pieprasījumu drošības pārkāpuma gadījumā ar nepamatotu kavēšanos.

6.4 Prettiesiski norādījumi.Ja lietotājs dod Smartsupp tādus norādījumus, kuru rezultātā tiek pārkāpti datu aizsardzības tiesību aktos noteiktie pienākumi, un uzraudzības iestāde vai cita regulatīvā iestāde, pamatojoties uz šādiem norādījumiem, piemēro Smartsupp sankcijas vai tam ir pienākums izmaksāt kompensāciju datu subjektiem, lietotājs piekrīt pēc Smartsupp rakstiska paziņojuma izmaksāt Smartsupp atlīdzību un segt visus radušos zaudējumus.

6.5 Atbildības ierobežojums. Šim DPA piemēro tādu pašu atbildības ierobežojumu, kā noteikts Noteikumos.

6.6 Izmaiņas. Piemēro tādus pašus izmaiņu noteikumus, kā noteikts Noteikumos.

6.7 Spēkā stāšanās. Šis DPA kļūst juridiski saistošs lietotājam un Smartsupp kopā ar Līgumu.