Saskaņā ar pakalpojumu sniegšanas noteikumiem ("Noteikumi") Smartsupp nodrošina pakalpojumu, kā tas noteikts Noteikumos, jums kā pakalpojuma lietotājam. Attiecības starp Smartsupp un lietotāju balstās uz lietotāja tiešsaistes reģistrācijas procesu vai uz rakstveida vai elektronisku līgumu, kuram ir pievienoti Noteikumi, kas kopā veido vienošanos starp jums un Smartsupp ("Līgums"). Šis datu apstrādes pielikums (turpmāk – "DPA") ir neatņemama Līguma sastāvdaļa.

Vārdi, kas sākas ar lielo burtu, nozīmē to pašu, kas noteikts Noteikumos vai jebkurā citā pielikumā, uz kuru Noteikumos ir atsauce, ja vien šajā DPA nav norādīts citādi.

Smartsupp noslēdz šo DPA saskaņā ar piemērojamiem datu aizsardzības tiesību aktiem, piemēram, Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību saistībā ar personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (“GDPR”) , Data Protection Act 2018 vai CCPA/CPRA, kā arī saskaņā ar citiem privātuma tiesību aktiem, kas ir piemērojami pakalpojuma sniegšanas laikā saskaņā ar Līgumu (“piemērojamie privātuma tiesību akti”).

Ja šajā DPA ir noteikts, ka Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, tam ir tāda pati nozīme kā jēdzienam “apstrādātājs” GDPR izpratnē un līdzvērtīgiem jēdzieniem saskaņā ar citiem piemērojamajiem privātuma tiesību aktiem (piemēram, “pakalpojuma sniedzējs” CCPA izpratnē). Ja šajā DPA ir noteikts, ka jūs darbojaties kā personas datu pārzinis, tam ir tā pati nozīme kā jēdzienam “pārzinis” GDPR izpratnē un līdzvērtīgiem jēdzieniem saskaņā ar piemērojamajiem privātuma tiesību aktiem (piemēram, “uzņēmums” CCPA izpratnē).

Saturs:

1.1. Personas datu apstrāde kā personas datu apstrādātājam. Smartsupp var apstrādāt personas datus lietotāja vārdā, kad lietotājam tiek sniegts pakalpojums, un Smartsupp tad darbojas kā personas datu apstrādātājs (vai apakšapstrādātājs) attiecībā pret lietotāju.

Apstrādes darbības, ko veic Smartsupp, izriet no reģistrācijas, Līguma vai no dokumentētiem lietotāja pieprasījumiem pakalpojuma sniegšanas laikā, izmantojot platformu, kas ir pieejama vietnē https://www.smartsupp.com ("Platforma").

1.2. Pilnvarojums apstrādāt personas datus. Lietotājs ar šo pilnvaro Smartsupp apstrādāt datu subjektu personas datus, ko lietotājs nodrošina saskaņā ar pakalpojumu un kā noteikts šajā DPA. Smartsupp apstrādās personas datus lietotāja vārdā saskaņā ar lietotāja dokumentētajām instrukcijām un tikai tiktāl, cik tas ir nepieciešams, lai pienācīgi izpildītu Smartsupp saistības saskaņā ar Līgumu.

1.3. Lietotāja atbildība. Tā kā Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, lietotājs darbojas kā pārzinis un līdz ar to ir atbildīgs par visu pienākumu izpildi, kas saistīti ar personas datu apstrādi. Šo pienākumu vidū ir pienākums pienācīgi informēt datu subjektus par personas datu apstrādi, nepieciešamības gadījumā iegūt piekrišanu personas datu apstrādei un apstrādāt datu subjektu pieprasījumus par viņu tiesību īstenošanu (piemēram, tiesības uz informāciju, piekļuvi, labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebildumiem utt.). Smartsupp palīdzēs lietotājam pildīt šos pienākumus, izmantojot Platformu vai saskaņā ar lietotāja dokumentētajiem pieprasījumiem. Tomēr Smartsupp nekādā veidā nav atbildīgs par lietotāja darbību precizitāti un likumību, tostarp par jebkuru darbību, kas varētu pārkāpt jebkādus privātuma vai citus tiesību aktus tajā valstī, no kuras lietotājs izmanto pakalpojumu.

2.1. Apstrādes priekšmets. Personas datu, kas definēti zemāk, apstrādes priekšmets Smartsupp izpildījumā ir pakalpojuma nodrošināšana, kā noteikts Līgumā, jo īpaši personas datu apstrāde, kad jūs izmantojat mūsu pakalpojuma funkcijas, kas aprakstītas tīmekļa vietnē.

