Responsable del tratamiento de datos personales: Smartsupp.com, s.r.o., N.º de identificación: 036 68 681, con domicilio social en Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, representado por Vladimír Šandera, director general, inscrito en el Registro Mercantil gestionado por el Tribunal Regional de Brno, archivo n.º C 86206 (“nosotros”).

Datos de contacto: dpo@smartsupp.com

Proporcionamos la plataforma Smartsupp (la “Plataforma”) a través de la cual te ofrecemos chat en vivo, Flows (antes chatbots), generación de leads y otros servicios que son solicitados según nuestros Términos de servicio (los “Términos”). Nos tomamos la privacidad en serio. Nuestra función en el tratamiento de datos personales es doble. Actuamos como responsable del tratamiento de datos personales (o en algunas leyes de privacidad denominado “empresa”) y también como encargado del tratamiento de datos personales (o en algunas legislaciones denominado “proveedor de servicios”). Esta política de privacidad describe nuestro papel como responsable del tratamiento de datos personales, lo que significa que aquí puedes encontrar toda la información relevante sobre los fines, duración del tratamiento y tus derechos.

La plataforma está disponible en el sitio web: https://www.smartsupp.com/ (el “Sitio web”).

Si quieres usar nuestra plataforma como usuario y utilizar nuestros servicios (por lo tanto, trataríamos datos personales de por ejemplo visitantes de tu sitio web), también tratamos datos personales de acuerdo con tus instrucciones. Ten en cuenta que en esos casos tú actúas como responsable del tratamiento de datos personales. Las normas sobre cómo gestionamos los datos personales en estos casos están disponibles en nuestros Términos de tratamiento de datos, disponibles aquí: https://help.smartsupp.com/es/articles/12647343.

Hemos dividido el artículo en varias secciones:

Para ser lo más transparentes posible, hemos dividido los datos personales que tratamos en estas categorías:

Obtenemos datos personales directamente de ti o, si eres usuario de la plataforma y tu cuenta fue creada por tu empleador/parte contratante, podemos obtener tus datos personales de dicho empleador/parte contratante con la que tenemos una relación contractual.

Nuestra plataforma no está destinada al almacenamiento ni tratamiento de categorías especiales de datos personales (como datos de salud, información biométrica, etc.).

Usaremos tus datos personales para proporcionarte los servicios que has solicitado, lo que puede
incluir notificaciones por correo electrónico y newsletters, asegurar la atención al cliente satisfacer obligaciones legales, etc. Todos los fines y usos de los datos se establecen en esta parte B de la política de privacidad donde puedes encontrar para qué fines usamos tus datos, qué tipo de datos se tratan y cuál es el plazo de conservación.
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No venderemos tus datos a terceros, pero podemos compartirlos con nuestros socios que nos ayudan a proporcionar nuestros servicios (consulta la parte D de esta política de privacidad).

Principalmente tratamos datos personales para ofrecerte nuestros servicios, para darte acceso a tu cuenta en la plataforma (y a tus empleados y otro personal) y los servicios solicitados, especialmente cuando te registras en la plataforma, creas una cuenta de usuario, rellenas datos de facturación y pagas por nuestros servicios y nos contactas para más información. Como parte de ello, también podemos enviarte mensajes sobre la formalización y ejecución del contrato, lanzamientos de nuevos productos y servicios, recordatorios de pago, restablecimiento de contraseña y otra información esencial. Esta información (y otras comunicaciones mutuas) también se pueden enviar por correo electrónico (notificación por correo electrónico). Para este propósito, tratamos tus datos de identificación, datos de inicio de sesión, datos de contacto, datos de pago y facturación, información de registro, dirección IP y otra información sobre el uso de la plataforma, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual.

Los pagos se realizan a través de proveedores de pago que se describen en la parte D - lista de destinatarios.

La base legal para este tratamiento es la ejecución del contrato entre tú y nosotros y la necesidad de tomar medidas previas a la celebración del contrato. Si no eres parte directa del contrato (por ejemplo, si eres empleado de nuestro cliente o persona que actúa en nombre de nuestro cliente), tratamos tus datos personales basándonos en nuestro interés legítimo en la ejecución de cualquier contrato en vigor.

