Política de privacidad

Controlador de datos personales: Smartsupp.com, s.r.o ., No. de ID: 036 68 681, con oficina registrada en Šumavská 31, 602 00 Brno, representado por Vladimír Šandera, Director General, registrado en el Registro Comercial mantenido por el Tribunal Regional de Brno, archivo No. C 86206 (“nosotros”).

Detalles de contacto: dpo@smartsupp.com 

Proporcionamos la plataforma Smartsupp (la “Plataforma”) a través de la cual le ofrecemos Chat en Vivo, Chatbots, Generación de Leads y otros servicios que se solicitan de acuerdo con nuestros Términos de Servicio (los “Términos”). Tomamos la privacidad en serio. Nuestro papel en el procesamiento de datos personales es dual. Actuamos como controlador de datos personales (o en algunas leyes de privacidad denominado “Negocio”) y también como procesador de datos personales (o en algunas leyes de privacidad denominado “Proveedor de Servicio”). Esta Política de Privacidad describe nuestro papel como controlador de datos personales, lo que significa que en esta Política de Privacidad, puede encontrar toda la información relevante sobre los propósitos, duración del procesamiento o sus derechos.

La Plataforma está disponible en el sitio web: https://www.smartsupp.com/ (el “Sitio Web”).

Si desea usar nuestra Plataforma como usuario y usar nuestros servicios (por lo tanto, procesaremos datos personales de, por ejemplo, visitantes de su sitio web), también procesamos datos personales de acuerdo con sus instrucciones. Tenga en cuenta que en tales casos, usted actúa como controlador de datos personales. Las reglas sobre cómo manejamos los datos personales en tales casos están disponibles en nuestros Términos de Procesamiento de Datos disponibles aquí: https://help.smartsupp.com/dpa.

A. DATOS PERSONALES PROCESADOS

Para ser lo más transparente posible, dividimos los datos personales que procesamos en estas categorías:

• Información de identificación. Esto incluye su nombre, apellido, identificación de la organización en cuyo nombre está actuando.
• Información de inicio de sesión. Información sobre los datos completos por el usuario al crear una cuenta en la Plataforma, incluyendo posible información compartida con nosotros a través de servicios de terceros cuando utiliza inicio de sesión único. Además, esta información incluye información técnica sobre su navegador, ubicación y otra información.
• Detalles de contacto. Su dirección de correo electrónico, número de teléfono.
• Datos de pago y detalles de facturación. Información sobre la compra, información necesaria para la contabilidad y el pago por los servicios utilizados, información de crédito, dirección de facturación, número de registro, contracargos, información necesaria para prevenir fraudes, información sobre las personas indicadas en las facturas, solicitudes, datos estadísticos.
• Información de registro, dirección IP y otra información sobre uso de la Plataforma. Procesaremos información técnica, como registros de los usuarios en la Plataforma, dirección IP de la cuenta, su dispositivo o sistema operativo, datos del sistema, etc.
• Datos conectados al cumplimiento del acuerdo. Información sobre el cumplimiento de un acuerdo mutuo, rango de servicios proporcionados bajo el acuerdo si está conectado con una persona natural específica que actúa en su nombre.
• Información del usuario. Esta información incluye información sobre su uso de la Plataforma (si la usa correctamente, utiliza todas las funciones posibles, etc.).
• Datos de comunicación. Datos personales proporcionados al contactarnos a través de nuestro sitio web, comunicación por correo electrónico, chatbot o cualquier otro medio de comunicación.
• Información obtenida de cuestionarios. Esto incluye información de dirección de correo electrónico, cuál es su nivel de satisfacción de 1 a 10 u otra información que incluimos en el cuestionario.
• Imágenes y vídeos. Podemos procesar sus imágenes de una reseña, pero solo si nos da su consentimiento para hacerlo. También podemos procesar imágenes y vídeos de un webinar o curso que haya asistido.
• Cookies. Al usar nuestro sitio web, se pueden utilizar varias cookies. Detalles sobre el almacenamiento de cookies están disponibles en nuestra Política de Cookies . 

