De acuerdo con las Condiciones del servicio (las «Condiciones»), Smartsupp te proporciona el Servicio según lo estipulado en las Condiciones, en tu calidad de usuario del Servicio. La relación entre Smartsupp y el usuario se basa, por tanto, en un proceso de registro en línea del usuario o en un contrato escrito o electrónico al que se adjuntan las Condiciones, que conjuntamente constituyen un acuerdo entre tú y Smartsupp (el "Acuerdo"). Esta adenda sobre el tratamiento de datos (en adelante, el "DPA") forma parte integrante del Acuerdo.

Los términos que comiencen con mayúscula tendrán el mismo significado que el establecido en las Condiciones o en cualquier otro anexo al que se haga referencia en las Condiciones, salvo que se indique lo contrario en este DPA.

Smartsupp celebra este DPA de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos, como el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos («RGPD”) , La Ley de Protección de Datos de 2018 o la CCPA/CPRA, así como de conformidad con otras leyes de privacidad aplicables durante la prestación del Servicio en virtud del Acuerdo («Leyes de privacidad aplicables”).

Cuando este DPA estipule que Smartsupp actúa como encargado del tratamiento de datos personales, dicho término tendrá el significado atribuido a «encargado del tratamiento» en el RGPD y a otros términos equivalentes en otras leyes de privacidad aplicables (por ejemplo, «Proveedor de servicios», según se define en la CCPA). Cuando este DPA estipule que tú actúas como responsable del tratamiento de datos personales, dicho término tendrá el significado atribuido a «responsable del tratamiento» en el RGPD y a otros términos equivalentes en las leyes de privacidad aplicables (por ejemplo, «Empresa», según se define en la CCPA).

Hemos dividido el artículo en varias secciones:

1.1 Tratamiento de datos personales como encargado del tratamiento de datos personales. Smartsupp podrá tratar datos personales por cuenta del usuario cuando se preste el Servicio al usuario y, en tal caso, Smartsupp actuará como encargado del tratamiento de datos personales (o subencargado del tratamiento) en relación con el usuario.

Las actividades de tratamiento realizadas por Smartsupp se derivan del registro, del Acuerdo o de las solicitudes documentadas realizadas por el usuario durante la prestación del Servicio a través de la plataforma disponible en https://www.smartsupp.com (la «Plataforma”).

1.2 Autorización para tratar datos personales. El usuario autoriza por la presente a Smartsupp a tratar los datos personales de los interesados proporcionados por el usuario de conformidad con el Servicio, según lo establecido en este DPA. Smartsupp tratará los datos personales por cuenta del usuario conforme a las instrucciones documentadas del usuario y únicamente en la medida necesaria para el correcto cumplimiento de las obligaciones de Smartsupp en virtud del Acuerdo.

1.3 Responsabilidad del usuario. Dado que Smartsupp actúa como encargado del tratamiento de datos personales, el usuario actúa como responsable del tratamiento y, por tanto, es responsable del cumplimiento de todas las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales. Entre estas obligaciones se encuentran informar debidamente a los interesados sobre el tratamiento de datos personales, obtener el consentimiento para el tratamiento de datos personales, si es necesario, y gestionar las solicitudes de los interesados relativas al ejercicio de sus derechos (como el derecho a la información, el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la oposición, etc.). Smartsupp ayudará al usuario a cumplir estas obligaciones a través de la Plataforma o mediante solicitudes documentadas del usuario. Sin embargo, Smartsupp no será responsable en modo alguno de la exactitud y legalidad de las actividades del usuario, incluida cualquier actividad que pueda infringir cualquier legislación sobre privacidad u otra legislación establecida en el país desde el que el usuario utiliza el Servicio.

2.1 Objeto del tratamiento. El objeto del tratamiento por parte de Smartsupp de los datos personales que se definen a continuación es la prestación del Servicio según lo establecido en el Acuerdo, en particular el tratamiento de datos personales cuando utilizas las características de nuestro Servicio descritas en el Sitio web.

2.2 Tipos de datos personales. En el marco del cumplimiento de las obligaciones conforme al Acuerdo y de la prestación del Servicio, podrán tratarse los siguientes tipos de datos personales de conformidad con este DPA:

a) Información de contacto, como nombre, apellidos, dirección de email, número de teléfono o contacto de una cuenta de una red social,

b) Detalles sobre las visitas al sitio web del usuario, como la URL del sitio web visitado, la fecha y hora de la visita al sitio web, información técnica (resolución de pantalla, tipo de dispositivo, tipo de navegador, sistema operativo, etc.), dirección IP y datos de geolocalización (país y ciudad desde los que el usuario ha visitado tu sitio web),

c) Información contenida en las conversaciones entre usuarios y clientes u otros usuarios al utilizar las características del Servicio,

d) Registros técnicos y otra información sobre los usuarios que utilizan el Servicio (Smartsupp utiliza herramientas de terceros para recopilar dicha información),

e) Otros datos personales cargados o utilizados de cualquier otra forma por el usuario, o

f) Los datos personales cuyo tipo, alcance y detalles determina y controla el usuario a su entera discreción durante la prestación del Servicio.