Los datos se tratan durante la vigencia del contrato y el tiempo necesario para cumplir las obligaciones derivadas de dicho contrato. Si no usas tu cuenta durante un período prolongado, ésta se desactiva, pero si deseas eliminar la información de tu cuenta, debes contactarnos por los datos de contacto, soporte u otro medio de comunicación.

Sobre Google Workspace API: Confirmamos que el uso de las APIs de Google Workspace por parte de nuestra aplicación está estrictamente limitado a brindar nuestros servicios a los usuarios. No usamos ningún dato obtenido a través de las APIs de Google Workspace para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generales de inteligencia artificial (IA) o aprendizaje automático (ML). Nuestro uso de estas APIs cumple los requisitos de uso limitado de Google, como se describe aquí.

También tratamos tu información personal para ofrecerte atención al cliente, incluida la gestión de todas tus solicitudes y consultas, comunicación posterior y aportación de documentación para cualquier comunicación posterior con entidades.

A estos efectos, tratamos tus datos de identificación, datos de contacto, dirección IP y otra información sobre el uso de la plataforma, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con la atención al cliente.

La base legal para este tratamiento es la ejecución del contrato entre tú y nosotros o nuestro interés legítimo.

Los datos personales se tratan mientras dure la relación contractual con el cliente y, posteriormente, el tiempo necesario para proteger nuestros propios intereses legales o el período necesario para gestionar cualquier solicitud de atención al cliente. El período máximo de conservación será de 3,5 años desde la fecha de la consulta.

También utilizamos información para evaluar a los clientes que usan el producto, medir la satisfacción, identificar tendencias y asegurarnos de que la plataforma se utilice al máximo.

Para este propósito, tratamos tus datos de identificación, datos de contacto, información de usuario, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo, información obtenida de cuestionarios.

La base legal para este tratamiento es nuestro interés legítimo, que consiste en mejorar la plataforma y la experiencia del usuario.

Los datos personales se almacenan mientras dure la relación mutua. Los datos se tratan durante el período razonable necesario para la comunicación mutua o la realización de encuestas.

También podemos tratar tus datos para protegernos del uso no autorizado de nuestra plataforma y servicios y asegurar su uso seguro. También podemos usar datos personales para proteger nuestros propios intereses o para investigar, prevenir o tomar medidas sobre actividades ilegales, sospecha de fraude, situaciones que impliquen posibles amenazas a la integridad física de cualquier persona o violaciones de nuestros términos. Este fin también incluye el tratamiento de datos personales para gestionar posibles reclamaciones.

Con este propósito, tratamos tus datos de identificación, datos de inicio de sesión, datos de contacto, datos de pago y facturación, información de registro, dirección IP y otra información sobre el uso de la plataforma, información de usuario, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo y datos de comunicación si la comunicación está relacionada con una relación contractual.

La base legal para este tratamiento es nuestro interés legítimo en proteger nuestros derechos y deberes y protección frente a fraudes y usos indebidos.

Tratamos los datos durante el período en que puedan correr plazos de prescripción u otros plazos para la reclamación de derechos. Este plazo puede variar según la situación y los hallazgos respecto a fraudes. Por lo general, el plazo de tratamiento puede estipularse conforme al transcurso de los plazos legales de prescripción (como 10 años según la normativa aplicable).

Como cualquier otra empresa, también debemos cumplir con obligaciones legales, especialmente en materia fiscal, contable y otras áreas de aplicación para nosotros. A la vez, tenemos que estar preparados para colaborar con autoridades si así se requiere por ley.

Para este propósito, tratamos tus datos de identificación, datos de contacto, datos de pago y facturación, datos relacionados con el cumplimiento del acuerdo, datos de comunicación (si se usan con fines legales).

La base legal para este tratamiento es el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

Dichos datos se tratan durante el período exigido legalmente. Estamos obligados por ley a conservar documentos y registros contables (facturas) durante 5 años a partir del final del ejercicio contable al que se refieren. También debemos conservar las facturas durante 3 años desde el final del año fiscal en que surgió la obligación tributaria. Igualmente, debemos conservar documentos fiscales durante 10 años desde el final del año fiscal en que se realizó la operación.