Obtenemos datos personales directamente de usted, o si es un usuario de la Plataforma y su cuenta fue creada por su empleador/parte contractual, podemos obtener datos personales de dicho empleador/parte contractual con la que estamos en relación contractual.

Nuestra Plataforma no está destinada al almacenamiento o procesamiento de categorías especiales de datos personales (como datos de salud, información biométrica, etc.).

B. PROPÓSITOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y USO DE LOS DATOS

Usaremos sus datos personales para proporcionarle los servicios que solicitó, lo que puede
incluir también notificaciones por correo electrónico y boletines informativos, asegurarnos
de que el servicio de atención al cliente cumpla con las obligaciones legales, etc. Todos los propósitos y el uso de los datos se estipulan en esta parte B de la Política de Privacidad, donde puede encontrar para qué propósitos usamos sus datos, qué tipo de datos se procesan y cuál es la retención de datos para el procesamiento.  

No venderemos sus datos a terceros, pero podemos compartirlos con nuestros socios que nos ayudan a proporcionar nuestros servicios (ver Parte D de esta Política de Privacidad).

B.1 Prestación de servicios

Principalmente procesamos datos personales para proporcionarle nuestros servicios, para proporcionarle la cuenta en la Plataforma (y para proporcionar acceso a sus trabajadores y a otro personal) y servicios solicitados, en particular cuando se registra en la Plataforma, crea una cuenta de usuario, completa los detalles de facturación y paga por nuestros servicios y se pone en contacto con nosotros para obtener más información. Como parte de esto, también podemos enviarle mensajes sobre la conclusión y el desempeño de un contrato, nuevos lanzamientos de productos y servicios, recordatorios de pago, restablecimiento de contraseñas y otra información esencial. Esta información (y otra comunicación mutua) también puede enviarse por correo electrónico (notificación por correo electrónico). Esta información (y otra comunicación mutua) también puede enviarse
por correo electrónico (notificación por correo electrónico) Esta información (y otra comunicación mutua) también puede enviarse
por correo electrónico (notificación por correo electrónico)Para este propósito, procesamos su información de Identificación, Información de Inicio de Sesión, Detalles de Contacto, Datos de Pago y detalles de facturación, Información de Registros, Dirección IP y otra información sobre uso de la Plataforma, Datos conectados al cumplimiento del acuerdo y Datos de Comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual mutua.

Los pagos se realizan a través de proveedores de pago que se describen en la Parte D - lista de destinatarios.

La base legal para este procesamiento es la ejecución del contrato entre usted y nosotros y la necesidad de tomar medidas a su solicitud antes de celebrar el contrato. En caso de que no sea una parte directa del contrato (si es, por ejemplo, un empleado de nuestro cliente o una persona que actúa en nombre de nuestro cliente), procesamos sus datos personales basándonos en nuestro interés legítimo en la ejecución de cualquier contrato celebrado.

Los datos se procesan durante la duración del contrato celebrado y durante el período necesario para el cumplimiento de las obligaciones bajo dicho contrato. Si no utiliza su cuenta durante un período más prolongado, se desactiva, sin embargo, si desea eliminar información sobre su cuenta, debe contactarnos a través de los datos de contacto o mediante soporte u otros medios de contacto.

En Google Workspace API: Confirmamos que el uso que hace nuestra aplicación de las API de Google Workspace está estrictamente limitado a proporcionar nuestros servicios a los usuarios. no utilizamos ningún dato obtenido a través de las API de Google Workspace para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generales de Inteligencia Artificial (IA) o Aprendizaje Automático (ML). Nuestro uso de estas API cumple con los requisitos de Uso Limitado de Google, como se describe aquí.

B.2 Servicio de atención al cliente y otras solicitudes

También procesamos su información personal para proporcionarle servicio de atención al cliente, incluyendo el manejo de todas las solicitudes e inquietudes, incluida la comunicación de seguimiento y la provisión de documentación para cualquier comunicación posterior con entidades.

