Saskaņā ar pakalpojumu sniegšanas noteikumiem (“Noteikumi”) Smartsupp sniedz Pakalpojumu, kā tas ir norādīts Noteikumos, jums kā Pakalpojuma lietotājam. Attiecības starp Smartsupp un lietotāju tiek veidotas, pamatojoties uz lietotāja reģistrāciju tiešsaistē vai rakstiski, vai elektroniski noslēgtu līgumu, kuram Noteikumi ir pievienoti un kas kopā veido vienošanos starp jums un Smartsupp (“Līgums”). Šis datu apstrādes pielikums (turpmāk – “DPA”) ir neatņemama Līguma sastāvdaļa.

Vārdi, kas sākas ar lielo burtu, nozīmē to pašu, kas definēts Noteikumos vai jebkurā citā pielikumā, uz kuru Noteikumos ir atsauce, ja vien šajā DPA nav noteikts citādi.

Smartsupp noslēdz šo DPA saskaņā ar piemērojamiem datu aizsardzības tiesību aktiem, piemēram, Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (“GDPR”), , Datu aizsardzības likumu 2018 vai CCPA/CPRA, kā arī citiem privātuma tiesību aktiem, kas piemērojami Pakalpojuma sniegšanas laikā saskaņā ar Līgumu (“piemērojamie privātuma tiesību akti”).

Kad šis DPA nosaka, ka Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, tam ir tāda pati nozīme kā “apstrādātājs” saskaņā ar GDPR un citiem līdzvērtīgiem terminiem citu piemērojamo privātuma tiesību aktu izpratnē (piemēram, “pakalpojuma sniedzējs” kā definēts CCPA). Kad šis DPA nosaka, ka jūs darbojaties kā personas datu pārzinis, tam ir tāda pati nozīme kā “pārzinis” saskaņā ar GDPR un citiem līdzvērtīgiem terminiem piemērojamo privātuma tiesību aktu izpratnē (piemēram, “uzņēmums” kā definēts CCPA).

Rakstu esam sadalījuši vairākās sadaļās:

1.1 Personas datu apstrāde kā personas datu apstrādātājam. Smartsupp var apstrādāt personas datus lietotāja vārdā, kad Pakalpojums tiek sniegts lietotājam, un tad Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs (vai apakšapstrādātājs) attiecībā uz lietotāju.

Smartsupp veiktās apstrādes darbības izriet no reģistrācijas, Līguma vai lietotāja dokumentētajiem pieprasījumiem Pakalpojuma sniegšanas laikā, izmantojot platformu, kas pieejama vietnē https://www.smartsupp.com (“Platforma”).

1.2 Atļauja apstrādāt personas datus. Lietotājs šeit piešķir Smartsupp tiesības apstrādāt lietotāja sniegto datu subjektu personas datus saskaņā ar Pakalpojumu, kā noteikts šajā DPA. Smartsupp apstrādās personas datus lietotāja labā atbilstoši lietotāja dokumentētajiem norādījumiem un tikai ciktāl tas ir nepieciešams, lai pareizi izpildītu Smartsupp saistības saskaņā ar Līgumu.

1.3 Lietotāja atbildība. Ja Smartsupp darbojas kā personas datu apstrādātājs, lietotājs darbojas kā pārzinis un līdz ar to ir atbildīgs par visiem pienākumiem, kas saistīti ar personas datu apstrādi. Šo pienākumu skaitā ir pienācīgi informēt datu subjektus par personas datu apstrādi, nepieciešamības gadījumā iegūt piekrišanu datu apstrādei, kā arī apstrādāt datu subjektu pieprasījumus attiecībā uz viņu tiesību īstenošanu (piemēram, tiesības saņemt informāciju, piekļuvi, labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebildumu u.c.). Smartsupp palīdzēs lietotājam pildīt šos pienākumus, izmantojot Platformu vai lietotāja dokumentētus pieprasījumus. Tomēr Smartsupp nav atbildīgs par lietotāja darbību precizitāti un likumību, tostarp par jebkuru darbību, kas var pārkāpt kādu privātuma vai citu tiesību aktu, kas noteikti tajā valstī, no kuras lietotājs izmanto Pakalpojumu.

2.1 Apstrādes priekšmets. Smartsupp apstrādājamie personas dati, kas noteikti zemāk, ir Pakalpojuma sniegšana, kā norādīts Līgumā, jo īpaši personas datu apstrāde, izmantojot Pakalpojuma funkcijas, kā aprakstīts Tīmekļa vietnē.

