Política de privacidad

Responsable del tratamiento de datos personales: Smartsupp.com, sro ., NIF: 036 68 681, con domicilio social en Šumavská 31, 602 00 Brno, representada por Vladimír Šandera, Director General, inscrita en el Registro Mercantil del Tribunal Regional de Brno, expediente n.º C 86206 (“ nosotros ”).

Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos: dpo@smartsupp.com

Ofrecemos la plataforma Smartsupp (la “ Plataforma ”) a través de la cual le brindamos chat en vivo, chatbots, generación de clientes potenciales y otros servicios que se solicitan de acuerdo con nuestros Términos de servicio (los “ Términos ”). Nos tomamos muy en serio la privacidad. Nuestro papel en el procesamiento de datos personales es doble. Actuamos como controlador de datos personales (o en algunas leyes de privacidad denominado “Empresa”) y también como procesador de datos personales (o en algunas leyes de privacidad denominado “Proveedor de servicios”). Esta Política de privacidad describe nuestro papel como controlador de datos personales, lo que significa que en esta Política de privacidad, puede encontrar toda la información relevante sobre los propósitos, la duración del procesamiento o sus derechos.

La Plataforma está disponible en el sitio web: https://www.smartsupp.com/ (el “ Sitio Web ”).

Si desea utilizar nuestra Plataforma como usuario y utilizar nuestros servicios (por ejemplo, trataremos datos personales de los visitantes de su sitio web), también trataremos los datos personales de acuerdo con sus instrucciones. Tenga en cuenta que, en tales casos, usted actúa como responsable del tratamiento de datos personales. Las normas sobre cómo tratamos los datos personales en tales casos están disponibles en nuestros Términos de tratamiento de datos disponibles aquí: https://help.smartsupp.com/dpa

A. DATOS PERSONALES TRATADOS

Para ser lo más transparentes posible, dividimos los datos personales que procesamos en estas categorías:

• Información de identificación. Esto incluye su nombre, apellido e identificación de la organización en cuyo nombre actúa.
• Información de inicio de sesión. Información sobre los datos que el usuario completa al crear una cuenta en la Plataforma, incluida la posible información que comparte con nosotros a través de servicios de terceros cuando utiliza el inicio de sesión único. Además, esta información incluye información técnica sobre su navegador, ubicación y otra información.
• Datos de contacto. Su dirección de correo electrónico y número de teléfono.
• Datos de pago y facturación. Información sobre la compra, información necesaria para la contabilidad y el pago de los servicios utilizados, información crediticia, dirección de facturación, número de registro, devoluciones de cargos, información necesaria para evitar fraudes, información sobre las personas indicadas en las facturas, solicitudes, datos estadísticos.
• Información de registro, dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma. Procesaremos información técnica, como registros de los usuarios en la Plataforma, dirección IP de la cuenta, su dispositivo o sistema operativo, datos del sistema, etc.
• Datos relacionados con el cumplimiento del contrato. Información sobre el cumplimiento de un acuerdo mutuo, gama de servicios prestados en virtud del acuerdo si están relacionados con una persona física específica que actúa en su nombre.
• Información del usuario. Esta información incluye información sobre el uso que hace de la Plataforma (si la utiliza correctamente, si utiliza todas las funciones posibles, etc.).
• Datos de comunicación. Datos personales facilitados al contactar con nosotros a través de nuestro Sitio Web, correo electrónico, chatbot o cualquier otro medio de comunicación.
• Información obtenida a través de cuestionarios. Esto incluye información sobre la dirección de correo electrónico, su grado de satisfacción en una escala del 1 al 10 u otra información que incluyamos en el cuestionario.
• Imágenes y vídeos. Podemos procesar las imágenes que obtengas de una reseña, pero solo si nos das tu consentimiento para hacerlo. También podemos procesar imágenes y vídeos de un seminario web o un curso al que hayas asistido.
• Cookies. Al utilizar nuestro sitio web, se pueden utilizar varias cookies. Los detalles sobre el almacenamiento de cookies están disponibles en nuestra Política de cookies .

Obtenemos datos personales directamente de usted, o si usted es un usuario de la Plataforma y su cuenta fue creada por su empleador/parte contractual, podemos obtener datos personales de dicho empleador/parte contractual con el que tenemos una relación contractual.