Para este propósito, procesamos su Información de Identificación, Detalles de Contacto, Dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma, Datos conectados al cumplimiento del acuerdo y Datos de Comunicación si la comunicación está relacionada con un servicio de atención al cliente.

La base legal para este procesamiento es la ejecución del contrato entre usted y nosotros o nuestro interés legítimo.

Los datos personales se procesan durante la duración de la relación contractual con el cliente y posteriormente durante el tiempo necesario para proteger nuestros propios intereses legales o el período necesario para manejar cualquier solicitud de atención al cliente. El período máximo para el almacenamiento se estipula en 3,5 años después de que se haya planteado la consulta.

B.3 Evaluaciones de satisfacción del cliente (y encuestas)

También usamos la información para evaluar a los clientes que usan el producto, evaluar la satisfacción, las tendencias y asegurar que el uso de la Plataforma sea maximizado.

Para este propósito, procesamos su Información de Identificación, Detalles de Contacto, Información del Usuario, Datos conectados al cumplimiento del acuerdo, Información obtenida de cuestionarios.

La base legal para este procesamiento es nuestro interés legítimo que consiste en mejorar la plataforma y la experiencia del usuario.

Los datos personales se almacenan durante la duración de la relación mutua. Los datos se procesan por un período razonable requerido para la comunicación mutua o la realización de encuestas.

B.4 Protección de derechos y deberes y protección contra fraudes y malos usos

También podemos procesar sus datos para protegernos del uso no autorizado de nuestra Plataforma y servicios para garantizar su uso seguro. Además, podemos usar información personal para proteger nuestras propias reclamaciones o para investigar, prevenir o tomar medidas en relación con actividades ilegales, sospechas de fraude, situaciones que involucren amenazas potenciales a la seguridad física de cualquier persona o violaciones de nuestros Términos. Este propósito también incluye el procesamiento de datos personales para manejar posibles quejas.

Para este propósito, procesamos su Información de Identificación, Información de Inicio de Sesión, Detalles de Contacto, Datos de Pago y detalles de facturación, Información de Registros, Dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma, Información del Usuario, Datos conectados al cumplimiento del acuerdo y Datos de Comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual mutua.

La base legal para este procesamiento es nuestro interés legítimo en proteger nuestros derechos y deberes y protección contra fraudes y malos usos.

Procesamos los datos durante el período durante el cual pueden correr los plazos de prescripción o cualquier otro límite de tiempo para la afirmación de reclamaciones. Este período puede variar según el estado actual y según los hallazgos específicos y los fraudes causados. En general, el período de procesamiento puede estipularse de acuerdo con el curso de los períodos de limitación (como 10 años de acuerdo con las leyes aplicables).

B.5 Obligaciones legales

Al igual que otras empresas, también debemos cumplir con las obligaciones legales, especialmente en el área de impuestos, contabilidad y otras áreas que nos son aplicables. Al mismo tiempo, debemos estar preparados para proporcionar cooperación a las autoridades estatales si se nos requiere hacerlo por ley.

Para este propósito, procesamos su Información de Identificación, Detalles de Contacto, Datos de Pago y detalles de facturación, Datos Conectados al cumplimiento del acuerdo, Datos de Comunicación (si se utilizan para el propósito de obligaciones legales).

La base legal para este procesamiento es el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

Estos datos se procesan por el período requerido por la ley. Estamos legalmente obligados a mantener documentos contables y registros contables (facturas) durante 5 años a partir del final del período contable al que se refieren. También estamos obligados a mantener facturas durante 3 años a partir del final del año fiscal en el que surgió la obligación fiscal relacionada con la factura. También estamos obligados a mantener documentos fiscales durante 10 años a partir del final del año fiscal en el que tuvo lugar la transacción.

B.6 Boletines y comunicación comercial

De vez en cuando, podemos enviarle comunicación comercial por correo electrónico. Esto no significa comunicación relacionada con el desempeño de la relación contractual (por ejemplo, actualizaciones de términos y condiciones contractuales, notificaciones de pagos, retrasos, etc.), sino comunicación sobre eventos promocionales, descuentos, campañas y otra comunicación que apoye nuestra marca.

