Según los Términos de servicio (los "Términos"), Smartsupp proporciona el Servicio según lo estipulado en los Términos para ti como usuario del Servicio. La relación entre Smartsupp y el usuario se basa así en un proceso de registro en línea del usuario o mediante un contrato escrito o electrónico al que se adjuntan los Términos, los cuales forman en conjunto un acuerdo entre tú y Smartsupp (el "Acuerdo"). Este anexo de procesamiento de datos (en adelante, el "DPA") forma parte integral del Acuerdo.

Las palabras que comienzan con mayúscula tendrán el mismo significado que se establece en los Términos o en cualquier otro anexo al que se haga referencia en los Términos, salvo que se indique lo contrario en este DPA.

Smartsupp celebra este DPA de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, como el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (“RGPD”) , la Ley de protección de datos de 2018 o CCPA/CPRA y también de acuerdo con otras leyes de privacidad aplicables durante la prestación del Servicio bajo el Acuerdo (“leyes de privacidad aplicables”).

Cuando este DPA estipula que Smartsupp actúa como encargado del tratamiento de datos personales, tendrá el significado asignado a “encargado” según el RGPD y otros términos equivalentes bajo otras leyes de privacidad aplicables (por ejemplo, “Proveedor de servicios” según la CCPA). Cuando este DPA estipula que tú actúas como responsable del tratamiento de datos personales, tendrá el mismo significado atribuido a “responsable” bajo el RGPD y otros términos equivalentes según las leyes de privacidad aplicables (por ejemplo, “Empresa” según la CCPA).

Hemos dividido el artículo en varias secciones:

1.1 Tratamiento de datos personales como encargado del tratamiento. Smartsupp puede tratar datos personales en nombre del usuario cuando se presta el Servicio al usuario y, en ese caso, Smartsupp actúa como encargado del tratamiento de datos personales (o subencargado) respecto al usuario.

Las actividades de tratamiento llevadas a cabo por Smartsupp surgen del registro, el Acuerdo o de solicitudes documentadas realizadas por el usuario durante la prestación del Servicio a través de la plataforma disponible en https://www.smartsupp.com (la “Plataforma”).

1.2 Autorización para procesar datos personales. El usuario autoriza a Smartsupp a tratar datos personales de los interesados proporcionados por el usuario de acuerdo con el Servicio, como se indica en este DPA. Smartsupp tratará los datos personales para el usuario conforme a las instrucciones documentadas del usuario y solo cuando sea necesario para el correcto cumplimiento de las obligaciones de Smartsupp bajo el Acuerdo.

1.3 Responsabilidad del usuario. Dado que Smartsupp actúa como encargado del tratamiento de datos personales, el usuario actúa como responsable, y por tanto es responsable de cumplir todas las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales. Entre estas obligaciones se encuentra informar adecuadamente a los interesados sobre el tratamiento de sus datos, obtener el consentimiento para el tratamiento de los datos personales, si fuera necesario, y gestionar las solicitudes de los interesados relativas al ejercicio de sus derechos (como el derecho a la información, acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición, etc.). Smartsupp asistirá al usuario en el cumplimiento de estas obligaciones a través de la Plataforma o mediante solicitudes documentadas del usuario. Sin embargo, Smartsupp no es responsable en ningún caso de la exactitud y legalidad de las actividades del usuario, incluyendo cualquier actividad que pueda infringir alguna ley de privacidad u otra legislación estipulada en el país desde el que el usuario utiliza el Servicio.

2.1 Materia del tratamiento. La materia del tratamiento de datos personales, que se definen a continuación, por parte de Smartsupp es la prestación del Servicio según lo estipulado en el Acuerdo, en particular el tratamiento de datos personales cuando usas las funcionalidades de nuestro Servicio como se describe en el sitio web.

2.2 Tipos de datos personales. Según la materia de cumplimiento de las obligaciones conforme al Acuerdo y la prestación del Servicio, los siguientes tipos de datos personales pueden ser tratados según este DPA:

a) información de contacto, como nombre, apellidos, dirección de email, número de teléfono o contacto de cuenta en red social,

b) detalles sobre la visita al sitio web del usuario, como la URL de la web visitada, fecha y hora de la visita, información técnica (resolución de pantalla, tipo de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo, etc.), dirección IP, datos de geolocalización (país y ciudad desde donde el usuario vio tu web),

c) información contenida en las conversaciones entre usuarios y clientes u otros usuarios cuando utilizan las funcionalidades del Servicio,

d) registros técnicos y otra información acerca de los usuarios que utilizan el Servicio (Smartsupp utiliza herramientas de terceros para capturar esta información),

e) otros datos personales subidos o utilizados de alguna otra manera por el usuario, o

f) los datos personales cuyos tipo, alcance y detalles sean determinados y controlados por el usuario a su entera discreción durante la prestación del Servicio.