Ocasionalmente podemos enviarte comunicaciones comerciales por correo electrónico. Esto no significa comunicaciones relativas a la ejecución de la relación contractual (por ejemplo, actualizaciones de condiciones contractuales, notificaciones de pagos, retrasos, etc.), sino comunicaciones sobre promociones, descuentos, campañas y otras acciones que respalden nuestra marca.

A estos efectos trataremos tu dirección de correo electrónico e información de identificación.

La base legal para esta actividad se divide en dos partes separadas:

· Si creas una cuenta y te registras, celebramos un contrato y se genera una relación de cliente. Así, los datos personales se tratan bajo nuestro interés legítimo (marketing directo).

· Si te suscribes a nuestra lista de newsletter, nos das tu consentimiento para dicho tratamiento al suscribirte.

Puedes darte de baja de las newsletters en cualquier momento usando los enlaces para cancelar la suscripción que se incluyen en el pie de cada mensaje enviado. También puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, lo que equivale a la opción de baja arriba descrita.

Los datos personales se tratan durante un período de 2 años desde la última visualización activa de la newsletter, a menos que canceles la suscripción antes.

Nos encanta compartir tu opinión sobre la plataforma y nos gusta contarlo al mundo. Así que podemos tratar tus datos personales y compartir tu reseña en nuestras redes sociales o en el sitio web.

A este fin, tratamos tus datos de identificación, datos de contacto y datos de inicio de sesión. En caso de tu consentimiento expreso, también trataremos imágenes, nombre de la empresa, cargo y otros datos personales incluidos en el texto de la reseña.

La base legal para este tratamiento es tu consentimiento.

Tus datos personales en reseñas se tratarán hasta que retires tu consentimiento, o, como máximo, durante 5 años.

También puedes participar en nuestros webinars y otros cursos que organizamos. Trataremos tus datos personales para organizar y prestarte dicho webinar o curso. Nota que podemos tomar imágenes o vídeos de algunos de estos eventos. Nuestro objetivo es que dichas imágenes y grabaciones sean lo más anónimas posible y no incluiremos tu nombre u otros datos en ellas, salvo que nos des tu permiso expreso para hacerlo (por ejemplo, si se utiliza como referencia).

Trataremos tus datos de identificación, datos de contacto, datos de pago y de facturación e imágenes y vídeos.

La base legal para este tratamiento es el contrato entre ambas partes que se confirma al inscribirte en el webinar/curso.

Los datos personales se tratarán durante la duración de la relación contractual y, posteriormente, durante 4 años tras la finalización de la relación contractual.

Tratamos tus datos personales para el funcionamiento del sitio web y la plataforma y su seguridad, es decir, para el funcionamiento interno de la plataforma, tu identificación como usuario registrado al navegar y realizar visitas repetidas a la plataforma y para garantizar tu seguridad. Además, necesitamos tratar información sobre tus preferencias, como consentimientos, qué tipo de cookies aceptas, cadenas de consentimiento para fines de personalización y marketing, etc.

Para este propósito tratamos datos técnicos como la dirección IP y cookies categorizadas como necesarias.

La base legal para este tratamiento es nuestro interés legítimo en el adecuado funcionamiento y operación segura de nuestra plataforma. Los datos se tratan, como regla, durante la duración de la visita a la plataforma, con un máximo estipulado en la barra de cookies o la política de cookies. Ten en cuenta que tu navegador puede definir un período durante el cual se almacenan las cookies.

Tratamos tus datos personales para comprender cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web o la plataforma. Como parte de esto, podemos monitorizar el tráfico hacia nuestro sitio web o plataforma, optimizarlo y, en general, hacer tu visita al sitio web o plataforma más fluida y fácil de usar.

Para este propósito, tratamos datos de cookies categorizados como analíticos, facilitados por nosotros o terceros cuando nos das tu consentimiento. Los datos se tratan, como regla, durante la duración de la visita a la plataforma, o por un período máximo estipulado en la barra de cookies o la política de cookies. Recuerda que tu navegador puede indicar el periodo por el cual se almacenan las cookies.