2.2. Personas datu veidi. Pildot pienākumus saskaņā ar Līgumu un nodrošinot pakalpojumu, atbilstoši šim DPA var tikt apstrādāti šādi personas datu veidi:

a) kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs vai sociālo tīklu konta kontaktinformācija,

b) informācija par lietotāja tīmekļa vietnes apmeklēšanu, piemēram, apmeklētās tīmekļa vietnes URL, tīmekļa vietnes apmeklējuma datums un laiks, tehniskā informācija (ekrāna izšķirtspēja, ierīces tips, pārlūkprogrammas tips, operētājsistēma u. c.), IP adrese, ģeolokācijas dati (valsts un pilsēta, no kuras lietotājs skatījās jūsu tīmekļa vietni),

c) informācija, kas ietverta sarunās starp lietotājiem un klientiem vai citiem lietotājiem, izmantojot pakalpojuma funkcijas,

d) tehniskie žurnāli un cita informācija par lietotājiem, kuri izmanto pakalpojumu (Smartsupp izmanto trešo pušu rīkus šādas informācijas iegūšanai),

e) citi personas dati, kurus lietotājs augšupielādē vai citādi izmanto, vai

f) personas dati, kuru veidu, apjomu un detaļas pakalpojuma sniegšanas laikā pilnībā pēc saviem ieskatiem nosaka un kontrolē lietotājs.

Personas datu apjoms ir atkarīgs no lietotāja izmantoto pakalpojuma funkciju veida. Pakalpojums nav paredzēts īpašu kategoriju personas datu glabāšanai. Lietotājs nedrīkst izmantot pakalpojumu, lai glabātu vai apstrādātu īpašu kategoriju personas datus. Ja lietotājs tos apstrādā, izmantojot pakalpojumu, Smartsupp neuzņemas nekādu atbildību par šādu apstrādi.

2.3. Datu subjektu kategorijas. Smartsupp apstrādās personas datus par šādām datu subjektu kategorijām:

a) lietotāja darbinieki (un citi darbinieki un personas, kas rīkojas lietotāja vārdā);

b) personas, kurām lietotājs izveidoja kontu pakalpojumā;

c) lietotāja klienti un citi lietotāja lietotāji, kuriem tiek nodrošināts pakalpojums;

d) lietotāja tīmekļa vietnes apmeklētāji;

e) citas personas, kuru personas datus Smartsupp ir nodevis lietotājs pakalpojuma nodrošināšanas laikā un kuru personas dati ir ierakstīti vai citādi apstrādāti saskaņā ar pakalpojuma sniegšanu lietotājam.

3.1. Personas datu apstrādes raksturs. Smartsupp apstrādās personas datus automatizētā, elektroniskā veidā, un apstrāde sastāvēs no piekļuves personas datiem pakalpojuma sniegšanas ietvaros, personas datu aplūkošanas, personas datu glabāšanas un citām darbībām, kas var būt nepieciešamas pakalpojuma nodrošināšanai lietotājam. Personas datu apstrādes raksturs izriet no:

a) pušu noslēgtā Līguma;

b) lietotāja vai citu lietotāja vārdā Platformu izmantojošu pilnvarotu lietotāju pieprasījumiem;

c) pakalpojuma un platformas rakstura;

d) jebkurām citām dokumentētām instrukcijām, ko lietotājs sniedz.

3.2. Apstrādes mērķis. Apstrādes mērķis ir nodrošināt lietotājam pakalpojumu, kā tas definēts Noteikumos, kā arī citiem mērķiem, kas var izrietēt no pakalpojuma sniegšanas.

4.1. Personas datu apstrādes ilgums. Personas datu apstrāde tiks veikta Līguma darbības laikā vai tik ilgi, kamēr Smartsupp saņem no lietotāja instrukcijas, kas saistītas ar Līguma izpildi. Smartsupp apņemas ievērot pienākumus, kas noteikti datu aizsardzības tiesību aktos, visu Līguma darbības laiku, ja vien no Līguma nav skaidrs, ka tie ir jāturpina arī pēc tā izbeigšanas.

4.2. Personas datu atgriešana un dzēšana. Ja Līgums tiek izbeigts, un tiktāl, cik to atļauj piemērojamie privātuma tiesību akti, Smartsupp dzēsīs visus personas datus, kas glabāti pakalpojuma nodrošināšanas nolūkā, 3 mēnešu laikā pēc izbeigšanas. Ja lietotājs šajā termiņā pieprasa Smartsupp, ka dod priekšroku datu atgriešanai, Smartsupp ir tiesīgs iekasēt saprātīgu maksu, par kuras apmēru iepriekš tiks paziņots.