Nuestra Plataforma no está destinada a almacenar o procesar categorías especiales de datos personales (como datos de salud, información biométrica, etc.).

B. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

B.1 Prestación de servicios

Procesamos principalmente datos personales para proporcionarle nuestros servicios, para proporcionarle la cuenta en la Plataforma (y para proporcionar acceso a sus trabajadores y otro personal) y los servicios solicitados, en particular cuando se registra en la Plataforma, crea una cuenta de usuario, completa los datos de facturación y paga nuestros servicios y se comunica con nosotros para obtener más información. Como parte de esto, también podemos enviarle mensajes sobre la celebración y ejecución de un contrato, lanzamientos de nuevos productos y servicios, recordatorios de pago, restablecimiento de contraseñas y otra información esencial.

Para este fin, procesamos sus datos de identificación, datos de inicio de sesión, datos de contacto, datos de pago y detalles de facturación, información de registro, dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual mutua.

Los pagos se realizan a través de los proveedores de pago que se describen en la Parte C: lista de destinatarios.

La base legal para este tratamiento es la ejecución del contrato entre usted y nosotros y la necesidad de tomar medidas a petición suya antes de celebrar el contrato. En caso de que usted no sea una parte directa del contrato (si es, por ejemplo, un empleado de nuestro cliente o una persona que actúa en nombre de nuestro cliente), tratamos sus datos personales en función de nuestro interés legítimo en la ejecución de cualquier contrato celebrado.

Los datos se procesan durante la duración del contrato celebrado y durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de dicho contrato. Si no utiliza su cuenta durante un período prolongado, esta se desactivará; no obstante, si desea eliminar información sobre su cuenta, deberá ponerse en contacto con nosotros a través de los datos de contacto o a través del servicio de asistencia u otros medios de contacto.

Sobre Google Workspace API: Confirmamos que el uso que nuestra aplicación hace de las API de Google Workspace se limita estrictamente a prestar nuestros servicios a los usuarios. No utilizamos ningún dato obtenido a través de las API de Google Workspace para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial (IA) o de aprendizaje automático (ML). Nuestro uso de estas API cumple con los requisitos de uso limitado de Google que se describen aquí.

B.2 Atención al cliente y otras solicitudes

También procesamos su información personal para brindarle atención al cliente, incluido el manejo de todas las solicitudes y consultas, incluida la comunicación de seguimiento y el suministro de documentación para cualquier comunicación posterior con las entidades.

Para este fin, procesamos sus datos de identificación, datos de contacto, dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con la atención al cliente.

La base legal para este procesamiento es la ejecución del contrato entre usted y nosotros o nuestro interés legítimo.

Los datos personales se procesan durante la relación contractual con el cliente y, posteriormente, durante el tiempo que sea necesario para proteger nuestros propios intereses legales o el tiempo necesario para tramitar cualquier solicitud de soporte al cliente. El plazo máximo de almacenamiento se establece en 3,5 años a partir de la presentación de la consulta.

B.3 Evaluaciones de satisfacción del cliente (y encuestas)

También utilizamos información para evaluar a los clientes que utilizan el producto, evaluar la satisfacción, las tendencias y garantizar que se maximice el uso de la Plataforma.

Para esta finalidad, tratamos sus datos de identificación, datos de contacto, datos de usuario, datos relacionados con el cumplimiento del contrato, información obtenida de cuestionarios.

La base legal de este tratamiento es nuestro interés legítimo que consiste en mejorar la plataforma y la experiencia del usuario.

Los datos personales se conservan mientras se mantenga la relación mutua. Los datos se procesan durante el tiempo razonable necesario para la comunicación mutua o la realización de encuestas.

B.4 Protección de derechos y deberes y protección contra fraudes y usos indebidos

También podemos procesar sus datos para protegernos del uso no autorizado de nuestra Plataforma y servicios para garantizar su uso seguro. Asimismo, podemos utilizar información personal para proteger nuestras propias reclamaciones o para investigar, prevenir o tomar medidas con respecto a actividades ilegales, sospechas de fraude, situaciones que impliquen amenazas potenciales a la seguridad física de cualquier persona o violaciones de nuestros Términos. Esta finalidad también incluye el procesamiento de datos personales para gestionar posibles quejas.

Para este fin, procesamos sus datos de identificación, datos de inicio de sesión, datos de contacto, datos de pago y detalles de facturación, información de registro, dirección IP y otra información sobre el uso de la Plataforma, información del Usuario, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual mutua.