2.2 Personas datu veidi. Saskaņā ar Līguma izpildes priekšmeta un Pakalpojuma sniegšanas apjomu, šajā DPA ietvaros var tikt apstrādāti šādi personas datu veidi:

a) kontaktinformācija, piemēram, vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs vai sociālā tīkla konta kontakti,

b) informācija par lietotāja tīmekļa vietnes apmeklējumu, piemēram, apmeklētās tīmekļa lapas URL, apmeklējuma datums un laiks, tehniskā informācija (ekrāna izšķirtspēja, ierīces tips, pārlūkprogrammas tips, operētājsistēma u.c.), IP adrese, ģeolokācijas dati (valsts un pilsēta, no kuras lietotājs apskatījis jūsu tīmekļa vietni),

c) informācija, kas ietverta sarunās starp lietotājiem un klientiem vai citiem lietotājiem, izmantojot Pakalpojuma funkcijas,

d) tehniskie žurnāli un cita informācija par lietotājiem, kas izmanto Pakalpojumu (Smartsupp izmanto trešo pušu rīkus, lai šādu informāciju iegūtu),

e) citi personas dati, ko lietotājs augšuplādē vai kā citādi izmanto,

f) personas dati, kuru veidu, apjomu un detaļas lietotājs nosaka pēc saviem ieskatiem Pakalpojuma sniegšanas gaitā.

Personas datu apjoms ir atkarīgs no izmantoto Pakalpojuma funkciju veida. Pakalpojums nav paredzēts īpašu kategoriju personas datu glabāšanai. Lietotājam nav atļauts izmantot Pakalpojumu īpašu kategoriju personas datu glabāšanai vai apstrādei. Ja lietotājs tos apstrādā caur Pakalpojumu, Smartsupp neuzņemas nekādu atbildību par šādu apstrādi.

2.3 Datu subjektu kategorijas. Smartsupp apstrādās personas datus par šādām datu subjektu kategorijām:

a) lietotāja darbinieki (un citi darbinieki un personas, kas darbojas lietotāja vārdā);

b) personas, kurām lietotājs ir izveidojis kontu Pakalpojumā;

c) lietotāja klienti un citi lietotāji, kam tiek sniegts Pakalpojums;

d) lietotāja tīmekļa vietnes apmeklētāji;

e) citas personas, kuru personas dati lietotāja Pakalpojuma sniegšanas gaitā ir nodoti Smartsupp un kuru personas dati ir reģistrēti vai citādi apstrādāti saskaņā ar Pakalpojuma sniegšanu lietotājam.

3.1 Personas datu apstrādes raksturs. Smartsupp apstrādās personas datus automatizēti, elektroniski, un apstrāde ietvers piekļuvi personas datiem Pakalpojuma sniegšanas gaitā, personas datu apskati, uzglabāšanu un citas darbības, kas var būt saistītas ar Pakalpojuma nodrošināšanu lietotājam. Personas datu apstrādes raksturs izriet no:

a) Līguma, kas noslēgts starp Pusēm;

b) lietotāja vai citu lietotāja vārdā Platformā darbojošos pilnvaroto lietotāju pieprasījumiem;

c) Pakalpojuma un Platformas rakstura;

d) citiem lietotāja dokumentētiem norādījumiem.

3.2 Apstrādes mērķis. Apstrādes mērķis ir nodrošināt Pakalpojumu lietotājam, kā tas definēts Noteikumos, kā arī citiem mērķiem, kas var rasties no Pakalpojuma sniegšanas.

4.1 Personas datu apstrādes ilgums. Personas datu apstrāde notiks visu Līguma darbības laiku vai tik ilgi, kamēr Smartsupp saņem lietotāja norādījumus saistībā ar Līguma izpildi. Smartsupp apņemas ievērot noteikumus, kas noteikti datu aizsardzības likumos, visu Līguma darbības laiku, ja vien no Līguma nav nepārprotami redzams, ka tie jāievēro arī pēc tā izbeigšanas.

4.2 Personas datu atgriešana un dzēšana. Ja Līgums tiek izbeigts, un ciktāl to pieļauj piemērojamie privātuma tiesību akti, Smartsupp dzēsīs visus Pakalpojuma sniegšanas nolūkiem glabātos personas datus 3 mēnešu laikā pēc izbeigšanas. Ja lietotājs šajā laika periodā Smartsupp pieprasa datu atgriešanu, Smartsupp ir tiesīgs iekasēt saprātīgu maksu, par ko iepriekš informēs.