5.1. Smartsupp pienākumi. Apstrādājot personas datus, Smartsupp apņemas:

a) apstrādāt personas datus tikai uz lietotāja dokumentēto instrukciju pamata; lai izvairītos no šaubu rašanās, personas datu apstrāde, izpildot Līgumā noteiktos pienākumus, tiks uzskatīta par veikto saskaņā ar lietotāja instrukcijām;

b) ievērot lietotāja instrukcijas par personas datu nodošanu trešajai valstij vai starptautiskai organizācijai, ja vien šādu apstrādi jau neprasa Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību akti, kuri ir saistoši Smartsupp;

c) nodrošināt, ka personas, kurām ir pilnvaras apstrādāt personas datus, ir saistītas ar konfidencialitātes pienākumu vai pakļautas tiesiskam konfidencialitātes pienākumam;

d) ņemot vērā apstrādes raksturu, palīdzēt lietotājam, izmantojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, cik iespējams, izpildīt lietotāja pienākumu atbildēt uz datu subjektu pieprasījumiem, kas saistīti ar viņu tiesību īstenošanu; noteikumi par datu subjektu pieprasījumu apstrādi ir norādīti šī DPA 5.2. pantā;

e) palīdzēt lietotājam izpildīt lietotāja pienākumus (i) nodrošināt apstrādes drošības līmeni, (ii) ziņot datu aizsardzības iestādei par personas datu aizsardzības pārkāpumiem un, ja nepieciešams, arī datu subjektiem, (iii) novērtēt ietekmi uz personas datu aizsardzību un (iv) veikt iepriekšēju konsultēšanos ar datu aizsardzības iestādi, ņemot vērā apstrādes raksturu un apstrādājamo personas datu raksturu;

f) ļaut lietotājam vai lietotāja pilnvarotai personai pārbaudīt (ieskaitot auditu vai inspekciju) šī DPA izpildi, jo īpaši pienākumu, kas izriet no tā par personas datu apstrādi, izpildi, un sniegt ieguldījumu šādās pārbaudēs saskaņā ar lietotāja vai pilnvarotās personas pamatotajām instrukcijām; īpašie noteikumi par auditiem ir norādīti šī DPA 5.3. un 5.4. pantā;

g) nodrošināt lietotājam visu informāciju, ko no Smartsupp var pamatoti sagaidīt, lai apliecinātu, ka ir izpildīti attiecīgajos datu aizsardzības tiesību aktos noteiktie pienākumi.

5.2. Datu subjektu pieprasījumi. Ja datu subjekts tieši sazinās ar Smartsupp, Smartsupp informēs datu subjektu, lai tas adresē pieprasījumu tieši lietotājam. Smartsupp tikai komerciāli saprātīgā apjomā palīdzēs lietotājam atbildēt uz šādu datu subjekta pieprasījumu, ciktāl Smartsupp to likumīgi drīkst darīt. Lietotājs ir atbildīgs par jebkurām izmaksām, kas rodas Smartsupp, sniedzot šādu palīdzību, un ir atbildīgs par pareizu šāda pieprasījuma apstrādi.

5.3. Audita noteikumi. Lietotājam jebkurš audita (pārbaudes) pieprasījums ir jānosūta tikai uz Smartsupp e-pasta adresi dpo@smartsupp.com saprātīgos intervālos. Saņemot audita pieprasījumu, puses iepriekš vienojas par (i) iespējamo audita datumu, (ii) drošības pasākumiem un to, kā audita laikā nodrošināt konfidencialitātes saistību ievērošanu, un (iii) plānoto audita sākumu, apjomu un ilgumu. Ja vienošanās netiek panākta 30 dienu laikā no pieprasījuma datuma, Smartsupp noteiks audita nosacījumus.

5.4. Revidents. Smartsupp var rakstveidā iebilst pret jebkuru revidentu (pilnvaroto personu), kuru lietotājs iecēlis, ja pēc Smartsupp ieskata revidents nav pietiekami kvalificēts, nav neatkarīgs, atrodas konkurējošās attiecībās ar Smartsupp vai citādi acīmredzami nav piemērots. Pēc iebilduma lietotājam ir pienākums iecelt citu revidentu vai veikt auditu pašam. Lietotājs nekavējoties informē Smartsupp par jebkuru neatbilstību, gan attiecībā uz piemērojamiem privātuma tiesību aktiem, gan šo DPA, kas atklāta audita laikā.

5.5. Audita apjoms. Audita, ko veic lietotājs, apjoms ietver tikai dokumentāciju un procesus, kas ir tieši saistīti ar konkrētā lietotāja pakalpojuma izmantošanu.