El alcance de los datos personales depende del tipo de características del Servicio que utilice el usuario. El Servicio no está destinado a almacenar categorías especiales de datos personales. El usuario no deberá utilizar el Servicio para almacenar o tratar categorías especiales de datos personales. Si el usuario los trata a través del Servicio, Smartsupp no asume ninguna responsabilidad por dicho tratamiento.

2.3 Categorías de interesados. Smartsupp tratará datos personales sobre estas categorías de interesados:

a) Empleados del usuario (y otros trabajadores y personas que actúen por cuenta del usuario);

b) Personas para las que el usuario haya creado una cuenta dentro del Servicio;

c) Clientes y otros usuarios del usuario al que se presta el Servicio;

d) Visitantes del sitio web del usuario;

e) Otras personas cuyos datos personales hayan sido proporcionados a Smartsupp por el usuario durante la prestación del Servicio y cuyos datos personales hayan sido registrados o tratados de otra forma de conformidad con la prestación del Servicio al usuario.

3.1 Naturaleza del tratamiento de datos personales. Smartsupp tratará los datos personales de forma automatizada y electrónica, y el tratamiento consistirá en acceder a los datos personales como parte de la prestación del Servicio, consultar los datos personales, almacenar datos personales y realizar otras actividades que puedan corresponder a la prestación del Servicio al usuario. La naturaleza del tratamiento de datos personales se deriva de:

a) El Acuerdo que las Partes han celebrado;

b) Las solicitudes del usuario o de otros usuarios autorizados que utilicen la Plataforma por cuenta del usuario;

c) La naturaleza del Servicio y de la Plataforma;

d) Cualesquiera otras instrucciones documentadas proporcionadas por el usuario.

3.2 Finalidad del tratamiento. La finalidad del tratamiento es prestar el Servicio al usuario, según se define en las Condiciones, y atender otras finalidades que puedan derivarse de la prestación del Servicio.

4.1 Duración del tratamiento de datos personales. El tratamiento de datos personales se llevará a cabo durante la vigencia del Acuerdo o mientras Smartsupp reciba instrucciones del usuario en relación con la ejecución del Acuerdo. Smartsupp se compromete a cumplir las obligaciones establecidas en la legislación de protección de datos durante toda la vigencia del Acuerdo, salvo que del Acuerdo se desprenda claramente que deberán continuar tras su terminación.

4.2 Devolución y supresión de datos personales. Si se termina el Acuerdo, en la medida permitida por las leyes de privacidad aplicables, Smartsupp deberá suprimir todos los datos personales almacenados para la prestación del Servicio en un plazo de 3 meses tras la terminación. Si el Usuario solicita a Smartsupp dentro del plazo mencionado que prefiere la devolución de los datos, Smartsupp tendrá derecho a cobrar una tarifa razonable cuyo importe se notificará de antemano.

5.1 Obligaciones de Smartsupp. En el tratamiento de datos personales, Smartsupp se compromete a:

a) Tratar los datos personales únicamente sobre la base de instrucciones documentadas del usuario; para evitar dudas, se considerará que el tratamiento de datos personales en cumplimiento de las obligaciones previstas en el Acuerdo se realiza de conformidad con las instrucciones del usuario;

b) Seguir las instrucciones del usuario en cuanto a la transferencia de datos personales a un tercer país o a una organización internacional, salvo que dicho tratamiento ya sea exigido por el Derecho de la Unión Europea o de un Estado miembro al que esté sujeto Smartsupp;

c) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales estén vinculadas por una obligación de confidencialidad o sujetas a una obligación legal de confidencialidad;

d) Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, ayudar al usuario mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, cuando sea posible, a cumplir su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos de los interesados; las normas sobre la gestión de las solicitudes de los interesados se especifican en el artículo 5.2 de este DPA;

e) Ayudar al usuario a cumplir sus obligaciones de (i) garantizar el nivel de seguridad del tratamiento, (ii) notificar las violaciones de la seguridad de los datos personales a la Autoridad de Protección de Datos y, cuando proceda, a los interesados, (iii) evaluar el impacto sobre la protección de los datos personales y (iv) realizar una consulta previa a la Autoridad de Protección de Datos, todo ello teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados;

f) Permitir al usuario o a una persona autorizada por el usuario comprobar (incluso mediante auditoría o inspección) el cumplimiento de este DPA, en particular el cumplimiento de las obligaciones de tratamiento de datos personales derivadas del mismo, y contribuir a dichas comprobaciones conforme a las instrucciones razonables del usuario o de la persona autorizada; las normas específicas para las auditorías se establecen en los artículos 5.3 y 5.4 de este DPA;

g) Proporcionar al usuario toda la información que razonablemente pueda esperarse de Smartsupp para acreditar que se han cumplido las obligaciones establecidas en la legislación pertinente de protección de datos.