5.1 Smartsupp pienākumi. Apstrādājot personas datus, Smartsupp apņemas:

a) apstrādāt personas datus tikai, balstoties uz lietotāja dokumentētajiem norādījumiem; skaidrības labad tiek noteikts, ka personas datu apstrāde atbilst Līguma izpildei un tiek uzskatīta, ka notiek atbilstoši lietotāja norādījumiem;

b) ievērot lietotāja norādījumus attiecībā uz personas datu nodošanu trešajai valstij vai starptautiskai organizācijai, izņemot gadījumus, kad šādu apstrādi jau prasa Eiropas Savienības vai Dalībvalsts tiesību akti, kuri ir saistoši Smartsupp;

c) nodrošināt, ka personas, kuras ir pilnvarotas apstrādāt personas datus, saistās ar konfidencialitātes pienākumu vai ir pakļautas likumā noteiktam konfidencialitātes pienākumam;

d) ņemot vērā apstrādes raksturu, palīdzēt lietotājam, izmantojot piemērotus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, pēc iespējas nodrošināt lietotāja pienākumu izpildi reaģēt uz datu subjektu tiesību īstenošanai saņemtiem pieprasījumiem; noteikumi par šo pieprasījumu apstrādi izklāstīti DPA 5.2. sadaļā;

e) palīdzēt lietotājam izpildīt tā pienākumus par (i) apstrādes drošības līmeņa nodrošināšanu, (ii) personas datu pārkāpumu ziņošanu Datu aizsardzības iestādei un, ja piemērojams, datu subjektiem, (iii) ietekmes uz personas datu aizsardzību novērtēšanu un (iv) iepriekšēju konsultāciju ar Datu aizsardzības iestādi, ņemot vērā apstrādes raksturu un apstrādāto personas datu raksturu;

f) ļaut lietotājam vai lietotāja pilnvarotai personai pārbaudīt (ieskaitot auditu vai inspicēšanu) šī DPA izpildi, jo īpaši izpildot tajā noteiktos pienākumus, un sadarboties šādu pārbaužu veikšanā atbilstoši lietotāja vai pilnvarotās personas saprātīgiem norādījumiem; īpaši noteikumi par auditāciju norādīti šī DPA 5.3. un 5.4. sadaļā;

g) sniegt lietotājam visu informāciju, ko var saprātīgi sagaidīt no Smartsupp, lai pierādītu, ka ir izpildīti saistošajos datu aizsardzības tiesību aktos noteiktie pienākumi.

5.2 Datu subjekta pieprasījumi. Ja datu subjekts sazinās tieši ar Smartsupp, Smartsupp norādīs datu subjektam vērsties ar pieprasījumu pie lietotāja. Smartsupp sniegs tikai komerciāli saprātīgas pielikt pūles, lai palīdzētu lietotājam, reaģējot uz šādu datu subjekta pieprasījumu, ciktāl to likumīgi drīkst. Lietotājs ir atbildīgs par visām izmaksām, kas rodas Smartsupp sniegto palīdzību rezultātā, kā arī par pieprasījuma pareizu apstrādi.

5.3 Audita noteikumi. Lietotājs jebkuru audita (pārbaužu) pieprasījumu drīkst sūtīt tikai uz Smartsupp e-pastu dpo@smartsupp.com saprātīgos laika intervālos. Saņemot audita pieprasījumu, puses iepriekš vienojas par (i) iespējamo audita datumu, (ii) drošības pasākumiem un kā nodrošināt konfidencialitātes saistību ievērošanu audita laikā, un (iii) audita plānoto sākumu, apjomu un ilgumu. Ja vienošanās netiek panākta 30 dienu laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas, Smartsupp nosaka audita nosacījumus.

5.4 Auditors. Smartsupp var rakstiski iebilst pret jebkuru lietotāja iecelto auditoru (pilnvaroto personu), ja, pēc Smartsupp domām, auditors nav pietiekami kvalificēts, nav neatkarīgs, atrodas konkurējošā stāvoklī ar Smartsupp vai citādi ir acīmredzami neatbilstošs. Pēc iebilduma izteikšanas lietotājam ir pienākums iecelt citu auditoru vai auditu veikt pašam. Lietotājs nekavējoties informē Smartsupp par jebkuru neatbilstību ar piemērojamiem privātuma tiesību aktiem vai šo DPA, kas atklātas audita laikā.