El alcance de los datos personales depende del tipo de funcionalidades del Servicio utilizadas por el usuario. El Servicio no está diseñado para almacenar categorías especiales de datos personales. El usuario no debe usar el Servicio para almacenar o tratar categorías especiales de datos personales. Si el usuario los trata a través del Servicio, Smartsupp no acepta ninguna responsabilidad por dicho tratamiento.

2.3 Categorías de interesados. Smartsupp tratará datos personales sobre las siguientes categorías de interesados:

a) empleados (y otros trabajadores y personas que actúen en nombre del usuario) del usuario;

b) personas para las que el usuario haya creado una cuenta dentro del Servicio;

c) clientes y otros usuarios del usuario a quienes se presta el Servicio;

d) visitantes del sitio web del usuario;

e) otras personas cuyos datos personales hayan sido proporcionados a Smartsupp por el usuario durante la prestación del Servicio y cuyos datos hayan sido registrados o tratados de otro modo en conformidad con la prestación del Servicio al usuario.

3.1 Naturaleza del tratamiento de datos personales. Smartsupp tratará datos personales de forma automatizada y electrónica y el tratamiento consistirá en acceder a los datos personales como parte de la prestación del Servicio, visualizar los datos personales, almacenar los datos personales y otras actividades que sean relevantes para la prestación del Servicio al usuario. La naturaleza del tratamiento de los datos personales deriva de:

a) el Acuerdo concluido por las Partes;

b) las solicitudes del usuario u otros usuarios autorizados que utilicen la Plataforma en nombre del usuario;

c) la naturaleza del Servicio y la Plataforma;

d) cualquier otra instrucción documentada proporcionada por el usuario.

3.2 Finalidad del tratamiento. La finalidad del tratamiento es proporcionar el Servicio al usuario, según lo definido en los Términos, y para otros fines que puedan surgir de la prestación del Servicio.

4.1 Duración del tratamiento de datos personales. El tratamiento de los datos personales se llevará a cabo durante la vigencia del Acuerdo, o durante el tiempo que Smartsupp reciba instrucciones del usuario, en relación con el cumplimiento del Acuerdo. Smartsupp se compromete a cumplir las obligaciones establecidas en las leyes de protección de datos durante toda la duración del Acuerdo, a menos que quede claro en el Acuerdo que estas obligaciones continuarán después de su terminación.

4.2 Devolución y eliminación de datos personales. Si el Acuerdo termina, en la medida permitida por las leyes de privacidad aplicables, Smartsupp deberá eliminar todos los datos personales almacenados para la prestación del Servicio en un plazo de 3 meses tras la terminación. Si el Usuario solicita a Smartsupp en el período mencionado anteriormente que prefiere la devolución de los datos, Smartsupp tiene derecho a cobrar una tarifa razonable, cuyo importe se notificará previamente.

5.1 Obligaciones de Smartsupp. En el tratamiento de datos personales, Smartsupp se compromete a:

a) tratar los datos personales únicamente sobre la base de las instrucciones documentadas del usuario; para evitar dudas, el tratamiento de los datos personales conforme a las obligaciones bajo el Acuerdo se considerará realizado de acuerdo con las instrucciones del usuario;

b) seguir las instrucciones del usuario respecto a la transferencia de datos personales a un tercer país u organización internacional, salvo que dicho tratamiento sea requerido por la legislación de la Unión Europea o del Estado miembro a la que esté sujeta Smartsupp;

c) garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales estén sujetas por una obligación de confidencialidad o por obligación legal de confidencialidad;

d) teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, ayudar al usuario mediante las medidas técnicas y organizativas apropiadas, en la medida de lo posible, para cumplir la obligación del usuario de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados; las reglas sobre el tratamiento de solicitudes de interesados se especifican en el Artículo 5.2 de este DPA;

e) ayudar al usuario a cumplir las obligaciones de (i) garantizar el nivel de seguridad del tratamiento, (ii) notificar violaciones de datos personales a la Autoridad de Protección de Datos y, cuando corresponda, a los interesados, (iii) evaluar el impacto sobre la protección de los datos personales y (iv) realizar la consulta previa con la Autoridad de Protección de Datos, todo ello teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y de los datos tratados;

f) permitir al usuario o a una persona autorizada por éste comprobar (incluyendo auditoría o inspección) el cumplimiento de este DPA, en particular el cumplimiento de las obligaciones de tratamiento de datos personales derivadas del mismo, y colaborar en estas comprobaciones conforme a las instrucciones razonables del usuario o la persona autorizada; las reglas específicas para auditorías se encuentran en los Artículos 5.3 y 5.4 de este DPA;

g) proporcionar al usuario toda la información que razonablemente se pueda esperar de Smartsupp, para demostrar que se han cumplido las obligaciones establecidas en la legislación relevante de protección de datos.