Para este propósito, procesaremos su dirección de correo electrónico y su Información de Identificación.

La base legal para este procesamiento se divide en dos partes separadas:

· Si crea su cuenta y se registra, concluimos un contrato juntos y se establece una relación con el cliente. Por lo tanto, los datos personales se procesan bajo nuestro interés legítimo (marketing directo).

· Si se suscribe a nuestra lista de boletines, nos está dando su consentimiento para dicho procesamiento al suscribirse.

Puede optar por no recibir boletines informativos en cualquier momento utilizando los enlaces de cancelación de suscripción proporcionados en el pie de página de cada mensaje enviado. Además, puede retirar su consentimiento en cualquier momento, lo que tiene el mismo significado que la opción de exclusión descrita anteriormente.

Los datos personales se procesan por un período de 2 años desde la última vista activa del boletín, a menos que se dé de baja antes.

B.7 Reseñas

Nos encanta compartir información sobre su reseña de la Plataforma y nos encanta contárselo al mundo. Por lo tanto, podemos procesar sus datos personales y compartir su reseña en nuestros sitios sociales o el sitio web.

Para este propósito, procesamos su Información de Identificación, Detalles de Contacto e Información de Inicio de Sesión. En caso de su consentimiento explícito, también procesamos imágenes, nombre de empresa, posición y otros datos personales incluidos en el texto de la reseña.

La base legal para este procesamiento es su consentimiento.

Sus datos personales en reseñas son procesados hasta que su consentimiento sea revocado, 5 años como máximo.

B.8 Webinars/cursos

También puede participar en nuestros webinars y otros cursos que organizamos. Procesaremos sus datos personales para organizar y proporcionarle dicho webinar o curso. Tenga en cuenta que podemos tomar grabaciones de video o fotografías de algunos de estos eventos. Nuestro objetivo es ser lo más anónimos posible, por lo que no incluiremos su nombre u otros detalles en fotografías o grabaciones de video a menos que nos dé permiso para hacerlo (por ejemplo, si es una referencia).

Procesaremos su Información de Identificación, Detalles de Contacto, Datos de Pago y detalles de facturación e Imágenes y vídeos.

La base legal para este procesamiento es un contrato mutuo que concluimos cuando se registró en nuestro webinar/curso.

Los datos personales serán procesados durante la duración de la relación contractual con nosotros y, posteriormente, durante un período de 4 años a partir de la finalización de la relación contractual.

PROCESAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LAS COOKIES EN EL SITIO WEB Y EN LA PLATAFORMA

B.9 Operación del Sitio Web/Plataforma y necesidad de seguridad

Procesamos sus datos personales para el funcionamiento del Sitio Web y la Plataforma y su seguridad, es decir, para el funcionamiento interno de la Plataforma, su identificación como usuario registrado al navegar y realizar visitas repetidas a la Plataforma, y para garantizar su seguridad. Además, necesitamos procesar información sobre sus preferencias, como consentimientos, qué tipo de cookies acepta, cadenas de consentimiento para fines de personalización y de marketing, etc.

Para este propósito, procesamos datos técnicos como la dirección IP y Cookies categorizadas como necesarias.

La base legal para este procesamiento es nuestro interés legítimo en el correcto funcionamiento y operación segura de nuestra Plataforma. Los datos se procesan, como regla, durante la duración de su visita a la Plataforma, por un período máximo estipulado en el barra de cookies o política de cookies. Tenga en cuenta que su navegador web puede establecer un período para el cual se almacenan las Cookies.

B.10 Análisis del tráfico del Sitio Web/Plataforma (estadísticas)

Procesamos sus datos personales para comprender cómo los visitantes usan nuestro Sitio Web o la Plataforma. Como parte de esto, podemos monitorear el tráfico hacia nuestro Sitio Web o la Plataforma, optimizarlo y, en general, hacer que su visita al Sitio Web o la Plataforma sea más fluida y amigable.

