Si usas la función de recopilación de contactos de tu Flow (antes chatbots), debes obtener el consentimiento del visitante para procesar sus datos personales según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta guía te explica cómo configurar la recopilación de contactos para que tu Flow cumpla con la normativa vigente de privacidad en la UE.
💡 Guía relacionada: Para ver un recorrido completo sobre la función de recopilación de contactos, consulta nuestro artículo de Leadgen Flow.
Hemos dividido este artículo en cinco secciones:
Quién es responsable de qué
Según el RGPD existen dos roles distintos:
Responsable del tratamiento — determina cómo y por qué se procesan los datos personales.
Encargado del tratamiento — procesa datos personales en nombre del responsable, siguiendo sus instrucciones.
Cuando usas la función automática de recopilación de contactos de un Flow de Smartsupp, tú te conviertes en el responsable del tratamiento. Tú decides qué datos se recopilan, cómo se gestionan y eres quien asume las obligaciones legales derivadas de proteger esos datos. Smartsupp actúa como encargado del tratamiento: procesamos los datos en base a tus instrucciones, pero no determinamos qué se recopila ni cómo se usa.
💡 Consejo: Asegúrate de que tu equipo interno tenga claro qué obligaciones legales te corresponden como responsable — la gestión de consentimientos, las reglas de conservación de datos y atender solicitudes de los interesados recaen totalmente en ti.
Pedir consentimiento
La función de recopilación de contactos del Flow incluye una opción integrada para requerir el consentimiento del visitante antes de procesar sus datos personales. Si la activas, el Flow pedirá el consentimiento primero — solo después continuará recogiendo datos. En el constructor de flujos, abre la sección Privacidad de datos del nodo de recopilación de contactos y activa Requerir consentimiento para el tratamiento de datos personales (1): podrás editar el Mensaje (2) de consentimiento y añadir un Enlace al aviso de privacidad (3).
La decisión sobre el consentimiento de cada visitante se almacena directamente en su perfil de visitante. Así tienes una visión clara de qué contactos han concedido consentimiento y cuáles no. Si un visitante lo rechaza, el Flow detiene la recopilación de datos.
⚠️ Importante: Activa siempre la solicitud de consentimiento antes de lanzar un Flow para recopilar contactos. Recopilar datos personales sin consentimiento explícito vulnera el RGPD y puede suponer sanciones considerables.
Comunicarse con los contactos recopilados
En cuanto empieces a recopilar contactos, es fundamental que tu comunicación de marketing se envíe solo a los contactos que hayan concedido el consentimiento. Contactar a quienes no han consentido —o lo hayan rechazado— es una violación directa del RGPD.
En el panel de control de Smartsupp puedes filtrar contactos por su estado de consentimiento, así es fácil crear una lista de marketing limpia que solo incluya personas suscritas.
💡 Consejo: Revisa regularmente tu lista de contactos y elimina los contactos que hayan retirado el consentimiento o con los que ya no tengas un motivo legítimo para conservar datos. La minimización de datos es un principio clave del RGPD.
Enlace a la política de privacidad
Cuando pidas consentimiento dentro del Flow, te recomendamos encarecidamente incluir un enlace directo a tu política de privacidad. Aunque Smartsupp no exige legalmente que publiques la política de privacidad del Flow, como responsable del tratamiento tú debes informar a los visitantes de cómo se procesan sus datos personales — y un enlace a la política de privacidad es la forma más sencilla de cumplir con esa obligación.
Si no configuras un enlace a tu política de privacidad, el Flow recurrirá al aviso general de RGPD de Smartsupp, que solo explica nuestro papel como encargado del tratamiento y el tuyo como responsable — no puede describir tus propios procedimientos de manejo de datos.
💡 Consejo: Tu política de privacidad debe indicar qué datos recopilas, por qué los recopilas, cuánto tiempo los conservas, con quién los compartes y cómo pueden los visitantes ejercer sus derechos (acceso, rectificación, eliminación).
¿Qué sigue?
Leadgen Flow — guía paso a paso para construir un Flow que recopile leads.
Flow — visión general de cómo funcionan los Flows y cómo crear uno.
Acciones de Flow — mira qué acciones puede realizar un Flow, incluida la recopilación de contactos.
Condiciones de Flow — controla cuándo, dónde y a quién aparece el bot.
Conversación de Flow — entiende en qué se diferencian las conversaciones de Flow de las convencionales.
💡 ¿Necesitas más ayuda? Contacta a nuestro equipo de soporte — ¡te ayudamos encantados! Si tienes preguntas específicas sobre el RGPD, te recomendamos consultar con un asesor legal cualificado.