5.2 Solicitudes de los interesados. Si un interesado contacta directamente con Smartsupp, Smartsupp notificará al interesado que dirija la solicitud directamente al usuario. Smartsupp sólo realizará esfuerzos comercialmente razonables para ayudar al usuario a responder tales solicitudes de interesados, en la medida en que la ley lo permita. El usuario será responsable de cualquier coste derivado de la asistencia por parte de Smartsupp y de la gestión correcta de dicha solicitud.

5.3 Reglas para la auditoría. El usuario deberá enviar cualquier solicitud de auditoría (comprobación) exclusivamente a la dirección de correo electrónico de Smartsupp dpo@smartsupp.com, a intervalos razonables. Tras recibir una solicitud de auditoría, las partes acordarán de antemano (i) la posible fecha de la auditoría, (ii) las medidas de seguridad y cómo garantizar el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad durante la auditoría, y (iii) el inicio, alcance y duración esperados de la auditoría. Si no se llega a un acuerdo en un plazo de 30 días desde la solicitud, Smartsupp determinará los términos de la auditoría.

5.4 Auditor. Smartsupp puede plantear una objeción por escrito respecto a cualquier auditor (persona autorizada) designado por el usuario si, bajo el criterio de Smartsupp, el auditor no es suficientemente cualificado, no es independiente, se encuentra en situación de competencia con Smartsupp o resulta manifiestamente inadecuado. Tras la objeción, el usuario estará obligado a designar un nuevo auditor o realizar la auditoría por sí mismo. El usuario deberá notificar inmediatamente a Smartsupp cualquier incumplimiento, ya sea con las leyes de privacidad aplicables o con este DPA, descubierto durante la auditoría.

5.5 Alcance de la auditoría. El alcance de la auditoría realizada por el usuario solo incluirá documentación y procesos directamente asociados al uso del Servicio por parte de ese usuario específico.

5.6 Subencargados. El usuario acepta la participación de otros subencargados en el tratamiento de datos personales. Dependiendo del tipo de Servicio proporcionado o solicitado por el usuario, Smartsupp puede usar otros subencargados o compartir datos con otros destinatarios de datos. El usuario acepta que Smartsupp involucrará a los subencargados listados en: https://help.smartsupp.com/es/articles/12647685

5.7 Objeciones a otros subencargados. Smartsupp informará al usuario por escrito o actualizando la lista de subencargados sobre la participación de un subencargado adicional antes de su inclusión, y el usuario podrá oponerse en un plazo de 10 días laborables tras la notificación. Si el usuario no se opone en el plazo estipulado, Smartsupp involucrará al subencargado adicional. Si el usuario presenta una objeción, Smartsupp la evaluará y, si la considera justificada, no recurrirá al subencargado o realizará un cambio razonable comercialmente en la configuración o uso del Servicio para evitar el tratamiento por tal subencargado. Si el cambio no es posible, Smartsupp podrá rescindir el Acuerdo con el usuario (total o parcialmente) o no prestar la parte del Servicio vinculada al subencargado adicional, sin incurrir en incumplimiento u obligación. Smartsupp reembolsará al usuario cualquier importe ya abonado para el periodo restante de vigencia del Acuerdo respecto al Servicio rescindido, sin penalización para el usuario por dicha terminación.

5.8 Obligaciones de otros subencargados. Si Smartsupp contrata a otro subencargado, éste debe comprometerse contractualmente a las mismas obligaciones de protección de datos personales que las pactadas entre el usuario y Smartsupp, así como a implementar las medidas técnicas y organizativas apropiadas.

5.9 Responsabilidad por subencargados. Smartsupp será responsable de los actos y omisiones de sus subencargados en la misma medida en que lo sería si la prestación de Servicio de cada subencargado se hiciera directamente bajo los términos de este DPA, excepto que se disponga lo contrario en el Acuerdo.

5.10 Costes relacionados con la ejecución del DPA. Salvo acuerdo escrito en contrario, el usuario asumirá sus propios costes asociados a la ejecución del DPA. Smartsupp tendrá derecho a cobrar al usuario los costes razonables derivados de responder a cualquier solicitud y realizar cualquier obligación bajo este DPA.