Para este propósito, procesamos datos de Cookies categorizadas como analíticas proporcionadas por nosotros o terceros cuando usted nos proporciona su consentimiento. Los datos se procesan, como regla, durante la duración de su visita a la Plataforma, por un período máximo estipulado en la barra de cookies o política de cookies. Tenga en cuenta que su navegador web puede establecer un período para el cual se almacenan las Cookies.

B.11 Soporte y promoción en la web (marketing)

Procesamos sus datos personales para obtener información sobre sus preferencias personales y mostrarle publicidad relevante. Al hacerlo, podemos promocionar y ofrecer productos y servicios en el sitio y mostrarle comunicaciones de marketing relacionadas con los servicios sobre los que ha consultado y promover nuestra marca en línea. Esto también puede incluir promoción de nuestros servicios a través de, por ejemplo, sitios sociales, ya que compartimos dicha información con terceros.

Para este propósito, procesamos datos de Cookies categorizadas como marketing proporcionadas por nosotros o terceros cuando usted nos proporciona su consentimiento. Los datos se procesan, como regla, durante la duración de su visita a la Plataforma, por un período máximo estipulado en la barra de cookies o política de cookies. Tenga en cuenta que su navegador web puede establecer un período para el cual se almacenan las Cookies.

C. RETENCIÓN DE DATOS

Los datos personales se almacenan dentro del período estipulado para cada propósito en la parte B de esta
Política de Privacidad. En general, conservaremos sus datos personales por el tiempo necesario para
cumplir con los propósitos descritos en esta Política de Privacidad, a menos que la ley requiera o permita un período de retención más prolongado
(por ejemplo, para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales). Cuando
el período de retención de datos expire para un tipo de datos determinado, los borraremos o destruiremos.

También puede solicitar que sus datos sean eliminados contactándonos en privacy@smartsupp.com. 
Evaluaremos su solicitud de acuerdo con la parte E.4 de esta Política de Privacidad.

Los datos personales se almacenan dentro del período estipulado para cada propósito en la parte B de esta
D. COMPARTIR Y REVELAR DATOS PERSONALES

No transferimos ni revelamos su información a terceros para fines distintos a los
proporcionados en esta Política de Privacidad (Parte B). Además, los propósitos de todos los destinatarios de datos están
mencionados en la tabla a continuación. Compartimos datos personales con los destinatarios de datos mencionados a continuación:

Al usar cookies en nuestro Sitio Web y en el Producto, también podemos compartir sus datos personales con otros destinatarios de datos, como: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime. 

En caso de reseñas, sus datos personales pueden compartirse en otras plataformas, como: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.

Además de esto, podemos compartir sus datos personales con ciertos terceros como controladores de datos para el propósito de "Cumplir con obligaciones legales" donde estamos obligados a hacerlo bajo la legislación aplicable (en particular, autoridades administrativas, autoridades policiales y autoridades judiciales). Similarmente, podemos estar obligados a compartir sus datos con personas que afirman haber sido perjudicadas por su conducta.

E. SEGURIDAD

Se implementan procedimientos de seguridad para proteger la confidencialidad de sus datos. La Plataforma en la que se procesan los datos personales permite solo canales o protocolos seguros para conexiones de red de entrada. Encriptamos los datos usando SSL/TLS para todas las transmisiones de datos. También adoptamos mecanismos para restringir el acceso físico o en línea a servidores que alojan datos personales. Hemos adoptado un proceso para pruebas regulares, evaluación y evaluación de la efectividad de las medidas técnicas y organizativas implementadas para garantizar la seguridad de los datos. 

F. SUS DERECHOS EN EL PROCESAMIENTO Y LA POSIBILIDAD DE EJERCERLOS

En todos los asuntos relacionados con el procesamiento de sus datos personales, ya sea una pregunta, el ejercicio de derechos, el envío de una queja a nuestras manos, etc., puede contactarnos en privacy@smartsupp.com .

Su solicitud será procesada sin demora indebida, a más tardar dentro de 1 mes. En casos excepcionales, en particular debido a la complejidad de su solicitud, estamos autorizados a extender este período por otros 2 meses. Por supuesto, siempre le informaremos de tal extensión y la razón de la misma.