5.5 Audita apjoms. Lietotāja veiktais audits attiecas tikai uz dokumentāciju un procesiem, kas tieši saistīti ar attiecīgā lietotāja Pakalpojuma izmantošanu.

5.6 Apakšapstrādātāji. Lietotājs piekrīt citu apakšapstrādātāju pieaicināšanai personas datu apstrādē. Atkarībā no Pakalpojuma veida, ko lietotājam sniedz vai lietotājs pieprasa, Smartsupp var izmantot citus apakšapstrādātājus vai nodot personas datus citiem personas datu saņēmējiem. Lietotājs piekrīt, ka Smartsupp iesaistīs šajā sarakstā norādītos apakšapstrādātājus: https://help.smartsupp.com/lv/articles/12647685

5.7 Iebildumi pret citiem apakšapstrādātājiem. Smartsupp informēs lietotāju rakstiski vai atjauninot Apakšapstrādātāju sarakstu par papildu apakšapstrādātāja iesaisti pirms tā iesaistīšanas, un lietotājs var iebilst pret papildu apakšapstrādātāja iesaisti 10 darba dienu laikā no paziņojuma brīža. Ja lietotājs noteiktajā termiņā neiebilst, Smartsupp iesaistīs apakšapstrādātāju. Ja lietotājs iebilst, Smartsupp izvērtēs iebildumu un, ja tas ir pamatots, neiesaistīs papildu apakšapstrādātāju vai veiks komerciāli saprātīgas izmaiņas lietotāja konfigurācijā vai Pakalpojuma izmantošanā, lai izvairītos no apstrādes attiecīgā apakšapstrādātāja izpildījumā. Ja izmaiņas nav iespējamas, Smartsupp var izbeigt Līgumu ar lietotāju (vai tā daļu) vai nesniegt to Pakalpojuma daļu, kurai ir piesaistīts papildu apakšapstrādātājs, nebūdams neizpildē vai nepārkāpjot saistības. Smartsupp atmaksās lietotājam jebkādas iepriekš samaksātās maksas, kas attiecas uz konkrētā Līguma termiņa atlikušo daļu pēc tāda Pakalpojuma izbeigšanas, nenosakot lietotājam sodu par šādu izbeigšanu.

5.8 Cita apakšapstrādātāja pienākumi. Ja Smartsupp iesaista citu apakšapstrādātāju, šim apakšapstrādātājam līgumiski jāpiekrīt tiem pašiem personas datu aizsardzības pienākumiem, kuri noteikti starp lietotāju un Smartsupp, kā arī jāievieš atbilstoši tehniskie un organizatoriskie pasākumi.

5.9 Atbildība par apakšapstrādātāju. Smartsupp ir atbildīgs par savu apakšapstrādātāju rīcību un bezdarbību tādā pašā apmērā, kā Smartsupp būtu atbildīgs, ja Pakalpojumu sniegšana no katra apakšapstrādātāja būtu tieši veikta saskaņā ar šī DPA noteikumiem, izņemot gadījumus, kas noteikti Līgumā.

5.10 Izdevumi, kas saistīti ar DPA izpildi. Ja nav rakstiski noteikts citādi, lietotājs sedz savus izdevumus, kas saistīti ar DPA izpildi. Smartsupp ir tiesīgs lietotājam iekasēt saprātīgas izmaksas, kas radušās, izpildot jebkādu pieprasījumu un pildot jebkuru pienākumu saskaņā ar šo DPA.

6.1 Personas datu aizsardzības pienākums. Smartsupp ir ieviesis un uztur tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai novērstu nesankcionētu vai nejaušu piekļuvi, personas datu mainīšanu, iznīcināšanu vai zudumu, personas datu nesankcionētu pārsūtīšanu, citu nesankcionētu apstrādi vai nesankcionētu personas datu izmantošanu. Smartsupp regulāri uzrauga šo pasākumu ievērošanu.