5.2 Solicitudes de los interesados. Si un interesado se pone en contacto directamente con Smartsupp, Smartsupp deberá indicarle que dirija la solicitud directamente al usuario. Smartsupp únicamente realizará esfuerzos comercialmente razonables para ayudar al usuario a responder a dicha solicitud del interesado, en la medida en que la ley permita a Smartsupp hacerlo. El usuario será responsable de todos los costes derivados de la prestación de dicha asistencia por parte de Smartsupp y de la correcta gestión de dicha solicitud.

5.3 Normas para la auditoría. El usuario deberá enviar cualquier solicitud de auditoría (comprobación) exclusivamente a la dirección de email de Smartsupp dpo@smartsupp.com, a intervalos razonables. Tras recibir una solicitud de auditoría, las partes acordarán de antemano (i) la posible fecha de la auditoría, (ii) las medidas de seguridad y la forma de garantizar el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad durante la auditoría, y (iii) el inicio, alcance y duración previstos de la auditoría. Si no se alcanza un acuerdo en un plazo de 30 días desde la fecha de la solicitud, Smartsupp determinará las condiciones de la auditoría.

5.4 Auditor. Smartsupp podrá formular una objeción por escrito a cualquier auditor (persona autorizada) designado por el usuario si, a juicio de Smartsupp, el auditor no está suficientemente cualificado, no es independiente, se encuentra en una posición de competencia con Smartsupp o es manifiestamente inadecuado por otro motivo. Tras la objeción, el usuario estará obligado a designar a otro auditor o a realizar la auditoría por sí mismo. El usuario deberá notificar sin demora a Smartsupp la información relativa a cualquier incumplimiento de las leyes de privacidad aplicables o de este DPA que se descubra durante la auditoría.

5.5 Alcance de la auditoría. El alcance de la auditoría realizada por el usuario solo incluirá la documentación y los procesos directamente asociados al uso del Servicio por el usuario concreto.

5.6 Subencargados del tratamiento. El usuario acepta la participación de otros subencargados del tratamiento en el tratamiento de datos personales. En función del tipo de Servicio prestado o solicitado por el usuario, Smartsupp podrá recurrir a otros subencargados del tratamiento o compartir datos personales con otros destinatarios de datos personales. El usuario acepta que Smartsupp recurra a los subencargados del tratamiento enumerados en: https://help.smartsupp.com/es/articles/12647685

5.7 Objeciones a otros subencargados del tratamiento. Smartsupp informará al usuario por escrito o mediante la actualización de la lista de subencargados del tratamiento sobre la participación de un subencargado del tratamiento adicional antes de que esta se produzca, y el usuario podrá oponerse a dicha participación en un plazo de 10 días laborables tras la notificación. Si el usuario no se opone dentro del plazo establecido, Smartsupp recurrirá al subencargado del tratamiento adicional. Si el usuario formula una objeción, Smartsupp la evaluará y, si la considera justificada, no contratará al subencargado del tratamiento adicional o realizará un cambio comercialmente razonable en la configuración del usuario o en su uso del Servicio para evitar el tratamiento por parte de dicho subencargado. Si el cambio no es posible, Smartsupp podrá terminar el Acuerdo con el usuario (o parte de él) o no prestar la parte del Servicio a la que esté vinculado el subencargado del tratamiento adicional, sin incurrir en mora ni incumplir ninguna obligación. Smartsupp reembolsará al usuario las tarifas pagadas por adelantado que cubran el resto de la vigencia de dicho Acuerdo posterior a la fecha efectiva de terminación respecto del Servicio terminado, sin imponer al usuario ninguna penalización por dicha terminación.

5.8 Obligaciones de otros subencargados del tratamiento.Si Smartsupp contrata a otro subencargado del tratamiento, este deberá comprometerse contractualmente a cumplir las mismas obligaciones de protección de datos personales que las acordadas entre el usuario y Smartsupp, así como a aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas.

5.9 Responsabilidad por el subencargado del tratamiento.Smartsupp será responsable de los actos y omisiones de sus subencargados del tratamiento en la misma medida en que lo sería si la prestación del Servicio de cada subencargado del tratamiento se realizara directamente conforme a las condiciones de este DPA, salvo que se establezca lo contrario en el Acuerdo.