6.1 Obligación de proteger los datos personales. Smartsupp ha adoptado y mantiene medidas técnicas y organizativas para evitar el acceso no autorizado o accidental, modificación, destrucción o pérdida de datos personales, transmisiones no autorizadas, otros tratamientos no permitidos o cualquier otro uso indebido de datos personales. Smartsupp revisa periódicamente el cumplimiento de estas medidas.

6.2 Medidas de seguridad específicas. Smartsupp ha adoptado y mantiene las siguientes medidas para asegurar un nivel adecuado de seguridad:

Medidas técnicas:

a) Pseudonimización y cifrado de datos personales:

la Plataforma sobre la que se tratan datos personales permite únicamente canales o protocolos seguros para las conexiones de red entrantes; Smartsupp cifra los datos usando SSL/TLS para todas las transmisiones de datos

los sistemas informáticos que tratan datos personales permiten únicamente canales o protocolos seguros;

las claves criptográficas se gestionan de forma segura.

b) Capacidad para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia continuas de los sistemas y servicios de tratamiento:

el acceso físico del personal de Smartsupp está restringido a personas autorizadas;

Smartsupp ha adoptado mecanismos para limitar el acceso físico o en línea a los servidores que alojan los datos personales;

prevención de que personas no autorizadas accedan a los datos personales y que los datos personales sean utilizados sin autorización;

las personas autorizadas para tratar los datos personales sólo tienen acceso a aquellos datos que necesitan y para los que están autorizadas, y que los datos personales no puedan ser leídos, copiados, modificados o eliminados sin autorización durante el tratamiento;

el acceso está autenticado de manera robusta (por ejemplo, mediante contraseñas seguras);

los derechos de acceso se revisan periódicamente;

los intentos de acceso (exitosos y fallidos) se registran y supervisan;

al personal de Smartsupp se le prohíbe descargar y tratar datos personales localmente en sus estaciones de trabajo o en cualquier otra ubicación de red;

todas las posibles fallas de la Plataforma y anomalías quedan registradas.

c) Capacidad para restaurar la disponibilidad y acceso a los datos personales de manera oportuna en caso de incidentes físicos o técnicos:

Smartsupp ha adoptado procesos, mecanismos y herramientas de respaldo;

los procedimientos de restauración, la legibilidad de los datos y la integridad de las copias de seguridad se prueban periódicamente.

d) Smartsupp cuenta con procesos para probar, evaluar y valorar regularmente la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implementadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

e) Los datos personales no pueden ser modificados ni eliminados sin autorización durante la transmisión electrónica, transporte o almacenamiento, y las entidades destinatarias de cualquier transferencia se pueden establecer y verificar.

Medidas organizativas:

f) Todo el personal involucrado en el tratamiento de datos personales ha sido informado del carácter confidencial de los datos, ha recibido formación adecuada sobre sus responsabilidades y ha firmado acuerdos de confidencialidad por escrito.

g) Smartsupp ha implementado directrices internas y procesos para asegurar el tratamiento de datos personales conforme a las leyes de privacidad aplicables.

h) Para preguntas sobre este DPA, cumplimiento de las leyes de protección de datos, privacidad de los datos, u otros temas de protección de la privacidad, el cliente puede enviar un email a dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidentes de seguridad. Si Smartsupp detecta una violación de seguridad de los datos personales, lo notificará al usuario sin demora indebida, no más tarde de 48 horas después de advertir el incidente de seguridad, y usará esfuerzos razonables para proporcionar al usuario toda la información conocida sobre el incidente, limitada a:

Smartsupp responderá cualquier solicitud de asistencia del usuario en caso de violación de seguridad sin demora indebida.

6.4 Instrucciones ilícitas. Si el usuario da instrucciones a Smartsupp de forma que se produzca una infracción de las obligaciones bajo las leyes de protección de datos y Smartsupp resulta sancionada por una autoridad de control u otro organismo regulador en base a dicha instrucción, o se le exige compensar a los interesados, el usuario se compromete a indemnizar a Smartsupp y pagar los daños sufridos, previa notificación escrita por parte de Smartsupp.

6.5 Limitación de responsabilidad. La misma limitación de responsabilidad que se estipula en los Términos será aplicable a este DPA.

6.6 Cambios. Serán de aplicación las mismas reglas para cambios que se recogen en los Términos.

6.7 Vigencia. Este DPA será legalmente vinculante entre el usuario y Smartsupp junto con el Acuerdo.