5.6. Apakšapstrādātāji. Lietotājs piekrīt citu apakšapstrādātāju iesaistei personas datu apstrādē. Atkarībā no sniegtā vai lietotāja pieprasītā pakalpojuma veida Smartsupp var izmantot citus apakšapstrādātājus vai kopīgot personas datus ar citiem personas datu saņēmējiem. Lietotājs piekrīt, ka Smartsupp iesaistīs apakšapstrādātājus, kas norādīti vietnē: https://help.smartsupp.com/en

5.7. Iebildumi pret citiem apakšapstrādātājiem. Smartsupp informēs lietotāju rakstveidā vai, atjauninot apakšapstrādātāju sarakstu, par papildu apakšapstrādātāja iesaistīšanu pirms papildu apakšapstrādātāja iesaistīšanas, un lietotājs var iebilst pret papildu apakšapstrādātāja iesaistīšanu 10 darbdienu laikā pēc paziņojuma saņemšanas. Ja lietotājs neiebilst noteiktajā termiņā, Smartsupp iesaistīs papildu apakšapstrādātāju. Ja lietotājs izsaka iebildumu, Smartsupp izvērtēs iebildumu, un, ja tas ir pamatots, neiesaistīs papildu apakšapstrādātāju vai veiks komerciāli saprātīgas izmaiņas lietotāja konfigurācijā vai pakalpojuma izmantošanā, lai izvairītos no apstrādes ar šādu apakšapstrādātāju. Ja izmaiņas nav iespējamas, Smartsupp var izbeigt Līgumu ar lietotāju (vai tā daļu) vai nesniegt to pakalpojuma daļu, ar kuru saistīts papildu apakšapstrādātājs, neesot noklusējumā vai pārkāpjot jebkādu saistību. Smartsupp atmaksās lietotājam jebkuras iepriekš samaksātās maksas, kas attiecas uz Līguma termiņa atlikušo daļu pēc izbeigšanas spēkā stāšanās datuma saistībā ar attiecīgo izbeigto pakalpojumu, bez jebkādu sankciju piemērošanas lietotājam par šādu izbeigšanu.

5.8. Pienākumi attiecībā uz citiem apakšapstrādātājiem.Ja Smartsupp iesaista citu apakšapstrādātāju, šim apakšapstrādātājam līgumiski jāuzņemas tie paši pienākumi attiecībā uz personas datu aizsardzību, kuri ir panākti starp lietotāju un Smartsupp, un arī jāievieš atbilstoši tehniski un organizatoriski pasākumi.

5.9. Atbildība par apakšapstrādātājiem.Smartsupp ir atbildīgs par savu apakšapstrādātāju darbībām un bezdarbību tādā pašā apmērā, kādā Smartsupp būtu atbildīgs, ja katrs apakšapstrādātāja sniegtais pakalpojums tiktu nodrošināts tieši saskaņā ar šī DPA noteikumiem, ja vien Līgumā nav noteikts citādi.

5.10. Izmaksas, kas saistītas ar DPA izpildi. Ja rakstveidā nav panākta cita vienošanās, lietotājs sedz savas izmaksas, kas saistītas ar šī DPA izpildi. Smartsupp ir tiesīgs iekasēt no lietotāja saprātīgas izmaksas, kas radušās, izpildot jebkuru pieprasījumu un pildot jebkuru pienākumu saskaņā ar šo DPA.

6.1. Personas datu drošības pienākums. Smartsupp ir ieviesis un uztur tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai novērstu neatļautu vai nejaušu piekļuvi personas datiem, to grozīšanu, iznīcināšanu vai zudumu, neatļautu pārsūtīšanu, citu neatļautu apstrādi vai citu neatļautu personas datu ļaunprātīgu izmantošanu. Smartsupp regulāri uzrauga šo pasākumu ievērošanu.

6.2. Specifiski drošības pasākumi. Smartsupp ir pieņēmis un uztur šādus pasākumus, lai nodrošinātu atbilstošu drošības līmeni:

Tehniskie pasākumi:

a) personas datu pseidonimizācija un šifrēšana:

platforma, kurā tiek apstrādāti personas dati, pieļauj tikai drošus kanālus vai protokolus ienākošajiem tīkla savienojumiem; Smartsupp šifrē datus, izmantojot SSL/TLS visai datu pārsūtīšanai

IT sistēmas, kas apstrādā personas datus, pieļauj tikai drošus kanālus vai protokolus;

kriptogrāfiskās atslēgas tiek droši pārvaldītas.