Tratamos tus datos personales para obtener información sobre tus preferencias y mostrar publicidad relevante. Así, podemos promocionar y ofrecer productos y servicios en el sitio y mostrarte comunicaciones de marketing relacionadas con los servicios por los que has consultado y promocionar nuestra marca online. Esto también puede incluir la promoción de nuestros servicios en redes sociales al compartir dicha información con terceros.

Para este propósito tratamos datos de cookies categorizados como marketing, facilitados por nosotros o terceros cuando nos das tu consentimiento. Los datos se tratan, como regla, durante la duración de tu visita a la plataforma, o por un período máximo estipulado en la barra de cookies o la política de cookies. Recuerda que tu navegador puede indicar el period por el cual se almacenan las cookies.

Smartsupp ofrece un conector opcional basado en Model Context Protocol (MCP) que te permite usar la plataforma desde un asistente de IA de terceros que elijas, como ChatGPT (OpenAI) o Claude (Anthropic) (el "Asistente de IA"). El conector solo funciona después de que un usuario de tu cuenta Smartsupp lo añade en el asistente de IA y lo autoriza iniciando sesión en Smartsupp. El Asistente de IA puede entonces actuar sólo dentro de los permisos de ese usuario.

Datos tratados. Dependiendo de lo que le pidas hacer al asistente de IA, el conector lee o cambia los siguientes datos almacenados en tu cuenta Smartsupp:

Solo recibimos los parámetros de las solicitudes que el Asistente de IA nos envía. No recibimos tus conversaciones con el Asistente de IA, su historial de chat o memoria, ni archivos que le subas. Para proporcionar el conector, también tratamos datos de autorización (tokens de acceso e identificador del Asistente de IA conectado) y registros técnicos de las solicitudes del conector.

Finalidad y base legal. Tratamos los datos en tu cuenta para realizar las acciones que solicites a través del Asistente de IA, siguiendo tus instrucciones como tu encargado de tratamiento bajo nuestros Términos de tratamiento de datos. Tratamos los datos de autorización y registros técnicos para proporcionar el conector (ejecución del contrato) y para mantener la plataforma segura y prevenir usos indebidos (interés legítimo). No usamos los datos que pasan por el conector para entrenar modelos de IA, no los vendemos ni los usamos para publicidad.

Destinatarios. Los datos devueltos por el conector se envían al Asistente de IA que hayas elegido, cuyo proveedor los trata conforme a tu propio acuerdo con el proveedor y su política de privacidad. Si dicho proveedor trata los datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se realiza bajo tu instrucción y las garantías de tu acuerdo con ese proveedor.

Conservación. No conservamos una copia separada de los datos que devuelve el conector; permanecen en tu cuenta Smartsupp y se almacenan conforme a lo que se describe en nuestros Términos de tratamiento de datos. Los tokens de acceso expiran automáticamente tras un periodo limitado. Los registros técnicos de las solicitudes del conector solo contienen metadatos de la solicitud (como la hora, herramienta usada y estado del resultado), no el contenido de las solicitudes o respuestas y se conservan durante 30 días.

Tus controles. El conector es opcional y permanece desactivado hasta que tú lo autorices. Puedes desconectarlo en cualquier momento en los ajustes del conector del Asistente de IA, tras lo cual el asistente de IA ya no podrá acceder a tu cuenta. También puedes pedirnos revocar la conexión escribiendo a dpo@smartsupp.com.

Los datos personales se almacenan durante el período estipulado para cada fin en la parte B de esta
política de privacidad. Generalmente, conservaremos tus datos personales durante el tiempo necesario para
cumplir los fines definidos en esta política, salvo que la ley exija o permita un plazo más largo (por ejemplo, para la creación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales). Cuando
expire el plazo de conservación aplicable a un tipo de dato, eliminaremos o destruiremos ese dato.
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​También puedes solicitar que se eliminen tus datos contactándonos en dpo@smartsupp.com.
​Evaluaremos tu solicitud conforme a la parte F.4 de esta política de privacidad.