6.2 Specifiski drošības pasākumi. Smartsupp ir ieviesis un uztur šādus pasākumus, lai nodrošinātu atbilstošu drošības līmeni:

Tehniskie pasākumi:

a) Personas datu pseidonimizācija un šifrēšana:

Platforma, uz kuras apstrādā personas datus, izmanto tikai drošus kanālus vai protokolus ienākošajiem tīkla savienojumiem; Smartsupp šifrē datus, izmantojot SSL/TLS visiem datu pārsūtījumiem

IT sistēmām, kas apstrādā personas datus, ir tikai droši kanāli vai protokoli;

kriptogrāfiskās atslēgas tiek droši pārvaldītas.

b) Spēja nodrošināt apstrādes sistēmu un pakalpojumu nepārtrauktu konfidencialitāti, integritāti, pieejamību un izturību:

Smartsupp darbinieku fiziskā piekļuve ierobežota tikai pilnvarotām personām;

Smartsupp ieviesti mehānismi fiziskās vai tiešsaistes piekļuves ierobežošanai serveriem, kuros glabājas personas dati;

nesankcionētu personu piekļuves novēršana personas datiem un novēršana, ka personas dati tiktu izmantoti bez atļaujas;

personām, kas pilnvarotas apstrādāt personas datus, ir piekļuve tikai tiem datiem, kas nepieciešami un uz kuriem ir pilnvaras, un apstrādes procesā personas datus nav iespējams nolasīt, kopēt, mainīt vai dzēst bez atļaujas;

piekļuve tiek stingri autentificēta (piemēram, ar stiprām parolēm);

piekļuves tiesību periodiska pārbaude;

visus piekļuves mēģinājumus (gan veiksmīgos, gan neveiksmīgos) reģistrē un uzrauga;

Smartsupp personālam aizliegts lejupielādēt un apstrādāt personas datus lokāli darbstacijās vai jebkurā citā tīkla vietā;

visi Platformas iespējamie kļūmju un anomāliju gadījumi tiek reģistrēti.

c) Spēja savlaicīgi atjaunot pieejamību un piekļuvi personas datiem fizisku vai tehnisku incidentu gadījumā:

Smartsupp ieviesta rezerves kopēšanas procesa, mehānismus un rīkus;

atjaunošanas procedūra, datu lasāmība un rezerves kopiju integritāte periodiski tiek pārbaudītas.

d) Smartsupp ieviesta regulāru tehnisko un organizatorisko drošības pasākumu efektivitātes pārbaudi, novērtēšanu un izvērtēšanu drošas apstrādes nodrošināšanai.

e) Personas datus nav iespējams mainīt vai dzēst bez atļaujas to elektroniskās pārsūtīšanas, transportēšanas vai glabāšanas laikā, un var nodrošināt un pārbaudīt saņēmējus jebkādiem pārsūtījumiem.

Organizatoriskie pasākumi:

f) Visi darbinieki, kas iesaistīti personas datu apstrādē, ir informēti par personas datu konfidenciālo raksturu, ir saņēmuši atbilstošu apmācību par saviem pienākumiem un ir parakstījuši rakstiskas konfidencialitātes vienošanās.

g) Smartsupp ir ieviesis iekšējos norādījumus un procesus, lai nodrošinātu personas datu apstrādes drošību atbilstoši piemērojamajiem privātuma tiesību aktiem.

h) Jautājumu par šo DPA, datu aizsardzības prasību izpildi, datu privātumu vai jebkādiem citiem privātuma jautājumiem gadījumā Klients var rakstīt uz dpo@smartsupp.com.

6.3 Drošības incidenti. Ja Smartsupp konstatē personas datu pārkāpumu, tas par to ziņos lietotājam bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā 48 stundu laikā pēc tam, kad kļuvis zināms par drošības incidentu, un pieliks saprātīgas pūles, lai nodrošinātu lietotājam visu pieejamo informāciju par incidentu, tostarp:

Smartsupp bez nepamatotas kavēšanās atbildēs uz jebkuru lietotāja lūgumu sniegt palīdzību drošības pārkāpuma gadījumā.

6.4 Nelikumīgas instrukcijas. Ja lietotājs Smartsupp uzdod norādījumus tādā veidā, ka rodas pienākumu pārkāpums saskaņā ar datu aizsardzības tiesību aktiem un šī iemesla dēļ Smartsupp uzliek sankcijas uzraudzības institūcija vai cita regulējoša iestāde vai tiek uzlikts pienākums atlīdzināt zaudējumus datu subjektiem, lietotājs apņemas kompensēt Smartsupp un segt visus rakstiskā iesniegumā norādītos zaudējumus.

6.5 Atbildības ierobežojums. Šim DPA piemēro Noteikumos norādīto atbildības ierobežojumu.

6.6 Izmaiņas. Tiek piemēroti tādi paši izmaiņu noteikumi, kā norādīts Noteikumos.

6.7 Spēkā stāšanās. Šis DPA kļūst juridiski saistošs starp lietotāju un Smartsupp kopā ar Līgumu.