b) spēja nodrošināt apstrādes sistēmu un pakalpojumu pastāvīgu konfidencialitāti, integritāti, pieejamību un noturību:

Smartsupp personāla fiziskā piekļuve ir ierobežota tikai pilnvarotām personām;

Smartsupp ir pieņēmis mehānismus, lai ierobežotu fizisko vai tiešsaistes piekļuvi serveriem, kuros tiek glabāti personas dati;

tiek novērsts, ka nepilnvarotas personas iegūst piekļuvi personas datiem, un novērsts, ka personas dati tiek izmantoti bez pilnvarojuma;

personām, kurām ir tiesības apstrādāt personas datus, ir piekļuve tikai tiem personas datiem, kuri tām ir nepieciešami un pie kuriem tām ir pilnvarojums piekļūt, un personas datus apstrādes laikā nevar nolasīt, kopēt, mainīt vai dzēst bez pilnvarojuma;

piekļuve tiek stingri autentificēta (piemēram, izmantojot spēcīgas paroles);

piekļuves tiesības tiek periodiski pārbaudītas;

piekļuves mēģinājumi (gan veiksmīgi, gan neveiksmīgi) tiek reģistrēti un uzraudzīti;

Smartsupp personālam ir aizliegts lejupielādēt un apstrādāt personas datus lokāli savās darba stacijās vai jebkurā citā tīkla atrašanās vietā;

visi iespējamie platformas darbības traucējumi un anomālijas tiek reģistrēti.

c) spēja savlaicīgi atjaunot pieejamību un piekļuvi personas datiem fizisku vai tehnisku incidentu gadījumā:

Smartsupp ir pieņēmis rezerves kopiju izveides procesu, mehānismus un rīkus;

rezerves kopiju atjaunošanas procedūra, datu nolasāmība un dublējumu integritāte tiek periodiski testēta.

d) Smartsupp ir ieviesis procesu regulārai tehnisko un organizatorisko pasākumu efektivitātes pārbaudei, izvērtēšanai un novērtēšanai, lai nodrošinātu apstrādes drošību.

e) personas datus nevar grozīt vai dzēst bez pilnvarojuma elektroniskās pārsūtīšanas, transportēšanas vai glabāšanas laikā, un saņēmējus jebkādai pārsūtīšanai var noteikt un pārbaudīt.

Organizatoriskie pasākumi:

f) visi darbinieki, kas iesaistīti personas datu apstrādē, ir informēti par personas datu konfidenciālo raksturu, ir saņēmuši atbilstošu apmācību par saviem pienākumiem un ir noslēguši rakstveida konfidencialitātes līgumus.

g) Smartsupp ir ieviesis iekšējās direktīvas un procesus, lai nodrošinātu personas datu apstrādi saskaņā ar piemērojamiem privātuma tiesību aktiem.

h) jautājumiem par šo DPA, datu aizsardzības tiesību aktu ievērošanu, datu privātumu vai citiem privātuma jautājumiem klients var nosūtīt e-pasta ziņu uz adresi privacy@smartsupp.com.

6.3. Drošības incidenti. Ja Smartsupp atklāj personas datu aizsardzības pārkāpumu, tas informēs par to lietotāju bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 48 stundu laikā pēc drošības incidenta konstatēšanas, un pieliks saprātīgas pūles, lai nodrošinātu lietotājam visu informāciju, kas zināma par incidentu, ierobežojoties ar:

Smartsupp bez nepamatotas kavēšanās atbildēs uz jebkuru lietotāja pieprasījumu sniegt palīdzību drošības pārkāpuma gadījumā.

6.4. Nelikumīgas instrukcijas. Ja lietotājs norāda Smartsupp rīkoties tā, ka tiek pārkāpti pienākumi saskaņā ar datu aizsardzības tiesību aktiem, un Smartsupp uz šādu instrukciju pamata tiek sodīts ar uzraudzības iestādes vai citas regulējošās iestādes sankcijām vai tam ir pienākums atlīdzināt zaudējumus datu subjektiem, lietotājs piekrīt atlīdzināt Smartsupp zaudējumus un samaksāt par jebkādiem radušiem zaudējumiem pēc tam, kad Smartsupp ir nosūtījis rakstveida paziņojumu.

6.5. Atbildības ierobežojums. Uz šo DPA attiecas tie paši atbildības ierobežojumi, kas noteikti Noteikumos.

6.6. Izmaiņas. Attiecas tie paši izmaiņu noteikumi, kas noteikti Noteikumos.

6.7. Spēkā stāšanās. Šis DPA kļūst juridiski saistošs starp lietotāju un Smartsupp kopā ar Līgumu.

​