La base legal para este procesamiento es nuestro interés legítimo en proteger nuestros derechos y obligaciones y la protección contra el fraude y el mal uso.

Procesamos los datos durante el período en el que pueden transcurrir los plazos de prescripción o cualquier otro plazo para hacer valer los derechos. Este período puede modificarse en función de la situación actual y de los casos concretos de fraude detectados. Por lo general, el período de procesamiento puede estipularse en función del plazo de prescripción (por ejemplo, 10 años según la legislación aplicable).

B.5 Obligaciones legales

Como cualquier otra empresa, también debemos cumplir con las obligaciones legales, en particular en materia fiscal, contable y otras que nos son de aplicación. Al mismo tiempo, debemos estar preparados para colaborar con las autoridades estatales si así lo exige la ley.

Para este fin, tratamos sus datos de identificación, datos de contacto, datos de pago y de facturación, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo, datos de comunicación (si se utilizan para el propósito de obligaciones legales).

La base legal para este tratamiento es el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

Estos datos se procesan durante el período requerido por la ley. Estamos obligados por ley a conservar los documentos contables y los registros contables (facturas) durante 5 años a partir del final del período contable al que se refieren. También estamos obligados a conservar las facturas durante 3 años a partir del final del año fiscal en el que nació la obligación fiscal relacionada con la factura. También estamos obligados a conservar los documentos fiscales durante 10 años a partir del final del año fiscal en el que se realizó la transacción.

B.6 Boletines informativos y comunicaciones comerciales

De vez en cuando, podremos enviarle comunicaciones comerciales. Esto no significa comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de la relación contractual (por ejemplo, actualizaciones de los términos y condiciones contractuales, notificaciones de pagos, retrasos, etc.), sino comunicaciones sobre eventos promocionales, descuentos, campañas y otras comunicaciones que respalden nuestra marca.

Para ello trataremos su dirección de correo electrónico y sus datos de identificación.

La base legal para este tratamiento se divide en dos partes diferenciadas:

· Si crea una cuenta y se registra, formalizaremos un contrato juntos y se creará una relación de cliente. Por tanto, el tratamiento de datos personales se realiza en virtud de nuestro interés legítimo (marketing directo).

· Si usted se suscribe a nuestra lista de newsletter, nos está dando su consentimiento para dicho procesamiento al suscribirse.

Puede optar por no recibir boletines informativos en cualquier momento utilizando los enlaces para cancelar la suscripción que se proporcionan en el pie de página de cada mensaje enviado. Además, puede retirar su consentimiento en cualquier momento, lo que tiene el mismo significado que la opción de cancelación descrita anteriormente.

Los datos personales se procesan durante un período de 2 años desde la última visualización activa del boletín, a menos que se cancele la suscripción antes.

B.7 Reseñas

Nos encanta compartir información sobre su opinión sobre la Plataforma y nos encanta contárselo al mundo. Por ello, podemos procesar sus datos personales y compartir su opinión en nuestros sitios sociales o en el Sitio web.

Para ello, tratamos sus datos de identificación, datos de contacto y datos de acceso. En caso de que nos dé su consentimiento explícito, también tratamos fotografías, nombre de la empresa, puesto y otros datos personales incluidos en el texto de la reseña.

La base legal para este tratamiento es su consentimiento.

Sus datos personales en las reseñas se procesarán hasta que se revoque su consentimiento, a más tardar 5 años.

B.8 Seminarios web/cursos

También puede participar en nuestros seminarios web y otros cursos que organicemos. Procesaremos sus datos personales para organizar y proporcionarle dicho seminario web o curso. Tenga en cuenta que podemos tomar fotografías o videos de algunos de estos eventos. Nuestro objetivo es ser lo más anónimos posible, por lo que no incluiremos su nombre u otros detalles en fotografías o videos a menos que nos dé permiso para hacerlo (por ejemplo, si es una referencia).

Procesaremos su información de identificación, datos de contacto, datos de pago y detalles de facturación e imágenes y videos.

La base legal para este procesamiento es un contrato mutuo que celebramos cuando usted se registró en nuestro seminario web/curso.