También tiene el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora como se describe a continuación.

F.1 Derecho de acceso

Tiene derecho a obtener confirmación de nosotros sobre si estamos procesando o no sus datos personales. Si procesamos sus datos personales, también tiene derecho a solicitar acceso a información sobre el propósito y alcance del procesamiento, los destinatarios de los datos, la duración del procesamiento, el derecho a rectificación, eliminación, restricción del procesamiento y a oponerse al procesamiento, el derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora y las fuentes de los datos personales (esta información ya se proporciona en este documento). También puede solicitarnos una copia de los datos personales que procesamos. Proporcionamos la primera copia de forma gratuita; las copias adicionales pueden estar sujetas a una tarifa. El alcance de los datos proporcionados puede limitarse para no interferir con los derechos y libertades de otros.

F.2 Derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el procesamiento de datos personales en cualquier momento. Sin embargo, la retirada del consentimiento no afecta la licitud del procesamiento antes de la retirada de dicho consentimiento, ni lleva a la terminación del procesamiento de datos personales que ya han sido anonimizados.

F.3 Derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos los datos personales inexactos que le conciernen. Dependiendo del propósito del procesamiento, también puede tener derecho a que se completen los datos personales incompletos, incluyendo mediante la provisión de una declaración adicional.

F.4 Derecho al borrado (derecho al olvido)

Tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales en los casos en que:

• ya no necesitemos sus datos personales para los fines para los que se recopilaron o procesaron;
   
• usted retiró el consentimiento en base al cual se procesaron los datos personales y no hay una razón adicional para procesarlos:
   
• usted se opone al procesamiento y no hay otras razones imperiosas para el procesamiento, o usted se opone al procesamiento para fines de marketing directo;
   
• los datos personales se procesan en violación de la ley.

Sin embargo, no puede ejercer este derecho si el procesamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales o tareas encomendadas en el interés público o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

F.5 Derecho a la restricción del procesamiento

Tiene derecho a solicitar la restricción del procesamiento de sus datos personales en los casos en que:

• usted impugna la exactitud de sus datos personales; en este caso, puede solicitar una restricción del procesamiento hasta que se verifique la exactitud de los datos personales;
   
• el procesamiento es contrario a la ley y, en lugar de la eliminación, usted solicita una restricción del procesamiento de datos personales;
   
• ya no necesitamos sus datos personales para los fines para los que se recopilaron o procesaron, pero usted los requiere para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales;
   
• usted ha objetado el procesamiento de sus datos personales; en este caso, puede solicitar una restricción del procesamiento hasta que se verifique que nuestros intereses legítimos prevalecen.

F.6 Derecho a la portabilidad

Tiene derecho a obtener una copia de sus datos personales que procesamos por medios automatizados sobre la base de su consentimiento o para la ejecución de un contrato. Transmitiremos estos datos en un formato de uso común y legible por máquina a usted o a un controlador designado por usted, si técnicamente es posible. El alcance de los datos proporcionados puede limitarse para no interferir con los derechos y libertades de otros.

F.7 Derecho a oponerse

Tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales que procesamos sobre la base de nuestro interés legítimo. Dejaremos de procesar sus datos si no hay otras razones imperiosas para el procesamiento o si el procesamiento no es necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales o si se opone al procesamiento para fines de marketing directo. Se aplicarán reglas específicas cuando se oponga a los boletines. En este caso, dejaremos de enviarle dichos boletines.

G. DERECHO A PRESENTAR UNA QUEJA

Además de la posibilidad de ejercer sus derechos con nuestra empresa, también puede presentar una queja ante la autoridad supervisora relevante, que es la Oficina para la Protección de Datos Personales ubicada en Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

H. CAMBIOS EN ESTA INFORMACIÓN

Esta Política de Privacidad es efectiva desde el 19.05.2025. Estamos autorizados a cambiar esta Política de Privacidad de vez en cuando, por lo tanto, consúltela regularmente. Publicaremos cualquier cambio en este documento en nuestro Sitio Web.