No transferimos ni divulgamos tu información a terceros con fines distintos
a los previstos en esta política de privacidad (parte B). También se mencionan los fines de todos los destinatarios de datos
en la siguiente tabla. Compartimos tus datos personales con los siguiente destinatarios:

Al usar cookies en nuestro sitio web y en el producto, también podemos compartir tus datos personales con otros destinatarios, como: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

En el caso de opiniones/reseñas, tus datos personales pueden ser compartidos en otras plataformas, como: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
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Además, podemos compartir tus datos personales con terceros determinados como responsables de tratamiento de datos con el fin de “cumplir obligaciones legales” cuando la ley nos obligue a ello (en particular autoridades administrativas, policiales y judiciales). Igualmente, podemos estar obligados a compartir tus datos con personas que aleguen haber sido perjudicadas por tu conducta.

Existen procedimientos de seguridad para proteger la confidencialidad de tus datos. La plataforma donde se tratan los datos personales solo permite canales o protocolos seguros para las conexiones de red entrantes. Ciframos los datos usando SSL/TLS para toda la transmisión de datos. También aplicamos mecanismos para restringir el acceso físico y online a los servidores que alojan datos personales. Hemos adoptado procesos para probar, evaluar y revisar regularmente la eficacia de las medidas técnicas y organizativas que aseguren la seguridad de los datos.

En todo lo relacionado con el tratamiento de tus datos personales, ya sea una pregunta, el ejercicio de tus derechos, el envío de una reclamación, etc., puedes contactarnos en dpo@smartsupp.com.

Tu solicitud será gestionada sin retrasos injustificados, como máximo en 1 mes. En casos excepcionales, en especial por la complejidad de tu solicitud, podemos ampliar este plazo 2 meses más. Por supuesto, siempre te informaremos de cualquier ampliación y el motivo de la misma.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de supervisión como se describe más abajo.

Tienes derecho a obtener confirmación sobre si tratamos o no tus datos personales. Si tratamos tus datos, también tienes derecho a solicitar acceso a información sobre la finalidad y el alcance del tratamiento, los destinatarios de los datos, la duración del tratamiento, el derecho a rectificación, supresión, restricción del tratamiento y a oponerte al tratamiento, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control y las fuentes de los datos (esta información ya se da en este documento). También puedes pedirnos una copia de los datos personales que tratamos. Facilitamos la primera copia de forma gratuita; el resto puede estar sujeta a una tarifa. El alcance de los datos entregados podrá limitarse para no dañar los derechos y libertades de otros.

Tienes derecho a retirar tu consentimiento para el tratamiento de datos personales en cualquier momento. Sin embargo, la revocación del consentimiento no afecta a la legitimidad del tratamiento antes de su retirada ni conlleva la supresión del tratamiento de datos que ya se hayan anonimizado.

Tienes derecho a solicitarnos la corrección de datos personales inexactos que te conciernan. Dependiendo del propósito del tratamiento, también puedes tener derecho a que se completen los datos personales incompletos, también mediante una declaración adicional.

Tienes derecho a solicitar la supresión de tus datos personales en los casos en que:

Sin embargo, no puedes ejercer este derecho si el tratamiento es necesario para cumplir nuestras obligaciones legales, funciones de interés público o para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

Tienes derecho a solicitar la limitación del tratamiento de tus datos personales en los casos en que:

Tienes derecho a obtener una copia de tus datos personales que tratemos por medios automatizados sobre la base de tu consentimiento o para la ejecución de un contrato. Te entregaremos estos datos en un formato de uso común y lectura mecánica, para ti o para un responsable designado por ti, siempre que sea técnicamente viable. El alcance de los datos entregados podrá limitarse para no violar derechos y libertades de otros.

Tienes derecho a oponerte al tratamiento de tus datos personales que tratamos basándonos en nuestro interés legítimo. Dejaremos de tratar tus datos si no existen otros motivos legítimos o si el tratamiento ya no es necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, o si te opones al tratamiento para marketing directo. Se aplicará una regla específica en caso de oposición a newsletters. En ese caso, dejaremos de enviarte dichas newsletters.

Además de ejercer tus derechos ante nuestra empresa, también puedes presentar una reclamación ante la autoridad de supervisión correspondiente, que es la Oficina para la Protección de Datos Personales, situada en Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Esta política de privacidad es válida desde el 08.10.2026. Podemos modificar esta política ocasionalmente, así que revísala periódicamente. Publicaremos cualquier cambio en este documento en nuestro sitio web.