Los datos personales se tratarán mientras dure la relación contractual con nosotros y posteriormente durante un periodo de 4 años desde la finalización de la relación contractual.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN RELACIÓN CON LAS COOKIES EN EL SITIO WEB Y EN LA PLATAFORMA

B.9 Funcionamiento y seguridad del sitio web/plataforma (necesidad)

Tratamos tus datos personales para el funcionamiento del Sitio Web y de la Plataforma y su seguridad, es decir, para el funcionamiento interno de la Plataforma, tu identificación como usuario registrado al navegar y realizar visitas reiteradas a la Plataforma, y para garantizar tu seguridad. Asimismo, necesitamos tratar información sobre tus preferencias, como por ejemplo consentimientos, con qué tipo de cookies estás de acuerdo, cadenas de consentimiento para fines de personalización y marketing, etc.

Para ello, tratamos datos técnicos como la dirección IP y las cookies categorizadas como necesarias.

La base legal para este tratamiento es nuestro interés legítimo en el correcto funcionamiento y la operación segura de nuestra Plataforma. Los datos se tratan, por regla general, durante la duración de su visita a la Plataforma, durante un periodo máximo estipulado en la barra de cookies o en la política de cookies. Tenga en cuenta que su navegador web puede configurar un periodo durante el cual se almacenan las Cookies.

B.10 Análisis del tráfico del sitio web/plataforma (estadísticas)

Procesamos sus datos personales para comprender cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web o la plataforma. Como parte de esto, podemos monitorear el tráfico hacia nuestro sitio web o la plataforma, optimizarlo y, en general, hacer que su visita al sitio web o la plataforma sea más fluida y fácil de usar.

Para ello, tratamos los datos de las Cookies categorizadas como analíticas que nos proporcionas nosotros o terceros cuando nos das tu consentimiento. Los datos se tratan, por regla general, mientras dura tu visita a la Plataforma, durante un periodo máximo estipulado en la barra de cookies o en la política de cookies. Ten en cuenta que tu navegador web puede configurar un periodo de almacenamiento de las Cookies.

B.11 Soporte y promoción web (marketing)

Procesamos sus datos personales para obtener información sobre sus preferencias personales y mostrarle publicidad relevante. Al hacerlo, podemos promocionar y ofrecer productos y servicios en el sitio y mostrarle comunicaciones de marketing relacionadas con los servicios sobre los que ha preguntado y promocionar nuestra marca en línea. Esto también puede incluir la promoción de nuestros servicios a través de, por ejemplo, sitios sociales, ya que compartimos dicha información con terceros.

Para ello, tratamos los datos de las Cookies categorizadas como de marketing proporcionadas por nosotros o por terceros cuando nos proporcionas tu consentimiento. Los datos se tratan, por regla general, mientras dura tu visita a la Plataforma, durante un periodo máximo estipulado en la barra de cookies o en la política de cookies. Ten en cuenta que tu navegador web puede configurar un periodo de almacenamiento de las Cookies.

C. COMPARTICIÓN DE DATOS PERSONALES

Compartimos datos personales con los destinatarios de datos mencionados a continuación:

Al utilizar cookies en nuestro sitio web y en el Producto, también podemos compartir sus datos personales con otros destinatarios de datos, como: Facebook , X , Youtube , LinkedIn , Google Ads , Google , G2Crowd , Konektime.

En caso de reseñas, sus datos personales pueden ser compartidos en otras plataformas, como: Amazon , Shoptet , Shopify , trustradius.com , Capterra , G2 , WordPress , Satismeter , Apple , Google .

Además de esto, podemos compartir sus datos personales con determinados terceros como responsables del tratamiento de datos con el fin de "cumplir obligaciones legales" cuando estemos obligados a hacerlo en virtud de la legislación aplicable (en particular, autoridades administrativas, autoridades policiales y autoridades judiciales). Del mismo modo, podemos estar obligados a compartir sus datos con personas que aleguen haber sido perjudicadas por su conducta.

D. SUS DERECHOS EN EL TRATAMIENTO Y POSIBILIDAD DE EJERCITARLOS

En todos los asuntos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, ya sea una consulta, el ejercicio de derechos, el envío de una reclamación a nuestras manos, etc., puede ponerse en contacto con nosotros en privacy@smartsupp.com .

Su solicitud será tramitada sin demora indebida, en el plazo máximo de 1 mes. En casos excepcionales, en particular debido a la complejidad de su solicitud, tendremos derecho a ampliar este plazo otros 2 meses. Por supuesto, siempre le informaremos de dicha ampliación y del motivo de la misma.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control tal y como se describe a continuación.