5.10 Costes relacionados con la ejecución del DPA. Salvo que se acuerde lo contrario por escrito, el usuario asumirá sus propios costes asociados a la ejecución del DPA. Smartsupp tendrá derecho a cobrar al usuario los costes razonables incurridos al gestionar cualquier solicitud y cumplir cualquier obligación en virtud de este DPA.

6.1 Obligación de proteger los datos personales. Smartsupp ha adoptado y mantiene medidas técnicas y organizativas para evitar el acceso, la modificación, la destrucción o la pérdida no autorizados o accidentales de datos personales, las transmisiones no autorizadas, otros tratamientos no autorizados u otros usos indebidos no autorizados de datos personales. Smartsupp supervisa periódicamente el cumplimiento de estas medidas.

6.2 Medidas de seguridad específicas. Smartsupp ha adoptado y mantiene las siguientes medidas para garantizar un nivel de seguridad adecuado:

Medidas técnicas:

a) Seudonimización y cifrado de datos personales:

La Plataforma en la que se tratan los datos personales solo permite canales o protocolos seguros para las conexiones de red entrantes; Smartsupp cifra los datos mediante SSL/TLS en todas las transmisiones de datos

Los sistemas informáticos que tratan datos personales solo permiten canales o protocolos seguros;

Las claves criptográficas se gestionan de forma segura.

b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento:

El acceso físico del personal de Smartsupp está restringido a las personas autorizadas;

Smartsupp ha adoptado mecanismos para restringir el acceso físico o en línea a los servidores que alojan datos personales;

Prevención del acceso de personas no autorizadas a los datos personales y del uso de datos personales sin autorización;

Las personas autorizadas para tratar datos personales solo tienen acceso a los datos personales que necesitan y a los que están autorizadas a acceder, y dichos datos personales no pueden leerse, copiarse, modificarse ni eliminarse sin autorización durante el tratamiento;

El acceso se autentica de forma robusta (por ejemplo, mediante contraseñas robustas);

Los derechos de acceso se comprueban periódicamente;

Los intentos de acceso (tanto exitosos como fallidos) se registran y supervisan;

El personal de Smartsupp tiene prohibido descargar y tratar datos personales localmente en sus estaciones de trabajo o en cualquier otra ubicación de red;

Se registran todos los posibles fallos de la Plataforma y las anomalías.

c) La capacidad de restablecer la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma oportuna en caso de incidentes físicos o técnicos:

Smartsupp ha adoptado el proceso, el mecanismo y las herramientas de copia de seguridad;

El procedimiento de restauración, la legibilidad de los datos y la integridad de las copias de seguridad se prueban periódicamente.

d) Smartsupp ha adoptado un proceso para verificar, valorar y evaluar periódicamente la eficacia de las medidas técnicas y organizativas aplicadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

e) Los datos personales no pueden modificarse ni suprimirse sin autorización durante su transmisión electrónica, transporte o almacenamiento, y las entidades destinatarias de cualquier transferencia pueden determinarse y verificarse.

Medidas organizativas:

f) Todo el personal que participa en el tratamiento de datos personales está informado del carácter confidencial de los datos personales, ha recibido formación adecuada sobre sus responsabilidades y ha celebrado acuerdos de confidencialidad por escrito.

g) Smartsupp ha aplicado directrices y procesos internos para proteger el tratamiento de datos personales de conformidad con las leyes de privacidad aplicables.

h) Para cualquier pregunta sobre este DPA, el cumplimiento de la legislación de protección de datos, la privacidad de los datos o cualquier otra cuestión de privacidad, el Cliente podrá enviar un email a dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidentes de seguridad. Si Smartsupp descubre una violación de la seguridad de los datos personales, deberá notificarla al usuario sin dilación indebida, a más tardar 48 horas después de tener conocimiento del incidente de seguridad, y realizará esfuerzos razonables para proporcionar al usuario toda la información conocida sobre el incidente, limitada a:

Smartsupp responderá con dilación indebida a cualquier solicitud de asistencia del usuario en caso de una violación de seguridad.

6.4 Instrucciones ilícitas. Si el usuario da instrucciones a Smartsupp de tal forma que se produzca un incumplimiento de las obligaciones previstas en la legislación de protección de datos, y Smartsupp es sancionado por una autoridad de control u otro organismo regulador a causa de dichas instrucciones, o se le exige indemnizar a los interesados, el usuario acepta indemnizar a Smartsupp y pagar por todos los daños y perjuicios sufridos, previa notificación escrita de Smartsupp.

6.5 Limitación de responsabilidad. A este DPA se aplicará la misma limitación de responsabilidad estipulada en las Condiciones.

6.6 Cambios. Se aplicarán las mismas normas para los cambios estipuladas en las Condiciones.

6.7 Eficacia. Este DPA será jurídicamente vinculante entre el usuario y Smartsupp junto con el Acuerdo.