D.1 Derecho de acceso

Tiene derecho a obtener confirmación de si estamos tratando o no sus datos personales. Si tratamos sus datos personales, también tiene derecho a solicitar acceso a información sobre la finalidad y el alcance del tratamiento, los destinatarios de los datos, la duración del tratamiento, el derecho de rectificación, supresión, limitación del tratamiento y oposición al tratamiento, el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control y las fuentes de los datos personales (esta información ya se proporciona en este documento). También puede solicitarnos una copia de los datos personales que tratamos. Proporcionamos la primera copia de forma gratuita; las copias posteriores pueden estar sujetas a una tarifa. El alcance de los datos proporcionados puede limitarse para no interferir con los derechos y libertades de otros.

D.2 Derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento. Sin embargo, la retirada del consentimiento no afecta a la legalidad del tratamiento previo a la retirada de dicho consentimiento ni conlleva la finalización del tratamiento de los datos personales que ya se han anonimizado.

D.3 Derecho a reparación

Tiene derecho a solicitarnos que corrijamos los datos personales inexactos que le conciernen. Dependiendo de la finalidad del tratamiento, también puede tener derecho a que se completen los datos personales incompletos, incluso mediante una declaración adicional.

D.4 Derecho de supresión (derecho al olvido)

Usted tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales en los casos en que:

• ya no necesitamos sus datos personales para los fines para los que fueron recopilados o procesados;
   
• usted retiró el consentimiento en base al cual se procesaron los datos personales y no existe ningún otro motivo para procesarlos:
   
• usted se opone al procesamiento y no existen otras razones imperiosas para el procesamiento, o usted se opone al procesamiento para fines de marketing directo;
   
• los datos personales se procesan violando la ley.

Sin embargo, no podrá ejercer este derecho si el tratamiento es necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales o tareas que nos han sido encomendadas en interés público o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

D.5 Derecho a la limitación del tratamiento

Tienes derecho a solicitar la restricción del tratamiento de tus datos personales en los casos en que:

• usted impugna la exactitud de sus datos personales; en este caso, puede solicitar la limitación del tratamiento hasta que se verifique la exactitud de los mismos;
   
• el tratamiento es contrario a la ley y en lugar de la supresión, solicita la limitación del tratamiento de los datos personales;
   
• ya no necesitamos sus datos personales para los fines para los que fueron recopilados o procesados, pero usted los requiere para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales;
   
• usted se haya opuesto al tratamiento de sus datos personales; en este caso, podrá solicitar la limitación del tratamiento hasta que se verifique que prevalecen nuestros intereses legítimos.

D.6 Derecho a la portabilidad

Tiene derecho a obtener una copia de sus datos personales que procesamos por medios automatizados sobre la base de su consentimiento o para la ejecución de un contrato. Le transmitiremos estos datos en un formato de uso común y legible por máquina a usted o a un responsable del tratamiento designado por usted, si es técnicamente posible. El alcance de los datos proporcionados puede limitarse para no interferir con los derechos y libertades de otros.

D.7 Derecho a oponerse

Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales que procesamos sobre la base de nuestro interés legítimo. Dejaremos de procesar sus datos si no existen otros motivos imperiosos para el procesamiento o si el procesamiento no es necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamos legales o si se opone al procesamiento para fines de marketing directo. Se aplicará una regla específica cuando se oponga a los boletines informativos. En este caso, dejaremos de enviarle dichos boletines informativos.

E. DERECHO A PRESENTAR UNA QUEJA

Además de la posibilidad de ejercer sus derechos ante nuestra empresa, también puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, que es la Oficina de Protección de Datos Personales con sede en Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

F. CAMBIOS EN ESTA INFORMACIÓN

Esta Política de privacidad entra en vigencia a partir del 19.05.2025. Tenemos derecho a cambiar esta Política de privacidad de vez en cuando, por lo que le recomendamos que la revise periódicamente. Publicaremos cualquier cambio en este documento en nuestro sitio web.

Versiones lingüísticas. La Política de Privacidad puede prepararse en varias versiones lingüísticas. En caso de conflicto o incoherencia entre las versiones lingüísticas, prevalecerá la versión inglesa.